Partneraftale. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan:

Transkript

1 Partneraftale Randers Kommune og KMD har pr indgået nærværende partneraftale der, gennem et tæt samarbejde om optimal anvendelse af IT- løsninger, skal bidrage til at effektivisere kommunens ressourceudnyttelse. Dette søges gennemført da begge parter har en fælles vision om at Randers Kommunes ressourceudnyttelse kan optimeres gennem en forretningsmæssig tilgang til kommunes arbejdsopgaver. For at operationalisere visionen vil partnerskabet blive bygget op omkring en it-governancemodel der har til hensigt at professionalisere samarbejdet mellem Randers Kommune og KMD. Partneraftalen betragtes som en rammeaftale og bygger på Generelle forretningsbetingelser for KMD A/S. Partneraftalen udgør således rammen for en række projekter, men udgør ikke i sig selv en leveranceaftale. 1. Partneraftalens formål Randers anvender i dag en bred palette af it-løsninger, men ønsker at skabe yderligere nytteværdi og effekt gennem dette partnerskab med KMD. Randers ønsker således at opgradere de forretningsmæssige kompetencer bag IT og skabe en værdiramme, der gør det muligt at tale IT-investeringer og prioriteringer på et generelt niveau. KMD ønsker ligeledes et tættere samarbejde med henblik på i øget grad at professionalisere sine leverancer i Randers og øge forståelsen af Randers kommunes behov. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan: Styrke topledelsens fokus på sammenhængen mellem forretning og it. Bidrage til yderligere effektivisering af arbejdsgange og processer i Randers Kommune Styrke kvaliteten af it-leverancerne og brugernes opfattelse af disse. Sikre at Randers Kommune gennem nye løsninger fra KMD, fortsat er i front med digital forvaltning og desuden hjemtager de mulige gevinster som dette giver. Parterne forventer, at aftalen således vil bidrage til, at der etableres Konkrete handleplaner som en udløber af Randers Kommunes borgerservice- og IT strategi. konkrete projekter afledt af styregruppe/it-governancegruppe styringsmæssige, produktivitetsmæssige, kvalitetsmæssige og servicemæssige forbedringer som resultater af de gennemførte projekter 2. Aktiviteter indenfor partneraftalen Tildeling af kommerciel KMD Projektleder For at sikre fokus og fremdrift i samarbejdet understøtter KMD dette med en Kommerciel Projektleder der i fællesskab med Randers Kommunes it-chef skal virke som partnerskabets projektledelse.

2 Projektledelsens opgaver: Deltagelse i styregruppemøder, It-governacemøder samt løbende statusmøder jf. governancemodellen. Desuden vil projektledelsen være medvirkende til: Udarbejdelse af Business Cases Opdatering af Masterplan Løbende dialog omkring problemstillinger ifbm. nye og kørende løsninger fra KMD Pulje til konsulentydelser: Der afsættes i perioden en pulje på År Beløb i Kr , hvoraf de er afsat til implementering af KMD Opus Økonomi Puljen skal anvendes til anskaffelse af konsulentydelser med henblik på optimering og effektivisering af kommunens arbejdsgange. Indhold og prioritering af anvendelsen af konsulentydelserne aftales nærmere ud fra en dialog med styregruppen og KMD s konsulentservice. 3. Partneraftalens funktionsmåde Partneraftalen fungerer som en ramme for de nuværende og kommende projekter og løsninger. Når der identificeres et projekt indenfor partneraftalens indholdsmæssige ramme, beslutter styregruppen om projektet skal gennemføres. 4. Partneraftalens varighed og opsigelse Partneraftalen er gældende for 4 år med start pr. 1/ Drøftelse af forlængelse indledes senest 4 måneder før aftalens udløb. Der er et gensidigt opsigelsesvarsel af aftalen på 6 måneder og en gensidig forpligtelse til at sikre, at igangsatte projekter lukkes eller færdiggøres, inden aftalen udløber. Parterne er forpligtet til at evaluere aftalen og de konkrete projekter en gang årligt, samt ved afslutningen af de enkelte underliggende projekter.

