Region Nordjyllands. Generelle beredskabsplan. Senest ajourført: april 2013, Senest afprøvet: [dato + navn]

Transkript

1 Region Nordjyllands Generelle beredskabsplan Senest ajourført: april 2013, Af Kontoret for Bygninger og Anlæg Senest afprøvet: [dato + navn]

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 4 Formålet med Region Nordjyllands generelle beredskabsplan... 4 Planens centrale præmisser... 4 Krisestaben... 4 Beredskabsplanens ajourføring og afprøvning Aktivering og drift af Region Nordjyllands krisestab Målet med aktivering og drift af Region Nordjyllands krisestab Modtagelse af varsler, alarmer m.v Aktivering af Region Nordjyllands krisestab Krisestabens støttefunktioner Udsendelse af forbindelsesofficerer Afløsning af stabsmedlemmerne Region Nordjyllands alternative mødested (2nd site) Snitflader til sundhedsberedskabet Beredskabsstaben aktiveres af: Beredskabsstabens beslutningskompetence: Beredskabsstaben har kompetence til at beslutte iværksættelse af Akut Medicinske Koordinations afdeling AMK Forsvaret aktiveres af: Forsvarets beslutningskompetence: Forsvaret har kompetence til at beslutte omfanget af den militære indsats Redningsberedskaberne aktiveres af: Redningsberedskabets beslutningskompetence: AMK kan aktiveres af: AMKs beslutningskompetence: KOOL aktiveres af: KOOLs beslutningskompetence: Sygehusene aktiveres af: Sygehusenes beslutningskompetence: Side 2 af 33

3 Sygehusene har kompetence til at iværksætte delegerede opgaver fra AMK De praktiserende læger aktiveres af: De praktiserende lægers beslutningskompetence: Praktiserende læger har kompetence til at iværksætte delegerede opgaver fra AMK Håndtering af informationer om krisen Målet med håndtering af informationer Tilgang af informationer om krisen Krisestabens behandling af informationer om krisen Koordinering af handlinger og ressourcer Koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Typiske samarbejdspartnere under kriser Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over Region Nordjyllands ressourcer Modtagelse af anmodninger om Region Nordjyllands bistand Ændringer i situationen Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Opfølgning på iværksatte tiltag Krisekommunikation Målet med krisekommunikation Krisekommunikationsteamet (KKT) Indledende kommunikationsopgaver Det videre kommunikations arbejde Afslutning af KKT s arbejde Operativ indsats Side 3 af 33

4 Indledning Planen er udarbejdet i henhold til Beredskabslovens 25. Formålet med Region Nordjyllands generelle beredskabsplan Beredskabsplanen anvendes ved hændelser, hvor der er behov for at etablere en krisestyringsorganisation til at håndtere hændelsen. Planen har således til formål at beskrive forhold vedrørende etablering af en krisestyringsorganisation, der gør det muligt for Region Nordjylland hurtigt og effektivt at løse sine opgaver. Beredskabsplanen skal sikre en effektiv varetagelse af Region Nordjyllands ansvar og opgaver i Regionshuset, IT-huset samt i alle institutioner under Specialsektoren. Beredskabsplanen omfatter ikke sygehusdrift og Praksissektoren, da disse er omfattet af den særskilte plan for sundhedsberedskab. Planens centrale præmisser Den generelle beredskabsplan er baseret på Region Nordjyllands almindelige organisation (basisorganisationen) suppleret med etablering af en stab og tilhørende stabsstøttefunktioner. Planen er baseret på fire overordnede principper: Sektoransvarsprincippet: Den enhed, der har ansvaret for en opgave til daglig, bevarer ansvaret for opgaven i staben. Lighedsprincippet: De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst muligt omfang også i krisestyringsorganisationen. Handlingsprincippet: I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Fleksibilitetsprincippet: Planens forskellige elementer kan tilpasses og tages i anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af krisestaben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Krisestaben Krisestaben er omdrejningspunktet for Region Nordjyllands samlede krisestyring. Staben ledes, organiseres og bemandes efter den konkrete krise (fastlægges på 1. stabsmøde) og kan overordnet bestå i en skeletbemanding eller stabsbemanding. Afhængigt af den konkrete krise løser Region Nordjylland en række opgaver i basisorganisationen uanset om der er etableret skeletbemanding eller fuld bemanding af staben. Side 4 af 33

5 Planen bygger endvidere på, at informationer er en forudsætning for effektiv krisestyring. Et højt informationsniveau er dog krævende - både for udfærdiger og for modtager. Planen bygger derfor på, at mest mulig information udarbejdes skriftligt, og at stabsmøderne ikke anvendes til orienteringer, men til koordination og beslutning. Et nøgledokument er Region Nordjyllands samlede situationsbillede (se bilag 5), som indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for Region Nordjyllands krisestyring. Normalt afholdes der stabsmøder hver tredje time (kl. 9, 12, 15, osv.), medmindre andet aftales. Bidrag til Region Nordjyllands samlede situationsbillede skal afleveres på stabsrum@rn.dk senest én time inden næste stabsmøde. Dagsorden for stabsmøde fremgår af bilag 3. Beredskabsplanen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med direktionen. Berørte enheder skal - også uden for arbejdstid - efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser m.v. Beredskabsplanen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme. Beslutter regeringens krisestyringsorganisation at forøge beredskabet, eller aktiveres den nationale operative stab, beslutter krisestaben, hvilke beredskabsforanstaltninger Region Nordjylland skal sætte i værk. Visse foranstaltninger kan dog først iværksættes efter Region Nordjylland har indhentet politisk godkendelse. Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Region Nordjylland iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. Beredskabsplanens ajourføring og afprøvning Beredskabsplanen justeres og ajourføres løbende efter behov. Intern Administration og Service er ansvarlig for ajourføring af denne plan. Intern Administration og Service skal mindst 1 gang om året planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Region Nordjylland afprøver beredskabsplanen eller væsentlige dele heraf. Intern Administration og Service har det overordnede ansvar for at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. Side 5 af 33

