Alarmering af kommunens nøglepersoner

Transkript

1 Plan nr. 1 Alarmering af kommunens nøglepersoner Indledning Indsatsplanen indeholder retningslinjer for alarmering af kommunens nøglepersonel i situationer hvor kommunens normale drift er truet, og i akutte situationer hvor den normale drift ikke kan opretholdes. 1. Planen er opdelt således: 1. Alarmeringsfasen 2. Organisering 3. Plan for tilkald af nøglepersonel 4. Information 5. Telefonliste Politiet eller vagthavende indsatsleder Beredskabschefen Kommunaldirektøren Direktørerne Fag/stabschefer I arbejdstiden Nøglepersoner kontakter ved henvendes til institutioner jf. telefonlisten Udenfor arbejdstiden Nøglepersoner kontakter privat enten på privat tlf. nummer jf. telefonlisten eller ved personlig henvendelse. Alm. driftsforstyrrelse Driftsforstyrrelser på institutions og fagområdeniveau Truende driftsforstyrrelser Kommunen normale drift er truet Akut driftsforstyrrelse Kommunen kan ikke opretholde sin normale drift. Revideret: 14. november 2017

2 2. Organisering Ved almindelige driftsforstyrrelser på institutions- og fagområdeniveau tilkaldes institutionens nøglepersonale jf. institutionens telefonliste. Ved en truet driftssituation (beredskabsniveau I) nedsættes en styregruppe ledet af kommunaldirektøren. Styregruppen består af: Kommunaldirektøren Direktionen Beredskabschefen Krisestab. I krisesituationer (beredskabsniveau II) nedsættes en krisestab, der ledes af borgmesteren jf. hoveddelens afsnit 7.4. Indkaldelse af styregruppen og krisestaben. Det påhviler beredskabschefen at tage initiativ til indkaldelse. 3. Plan for tilkald af nøglepersonel Tiltag iværksættes efter beslutning herom truffet af styregruppen/krisestaben. Situation: Kommunens normale drift er truet eller den normale drift kan ikke opretholdes. Opgave: Kommunens fag og stabsområder herunder institutioner skal orienteres om situationen og om hvilke tiltag ledelsen allerede har eller påregner at sætte i værk. Kommunens fag og stabsområder herunder institutioner skal have besked om hvilke opgaver og tiltag det påhviler dem at sætte i værk. Udførelse: Nøglepersonerne kontaktes i arbejdstiden pr. telefon på fag/stabsområdernes administration. Uden for arbejdstiden på personernes private telefon. Er telekommunikationen afbrudt kontaktes nøglepersonerne ved ordonnans. Ressourcer: Direktionen sikrer gennem fagcheferne kontakten til nøglepersoner inden for de enkelte fag/stabsområder. Se diagrammet her under: 2

3 Styregruppen 4. Informationer Informationsopgaven varetages i overensstemmelse med kommunens generelle plan for information og kommunikation. 5. Telefonliste Nedenstående liste angiver nøglepersoner for kommunens politiske niveau, direktion og fag/stabsområder. Funktion & navn Alm. tlf. Mobiltlf. Privat Borgmester - Iver Enevoldsen Nørregade Hvide Sande 1. Viceborgmester - Kristian Andersen Vardevej Tarm Viceborgmester - Kristian Bøgsted Konvalvej Ringkøbing

4 Direktion. Kommunaldirektør Jens Peter Hegelund Jensen Direktør Flemming Juel-Nielsen Engtoften Skjern Direktør Anette Ørbæk Andersen Vardevej Skjern Fag- og stabschefer. Fagchef Kim Ulv Christensen Beskæftigelse Fagchef Carsten Spang Borgerservice Fagchef Claus Friis Lange Børn og familie Fagchef Lone Rossen Land, by og kultur Fagchef John Christensen Sundhed og omsorg Fagchef Flemming Nielsen Dagtilbud & undervisning Fagchef Inge Marie Vestergaard Handicap og psykiatri Stabschef Karen Marie Johansen Intern udvikling og personale Stabschef - Carsten Spang Service og digitalisering Stabschef Thomas Andersen - Viden og strategi Redningsberedskabet. Beredskabschefen - Kim Bjerg Wemmelund Viceberedskabschefen - Niels Christensen

