Til Sygehuspartnerskabet (2) Dokumenttype Bilag 1 Dato Juni 2014 BEHOVSBESKRIVELSE BILAG 1
BEHOVSBESKRIVELSE BILAG 1
Bilag 1 INDHOLD 1. Indledning 1 1.1 Baggrund 1 1.2 Formålet med projektet 2 2. Beskrivelse af problemstillingen 4 2.1 Udfordringen i forbindelse med reduktion af andelen af manuelt arbejde på sterilcentraler 4 2.2 Det overordnede behov, der skal opfyldes 4 3. Tidsplan og aktivitetsplan 6 3.1 Overordnet faseopdeling 6 4. Beskrivelse af de aktuelle forhold 7 5. Funktionskrav 9 5.1 Mindstekrav 9 5.2 Ønsker 10 6. Dokumentationskrav 11 6.1 Logbog 11 6.2 Slutrapport 12 6.3 Drifts- og vedligeholdelsesmanual 13 7. Test af løsninger 14 7.1 Projektplan med beskrivelse af test 14
Bilag 1 1 1. INDLEDNING 1.1 Baggrund for projektet Der behandles hvert år 2,6 mio. mennesker på et somatisk sygehus i Danmark. I 2012 blev der foretaget 1,3 mio. operationer, hvilket er en stigning på 150.000 siden 2007. Det samlede sundhedsvæsen koster årligt ca. 103 mia. kr. hvoraf sygehusområdet står for ca. 80 pct. eller ca. 80 mia. kr. 1 Der foretages pt. omfattende investeringer i en ny sygehusstruktur. Staten og regionerne har tilsammen afsat mere end 40 mia. kr. til dette område, hvorfor der over de kommende år bygges en række nye sygehuse rundt i landet, og de eksisterende sygehuse renoveres. Den overordnede samfundsmæssige udfordring for sygehusvæsenet, som den nye struktur også adresserer, er at sikre bedre og mere sammenhængende patientforløb, øget patientsikkerhed, effektivisering og højere kvalitet i behandlingen. Markedsmodningsfonden (tidl. Fornyelsesfonden) og de fem regioner har på samme baggrund etableret et sygehuspartnerskab. Formålet med partnerskabet er at bidrage til en hensigtsmæssig håndtering af den overordnede samfundsmæssige udfordring ved at fremme udvikling af nye, innovative, sundheds- eller effektivitetsfremmende løsninger på udvalgte generiske udfordringer indenfor sygehusområdet. En af disse generiske udfordringer består i at sikre optimale og effektive processer omkring sterilhåndtering. Udfordringen er konkret at få skabt sterilcentraler, hvor der ikke er risiko for kontaminering af instrumenterne og andre fejl i forbindelse med håndtering af de enkelte instrumenter, og hvor arbejdsprocesserne i mindre grad er præget af ensformigt gentaget arbejde (EGA), samt hvor manuelle processer om muligt automatiseres med positive økonomiske konsekvenser til følge. En sådan udvikling vil kunne bidrage til det overordnede samfundsmæssige behov for øget patientsikkerhed, højere kvalitet i behandlingen, effektivisering, økonomiske besparelser samt forbedret arbejdsmiljø. Der er således behov for udvikling af nye, innovative løsninger, der kan reducere risikoen for kontaminering af instrumenter i forbindelse med deres behandling på sterilcentraler og reducere mængden af EGA. Kontaminering af instrumenterne kan medføre infektioner hos patienterne, hvilket i yderste konsekvens kan føre til tab af menneskeliv. Offentlig Part efterspørger derfor udviklet og testet nye løsninger, som kan bidrage til en automatisering af arbejdsgangene på en sterilcentral. I det følgende beskrives de behov de efterspurgte løsninger skal opfylde og de mindstekrav og ønsker, som Offentlig Part har til den konkrete løsning. Opgaven er udformet således, at der foreligger en række overordnede behov, der danner rammen for udviklingen af de konkrete løsninger, som kan bidrage til håndtering af udfordringen med øget automatisering på sterilcentralerne. Disse behov er beskrevet i afsnit 2. Opgaven er åben, og det ønskes, at der tænkes i nye og innovative baner. Ved at tage de opstillede krav og rammen i betragtning må løsningen frit udvikles og designes til det/de produkt(er), Leverandøren finder bedst egnet til håndtering af udfordringen. 