Udarbejdet af: Beredskabscenter Aalborg Thomas Boss Gade 6 9000 Aalborg Telefon: 70 11 55 11 Fax: 70 11 55 12 E-mail: beredskab@aalborg.dk www.aalborgkommune.dk/beredskab Citat og eftertryk tilladt ved angivelse af kilde. Aalborg den 10. oktober 2013 Side 2
Indholdsfortegnelse 1. Indledning...5 1.1 Formålet med Aalborg Kommunes Plan for fortsat drift... 5 1.2 Planens gyldighedsområde... 5 1.3 Planens centrale præmisser... 5 1.4 Planens ajourføring og afprøvning... 7 2. Aktivering og drift af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK)...7 2.1 Målet med aktivering og drift af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK)... 7 2.2 Krav til krisestaben... 7 2.3 Modtagelse af varsler, alarmer m.v.... 7 2.4 Aktivering og drift af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK)... 7 2.4.1 Beslutning om aktivering af krisestaben... 7 2.4.2 Sammensætningen af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK)... 9 2.4.3 Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben... 9 2.4.4 Gennemførelse af 1. stabsmøde... 10 2.4.5 Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder... 10 2.5 Afløsning af stabsmedlemmerne... 10 2.6 Aalborg Kommunes alternative mødested (2nd site)... 10 2.7 Krisestabens støttefunktioner... 10 2.7.1 Sekretariatsbistand... 10 2.7.2 Udarbejdelse af Aalborg Kommunes situationsbillede... 10 2.7.3 Aalborg Kommunes krisekommunikation... 11 2.7.4 Logistik (forplejning, hvilefaciliteter og kørsel m.v.)... 11 2.7.5 IT... 11 2.7.6 GIS... 11 2.7.7 Betjening af de sikrede kommunikationsmidler... 11 3. Koordinering af handlinger og ressourcer...11 3.1 Målet med koordinering af handlinger og ressourcer... 11 3.2 Krav til koordinering af handlinger og ressourcer... 11 3.3 Typiske samarbejdspartnere under kriser... 12 3.4 Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse... 12 3.5 Overblik over Aalborg Kommunes ressourcer... 12 3.6 Modtagelse af anmodninger om Aalborg Kommunes bistand... 12 3.7 Ændringer i situationen... 12 P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 3
3.8 Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse... 13 3.9 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse... 13 3.10 Opfølgning på iværksatte tiltag... 13 3.11 Krisekommunikation... 13 4. Operativ indsats... 13 5. Bilagsoversigt... 14 Bilag 5.1 Instruks for alarmering af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK)... 15 Bilag 5.2. Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab... 17 Bilag 5.3 Dagsorden for 1. stabsmøde... 18 Bilag 5.4 Dagsorden for stabsmøder... 19 Bilag 5.5 Skabelon for hastemeldinger (SITREP)... 20 Bilag 5.6 Skabelon for Aalborg Kommunes samlede situationsbillede... 21 Bilag 5.7 Operative indsatsplaner udgivet af Aalborg Kommune... 22 Bilag 5.8 Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere... 23 Bilag 5.9 Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse... 24 Bilag 5.10. Instruks for sammensætning af Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS). 25 Side 4
1. Indledning 1.1 Formålet med Aalborg Kommunes Plan for fortsat drift Planen skal sikre en effektiv varetagelse af Aalborg Kommunes ansvar og opgaver med at opretholde serviceniveauet i kommunen. Planen består af denne overordnede hovedplan, der hovedsagligt vedrører etablering og drift af kommunens krisestyringsstab (Aalborg Kommunale Krisestab (AKK)), samt delplaner for de enkelte forvaltninger i Aalborg Kommune. Opdelingen af planen fremgår nedenfor under afsnittet Planens centrale præmisser. Plan for fortsat drift skal sikre, at kommunen fortsat kan yde den service, der politisk er vedtaget, også i situationer hvor der ikke er normale driftsbetingelser. Forhold kan opstå, så dette ikke er muligt. Her er planen det styringsværktøj, som skal sikre en stillingtagen til krisesituationen på rette niveau, såvel politisk som administrativt. Målet er herefter at kunne yde en service så tæt på det vedtagne niveau som muligt samt at få genetableret det vedtagne serviceniveau så hurtigt som muligt. Plankomplekset er godkendt af Aalborg Byråd og alle ansatte i Aalborg Kommune er forpligtet til at medvirke til planens opbygning og overholdelse som et dynamisk værktøj, der skal sikre Aalborg Kommunes borgere bedst muligt i alle situationer. Planen koordineres af Borgmesterens Forvaltning med Beredskabscenter Aalborg som koordinator under beredskabschefens ansvar og med reference til borgmesteren og kommunaldirektøren. Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC) ved Beredskabscenter Aalborg (BCAA) gøres til omdrejningspunktet ved akut alarmering og iværksættelse af aktioner efter forholdsordre. Endvidere gøres Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC) til omdrejningspunktet for registrering og føring af log, og kommunikation samt formidling af centrale informationer i Aalborg Kommunes organisation udføres herfra i tæt samarbejde med Kommunikationsgruppen (KG) i Borgmesterens Forvaltning. Denne overordnede hovedplan udbygges i en dynamisk udvikling efter behov med de enkelte forvaltningers selvstændigt udarbejdede delplaner med tilhørende actioncards, således at fortsat drift i Aalborg Kommune kan varetages. 1.2 Planens gyldighedsområde Planen gælder for Aalborg Kommune og herunder Aalborg Kommunes decentrale enheder. Såfremt det bliver nødvendigt at inddrage ressourcer fra de enkelte forvaltninger i Aalborg Kommune vil dette ske efter konkret aftale mellem den enkelte forvaltning og beredskabschefen. 1.3 Planens centrale præmisser Plan for fortsat drift bygger på, at det i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af krisestaben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Planen bygger på Aalborg Kommunes almindelige organisation (basisorganisationen) suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende støttefunktioner. P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 5
Krisestaben er omdrejningspunktet for Aalborg Kommunes samlede krisestyring. Staben ledes, organiseres og bemandes efter den konkrete krise (fastlægges på 1. stabsmøde se bilag 5.3) og kan overordnet bestå i en skeletbemanding (bemanding af kernefunktioner) eller stabsbemanding (fuld bemanding). Afhængigt af den konkrete krise løser Aalborg Kommune en række opgaver i basisorganisationen, uanset om der er etableret skeletbemanding eller fuld bemanding af staben. Planen bygger endvidere på, at informationer er en forudsætning for effektiv krisestyring. Et højt informationsniveau er dog krævende, både for afsender og for modtager. Planen bygger derfor på, at mest mulig information udarbejdes skriftligt, og at stabsmøderne ikke anvendes til orienteringer, men til koordination og beslutning. Et nøgledokument er Aalborg Kommunes samlede situationsbillede (se bilag 5.6), der indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for Aalborg Kommunes krisestyring. Normalt afholdes der stabsmøder hver tredje time (kl. 9, 12, 15, osv.), medmindre andet aftales. Bidrag til Aalborg Kommunes samlede situationsbillede sendes til [stabsrum@aalborg.dk] senest én time inden næste stabsmøde. Dagsordenen for stabsmødet fremgår af bilag 5.4. Planen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med direktionen. Berørte enheder skal efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder - også udenfor normal arbejdstid. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne planer og instrukser m.v. Det forventes, at forvaltningerne efter behov aktiverer egne lokale stabe, der i samspil med Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) løser de ledelsesmæssige og operationelle opgaver i overensstemmelse med enhedernes egne planer og instrukser. Planen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme. Beslutter regeringens krisestyringsorganisation at forøge beredskabet eller aktiveres den nationale operative stab, beslutter krisestaben, hvilke beredskabsforanstaltninger Aalborg Kommune skal sætte i værk. Visse foranstaltninger kan dog først iværksættes efter at krisestaben har indhentet politisk godkendelse, jf. styrelsesvedtægten. Det fremgår dog af Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 971 af 25. juli 2013, 69, stk. 1, 2. pkt., at magistraten overtager kommunalbestyrelsens beføjelser, når det under krise eller krig ikke er muligt at samle en beslutningsdygtig kommunalbestyrelse. Af bekendtgørelse nr. 841 af 11.november 1997 3, stk. 2 fremgår, at borgmesteren varetager magistratens funktioner, når en beslutningsdygtig magistrat grundet krise eller krig ikke kan samles. Når en beslutningsdygtig magistrat igen kan samles, varetager magistraten kommunalbestyrelsens funktioner. Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Aalborg Kommune iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. Jf. beredskabslovens 57 skal offentligt ansatte og ansatte i offentlige og private virksomheder og institutioner udføre de opgaver inden for redningsberedskabet og den civile sektors beredskab, der pålægges dem. Dette giver krisestaben mulighed for at overføre personale fra mindre hastende opgaver til livsvigtige opgaver. Side 6
