Indsatsplan for Kriseledelsen

Transkript

1 Aarhus Kommune Indsatsplan for Kriseledelsen 1

2 0 INDLEDNING HANDLINGER AJOURFØRING, AFPRØVNING OG EVALUERING ANSVAR AKTIVERING OG DRIFT AF KRISELEDELSEN ORGANISERING AF KRISELEDELSEN AKTIVERING ALARMERING I PRAKSIS FORBINDELSESOFFICER TIL POLITIETS LOKALE BEREDSKABSSTAB (LBS) HÅNDTERING AF INFORMATIONER OM KRISEN HÅNDTERING AF INFORMATIONER LOG OG JOURNALISERING HÅNDTERING AF KLASSIFICEREDE ELLER FØLSOMME INFORMATIONER HASTEMELDINGER KOORDINERING AF HANDLINGER OG RESSOURCER KRISELEDELSENS OVERORDNEDE ANSVAR FACILITETER TIL KRISELEDELSEN PLANER I AARHUS KOMMUNE AFLØSNING AF MEDARBEJDERE EVALUERING: KRISEKOMMUNIKATION OPERATIV INDSATS OPGAVER INSTRUKSER OG BILAG INSTRUKSER OG BILAG INSTRUKS 1: VAGTCENTRALENS PROCEDURE FOR ALARMERING AF KRISELEDELSEN INSTRUKS 2: BEREDSKABSMEDDELELSE FRA ØSTJYLLANDS POLITI INSTRUKS 3: KRISELEDELSENS OVERORDNEDE ANSVAR/OPGAVER INSTRUKS 4: DIREKTØRGRUPPENS FORBEREDELSE TIL 1. MØDE I KRISELEDELSEN INSTRUKS 5: STRATEGISKE OVERVEJELSER I KRISELEDELSEN INSTRUKS 6: OPGAVER FOR KRISELEDELSENS STAB INSTRUKS 7: OPGAVER FOR KRISELEDELSENS SEKRETARIAT BILAG 1: DAGSORDEN TIL FØRSTE MØDE I KRISELEDELSEN BILAG 2: DAGSORDEN TIL EFTERFØLGENDE MØDER I KRISELEDELSEN BILAG 3: SKABELON TIL UDFÆRDIGELSE AF SITUATIONSBILLEDE TIL KRISELEDELSEN BILAG 4: SKABELON TIL LOG BILAG 5: OVERSIGT OVER AARHUS KOMMUNES PLANER BILAG 6: OVERDRAGELSE /AFLØSNING I KRISELEDELSEN

3 BILAG 7: ORDFORKLARING BEREDSKABSFAGLIGE UDTRYK BILAG 8: KONTAKTOPLYSNINGER PÅ KRISELEDELSEN I AARHUS KOMMUNE

4 0 Indledning Aarhus Kommunes Plan for Beredskab og Fortsat Drift er kommunens overordnede beredskabsplan. Denne beskriver i kapitel 1 overordnet Kriseledelsens mandat og sammensætning. er en konkret handlingsplan under Plan for Beredskab og Fortsat Drift. Indsatsplanen har primært til formål at beskrive, hvordan Kriseledelsen skal arbejde i praksis, hvornår og hvordan Kriseledelsen aktiveres, samt til formål at understøtte Kriseledelsens virke primært i de første timer efter aktivering. Ændringer i forhold vedrørende Kriseledelsens overordnede sammensætning og mandat kræver behandling og godkendelse i Byrådet, idet disse emner som nævnt er beskrevet i Plan for Beredskab og Fortsat Drift. Øvrige forhold i denne indsatsplan kan ændres efter godkendelse fra Beredskabschefen. Aarhus Brandvæsens afdeling for Planlægning & Analyse har ansvar for at koordinere krisestyringsaktiviteterne i Aarhus Kommune, og dermed også ansvaret for opdatering af denne indsatsplan. 0.1 Handlinger Indsatsplanen skal sikre korrekt og hurtigt handling, såfremt Kriseledelsen aktiveres. De nødvendige handlinger for Kriseledelsen er beskrevet i nedenstående instrukser, som udgør den operationelle del af planen, og som beskriver de nødvendige overvejelser og handlinger i tilfælde, hvor Kriseledelsen er samlet indeholder følgende instrukser: Instruks 1: Vagtcentralens procedure for alarmering af Kriseledelsen Instruks 2: Beredskabsmeddelelse fra Østjyllands Politi Instruks 3: Kriseledelsens overordnede ansvar/opgaver Instruks 4: Direktørgruppens forberedelse til 1. møde i Kriseledelsen Instruks 5: Strategiske overvejelser i Kriseledelsen Instruks 6: Opgaver for Kriseledelsens stab Instruks 7: Opgaver for Kriseledelsens sekretariat 4

5 0.2 Ajourføring, afprøvning og evaluering Indsatsplanen skal løbende ajourføres bl.a. med hensyn til kontaktoplysninger, jf. bilag. Ajourføring skal ske, hvis: Erfaringer fra en hændelse, øvelse eller risiko- og sårbarhedsanalyse tilsiger det. Der er indikationer på, at risici har forandret sig væsentligt. Myndighedernes struktur eller ansvarsområde ændres. Indsatsplanen skal til enhver tid være tilgængelig for de relevante medarbejdere i kommunen. Indsatsplanen afprøves regelmæssigt ved øvelser af forskellig type for at sikre, at 1) alle involverede er bekendt med deres opgaver og ansvar, og 2) at indholdet fortsat er hensigtsmæssigt og tidssvarende. Reelle hændelser kan erstatte planlagte øvelser. Endelig evalueres øvelserne/hændelserne for at opnå læring og erfaring med henblik på fortsat udvikling af indsatsplanen. 0.3 Ansvar Aarhus Brandvæsen har ejerskab og er ansvarlig for at ajourføre, afprøve og evaluere indsatsplanen, samt sikre kendskabet til og tilgængeligheden af indsatsplanen hos de relevante medarbejdere. Seneste udgave af indsatsplanen er udarbejdet 3. september 2013 af Jakob Larsen, Aarhus Brandvæsen, Planlægning og Analyse. Seneste godkendelse 16. januar 2014 Underskrift Lars Hviid, Beredskabschef Næste opdatering planlagt til 1. december Ansvarlig for opdateringen er Aarhus Brandvæsens afdeling for Planlægning og Analyse. 5