1 Danske Regioner, Fakta om sundhedsvæsenet sundhedsvæsenet i tal: http://www.regioner.dk/aktuelt/temaer/fakta+om+regionernes+effektivitet+og+%c3%b8konomi/kopi+af+fakta+om+sundhedsv%c3 %A6senet
Bilag 1 2 1.2 Formålet med projektet Opgaven med sterilisering af instrumenter til operationer mv. løses i dag på en række sterilcentraler tilknyttet de enkelte sygehuse. Der pågår dog i Region Hovedstaden en centralisering af funktionen, således at to store sterilcentraler fremadrettet skal servicere alle regionens sygehuse. Sterilcentralerne fungerer i vid udstrækning som lukkede enheder, da der typisk er en organisatorisk opdeling mellem de kliniske afdelinger og serviceafdelingerne. Figuren nedenfor viser overordnet sterilcentralens funktion: Aktuelt håndteres hovedparten af arbejdsprocesserne i sterilcentralerne manuelt. Herved forstås, at en meget stor andel af de konkrete procestrin i sterilisationsprocessen varetages af mennesker uden brug af automatiseringsteknologier, eller øvrige teknologiske hjælpefunktioner. Det gælder primært genbehandling af udstyr, som indebærer vask, desinfektion og sterilisation af (kirurgisk) flergangsudstyr. Den store andel af manuelt udførte opgaver udgør en væsentlig fejlkilde, idet risikoen for kontaminering af sterile instrumenter stiger med hver håndtering af disse forud for deres anvendelse. Kontaminering af instrumenterne kan medføre infektioner hos patienterne, hvilket i yderste konsekvens kan føre til tab af menneskeliv. Der kan ligeledes opstå fejl i pakningen af instrumenter, med forsinkelser af igangværende operationer, og dermed øget risiko for patienten, til følge. Samtidig er arbejdsprocesserne for medarbejderne i sterilcentralerne for en stor dels vedkommende præget af tunge løft og ensformigt gentaget arbejde (EGA). Arbejdsformen medfører således en belastning af det fysiske arbejdsmiljø i form af et væsentligt slid på den enkelte medarbejder. Endelig er den aktuelle arbejdsform i sterilcentralerne i sagens natur arbejdskraftintensiv, hvilket gør den omkostningstung. På den baggrund efterspørges udviklet løsninger, der ved indførelse af øget automatisering kan bidrage til en reduktion af andelen af manuelt udførte opgaver på sterilcentraler. En sådan reduktion vurderes at have følgende positive potentialer: Forbedret patientsikkerhed ved reduktion af fejl Forbedret fysisk arbejdsmiljø for medarbejderne på sterilcentraler ved reduktion af EGA Forbedret totaløkonomi for steriliseringsfunktionen ved effektivisering af steriliseringsprocessen samt reduktion af personaleomkostningerne Forbedret sporbarhed for de enkelte instrumenter
Bilag 1 3 Forbedret integration med de øvrige enheder i organisationen Det er særligt de tre førstnævnte punkter, der danner afsæt for de i nærværende behovsbeskrivelse formulerede mindstekrav og ønsker.