5 Plan nr. 2 Plan for Krisestabens behandling af informationer Forstærket overvågning I forbindelse med 1. stabsmøde træffer staben beslutning om hvilke telefonnumre, mailadresser og andre kommunikationssystemer, der skal indføres forstærket overvågning af. Iværksættelse af medieovervågning Byråds- og direktionssekretariatet skal hurtigst muligt efter aktiveringen af krisestaben iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier (tv, radio / netradio og hjemmesider) Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl. For løbende at have overblik over situationen ved kommunes decentrale enheder m.fl. kan krisestaben iværksætte en rapporteringsordning. Når rapporteringsordning er sat i værk skal de decentrale enheder hver 3. time, og senest 1 time før næste planlagte stabsmøde sende krisestaben en ajourført situationsrapport på post@rksk.dk. Hastemeldinger fra decentrale enheder m.fl. (SITREP) Ringkøbing - Skjern Kommunes decentrale enheder, forbindelsesmedarbejdere m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffen begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Se Bilag 7- SITREP Videre sendelse af informationer til stabsrummet Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til stabsrummet uanset hvor og hvordan informationerne modtages. For at undgå information overload er det særdeles væsentligt, at afsenderen vurderer, hvilke informationer der er relevante i forhold til den aktuelle krisestyring, inden de videresendes til krisestaben. Mails videresendes til post@rksk.dk telefoner omstilles til stabsrummets hovednummer eller telefonbeskeder overdrages til krisestabschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til krisestabschefen. 5

6 Krisestabens behandling af informationer om krisen Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er krisestabschefens ansvar at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger m.v. Byråds- og direktionssekretariatet yder sekretariatsbistand til krisestabsschefen. Det indebærer bl.a.: Krisestabens logførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt krisestabens beslutninger i kommunes log. Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Krisestabens referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under krisestabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Krisestabschefen godkender inden fordeling. Vurdering af informationer om krisen Krisestaben skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt rettidig og målrettet krisekommunikation. I forbindelse med vurderingen skal krisestaben i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra kommunes side afleveres direkte til krisestabschefen. Øvrige informationer sendes til støttefunktionen, som udarbejder kommunes samlede situationsbillede, så disse informationer kan indgå i den samlede situationsbeskrivelse. Opstilling af kommunes samlede situationsbillede Byråds- og direktionssekretariatet har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre kommunes samlede situationsbillede. Da opgaven er omfattende, skal denne funktion som minimum bemandes med to medarbejdere. Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal støttefunktionen være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Ringkøbing - Skjern Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete krise og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdspartnere. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (geodata) og andre relevante former for illustrationer. 6

7 Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for kommunes samlede situationsbillede. Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Kommunens samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte stabsmøde (hver 3. time) eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i krisestaben, kommunens basisorganisation, decentrale enheder m.fl. kan anmodes om at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afleveres på (Opfølgning på mail mangler) senest 1 time inden næste planlagte krisestabsmøde. Kommunens samlede situationsbillede fordeles til krisestabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Med krisestabschefens godkendelse fordeles kommunes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter krisestabsmødet Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Kommunens decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer indtil krisestaben beslutter andet. Krisestabschefen har bemyndigelse til at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Overblik over Ringkøbing - Skjern Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af Byråds- og direktionssekretariatet med udgangspunkt i indrapporteringer fra kommunes decentrale enheder, og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt. Modtagelse af anmodninger om Ringkøbing - Skjern Kommunes bistand Anmodninger om kommunens bistand kan komme enten fra kommunens decentrale enheder eller fra eksterne aktører. Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afleveres direkte til krisestabschefen, som tager stilling den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag. Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra kommunens side afleveres direkte til krisestabschefen. 7

8 Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om Ringkøbing - Skjern Kommunes bistand eller ved ændringer i situationen skal krisestaben opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Krisestabschefen beslutter hvilke enheder, der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Ringkøbing - Skjern Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter at Ringkøbing - Skjern Kommune har indhentet politisk godkendelse. Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter krisestaben hvilke tiltag, kommunen skal sætte i værk. Forslagene drøftes som udgangspunkt på krisestabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer krisestabschefen krisestaben på næste ordinære stabsmøde. Alle beslutninger indføres i krisestabens log, og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til kommunes basisorganisation og de decentrale enheder. Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af krisestabens log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ). 8

