Diskussion af de kommunale arkivaliers tilgængelighed - M E D H E N B L I K P Å A T Ø G E B O R G E R N E S M U L I G H E D E R F O R B E N Y T T E L S E A F S A M L I N G E R N E Masterafhandling af Heidi Pfeffer og Andreas Bille Brahe
Danske kommuner Danmark har EU s og måske verdens største kommunale sektor Stat, regioner og kommuner Hovedparten af de offentlige udgifter og flertallet af de offentligt ansatte findes i landets 98 kommuner Danske kommuner har kommunalt selvstyre : Kommunerne bestemmer selv, hvordan opgaverne skal løses Opgaverne løses så tæt på borgerne som muligt De kommunale arkivalier bør derfor have en vis samfundsmæssig betydning og interesse
Lidt baggrund 1841: Sogneforstanderskabet oprettes i landsogne uden en købstad 1867: Landkommunallov, sogneforstanderskabet ændres til sogneråd 1869: Købstadslov, byråd afløser den tidligere borgerrepræsentation 1966-1970: 1300 købstads- og landkommuner bliver til 271 kommuner 2007: Strukturreform. 271 kommuner bliver til 98 kommuner
Vi undredes: Hvordan ser det ud med de kommunale arkivaliers tilgængelighed? Hvorfor findes der ikke en samlet oversigt over kommunale arkivalier? Statens Arkiver er nok skurken! (skurk) Masterprojekt: Vi må lave en analyse af de kommunale arkivaliers tilgængelighed! Vi undersøgte derfor: Hvad påvirker den kommunale arkivdannelse? Har kulturarvsdebatten og ABM-samarbejdet haft betydning for de kommunale arkivaliers tilgængelighed? Kan en afklaring af forskellene på tilgængelighed og formidling give offentligheden en bedre brug af de kommunale arkivalier?
Begrebsafklaring Tilgængelighed modsvarer det engelske begreb Access og har tre betydninger: 1. Retten til at tilgå arkivalier (Offentlighedens rettigheder er reguleret af Arkivloven) 2. Muligheden for at fremsøge og lokalisere arkivalier (Uden hjælpemidler kan arkivalier ikke fremsøges eller lokaliseres) 3. Processen med at tilgå it-arkivalier (IT-arkivalier er i deres fysiske form ikke umiddelbart tilgængelige og kræver tekniske foranstaltninger for at kunne tilgås) Kun den 2. forståelse af begrebet var relevant for os
Kortlægning og undersøgelse af de kommunale arkivalier Undersøgelse af håndtering, registrering og tilgængelighed til kommunale arkivalier 47 kommuner afleverer deres arkivalier til Statens Arkiver Disse er fuldt tilgængelige i arkivdatabasen Daisy se: www.sa.dk/daisy 51 kommuner har oprettet offentlige arkiver eller 7-arkiver til egne arkivalier 49% af disse 7-arkiver er repræsenteret i vores undersøgelse De kommunale arkivalier registreres og tilgængeliggøres meget forskelligt: Papirarkivalier: Arkibas, Daisy og Starbas, se: www.starbas.net IT-arkivalier: Arkibas, Daisy og Starbas Flere 7-arkiver har ikke registreret og tilgængeliggjort deres arkivalier Mange 7-arkiver er kun lige begyndt at registrere arkivalierne. En væsentlig del af de kommunale arkivalier er derfor ikke umiddelbart er tilgængelige for borgerne
Kulturarv og betydningen for kommunale arkivaliers tilgængelighed 2003: Rapporten Udredning om bevaring af kulturarven, Kulturministeriet Fysisk kulturarv: Bevaringssituationen på de statslige institutioner inden for ABM-området (arkiv, bibliotek og museum) Elektronisk kulturarv: Undersøgelse af forholdene for den del af kulturarven, som findes på elektroniske og digitale medier Resultatet med vores øjne: Arkivalier, der befindes sig hos andre offentlige arkiver og lokalarkiver behandles ikke i rapporten, da finansiering og drift af disse ligger uden for det statslige ansvarsområde. De kommunale arkivalier regnes ikke i denne sammenhæng som kulturarv, der er værd at bevare!