6 1 Aktivering og drift af Kriseledelsen 1.1 Organisering af Kriseledelsen I tilfælde af en større hændelse i Aarhus Kommune på Driftsniveau 3 aktiveres kommunens kriseledelse med det formål at sikre strategisk ledelse af hændelsen. (Kommunens driftsniveauer er beskrevet i Plan for Beredskab og Fortsat Drift afsnit 1.1). Kriseledelsen skal ikke ses som én samlet gruppe, men derimod som en dynamisk organisation bestående af tre hovedgrupper. Det forventes ikke, at Kriseledelsen forbliver samlet under hele krisens forløb. Der kan desuden opstå situationer, hvor en fysisk tilstedeværelse af Kriseledelsens medlemmer ikke er påkrævet eller mulig. Kommunikationen vil da kunne ske via mail eller telefon koordineret centralt. Kriseledelsen består af følgende tre hovedgrupper: Borgmester og Rådmænd (Strategiske beslutninger) Direktørgruppen (Operativ ledelse) Krisekommunikationsteamet (pressehåndtering, kommunens hjemmeside, m.v.) Møder De tre grupper vil oftest afholde møder hver for sig, men knyttes sammen af personer som deltager i begge gruppers møder og herved skaber forbindelse jf. nedenstående figur. Heraf følger, at gruppernes møder bør ligge forskudt. Det er op til mødeleder på det enkelte møde at bestemme tidspunktet for næste møde afhængig af hændelsens karakter og alvor. Illustrationen af Kriseledelsen som en dynamisk organisation kan ses i figur 1: Figur 1: Illustration af Kriseledelsens organisering 6

7 Kriseledelsens arbejde understøttes desuden af: Beredskabschefen Kriseledelsens stab Kriseledelsens sekretariat Formandskab i Kriseledelsen Formand for Borgmester og Rådmænd, og dermed den strategiske kriseledelse, er Borgmesteren. I Borgmesterens fravær fungerer den af viceborgmestrene, som måtte være medlem af Magistraten, som dennes formand. Er begge viceborgmestre medlemmer af Magistraten, går 1. viceborgmesteren forud. Er ingen af viceborgmestrene medlemmer af Magistraten, fungerer den rådmand, der i flest år har haft sæde i Magistraten som formand. Står flere rådmænd lige i denne henseende, fungerer den af dem, der er ældst, som formand. Borgmesteren er ligeledes formand for Byrådet. I Borgmesterens fravær fungerer 1. viceborgmesteren som formand. Stadsdirektøren er formand for Direktørgruppen, og dermed den operationelle kriseledelse. I tilfælde af Stadsdirektørens fravær fungerer vicedirektøren (Økonomidirektøren) i hans sted. Formand for Krisekommunikationsteamet er Borgmesterens pressechef. I hans fravær varetager Magistratsafdelingen for Teknik og Miljøs pressechef formandskabet. Beredskabschefen Beredskabschefen eller dennes stedfortræder deltager i en krisesituation i Direktørgruppens møder. Beredskabschefen er desuden leder af Kriseledelsens stab. Kriseledelsens stab Staben arbejder for Beredskabschefen, og sikrer den praktiske udførelse af Kriseledelsens arbejde. Der er udpeget en række faste medlemmer af Kriseledelsens stab. Disse kan ses i bilag 7. Sammensætningen af den nedsatte stab kan derudover udvides efter behov alt efter mødernes placering, hændelsens omfang og lignende. Kriseledelsens sekretariat Sekretariatet er en støttefunktion til Kriseledelsen og staben. Det er sekretariatets opgave at sikre opretholdelse af en række kritiske funktioner, så kriseledelsen og staben kan udføre sit arbejde. Disse funktioner indebærer blandt andet: Opretholde sekretariatsbetjening af rådmand, direktør og ledelsen, sikre fysiske faciliteter til Kriseledelsen, opretholdelse af IT-systemer og lignende. Mødes Kriseledelsen xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, er det xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvar at sikre et velfungerende sekretariat til Kriseledelsen, herunder at klargøre stabslokaler. 7