9 Plan nr. 3 Information og kommunikation 1. Information og Kommunikation Kommunens information og kommunikationsberedskab såvel intern som ekstern er af vital betydning såvel i krise, katastrofe som krigssituationer. Information af og kommunikation med borgerne, kommunens fagområder og beredskabsenhederne er af væsentlig betydning for lokalsamfundets funktion og kommunens muligheder for at kunne håndtere krisesituationer. Informations og kommunikationsberedskabet skal i krise, katastrofe og krigssituationer fungere som angivet i denne plan. 2. Organisering af Kommunikationsopgaven Kommunikationsenheden er organisatorisk placering i stabsfunktionen Digital udvikling og kommunikation Stabschefen har reference til kommunaldirektøren. Stabschefen har, såvel i krisesituationer i fredstid som krigssituationer, ansvaret for at kommunens informations- og kommunikationsberedskab disponerer i overensstemmelse med bestemmelserne i denne plan. I situationer hvor kommunens drift ikke kan opretholdes på normalt niveau, nedsættes der en informationsgruppe hvis opgave er at håndtere den interne og eksterne information, herunder kontakten til medierne. Informationsgruppen består af: Kommunaldirektøren Repræsentant for det politiske niveau Stabschefen Afdelingslederen for kommunikationsafdelingen I krisesituationer nedsættes en kriseledelse med repræsentanter for såvel det politiske som administrative niveau. Det påhviler stabschefen at tage initiativ til indkaldelse af såvel informationsgruppen som kriseledelsen. 3. Kommunens politik for Information og I forbindelse med almindelige forekommende uregelmæssigheder varetages informationen af det fagområde uregelmæssighederne hører under. Kommunikation I forbindelse med større uregelmæssigheder og kriser varetages den generelle information til pressen af Kommunikationsafdelingen. Kommunikationsafdelingen har ansvaret for at informering af pressen er koordineret med politiet. Informationer til kommunens borgere varetages af Kommunikationsafdelingen. Informering af borgerne skal nødvendigt omfang være koordineret med politiet. Interne informationer varetages af den enkelte fagchef. 4. Kommunikationsmidler Fastnettelefon mobiltelefon - intranet internet. 9

10 Der henvises i øvrigt til Kommunikationsafdelingens interne Kriseguide. Telefonliste Navn Alm. telefon Mobiltelefon Ringkøbing-Skjern Kommune Borgmesteren iver.enevoldsen@rk sk.dk Kommunaldirektøren jph.jensen@rksk.dk Kommunikationschefen Politiets alarmcentral - Viborg Politiets vagtcentral - Holstebro Beredskabschefen Falcks Vagtcentral - Skejby ( ) TV Midt/Vest P4 Midt og Vest Radio Klitholm Radio Ådalen

11 Plan nr. 4 Plan for Krisekommunikationsteam Krisekommunikationsteamet (KKT) Byråds- og direktionssekretariatet opstiller og leder krisestabens krisekommunikationsteam (KKT), som er en forstærket udgave af kommunes daglige kommunikationsenhed. KKT opgave er at rådgive krisestaben og varetage Ringkøbing - Skjern Kommunes kommunikationsopgaver under krisen. Aktivering af KKT Sekretariatschefen for Byråds- og direktionssekretariatet indkaldes som fast medlem ved aktivering af Ringkøbing - Skjern Kommunes krisestab. Sekretariatschefen for Byråds- og direktionssekretariatet eller dennes stedfortræder indkalder snarest herefter KKT. KKT skal så vidt muligt mødes inden 1. møde i Ringkøbing - Skjern Kommunes krisestab. På mødet orienteres om situationen, og den planlagte ansvars- og opgavefordeling for KKT justeres i forhold til den aktuelle hændelse og bemanding i KKT. Indledende kommunikationsopgaver En lang række initiativer kan med fordel sættes i gang hurtigst muligt og i tæt samarbejde med krisestabsledelsen. De bør derfor ikke afvente 1. stabsmøde. Iværksættelse af medieovervågning og medieanalyse KKT iværksætter systematisk overvågning af eksterne medier og andre aktørers hjemmesider umiddelbart efter aktiveringen af KKT. Overvågning og analyse af mediebillede skal bidrage til kommunens samlede situationsbillede, den skal danne grundlag for krisestabens presse- og kommunikationsstrategier samt sikre, at fejlagtige oplysninger kan blive korrigeret. Overvågningen skal analyseres og dokumenteres forud for 1. stabsmøde og herefter før alle stabsmøder. Analysen overdrages til den presseansvarlige i krisestaben. Foreløbig pressestrategi I forbindelse med kriser vil medierne hurtigt henvende sig for at få udtalelser fra Ringkøbing - Skjern Kommune. KKT skal derfor hurtigt få fastlagt og godkendt en første pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Strategien bør som minimum omfatte følgende: 11