6 1. Aktivering og drift af Region Nordjyllands krisestab 1.1. Målet med aktivering og drift af Region Nordjyllands krisestab Målet med aktivering og drift af Region Nordjyllands krisestab er at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise Krav til krisestaben Region Nordjylland skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest 1 time, efter det er besluttet at aktivere krisestaben, og skal kunne drives på dette niveau i minimum 3 døgn. Region Nordjylland skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer til tværgående stabe m.v. Udsendelsen skal kunne opretholdes i minimum 3 døgn med 1-2 forbindelsesofficerer pr. stab i 12-timers vagter Modtagelse af varsler, alarmer m.v. Varsler, alarmer m.v. modtages enten af basisorganisationen eller af vagthavende medarbejder (uden for normal arbejdstid). De typiske varsler, alarmer m.v. består af: vejrvarsler trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler aktivering af den lokale beredskabsstab og/eller den nationale operative stab DCOK varsler og alarmer fra internationale organisationer informationer fra medierne De mest sandsynlige beredskabssituationer anses for at være: Brand Strømsvigt Oversvømmelse Anden form for ekstremt vejr 1.3. Aktivering af Region Nordjyllands krisestab Beslutning om aktivering af krisestaben Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt af Region Nordjyllands daglige beredskab skal vedkommende kontakte følgende (i nævnte rækkefølge indtil der opnås kontakt): Chefen for Regionssekretariatet Jens Larsen Pedersen jlp@rn.dk Side 6 af 33

7 Region Nordjyllands direktion: o Regionsdirektør Per Christiansen per.christiansen@rn.dk o Direktør Dorte m. Stigaard dorte.stigaard@rn.dk o Direktør Jens Winther Jensen jens.winther.jensen@rn.dk Afdelingschefer: Afdeling Leder Telefon Mobil Privat Mail Koncern HR Jacob H. Jacobsen jaj@rn.dk Koncern Økonomi Henrik Larsen hel@rn.dk Koncern IT Claus Wegener Kofoed c.kofoed@rn.dk Sundhed, Plan og Kvalitet Peter Larsen pl@rn.dk Specialsektoren Ole Bjerre Jakobsen olbj@rn.dk Regional Udvikling Henning Christensen hsc@rn.dk Praksissektoren Henrik Sprøgel hes@rn.dk Koncern Kommunikation Erik Hagen Jørgensen ehj@rn.dk Herefter beslutter den pågældende chef: om krisestaben skal aktiveres på hvilket aktiveringsniveau (jf. tabel nedenfor) med hvilke medlemmer og støttefunktioner (se pkt ), se også ovenstående tabel over afdelingschefer. Når disse beslutninger er truffet, beder den pågældende chef receptionen eller vagthavende medarbejder om at iværksætte aktiveringen (jf. pkt ). Aktiveringsniveau Varsling af chefer og nøglepersoner (informationsberedskab/forhøjet beredskab) Beskrivelse Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Receptionen eller den vagthavende medarbejder kontakter chefer eller souschefer (jf. pkt ), som derefter kontakter egne medarbejdere. Side 7 af 33

8 Indkaldelse af chefer og nøglepersoner (stabsberedskab/markant forhøjet beredskab) Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse m.v. i Region Nordjylland for umiddelbart at kunne mødes og koordinere Region Nordjyllands opgaver. Indkaldelse af den samlede krisestab (fuldt etableret beredskab) Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for at Region Nordjyllands ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid Sammensætningen af Region Nordjyllands krisestab Følgende enheder er faste medlemmer af Region Nordjyllands krisestab, og chef eller souschef skal indkaldes i forbindelse med alle aktiveringer: Direktionen Regionssekretariatet Sekretariatsbistand o Chefen for Regionssekretariatet: Jens Larsen Pedersen jlp@rn.dk Kommunikationsenheden o Chefen for Kommunikationsenheden Erik Hagen Jørgensen ehj@rn.dk SPK Udarbejdelse af situationsbillede o Chefen for SPK: Peter Larsen pl@rn.dk Intern administration og Service Intern logistik (mad, kørsel, hvile) o Chefen for Intern administration og Service Karin Bruhn Termansen ktb@rn.dk Herudover kan der - efter konkret vurdering - indkaldes ad hoc medlemmer fra Region Nordjyllands øvrige enheder. Alle enheder i organisationen skal derfor planlægge for at kunne indgå i krisestaben jf. kravene i pkt En vigtig snitflade til beredskabet i Region Nordjylland er sundhedsberedskabet. Se Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Inden for normal arbejdstid varetager receptionen de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. Uden for normal arbejdstid varetager den vagthavende medarbejder disse opgaver. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Side 8 af 33