1.4 Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov af den eller de ansvarlige forvaltninger eller enheder i Aalborg Kommune. Beredskabscenter Aalborg er i samarbejde med beredskabsplanlægningsgruppen ansvarlig for koordineret ajourføring af denne plan. Beredskabscenter Aalborg skal mindst én gang hvert andet år planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Aalborg Kommune afprøver planen eller væsentlige dele heraf. Beredskabscenter Aalborg har det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. 2. Aktivering og drift af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) 2.1 Målet med aktivering og drift af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) Målet med aktivering og drift af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) er at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise. 2.2 Krav til krisestaben Aalborg Kommune skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest 1 time efter det er besluttet at aktivere krisestaben, og skal kunne drives på dette niveau i minimum 3 døgn. Aalborg Kommune skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer til tværgående stabe m.v. Udsendelsen skal kunne opretholdes i minimum 3 døgn med 1-2 forbindelsesofficerer pr. stab i 12-timers vagter. 2.3 Modtagelse af varsler, alarmer m.v. Varsler, alarmer m.v. modtages af Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC), der samtidig opstarter logføring i C3-systemet. De typiske varsler, alarmer m.v. kan eksempelvis bestå af: vejrvarsler henvendelser fra embedslægen vedrørende vandforurening eller lignende trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler aktivering af den lokale beredskabsstab (LBS) og/eller den nationale operative stab (NOST) varsler og alarmer fra internationale organisationer informationer fra medierne 2.4 Aktivering og drift af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) 2.4.1 Beslutning om aktivering af krisestaben Hvis Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC) ved modtagelse af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt af Aalborg Kommunes daglige beredskab kontaktes følgende (i nævnte rækkefølge indtil der opnås kontakt): Beredskabschefen Beredskabschefens stedfortræder Oplysninger om telefonnumre og adresser findes i C3-systemet under ADMINMENU/Brugere og fremgår tillige af Instruks for alarmering af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK), se bilag 5.1. P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 7
Herefter beslutter beredskabschefen eller dennes stedfortræder: om Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) skal aktiveres og Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS) skal aktiveres. Se bilag 5.10 (Beredskabscenter Aalborgs operative stab). på hvilket aktiveringsniveau (jf. tabel nedenfor). med hvilke medlemmer og støttefunktioner. Se bilag 5.1. og bilag 5.2 (organisationsdiagram). Når disse beslutninger er truffet, beder beredskabschefen eller dennes stedfortræder vagthavende medarbejder i Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC) om at iværksætte aktiveringen (jf. pkt. 2.4.1). Aktiveringsniveau Beskrivelse Varsling af chefer og nøglepersoner (informationsberedskab/forhøjet beredskab) Indkaldelse af chefer og nøglepersoner (stabsberedskab/markant forhøjet beredskab) Indkaldelse af den samlede krisestab (fuldt etableret beredskab) Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes ved en uønsket hændelse, der afviger fra forvaltningernes normale driftssituation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Beredskabschefen eller dennes stedfortræder kontakter chefer eller souschefer, som derefter kontakter egne medarbejdere. Egne daglige ressourcer i egen forvaltning er tilstrækkelige til at løse opgaven, der ikke berører andre forvaltninger. Serviceniveauet forbliver intakt for den enkelte forvaltning. Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes ved en uønsket hændelse, der afviger fra forvaltningernes normale driftssituation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse m.v. for umiddelbart at kunne mødes og koordinere Aalborg Kommunes opgaver. Egne daglige ressourcer i egne forvaltninger er tilstrækkelige til opgaven, der nu berører mindst to forvaltninger. Opgaven kan kræve ekstra ressourcer. Serviceniveauet for de berørte forvaltninger forbliver intakt. Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes ved en uønsket hændelse, der afviger fra forvaltningernes normale driftssituation, hvor der er behov for at Aalborg Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Politiske beslutninger er nødvendige og flere forvaltninger er involveret, ligesom befolkningen er berørt i væsentlig grad. Egne daglige ressourcer er ikke tilstrækkelige til at løse opgaven, der berører en eller flere forvaltninger. Der kræves ekstra ressourcer. Serviceniveauet er truet. Side 8
