Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: 6543 2030 Mobilnr.6178 1877 ibs@medcom.dk www.medcom.dk Dato 08.01.18 Vor ref. IBS Referat fra 9. FMK-ERFA-gruppemøde Tidspunkt: Onsdag, den 13. december 2017 Sted: Sinatur Hotel Storebælt Deltagere: Fraværende: Kirsten Damgaard, Aalborg Kommune Janni Bøgsted Kjærgaard, Aalborg Kommune Jan P. Larsen, Skive Kommune Dorte Medum, Horsens Kommune Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Pia Mathiassen, Halsnæs Kommune Poul Erik Kristensen, KL Karina Hasager Hedevang, MedCom Mathilde Bendix Søgaard, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Birgit Bækmann Jeppesen, Aarhus Kommune Liselotte Johansen, Assens Kommune Lene T. Olsen, Kalundborg Kommune Preben Hilligsøe, Roskilde Kommune Pia Wisbøl, Herlev Kommune Referat: 1. Velkomst Karina byder velkommen. Kort præsentationsrunde. Kort gennemgang af dagsordenen. 2. Kort status fra MedCom, hvad er der sket siden sidst?
o Personalesituation Marianne Nielsen er desværre stoppet i MedCom, idet hun havde en projektansættelse, som stoppede pr. 31/12-2017. Det er vi rigtig kede af. Iben bliver tilknyttet kommuneteamet som projektmedarbejder og fortsætter på FMK, og Karina fortsætter ligeledes på FMK. o Ophør af opsamlingsfunktion pr. 31.12.2017 Opsamlingsfunktionen ophører pr. 31/12-2017. MedCom opfordrer brugerne til at bruge de rigtige kanaler egen leverandør og NSPOP. I er selvfølgelig stadig altid velkomne til at kontakte os. o MedCom10/MedCom11 Karina præsenterer de projekter, der er lagt op til i MedCom11-projektperioden på kommuneområdet, herunder FMK og beskedudveksling på misbrugsområdet og stimuleret udbredelse af FMK på socialområdet. Der er også lagt op til, at social- og sundhedsområdet bliver prøveklud for aftestning af nye kommunikationsveje. Dette er dog ikke endeligt fastlagt endnu. Der ligger også en række opgaver i forhold til FMK, som ikke er en direkte udløber af de 2 projekter, som der er lagt op til. Disse vil komme til at ligge under MedComs basisopgaver under overskriften Videreudvikling og opfølgning på FMK-området. 3. Kort status fra kommunerne, hvad er der sket siden sidst? o Herunder de største udfordringer lige nu Aalborg Kommune Region Nordjylland er gået over til nyt medicinmodul fra Systematic, og der er kørt end2end-test, hvor man fangede en problematik omkring ordinationer, som sendes i mg fra regionen, som ikke tydeligt bliver vist i kommunen, så man nemt kommer til at forveksle mg og stk. Dette blev rettet med en konverteringstabel. Det viser sig dog, at der stadig er præparater, der ikke bliver ramt af konverteringstabellen. Janni har haft fat i MedCom og Sundhedsdatastyrelsen, og det har været rigtig svært at finde ud af, hvor fejlen ligger. KMD har lavet det, så der kommer en advarsel hos kommunen. På national end2end-test i mandags tog vi den op, og det blev tydeligt, at det nok er i Region Nordjylland problemet ligger. Det blev yderligere aftalt, at man prøver at trække noget statistik via kvalitetsstatistikgruppen på, hvor ofte der er forskel på administrationsenhed og doseringsform. Man har tilsyneladende været igennem en proces i Region Midtjylland, som har samme system, og Kirsten undrer sig over, at man ikke kommunikerer regionerne imellem for at høre, hvilke erfaringer de har haft, da de opdaterede. Kirsten fortæller, at mange læger nu begynder at afvise at sætte patienter på dosisdispensering, da det er for usikkert. Kirsten bliver også kontaktet meget i forhold til receptfornyelse, når det ikke er til egen læge. Stort ønske, at det bliver synligt for brugeren at se, hvor man skal genbestille. Kører intern audit. Man ser: 1) Manglende ophævning af tilknytning til FMK, 2) Der 2