9 Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail. Receptionen eller vagthavende medarbejder skal føre en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Hvis der indkaldes til stabsmøde skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden (normalt jf. bilag 3). Klargøring af stabsrummet Krisestaben anvender stabsrummet i stuen (mødelokale E). Hvis ikke stabsrummet kan være klar inden 1. stabsmøde afholdes mødet i Regionrådssalen. Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab Orientering af fremmødte/medlemmer i staben I receptionen opsættes der et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, f.eks. afholdelse af stabsmøde. Indholdet i opslaget aftales med den chef, der har besluttet, at Region Nordjyllands stab skal aktiveres. Opstart af log samt overvågning af telefon og mail Region Nordjyllands log startes og overvågningen af hovedtelefonnummer og hovedpostkasse region@rn.dk forstærkes, når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. Loggen føres af receptionen eller vagthavende medarbejder, indtil opgaven kan overdrages til krisestabes logfører. Generel orientering af Region Nordjyllands medarbejdere Region Nordjyllands medarbejdere orienteres via mail og intranettet om situationen, (ved nedbrud af internet indkaldes til samling i kantinen) herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor Gennemførelse af 1. stabsmøde På 1. stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af chefen for Regionssekretariatet, og gennemføres ud fra dagsorden for 1. stabsmøde. Bilag 2: Dagsorden for 1. stabsmøde Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagere fastlægges af kriselederne og stabschefen. Mødet ledes normalt af stabschefen, og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Bilag 3: Dagsorden for stabsmøder 1.4. Krisestabens støttefunktioner Krisestaben kan efter behov få støtte fra nedenstående funktioner. Det er den enhed, som har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som har ansvaret for den nærmere planlægning, herunder ansvaret for at de forskellige funktioner løbende kan bemandes med kvalificerede medarbejdere, når krisestaben er aktiveret, også uden for normal arbejdstid. Side 9 af 33

10 Sekretariatsbistand Regionssekretariatet har det overordnede ansvar for at yde sekretariatsbistand til stabschefen, herunder især medvirke til at sikre, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Sekretariatsfunktionerne omfatter logfører, sekretærer og referenter Udarbejdelse af Region Nordjyllands situationsbillede Sundhed Plan og Kvalitet har det overordnede ansvar for at udarbejde Region Nordjyllands situationsbillede. De nærmere procedurer vedrørende håndtering af informationer om krisen fremgår af kapitel Region Nordjyllands krisekommunikation Kommunikationsenheden har det overordnede ansvar for Region Nordjyllands informationer til borgere og medier om krisen, for overvågningen af mediernes dækning af situationen m.v. De nærmere forhold vedrørende Region Nordjyllands krisekommunikation fremgår af kapitel Logistik (forplejning, hvilefaciliteter og kørsel m.v.) Intern administration og service har det overordnede ansvaret for Region Nordjyllands interne logistik (forplejning, hvilefaciliteter, kørsel m.v.). Der skal altid være adgang til kaffe, te, kolde vand, frugt m.v. Større måltider serveres som udgangspunkt kl. 7, 12 og 18. I tilfælde af en langvarig krise træffes der på stabsmødet konkret beslutning om etablering af egentlige hvilefaciliteter. Intern administration og service sikrer, at der er biler og chauffører til rådighed for staben. Stabschefen skal godkende kørsler IT Koncern IT har det overordnede ansvar for at krisestabens IT fungerer, og for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer GIS Lederen af Koncern IT: Claus Wegener Kofoed c.kofoed@rn.dk It support: tlf itsupport@rn.dk Regionssekretariatet har det overordnede ansvar for at betjene Region Nordjyllands geografiske informationssystem (GIS) i krisestaben, evt. i samarbejde med Regional Udvikling der har større erfaring med GIS Betjening af de sikrede kommunikationsmidler Intern administration og service har det overordnede ansvar for at betjene Region Nordjyllands sikrede kommunikationsmidler, samt at modtagne og afsendte klassificerede informationer bliver journaliseret efter gældende bestemmelser. Region Nordjyllands Akut Medicinske Koordinations afdeling (AMK) har 8 sikrede telefoner, der virker i tilfælde af en beredskabssituation. Side 10 af 33