2.4.2 Sammensætningen af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) Følgende er faste medlemmer af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK). Chef eller souschef skal indkaldes i forbindelse med alle aktiveringer: Borgmesteren Direktionen Beredskabschefen Kommunikationsgruppen Herudover kan der efter konkret vurdering indkaldes medlemmer ad hoc fra Aalborg Kommunes øvrige enheder. Alle enheder i organisationen skal derfor planlægge for at kunne indgå i krisestaben jf. kravene i pkt. 2.2. 2.4.3 Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Indenfor og udenfor normal arbejdstid varetager Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC) ved Beredskabscenter Aalborg de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail. Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC) skal føre en log, hvoraf det fremgår, hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Hvis der indkaldes til stabsmøde skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden. Klargøring af stabsrummet Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) anvender mødelokale 4 (Jyllandsparken) som stabsrum. Hvis ikke stabsrummet kan være klar inden 1. stabsmøde afholdes 1. møde i beredskabschefens kontor. Begge lokaler er placeret hos Beredskabscenter Aalborg, Thomas Boss Gade 6, 9000 Aalborg. o Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab Se bilag 5.2 Orientering af fremmødte/medlemmer i staben Ved Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC) og ved mødelokale 4 (Stabsrummet) hos Beredskabscenter Aalborg opsættes der et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet. F.eks. tidspunkt for afholdelse af stabsmøde. Indholdet i opslaget aftales med den chef, der har besluttet, at Aalborg Kommunale Krisestab skal aktiveres. Opstart af log samt overvågning af telefon og e-mail Aalborg Kommunes log (C3) startes, når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. Loggen føres af vagthavende medarbejder i Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC), indtil opgaven kan overdrages til krisestabens logfører. Det er en medarbejder fra Beredskabscenter Aalborgs sekretariat, der varetager funktionen som logfører for Aalborg Kommunale Krisestab (AKK). Overvågningen af kommunens hovedtelefonnummer 99 31 31 31 og hovedpostkasse [aalborg@aalborg.dk] forstærkes af medarbejdere i Borgmesterens Forvaltning. Tilsvarende forstærkes overvågningen af hovedtelefonnumre og hovedpostkasser i fagforvaltningerne. P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 9
Hos Beredskabscenter Aalborg forstærker sekretariatet overvågningen af hovedtelefonnummeret 70 11 55 11 og hovedpostkassen [beredskab@aalborg.dk]. Generel orientering af Aalborg Kommunes medarbejdere Aalborg Kommunes medarbejdere orienteres via e-mail og intranettet (KLIK) om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. 2.4.4 Gennemførelse af 1. stabsmøde På 1. stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af stabschefen (beredskabschefen) og gennemføres ud fra dagsorden for 1. stabsmøde. Dagsorden for 1. stabsmøde Se bilag 5.3 2.4.5 Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagere fastlægges af stabsledelsen (borgmester og beredskabschef). Møderne ledes normalt af stabschefen, og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Dagsorden for stabsmøder Se bilag 5.4 2.5 Afløsning af stabsmedlemmerne Hvis stabsledelsen 8 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer efter aktiveringen gennemføres afløsning af stabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Logistikfunktionen i krisestaben (Beredskabscenter Aalborg) indkalder afløserne og fører en liste, hvor det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde. 2.6 Aalborg Kommunes alternative mødested (2nd site) Såfremt krisestaben ikke kan anvende Aalborg Kommunes normale lokaler og faciliteter på Beredskabscenter Aalborg samles krisestaben på Boulevarden 13, 9000 Aalborg. 2.7 Krisestabens støttefunktioner Krisestaben kan efter behov få støtte fra nedenstående funktioner. Den enhed, der har det overordnede ansvar for støttefunktionen, har ansvaret for den nærmere planlægning, herunder ansvaret for at de forskellige funktioner løbende kan bemandes med kvalificerede medarbejdere, når krisestaben er aktiveret - også udenfor normal arbejdstid. 