Bilag 1 Udkast til Køb af Diabetesprodukter
Indholdsfortegnelse 1. Parterne... 4 2. Rammeaftalegrundlag... 4 3. Rammeaftalens omfang... 5 4. Rammeaftaleperiode... 5 5. Tildeling af konkrete ordrer... 5 6. Bestilling af varer... 5 7. Levering og leveringsbetingelser... 6 8. Forsinkelse/restordre... 7 9. Følgeseddel... 7 10. Returvarer... 7 11. Tilbagekaldelse af produkter... 8 12. Kontakt mellem parterne... 8 13. Fakturering... 8 14. Priser... 9 15. Prisregulering... 9 16. Betalingsbetingelser... 10 17. Bonusudbetaling til tredjemand... 10 18. Produktkatalog... 11 19. Statistik... 11 20. Underleverandører... 12 21. Miljø... 12 22. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 12 23. Tredjemandsrettigheder... 13 24. Misligholdelse... 13 25. Reklamation og varsel... 13 26. Erstatningsansvar og forsikring... 14 27. Uden virkning... 14 28. Garanti... 15 29. Forsinkelse... 15 30. Ophævelse... 15
31. Konkurs m.v.... 15 32. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 15 33. Ændring i rammeaftalegrundlaget... 16 34. Ændring af produktsammensætning... 16 35. Ændringsklausul ved behov for nye produktversioner... 17 39.1 Suppleringskøb af nye produktversioner... 17 39.2 Processen for tilføjelser... 17 36. Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen... 18 37. Personoplysninger... 19 38. Ophør... 19 39. Lovvalg og afgørelse af tvister... 19 40. Offentlige påbud... 19 41. Etik og socialt ansvar... 20 42. Underskrift... 20 o Rammeaftalebilag A Generelle mindstekrav til rammeaftalen o Rammeaftalebilag B Mindstekrav til produkter o Rammeaftalebilag C Konkurrenceparametre: o Rammeaftalebilag C1 Faglige kvalifikationer og ressourcer o Rammeaftalebilag C2 Betjening af borgere samt kommunens personale o Rammeaftalebilag C3 Motivation af borgere o Rammeaftalebilag C4 Konsulentydelse og undervisning o Rammeaftalebilag C5 Kundeservice o Rammeaftalebilag C6 Samarbejde med kommunerne o Rammeaftalebilag C7 Information til borgere o Rammeaftalebilag C8 Statistik o Rammeaftalebilag C9 Konsignationslager og hasteordre o Rammeaftalebilag C10 Implementering o Rammeaftalebilag D Tilbudsliste opdelt i 28 faner o o 27 faner (01-27) efter borger kategori 1 fane øvrige produkter Rammeaftalebilag E Databehandleraftale Rammeaftalebilag F IT sikkerhedsregulativ gældende for Aalborg Kommune edoc sagsnr. 2018-012393 Side 3 af 20
1. Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Aalborg Kommune Koncernservice AK Indkøb Rantzausgade 4 2. sal 9000 Aalborg Mail: indkoeb@aalborg.dk Kontaktperson: Hanne K Hansen Sagsnr. 2018-012393 Brønderslev Kommune Ny Rådhusplads 1 9700 Brønderslev Mail: Jorn.Lind@99454545.DK Kontaktperson: Jørn Lind Læsø Kommune Doktorvejen 2 9940 Læsø Mail: hckc@laesoe.dk Kontaktperson: Helle C. K. Christensen Og RAMMEAFTALEHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] CVR nr.: [Indsæt] Mail: [indsæt mailadresse, evt. fra tjekskema] 2. Rammeaftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til gennemført udbud af Diabetesprodukter, jf. Udbudsbekendtgørelse nr. [udbudsbekendtgørelse nr.]. Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Rammeaftalehavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Rammeaftale inkl. rammeaftalebilag mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver 2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar 3. Øvrigt udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver 4. Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] Rammeaftalehavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 4 af 20
3. Rammeaftalens omfang Rammeaftalehaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Ordregiver er alene forpligtet til at anvende rammeaftalen i overensstemmelse med Ordregivers faktiske behov og efter borgerens valg. Den estimerede omsætning er under forbehold af de til enhver tid udstedte bevillinger til borgere samt antallet af og typen af borgere med diabetes samt den enkelte borgers adgang til benyttelse af sit frie valg. Gennerelle mindstekrav til rammeaftalen følger af Rammeaftalebilag A og mindstekrav til produkter følger af Rammeaftalebilag B. 4. Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 01.12.2018 indtil den 30.11.2021. Herudover har Ordregiver mulighed for at forlænge rammeaftalen i op til 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede rammeaftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Rammeaftalehaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt forlængelsen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved dennes udløb. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter. Hertil gælder også bestemmelserne om ophævelse ved en af parternes væsentlige misligholdelse, jf. pkt. 24. Rammeaftalehaver kan under ingen omstændigheder opsige aftalen, kræve erstatning eller lignende såfremt aftalen ikke udnyttes 100%. Uanset ovenstående er Ordregiver imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrence- og forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende rammeaftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5. Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkrete ordrer under rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling til Rammeaftalehaver efter udstedt bevilling. 6. Bestilling af varer Bestilling sker ved borgerens henvendelse direkte til Rammeaftalehaver. Den enkelte bestilling sker på grundlag af en af Ordregiver udstedt bevilling. Der må ikke udleveres produkter uden, at der forligger en bevilling. Som udgangspunkt laves der en bevilling for ét år af gangen for voksne som fornyes automatisk, hvis der ikke er ændringer. For børn er der en løbende bevilling som udgangspunkt til det fyldte attende år eller indtil, der indtræffer en ændring. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 5 af 20
Der må ikke ske automatisk levering af produkter uden en konkret bestilling. Rammeaftalehaver skal kunne håndtere, at borgere som hovedregel maksimalt må bestille produkter til 4 måneders forbrug, dog i hele kartoner/emballager. Såfremt en borger bestiller diabetesprodukter ud over tilbudslistens varer, skal Rammeaftalehaver meddele dette til Ordregiver. Rammeaftalehaver skal have fokus på, at der ikke udleveres flere produkter end bevilliget til den enkelte boger, hvilket betyder at Ordregiver har en klar forventning om at Rammeaftalehave ved et unormalt højt forbrug eller en usædvanlig bestilling straks informere Ordregiver. Bestilling til den enkelte borger skal kunne foretages på Rammeaftalehavers web-shop, pr. brev, pr. telefon eller evt. i Rammeaftalehavers bevillingshåndteringssystem. Ny bestillingsliste og frankeret svarkuvert skal medsendes ved levering. Det skal være omkostningsfrit for borgere at bestille bevilligede produkter, uanset hvilken bestillingsløsning, der vælges. I enkelte tilfælde vil det være nødvendigt at bestille produkter til Ordregivers sygeplejedepot. Disse bestillinger skal kunne foretages via Ordregives e-handelssystem, TrueTrade. Ved hver bestilling skal bestilleren give de nødvendige oplysninger for en fyldestgørende ordre: EAN-nummer Bestiller Varenummer og evt. varebetegnelse Antal Bevilling Leveringsadresse Borgeroplysninger navn, adresse og cpr.nr. 7. Levering og leveringsbetingelser Rammeaftalehaver skal ved levering til førstegangsbrugere sørge for, at der bliver tilsendt informationsmateriale om virksomheden, bestilling, levering af aktuelt katalog (=tilbudte produkter). Der må ikke uopfordret sendes vareprøver og lignende til borgerne. Levering af den enkelte ordre skal ske til pakkeboks/pakkeshop eller lignende (beliggende bredt geografisk i de tilsluttede kommuner), hvis borger selv kan hente, ellers frit til den adresse, som angives ved bestillingen (flexlevering ved døren - også på 4.sal på borgerens adresse). Rammeaftalehaver skal i forbindelse med bestilling aftale med borgeren om denne selv kan afhente i pakkeboks/pakkeshop eller lignende. Rammeaftalehaver har ansvaret for, at den enkelte forsendelse indpakning er udført på en sådan måde, at produktets kvalitet sikres. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 6 af 20
