FSU møde den: 19. marts 2018 kl. 13.00 16.00 Bygning 1525 626. Ny Munkegade 120, 8000 Aarhus C Deltagere: Dekan Niels Chr. Nielsen, Søren Bom Nielsen, Dorthe M. Andersen, Marianne F. Løyche, Olav W. Bertelsen, Lotte Thue Pedersen, Uffe Pilegård Larsen, Steen H. Møller, John Kapstadt, Jens Bøgestrand, Erling K. Hyldig, Erik Båtrup, Niels Damgaard Hansen, Jens Peder Ulfkjær, Kjeld M. Søndergaard Afbud: Thomas Skjødeberg Toftegaard, Stig Ravn og Jens Barfod Dato: 20. marts 2018 Ref: Charlotte Sand Side 1/9 Dagsorden NCN bød velkommen til årets første FSU møde. Den nye to årige medlemsperiode startede 1. marts 2018 og mødet blev derfor indledt med konstituering af FSU. Der er to ny udpegede B-side medlemmer Lektor Jens Peder Ulfkjær, ENG og sanitør Kjeld M. Søndergaard, ST Adm. Stig Ravn, ASE fortsætter som suppleant, mens Erling Kjeldsen Hyldig, ST adm. udtræder af FSU Fra A-siden fortsætter Hanne Bach Clausen, Thomas Skjødeberg Toftegaard og Klaus Lønne Ingvartsen. 1. Kommentarer til sidste referatet a. Opfølgning på referat (v/ DMA) I forhold til referatet fra sidste FSU møde havde DMA følgende opfølgning omkring plustid for akademikere i staten. ST-HR har undersøgt muligheden for indgåelse af aftaler om plustid for akademikere i staten jf. overenskomsten for akademikere i staten 13A. Generelt ønsker ledelsen på AU (og ST) ikke at indgå aftaler om Plustid, fordi man ønsker, at alle arbejder inden for en ramme på 37 timer og dermed har en god mulighed for et sammenhængende arbejds- og familieliv (jfr. Resultaterne af den psykiske APV). Plustid bør generelt ikke anvendes til et løse et generelt arbejdspres på medarbejderne. Generel overtid bør løses via en ledelsesmæssig prioritering. Science and Technology Aarhus Universitet Ny Munkegade 120 8000 Aarhus C Fax: 87152068 E-mail: mail@science.au.dk http://www.science.au.dk/
Side 2/9 Personalejura på AU har endvidere gjort opmærksom på, at ifølge overenskomstens 13 og 14 om plustid og reglerne om merarbejde omfatter reglerne ikke: Ansatte, der er beskæftiget med undervisning og/eller forskning ved universiteter, højere læreanstalter og forskningsinstitutioner, hvis virksomhed må sidestilles med universitets- og læreanstaltsinstitutioners virksomhed. B-siden havde ingen bemærkninger hertil. NCN bemærkede i forhold til lønforhandling og mulig konflikt, at indtil videre skal lønforhandlingerne ikke stilles i bero. B-siden var enig. 2. Evaluering af FSU forretningsorden (Bilag) FSU s arbejde og forretningsorden skal evalueres hvert 2. år. En enig B-side havde følgende forslag: ST er et stort fakultetet som er bredt funderet og med en divers organisation. B-siden foreslår derfor, at 6 som fastslår, at FSU har en næstformand ændres til, at der skal være to næstformænd - en næstformand for AC og en for TAP. AC næstformand => Olav W. Bertelsen TAP næstformand => Uffe Pilegård Larsen Det blev besluttet, at A-siden overvejer ændringsforslaget til næste FSU møde. Umiddelbart mente A-siden dog ikke, at det bør være nødvendigt med to næstformænd, da tingene bør kunne drøftes på møderne. 3. Konstituering af nyt FSU 2018-2020 a. Godkendelse af forretningsordning (v/ncn) B-siden bemærkede, at de ift. forretningsordenen for perioden 2018-20 har haft overvejelser omkring tavshedspligt, men har noteret sig, at det er en standardformulering. B-siden pointerede, at jo mere åbenhed, jo bedre er det. Der var enighed omkring, at det er værdifuldt at der er mulighed for at gøre ting fortrolige, og at tavshedspligten er vigtig, men at der i FSU skal arbejdes mod størst mulig grad af åbenhed. b. Nedsættelses af Lønudvalg (v/ncn) FSU skal vælge et Lønudvalg for den kommende periode, således at Lønudvalget følger valgperioden for FSU. Det blev besluttet, at Klaus Lønne Ingvartsen og Søren Bom Nielsen indtræder som nye medlemmer i Lønudvalget. Medlemmer af Lønudvalget for perioden 2018-2020: B: siden: Olav W. Bertelsen, Lotte Thue Pedersen, Uffe Pilegård Larsen, Steen H. Møller, John Kapstadt og Stig Ravn.