11 1.5. Udsendelse af forbindelsesofficerer Region Nordjylland er forpligtet til at udsende forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af følgende tværgående stabe m.v.: Den Lokale Beredskabsstab National Operativ Stab International Operativ Stab Sundhed Plan og Kvalitet har det overordnede ansvar for udsendelse af forbindelsesofficererne, og udsendes i henhold til gældende procedurer for aktivering af de nævnte stabe. Forbindelsesofficererne skal: Fungere som et personligt forbindelsesled mellem Region Nordjyllands krisestab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab Afløsning af stabsmedlemmerne Hvis kriselederen og stabschefen 10 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af stabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Logistikfunktionen i krisestaben, Kontoret for Bygninger og Anlæg indkalder afløserne, og fører en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde Region Nordjyllands alternative mødested (2nd site) Såfremt krisestabe ikke kan anvende Region Nordjyllands normale lokaler og faciliteter i Regionshuset på Niels Bohrs Vej 30 samles krisestaben i IT-huset på Hadsundvej 184, 9000 Aalborg. 1.8 Snitflader til sundhedsberedskabet. Oversigt over beslutningskompetencer i Region Nordjylland i en beredskabssituation er beskrevet nedenfor. Beskrivelsen omfatter snitflader til beredskabet, herunder det statslige beredskab, Politi, sundhedsberedskabet og Akut Medicinske Koordinations afdeling AMK samt beskrivelse af beslutningskompetencer og kommandoveje. Sundhedsberedskabet er defineret som sundhedsvæsenets evne til at udvide og omstille sin behandlings- og plejekapacitet. Planerne for denne udvidelse og omstilling skal tage udgangspunkt i det daglige beredskab og være en fleksibel tilpasning af det daglige beredskab til den aktuelle situation. Der skal være en glidende overgang fra dagligdag til øget beredskab, således der opnås kontinuitet mellem dagligdagen og beredskabssituationen. Det personale, der løser opgaver til Side 11 af 33

12 daglig, skal derfor også være det personale, der løser tilsvarende opgaver i en beredskabssituation Beslutningskompetencer i Region Nordjylland Regionens arbejde med sundhedsberedskabet og det præhospitale beredskab er forankret i Præhospital- og beredskabsenheden under ledelse af regionens præhospitale leder. Regionens præhospitale leder har således kompetence til at træffe beslutninger inden for dette område. Sundhedsdirektøren for Region Nordjylland orienteres i tilfælde af en større hændelse med henblik på at sikre en koordineret indsats. Akut Medicinske Koordinations afdeling AMK er regionens omdrejningspunkt i en beredskabssituation. Her ligger kompetencer til at træffe beslutninger for regionens samlede ledelse og koordination af sundhedsberedskabet ved en større hændelse. Embedslægeinstitutionen er en statslig myndighed, som fagligt og administrativt hører under Sundhedsstyrelsen. Embedslægen har til opgave at give sundhedsmæssig rådgivning til blandt andet regionerne. Desuden har embedslægeinstitutionen kompetence til at løse opgaver inden for områderne smitte- og kontaktopsporing samt forebyggelse af smitsomme sygdomme, miljømedicin og sundhedsplanlægning i relation til beredskabet Snitflader til beredskabet Beredskabsarbejdet i Danmark foregår i samspil mellem beredskabsmyndigheder på forskellige niveauer. Beredskabsarbejdet i Region Nordjylland skal blandt andet koordineres med Politiets beredskabsplanlægning, redningsberedskabets planlægning og ambulanceberedskabets planlægning. Desuden skal der koordineres internt i regionen med for eksempel AMK og den primære sundhedstjeneste. Nationalt niveau På centralt niveau har regeringen oprettet National Operativ Stab (NOST), der kan indkaldes ved større hændelser, der skønnes ikke at kunne varetages af det lokale og/eller det regionale beredskab alene. NOST er som udgangspunkt forankret ved Rigspolitiet, Forsvarskommandoen, Beredskabsstyrelsen og Sundhedsstyrelsen, som alle er faste medlemmer af staben. Andre relevante myndigheder kan indkaldes efter behov. Som udgangspunkt har rigspolitichefen ledelsen af den nationale operative stab. NOST har som hovedopgave ansvaret for at varetage koordinationsopgaver i forbindelse med større hændelser og katastrofer, der ikke kan løses inden for de enkelte regioners ressourcer. Opgaver der omfatter flere samtidige hændelser i forskellige regioner, hvor der således opstår behov for koordinering på nationalt plan, bliver ligeledes NOSTs ansvar. Side 12 af 33

13 Stabens helt centrale opgave vil være at skabe overblik over en given situation med henblik på at tilvejebringe et relevant beslutningsgrundlag for de sektoransvarlige og skabe grundlag for den fornødne koordination og prioritering af både opgaveløsning og ressourcer samt med henblik på forelæggelse for relevante beslutningstagere. Regionalt niveau Politiet Politiet har den koordinerende ledelse af den samlede indsats ved større hændelser, der kræver indsats af flere myndigheder. Politidirektøren er således ansvarlig for den samlede indsats, men hver enkelt myndighed deltager med egen kompetence i overensstemmelse med princippet om sektoransvar 1. I Region Nordjylland er der etableret en Beredskabsstab ved Nordjyllands Politi. Staben varetager den koordinerende opgave i forbindelse med større ulykker og katastrofer. Region Nordjyllands repræsentanter i staben er henholdsvis den præhospitale leder samt afdelingschefen for SPK. Beredskabsstaben aktiveres af: Politidirektøren i Nordjyllands Politi NOST Beredskabsstabens beslutningskompetence: Beredskabsstaben har kompetence til at beslutte iværksættelse af Akut Medicinske Koordinations afdeling AMK. Forsvaret Totalforsvarsregion Nord Jf. lov nr. 122 af 27. februar 2001 er der i forsvarets beredskabsplan fastsat nærmere bestemmelser om militær hjælp til civile myndigheder. Forsvaret kan således blive en samarbejdspartner med Region Nordjylland i en beredskabssituation, afhængig af den konkrete hændelse. Forsvaret skal bidrage til at styrke totalforsvaret af Danmark og landets befolkning. Der er således blandt andet behov for, med forsvarets kapaciteter, at kunne beskytte større samfundsinstallationer. Forsvaret vil råde over fastansatte soldater, værnepligtige og frivillige, der umiddelbaret vil kunne indsættes i totalforsvarsopgaver i forhold til ulykker, katastrofer og terrorhændelser. Forsvaret aktiveres af: Politiets beredskabsstab Forsvarets beslutningskompetence: 1 Sektoransvar - myndighed eller organisation, der dagligt har ansvaret for et område, har ligeledes ansvaret ved ekstraordinære hændelser. Som led i sektoransvaret er det de enkelte myndigheders opgave at vurdere de beredskabsmæssige konsekvenser af egne foranstaltninger og at koordinere deres beredskabsplanlægning med andre myndigheder og organisationer Side 13 af 33