sættes ikke rigtige givningstidspunkter på, og 3) Man glemmer at fjerne flueben i Gentages. Skive Kommune E-learning er godt og altid tilgængeligt. Benytter Signaturgruppen, og den har nogle gange været nede. Synes i bund og grund, at version 1.4.4 giver nogle gode muligheder, men den afslører meget tydeligt, hvis man har haft nogle uhensigtsmæssige arbejdsgange i den tidligere version. Jan har snakket med et af de større områder i Skive Kommune, hvor han ikke har hørt om en masse problemer og spurgt dem, hvad de gør. De møder en flok ind om morgenen, og én sygeplejerske sætter sig og kigger på alle FMK-adviseringer, og hvis der er ændringer til eksisterende ophældninger, sætter hun opgaven på en af hendes kollegers køreliste. På den måde har de fået det til at køre. Ud over 1.4.4 har de også en anden udfordring med FMK. Støder af og til på gamle adviser, og det drejer sig om borgere, som ikke længere får administreret medicin i kommunen eller er døde, og personalet glemmer at fjerne tilknytningen til FMK. Det har tidligere været nævnt for leverandørerne, om ikke man kunne lave en pop up, så man bliver advaret, hvis man ikke længere har en borger i medicinadministration, så man husker at få ophævet tilknytningen. Dorte fortæller, at i DXC kan de ikke lukke en journal, hvis der er en tilknytning til FMK. Bodil fortæller, at de har den inde som et ønske til KMD Nexus. Horsens Kommune Kører både social og sundhed via DXC. I Horsens kører de fælles. Man kan godt lave en opdeling, men det har de ikke gjort i Horsens. I forbindelse med version 1.4.4 skulle det blive muligt at oprette effektueringer, men det virker stadig ikke. I forhold til dosisdispensering opleves det, at nogle lægehuse gerne vil, mens andre ikke vil. Socialområdet bruger lagerstyring, og det fungerer fint. Man kan dog kun lave lagerstyring på lokalt oprettede ordinationer. Det ligger der et ændringsønske på. Har lidt udfordringer, så der er løbende opdateringer og fejlrettelser. Fredericia Kommune Bodil har fået en række vejledninger og videoer i forhold til version 1.4.4. Der har været mange problemer med den nye opdatering. Samtidig er Bodil også opmærksom på, at hvis brugerne sætter sig ned og følger vejledningerne og videoerne, så virker tingene faktisk. KMD har efterfølgende løbende lavet opdateringer. Det betyder, at mange brugere finder deres egne veje og måder at gøre tingene på, hvilket er meget uhensigtsmæssigt. Det bemærkes dog samtidig, at KMD har været meget lydhør. Misbrugsområdet i Fredericia kan ikke arbejde i Nexus. De mangler lagerstyring. KMD Nexus har lavet en måde at håndtere det på, men det dur ikke. Bodil sender en 3
beskrivelse af problematikken til MedCom. Bodil opfordrer til, at man går kommunens egne medicinvejledninger igennem. Halsnæs Kommune Der er en kæmpe risiko, hvor kommunen er nødt til at trykke på rediger-knappen og overroule lægens ordination, og hvis de ikke gør det, kan de ikke komme videre. Fejlen bliver rettet i januar. Har kørt audit og har haft en ekstern konsulent på. Det har været en øjenåbner. Al medicin er hældt rigtigt op, og det ligger i de rigtige æsker, men det bliver ikke givet. Det er specielt middagsmedicinen og på plejecentrene. Der findes nogle hjælpeværktøjer, man kan tilkøbe. Pia har måttet tale højt til sine superbrugere. Hun følte ikke, at de satte sig ind i den nye version, og at de overhovedet ikke havde læst vejledningerne og set videoerne. Har skiftet deres digitale signaturer, så de i stedet for selv at administrere signaturer nu har det igennem Signaturgruppen. De første 14 dage kunne de ikke tilgå det. Via NETS har Pia bestilt et virksomheds-nemid, hvor hun kan tilgå alle borgerne i tilfælde af, at deres eget netværk er nede. Det er nu besluttet, at der tilkøbes et virksomheds-nemid til alle medarbejdere med autorisation. Pia er ved at undersøge, om sikkerheden er i orden også i forhold til persondataforordningen. 