2.7.1 Sekretariatsbistand Beredskabscenter Aalborg har det overordnede ansvar for at yde sekretariatsbistand til stabsledelsen, herunder medvirken til at sikre, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Sekretariatsfunktionerne omfatter sekretærer og referenter og varetages af chefsekretær eller sekretariatsleder fra Beredskabscenter Aalborg. 2.7.2 Udarbejdelse af Aalborg Kommunes situationsbillede Beredskabscenter Aalborg har det overordnede ansvar for at udarbejde Aalborg Kommunes situationsbillede. De nærmere procedurer vedrørende håndtering af informationer fremgår af Borgmesterens Forvaltnings plan for kommunikation og håndtering af informationer. Side 10
2.7.3 Aalborg Kommunes krisekommunikation Kommunikationsgruppen (KG) har det overordnede ansvar for Aalborg Kommunes informationer til borgere og medier om krisen, samt for overvågningen af mediernes dækning af situationen m.v. De nærmere forhold vedrørende Aalborg Kommunes krisekommunikation fremgår af delplan for Borgmesterens Forvaltning. Beredskabscenter Aalborgs informationsmedarbejder varetager funktionen som kommunikationsmedarbejder i krisestabens støttefunktion. 2.7.4 Logistik (forplejning, hvilefaciliteter og kørsel m.v.) Beredskabscenter Aalborg har det overordnede ansvar for Aalborg Kommunes interne logistik (forplejning, hvilefaciliteter, kørsel m.v.). Der skal altid være adgang til kaffe, te, kolde vand, frugt m.v. Større måltider serveres i forbindelse med hovedmåltiderne. I tilfælde af en langvarig krise træffes der på stabsmødet konkret beslutning om etablering af egentlige hvilefaciliteter. Beredskabscenter Aalborg sikrer, at der er biler og chauffører til rådighed for staben. Stabschefen skal godkende kørsler. 2.7.5 IT IT-enheden (Borgmesterens Forvaltning) har det overordnede ansvar for, at krisestabens IT fungerer og for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer. Beredskabscenter Aalborgs ITenhed er behjælpelig med at løse problemerne på stedet. 2.7.6 GIS Funktionen som operatør af Aalborg Kommunes geografiske informationssystem (GIS) i krisestabens støttefunktion varetages af en medarbejder fra Omkostningscenter GIS under Forsyningsvirksomhederne. 2.7.7 Betjening af de sikrede kommunikationsmidler Kommunikationsgruppen (KG) har det overordnede ansvar for at betjene Aalborg Kommunes sikrede kommunikationsmidler og for at modtagne og afsendte klassificerede informationer bliver journaliseret efter gældende bestemmelser. 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 3.1 Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Aalborg Kommunes kapaciteter, så konsekvenserne af krisen kan begrænses og situationen kan normaliseres hurtigst muligt. 3.2 Krav til koordinering af handlinger og ressourcer Ved anmodninger om bistand fra Aalborg Kommunes decentrale enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst mulige omfang søge at imødekomme behovet. Enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Ved ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling skal krisestaben hurtigst muligt opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse. P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 11
3.3 Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Aalborg Kommune typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde. Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere under krisen Bilag 5.8 3.4 Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Aalborg Kommunes decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer indtil krisestaben beslutter andet. Stabschefen har bemyndigelse til, på vegne af kriseledelsen, at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. 3.5 Overblik over Aalborg Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over Aalborg Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af Beredskabscenter Aalborg (beredskabschefen eller dennes stedfortræder) med udgangspunkt i indrapporteringer fra Aalborg Kommunes decentrale enheder (se bilag 6) og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske, skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt. Skabelon for Aalborg Kommunes samlede situationsbillede Bilag 5.6 pkt. 7 Instruks for opstilling af overblik over ressourcer Bilag 5.9 3.6 Modtagelse af anmodninger om Aalborg Kommunes bistand Anmodninger om Aalborg Kommunes bistand kan komme enten fra Aalborg Kommunes decentrale enheder eller fra eksterne aktører. Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afleveres direkte til stabschefen, som tager stilling til den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag. 3.7 Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede, kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Aalborg Kommunes side, afleveres direkte til stabschefen. Side 12