Bilag 1 4 2. BESKRIVELSE AF PROBLEMSTILLINGEN 2.1 Udfordringen i forbindelse med reduktion af andelen af manuelt arbejde på sterilcentraler generelt Antallet af operationer på de danske hospitaler stiger. Samtidig stiger behovet for rengøring og sterilisering af operationsinstrumenter. I dag foregår rengørings- og steriliseringsprocessen manuelt. Det betyder, at medarbejderne i sterilcentralen har fat i det samme instrument mange gange - fra det når igennem første sortering, forbehandling og opvaskedekontaminering og til det når kontrol, optælling og emballering. Dette øger risikoen for fejl og for, at instrumenterne kontamineres igen undervejs i processen. De mange opgaver øger endvidere kravet til antallet af medarbejdere og arbejdstimer i sterilcentralerne. Derudover sker der en hurtig nedslidning af medarbejderne, som dagligt løfter rundt på mange instrumentbakker på op til 12 kg. Der er forskellige behov og forskellige forudsætninger på tværs af sterilcentralerne i Danmark. Dog kan der identificeres behov, som har en tværgående karakter, idet de tager udgangspunkt i problemstillinger, der er fælles for enhederne landet over. Udvikling af en generisk løsning skal således primært fokuseres mod de behov, sterilcentralerne har til fælles snarere end behov, der er specifikke for de enkelte enheder. 2.2 Det overordnede behov, der skal opfyldes Sterilcentralerne i Danmark er i dag præget af en meget høj kvalitet og fokus på patientsikkerhed, hvilket er vigtigt at bevare, men der er muligheder for forbedringer, herunder forbedringer gennem automatisering og øget brug af IT og sporbarhedsteknologi. Nye initiativer, som adresserer logistik og vareforsyning mere helhedsorienteret og som integrerer transport, lager og sporbarhed, giver nye perspektiver for den fuldautomatiske sterilcentral som en central byggesten i fremtidens hospital, ikke bare i Danmark men også i udlandet. Nærværende behovsbeskrivelse bygger på en (skematisk) opdeling af de processer, der aktuelt foregår inde i en sterilcentral og for hovedpartens vedkommende udføres manuelt. Konkret er der tre delprocesser, som med fordel kan udgøre nedslagspunkterne for en øget grad af automatisering: 1. Urent instrument: fra modtagelse til vaskemaskine 2. Rent instrument: fra vask til autoklave 3. Sterilt instrument: fra autoklave til/med lager Nedenstående figur udgør en overordnet illustration af delprocesserne set i sammenhæng:
Bilag 1 5 Figur 1 Nærværende behovsbeskrivelse fokuserer på delproces 2, rent instrument: fra vask til autoklave. Den udviklede løsning skal således relateres til delproces 2, rent instrument. Der er allerede igangsat en række projekter i regionerne, som fokuserer på de andre delprocesser.
Bilag 1 6 3. TIDSPLAN OG AKTIVITETSPLAN 3.1 Overordnet faseopdeling Udviklingsprojektet er opdelt i to faser. 3.1.1 Fase 1 Fase 1 består i en konkretisering af Leverandørens løsningsforslag inden for en periode på max. seks måneder beregnet fra datoen for aftalens indgåelse. Der er tale om en færdigudvikling af det foreslåede løsningsdesign. Formålet med fase 1 er at afdække de tekniske muligheder og det kommercielle potentiale i den foreslåede løsning. Leverandøren er forpligtet til at føre logbog, jf. beskrivelsen i afsnit 6 nedenfor, og skal desuden aflevere en slutrapport. Både logbog og slutrapport skal foreligge senest to uger efter udløbet af perioden på de seks måneder, jf. 6.1 og 6.2. 3.1.2 Overgang til fase 2 Såfremt Leverandøren ønsker at komme i betragtning til fase 2, skal Leverandøren indlevere et konkret forslag til projektplan, en opdateret beskrivelse af Leverandørens løsningsforslag, en bindende pris (budgetloft) samt en totaløkonomisk beregning og en sammenligning med en traditionel løsning. Projektplanen skal indeholde konkrete forslag til testprocedurer som nærmere beskrevet nedenfor i afsnit 7. Såfremt Leverandøren afgiver tilbud på fase 2, vil Leverandøren få lejlighed til at præsentere løsningsforslaget nærmere for Offentlig Part. Offentlig Part vil herefter træffe beslutning om, hvilke Leverandører der udvælges til fase 2 ud fra det i bilag 5 angivne tildelingskriterium. Den nærmere proces for overgang og udvælgelse til fase 2 beskrives i bilag 5. 3.1.3 Fase 2 I fase 2 skal Leverandøren udvikle og teste en funktionsdygtig prototype på baggrund af Leverandørens konkrete løsningsdesign. Prototypen skal leve op til de specifikationer, som Leverandørens tilbud indeholder. Prototypen skal desuden opfylde de i Bilag 1 fastsatte mindstekrav. Prototypen skal endvidere opfylde Offentlig Parts ønsker som fastsat i Bilag 1, medmindre Leverandøren i sit tilbud har angivet, at disse ikke opfyldes. Leverandøren skal i relation til testen samarbejde med Offentlig Part, som forpligter sig til at deltage i en sådan test. Fase 2 afsluttes efter test af prototypen, som nærmere beskrevet i afsnit 7, og når Leverandøren har afleveret den endelige logbog og slutrapport for fase 2. Heri indgår bl.a. forretningsplan og vurdering af det kommercielle potentiale, jf. afsnit 6 nedenfor. Fase 2 har en varighed af max 24 måneder, beregnet fra Offentlig Parts meddelelse til Leverandøren om, at denne er udvalgt til at fortsætte i fase 2.
