Møde den 1. december 2016 kl. 10.00-13.00 Frandsensalen Hovedsamarbejdsudvalget Referat Til stede: Brian Bech Nielsen (BBN), Arnold Boon (ABOON), Johnny Laursen (JL), Niels Chr. Nielsen (NCN), Ole Steen Nielsen (OSN), Thomas Pallesen (TP), Olav W. Bertelsen (OWB), Aase Pedersen (AP), Anne Marie Bundsgaard (AMB), Helle Colding Seiersen (HCS), John Kapstadt (JK), Peter Kithler (PK), Anders K. Moestrup (AKM), Mimi Mehlsen (MM), Steffen Junker (SJ), Steen Henrik Møller (SHM), Heidbra Jonsdottir (HJ), Tinna Meyer (TM) og Anne L. Behnk (ALBE) Fraværende: Berit Eika, Bertha Beck Mortensen og Charlotte Palludan Referent: Dorrit Wedendahl Dagsorden: 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden 2. AU s økonomi 3. Orientering fra formand og ledelsesside 4. Meddelelser fra næstformænd og medarbejderside 5. Kommunikation fra mødet 6. Skriftlig information 7. Næste møde 8. Eventuelt Dato: 9. januar 2017 Sags nr.: 144.663 Ref: DEW Side 1/9 Referat: 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsordenen Dagsordnen blev godkendt. BBN oplyste på spørgsmål fra HCS, at der orienteres om overvejelser vedrørende AU Librarys fremtidige organisering under punkt 3. 2. AU s økonomi drøftelse Fortroligt indtil 8. december 2016 a) Finanslovsforslag 2017 og budget 2017-2020 ABOON s redegørelse for finanslov 2017 og supplerende bemærkninger til budget 2017-2020-materialet: Finanslovsforslaget, som blev offentliggjort i august og vedtages i december, viser, at AU s bevillinger overordnet set går lige ud. Som forventet indeholder finanslovsforslaget omprioriteringsbidrag på 2 % på uddannelsesbevillingen. Forskningsbevillingen er fastholdt, idet regeringen fortsat vil anvende 1 % af bruttonationalproduktet til forskning. Reduktionen i bevillingen til de nationale forskningsråd fra 2016 er fastholdt i perioden 2017-2020. Om STÅ-aktivitet og uddannelsesindtægter: I budgetperioden vil der være større STÅ-produktion på grund af ST s ingeniørsatsning, selvom dimensioneringen vil medføre færre studerende på ARTS. Uddannelsesindtægterne vil dog være på Aarhus Universitet :
samme niveau i budgetperioden på grund af de årlige 2 %- besparelser på STÅindtægterne. Endvidere vil uddannelsesindtægter være behæftet med større risiko, da færdiggørelsesbonus og eventuelle fremdriftsbøder vil udgøre en stigende andel af uddannelsesindtægterne. For 2016 har ministeriet netop oplyst, at AU ikke får reduceret færdiggørelsesbonus (ingen fremdriftsbøde). Om fortsat fokus på eksterne midler: Forbruget af eksterne midler har været på næsten uændret niveau over årene, og det er godt i forhold til, at der bliver færre statslige midler at ansøge om og en stærk konkurrence om midlerne. Der er fortsat skarpt fokus på en mere realistisk budgettering af forbruget. Der er samlet set for stor optimisme angående forbruget først på året. AU s bestyrelse ønsker mere realisme i budgetteringen. Der er løbende opfølgning på forbruget og på succesraten på ansøgninger. Målet er at sende flere og bedre ansøgninger. Om strategiske satsninger og omkostningsreduktion: De strategiske satsninger, som er godkendt af bestyrelsen sommeren 2016 (et mindre og stærkere ARTS, ingeniørsatsningen, styrkelse af businessområdet og fremtidens sundhedsuddannelse) er indarbejdet i budgettet. På fællesadministrationen er indarbejdet den planlagte besparelse på 2 % årligt. Besparelsen opnås bl.a. ved besparelser på husleje, billigere indkøb og nøje overvejelse om genbesættelse af ledige stillinger. Om det forventede resultat: AU havde et positivt resultat på 52 mio. kr. i 2015 og forventede et positivt resultat på 92 mio. kr. i 2016 baseret på økonomirapport 3. Meddelelsen om at AU s færdiggørelsesbonus ikke reduceres i 2016 (ingen fremdriftsbøde), og at der sandsynligvis ikke sker reduktion i STÅ-taksternes størrelse i 2016, giver et endnu bedre resultat i 2016 i størrelsesordenen 