Vejledning til før-analyse Målgruppen for denne vejledning er superbrugerne på spydspidsafdelingerne. Vejledningen beskriver kort, hvordan før-analysen konkret skal afvikles, således at data og informationer kan opsamles på systematisk vis, samtidig med at det daglige arbejde i klinikken forstyrres mindst muligt. Før-analysen består af følgende tre del-analyser, der alle gennemføres i forbindelse med et besøg af konsulenterne i den givne spydspidsafdeling: Faktaindsamling Arbejdsgangsanalyse Planlægning af efter-analyse Til hver del-analyse er udarbejdet et værktøj i form af en skabelon for dataindsamlingen. Faktaindsamling Formålet med faktaindsamlingen er at få indsamlet baggrundsinformation om tolkninger i spydspidsafdelingen i før-situationen, fx antal tolkninger, de mest tolkede sprog, patientinformation om tolkning, mv. Superbrugeren er ansvarlig for, at fakta senest er til stede ved besøget på spydspidsafdelingen. Under besøget vil oplysningerne og evt. kommentarer blive gennemgået. Processen forventes at være følgende: 1. Skabelon til faktaindsamling (Værktøj 1) sendes til superbrugeren forud for besøget 2. Superbrugeren indsamler fakta og udfylder skabelon inden besøget 3. Fakta gennemgås under besøget og dokumenteres endeligt. Det er muligt for superbrugeren at sende den udfyldte skabelon til Devoteam inden besøget. I givet fald skal det sendes til Vicky la Cour (vicky.lacour@devoteam.dk) per mail, som vedhæftet fil. Arbejdsgangsanalyse Formålet med arbejdsgangsanalysen er at kortlægge, hvordan arbejdsgangen er i førsituationen i forbindelse med planlægning og gennemførelse af en tolkning både planlagte tolkninger og akutte tolkninger.
Arbejdsgangsanalysen gennemføres af konsulenterne under besøget. Skabelonen (Værktøj 2) bruges som udgangspunkt til indsamling af informationer om arbejdsgangen. Analysen foregår på et to-timers møde med deltagelse af repræsentant(er) for de, der i det daglige er involveret i planlægningen og gennemførelsen af tolkninger, dvs. både klinikere og adm. medarbejdere. Processen forventes at være følgende: 1. Superbrugeren indkalder relevante personer til et to-timers møde under besøget 2. På mødet kortlægges arbejdsgangen, som den ser ud i dag hvem gør hvad hvornår - i forbindelse med planlægning og gennemførelse af en tolkning både planlagte og akutte tolkninger 3. Devoteam dokumenterer oplysninger og data fra mødet. Deltagerne på 2-timers mødet bør være direkte involveret eller have et godt kendskab til de ansattes roller og ansvar i forbindelse med planlægning og gennemførelse af en tolkning. Planlægning af efter-analyse Formålet med planlægningen af efter-analysen er, at superbrugerne i samarbejde med konsulenterne får konkretiseret og præciseret, hvordan efter-analysen skal finde sted i den givne spydspidsafdeling (Værktøj 3). Udgangspunktet er vejledningen til efter-analysen (Værktøj 8), der her konkretiseres og præciseres i forhold til forholdene i den givne spydspidsafdeling, fx hvad angår hvem, hvornår og hvordan.
Skabelon til faktaindsamling ved før-analyse Hvorfor faktaindsamling? Formålet med faktaindsamlingen er at få indsamlet baggrundsinformation om tolkninger i spydspidsafdelingen i før-situationen, fx antal tolkninger, de mest tolkede sprog, patientinformation om tolkning, mv. Hvem indsamler og hvordan foregår faktaindsamlingen? Superbrugeren har ansvaret for at udfylde skabelonen, men det forventes, at der er behov for at spørge kolleger på afdelingen eller administrationen på sygehuset. Hvis du ikke kan fremskaffe de eksakte oplysninger, bedes du komme med dit bedste bud evt. i samråd med en kollega. Hvornår foregår faktaindsamlingen? Faktaindsamlingen er en del af analysen af situationen, inden afdelingen begynder med videotolkning. Den skal foregå op til det besøg, som konsulenterne fra Devoteam aflægger på afdelingerne. Superbrugeren vil derfor før besøget få skabelonen tilsendt. Ydereligere oplysning og vejledning Kontakt venligst Vicky la Cour, Devoteam Consulting på vicky.lacour@devoteam.dk eller telefon: 25 44 57 02.