8 Mødes Kriseledelsen på en alternativ lokalitet, er det sekretariatschef i den magistratsafdeling, der ejer lokaliteten, der har ansvaret for Kriseledelsens sekretariatsfunktion. 1.2 Aktivering Når hændelser indtræffer, som afviger fra magistratsafdelingernes eller den enkelte forvaltnings normale driftssituation, indledes håndtering af opgaven i egen magistratsafdeling på baggrund af de udarbejdede instrukser i den relevante magistratsafdelings delplan eller relevante indsatsplan. Den ansvarlige forvaltningschef foretager ud fra magistratsafdelingens delplan en hurtig vurdering af egnet driftsniveau for opgaveløsningen. Den ansvarlige forvaltningschef bør desuden underrette Beredskabschefen i Aarhus Kommune, når hændelsen har et vist omfang. Forvaltningscheferne underretter Beredskabschefen via Aarhus Brandvæsens hovednummer: Tlf.: Beredskabschefen fastsætter herefter endeligt driftsniveau for Aarhus Kommune. Hvis Beredskabschefen vurderer, at der er tale om en hændelse på niveau 2 eller 3 orienterer Beredskabschefen Kriseledelsen ved Borgmesteren eller Stadsdirektøren. Borgmesteren eller Stadsdirektøren beslutter herefter enten: 1) at opgavens håndtering varetages af en koordinerende styregruppe på et driftsniveau 2 2) at opgavens håndtering varetages af Kriseledelsen i Aarhus Kommune, og dermed opgraderes til driftsniveau 3. En mere detaljeret beskrivelse af aktivering af Kriseledelsen kan ses i Plan for Beredskab og Fortsat Drift afsnit Alarmering i praksis Er der taget beslutning om aktivering af Kriseledelsen, alarmeres Kriseledelsen rent praktisk af Beredskabschefen (typisk via Brandvæsenets vagtcentral). En alarmering af Kriseledelsen kan både ske ved, at Kriseledelsen bliver bedt om at samles xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Eller det kan ske ved, at Kriseledelsen bliver orienteret om en hændelse, der kan udvikle sig (informationsberedskab). En alarmering kan både ske via telefonopkald, SMS eller vha. mailadressen xxxxxxxxxxxxxxxxxxk, der tilgår alle Kriseledelsens medlemmers indbakker. Se endvidere Instruks 1: Vagtcentralens procedure for alarmering af Kriseledelsen 8

9 1.4 Forbindelsesofficer til Politiets Lokale beredskabsstab (LBS) Ved større ulykker eller lignende kan Den Lokale Beredskabsstab i Østjylland blive indkaldt til at varetage enten det operative niveau eller det strategiske niveau i politikredsen alt efter hændelsens karakter eller omfang. Den Lokale Beredskabsstab ledes altid af politiet. Indkaldes Aarhus Kommune til LBS i Østjyllands Politikreds, vil Aarhus Kommune typisk lade sig repræsentere af Beredskabschefen eller dennes stedfortræder. Det er afgørende, at der udveksles informationer, samt at der holdes tæt kontakt mellem LBS og Kommunens Kriseledelse. 9

10 2 Håndtering af informationer om krisen 2.1 Håndtering af informationer Det påhviler Kriseledelsens stab at håndtere informationer om krisen. Dette betyder først og fremmest, at staben udarbejder et samlet situationsbillede for Aarhus Kommune inden alle møder i Kriseledelsen. Dette indebærer, at Kriseledelsens stab skal modtage alle relevante informationer om krisen. Staben skal derfor være i tæt kontakt med de enkelte magistratsafdelinger. Det er Krisekommunikationsteamets opgave at overvåge medierne (se Indsatsplan for Krisekommunikation). Krisekommunikationsteamet sørger for at alt relevant information fra medieovervågningen tilgår Kriseledelsens stab. 2.2 Log og journalisering Det påhviler desuden Kriseledelsens stab at sikre, at der bliver foretaget log over alle udførte handlinger under krisen. Der skal både føres log for de enkelte magistratsafdelinger samt en fælles log over udførte handlinger med relevans for hele Aarhus Kommune. Ved eventuel behov for journalisering foretages dette af Kriseledelsens sekretariat. 2.3 Håndtering af klassificerede eller følsomme informationer Klassificerede eller følsomme informationer kan ligesom alle øvrige informationer tilgå Kriseledelsens Stab. Det er op til Kriseledelsens Stab at håndtere denne type af information korrekt. Direktørgruppen, Beredskabschefen og Kriseledelsens stab er sikkerhedsgodkendt til at kunne håndtere klassificeret eller følsomme informationer. 2.4 Hastemeldinger Hastemeldinger skal tilgå Beredskabschefen, der tager beslutning om den videre håndtering af disse. 10

11 3 Koordinering af handlinger og ressourcer Kriseledelsen skal sørge for, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer samt sikre, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner, hvis dette er nødvendigt for, at den operative indsats kan forløbe effektivt. Målet med koordinering af handlinger og ressourcedisponering er at opnå den bedst mulige udnyttelse af kapaciteter, så konsekvenserne af en krise kan begrænses, og situationen normaliseres hurtigst muligt. Koordinationen har endvidere til formål at sikre, at der er overensstemmelse mellem kommunikation og handlinger, når indsatsen involverer flere magistratsafdelinger og forvaltninger i Kommunen. Det er Kriseledelsens opgave at koordinere handlinger og ressourcer, således at Aarhus Kommunes kritiske ydelser opretholdes i videst muligt omfang. Hvis det bliver aktuelt, er det Kriseledelsens opgave at prioritere de kritiske ydelser efter ressourcetilgængeligheden. Inden 1. møde i Kriseledelsen påhviler det hver enkelt direktør at erhverve sig overblik over ressourcerne i form af personale, viden, systemer, materiel, bygninger m.v. inden for den enkelte magistratsafdelings ressortområde, samt overblik over hvilke af magistratsafdelingens kritiske ydelser, der er under pres (Se Instruks 4: Forberedelse til 1. møde i Kriseledelsen ). 3.1 Kriseledelsens overordnede ansvar Det er Kriseledelsens overordnede ansvar at sikre, at en større hændelse løses ud fra principperne om sektoransvar, nærhed og lighed: Sektoransvarsprincippet: Den forvaltning eller myndighed i kommunen der har ansvaret under normale forhold, har også ansvaret under ekstraordinære hændelser Nærhedsprincippet: En eventuel operativ indsats skal ske så tæt på borgerne som muligt. Dvs. at det skal ske på lavest egnede organisatoriske niveau. Lighedsprincippet: Kommunen skal anvende samme organisation ved såvel daglig hændelser som ved en ulykke/katastrofe. 11