3.8 Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om Aalborg Kommunes bistand eller ved ændringer i situationen skal krisestaben opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Stabschefen beslutter hvilke enheder, der skal bidrage til at udarbejde nye forslag til handlinger og ressourceanvendelse. Instruks for opstilling af overblik over ressourcer Bilag 5.9 3.9 Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger om Aalborg Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter at krisestaben har indhentet politisk godkendelse. Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter krisestaben, hvilke tiltag Aalborg Kommune skal sætte i værk. Forslagene drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer stabschefen krisestaben på næste ordinære stabsmøde. Alle beslutninger indføres i Aalborg Kommunes log (C3) og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Aalborg Kommunes enkelte forvaltninger og decentrale enheder. 3.10 Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af Aalborg Kommunes log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ). 3.11 Krisekommunikation Procedurer og instrukser vedrørende krisekommunikation fremgår af Krisekommunikationsplan under Borgmesterens Forvaltning i C3. Plan for fortsat drift indeholder dog nedenstående instrukser til brug for krisestaben: Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Bilag 5.5. Skabelon for Aalborg Kommunes samlede situationsbillede Bilag 5.6 4. Operativ indsats Aalborg Kommunes plan for fortsat drift består af denne overordnede hovedplan, redningsberedskabets procedurer og planer for indsats samt de enkelte forvaltningers delplaner. Oversigt over allerede udarbejdede delplaner findes under Operative indsatsplaner udgivet af Aalborg Kommune, se bilag 5.7. Redningsberedskabet og forvaltningerne er selv ansvarlige for drift og vedligeholdelse af planerne. Delplanerne bliver med et endnu ikke fastsat interval auditeret af beredskabsplanlægningsgruppen gennem auditeringer og øvelser. P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 13
5. Bilagsoversigt 5.1 Instruks for alarmering af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) 5.2 Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab 5.3 Dagsorden for 1. stabsmøde 5.4 Dagsorden for stabsmøder 5.5 Skabelon for hastemeldinger (SITREP) 5.6 Skabelon for Aalborg Kommunes samlede situationsbillede 5.7 Operative indsatsplaner udgivet af Aalborg Kommune 5.8 Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere 5.9 Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse 5.10 Instruks for sammensætning af Beredskabscenter Aalborgs stab Side 14
Bilag 5.1 Instruks for alarmering af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) Udløsende årsager Alarmering af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) skal iværksættes, når der indtræder uønskede hændelser, som afviger fra forvaltningernes normale driftssituation og kan sætte kommunens serviceniveau under pres. Eksempelvis svigt i forsyningssikkerheden (vand, varme, el), oversvømmelse, pandemi, større influenzaepidemi el. lign. Se endvidere Plan for fortsat drift afsnit 2.4. samt side 8, Aktiveringsniveau. Krisestabens aktivering Krisestaben aktiveres af borgmesteren, en af Aalborg Kommunes rådmænd, et medlem af Aalborg Kommunes direktørkollegium, beredskabschefen eller en af ovenfor anførte funktioners stedfortrædere. Kommunikations- og Vagtcentralen (KVC) ved Beredskabscenter Aalborg opretter log i krisestyringssystemet C3 og tilkalder krisestabens medlemmer efter nedenstående telefonnumre. Krisestaben består af borgmesteren, beredskabschefen, medlemmer fra direktørkollegiet og Kommunikationsgruppen jf. pkt. 2.4.2. Det er disse medlemmer, der skal tilkaldes. Støttefunktioner ved Beredskabscenter Aalborg tilkaldes jf. intern telefonliste. Krisestaben skal kunne træde sammen med 1 times varsel hele året, døgnet rundt. Krisestaben træder sammen i mødelokale 4 (Stabsrummet) på Beredskabscenter Aalborg, Jyllandsparken, Thomas Boss Gade 6, 9000 Aalborg. Adresser og telefonnumre er strengt fortrolige. Aalborg Kommunale Krisestab Forvaltning Navn Adresse - privat