14 Forsvaret har kompetence til at beslutte omfanget af den militære indsats. Redningsberedskabet Regningsberedskabet består af det kommunale redningsberedskab og det statslige redningsberedskab. Redningsberedskabernes opgave er at forebygge, begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendom og miljøet ved ulykker og katastrofer eller ved overhængende fare herfor. Disse beredskaber indgår således som en af regionens naturlige samarbejdspartnere. Redningsberedskaberne aktiveres af: Akut Medicinske Koordinations afdeling AMK Redningsberedskabets beslutningskompetence: Det statslige redningsberedskab kan efter anmodning fra kommunale indsatsledere yde assistance til en kommunal beredskabssituation. Det kommunale redningsberedskab har kompetence til at levere den tekniske indsatsledelse i en beredskabssituation. Det kommunale beredskab træffer de overordnede beslutninger i en beredskabssituation i egen kommune. Det kommunale beredskab kan søge rådgivning hos Beredskabsstyrelsen. Akut Medicinske Koordinations afdeling AMK AMK er den funktion i regionens sundhedsvæsen, der er ansvarlig for den samlede ledelse og koordination af sundhedsberedskabet. AMK varetager funktionen med ansvar overfor regionens sundhedsdirektør. AMK ledes af en overlæge i Anæstesi. AMK kan aktiveres af: Beredskabsstaben AMKs beslutningskompetence: AMK har kompetence til at træffe beslutninger for den samlede koordinering af sundhedsberedskabet i en beredskabssituation. KOOL - skadestedskoordinerende Læge KOOL leder regionens sundhedsfaglige indsats i indsatsområdet, herunder at foretage en sundhedsfaglig vurdering, prioritere og koordinere den sundhedsfaglige indsats samt tage ansvar for visitation og transport af patienterne. KOOL aktiveres af: AMK KOOLs beslutningskompetence: KOOL har kompetence til at træffe de sundhedsfaglige beslutninger i et indsatsområde. Side 14 af 33

15 Ved større, komplekse og længerevarende katastrofesituationer indgår KOOL som deltager i den tredelte indsatsledelse (ISL) ISL Politi, ISL Redningsberedskab, KOOL. Sygehusenes beredskabsplaner Sygehusene i Region Nordjylland har udarbejdet beredskabsplaner, der har til hensigt at skabe et beredskab, der sikrer, at sygehusenes kapacitet i forbindelse med en større ulykke eller krise gradvist kan udbygges efter en eskalerende plan. Sygehusenes beredskabsplaner indeholder videre faste retningslinier for alarmmodtagelse, visitation og registrering af tilskadekomne samt af aktivitetsomfanget i indsatsområder og støttefunktioner, hvor indsatsområderne er karakteriseret ved akutte livs og førlighedsreddende opgaver. Ulykkens karakter (mekanisk, kemisk, radioaktiv, epidemisk, brand) bestemmer, hvilke ressourcer der konkret er behov for at aktivere. Sygehusene aktiveres af: Akut Medicinske Koordinations afdeling AMK Sygehusenes beslutningskompetence: Sygehusene har kompetence til at iværksætte delegerede opgaver fra AMK. Praktiserende læger De privat praktiserende læger indgår på lige fod med redningsberedskabet i det generelle beredskab. De praktiserende læger vil således i en beredskabssituation stille nødvendige ressourcer til rådighed til en given situation. De praktiserende læger aktiveres af: Akut Medicinske Koordinations afdeling AMK De praktiserende lægers beslutningskompetence: Praktiserende læger har kompetence til at iværksætte delegerede opgaver fra AMK. Side 15 af 33

16 2. Håndtering af informationer om krisen 2.1. Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at Region Nordjyllands stab til stadighed har et overblik over den samlede situation, som kan indgå i grundlaget for at træffe beslutninger samt indgå i grundlaget for at varetage en effektiv krisekommunikation Krav til håndteringen af informationer 1. udgave af Region Nordjyllands situationsbillede skal foreligge inden for 1 time efter aktiveringen af krisestaben. Region Nordjyllands opdaterede situationsbillede skal fordeles til stabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Region Nordjyllands log Tilgang af informationer om krisen Under krisen vil krisestaben modtage informationer fra forskellige kilder, herunder: Region Nordjyllands foresatte enhed Region Nordjyllands decentrale enheder Region Nordjyllands basisorganisation Nationale og internationale samarbejdspartnere Tværgående stabe (direkte eller via egne forbindelsesofficerer) Nationale og internationale medier Befolkningen Informationer udefra vil typisk tilgå Region Nordjylland via: Se samlet liste af telefonnumre og adresser under Hovedtelefon: Hovedmail region@rn.dk Videokonference Sikrede kommunikationssystemer Hovedfax: Forstærket overvågning I forbindelse med 1. stabsmøde træffer staben beslutning om, hvilke telefonnumre, mailadresser og andre kommunikationssystemer, der skal indføres forstærket overvågning af. Side 16 af 33