12 3.2 Faciliteter til Kriseledelsen Det vil være hensigtsmæssigt, at de tre grupper i Kriseledelsen så vidt muligt mødes i samme bygning. Der findes dog endnu ikke egentlige krisestyringsfaciliteter i Aarhus Kommune, hvorfor kommunens eksisterende lokaler bør benyttes. I kommunens regi findes særligt én oplagt placering, dog afhængig af krisens karakter: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Som udgangspunkt samles Kriseledelsen således xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx med mindre andet meddeles ved aktivering. Såfremt det ikke vurderes sikkerhedsmæssigt forsvarligt at samles xxxxxxxxxxxxxx, kan Kriseledelsen benytte en anden af kommunens lokaliteter. Aarhus Brandvæsen koordinerer evt. transport xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. I Magistratsafdelingernes delplaner har hver magistratsafdeling beskrevet egnede mødelokaliteter til magistratsafdelingernes egne krisemøder. Kan xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ikke benyttes, anvendes en af disse lokaler beskrevet i magistratsafdelingernes delplaner. 3.3 Planer i Aarhus Kommune Borgmester og Rådmænd, Direktørgruppen og Krisekommunikationsteamet har adgang til de væsentligste planer i Aarhus Kommune xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Der er tale om et lukket mødeforum, som kun kan ses af Kriseledelsen. I Bilag 5 kan ses en oversigt over Aarhus Kommunes aktive indsatsplaner. En illustration af Aarhus Kommunes samlede planhierarki kan ses i Plan for Beredskab og Fortsat Drift figur Afløsning af medarbejdere Ved en alvorlig eller langvarig krise har Beredskabschefen ansvaret for at vurdere, om der skal iværksættes afløsning af indkaldte medlemmer i Kriseledelsen. Hvis Beredskabschefen 10 timer efter Kriseledelsens aktivering vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af Kriseledelses medlemmer inklusiv stab og sekretariat og øvrige støttefunktioner. Afløsningen i Kriseledelsen foregår ved overlapning og personlig overlevering. Når en medarbejder i Kriseledelsen afløses eller aflastes, skal procedure for overdragelse anvendes (se bilag 6). Kriseledelsens sekretariat sørger i praksis for at indkalde afløserne og for at føre en liste, hvoraf det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem. 12

13 Den enkelte direktør og deres forvaltningschefer i de berørte forvaltninger er ansvarlige for at sikre håndtering af forvaltningernes daglige opgaver. Det betyder, at når én medarbejder bidrager til Kriseledelsens arbejde, skal der udpeges en stedfortræder til at varetage de opgaver i forvaltningernes daglige drift, som den pågældende medarbejder har. 3.5 Evaluering: Alle situationer, hvor kommunens kriseledelse aktiveres, skal afsluttes med en evalueringsrapport, der dels rummer anbefalinger til fremtidige procedurer, og dels rummer punkter til læring overalt i den kommunale organisation. Punkter til evaluering opsamles på alle møder i Kriseledelsen eller snarest efter hvert møde. Aarhus Kommunes Beredskabsstyregruppe vil være ansvarlig for implementering af læringspunkterne i de berørte magistratsafdelinger. 13

14 4 Krisekommunikation Ved en større hændelse eller krise vil en af kerneopgaverne være at få kommunikeret information om hændelsen ud til omverdenen. Med det formål at sikre bedst mulig kommunikation i tilfælde af en krise er der derfor oprettet et Krisekommunikationsteam (KKT) bestående af presse-/kommunikationsmedarbejdere fra hver magistratsafdeling. For detaljer: Se Indsatsplan for Krisekommunikation. Krisekommunikationsteamet er ansvarligt for pressehåndtering (herunder bemanding af pressevagt) og øvrig ekstern kommunikation, herunder opdatering af kommunens hjemmeside. Det vil typisk være Borgmester og Rådmænd eller Direktørgruppen, der bestemmer, hvad der skal kommunikeres ud, og hvordan det skal ske. Krisekommunikationsteamet refererer derfor til Direktørgruppen. Teamet vil ligeledes være repræsenteret ved Direktørgruppens møder typisk ved teamets leder. Konkrete udtalelser til pressen (fx pressemøder) koordineres mellem Krisekommunikationsteamet og Borgmester og Rådmænd Krisekommunikationsteamet ledes i forbindelse med krisesituationer som udgangspunkt af pressechefen i Borgmesterens Afdeling. 14

15 5 Operativ indsats 5.1 Opgaver I tilfælde af en krise eller en større usædvanlig hændelse har Aarhus Kommune to opgaver, jf. figur 2: At løse hændelsen (såfremt det er muligt) samt at fortsætte driften så vidt muligt uændret under hændelsen. Figur 2: Aarhus Kommunes to opgaver under en usædvanlig hændelse. 5.2 Instrukser og bilag Instrukser: Instruks 1: Vagtcentralens procedure for alarmering af Kriseledelsen Instruks 2: Beredskabsmeddelelse fra Østjyllands Politi Instruks 3: Kriseledelsens overordnede ansvar/opgaver Instruks 4: Direktørgruppens forberedelse til 1. møde i Kriseledelsen Instruks 5: Strategiske overvejelser i Kriseledelsen Instruks 6: Opgaver for Kriseledelsens stab Instruks 7: Opgaver for Kriseledelsens sekretariat Bilag: Bilag 1: Dagsorden til første møde i Kriseledelsen Bilag 2: Dagsorden til efterfølgende møder i Kriseledelsen Bilag 3: Skabelon til udfærdigelse af situationsbillede til Kriseledelsen Bilag 4: Skabelon til log Bilag 5: Oversigt over Aarhus Kommunes planer Bilag 6: Overdragelse / Afløsning i Kriseledelsen Bilag 7: Ordforklaring beredskabsfaglige udtryk Bilag 8: Kontaktoplysninger på Kriseledelsen 15