Bilag 1 7 4. BESKRIVELSE AF DE AKTUELLE FORHOLD Den eksisterende sygehusstruktur gennemgår i disse år en omfattende modernisering finansieret af Kvalitetsfonden såvel som regionerne. Over de kommende ti år investeres der samlet mere end 40 mia. kr. i nyt sygehusbyggeri og modernisering af eksisterende hospitalsmasse. Der er en betydeligt variation i byggeprojekterne, idet nogle er ombygninger/tilbygning, som skal integreres i den eksisterende bygningsmasse, mens andre er nybyggerier på en bar mark. Variationerne kræver lokalt tilpassede løsninger, der ikke kan imødekommes via standardiseret modulbyggeri. 2 Sygehusvæsenet er kendetegnet ved en høj gennemstrømning af patienter, hvilket kan udgøre en hygiejnemæssig udfordring. Den høje gennemstrømning illustreres ligeledes ved en andel af dagkirurgi på 85,9 pct. Dagkirurgi indebærer, at operation og udskrivning foregår samme dag. Den gennemsnitlige indlæggelsestid var i 2012 3,7 dage. 7,1 pct. af patienterne blev inden for 30 dage akut genindlagt. 3 Mængden af instrumenter der genbehandles i et hospital i dag, er som følge af sammenlægninger og centralisering øget væsentligt. Sterilcentralerne har dermed fået mere karakter af større produktionsenheder. Derfor er der behov for at løse tunge løft og fordeling af instrumenter og hjælpematerialer, samt laste ind og ud af autoklaver m.m. Hospitalerne har igennem mange år udviklet sterilcentral-området med nye processer og procedurer, men har ikke tidligere haft mulighed for at få automatiseret den interne logistik og håndtering i sterilcentralen. Viden på området omkring automatisering i en sterilcentral er ikke alene en hospitalsopgave, men kræver en stor viden omkring automatisering. Det er nødvendigt, at viden om automatisering kombineres med viden omkring kravene i en sterilcentral - Den Danske Kvalitetsmodel, DS/ISO 2451 m.fl. Området med automatisering i sterilcentraler har været undersøgt gennem flere projekter, herunder: Automatisk Sterillager v. Gentofte hospital og Teknologisk Institut (http://www.teknologisk.dk/ydelser/automatisering-af-sterilcentraler-ogoperationsomraader/31517) DEFU-STEPP v. SDU, Sygehus Sønderjylland m. fl. (http://www.welfaretech.dk/cases/defustepp-automatiseret-sterilcentral) Regional sterilcentral 1 v. Region Hovedstaden og Alecta (http://www.alectia.com/nyheder/totalraadgiver-for-regional-sterilcentral-og-godsterminalpaa-ri) Der er dog ikke som led i disse projekter udviklet automatiseringsteknologier, som for alvor reducerer behovet for manuel håndtering af instrumenter internt i sterilcentralerne, det vil sige processen fra vask til autoklave (proces 2 ovenfor i figur 1.), hvorfor behovet for sådanne løsninger bliver stadigt mere presserende i takt med stigningen i mængden af genbehandlede instrumenter. 2 http://www.godtsygehusbyggeri.dk/ 3 http://www.sum.dk/~/media/filer%20-%20publikationer_i_pdf/2013/oeget-fokus/oeget-fokuspaa-gode-resultater-paa-sygehusene-maj-2013.ashx
Bilag 1 8 Til illustration omhandler de fire projekter i DEFU STEP: Overordnet produktionsplanlægning ved sterilisering af udstyr, udvikling af autoklaverbare vogne, registrering, optælling og sortering af udstyr og automatisk håndtering af instrumentcontainere.