100-150 mio. kr. Bestyrelsen har bedt om, at overskuddet anvendes og indbudgetteres i budgetperioden. Overskuddet i 2016 udgør ca. 1,5 % af omsætningen, eller det svarer til ca. 5 dages forbrug på AU. Overskuddet anvendes fra 2017-2020, således at egenkapitalen igen udgør ca. 10 % i 2020. Forbruget af overskud fremgår i budgettet som negative resultater i 2017-2020. Om den ledelsesmæssige opgave: Der er fokus på rekruttering af de rigtige medarbejdere og fokus på de eksterne midler: forbrug, overblik og succesrate. HSU s drøftelse: JL bemærkede, at det er nødvendigt at have fokus på høj kvalitet og effektivitet i uddannelsesforløb, således at AU har en konkurrencefordel i forhold til øvrige universiteter. AP fandt det positivt, at der er luft i budgettet. Det gjorde det lettere at planlægge, når der skulle omprioriteres, således at uansøgte afskedigelser kan undgås. AP var også glad for, at budgettet indeholder investeringer, og AP opfordrede til også at have fokus på investering i medarbejdernes kompetenceudvikling. Det vil styrke mulighederne for at tiltrække de rigtige medarbejdere. OWB bemærkede, at det er godt at være polstret, når der er den usikkerhed på størrelsen af uddannelsesindtægterne, der er. Det er vigtigt i forhold til personale dispositioner. OWB tilsluttede sig den forsigtighed, budgettet udtrykker med hensyn til uddannelsesindtægterne og den progressive tilgang til nye strategiske satsninger. Side 2/9
MM udtrykte glæde over, at indsatsen med øget studiefremdrift er succesfuld, og MM opfordrede til, at medarbejdernes indsats hermed bliver anerkendt af rektor. BBN oplyste hertil, at han har sendt en mail med sin anerkendelse til fakulteterne med opfordring til at viderebringe anerkendelsen til medarbejderne. Indsatsen i fagmiljøerne og administrationen anerkendes i høj grad. SJ udtrykte bekymring for, at øget fokus på strategiske satsninger f.eks. ved nyansættelser medfører, at der ikke bliver plads til den nysgerrige forskningsindsats, som ikke umiddelbart har relevans for erhvervslivet. BBN forsikrede, at de klassiske akademiske dyder fortsat gælder på universitet, men at der også er fokus på, at universitetet hænger godt sammen med samfundet. OSN bemærkede, at det er hans vurdering, at der nu er god samfundsmæssig forståelse for nødvendigheden af grundforskning, og at den øgede fokus på økonomi og økonomistyring er nødvendig og er med til at hindre, at der kommer pres på forskningsfriheden. SHM spurgte, om den konstaterede forskel mellem budget og forbrug af eksterne midler gav øget pres på projektlederne i forhold til at kunne budgettere realistisk. ABOON svarede hertil, at fokus på realistisk forbrug foregår som en dialog. NCN og OSN bemærkede samstemmende, at fokus, monitorering undervejs og overblik giver tryghed og mere sikkerhed f.eks. i forhold til ansættelser. MM spurgte om mulighed for budgetkurser for forskere. TP svarede hertil, at den enkelte forsker skal bede om bistand fra Økonomi-enheden. Afslutning: BBN var glad for HSU s tilsluttende bemærkninger til budgettet. Side 3/9 b)lønforhandlingsbudget for lønforhandling 2017 ABOON s redegørelse for lønforhandlingsbudgettet 2017: Universitetsledelsen har fastlagt et lønforhandlingsbudget på 0,6 %. Der er forsat brug for omkostningsbevidsthed, og AU s lønudvikling ligger på et fornuftigt niveau. HSU s drøftelse: AP appellerede til, at dekanerne giver forhandlingsrum til institutlederne, således at der kan finde reelle lokale forhandlinger sted. AP m.fl. fandt desuden, at sagsfremstillingens løndatabilag skal suppleres med oplysninger om lønniveau fra Lønoverblik for flere teknisk administrative medarbejdergrupper med henblik på sammenligningsmulighed med øvrige danske universiteter. Det blev aftalt, at dette afklares med AU HR til næste lønforhandling. ( Lønoverblik er Moderniseringsstyrelsens løndatabase for de