3 5. Partnerskabets organisering Partnerskabet organiseres med en styregruppe og en projektledelse. Det enkelte projekt organiseres med selvstændig projektorganisation. Projekterne refererer til partnerskabet, der har ejerskabet af projekterne. Governancemodel - Randers og KMD Følgegruppe Randers Kommunes direktionen og It-chef, samt kundechef, Konsulent og KPL fra KMD Go/no Go for projekter fra Styregruppe formulering af overordnet strategi til Styregruppe Følgegruppe Mødehyppighed 2 gange årligt.heraf 1 gang som strategiseminar Kontraktholdergruppe Vicekommunaldirektør og It-chef, samt kundechef og KPL - Porteføljestyring Kontraktholdergr uppe møde 4-6 gange årlige Styregruppe Vicekommunaldirektør, IT-chef, Sekr etariatschefer samt Kundechef og KPL fr a KMD - Varetage strategisk sigte Governancegr. Mødehyppighed 4-6 gange årligt. Økonomi, IT og Pers onale Social og Arbejdsmark ed KPL fra KMD Sikre servicering og optimerring af fagområders it-drift Ælddre,sundhed, Statusmøder med de enkelte direktørområder 2 gange årligt pr. område. Børn og Sk ol e Miljø og Teknik Kultur og Fritid (Borgerservic e) Følgegruppen Følgegruppen har ejerskabet af partnerskabet og de omfattede projekter. Følgegruppen består af Direktionen og It-chefen fra Randers Kommune, samt Kundechef, Managementkonsulent og Kommerciel Projektleder fra KMD. Følgegruppen skal: Behandle emner/indstillinger fra It-governancegruppen Beslutte rammer for sammenhæng mellem it og forretning Vedtage strategi og retning for den kommende periodes arbejde Der afholdes 1 gang årligt et heldagsseminar (12-12) mhp. at sætte fokus på det kommende års strategi og opgaver. Kontraktholdergruppe Den løbende porteføljestyring og tværgående problemhåndtering håndteres i partnerkontraktholdergruppen hvor IT-chef i Randers Kommune samt Kommerciel Projektleder fra KMD varetager tovholderfunktionen. Desuden indgår Vicekommunaldirektør fra Randers Kommune og Kundechef fra KMD i gruppen. Kontraktholdergruppen skal have fokus på styring af den samlede it-portefølje som er omfattet af partneraftalen. Kontraktholdergruppen mødes 4-6 gange årligt.

4 It-Styregruppe: Den løbende koordinering og opfølgning varetages af it-styregruppen. De enkelte medlemmer i styregruppen skal medvirke til: at sikre sammenhængen mellem it og forretning vedligeholdelse af masterplan udarbejdelse af Business Cases at varetage rollen som opgavestiller i forhold til det enkelte delprojekt overordnet projektstyring og koordination af projekter og delprojekter faglig og metodemæssig sparring af projekter og delprojekter kommunikation internt i projektet og i de to organisationer evaluering af projekter opsamling og dokumentation af viden opfølgning på projektplaner og milepæle at sikre hensigtsmæssig håndtering af afvigelser rapporteringer/indstillinger til styregruppen 6. Forpligtelser Parterne er gensidigt forpligtet til at støtte op omkring partnerskabets projekter og sikre fremdrift. Randers Kommune forpligtiger sig til at: etablere en organisering der er forankret i direktionen formulere input til løsninger, der er sammenhængende og opfylder administrative behov stille med personaleressourcer mv. til de aftalte udviklingsprocesser og sparringsforløb medvirke i test og pilotdrift af nye systemer, som Randers Kommune finder relevant, og i den forbindelse stille et miljø for disse aktiviteter m.m. til rådighed. stå til rådighed som aktiv referencekunde KMD forpligtiger sig til at: stille ressourcer til rådighed jf. ovenstående inddrage Randers Kommune i pilottest af diverse nye systemer efter nærmere aftale medvirke til at markedsføre Randers Kommune som en attraktiv samarbejdspartner både internt som eksternt skabe større synlighed i Randers Kommune omkring de overordnede udviklingstendenser, som KMD bliver påvirket af, og arbejder hen imod 7. Underskrifter For Randers Kommune Dato: Vicekommunaldirektør Klaus Christiansen For KMD A/S Dato: Kundechef Peter Ljunggren Laursen

5