4. Orientering fra de nationale FMK-governancegrupper o FMK Programstyregruppe (aflyst) o FMK Programgruppe (aflyst) o FMK Koordinationsgruppe Beredskabsplan Lige nu står Karina som kontaktperson for alle 98 kommuner, hvis der er nedbrud på FMK. Det er selvfølgelig ikke hensigtsmæssigt. Alle 98 kommuner skal derfor melde en mailadresse eller et mobilnummer (til SMS-service) ind, og det skal ikke være personlige mailadresser eller telefonnumre, men service- eller infoadresser. Janni siger, at man kan abonnere på NSPOP, hvor de er ret hurtige til at skrive ud. Der er forskel på, om det er kliniske eller tekniske problemstillinger. MedCom skriver ud til alle kommuner for at få disse oplysninger. Roadmap Nyt roadmap er under udarbejdelse og blev præsenteret på sidste koordinationsmøde. Karina præsenterer dette. Apotekerne forventes at være på FMK ultimo 2018 (forventer, at der er aftalt en bruttoavanceaftale inden jul). FMK version 1.4.4 E2 indeholder forbedringer ift. bedre håndtering af dosisdispensering (31.07.2019). Man vil med denne Extension kunne sætte dosisdispensering i bero. Det handler mest om ændringer i forhold til lægesystemerne og sygehussystemerne. Ikke så meget EOJ-systemerne. 4
FMK version 1.4.4 E3 dosiskort 31.12.2019. o FMK Klinikergruppe Det er vigtigt, at kommunerne prioriterer deltagelse i FMK klinikergruppen. På sidste møde var der ingen af kommunerepræsentanterne, der deltog, og det bemærkede de øvrige deltagere. Karina kunne derfor godt tænke sig at få lidt flere kommunale repræsentanter med i gruppen. MedCom skriver ud til ERFA-gruppen om det. Best practice er endnu ikke godkendt af Styrelsen for Patientsikkerhed. Klinikergruppen kunne godt tænke sig at offentliggøre dokumentet med en beskrivelse af, at det mangler endelig godkendelse. En region har bragt et ønske ind om, at man godt kunne tænke sig at kigge på en vision for FMK (10 år frem). Skal FMK gemme data længere end 2 år. Data ét sted, men stadig forskellig brugergrænseflade. Bodil spørger, om man har tænkt punktet fra den nye persondataforordning ind med retten til at blive glemt. Så langt er man slet ikke endnu. Region Midtjylland foreslog, at man skulle lave en ekstra knap til registrering af medicingennemgang, men den blev nedstemt. Forslag om, at sygeplejersker på sygehuset kan ajourføre medicinkort, blev godkendt. Der arbejdes på en formulering af, i hvilke situationer de kan. o FMK Driftsgruppe (aflyst) o FMK Teknikgruppe Implementeringsnotat vedr. indkøbskurven er på vej til EOJ-leverandørerne, som kan komme med kommentarer, inden det træder i kraft. Vi afventer stadig notatet. o FMK CAB-gruppen (KMD deltager intet nyt) o FMK Kvalitetsstatistikgruppen Der har været afholdt 2 møder indtil nu. Fokus på dosisrecepter, hvor der sker udlevering på recepter, hvor ordinationer er seponeret. Åbne recepter på lukkede ordinationer. Der tales om en blokering i lægepraksissystemerne, så man ikke kan komme videre med at seponere noget, før recepten er slettet. Papirrecepter. Tallet forventes dog at falde pga. den nye receptbekendtgørelse. Sundhedsdatastyrelsen har fået en bevilling, der også kører ind i 2018 samt finansiering til, at der nu er installeret en server, så det bliver lettere at følge udviklingen i Sundhedsdatastyrelsen. Fra end2end-testen i mandags ville man gå hjem og trække statistik på mg versus stk. Det bemærkes, at man synes, at man skal arbejde videre med de statistikker, der er trukket. Det er ikke nok blot at trække statistik. o Møde vedr. dosisdispensering Sundhedsdatastyrelsen har haft inviteret til møde omkring dosisdispensering. Det er aftalt, at der efterfølgende (foråret 2018) bliver afholdt en seance med EOJ-leverandørerne samt 5