16 6 Instrukser og bilag Instruks 1: Vagtcentralens procedure for alarmering af kriseledelsen Alarmering i form af enten informering eller sammenkald af Kriseledelse skal som udgangspunkt ske fra Brandvæsenets vagtcentral, efter anmodning fra Beredskabschefen eller dennes stedfortræder. Alarmering skal enten ske via mail eller telefon eller en kombination. Alarmering via mail fra Vagtcentralen til Kriseledelsen Mailadressen xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx er opsat, så den automatisk tilgår alle medlemmer af Kriseledelsens indbakker. Skal kriseledelsen blot informeres om en given hændelse, kan en informationsmail stå alene. Er der behov for at samle Kriseledelsen SKAL en mail altid følges op af et telefonopkald eller SMS, se procedure for alarmering via telefon nedenfor. Alarmering via telefon fra Vagtcentralen til Kriseledelsen Vagtcentralen ringer i første omgang kun til sekretariatscheferne fra de relevante magistratsafdelinger (se bilag 7) med meddelelsen om, at Aarhus Kommunes Kriseledelse skal samles på adressen Vagtcentralen skal bede sekretariatscheferne om at alarmere øvrige personer fra egen magistratsafdeling (rådmand, direktør, samt evt. stabsmedlemmer og relevant sekretariatsbistand) Kan en magistratsafdelings sekretariatschef ikke kontaktes, skal Vagtcentralen ringe direkte til rådmand og direktør og meddele at: Aarhus Kommunes Kriseledelse skal samles på adressen Et telefonopkald eller mail til Kriseledelsen kan med fordel suppleres med en SMS. Flere af Kriseledelsens medlemmer kan sidde i møde, hvor læsning af SMS er mere sandsynlig end svar på opringning. Skal Krisekommunikationsteamet alarmeres, kontaktes dennes formand, hvorefter denne er ansvarlig for at alarmere resten af teamet. Kan formanden ikke kontaktes, skal der ringes til MTM s repræsentant. Kan MTM s repræsentant heller ikke kontaktes, ringes der til MBU s repræsentant. 16

17 Instruks 2: Beredskabsmeddelelse fra Østjyllands Politi Udsender Østjyllands Politi en beredskabsmeddelelse målrettet borgere, virksomheder eller institutioner i Aarhus Kommune, bliver denne også sendt pr. mail fra politiet til xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Denne mail tilgår automatisk alle medlemmer af Kriseledelsen og Krisekommunikationsteamet til orientering. Kriseledelsens medlemmer skal ikke foretage sig yderligere medmindre de efterfølgende alarmeres fra Brandvæsenets Vagtcentral jævnfør Instruks 1. Krisekommunikationsteamet skal til enhver tid overveje, om beredskabsmeddelelsen skal offentliggøres på Aarhus Kommunes hjemmeside eller øvrige platforme. 17

18 Instruks 3: Kriseledelsens overordnede ansvar/opgaver Aktiveres Kriseledelsen har den følgende overordnede ansvar/opgaver, der kan strække sig over kortere eller længere tid. Opgave Kriseledelsen skal definere Aarhus Kommunes rolle i den konkrete hændelse Kriseledelsen skal repræsentere Aarhus Kommune Kriseledelsen skal præsentere et samlet situationsbillede internt såvel som eksternt af den aktuelle hændelse, såfremt Aarhus Kommune er hovedaktør i hændelsen Kriseledelsen skal træffe strategiske beslutninger til reetablering eller permanent justering af serviceniveau Kriseledelsen skal træffe beslutning om ressourceallokering Kriseledelsen skal holde overblik over kritiske basisfunktioner og magistratsspecifikke kritiske ydelser, samt prioritere imellem disse, hvis det er nødvendigt Kriseledelsen skal varetage rapportering til overordnede myndigheder og stabe, fx Politi, NOST, LBS Kriseledelsen skal rekvirere assistance fra og indgå i samarbejde med andre kommuner, myndigheder med videre Kriseledelsen skal samordne al ekstern information. Det skal tilsikres, at al information fra alle magistratsafdelinger koordineres Kriseledelsen skal samordne al intern information, så man sikrer, at medarbejdere i Aarhus Kommune har adgang til relevant information for at løse opgaver forbundet med krisen. Det kunne eksempelvis være forholdsregler vedrørende hygiejne. Kriseledelsen er ansvarlig for eventuelle udtalelser til pressen Primær ansvarlig Borgmester og Rådmænd Direktørgruppen Borgmester og Rådmænd Direktørgruppen Staben Borgmester og Rådmænd Direktørgruppen Borgmester og Rådmænd Direktørgruppen Borgmester og Rådmænd Direktørgruppen Staben Direktørgruppe Staben Krisekommunikationsteamet Krisekommunikationsteamet Staben Borgmester og Rådmænd KriseKommunikationsTeam 18