statslige lønninger med offentlig adgang. Lønoverblik kan tilgås via http://www.modst.dk/systemer/loenoverblik). OWB var glad for, at lønforhandlingsbudgettet ikke er opdelt i en del til engangsvederlag og en del til varige lønforbedringer og udtrykte forståelse for, at der skal være styr på lønforhandlingsbudgettet. OWB foreslog, at engangsvederlag holdes uden for lønforhandlingsbudgettet. Universitetsledelsen kunne ikke tilslutte sig dette forslag. AKM bemærkede at foruden den overenskomstmæssigt aftalte lønforhøjelse på i alt 2,5 % i 2017, sker der også en lønregulering i kraft af reguleringsordningen
(mekanisme, der sikrer at lønninger i staten og på det private arbejdsmarked ikke har forskellig udviklingstakt). AKM fandt i øvrigt, at de 0,6 % er lavt i forhold til de oplysninger, som AKM har om lønforhandlingsbudgetter fra andre universiteter. OWB kvitterede for løndatamaterialet og var tilfreds med at kunne konstatere, at AU ikke har nævneværdige ligelønsproblemer. BBN kvitterede for HSU s bemærkninger. Side 4/9 3. Orientering for formand og ledelsessiden - orientering a) Orientering om dagsorden for bestyrelsesmøde den 7. december 2016 Dagsorden for bestyrelsesmøde den 7. december 2016 blev omdelt på mødet. (Endelig dagsorden for bestyrelsesmødet den 7. december 2016 er indsat nederst i referatet) BBN oplyste, at vedr. opfølgning på bestyrelsesseminaret i september skal bestyrelsen drøfte - det igangværende arbejde med satsning på øget optag på datalogi (forelægges endeligt for bestyrelsen juni 2017), - samarbejde med erhvervslivet - informationsflow på det øverste niveau (forelægges bestyrelsen februar 2017), - campus 2.0. Kommunehospitalsområdets og universitetsparkens fremtidige udvikling. Bestyrelsen har også et særskilt møde i begyndelsen af det nye år, hvor bestyrelsen kan give input til områdets fremtidige udvikling, - opfølgning på måltal for de igangværende fem strategiske satsninger, - demografisk udvikling i det fremtidige studenteroptag. Vedrørende sammenlægning af Institut for Erhvervskommunikation og Institut for Virksomhedsledelse skal bestyrelsen træffe endelig beslutning. Vedrørende aftale om myndighedsbetjening med Miljø- og Fødevareministeriet er forhandlingen endnu ikke afsluttet, og bestyrelsen skal bemyndige formanden til at underskrive aftale. Vedrørende samling af Institut for Fødevare i nyt lejemål i Agro Foodpark skal bestyrelsen træffe beslutning om økonomien. Bevilling til opførelse af byggeriet skal også forelægges Folketingets Finansudvalg, idet udgiften er større end 50 mio. kr. Fortrolig orientering vedrørende overvejelser om fusion af AU Library med Nationalbiblioteket: BBN oplyste, at sammenlægningen af Det Kgl. Bibliotek og Statsbiblioteket til Nationalbiblioteket pr. 1. januar 2017 (navnet Nationalbiblioteket ændres til Det Kgl. Bibliotek) har givet anledning til, at AU overvejer, om der skal ske ændring i organiseringen af AU Library med henblik på at sikre den bedst mulige
biblioteksbetjeningen af AU. Statsbiblioteket varetager i forvejen ca. halvdelen af AU s biblioteksopgaver. Dertil kommer, at biblioteksbetjeningen af HE allerede ligger på Statsbiblioteket, mens biblioteksbetjeningen af de øvrige fakulteter ligger på AU. Universitetsledelsen finder således, at en fusion kan give god mening. Heri ligger også et ønske om bedst mulig indflydelse på udviklingen og mulighed for i en stor organisation, at kunne møde kommende udfordringer på biblioteksområdet, herunder også at høste de effektiviseringsgevinster, der kan opnås i en større organisation. AU s biblioteksmedarbejdere vil i givet fald skulle overføres til det nye bibliotek med de vilkår, de har i dag. I fusionsovervejelserne indgår overvejelser om, hvordan aftale om betjening og betaling mellem det nye bibliotek og AU, herunder også de enkelte fakulteter og institutter, skal se ud. BBN understregede, at