Bilag 1 9 5. FUNKTIONSKRAV Det prækommercielle indkøb omfatter udviklingen af en prototype/en begrænset prøveserie af et nyt produkt/en ny løsning. Udviklingen af de innovative løsninger sker alene frem til et stadie, før løsningerne kommercialiseres ved serieproduktion og markedsføring. Nedenstående funktionskrav udgør mindstekrav og ønsker til den udviklede prototype/løsning. Mindstekravene og ønskerne er formuleret på baggrund af de i ovenstående afsnit beskrevne behov og problemstillinger. 5.1 Mindstekrav Generelle egenskaber Den tilbudte løsning skal relatere sig til delproces 2, rent instrument: fra vask til autoklave. Se figur 1 ovenfor. Løsningen skal bidrage til en øget patientsikkerhed ved at sikre færre fejl. Løsningen skal endvidere reducere den samlede mængde af EGA, der udføres i sterilcentralerne. Åben protokol/integration En eventuel it-understøttelse af løsningen skal have form af åben protokol, således at der kan ske integration med eksisterende IT og sporbarhedsløsninger. Teknologi Løsningen skal være skalerbar. Herved forstås, at den skal kunne tilpasses forskellige volumen af instrumenter til sterilisering og kunne tilpasses forskellige bygninger. Den færdige løsning/det færdige system skal som minimum have en oppetid på 95 pct. Der skal være mulighed for manuel work around i forbindelse med planlagt nedetid og eventuelle driftsforstyrrelser. Jf. afsnit 6 nedenfor skal en beskrivelse heraf fremgå af slutrapport for hhv. fase 1 og fase 2. Løsningen må ikke hvirvle støv rundt i rummet, ligesom den ikke må bidrage til varmeudvikling. Strukturelle rammer og indretning Det er et mindstekrav, at løsningen skal kunne bygges ind i nye sygehusbyggerier. Løsningen skal have en høj grad af fleksibilitet og dermed kunne tilpasses forskellige størrelser på og typer af instrumentbakker. Løsningen skal tage højde for særlige krav til renrum. Såvel installation som materialer skal egne sig til renrum. Love, regler og procedurer Løsningen må ikke være i strid med gældende lovgivning, sikkerhedsregler eller overenskomster på området. Det gælder også, såfremt løsningen indebærer etablering af nye procedurer eller regler. Indebærer løsningen introduktion af nye regler og/eller procedurer, herunder arbejdsgange, må disse således ikke være i strid med gældende lovgivning, sikkerhedsregler eller overenskomster på området.