19 Instruks 4: Direktørgruppens forberedelse til 1. møde i Kriseledelsen Det påhviler hver enkelt direktør, evt. i samarbejde med ansvarlig rådmand, at indhente data fra egen magistratsafdeling inden 1. møde i Kriseledelsen: Etablering af kontakt til relevante forvaltningschefer i egen magistratsafdeling Overblik over udgangssituationen og status i egen magistratsafdeling Overblik over planlagte tiltag i de berørte forvaltninger i egen magistratsafdeling (har den sektoransvarlige forvaltning eksempelvis aktiveret en indsatsplan?) Overblik over forberedte og iværksatte beredskabsforanstaltninger i egen magistratsafdeling Vurderingen af udviklingen på kort og lang sigt i egen magistratsafdeling Erkendte eller forudsete problemer i egen magistratsafdeling (eksempelvis ressourcemangel) Ressourceoverblik i egen magistratsafdeling 1) Ressourcer i anvendelse 2) Ressourcer til rådighed 3) Evt. forslag til, hvordan ekstra ressourcer kan erhverves med kort varsel Forslag til tjekliste i egen magistratsafdeling inden 1. møde 1) Hvad er der sket? 2) Hvad har vi indsat? 3) Hvilke planer er aktiveret? 4) Hvad skal der ske og hvornår? 5) Hvem kan vi kontakte? 6) Hvad har vi ellers til rådighed? 7) Hvor er det henne? 8) Hvilket beredskab? 9) Hvordan får vi fat på det/dem? 10) Hvad er kritisk, er der mangler? 11) Hvad må helst ikke ske? 12) Tidsperspektiv 13) Overblik over magistratsafdelingens kritiske ydelser 19

20 Instruks 5: Strategiske overvejelser i Kriseledelsen Nedenstående punkter fungerer alene som inspiration til overvejelse blandt Kriseledelsens medlemmer: Ejerskab til hændelsen Hvad er hovedproblemet? Hvem ejer problemet? Hvad er Aarhus Kommunes rolle og ansvar? Hvilke umiddelbare opgaver skal løses nu? Hændelsens konsekvenser Hvilke konsekvenser får hændelsen for Aarhus Kommunes evne til at opretholde serviceniveauet over for borgerne? Hvad er worst case? Hvilke tidsdimensioner gælder? Kan vi få behov for ressourceforstærkning fra Beredskabsstyrelsen, Forsvaret, andre kommuner m.v. Afledte konsekvenser. Kan vi opretholde serviceniveauet på områder, som oprindeligt ikke blev berørt af hændelsen? Har vi overvejet konsekvenserne for alle interessenter? Hvad er de økonomiske konsekvenser? Hvad er konsekvensen for Aarhus Kommunes brand? Ydre faktorer Styrende love og bestemmelser Miljøhensyn Folkeopinionen indfrier vi forventningerne? Vejrlig Politisk interesse Pressens interesse Indre faktorer Har vi et fælles situationsbillede i Kriseledelsen? Anerkender alle situationens alvor? Er der enighed i Kriseledelsen om, at opgaverne skal løses og at skyldsspørgsmål og politiske udspil ikke hører hjemme i krisestyringsfasen. Hvor kontroversiel er hændelsen? det er afgørende, at Kriseledelsen træffer solide beslutninger, der baseres på fakta og ikke på følelser. Har vi den fornødne udholdenhed i Kriseledelsen og i den berørte kommunale organisation? Medarbejdernes opfattelse indfrier vi forventningerne? 20

21 Handlingsmuligheder Nedskriv forskellige tænkelige handlingsmuligheder. Skitsér mindst to forskellige alternativer. Undersøg de alternative fordele og ulemper. Træf beslutninger. Bestem hvilket alternativ organisationen under Jer skal følge. Delegér mest muligt! Revurdér løbende, men hold Jer i videst muligt omfang til den lagte plan med mindre tungtvejende grunde tvinger Jer til at gøre noget andet. Følg op på alle beslutninger. Informér kontinuerligt både internt og eksternt. 21

22 Instruks 6: Opgaver for Kriseledelsens stab Ansvar Staben arbejder for Beredskabschefen, og sikrer den praktiske udførelse af Kriseledelsens arbejde. Opgaver i staben Situationsbillede o Staben har det praktiske ansvar for at udfærdige et aktuelt situationsbillede, der kan skabe overblik over hændelsens omfang. o Der skal benyttes fast skabelon til udfærdigelse af situationsbillede (se bilag 3). o Staben skal rundsende et aktuelt samlet situationsbillede for Aarhus Kommune via mail til Kriseledelsens medlemmer senest 15 min før hvert møde. Her kan mailadressen xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx anvendes. o Situationsbillede kan med fordel suppleres med relevante situationskort, tegninger med videre, der kan bidrage til overblik over hændelsen. Dokumentation/Log o Det er vigtigt, at der foretages en grundig dokumentation af alle handlinger og beslutninger under hele hændelsen. Staben er ansvarlig for, at der bliver ført en fyldestgørende log. o Der skal benyttes fast skabelon til udfærdigelse af log (Se bilag 4). Bistå Beredskabschefen Indsamle informationer fra forvaltningerne og magistratsafdelingerne via magistratsafdelingernes kontaktpersoner til Kriseledelsen (se kontaktoplysninger bilag 7). Formidle information til medlemmer af Kriseledelsen og Kommunens forvaltninger Formidle information til eksterne stabe, eksterne aktører og samarbejdspartnere Løbende udarbejdelse af nye aktionslister Forberede kommende møder i Kriseledelsen Holde overblik over Kommunens beredskabsplaner 22