Side 3/9 A-siden: Niels Chr. Nielsen, Klaus Lønne Ingvartsen og Søren Bom Nielsen indtræder i udvalget 4. Godkendelse af dagsorden a. Godkendelse af dagsorden og kommentarer til referatet fra december 2017. Dagsordenen blev godkendt. Der var ikke yderligere kommentarer til referatet fra dec. 2017. 5. Økonomi a. Ny Økonomimodel v. Peder Damgaard (bilag) PD redegjorde indledningsvist for baggrunden for den nye økonomimodel (NØM). Der blev tilbage i november 2014 i forlængelse af problemanalysen på AU etableret en arbejdsgruppe for en ny økonomimodel på ST. Det har overordnet set været formålet at udvikle en transparent, robust og fair økonomimodel med indbyggede incitamenter til institutter og centre i forhold til udvikling af kvalitet i kerneaktiviteterne. PD forklarede disse afgørende begreber nærmere: Transparent: udspecificerende, klare principper Robust: håndtere vækst, lavkonjunktur, strategiske satsninger/omprioriteringer Fair: følge AU s principper, respektere historien Indbyggede incitamenter forhold til udvikling af kvalitet i kerneaktiviteterne: Uddannelse: beståelse, færdiggørelse, fremdrift, frafald Forskning: eksterne tilskud, bibliometri, ph.d. Myndighedsbetjening: opgavedrevet fordeling af kontraktmidler Processen ift. NØM: Modellen været behandlet i fakultetsledelsen i 5 omgange En foreløbig version blev præsenteret i Akademisk Råd og FSU i foråret 2017 I marts 2018 præsenteres modellen i Akademisk Råd, FSU og LSU er I juni behandles modellen igen i fakultetsledelse med sigte på endelig beslutning. Modellen vil træde i kraft til budget 2019-22. Budgetterne for 2019 2022 bliver dermed udregnet med denne nye model. PD gennemgik de forskellige elementer i NØM. NCN supplerede og gjorde opmærksom på, at selv om NØM skal være transparent, robust, fair og indeholde incitamenter kan den ikke løse alt. Derfor er det afgørende, at der er en ledelse bag som hele tiden er opmærksom på, om
Side 4/9 der er områder der kræver særlig opmærksomhed. Arbejdet med udviklingen af NØM har været vanskeligt. Modellen er søgt gennemtænkt så godt som muligt og arbejdsgruppen har været omkring mange forhold, men opstår der uhensigtsmæssigheder eller overraskelser går ledelsen ind og styre. B-siden havde følgende bemærkninger: NØM har været længe undervejs, men det virker til at den har været værd at vente på. Modellen virker logisk, og det er helt afgørende, at den er transparent. Det er vigtigt at der er indbyggede incitamenter i modellen særligt ift. til uddannelsesområdet. Godt at NØM understøtter centrene Principperne for NØM ser fornuftige ud men det bliver spændende med implementeringen af modellen. b. Regnskab 2017 (bilag) NCN gennemgik regnskab 2017 og præciserede at regnskabet endnu ikke er endeligt godkendt af AU bestyrelse. Fakultetets resultat for 2017 blev et underskud på 0,7 mio., hvilket er en forbedring på 8,6 mio. ift. budgettet. Det betyder, at ST rammer det