Levering skal ske uden omkostninger for Ordregiver (Incoterms 2010, DDP) for den 1. levering, men borger skal selv betale fragt for næste levering, hvis en pakken er returneret grundet manglende afhentning. Ejendomsretten overgår til Ordregiver ved levering. Det vil sige, når modtageren af varen har kvitteret for leverancen. Kvittering for modtagelse er ikke at opfatte som Ordregivers bekræftelse af korrekt kvantum og kvalitet, ligesom det ikke udelukker muligheden for efterfølgende at gøre mangler gældende. Rammeaftaleindehavers leveringstid er maksimalt 3 hverdage efter bestilling, der er foretaget inden kl. 12. Der skal være mulighed for akut levering fra dag til dag. Det vil forekomme i begrænset omfang. Produkterne skal leveres i neutral og diskret emballage, som skal være tilpasset det leverede produkts størrelse og dermed ikke være for tung. 8. Forsinkelse/restordre Ved eventuelle forsinkelser/restordre skal Rammeaftalehaver straks tage direkte kontakt til bestilleren (borger / forbrugssted) pr. telefon eller e-mail med besked om hvornår levering kan finde sted. Er det ikke tidligt nok for borgeren / forbrugsstedet, er det Rammeaftalehavers ansvar at levere et tilsvarende eller bedre produkt til samme pris som det bestilte produkt. Der må ikke uden forudgående aftale eller accept leveres andre produkter end de bestilte. Såfremt erstatningsproduktet ikke kan accepteres, er det Rammeaftalehaveres ansvar eventuelt via dækningskøb at sørge for levering af et antageligt produkt til levering senest en 1 uge fra oprindeligt leveringstidspunkt. 9. Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgesedlen skal som minimum indeholde følgende oplysninger: EAN nr. Bestiller Leveringsadresse Antal Borgeroplysninger navn og adresse. Rammeaftalehavers varenummer Varebetegnelse 10. Returvarer Ved fejlbestillinger eller hvis borgeren har fortrudt sin bestilling har Ordregiver 30 dages retur- /ombytningsret. Returnering/ombytning af fejlbestillinger sker for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal Rammeaftalehaver hurtigst muligt sende en kreditnota til Ordregiver på det fakturerede beløb. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 7 af 20
Produkter, der kvalitetsmæssigt ikke er i orden, skal omgående tages retur uden omkostninger for Ordregiver. Hvis Rammeaftalehaver har foretaget en fejllevering eller det leverede produkt er beskadiget, herunder, at emballagen er brudt, skal Rammeaftalehaver straks erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Rammeaftalehaver afholder omkostningerne herved. 11. Tilbagekaldelse af produkter Ved en konstatering af produkter, der skal tilbagekaldes som f.eks. følge af produktionsfejl eller af sikkerheds- og sundhedsmæssige grunde skal Rammeaftalehaver straks påbegynde en tilbagekaldelsesprocedure. Denne indebærer, at det er Rammeaftalehavers ansvar at tage kontakt til den eller de borger(e), der har købt det omtalte produkt. Samtidig skal der gives besked til den kontraktansvarlige i den enkelte kommune. Herefter skal der leveres et tilsvarende eller bedre produkt til samme pris som det bestilte produkt og det tilbagekaldte produkt skal straks krediteres. Rammeaftalehaveren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med tilbagekald/levering af andre antagelige produkter. 12. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Herudover skal det relevante personale hos Rammeaftalehaver orienteres om rammeaftalegrundlaget, således at det sikres, at Ordregivers borgere/afdelinger m.v. kun tilbydes produkter, der er omfattet af aftalen. For Ordregiver er udpeget: Hanne Krogsgaard Hansen, hanne.hansen@aalborg.dk, tlf. 99314569. Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter seks (6) måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 13. Fakturering Faktura samt kreditnota skal fremsendes elektronisk i henhold til Lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt Bekendtgørelse nr. 354 af den 26. marts 2010 jf. lovbekendtgørelse nr. 354 af 01.04.2010 om offentlige betalinger mv. i OIOUBL-format på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: Køber (Ordregiver): EAN nr. Bestiller Personreference Leveringsadresse Rammeaftalehaver: Navn Adresse edoc sagsnr. 2018-012393 Side 8 af 20