17 Iværksættelse af medieovervågning Kommunikationsenheden skal hurtigst muligt efter aktiveringen af krisestaben iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier (tv, radio/netradio og hjemmesider), se kapitel Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl. For løbende at have overblik over situationen ved Region Nordjyllands decentrale enheder m.fl. kan krisestaben iværksætte en rapporteringsordning. Når rapporteringsordning er sat i værk, skal de decentrale enheder hver 3. time, og senest 1 time før næste planlagte stabsmøde sende krisestaben en ajourført situationsrapport på stabsrum@rn.dk Hastemeldinger fra decentrale enheder m.fl. (SITREP) Region Nordjyllands decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffen en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Bilag 4: Skabelon for hastemeldinger (SITREP) Videresendelse af informationer til stabsrummet Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til stabsrummet uanset, hvor og hvordan informationerne modtages. For at undgå information overload er det særdeles væsentligt, at afsenderen vurderer, hvilke informationer der er relevante i forhold til den aktuelle krisestyring, inden de videresendes til krisestaben. Mails videresendes til stabsrum@rn.dk, telefoner omstilles til stabsrummets (mødelokale E) hovednummer eller telefonbeskeder overdrages til stabschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til stabschefen Krisestabens behandling af informationer om krisen Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er stabschefens ansvar at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger m.v. Regionssekretariatet yder sekretariatsbistand til stabschefen, jf. pkt Det indebærer bl.a.: Krisestabens logførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt stabens beslutninger i Region Nordjyllands log. Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Krisestabens referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under stabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Stabschefen godkender inden fordeling. Side 17 af 33

18 Vurdering af informationer om krisen Krisestaben skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt rettidig og målrettet krisekommunikation. I forbindelse med vurderingen skal krisestaben i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Region Nordjyllands side afleveres direkte til stabschefen. Øvrige informationer sendes til støttefunktionen, som udarbejder Region Nordjyllands samlede situationsbillede, så disse informationer kan indgå i den samlede situationsbeskrivelse (se pkt ) Opstilling af Region Nordjyllands samlede situationsbillede Sundhed Plan og Kvalitet har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre Region Nordjyllands samlede situationsbillede. Da opgaven er omfattende, skal denne funktion som minimum bemandes med to medarbejdere. Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal støttefunktionen være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Region Nordjylland har modtaget fra interne og eksterne kilder, jf. pkt Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete krise og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (geodata) og andre relevante former for illustrationer. Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for Region Nordjyllands samlede situationsbillede (bilag 5). Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Region Nordjyllands samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte stabsmøde (hver 3. time) eller, hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i krisestaben, Region Nordjyllands basisorganisation, decentrale enheder m.fl. kan anmodes om at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afleveres på stabsrum@rn.dk senest 1 time inden næste planlagte stabsmøde. Region Nordjyllands samlede situationsbillede fordeles til stabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Side 18 af 33

19 Med stabschefens godkendelse fordeles Region Nordjyllands samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter stabsmødet. Bilag 5: Skabelon for Region Nordjyllands samlede situationsbillede Side 19 af 33

20 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 3.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Region Nordjyllands kapaciteter, så konsekvenserne af krisen kan begrænses og situationen kan normaliseres hurtigst muligt Krav til koordinationen af handlinger og ressourcer Ved anmodninger om bistand fra Region Nordjyllands decentrale enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet; enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Ved ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling skal krisestaben hurtigst muligt opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Region Nordjylland typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på 1. stabsmøde, jf. Bilag 2: Dagsorden for 1. stabsmøde. Bilag 6: Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Region Nordjyllands decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil krisestaben beslutter andet. Stabschefen har bemyndigelse til at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over Region Nordjyllands ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over Region Nordjyllands disponerede og ikkeaktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af SPK med udgangspunkt i indrapporteringer fra Region Nordjyllands decentrale enheder, og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske, skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt Modtagelse af anmodninger om Region Nordjyllands bistand Anmodninger om Region Nordjyllands bistand kan komme enten fra Region Nordjyllands decentrale enheder eller fra eksterne aktører. Side 20 af 33

21 Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afleveres direkte til stabschefen, som tager stilling den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Region Nordjyllands side afleveres direkte til stabschefen, jf. pkt Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om Region Nordjyllands bistand eller ved ændringer i situationen skal krisestaben opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Stabschefen beslutter hvilke enheder, der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Bilag 7: Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse 3.8. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Region Nordjyllands handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter, Region Nordjylland har indhentet politisk godkendelse. Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter krisestaben hvilke tiltag, Region Nordjylland skal sætte i værk. Forslagene drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer stabschefen krisestaben på næste ordinære stabsmøde. Alle beslutninger indføres i Region Nordjyllands log, og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Region Nordjyllands basisorganisation og de decentrale enheder Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af Region Nordjyllands log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ). Side 21 af 33