ledelsen ønsker dialog og input fra medarbejderne/fagmiljøerne hertil. Der bliver derfor givet mere tid hertil. Der vil således ske fornyet drøftelse i LSU, i fakultetsledelserne og de Akademiske Råd. Der er endnu ikke udarbejdet en tids-og procesplan herfor, men det vil ske snarest. Det er endnu ikke afklaret, hvordan den formelle beslutningsproces er. Det undersøges i ministeriet, hvem der skal inddrages, og hvordan en eventuel fusion skal ske. Er der tale om en virksomhedsoverdragelse eller en ressortomlægning, hvor der sker overdragelse fra et offentligt område til et andet? Der stiles imod, at medinddragelse og beslutningsproces kan forløbe med afslutning med udgangen af februar 2017. Medarbejderrepræsentanternes bemærkninger: HCS bemærkede, at medarbejderrepræsentanterne i LSU AU-uddannelse ikke finder, at ledelsen har opfyldt informationspligten, idet der ikke er sket en reel inddragelse og drøftelse i LSU. HCS udtrykte bekymring, for om den tid, der nu afsættes til medarbejderinddragelse, er tilstrækkelig. OWB opfordrede til, at der generelt sættes fokus på, at medinddragelse sker tidsnok, og at medinddragelse ikke får karakter af ren information. OWB kunne ikke forholde sig til om den tid, der nu afsættes til medarbejderinddragelse er tilstrækkelig, men opfordrede til opmærksomhed på at få inddraget de mange forskelligartede interesser, der er, herunder adgang til fysiske arkiver og bogsamlinger. OWB opfordrede desuden til, at der blev informeret om overvejelserne, herunder til de berørte medarbejdere, når bestyrelsen er blevet orienteret. Afslutning: BBN oplyste, at synspunkterne fra LSU havde gjort indtryk, og sammen med universitetsledelsens ønske om input fra fagmiljøerne bliver der som orienteret givet mere tid til medinddragelse. BBN lovede, at HSU ville modtage tids- og procesplanen, når den er udarbejdet. Side 5/9 b) Orientering om status for handleplan for flere kvinder i forskning TP oplyste for BSS, at handleplan for flere kvinder i forskning er diskuteret i fakultetsledelsen og på alle institutter. Der er fastsat måltal på alle institutter og samlet for BSS. For professorer skal kvindeandelen øges fra 23 % til 30 %. For lektorer fra 35 % til 40 %. På adjunktniveau er måltallet 50 %. Der er især fokus
på tiltag, der modvirker strukturelle barriere for ansættelse. Barriererne kan ramme både mænd og kvinder, men nogle rammer særligt kvinder. Tiltagene er bl.a. større økonomisk støtte til udlandsophold, tydeliggørelse af kvalifikationskrav i stillingerne, brede stillingsopslag, både mænd og kvinder i bedømmelsesudvalg samt generelt ledelsesfokus på ligestilling. Vedrørende en barselsfond vil den eksisterende fond for ph.d.-skolen videreføres på fakultetsniveau, ligesom institutterne fortsat vil fungere som fond for øvrige videnskabelige stillinger. Side 6/9 NCN oplyste for ST, at en arbejdsgrupper under Akademisk Råd arbejder med ligestilling og følger op på handleplanerne. De vigtigste elementer i institutternes handleplaner er konsekvent ledelsesmæssigt fokus og brug af søgekomiteer, der peger på kvalificerede kvinder til stillingerne. Kvinder i bedømmelsesudvalg og ansættelsesudvalg samt fokus på karrieremuligheder/vejledning samt støtte til udlandsophold indgår også i handleplanerne. ST har endnu ikke fastsat måltal, men gør det i februar 2017. Pr. 1. januar 2017 etableres en barselspulje på fakultetsniveau, som dækker alle medarbejdere på ST. JL oplyste for ARTS, at alle institutter har udarbejdet handleplaner, men at situationen er meget forskellig fra institut til institut. F.eks. er der på DPU 63 % kvinder i de videnskabelige stillinger, mens der på Institut for Kommunikation og Kultur er 43 %, og hvor andelen af kvindelige professorer er 11 %. Generelt er der fokus på oprettelse af flere professorater og karrieremuligheder og på rekruttering af eksterne, særligt på