Bilag 1 10 Sikkerhed Løsningen må ikke kompromittere sikkerheden for ansatte på sygehusene Omkostningsniveau Der skal udvikles løsninger, der ved indførelse af øget automatisering reducerer andelen af manuelt udførte opgaver på sterilcentraler uden en udvidelse af det samlede omkostningsniveau. Det er et krav, at totaløkonomien for sterilisationsprocessen ikke fordyres over en 10 års periode. Herved forstås, at de samlede omkostninger forbundet med anvendelse af løsningen i en 10-årig periode ikke må overstige de nuværende omkostninger ved en traditionel løsning. Jf. bilag 4, afsnit 6 foretages en sådan totaløkonomisk beregning ved overgangen til fase 2. 5.2 Ønsker Generelle egenskaber Der ønskes den størst mulige reduktion af andelen af manuelt arbejde på sterilcentralerne under hensyntagen til konsekvenserne for omkostningsniveauet. Mere specifikt ønskes den størst mulige reduktion af EGA. Teknologi Der ønskes den størst mulige brugervenlighed for sterilcentralens personale. Strukturelle rammer og indretning Det er et ønske, at løsningen kan bygges ind i sterilcentraler i en eksisterende bygningsmasse. Der ønskes den mindst mulige tilpasning af eksisterende fysiske rammer som led i løsningens implementering. Indebærer løsningen væsentlige ændringer af de sædvanlige rammer og/eller indretning i en eksisterende bygning, bør Leverandøren i sit løsningsforslag redegøre for omfanget af de nødvendige ændringer i hhv. en eksisterende bygningsmasse og i et nybyggeri. Redegørelsen kan bestå af en modelberegning ud fra klart definerede forudsætninger og behøver således ikke at omfatte konkrete bygninger og projekter. Materialevalg Det ønskes, at der i løsningens materialevalg anvendes rengøringsvenlige overflader og andre tiltag, som kan reducere omkostningerne i forhold til bevarelse af integriteten af rene hhv. sterile rum. Der ønskes brug af nye materialer, som kan lette rengøring. Regler og procedurer Ved indførelse af nye regler/eller procedurer ønskes den højest mulige grad af enkelthed. Omkostningsniveau Der ønskes den størst mulige effektivisering af sterilisationsprocessen målt som en reduktion af gennemløbstid for den samme mængde af instrumenter, set i forhold til omkostningsniveauet, som nærmere beskrevet i bilag 2 og 4. Implementering og Offentlig Parts medvirken Der ønskes en løsning, som er praktisk realiserbar. Såfremt løsning kræver Offentlig Parts medvirken, ønskes en løsning, der tager højde for Offentlig Parts personales erfaringer, vaner og kompetencer.
Bilag 1 11 6. DOKUMENTATIONSKRAV Leverandøren vil i forbindelse med udvikling af løsningerne være forpligtet til at tilvejebringe dokumentation for udviklingsprocessen og de opnåede resultater. Dokumentationskravene er nedenfor beskrevet i form af krav til logbog og slutrapport (i fase 1 og 2) samt for fase 2 i form af krav til drifts- og vedligeholdelsesmanual. Al dokumentation skal være skrevet på dansk. 6.1 Logbog Leverandøren er i forbindelse med fase 1 og fase 2 forpligtet til at føre en logbog, der løbende beskriver udviklingsprojektets fremdrift og status over udviklingsprocessen og det gennemførte arbejde. Der føres én separat logbog pr. fase. Leverandøren skal umiddelbart efter kontraktindgåelsen udarbejde en konkret procedure for indsamling og registrering af information til logbogen, således at nedenstående formål og specifikke krav efterleves. Formålet med logbogen er at skabe en forståelse af det gennemførte arbejde, og i hvilket omfang arbejdet har levet op til de formulerede målsætninger og krav. Det er desuden formålet med logbogen at sikre et fyldestgørende informationsgrundlag i forbindelse med et eventuelt udbud, jf. Kontraktens punkt 10. Derudover fungerer logbogen som dokumentation for det gennemførte arbejde i forbindelse med fakturering mv., og logbogen danner grundlag for drøftelser på styregruppemøderne, jf. Bilag 3. Den endelige logbog skal afleveres til Offentlig Part senest 14 dage efter afslutning af den enkelte fase. Logbogen skal besvare følgende spørgsmål/overskrifter: Data om Leverandøren (adresse, kontaktinformation, periode, projekttitel) Formål med udviklingsprocessen. Hvilke resultater er opnået i forhold til formålet og de funktionsbaserede krav opgjort i følgende effektmål: Løbende 1) Kvartalsvis status i forhold til, om projektet udvikler sig i henhold projektplanen. 2) Herunder om der er særlige udfordringer i forhold til at levere som aftalt i henhold til Løsningsbeskrivelsen. 3) Leverandøren er i øvrigt forpligtet til proaktivt at meddele styregruppen, såfremt der er væsentlige problemer i forhold til projektets fremdrift. Efter fase 1 Forventet reduktion af personaleomkostninger hos aftager opgjort i pct. for den omhandlede opgave baseret på modelberegning med klar angivelse af antagelser. Forventet reduktion af fejl i forhold til tilgængelig statistik/målinger foretaget før løsningen er taget i brug. Forventet forbedring af det fysiske arbejdsmiljø opgjort efter gængs arbejdsmedicinsk metode, herunder gennemsnitlig andel af tid medarbejderne på sterilcentralen udfører løft, eller EGA.