2009: Rapporten Digitalisering af kulturarven endelig rapport fra digitaliseringsudvalget, Kulturministeriet Rapportens tema: udvalgte prioriterede dele af kulturarven i form af tekster, fotos, museumsgenstande, arkivalier og audiovisuelt materiale Vurdering af hvilket ikke-digitalt født eller digitaliseret materiale, der evt. skal digitaliseres med henblik på bevaring, formidling og tilgængeliggørelse Rapporten behandler primært digitalisering af analoge kilder, også kaldet retrodigitalisering Konklusion: Danmark halter langt efter andre lande på retrodigitaliseringsområdet Demokratiet svækkes, såfremt den øgede tilgængelighed ikke formidles på en sådan måde, at den brede offentlighed uden særlige forudsætninger kan benytte sig af de digitale samlinger
Digitaliseringsrapporten blev behandlet ved finanslovsforhandlingerne for 2010, men uden resultat Det er fortsat op til kulturarvsinstitutionerne selv at finde midler og ressourcer til at digitalisere og tilgængeliggøre deres samlinger uden national prioritering, koordinering eller støtte Konsekvens Nogle 7-arkiver er selv begyndt at retrodigitalisere udvalgte dele af deres samlinger Nogle 7-arkiver tilgængeliggør deres arkivalier via Arkibas eller Starbas Der findes ingen koordineret indsats for at tilgængeliggøre kommunale arkivalier på 7-arkiverne, hverken papir- eller IT-arkivalier
ABM-samarbejde Der findes i Danmark ikke nogen nationalpolitisk strategi for et formaliseret samarbejde mellem arkiver, biblioteker og museer Der findes intet top/down-styret samarbejde med politisk bestemte rammer og forudsætninger eller økonomi det gør der til gængæld i Norge og til en vis grad også i Sverige Både arkiver, biblioteker og museer registrerer deres samlinger i forskellige databaser En oplagt mulighed for at øge borgernes tilgængelighed til samlingerne er, at registrere efter ensartede registreringsstandarder på hele ABM-området Kulturarvsstyrelsen nedsatte i 2003 en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde anbefalinger for samarbejdet mellem arkiver, biblioteker og museer uanset om det var statslige eller lokale/regionale institutioner
2006: Rapport Fælles præsentation af data fra arkiver, biblioteker og museer på internettet Forslag til en dansk standardisering af dataindhold, dataformater, datatransport, fælles præsentation og udkast til mapning fra de forskellige databaser til 15 Dublin Core metadata-elementer Rapporten blev opdateret i 2009 og 2011 Rapportens anbefalinger brugt i udviklingen af DANPA - www.danpa.dk Er ikke anvendt på andre områder Et format der frit kan vælges uden at det er forankret i lovgivningen Lav en fælles national søgeadgang til ABM-samlingerne! Det er oplagt, at se på rapporten igen og skabe en afklaring af de muligheder og perspektiver, som arbejdsgruppen så for et nationalt ABM-projekt om en fælles søgeadgang og dermed tilgængeliggørelse af samlingerne til glæde og gavn for offentligheden
Tilgængeliggørelse og formidling Fra samlingsperspektiv til brugerperspektiv Hvem er målet for tilgængeliggørelsen og formidlingen? Er det nok blot at retrodigitalisere en samling eller udlevere en registrant og så forvente, at brugeren kan finde det hun søger? Passiv formidling som delmål? Kan det gøres bedre? Påstand: kun få 7-arkiver har gjort sig nuancerede overvejelser om hvem samlingerne tilgængeligøres og formidles til Gode eksempler på nuanceret tilgængeliggørelse findes hos Aalborg, København og Frederiksberg Stadsarkiver
Hos både Statens Arkiver og 7-arkiverne synes der at være en manglende klarhed over hvem arkivalierne skal tilgængeliggøres til På nogle få 7-arkiver retrodigitaliseres arkivalier uden koordinering med andre arkiver På endnu færre 7-arkiver arbejdes der med en målrettet formidling til specifikke grupper, f.eks.: - Forskere, borgere, lokalhistorikere, medier (formål: research/information) - Studerende, elever (formål: læring) - Alle borgere, turister (formål: underholdning/oplevelse) - Alle borgere i kommunen, medier (formål: demokratisk ret/dokumentation) - Slægtsforskere, forfatter mv. (formål: selvrealisation) Forskellige behov: nogle borgere har behov for en gennemarbejdet præsentation af et bestemt emne, andre har brug for direkte adgang til de originale kilder
Konklusion Tilgængeligheden til de kommunale arkivalier påvirkes af den organisatoriske placering på enten Statens Arkiver eller på 7-arkiverne Forskelig grad af registrering gør arkivalierne svært tilgængelige for brugerne Der findes ingen oversigt over kommunale arkivaliers placering i Danmark Fælles initiativer omkring tilgængeliggørelse og formidling er overladt til at vokse op nedefra uden koordinering, som et ønske eller behov fra 7-arkiverne Noget må gøres!
Hvad nu? Statens Arkiver er ikke skurken! Her er der styr på registreringerne og arkivalierne er som minimum tilgængelige via en registrant (Daisy) 7-arkiverne bør arbejde målrettet med registrering af arkivalierne 7-arkiverne bør arbejde nuanceret med egen formidling og tilgængeliggørelse Forskellige brugergruppers behov bør tilgodeses Problemet med manglende tilgængelighed til de kommunale arkivalier skal sættes på den nationale dagsorden af 7-arkiverne selv Alle arkiver, uanset organisatorisk tilhørsforhold, bør anvende de samme standarder for dataudveksling, så systemerne kan tale sammen Fælles søgeportal, så borgerne og offentligheden kun skal lede efter arkivalierne ét sted uanset om de befinder sig på 7-arkiverne, hos Statens Arkiver, på lokalarkiverne eller i specialsamlinger