lektor og professorniveau. Støtte og fleksibilitet i forhold til udlandsophold indgår også i institutternes handleplaner. Vedrørende barselsfond indeholdes merudgifter i forbindelse med barsel i institutternes lønbudgetter. OSN oplyste for HE, at flere kvinder i forskning har været drøftet længe på HE. Generelt er det sådan, at der er mange kvinder på studierne, men få kvindelige professorer. Der er fastsat måltal på institutterne, som følges tæt. Der er øget ledelsesfokus på ligestilling, særligt i talentudvikling, rekruttering, bedømmelsesudvalg og indstilling til priser. Vedrørende barselsfond afsætter alle institutter midler dertil. Bemærkninger og besvarelse af spørgsmål: OWB takkede for en god gennemgang og fandt det vigtigt, at der gøres en indsats. OWB var glad for den fremdrift og det fokus, handleplanerne afspejler. AP udtrykte tilfredshed med, at der er sat måltal, og at der afsættes midler til barselspuljer. AP spurgte, om institutterne har inddraget erfaringer fra andre lande og bemærkede, at kønskvotering har vist sig at være det eneste, der virker. NCN oplyste, at erfaringer fra andre lande har vist, at gode søgekomiteer virker. JL bemærkede, at fokus på kvalifikationer er en god vej frem. BBN oplyste på spørgsmål fra MM, at handleplanerne ikke omfatter andre medarbejdergrupper end forskere.
OSN bemærkede, at det er kultur og mindset, der skal ændres, og det kræver et stærkt ledelsesfokus. Problemstillinger og mål skal hele tiden italesættes. Afslutning: BBN oplyste afsluttende, at fakulteterne udarbejder en årlig status, som drøftes i universitetsledelsen og Udvalget for Forskning og Eksterne relationer (UFFE). UFFE vil initiere en midtvejsevaluering i 2018 og har i øvrigt reserveret økonomiske midler til netværksaktiviteter, der understøtter en bedre kønsbalance på universitetet. I HSU s årsplan for 2017 indgår drøftelse af status på handleplanen. Side 7/9 4. Meddelelser fra næstformænd og medarbejdersiden - orientering AP omdelte notat om kompetenceudvikling på Aarhus Universitet-Engelsk kursus i England. AP ønskede at informere om engelskkurserne i Canning i England og om, at universitetsledelsen har besluttet, at denne kursusmulighed ikke længere tilbydes AU-medarbejdere. AP oplyste, at sprogkurserne i England har meget høj kvalitet og også indeholder interkulturel forståelse og netværksopbygning. Udbyttet af kurserne er højt og et vigtigt element i bestræbelserne på internationalisering på AU. AP ønskede, at der er mulighed for engelskkurser både i England og Danmark, og at vurderingen af hvilke sprogkurser, der er relevante for medarbejderne, ligger hos den lokale leder. AP s synspunkter blev bakket op af HCS og TM. AP ønskede svar på, om universitetsledelsen kan beslutte hvorvidt et enkelt kursus ikke udbydes, og om kurser i England og Danmark kan sidestilles, således at begge kursusmuligheder kan fortsætte. BBN svarede, at universitetsledelsen kan beslutte hvilke kompetenceudviklingskurser, der kan udbydes lokalt, ligesom ledelsen har retten til at vurdere kvalitet/indhold i kurserne. Universitetsledelsen har lagt vægt på, at der fås mere for pengene ved at benytte sprogkurser i Danmark, idet der for prisen for ét kursus i England kan gennemføres mindst to kursusforløb i Danmark. Det er vurderingen, at kvaliteten af kurserne i England ikke er den dobbelte af de danske kurser. Det er underordnet, om kursusudgifterne dækkes udelukkende af institutmidler/midler fra en administrative enhed, eller der sker medfinansiering fra Kompetencefondsmidler. Det er den samlede kursusudgift, der er afgørende. ALBE oplyste, at der løbende sikres så fordelagtige priser som muligt på AU s kurser for medarbejdere som led i den løbende omkostningsreduktion. BBN konstaterede, at der ikke enighed om engelskkurserne og fastslog, at beslutningen om ikke at udbyde engelskkurser i Canning fastholdes.