Bilag 1 12 Efter fase 2 Forventet reduktion af personaleomkostninger hos aftager opgjort i pct. for den omhandlede opgave baseret på kontrolleret forsøg på mockup facilitet. Reduktion af fejl målt i pct. ved kontrolleret forsøg på mockupfaciliteter. Beregnet forbedring af det fysiske arbejdsmiljø opgjort efter gængs arbejdsmedicinsk metode, på baggrund af resultater af kontrolleret forsøg på mockup facilitet. Beregnet samlet potentiale for reduktion af personaleomkostninger på tværs af sterilcentralerne i de deltagende regioner. Hvilke test er gennemført og hvordan? Beskrivelse af eventuelle ændringer i forhold til den oprindelige plan i tilbud og udbudsmateriale samt årsager til disse ændringer. Beskrivelse af valg og prioriteringer i udviklingsprocessen. Beskrivelse af den konkret udviklede løsnings bestanddele og konkrete funktionsmåde. 6.2 Slutrapport Efter fase 1: Leverandøren skal ved afslutningen af fase 1 udarbejde en slutrapport som indeholder en redegørelse for det konkrete løsningsdesign, løsningens tekniske beskaffenhed, samt det kommercielle potentiale for løsningen. Rapporten skal ligeledes forholde sig til de udfordringer, tekniske såvel som kommercielle, som er identificeret i løbet af fase 1. Konkret skal rapporten som minimum indeholde følgende: Konkrete tegninger En redegørelse for materialevalg En systematisk og detaljeret angivelse af de konkrete funktionaliteter, herunder Anvendt teknologi Den mulige fysiske placering i en sterilcentral Overvejelser om integration i henholdsvis ny og eksisterende bygningsmasse Den konkrete procedure i forbindelse med manuel work around Hvordan påvirker resultaterne følgende faktorer: Muligheden for at udvikle en prototype Muligheden for at gennemføre relevante tests i den følgende fase Muligheden for at sikre den krævende oppe-tid på minimum 95 %, jf. mindstekravet ovenfor, herunder en redegørelse for den tidsmæssige placering af planlagt nedetid i forbindelse med vedligehold, opdateringer mv. Gennemløbstid for instrumenterne Efter fase 2: Leverandøren skal ved afslutningen af fase 2 udarbejde en slutrapport som indeholder en redegørelse for den konkrete udviklede løsning, herunder den tekniske beskaffenhed, samt en forretningsplan og en vurdering af det kommercielle potentiale for løsningen. Slutrapporten skal som minimum indeholde følgende: Konkrete tegninger En redegørelse for endeligt materialevalg En systematisk og detaljeret angivelse af de konkrete funktionaliteter, herunder Anvendt teknologi Den mulige fysiske placering i en sterilcentral Overvejelser om integration i henholdsvis ny og eksisterende bygningsmasse
Bilag 1 13 Den konkrete procedure i forbindelse med manuel work around Gennemløbstid for instrumenterne En redegørelse for opfyldelsen af krav om minimum 95 % oppetid, herunder den tidsmæssige placering af planlagt nedetid i forbindelse med vedligehold, opdateringer mv. Hvordan påvirker resultaterne muligheden for at udnytte løsningen kommercielt? Hvilke forventninger har Leverandøren til udnyttelse af det kommercielle potentiale? En endelig totaløkonomisk beregning for løsningen. Slutrapporten skal afleveres senest 14 dage efter afslutning af hver fase. 6.3 Drifts- og vedligeholdelsesmanual Leverandøren skal ved afslutning af fase 2 udarbejde en egentlig drifts- og vedligeholdelsesmanual, som angiver både almindelige og mere tekniske krav til drift og vedligeholdelse af løsningen. Heri indgår tegninger samt omfang og frekvens af aktiviteter forbundet med drift og vedligeholdelse, særlige forholdsregler i forbindelse med drift og vedligeholdelse, anvendte metoder og evt. arbejdsgange, evt. kompetencekrav. Leverandøren skal desuden udarbejde et konkret og detaljeret budget for drift og vedligeholdelse i en periode, som afspejler løsningens estimerede levetid.