23 Instruks 7: Opgaver for Kriseledelsens sekretariat Ansvar Det er sekretariatets ansvar at sikre opretholdelse af en række kritiske funktioner, så Kriseledelsen og Staben kan udføre sit arbejde. Opgaver i sekretariatet Indkalde relevant administrativt personale. Det kunne eksempelvis være: o Indkalde relevant sekretariatsbistand til betjening af rådmænd og direktører o Indkalde juridisk bistand (afklaring af kontraktlige forhold) o Indkalde økonomisk bistand (økonomiske beregninger og budgetter) o Indkalde GIS bistand (hjælpe med at skabe overblik over indsatsområde) o Indkalde HR bistand (personaleadministrativ vejledning) o Indkalde ekstra IT bistand Indkalde afløsere til Kriseledelsen ved større eller længerevarende hændelser. o Føre liste over, hvilke personer man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem. Håndtering af post og e-post Telefonhåndtering Logistik o Skaffe forplejning og overnatning, sørge for kørsel, klargøre lokaler med videre Varetage almindelig kontorservice Sikre at nødvendige IT-funktioner er i drift Journalisering Referat o Ved hvert møde hos henholdsvis Borgmester og Rådmænd, Direktørgruppen eller KriseKommunikationsTeamet er det udpegede sekretariat ansvarlig for, at der bliver taget referat. 23

24 Bilag 1: Dagsorden til første møde i Kriseledelsen 1. Kort præsentation af Kriseledelsens fremmødte medlemmer og ansvarsområde 2. Referent og mødeleder udpeges 3. Talsmand udpeges (Typisk et medlem af Magistraten) 4. Situationsbillede (anvend bilag 3) og fastlæggelse af driftsniveau 5. Fordeling af opgaver (opridses og prioriteres) 6. Hvilke tiltag skal iværksættes nu og her, samt på længere sigt 7. Information af borgere/virksomheder/pressen (ekstern information) 8. Intern information med fokus på fortsat drift 9. Fastlæggelse af økonomi 10. Punkter til evaluering 11. Eventuelt 12. Opsummering af beslutninger (v. mødeleder) 13. Tidspunkt for næste møde 24

25 Bilag 2: Dagsorden til efterfølgende møder i Kriseledelsen 1. Deltagere (v. mødelederen) 2. Situationsbillede (anvend bilag 3) 3. Forventet/mulig udvikling 4. Opgaver (opridses og prioriteres) 5. Kommunikation (internt og eksternt) 6. Behov for ændring i driftsniveau? 7. Behov for ændringer vedr. procedurer? 8. Punkter til evaluering 9. Eventuelt 10. Opsummering af beslutninger (v. mødeleder) 11. Tidspunkt for næste møde 25

26 Bilag 3: Skabelon til udfærdigelse af situationsbillede til Kriseledelsen Udsendelsestidspunkt Situationsbilledet udarbejdet Dato (Situationsbilledet er til intern brug, og må derfor ikke offentliggøres.) Tidspunkt Hændelse(r) i overskriftsform: Resume af hændelse(rne)/situationen: (Overordnet beskrevet, hvad og omfang) Hvor er det sket? (Beskrivelse af hvor hændelse(rne) er sket samt det område, som er ramt) Risikovurdering: (En vurdering af hvordan hændelse(rne) og situation vurderes til at udvikle sig, herunder tids estimat) Overordnet beskrivelse af iværksatte tiltag: (Vægt på tiltag som involverer flere sektorer ansvarlig sektormyndighed) Ekstraordinær ressourcetilvejebringelse / -dispositioner: Mediebillede og krisekommunikation: Andre informationer: (Fx kort og illustrationer) Vurderingen af mulige konsekvenser: (Vægt på konsekvenser som involverer flere sektorer samt konsekvenser, som vurderes at kunne få vidtrækkende samfundsmæssige konsekvenser) 26

27 Bilag 4: Skabelon til log Hændelse/Handling/beslutning* Udført Sektor/forvaltning Initialer Dato Klokken * Alle handlinger og beslutninger skal noteres. Det være sig først og fremmest interne handlinger og beslutninger taget af Kriseledelsen samt i Kommunens magistratsafdelinger og forvaltninger. Desuden skal der noteres alle indberettede handlinger og beslutninger med betydning for Aarhus Kommune fra henholdsvis det operative niveau (fx KST), fra øvrige krisestabe (fx nabokommuner, regioner, KSN, LBS, NOST) samt fra øvrige myndigheder (fx BRS, Politi, Forsvaret). 27

28 Bilag 5: Oversigt over Aarhus Kommunes planer Overblik over Aarhus Kommunes aktive indsatsplaner. Planerne kan aktiveres af Beredskabschefen eller dennes stedfortræder via Aarhus Brandvæsens vagtcentral. Alle medlemmer af Kriseledelsen har adgang til de væsentligste planer xxxxxxxxxxxxxx. Alle nedenstående planer ligger desuden hos Aarhus Brandvæsens vagtcentral. Plan for Fortsat Drift Infrastruktur Omsorg Naturfænomener Indsatsenheder Plan for Fortsat Drift Aktivering af nøglepersoner Indsatsplan for Krisekommunikation Delplan for Borgmesterens Afdeling Delplan for Mag.afd. for Sociale forhold og Beskæftigelse Delplan for Mag.afd. Teknik og Miljø Delplan for Mag.afd. Sundhed og Omsorg Delplan for Mag.afd. Kultur og Borgerservice Delplan for Mag.afd. Børn og Unge Indsatsplan for Strømsvigt Indsatsplan for IT Indsatsplan for Varmeforsyning Indsatsplan for Drikkevandsforurening Indsatsplan for håndtering af affald Indsatsplan for Sundhedsberedskab Indsatsplan for Pandemi Indsatsplan for Udbringning af mad i ekstraordinære situationer Indsatsplan for Opretholdelse af undervisning og skolefritidsordning i ekstraordinære situationer Indsatsplan for Indkvartering og forplejning Indsatsplan for Oversvømmelse Indsatsplan for Store snemængder Indsatsplan for Storm og Orkan Plan for Indsats ved forurening af kyster og havne Indsatsplan for Brandslukning 28