12 Hvem udtaler sig på Ringkøbing - Skjern Kommunes vegne (talsmandshierarki). Foreløbige budskaber (kan være af afventende karakter). Eventuelle ændringer af faste procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen. Forberedelse af det videre kommunikationsarbejde For at sikre fremdriften i det videre kommunikationsarbejde kan KKT umiddelbart: Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige hos samarbejdspartnere. Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige i egen organisation. Tilpasse/klargøre distributionslister til pressemeddelelser (e-post). Tilpasse/klargøre distributionslister til kommunikationsbriefinger (e-post). Varsle it-ansvarlige om behovet for opdateringer af hjemmesiden. Udarbejde/ajourføre scenariebaserede faktaark og baggrundsmateriale. Hvis der er tale om en hændelse, hvor ekstraordinært mange borgere og medier vil henvende sig direkte til Ringkøbing - Skjern Kommune, kan KKT desuden: Forberede aktivering af telefonslusen, der leder medier og borgere videre fra Ringkøbing - Skjern Kommunes hovedtelefonnummer til hhv. KKT s pressehåndteringsteam og borgerservice (call center). Forberede aktivering af standardsvar på e-posthenvendelser. Første orientering til af medierne Straks efter at den foreløbige pressestrategi er fastlagt og godkendt af stabsledelsen kan der udsendes en kort orientering til udvalgte eksterne medier. Orienteringen sendes som en e-post til redaktionerne og bør som minimum indeholde: En kort orientering om hændelsen og Ringkøbing - Skjern Kommunes involvering i håndteringen. Oplysninger om Ringkøbing - Skjern Kommunes talsmand, og hvordan pressen bør kontakte Ringkøbing - Skjern Kommune. Tidspunkt for hvornår Ringkøbing - Skjern Kommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information. Første nyhed på hjemmesiden, kriseinfo.dk og intranet For at synliggøre over for offentligheden og medarbejdere, at Ringkøbing - Skjern Kommune er i færd med at håndtere konsekvenserne af den indtrufne hændelse, skal der offentliggøres en kort nyhed på Ringkøbing - Skjern Kommunes hjemmeside og intranet og evt. også på kriseinfo.dk. Nyheden skal som minimum indeholde følgende informationer: En kort orientering om hændelsen og Ringkøbing - Skjern Kommunes involvering i håndteringen En foreløbig vurdering af konsekvenserne Faktaark om Ringkøbing - Skjern Kommunes beredskab Nyheden udarbejdes på dansk og engelsk og godkendes af krisestabschefen inden offentliggørelse. 12