Arbejde Privat Borgmester Borgmester Borgmester/Magistrat Carl Klitgaards Vej 25, 9931 1500 9817 2974 Henning G. Jensen 4. th. 9400 Nørresundby Teknik & Miljø Rådmand Boulevarden 1a 9931 2100 2520 2100 Mariann Nørgaard 9000 Aalborg 2520 2100 Familie & Beskæftigelse Rådmand Pontoppidanstræde 19 9931 2500 9815 4502 Mai-Britt Iversen 9220 Aalborg Øst 2520 2500 Skole & Kultur Rådmand Gøgeurtvej 8 9931 4001 Anne-Dorte Krog 9310 Vodskov 2520 4001 Ældre & Handicap Rådmand Bromarksvej 3, Barmer 9931 5400 9835 5271 Tina French Nielsen 9240 Nibe 2520 5400 Forsyningsvirksomhederne Rådmand Danmarksgade 73, st. tv. 9931 9401 2520 0905 Tommy Eggers 9000 Aalborg 2520 0905 Sundhed og bæredygtig udv. Rådmand Thomas Kastrup-Larsen Schleppegrellsgade 31 9000 Aalborg 9931 1900 2520 1900 9816 9307 P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 15
Adresser og telefonnumre er strengt fortrolige. Direktørkollegiet Forvaltning Navn Adresse - privat Arbejde Privat Borgmester Kommunaldirektør Uldalsvej 6F 9931 1505 9817 3204 Jens Kristian Munk 9400 Nørresundby 4050 0054 Teknik & Miljø Direktør Christian Bjerg Broagervej 13, Sdr. Tranders 9260 Gistrup 9931 2105 2520 2105 9832 3542 Familie & Beskæftigelse Direktør Stationsmestervej 41c 9931 2503 9726 7365 Preben Buchholt 9200 Aalborg SV 2520 2503 Skole & Kultur Direktør Kastanievej 12 9931 4010 Vibeke Lei Stoustrup 9000 Aalborg 2520 1571 Ældre & Handicap Direktør Østerågade 5, 1.th. 9931 5405 Jan Nielsen 9000 Aalborg 2520 5405 Forsyningsvirksomhederne Konstitueret direktør Tjelevej 5 9931 9407 2858 0942 Nils Ove 9800 Hjørring 2519 9410 Sundhed & bæredygtig udv. Direktør Bente Graversen Agnetevej 19 9000 Aalborg 9931 1901 2520 1901 9811 1121 Beredskabscenter Aalborg Beredskab Beredskabschef Sundbybrygge 3, 3 sal 99317200 9879 0828 Jørgen Pedersen 9400 Nørresundby 4053 3901 4053 3901 Side 16
Bilag 5.2. Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab Støttefunktionerne opretholdes i hele det tidsrum, hvor krisestaben er aktiveret, men kan også være etableret uden at krisestaben er aktiveret. Krisestabens medlemmer er kun samlet ved stabsmøder. Resten af tiden arbejdes med eget bagland eller på tværs af forvaltninger. Kommunikationsgruppen (KG) sidder i Beredskabscenter Aalborgs kantine jævnfør Kommunikationskriseplan under Borgmesterens Forvaltning i C3. P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 17
Bilag 5.3 Dagsorden for 1. stabsmøde Dagsorden, 1. stabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Aalborg Kommunes opgave 4. Udpegning af kriseleder, stabschef og presseansvarlig 5. Fastlæggelse af organisation (daglig organisation, skeletbemanding af staben eller fuld bemanding af staben) 6. Bemanding af staben (afgivelser og omfordeling) 7. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 9. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsfora 10. Krisekommunikation 11. Orientering af Aalborg Kommunes personale 12. Erfaringsopsamling 13. Eventuelt 14. Opsummering af væsentlige beslutninger 15. Næste møde Side 18
Bilag 5.4 Dagsorden for stabsmøder Dagsorden for stabsmøder Status og opdatering 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgave 4. Opgave 5. Krisekommunikation Andet 6. Punkter til erfaringsopsamling 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Næste møde P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 19
Bilag 5.5 Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Melding (SITREP) 1. Fra: 2. Tidspunkt for hændelsen 3. Hvad er der sket? 4. Hvor er det sket? 5. Hvordan er situationen? 6. Hvad er der iværksat? 7. Udfærdigelsestidspunkt og godkendelse Side 20
Bilag 5.6 Skabelon for Aalborg Kommunes samlede situationsbillede Aalborg Kommunes samlede situationsbillede Udfærdigelsestidspunkt:. dag den.... 20. kl.. Godkendt af: 1. Situationen (kort beskrivelse): 2. Hvad er der sket (faktuelle oplysninger om situationen): Dræbte: Sårede: Berørte: Materielle skader: 3. Hvor er hændelsen/hændelserne sket: 4. Trusselsvurdering (fastsættes og vurderes af efterretningstjenesterne): 5. Aalborg Kommunes beredskabsniveau (jf. National Beredskabsplan): Dagligt beredskab / let forhøjet beredskab / forhøjet beredskab / markant forhøjet beredskab / fuldt etableret beredskab 6. Aalborg Kommunes beredskabsforanstaltninger og tiltag: 7. Aalborg Kommunes ressourceanvendelse: Hvad er indsat Tilstrækkelige ressourcer/behov for yderligere ressourcer 8. Hvordan kan situationen udvikle sig (vurdering): 9. Mediebilledet og krisekommunikation: 10. Kort og illustrationer: P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 21