29 Bilag 6: Overdragelse /Afløsning i Kriseledelsen Hvis Beredskabschefen 10 timer efter Kriseledelsens aktivering vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af Kriseledelses medlemmer inklusiv stab og sekretariat og øvrige støttefunktioner. 1. Lederfunktion Gennemgang af den generelle situation og den overordnede strategi. - Hvad er sket / udvikling siden sidste afløsning eller opstart - Hvilke planer er aktiveret, samt hvilke stabe - Aktiveringstrin - Hvilke øvrige myndigheder og stabe er aktiveret - Beredskabsforanstaltninger - Udmeldt overordnet strategi for opgaveløsninger - Opgaver overordnet, der er løst siden sidste overdragelse - Aktuelle opgaver overordnet - Evt. opgaver overordnet fremover eller forudsigelige opgaver. - Planlagte hændelser/aktiviteter - Information om mødeaktivitet - Anden vigtig information 2. Øvrige medlemmer (Mand til mand) Gennemgang af den specifikke situation. - Gennemførte opgaver siden sidst - Igangværende opgaver - Fremtidige eller forudsigelige opgaver - Procedurer for opgaverne - Procedurer for samspillet i staben - Hvor findes oplysninger til brug for igangværende oplysninger - Hvor findes oplysninger omkring afsluttede opgaver - Oplysning om netværk (Hvem har man haft kontakt med / gjort brug af) - Hvor findes telefonliste / mailliste m.v. - Gennemgang af tavler og markeringer på disse - Evt. koder til PC-ere, hjemmesider m.v. - Anden vigtig information 29

30 Bilag 7: Ordforklaring beredskabsfaglige udtryk BRS (Beredskabsstyrelsen) Beredskabsstyrelsen er en styrelse under Forsvarsministeriet med redningsberedskabet som ansvarsområde. KST (Kommandostade) Fælles facilitet i indsatsområdet, hvorfra den samlede indsats ledes, og hvorfra der opretholdes kontakt til overordnede og sideordnede beredskabsmyndigheder eller organisationer. Kommandostadet oprettes af politiet, og vil typisk være indsatsledelsens samlingssted. KSN (Kommandostation) Lokalitet, typisk på politistationen, hvorfra politiet udøver den koordinerende ledelse på operativt niveau. Ved større hændelser sker dette i samarbejde med relevante aktører. LBS (Lokal Beredskabsstab) En bredt sammensat stab, der er etableret i hver politikreds, til at varetage den koordinerede anvendelse af relevante beredskabsaktørers ressourcer i tilfælde af større ulykker og katastrofer. Staben fungerer endvidere som permanent forum for samarbejde og koordination mellem disse aktører. Staben kan nedsættes på strategisk og operationelt niveau. På begge niveauer indgår repræsentanter for politikredsen, som leder af staben, de kommunale redningsberedskaber, regionens sundhedsberedskab, totalforsvarsregionen og Beredskabsstyrelsens regionale beredskabscenter. Der kan endvidere tilknyttes andre relevante beredskabsmyndigheder. På det operative niveau kan der efter behov indgå repræsentanter for virksomheder. NOST (Nationale Operative Stab) Varetager som sin hovedopgave koordinationsopgaver i forbindelse med større hændelser, katastrofer og sikkerhedsmæssige trusler, herunder terrorhandlinger i Danmark. Hændelser der ikke kan løses af de enkelte politikredse/regioner/kommuner, samt opgaver, der omfatter flere samtidige hændelser i forskellige landsdele, og hvor der opstår et behov for koordinering på nationalt plan. 30

31 Bilag 8: Kontaktoplysninger på Kriseledelsen i Aarhus Kommune KRISELEDELSEN Strategiske beslutninger Navn Stilling Afdeling Telefon Mobil Mail Borgmester Borgmesterens (formand) Afdeling Rådmand Sociale forhold og Beskæftigelse Rådmand Teknik og Miljø Rådmand Rådmand Rådmand Sundhed og Omsorg Kultur og Borgerservice Børn og Unge Operativ ledelse Navn Stilling Afdeling Telefon Mobil Mail Stadsdirektør (formand) Borgmesterens Afdeling Økonomidirektør Borgmesterens Afdeling Beredskabschef Teknik og Miljø (sekretær) Direktør Sociale forhold og Beskæftigelse Direktør Teknik og Miljø Direktør Direktør Direktør Sundhed og Omsorg Kultur og Borgerservice Børn og Unge 31

32 Krisekommunikationsteam Navn Stilling Afdeling Telefon Mobil Mail Borgmesterens Afdeling Sociale forhold og Beskæftigelse Teknik og Miljø Sundhed og Omsorg Kultur og Borgerservice Børn og Unge Borgmesterens Afdeling Kriseledelsens stab, faste medlemmer Navn Stilling Afdeling Telefon Mobil Mail Borgmesterens Afdeling Aarhus Brandvæsen Teknik og Miljø Borgmesterens Afdeling 32

33 SEKRETARIATSCHEFER/KONTAKTPERSONER TIL KRISELEDELSERNE I MAGI- STRATSAFDELINGERNE Navn Stilling Afdeling Telefon Mobil Mail Borgmesterens Afdeling Sociale forhold og Beskæftigelse Teknik og Miljø Sundhed og Omsorg Kultur og Borgerservice Børn og Unge Borgmesterens Afdeling IT OG TELEFONI Navn Stilling Afdeling Telefon Mobil Mail Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling 33