Bilag 1 14 7. TEST AF LØSNINGER Den udviklede løsning vil i fase 2 skulle testes i en eller flere sterilcentraler hos regionerne. Regionerne har ikke på forhånd fastlagt et teststed, da dette kan afhænge af den konkret foreslåede løsning. Tilsvarende vil antallet af teststeder også afhænge af de konkrete forslag til løsninger, herunder variationen i disse. Der kan være løsningsforslag, som forud for en afprøvning på en sterilcentral vil skulle afprøves i et dertil indrettet testlokale, laboratorium eller lignende. Regionerne vil i givet fald stille testlokale til rådighed. Tilsvarende kan der være løsningsforslag, som muliggør en afprøvning på ét eller flere sygehuse. Videre vil antallet af teststeder også afhænge af de konkrete forslag til løsninger, herunder variationen i disse. Leverandøren skal i sit evt. tilbud på fase 2 præcist og detaljeret beskrive, hvilke test, som vil være hensigtsmæssige, herunder hvilke præcise testkrav, som løsningen vil skulle bestå. Leverandøren skal desuden i forbindelse med afgivelse af tilbud på fase 2 beskrive Leverandørens ønsker til et givet testareal. Såfremt det er muligt skal der skelnes mellem henholdsvis forudsætninger og ønsker til et egnet teststed. Ved forudsætninger forstås forhold, som anses som absolut nødvendige og derved uomgængelige for gennemførelse af en fyldestgørende test. Ønsker forstås modsætningsvis som forhold, som det anses ønskværdigt, såfremt de er opfyldt i forbindelse med test. Herunder skal Leverandøren angive, om evt. forudsætninger skal forstås som en begrænsende faktor, således at løsningen kun vil kunne fungere under de givne forudsætningers tilstedeværelse, samt hvad dette vurderes at indebære i forhold til løsningens mulighed for udbredelse til andre kontekster. Det er et krav i forbindelse med test, at arealet genoprettes til sin normale tilstand efter afprøvning, såfremt teststedet anmoder om dette. Dette sker for Leverandørens regning. 7.1 Projektplan med beskrivelse af test Såfremt Leverandøren ønsker at fortsætte til fase 2, er det et krav, at denne som afslutning på fase 1 udarbejder en konkret projektplan for fase 2, som beskriver, hvordan løsningen vil blive testet, herunder hvilke forventninger der er til Offentlig Parts deltagelse i testen. Se nærmere i bilag 5 om overgangen til fase 2. Der er som udgangspunkt afsat i alt 24 måneder til fase 2, hvori testperioden indgår. Selve testen har ikke nødvendigvis en udstrækning af 24 måneder, da der først skal udvikles en prototype. Leverandøren vil i sin projektplan for fase 2 skulle beskrive den konkrete tidsramme samt andre forhold, som med afsæt i den konkret foreslåede løsning vurderes at være relevante, fx adgangsforhold, antal teststeder, sikkerhedsforanstaltninger mv. Leverandøren skal i forhold til test stå for gennemførelse af den nødvendige kompetenceudvikling af Offentlig Parts medarbejdere, såfremt dette er en nødvendighed i forhold til at medvirke til testens gennemførelse.