ERFA-gruppen, hvor Sundhedsdatastyrelsen tegner og fortæller. 5. Håndtering af håndkøbspræparater på FMK notat fra Sundhedsdatastyrelsen vedlægges Der var bred enighed, og der var udarbejdet forskellige positivlister over håndkøbsmedicin, som man var klar til at sende til ministeriet, men i sidste time ville PLO pludselig ikke være med. Apotekerforeningen er også afhængig af, at der findes en løsning i forhold til håndkøbsmedicin, da der også pakkes håndkøbsmedicin i dosispakkerne, og apotekerne må kun pakke ud fra FMK. Sundhedsdatastyrelsen har udarbejdet et nyt notat omkring håndtering af håndkøbspræparater, og i dette notat er der 2 løsningsforslag. o Lægen opretter håndkøbspræparater på FMK ud fra en forespørgsel fra kommunen (præparatet får en farvemarkering) o Kommunen sender en forespørgsel via FMK (ikke via korrespondancemeddelelse), lægen godkender, og præparatet bliver registreret på FMK Der er dog nogle spørgsmål, vi skal have en afklaring på. Hvem får ansvaret, når anmodningen kommer fra kommunen? Hvordan bliver det registreret? Der er behov for en teknisk beskrivelse af detaljerne. Vi afventer opfølgning fra Sundhedsdatastyrelsen. Karina og Poul Erik har snakket med Niels Ulrik Holm, PLO og Nanna Skovgaard, SUM i dag inden mødet. Nanna indkalder til endnu et møde med parterne medio januar 2018. Kirsten opfordrer til, at man organisatorisk tager positivlisterne i brug, allerede inden den tekniske løsning er på plads. 6. Dialog om fælles kravspecifikation Der opleves mange uhensigtsmæssigheder i de forskellige EOJ-løsninger. Derudover er der ikke kontinuitet i de certificeringskrav, der stilles til afsender/modtager. MedCom har ikke længere mulighed for at afholde EOJ-leverandørmøder med deltagelse af Sundhedsdatastyrelsen, da leverandørerne skal være tilknyttet FMK governancegruppen FMK Teknik. Samtidig har MedCom ikke længere en opsamlingsfunktion pr. 31. december 2017. Hvad gør vi, når der opleves fejl i systemerne eller uhensigtsmæssig håndtering af data? I forbindelse med opstarten af kommunerne på FMK blev der udarbejdet en fælles kravspecifikation. Skal vi gøre det igen? Der er rigtig meget brug for nogen, der tager ansvar, når der er uløselige sager, i stedet for at kommunerne bliver kastet frem og tilbage mellem leverandør og Sundhedsdatastyrelsen. Karina og Poul Erik har fået etableret et møde med Anders Brahm fra Sundhedsdatastyrelsen og Thomas Sonne, hvor de får snakket om en løsning. Skulle man i virkeligheden oprette et SWATteam, lige som vi havde, da kommunerne skulle kobles på FMK. Sundhedsdatastyrelsen er ved at kigge på deres certificeringskrav. EOJ-systemerne bør ligeledes lave bedre pilottest, inden de ruller ud. Janni bemærker, at man godt kunne blive bedre til at samarbejde i de forskellige klynger. 7. Indmeldte sager o Sagen omkring mg/stk. Den er nævnt under punkt 3 under Aalborg Kommune. 6