5. Kommunikation fra mødet - beslutning Punktet blev ikke behandlet. Side 8/9 6. Skriftlig information a) Status på antal elever og praktikanter 2016 Punktet blev ikke behandlet. 7. Næste møde Næste møde er 3. marts 2017 kl. 10.00-12.00. Mødet holdes i Frandsensalen. Der er desuden fælles møde med HAMU-HSU den 19. december 2016 kl. 14.00-16.00. Mødet holdes i Preben Hornung stuen. 8. Eventuelt Intet. Dagsorden for bestyrelsesmødet den 7. december 2016: Møde torsdag den 7. december 2016 kl. 13.00-17.00 i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 6-2016) Udkast til dagsorden Mødet holdes i Frandsensalen Deltagere: Bestyrelsens medlemmer: Michael Christiansen (bestyrelsesformand), Peder Tuborgh (næstformand), Anna Louise Dolan Plaskett, Connie Hedegaard, Gitte Ørskou, Lieve Vermeulen, Margareta Wallin Peterson, Sarah Yde Junge, Steen Riisgaard, Susanne Bødker og Søren Pold Afbud: Desuden deltager: Rektor Brian Bech Nielsen, prorektor Berit Eika og universitetsdirektør Arnold Boon Gæster: Dekan Thomas Pallesen under punkt 5 og vicedirektør Niels Jørgen Rasmussen under punkt 6 og 7 Sekretariat: Chefjurist Mads Niemann-Christensen, Universitetsledelsens Stab 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Opfølgning på bestyrelsesseminaret september 2016 (lukket punkt) Digitalisering/datalogi Udvikling og organisering af samarbejdet med erhvervslivet
Campus 2.0 Opfølgning på indikatorer for de fem strategiske satsninger vedtaget på BM 4-2016 Demografisk udvikling i det fremtidige optag Side 9/9 4. Indsatsområdet karriereklar/brobygning (lukket punkt) 5. Sammenlægning af Institut for Erhvervskommunikation og Institut for Virksomhedsledelse udløber af tidligere beslutning om flytning af de merkantile sprogfag fra Aarhus BSS til ARTS (lukket punkt) 6. Budget 2017 (lukket punkt) 7. Institutionsrevisors protokollat af forberedende revisionsarbejder (lukket punkt) 8. Aftaler om myndighedsbetjening med Miljø- og Fødevareministeriet (lukket punkt) 9. Udpegning af nyt udefrakommende bestyrelsesmedlem (lukket punkt) 10. Samling af Institut for Fødevarer i nyt lejemål i Agro Foodpark (lukket punkt) 11. Orientering om overvejelser om at sammenlægge AU Library med Nationalbiblioteket (Det Kongelige Bibliotek) (lukket punkt) 12. Meddelelser Formand: Rektor: Prorektor: Universitetsdirektør: 13. Eventuelt Datoer for bestyrelsesmøder i 2017: BM 1-2017: 23. februar BM 2-2017: 5. april BM 3-2017: 8. 9. juni BM 4-2017: 27. oktober BM 5-2017: 12. december