budgetterede resultatet fint og differencen er på plus siden. Fakultetet havde en opsparing på 51 mio. ved indgangen til 2017, og den er ved indgangen til 2018 således på ca. 50 mio. I B2018-21 foreligger der planer for forbrug af opsparingen frem til udgangen af 2021. B-siden bemærkede, at det er imponerende, at ST i 2017 har været i stand til at ramme det budgetterede resultat så tæt. Det viser, at fakultetet har et godt et overblik over sin økonomi. NCN pointerede i forlængelse heraf, at det er godt med de lange budgetter. Det giver mulighed for, at fakultetet i god tid kan reagere og tage højde for udsving. Ved at følge budgetterne tæt, kan fakultetet allerede i løbet af året flytte penge ud, hvis det viser sig, at der kommer frirum i økonomien. I 2017 er der bl.a. overført 34 mio. kr. institutterne og 42 mio.kr. til bygningsområdet. Det giver således mulighed for rettighed i forhold til at kunne justere undervejs. 6. Årlig opsamling/drøftelse på MUS og kompetenceudvikling på ST (v/ncn) (bilag) Ifølge MUS årshjulet på AU skal der årligt følges op på årets MUS og kompetenceudviklingsindsatsen. Hvordan virker MUS samlerne? Hvordan sætter vi fokus på kompetenceudvikling? Drøftelse af MUS skal have fokus på effekten af samtalerne. Drøftelsen af kompetenceudviklingsindsatsen skal have fokus på, hvorvidt der arbejdes systematisk og målrettet med kompetenceudvikling.
Side 5/9 Derudover skal ST skal lave en skriftlig redegørelse til HSU ift. status på MUS og kompetenceudvikling. ST-HR har udarbejdet et udkast til redegørelse til HSU på baggrund input fra institutlederne og vedlagt sagsfremstillingen som bilag. Redegørelsen viser at for flere institutter har et fokusområde i forbindelse med MUS været håndtering af stress, arbejdspres og psykisk arbejdsmiljø. Derudover har der været fokus på karriere og kompetenceudvikling, herunder strategisk kompetenceudvikling for at sikre den nødvendige sammensætning af medarbejdere og kvalifikationer. Specifikt for VIP har der været fokus på forskningsledelse samt karriereveje. Alt i alt giver den nuværende registreringspraksis omkring kompetenceudvikling generelt set et fint billede af niveauet på ST. B-siden havde følgende bemærkninger og forslag: Sidemandsoplæring skal fremadrettet beskrives nærmere med bl.a. konkrete eksempler, som kan bruges til inspiration. Den strategiske vinkel på kompetenceudvikling skal beskrives nærmere, så det bliver tydeligt, hvad der er strategien bag kompetenceudviklingen. Det skal ikke bare være et tal, men mere uddybende beskrivelse. Det er helt afgørende, for TAP medarbejdere, at der skal være fokus på den formelle kompetenceudvikling, så de ansatte får papir på sine færdigheder, og holder trit med de krav der stilles til faglig udvikling i det omgivende samfund. Det bør beskrives mere præcist hvad det er for satsningsområder kompetencefonden på AU vil støtte. Det er for uklart i dag. Ønsker fortsat et