13 Første kontakt til relevante samarbejdspartnere For at sikre koordination af kommunikations- og pressearbejdet skal KKT tage kontakt til de presseansvarlige hos relevante samarbejdspartnere for at aftale: Hvem der er lead på forventede presse-issues. Særlige strategiske eller sikkerhedsmæssige hensyn. Procedure for gensidige orienteringer, fx tidspunkter for næste telefonmøde. Forberedelse/deltagelse i 1. stabsmøde Den presseansvarlige repræsenterer KKT under stabsmøderne. Andre af KKT s ressourcepersoner kan efter behov deltage som observatører, så at de ikke efterfølgende skal opdateres om situationsbilledet, beslutninger m.v. Inden stabsmødet skal KKT sende en kortfattet analyse af mediebilledet til krisestaben. KKT forbereder følgende oplæg til 1. stabsmøde: Hidtidige strategier og initiativer. KKT s behov for ressourcepersoner og anden støtte fra basisorganisationen. Samarbejde med Ringkøbing - Skjern Kommunes decentrale enheder, eksterne aktører, NOST/DCOK og Beslutning af kommende kommunikationsinitiativer og -strategier. Det videre kommunikationsarbejde Indkaldelse af ekstra personel til udvidet bemanding og afløsning Hvis krisestaben har godkendt, at KKT styrker bemandingen med ressourcepersoner fra den øvrige del af organisationen, skal KKT vurdere behovet for yderligere personale, både umiddelbart og senere som led i en afløsning. I vurderingen skal der blandt andet tages hensyn til: Forventede antal henvendelser fra eksterne medier og borgere. Behovet for forbindelsesmedarbejder til DCOK og lokale stabe samt støtte til decentrale enheder. Krisens forventede varighed. Kommunikationsstrategi og -plan Som grundlag for det videre kommunikationsarbejde udarbejder KKT en strategi og plan for den videre indsats. Strategien og planen ajourføres efter behov og distribueres til krisestaben og relevante dele af kommunens egen organisation. Aktivering af telefonsluse og e-post-standardsvar Hvis krisestaben beslutter at aktivere den særlige telefonsluse og de forberedte standardsvar på e- posthenvendelser til hhv. Ringkøbing - Skjern Kommunes hovedtelefonnummer og hovedpostkasse påhviler det KKT at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Briefe og instruere operatører. 13

14 Produktion af tekster og grafik KKT skal hurtigst muligt tilpasse forberedte (scenariebaserede) tekster til den aktuelle hændelse. Herudover skal KKT producere de redaktionelle produkter, der er omtalt i kommunikationsstrategiog planen. Det omfatter blandt andet tekster, billeder og grafik til: Intranet og hjemmeside (nyheder og eventuelt temaside). Faktaark, FAQ og andet baggrundsmateriale. Tekster og grafik til Infobreve til pårørende. Koordination med interne og eksterne talsmænd / kommunikationsansvarlige For at sikre løbende koordination og gensidig orientering om strategier og kommunikationsinitiativer skal KKT løbende holde kontakt med presseansvarlige og talsmænd i og uden for egen organisation; enten forud eller lige efter stabsmøder og pressemøder eller i forbindelse med aktuelle pressehenvendelser. Koordinationen kan med fordel gennemføres som telefonmøder med flere deltagere. Kommunikationsbriefinger På baggrund af bidrag KKT orienteres relevante dele af kommunens egen organisation løbende om pressehenvendelser, kommunikationsstrategi, mediebillede, intern og ekstern kommunikation samt svarberedskaber. Aktivering af Ringkøbing - Skjern Kommunes call center Hvis krisestaben beslutter at aktivere kommunens call center, er KKT ansvarlig for, at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Indkalde, briefe og instruere operatører. Forberedte svarguides (scenariebaserede) tilpasses den aktuelle hændelse. Planlægge for den videre drift, herunder afløsning af personale. Åbning af pressecenter Hvis krisestaben beslutter at åbne et pressecenter for medierne, skal KKT igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol. Afholdelse af pressemøde Hvis krisestaben beslutter at afholde et pressemøde, påhviler det KKT, at: Indkalde til pressemødet. Igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol. Der bliver fremstillet et presse kit til uddeling og præsentationsmaterialer. Afslutning af KKT s arbejde Krisestaben beslutter hvornår KKT afslutter sit arbejde, og hvordan opgaver, der bør fortsætte overdrages til relevante enheder i kommunens basisorganisation. 14

15 Plan nr. 5 Afholdelse af første stabsmøde Opgave: Planen aktiveres, når første stabsmøde skal afholdes Ledelse/ansvar udførelsen af opgaven: Beredskabschefen er ansvarlig for indkaldelse og for at dagsorden gennemføres Organisation: Kriseorganisationen Bemanding: Staben Procedurer/foranstaltninger a. Indkaldelse af møde. Det er vigtigt at der indkaldes til møde, sammen med dagsorden, så de forskellige medlemmer kan se hvad der forventes af dem. b. Afholdelse af mødet På baggrund af bilag nr. 1, tages alle punkter op på første stabsmøde. Bemærkninger. a. Bilag 1 Mødeindkaldelse b. Bilag 2 Dagsorden for første stabsmøde c. Bilag 3 Dagsorden for efterfølgende stabsmøder 15

16 Sidst afprøvet: [dd.mm.åååå], [navn, enhed] 16