22 4. Krisekommunikation 4.1. Målet med krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er at få direkte berørte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medier, Region Nordjyllands ansatte m.fl. For at nå disse mål skal kommunikationsarbejdet være en integreret del af krisestyringen Krav til krisekommunikationen Kommunikationsarbejdet skal tage afsæt i modtagernes situation og baseres på løbende analyser af mediebilledet, målgrupper og det aktuelle situationsbillede. Kommunikationen skal ske gennem både dialog, massekommunikation og elektroniske selvbetjeningsløsninger. Varsler og andre handlingsanvisende budskaber til direkte berørte/truede befolkningsgrupper skal være troværdige og målrettede. Derfor skal Region Nordjylland kommunikere: åbent og ud fra en reel vurdering af risici og usikkerhedsmomenter, rettidigt, let forståeligt og via flere kommunikationskanaler. Kommunikationsarbejdet skal tilrettelægges så: befolkningen og eksterne medier har nem adgang til at komme i dialog med Region Nordjylland. pårørende, befolkningen, medier, Region Nordjyllands ansatte m.fl. tidligt og løbende bliver orienteret om situationen samt Region Nordjyllands handlinger, vurderinger og anbefalinger fejl i eksterne mediers dækning af hændelsen bliver korrigeret 4.2. Krisekommunikationsteamet (KKT) Kommunikationsenheden opstiller og leder Region Nordjyllands krisekommunikationsteam (KKT), som er en forstærket udgave af Region Nordjyllands daglige kommunikationsenhed. KKT opgave er at rådgive krisestaben og varetage Region Nordjyllands kommunikationsopgaver under krisen Aktivering af KKT Kommunikationsenheden indkaldes som fast medlem ved aktivering af Region Nordjyllands krisestab jf. pkt Chefen for Kommunikationsenheden eller dennes stedfortræder indkalder snarest herefter KKT. KKT skal så vidt muligt mødes inden 1. møde i Region Nordjyllands krisestab. På mødet orienteres om situationen, og den planlagte ansvars- og opgavefordeling for KKT justeres i forhold til den aktuelle hændelse og bemanding i KKT. Kontaktinfo: Chefen for Kommunikationsenheden Erik Hagen Jørgensen ehj@rn.dk Side 22 af 33

23 4.3 Indledende kommunikationsopgaver En lang række initiativer kan med fordel sættes i gang hurtigst muligt og i tæt samarbejde med stabsledelsen. De bør derfor ikke afvente 1. stabsmøde Iværksættelse af medieovervågning og medieanalyse KKT iværksætter systematisk overvågning af eksterne medier og andre aktørers hjemmesider umiddelbart efter aktiveringen af KKT. Overvågning og analyse af mediebillede skal bidrage til Region Nordjyllands samlede situationsbillede, den skal danne grundlag for Region Nordjyllands presse- og kommunikationsstrategier samt sikre, at fejlagtige oplysninger kan blive korrigeret. Overvågningen skal analyseres og dokumenteres forud for 1. stabsmøde/ 1. møde i KKT og herefter før alle stabsmøder. Analysen overdrages til den presseansvarlige i krisestaben Foreløbig pressestrategi I forbindelse med kriser vil medierne hurtigt henvende sig for at få udtalelser fra Region Nordjylland. KKT skal derfor hurtigt få fastlagt og godkendt en første pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Strategien bør som minimum omfatte følgende: Hvem udtaler sig på Region Nordjyllands vegne (talsmandshierarki). Foreløbige budskaber (kan være af afventende karakter). Eventuelle ændringer af faste procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen Forberedelse af det videre kommunikationsarbejde For at sikre fremdriften i det videre kommunikationsarbejde kan KKT umiddelbart: Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige hos samarbejdspartnere. Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige i egen organisation. Tilpasse/klargøre distributionslister til pressemeddelelser (e-post). Tilpasse/klargøre distributionslister til kommunikationsbriefinger (e-post). Varsle it-ansvarlige om behovet for opdateringer af hjemmesiden. Udarbejde/ajourføre scenariebaserede faktaark og baggrundsmateriale. Hvis der er tale om en hændelse, hvor ekstraordinært mange borgere og medier vil henvende sig direkte til Region Nordjylland, kan KKT desuden: Forberede aktivering af telefonslusen, der leder medier og borgere videre fra Region Nordjyllands hovedtelefonnummer til hhv. KKT s pressehåndteringsteam og borgerservice (call center). Forberede aktivering af standardsvar på e-posthenvendelser. Side 23 af 33