overblik over den anvendte økonomi, men anerkendte også at det ikke er ukompliceret at skabe dette 7. Personale a. Status vedr. elever og laborant praktikanter på ST (v/dma) (bilag) DMA orienterede om, at Science and Technology pr. 30. november 2017 havde besat 29 EUD elever og 6 laborantpraktikanter. Dermed opfylder ST kvoten udmeldt af henholdsvis Moderniseringsstyrelsen og AU. Angående 2018 og 2019 sender administrationschef Niels Damgaard mail direkte til alle institutter/centre ved ST angående interessetilkendegivelser fremadrettet. B-siden roste ST ordning omkring håndtering af EUD elever og laborantpraktikanter både ift.:
Side 6/9 at fakulteter giver de institutter, der påtager sig ansvaret for uddannelsen af EUD-elever, et tilskud på 10.000 kr. pr. elev pr. måne at fakultetet for at støtte at der også uddannes laboranter, har afsat midler til at give samme støtte til op til 5 laborantpraktikanter. Ordningen fungerer og miljøerne er meget tilfredse. b. Handleplan for flere kvinder i forskning (v/ncn) (bilag) NCN redegjorde nærmere for, at den årlige status på handleplan for flere kvinder i forskning viser, at fakultetet stadig er udfordret på at få flere kvinder i forskningen. Sidste år var det ikke alle institutter som havde opstillet måltal det er nu sket i denne runde. Samlet set har ST opstillet et mål for stigningen i andelen af kvinder, nemlig 1% point om året. ST gennemfører to strategiske initiativer (ingeniør- og digitaliseringsområdet), hvor der på begge områder kommer til at ske en øgning i VIP-staben. Det vil give udfordringer, idet der inden for disse områder generelt ikke er så mange kvindelige kandidater til VIP stillingerne. NCN pointerede, at fakultetet gør så meget som muligt ift. at rekrutterer flere kvindelige forskere. B-siden bemærkede, at ST kommer til at stå med en ubalanceret kønsprofil mange år frem, fordi væksten sker i disse år, og det er en udfordring. B-siden havde en bemærkning til afrapporteringen, idet 1% målsætningen ikke anses som tilstrækkelig på områder, hvor der sker en stor vækst på kort tid. c. Overenskomstforhandlinger (OK18) NCN pointerede, at ledelsen på ST er meget optaget af situationen omkring overenskomstforhandlingerne og følger udviklingen nøje. Der er nedsat en taskforce i ST-HR med det formål at sikre ensartethed og rettidighed. Men der er pt. fortsat mange uafklarede spørgsmål. Derudover er der i AU-HR etableret en taskforce med repræsentation fra de forskellige fakulteter og her forsøger man at besvare usikkerheder, fastlægge processer, opdatere hjemmesiden og følge op på udeståender. A og B-siden var enige om, at det er særdeles problematisk: at der er fejl i lock-out listerne at listerne omkring nødberedskab på ST fortsat ikke er i orden. Det kan få fatale følger ift. dyr. NCN svarede hertil at han er fuldt opmærksom på problemet og at AU-HR er i dialog med Moderniseringsstyrelsen, men fortsat afventer svar.