CVR nr. Fakturadato Faktura nr. Kunde nr. Vare og borgeroplysninger: Vare nr. Varebetegnelse Kvantum pr. vare nr. og enhedsbetegnelse Pris pr. enhed ekskl. moms Samlet pris på varelinjeniveau ekskl. moms Pris i alt ekskl. moms En eventuelt egenbetaling fra Borger skal være trukket fra Borgeroplysninger navn, adresse og cpr.nr. Varenummer og varebetegnelse skal stemme overens med betegnelser i Rammeaftalebilag D Tilbudsliste inkl. evt. tilretninger. Et produkt må ikke splittes op i flere linjer. Faktura opdeles efter alder på borgerne: Børn / borgere < 18 år der skal sendes en faktura pr. borger pr. måned Voksne / borgere 18 år der skal sendes 2 fakturaer hver 14. dag (=samle faktura) o En faktura med borgere 18 og < 67 år og o en faktura med borgere > 67 år. Fakturering kan tidligst ske ved afsendelse af det bestilte. Fakturerede beløb skal være identiske med de oprindeligt tilbudte. Der kan således ikke opkræves fakturagebyr, miljøgebyr, transport eller andre tillæg/gebyrer. Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. 14. Priser For indkøb i henhold til rammeaftalen gælder de i Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 15. Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer. Prisreguleringerne kan ske én gang årligt svarende til udviklingen i: Nettoprisindeks: http://www.dst.dk/da/statistik/emner/prisindeks/nettoprisindeks.aspx Første prisregulering kan ske med virkning fra d. 01.12.2019 og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra d. 01.05.2018 til d. 30.09.2019 og herefter kan der prisreguleres pr. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 9 af 20
01.12.2020 og prisregulering kan maksimalt svar til udviklingen i nettoprisindekset fra d. 01.10.2019 til d. 30.09.2020. Efterfølgende gælder tilsvarende beregningsmodel udvikling fra 01.10. forrige år til 30.09 (indeværende år). Prisregulering sker på Rammeaftalehavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Varsel om prisreguleringer skal sendes senest 30 dage før ikrafttræden og sendes pr. mail til: Aalborg Kommune Borgmesterens Forvaltning Koncernservice AK Indkøb Rantzausgade 4 2. sal 9000 Aalborg Att.: Hanne Krogsgaard Hansen Mail indkoeb@aalborg.dk mrk. Sagsnr. 2018-012393 Sammen med varslet skal der sendes en opdateret tilbudsliste i Excel format. Prisændringers ikrafttræden er betinget af Ordregivers accept. Parterne kan forlange ændringer i det berørte produkts pris, når nye lovkrav eller ændret offentlig regulering bevirker en fordyrelse eller billiggørelse heraf. Sådanne ændringer får virkning fra det tidspunkt, hvor de nye lovkrav eller den ændrede offentlige regulering konkret fordyrer eller billiggør leveringen af produktet. Prisregulering betinges af fremsendt dokumentation herfor. Såfremt Rammeaftalehaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette tilbud, skal produkterne tilbydes til disse priser. 16. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura jf. Lov nr. 1244 af 18. december 2012. Bliver de aftalte betalingsbetingelser ikke overholdt, så det bliver nødvendigt at fremsende rykkerskrivelse, skal rykkerskrivelsen fremsendes til det EAN-nr., som fakturaen er udstedt til. 17. Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 10 af 20
18. Produktkatalog Rammeaftalehaver skal udarbejde et katalog (elektronisk dokument) til offentliggørelse på kommunernes intranet / e-handelsløsning el. lign. indeholdende beskrivelse af alle produkter på Rammeaftalebilag D - Tilbudsliste med: Varenummer Beskrivelse Produktnavn Pakkestørrelse Nettopris Evt. foto Link til produktdatablad Kataloget opdateres efter behov ved nye priser, produkter og lignende. Ovennævnte katalog skal være godkendt af Ordregiver inden rammeaftalens start. 19. Statistik Der skal være mulighed for at kunne se statistik over de udstedte bevillinger og det detaljerede køb på rammeaftalen. Det kunne f.eks. være cpr-numre, bevilget produkt, antal m.v. - listen er ikke udtømmende. Det er et krav, at den sidste statistik kan leveres efter udløb af rammeaftalen i forbindelse med ophør jf. pkt. 38. Statistikken skal indeholde alle indkøbte produkter opdelt på produktgruppe. Det betyder at statistikken skal indeholde alt køb opdelt på enkelte varenumre inden for hver enkelt gruppe, samt en total for gruppen. Det er både produkter på Rammeaftalebilag D Tilbudsliste samt køb af produkter uden for tilbudslisten. Statistikken skal være opdelt pr. kommune, der er omfattet af rammeaftalen. Herudover skal der være mulighed for at få en statistik opdelt efter alder: 1. børn < 18 år, 2. borgere 18 år men < 67 år 3. og borgere > 67 år. Som udgangspunkt ønsker Ordregiver på en hurtig og enkelt måde at kunne se eller trække ovenstående forskellige forbrugsstatistikker. Kan Ordregiver ikke trække statistikken selv, skal Rammeaftalehaver efter anmodning udarbejde en statistik over det detaljerede forbrug på rammeaftalen. Statistikken skal leveres elektronisk, og være i Microsoft Excel-format eller konvertibelt hertil. Statistikken skal indeholde følgende oplysninger: Varenummer Beskrivelse - Produktnavn edoc sagsnr. 2018-012393 Side 11 af 20