24 Første orientering til af medierne Straks efter at den foreløbige pressestrategi er fastlagt og godkendt af stabsledelsen kan der udsendes en kort orientering til udvalgte eksterne medier. Orienteringen sendes som en e-post til redaktionerne og bør som minimum indeholde: En kort orientering om hændelsen og Region Nordjyllands involvering i håndteringen. Oplysninger om Region Nordjyllands talsmand, og hvordan pressen bør kontakte Region Nordjylland. Tidspunkt for hvornår Region Nordjylland forventer at kunne offentliggøre yderligere information Første nyhed på hjemmesiden, kriseinfo.dk og intranet For at synliggøre over for offentligheden og medarbejdere, at Region Nordjylland er i færd med at håndtere konsekvenserne af den indtrufne hændelse, skal der offentliggøres en kort nyhed på Region Nordjyllands hjemmeside og intranet og evt. også på Nyheden skal som minimum indeholde følgende informationer: En kort orientering om hændelsen og Region Nordjyllands involvering i håndteringen En foreløbig vurdering af konsekvenserne Faktaark om Region Nordjyllands beredskab Nyheden udarbejdes på dansk og engelsk og godkendes af stabschefen inden offentliggørelse Første kontakt til relevante samarbejdsparter For at sikre koordination af kommunikations- og pressearbejdet skal l KKT tage kontakt til de presseansvarlige hos relevante samarbejdsparter for at aftale: Hvem der er lead på forventede presse-issues. Særlige strategiske eller sikkerhedsmæssige hensyn. Procedure for gensidige orienteringer, fx tidspunkter for næste telefonmøde Forberedelse/deltagelse i 1. stabsmøde Den presseansvarlige repræsenterer KKT under stabsmøderne. Andre af KKT s ressourcepersoner kan efter behov deltage som observatører, så at de ikke efterfølgende skal opdateres om situationsbilledet, beslutninger m.v. Inden stabsmødet skal KKT sende en kortfattet analyse af mediebilledet til krisestaben, jf. pkt KKT forbereder følgende oplæg til 1. stabsmøde: Hidtidige strategier og initiativer. KKT s behov for ressourcepersoner og anden støtte fra basisorganisationen. Samarbejde med Region Nordjyllands decentrale enheder, eksterne aktører, National Operativ Stab NOST/ Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab DCOK og Side 24 af 33

25 Beslutning af kommende kommunikationsinitiativer og -strategier Det videre kommunikations arbejde Indkaldelse af ekstra personel til udvidet bemanding og afløsning Hvis krisestaben har godkendt, at KKT styrker bemandingen med ressourcepersoner fra den øvrige del af organisationen, skal KKT vurdere behovet for yderligere personale, både umiddelbart og senere som led i en afløsning. I vurderingen skal der blandt andet tages hensyn til: Forventede antal henvendelser fra eksterne medier og borgere. Behovet for forbindelsesofficer til Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab DCOK og lokale stabe samt støtte til decentrale enheder. Krisens forventede varighed Kommunikationsstrategi og -plan Som grundlag for det videre kommunikationsarbejde udarbejder KKT en strategi og plan for den videre indsats. Strategien og planen ajourføres efter behov og distribueres til krisestaben, Region Nordjyllands foresatte enhed og relevante dele af Region Nordjyllands egen organisation, jf. punktet Kommunikationsbriefinger nedenfor Aktivering af telefonsluse og e-post-standardsvar Hvis krisestaben beslutter at aktivere den særlige telefonsluse og de forberedte standardsvar på e- posthenvendelser til hhv. Region Nordjyllands hovedtelefonnummer og hovedpostkasse påhviler det KKT at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Briefe og instruere operatører Produktion af tekster og grafik KKT skal hurtigst muligt tilpasse forberedte (scenariebaserede) tekster til den aktuelle hændelse. Herudover skal KKT producere de redaktionelle produkter, der er omtalt i kommunikationsstrategiog planen. Det omfatter blandt andet tekster, billeder og grafik til: Intranet og hjemmeside (nyheder og eventuelt temaside). Fakta ark og andet baggrundsmateriale. Tekster og grafik til Infobreve til pårørende Koordination med interne og eksterne talsmænd / kommunikationsansvarlige For at sikre løbende koordination og gensidig orientering om strategier og kommunikationsinitiativer skal KKT løbende holde kontakt med presseansvarlige og talsmænd i og uden for egen organisation; enten forud eller lige efter stabsmøder og pressemøder eller i forbindelse med aktuelle Side 25 af 33

26 pressehenvendelser. Koordinationen kan med fordel gennemføres som telefonmøder med flere deltagere Kommunikationsbriefinger På baggrund af bidrag KKT orienteres Region Nordjyllands foresatte enhed og relevante dele af Region Nordjyllands egen organisation løbende om pressehenvendelser, kommunikationsstrategi, mediebillede, intern og ekstern kommunikation samt svarberedskaber Aktivering af Region Nordjyllands call center Hvis krisestaben beslutter at aktivere Region Nordjyllands call center, er KKT ansvarlig for, at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Indkalde, briefe og instruere operatører. Forberedte svarguides (scenariebaserede) tilpasses den aktuelle hændelse. Planlægge for den videre drift, herunder afløsning af personale Åbning af pressecenter Hvis krisestaben beslutter at åbne et pressecenter for medierne, skal KKT igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol, jf. planen herfor Afholdelse af pressemøde Hvis krisestaben beslutter at afholde et pressemøde, påhviler det KKT, at: Indkalde til pressemødet. Igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol, jf. planen herfor. Der bliver fremstillet et pressekit til uddeling og præsentationsmaterialer Afslutning af KKT s arbejde Krisestaben beslutter hvornår KKT afslutter sit arbejde, og hvordan opgaver, der bør fortsætte overdrages til relevante enheder i Region Nordjyllands basisorganisation. Side 26 af 33