Beredskabscenter Aalborg Borgmesterens Forvaltning Familie- og Beskæftigelses forvaltningen Ældre- og Handicap forvaltningen Skole- og Kulturforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Forsyningsvirksomhederne Sundhed og Bæredygtig Udvikling Bilag 5.7 Operative indsatsplaner udgivet af Aalborg Kommune Temaplan: BCA BF FB ÆH SK TM FV SBU Sundhedsberedskab X X X X Indkvarterings- og forplejningsberedskab Forsyningspligt (vand, el mv.) X X X X X Stormflodsberedskab X X Kraftig regn/pumpeindsats X X Informations- og presseberedskab X X X X X X X X Krisestab/Krisestyring X X X X X X X X Snerydningsberedskab X X Personale frafald X X X X Social døgnvagt Psykisk krise- og sorgberedskab X X X X IT-nedbrud X X X X X X X X Varsling af marginal grupper Strandrensning X X X X X Badesikkerhed X Kollektiv trafik X Nødbegravelse Delplan Familie- og X Beskæftigelsesforvaltningen Delplan Ældre- og X Handicapforvaltningen X: Medvirkende X: Ansvarlig for koordinering på tværs af forvaltningerne hvor påkrævet X: Uafklaret X Side 22
Bilag 5.8 Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere Aalborg Kommunes fortsatte enhed Aalborg Kommunes decentrale enheder Aalborg Kommunes basisorganisation Andre kommuner Region Nordjylland Tværgående stabe (Lokal Beredskabsstab/National Operativ Stab, International Operativ Stab) Nordjyllands Politi Beredskabsstyrelsen Embedslægeinstitutionen Forsvaret, herunder Hjemmeværnet Øvrige centrale myndigheder Private aktører Internationale samarbejdspartnere (EU, FN, NATO m.v.) Lokale, landsdækkende og internationale medier P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 23
Bilag 5.9 Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse Ved opstillingen af nye forslag skal der fokuseres på følgende forhold: Hvad er årsagen til anmodningen eller ændringen i situationen? Er der behov for nye tiltag eller ændringer af eksisterende tiltag? Opstilling af forslag, bl.a.: Hvilke muligheder er der for disponering/omdisponering af Aalborg Kommunes egne ressourcer? Hvilke muligheder er der for bistand fra andre aktører? Vurdering af de enkelte forslag: I hvilket omfang vil forslaget løse situationen? Kortsigtede konsekvenser (ønskede/uønskede), herunder påvirkning af andre tiltag. Langsigtede konsekvenser (ønskede/uønskede), herunder påvirkning af andre tiltag samt behov/muligheder for afløsning. Forslagets signalværdi. Behov for krisekommunikation før, under og efter iværksættelse. Hvilke aktører skal inddrages eller orienteres inden iværksættelse? Side 24
Bilag 5.10. Instruks for sammensætning af Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS) Ved aktivering af Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) aktiveres samtidig Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS). Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS) varetager ledelsen af Beredskabscenter Aalborg mens stabene er aktiveret. Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS) skal understøtte stabschefens funktion i Aalborg Kommunale Krisestab (AKK). Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS) sammensættes af nedenstående funktioner: Kriseledelse: Leder af Brand og Sikkerhed Øvrige: Kommunikations- og vagtcentralleder: Personalekoordination i vagtcentralen samt planopfølgning. Kommunikations- og vagtcentralens log samt forbindelsesofficer mellem Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS) og Aalborg Kommunale Krisestab (AKK). Efter behov tilkaldes: Stedfortræder for leder af Brand og Sikkerhed: Akut operativ indsats i stab. Stedfortræder for leder af Drift og Anlæg: Logistik i Beredskabscenter Aalborgs operative stab (BCAA OS). Indsatsledere: Beredskabscenter Aalborgs indsatsledere varetager ledelsen på de enkelte skadesteder. P l a n f o r f o r t s a t d r i f t Side 25
Beredskabscenter Aalborgs stabsfunktioner Afd. leder Brand & Sikkerhed Kriseledelse af BCAA Beredskabscenter Aalborgs Kommunikations- og Vagtcentral Overgår til Aalborg Kommunale Krisestab (AKK) Beredskabschef / Stabschef Beredskabschefens sekretær Planlægger Operative skadesteder Øvrige Indsatsledere Afd. leder Drift & Anlæg Leder af logistik Sekretariatsleder med personale Døgnvagtstyrke Indsatspersonel Deltids brandmænd Indsatspersonel Frivillige Indsatspersonel Operative skadesteder Frivillige Støttefunktioner Logistik og støttefunktioner IT-enhed Kurer- og chaufførtjeneste Forplejning og indkvartering Ad hoc Overgår til Kommunikations -gruppen (KG) Informationsmedarbejder Side 26