Pakkestørrelse (enhed) Antal Pris/enhed Pris/i alt pr varenr. for oplyst periode Borgeroplysninger navn, adresse og cpr.nr. Statistikken skal sendes til kontaktpersonen angivet i pkt. 12. 20. Underleverandører Såfremt Rammeaftalehaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Rammeaftalehaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Rammeaftalehaver selv havde udført leverancen. Rammeaftalehave skal på Ordregivers anmodning fremsende en fyldestgørende liste over samtlige eksisterende underleverandører anvendt af Rammeaftalehaver til opfyldelsen af rammeaftalen. Manglende fremsendelse af den efterspurgte liste efter Ordregivers anmodning, betragtes som væsentlig misligholdelse. 21. Miljø Rammeaftalehaver skal aktivt arbejde for at minimere emballagemængden og anvendelse af genbrugsplast /pap, der kan bortskaffes som almindeligt husholdningsaffald. Ordregiver har vedtaget en miljøvenlig indkøbspolitik, der er gældende for alle afdelinger og institutioner. Ordregiver ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Endvidere ønsker Ordregiver aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel udbyders egne afdelinger, institutioner m.v. som hos udbyders leverandører af varer og tjenesteydelser. Rammeaftalehaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale i hele rammeaftaleperioden opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, bekendtgørelser, EUdirektiver m.m. På Ordregivers forlangende skal rammeaftalehaver, uden udgifter for Ordregiver, fremskaffe den dokumentation, der måtte ønskes omkring et produkt, til brug for miljøvurdering af produktet. 22. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Rammeaftalehavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke fra Ordregiver. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 12 af 20
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. 23. Tredjemandsrettigheder Rammeaftalehaver indestår for, at Rammeaftalehavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Rammeaftalehaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkost-ninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Rammeaftalehavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og Rammeaftalehaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 24. Misligholdelse Er produkterne omfattet af rammeaftalen ikke i overensstemmelse med rammeaftalegrundlaget, uden at dette skyldes Ordregivers forhold, eller forhold i øvrigt som Ordregiver bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Tilsvarende foreligger der misligholdelse, hvis produkterne omfattet af rammeaftalen ikke lever op til Ordregivers berettigede krav eller hvis Rammeaftalehaver ikke opfylder andre krav, som ifølge aftalen stilles i forbindelse med levering af produkterne omfattet af rammeaftalen, eller som følger af aftalen i øvrigt. Såfremt der konstateres fejl ved det leverede, skal Rammeaftalehaver omgående efter påkrav og for egen regning afhjælpe de pågældende fejl og mangler. Gentagne tilfælde af misligholdelse, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, betragtes som væsentlig misligholdelse, som berettiger til ophævelse af rammeaftalen. En rammeaftalepart som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden rammeaftalepart begrundet meddelelse herom. Dansk rets almindelige regler gælder i forhold til Rammeaftalehavers og Ordregivers indbyrdes ansvar om misligholdelse, herunder reglerne om adgang til ophævelse, afhjælpning og erstatning, med mindre andet følger af Rammeaftalen. 25. Reklamation og varsel Vil en part påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden rammeaftalepart meddelelse herom uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. Rammeaftalehaver accepterer at der kan gå op til 30 dage, da bestillinger foretages i god tid. Der skal ikke pålægges den enkelte borger en merudgift i forbindelse med en reklamation. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 13 af 20