1. Navn på superbruger: 2. Telefon : 3. Navn på hospital/afdeling/evt. afsnit, som evalueringen omfatter: Angiv (sæt kryds): 4. Antal tolkninger i 2008 Sengeafsnit Ambulatorium Skadestue/Akut modtagelse Andet. Skriv: Antal klinikere: Antal administrative medarbejdere: Antal planlagte tolkninger med Heraf planlagte tolkninger, hvor tolken professionel tolk: er til stede: Heraf planlagte tolkninger over telefon: Antal akutte tolkninger med professionel tolk: Heraf tolkninger, hvor tolken er til stede: Her af tolkninger over telefon: Antal tolkninger, hvor slægtninge og andre ikke-professionelle foretager tolkning: (Hvis du ikke har det eksakte tal, så kom med dit bedste bud) Er der periodeudsving i antal tolkninger? Ja, angiv periode evt. med årsag Nej Ved ikke 5. Antal aflyste tolkninger i 2008 Antal aflyste tolkninger, hvor tolken skulle være til stede: Bemærkninger herunder evt. begrundelser for aflysninger:
Antal aflyste tolkninger, hvor tolken skulle have tolket over telefon: Bemærkninger herunder evt. begrundelser for aflysninger: 6. Mest tolkede sprog Hvilke sprog er det/de mest tolkede? 1. 2. 3. 4. 7. Patientinformation om tolkning Hvilken information får patienten om tolkning (indhold): Proces/Form (hvornår og hvordan får patienten informationen): 8. Videoudstyr Hvilket udstyr forventes anvendt? Mobilt Fast Angiv producent(er): Evt. bemærkning til udstyr (fx mere end en type udstyr, overvejelser ved anskaffelse af udstyr)
9. Hvem forventes at anvende videotolkning? Der skal anvendes videotolkning i alle situationer, hvor det er fagligt forsvarligt. Angiv i hvilke situationer, hvor det vurderes, at det ikke vil være fagligt forsvarligt: Kun udvalgte klinikere skal anvende videotolkning. Angiv hvilke kriterier, som ligger bag udvælgelsen af klinikerne: Der skal kun anvendes videotolkning i særlige situationer (fx undersøgelser, behandlinger, patientgrupper etc.). Angiv hvilke kriterier, som ligger bag en udvælgelse:
Skabelon til arbejdsgangsanalyse i før-situationen Hvorfor analysere arbejdsgangene i forbindelse med tolkninger? Denne skabelon anvendes af Devoteam til dokumentation af arbejdsgangene forbundet med at planlægge, forberede og gennemføre tolkninger på spydspidsafdelingerne i før-situationen, dvs. uden brug af videoudstyr. Både arbejdsgangen forbundet med en planlagt tolkning og arbejdsgangen forbundet med en akut tolkning skal kortlægges. Formålet med skabelonen er at få indsamlet oplysninger om arbejdsgange og procedurer samt tidsforbrug i forbindelse med tolkninger på tværs af spydspidsafdelingerne på en systematisk måde. Hvornår gennemføres kortlægningen af arbejdsgangene? Devoteam er ansvarlig for at gennemføre arbejdsgangsanalysen, som vil foregå under det planlagte besøg i spydspidsafdelingerne i før-analysen. Hvem bør deltage i arbejdsgangsanalysen? Det er de aktører, som er involveret i arbejdsgangene med at planlægge, forberede og gennemføre tolkninger, der skal give input til arbejdsgangen. Det vil sige, at både klinisk og administrativt personale skal give input. Arbejdsgang (sæt kryds): Planlagt tolkning Akut tolkning Hovedaktivitet (fx booking) Aktivitet Aktør Beskrivelse Tidsforbrug/ ventetid/ kalendertid Problemer og hvem der oplever dem
Skabelon til planlægning af efter-analyse Skabelon til planlægning af efter-analyse i forbindelse med før-analysen Hvorfor planlægge efter-analysen? Formålet med planlægningen af efter-analysen er, at superbrugerne i samarbejde med konsulenterne får konkretiseret og præciseret, hvordan efter-analysen skal finde sted i den givne spydspidsafdeling. Udgangspunktet er vejledningen til efter-analysen, der her gøres mere konkret for den givne spydspidsafdeling, fx hvad angår hvem, hvornår og hvordan. Hvornår og af hvem foregår planlægningen? Under Devoteams besøg i afdelingen udfylder superbrugeren skemaet sammen med Devoteams konsulenter, så den praktiske gennemførelse af efter-analysen er planlagt, og superbrugeren kender sin rolle efter besøget. Ydereligere oplysning og vejledning Kontakt venligst Vicky la Cour, Devoteam Consulting på vicky.lacour@devoteam.dk eller telefon: 25 44 57 Side 8 af 10
Skabelon til planlægning af efter-analyse Superbruger: Organisation/afdelin g: Hvad Hvem (ansvarlig) Hvornår Hvordan Faktaindsamling Superbruger Efter endt efter-analyse periode Udfyldes uge: Sendes d.: Skabelon udfyldes og sendes til Devoteam Consulting. Hvordan vil data blive indsamlet? Hvem vil blive involveret? Logning Spørgeskemaundersøgelse til patienter Administrativ medarbejder: Navn: Administrativ medarbejder: Navn: Ved hver videotolkning Lige inden /under/lige efter tolkningen? Efter hver videotolkning Side 9 af 10 Skabelon udfyldes for hver videotolkning og sendes samlet efter endt efter-analyseperiode til Devoteam Consulting Vil der være behov for hjælp fra andre til at logge data? Udfyldes af patienten efter videotolkningen. Patienten returnerer det udfyldte skema. De udfyldte spørgeskemaer afleveres samlet til superbrugeren efter endt efter-analyseperiode. Superbrugerne sender dem til Devoteam Consulting.
Vejledning til før analyse Hvad Hvem (ansvarlig) Hvornår Hvordan Spørgeskemaundersøgelse til adm. og klinisk personale Spørgeskemaundersøgelse til tolke Superbruger Superbruger Efter endt efter-analyse periode Periode for undersøgelse: Fra: Til: Efter endt efter-analyse periode Sendes d.: Udleveres til alle i afdelingen, som har deltaget i videotolkning. De udfyldte spørgeskemaer sendes samlet til Devoteam Consulting. Metode til opnåelse af høj svarprocent: Sendes til alle tolke, der har deltaget i videotolkning. Tolkene sender de udfyldte spørgeskemaer direkte til Devoteam Consulting. Side 10 af 10