Side 7/9 B-siden pointerede endvidere, at det skal gøres klart ud i organisationen, at selv om de ansatte har en høj grad af ansvarsfølelse i forhold til deres arbejde, så må de ikke udføre arbejde, når de er omfattet af lock out. NCN opfordrede til, at alle relevante informationer omkring konflikt bliver bragt frem til ledelsen under vejs, så det sikres at konsekvenserne ikke bliver værre end nødvendigt. 8. Orienteringer fra formand og næstformand a. Status vedr. konkurrenceudsættelse af myndighedsrådgivning (v/ncn) Det blev besluttet at udskyde punktet til næste FSU møde. b. Fastholdelse af studerende (v/ncn) Et af de større emner som fakultetsledelsen arbejder med er fastholdelse af de studerende, således at vi kan mindske frafaldet. Det er både i samfundets interesse, de studerendes og fakultetets interesse, at de studerende vælger den rigtige uddannelse og herefter gennemfører den. Fakultetsledelsen sætter fokus på fastholdelse på et Ledelsesseminar d.12. april. Endvidere har ST allerede taget skridt i retning af forhold som gerne skulle øge fastholdelsen af de studerende nemlig kravet om karakteren 7 i matematik og 7 i karaktergennemsnit samt indførsel af en optagelsesprøve i kvote 2. c. Orientering om strategiopfølgning(v/ncn) I januar/februar gennemførte dekanatet en dialogrunde med institutledelserne om status for arbejdet med implementeringen af institutternes strategi. Det var nogle gode møder, som viste stort engagement og med en god dialog. d. Persondataforordning NCN orienterede om ikrafttrædelse af nyt regelsæt for behandling af persondata med virkning fra d 25. maj 2018. En af de store forandringer er et større fokus på, at reglerne bliver overholdt. De nye regler betyder, at AU vil kunne idømmes bøder på op til 16 millioner for ikke at overholde reglerne. Som konsekvens af de nye regler er et øget fokus på datasikkerhed og overholdelse af regelgrundlaget helt nødvendigt. HR-ledergruppen har derfor besluttet, at der udsendes en instruks til en lang række medarbejdere, der behandler HR-data som et led i deres arbejde. HR medarbejdere og nogle sekretariatsmedarbejdere vil modtage en instruks, men også tillidsrepræsentanter vil få påmindelse om vigtigheden af opmærksomhed på reglerne, selv om tillidsrepræsentanter i den funktion arbejder på de faglige organisationers ansvar, og derfor må forvente også at modtage retningslinjer fra disse.
Side 8/9 Der arbejdes med reglerne i to spor et spor for forskningsdata og et andet for det administrative område. På de administrative område arbejdes, der i centrale arbejdsgrupper på hvert vicedirektørområde med de persondata, hvert område håndterer. NCN opfordrede til at alle orienterer sig løbende på hjemmesiden: http://www.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/ e. Fælles normer på AU for rekruttering af fastansatte forskere Universitetsledelsen har besluttet 7 normer for rekruttering af fastansatte videnskabelige medarbejdere på AU. Fakultetet er i fuld gang med at implementere normerne på ST. ST har igennem de seneste år haft fokus på forbedring af rekrutteringsprocessen i forbindelse med ansættelse af videnskabelige medarbejdere. Fakultetet har derfor allerede inden universitetsledelsens beslutning om de 7 normer for rekruttering af fastansatte videnskabelige medarbejdere indarbejdet hovedparten af normerer i forbindelse med arbejdet omkring fakultetets revision af ansættelsesprocesser for VIP primært i 2016 med tilføjelser i 2017. f. Ny skatteaftale (v/owb) (Bilag) OWB henviste til det udsendte bilag som nærmere beskriver problemstillingen mellem på den ene side skattereformen og fakultetets retningslinjer for VIP fastansættelse. Der var enighed om at arbejde for at også danskere kan opnå ansættelse ved AU i fremtiden. g. Test af APV-spørgeskema i maj 2018 (v/ncn) Det er foreslået at bruge FAMU og FSU medlemmer som testpersoner til et nyt APV-spørgeskema. AU arbejdsmiljø oplyser, at man som Testperson får et link til Rambøll-systemet, hvor man går ind og udfylde test versionen af APVspørgeskemaet. Sidst i besvarelsen bliver man bedt om at give kommentarer til spørgeskemaet. B-siden vil accepterede at påtage sig rollen som testpersoner. 9. Skriftlige meddelelser a. Vejledning om god adfærd i det offentlige https://www.modst.dk/nyheder/nyhedsarkiv/2017/december/godadfaerd-i-det-offentlige-hvad-er-det/ b. Arbejdsmiljøstatistik Q3 2017 (Bilag) B-siden bemærkede at statistikken ikke indeholder Q4 og derfor ikke kan bruges ift. sammenligning med tidligere år.
Side 9/9 NCN opfordrede til at gennemgå tallene igennem og være opmærksom på forandringer. c. Tillykke/takkebreve (Bilag) 10. Eventuelt Ingen bemærkninger.