Vil en part hæve rammeaftalen, skal denne uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget, give den anden rammeaftalepart meddelelse herom. Undlader parten dette, har parten fortabt sin ret til at hæve rammeaftalen. Krav om eller erstatning skal opgøres og fremsættes uden ugrundet ophold efter meddelelse i henhold til ovenstående, idet retten ellers fortabes. En part fortaber dog uanset ovenstående ikke sin ret til at påberåbe sig misligholdelse, når den anden part har handlet svigagtigt, eller når denne part har gjort sig skyld i grove fejl og forsømmelser, og dette medfører skade for parten. Levering af en evt. erstatningsvare skal ske uden ophold. Hvis Ordregiver ikke kan godkende den af Rammeaftalehaver oplyste leveringstid for erstatningsvaren, betragtes ordren som hævet, og Ordregiver har mulighed for at foretage dækningskøb, jf. pkt. 29 og pkt. 30. 26. Erstatningsansvar og forsikring Hver part er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af rammeaftalen. Rammeaftalehaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde de i udbudsmaterialet nævnte forsikringer med en minimumsdækning som anført. Rammeaftalehaver skal på Ordregivers anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. Manglende fremsendelse af dokumentation inden for en rimelig tidsfrist, betragtes som væsentlig misligholdelse. 27. Uden virkning Gøres rammeaftalen uvirksom, eller ophæves/annulleres rammeaftalen som følge af afgørelse Klagenævnet for Udbud, domstolene eller tilsvarende instanser, kan der ikke rejses erstatningskrav herfor over for Ordre-giver. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud kan Klagenævnet for Udbud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået aftale for uden virkning, og påbyde den kontraherende myndighed at bringe aftalen til ophør inden for en af Klagenævnet for Udbud fastsat frist. Ordregiver er her berettiget til at opsige rammeaftalen helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Rammeaftalen ophører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. Såfremt der i et påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Ordregiver berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Rammeaftalehaver under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Rammeaftalehaver skal i så fald efterleve disse. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 14 af 20
28. Garanti Rammeaftalehaveren garanterer, at de leverede produkter på leveringstidspunktet overholder Rammeaftalehaverens egne produktspecifikationer for de leverede produkter samt rammeaftalens krav i øvrigt. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. 29. Forsinkelse Indtræffer forsinkelse, skal Rammeaftalehaver omgående meddele dette til Ordregiver sammen med en angivelse af årsagen til forsinkelsen og et skøn over det tidspunkt, hvor levering i stedet vil kunne finde sted. Ny leveringsdato skal aftales med borgeren skriftligt. Ved forsinkelse ud over den fastsatte leveringstid, jf. pkt. 7, er det Rammeaftalehavers ansvar at levere et tilsvarende eller bedre produkt til samme pris som det bestilte produkt. Erstatningsproduktet skal godkendes af Ordregiver forud for levering. Såfremt Ordregiver ikke accepterer erstatningsproduktet, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Rammeaftalehavers regning. Gentagne forsinkelser ud over den maksimale leveringstid jf. pkt. 7 er at betragte som væsentlig misligholdelse og berettiger Ordregiver til at hæve aftalen. 30. Ophævelse Aftalen kan ophæves af begge parter, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra en af rammeaftaleparterne. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Rammeaftalehaver samt omstændighederne i øvrigt. Hæves aftalen ved Rammeaftalehavers væsentlige misligholdelse er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Rammeaftalehavers regning. Rammeaftalehaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 31. Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Rammeaftalehaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse over for Ordregiver i rammeaftaleperioden, vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 32. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede og i det omfang, force majeure er til hinder for Rammeaftalehavers opfyldelse af sine forpligtelser. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 15 af 20