o Fremtidige doseringsperioder vises ikke hensigtsmæssigt i alle EOJ-systemer. o Hvad skal registreres som en effektuering på FMK Der er et ønske om at ændre i bekendtgørelsen, der i dag beskriver, at alt, der bliver udleveret, skal registreres. Anbefalingerne er, at misbrugspotentielle lægemidler skal registreres. o Recepter på morfica og bencodiazepiner Lægerne vil ikke have receptfornyelser på disse præparater, da der skal være en kontakt mellem borger og læge, før recepten kan fornys. Det er lidt forskelligt, om lægerne vil det eller ej. Lægemidlerne er mærket, så det burde være muligt at lave noget i EOJ-systemerne. o Receptfornyelser går ikke altid til egen læge efter opgradering til version 1.4.4 MedCom er blevet kontaktet af en kommune, der efter opgradering til version 1.4.4 flere gange har oplevet, at en receptfornyelse ikke ryger til egen læge, men til en anden læge eller dele af en receptfornyelse. Halsnæs og Skive mener, de har oplevet noget lignende og mener, at det er noget opsætningsmæssigt måske et manglende flueben i Nexus, der gør det. o End2end-test Sundhedsdatastyrelsen afholdt end2end-test i mandags, hvor følgende emner blev testet: Periodevis pausering gennemgang af minitest, Behandlingsstart og -slutdato doseringsperioder, Klausuleret tilskud på ordinationer/recepter, og så nåede vi også at teste problematikken omkring mg og stk. Janni bemærker, at hun synes, det er problematisk, hvis nogle af de største EOJ-systemer ikke deltager. Opfordrer ligeledes til, at datoen for næste end2end-test sendes ud i god tid, da det ellers kan være svært at finde hul til det i kalenderen. 8. Status for FMK på socialområdet Ifølge opfølgende spørgeskemaer udsendt fra MedCom i foråret 2017 er 36 kommuner i gang på socialområdet. Der har været afholdt 5 netværksmøder et i hver region. Efterfølgende er MedCom blevet booket til møder i forskellige regioner og kommuner. Der er opmærksomhed i forhold til medarbejdersammensætningen på bosteder og brugen af trustaftalen. Der er udfordringer ift. opkobling af private institutioner både ift. opkobling til FMK rent teknisk, men samtidig er brugen af kommunal trustaftale ikke mulig for private. Der er en udfordring ift. at kunne monitorere på udbredelsen, da de enkelte bosteder ikke har eget SOR-id. Det kræver en opdatering af SOR. Dette arbejde går MedCom ind i. MedCom inviterer til nye netværksmøder i 2018. 9. Status for FMK på misbrugsområdet Ifølge opfølgende spørgeskemaer udsendt fra MedCom i foråret 2017 er 21 kommuner i gang på 7
misbrugsområdet. Der har været afholdt 2 netværksmøder for læger på misbrugsområdet og deres centerledere et øst for Storebælt og et vest for Storebælt. På mødet deltog en misbrugslæge fra Herlev Kommune, som holdt oplæg omkring brugen af et lægesystem. Netværksmøderne tog udgangspunkt i de løsningsscenarier, der var beskrevet i analyserapporten, som blev udarbejdet tilbage i januar 2017 af Devoteam. MedCom fremlagde, hvad de mente, var den optimale løsning, hvor misbrugslægen håndterer FMK via et lægepraksissystem, hvor han også har mulighed for at bestille blodprøver, modtage blodprøvesvar, sende henvisninger, modtage epikriser m.m., som der også er stort behov for. Det øvrige personale benytter et FMK-integreret EOJ- eller socialfagligt system. På møderne var der dog nogen, der mente, at denne løsning var dobbelt journalføring af en borger, hvilket er ulovligt. Det er vi p.t. ved at undersøge. Vi er i den anledning inviteret til møde i Styrelsen for Patientsikkerhed den 11. januar. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe for at kortlægge nuværende arbejdsgange samt beskrive nye. I denne gruppe vil der deltage en repræsentant fra KL med stort kendskab til misbrugsområdet. 10. Eventuelt. o Herunder møder i 2018: Onsdag den 7. marts 2018 Onsdag den 6. juni 2018 Onsdag den 3. oktober 2018 Onsdag den 16. januar 2019 Onsdag den 10. april 2019 Onsdag den 4. september 2019 Torsdag den 12. december 2019 denne ændres til den 11. december 2019. 8