Som force majeure regnes ikke årstidsbetingede vejrlige forhold, ej heller strejke og lockout som blot rammer Rammeaftalehavers virksomhed. Opremsningen er ikke udtømmende. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure-situationen Forventet varighed af force majeure-situationen Indsats fra Rammeaftalehavers side for at kunne genoptage leveringen. 33. Ændring i rammeaftalegrundlaget Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem parterne, der er underskrevet af Ordregiver og Rammeaftalehaver, og som herefter indgår som en del af Rammeaftalen. Ændringer ud over de der er særskilt reguleret i Rammeaftalens bestemmelser, må kun ske under iagttagelse af de til enhver tid gældende udbudsregler. Ændringsforslag skal skriftligt sendes til den anden part, der skal svare inden for rimelig tid. 34. Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner /ændringer i produkternes sammensætning, er parterne pligtig til omgående at informere hinanden herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. I det omfang en ændring jf. ovenstående bevirker at en borger skal skifte blodsukkerapparat, skal Rammeaftalehaver omkostningsfrit for Ordregiver udskifte borgers apparat til et af Ordregiver godkendt apparat, som kan anvende det ændrede/nye produkt. Det er et krav, at borger har mulighed for at teste de nye produkter ved køb af mindre testpakker med maksimalt 5 stk. for at finde den rigtige løsning. Testpakker er alene gældende for lancetter og penkanyler. Såfremt et produkt på rammeaftalen udgår eller Rammeaftalehaver ved produktudvikling, eller på anden måde, substituerer et tilbudte produkter med et nyt produkt, som kvalitetsmæssigt (minimum har samme egenskaber) svarer til produktet i rammeaftalens nettosortiment, skal Rammeaftalehaver efter aftale med Ordregiver tilbyde dette til en pris, der ikke overstiger prisen for det substituerede produkt. Samtidig skal der leveres en liste til Ordregiver med en oversigt over de borgere, der anvender produktet. Rammeaftalehaver skal senest 3 måneder inden udskiftning skrifteligt underrette både bevillingsenheden og de berørte borgere herom og det skal være klar til udsendelse på det tidspunkt, hvor det udgåede produkt udgår. En opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til Ordregiver senest 30 dage inden ændringens ikrafttræden. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 16 af 20
Rammeaftalehaver skal være leveringsdygtig i et bredt sortiment af de produkter, der findes på markedet og tilbyde disse til Ordregiver, så snart det er muligt. Dette er for at sikre at sortimentet dækker Ordregivers behov til fulde gennem hele aftaleperioden. 35. Ændringsklausul ved behov for nye produktversioner Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter i det omfang, disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser. Rammeaftalehaver eller producenter må ikke af egen drift sætte en afprøvning i gang eller fremsende nye vareprøver uopfordret. Det er alene Ordregiver, der afgør om en afprøvning skal igangsættes. Når den enkelte kommune har behov herfor bl.a. ved introduktion af nye produkter, skal Rammeaftalehaver udleverede nødvendige testpakker / vareprøver uden beregning. Der vil være tale om at fremsende få styk af det enkelte produkt evt. som levering af testpakker til den enkelte borger. 39.1 Suppleringskøb af nye produktversioner Ordregiver kan under Rammeaftalen aftale suppleringskøb med Rammeaftalehaver, herunder men ikke begrænset til anskaffelse af nye versioner af et i Rammeaftalen allerede eksisterende produkt. Rammeaftalehaver er berettiget til at tilføje nye produkter, såfremt Rammeaftalehaver indfører en ny og forbedret produktversion i Danmark, af et allerede eksisterende produkt i Rammeaftalebilag D Tilbudslisten (herefter kaldet den ældre version ) såfremt følgende betingelser er opfyldt: 1) Den nye produktversion indeholder en sundhedsmæssig-, teknisk- og/eller funktionel forbedring i forhold til den ældre version. Ved forbedring forstås sundhedsmæssig-, teknologisk- og/eller funktionel optimering, hvor produktet eksempelvis kan indeholde en optimeret funktion, er nemmere at anvende etc. 2) Den nye produktversion er af samme fabrikat, som det ældre produkt jf. Rammeaftalebilag D Tilbudslisten. 3) Den nye produktversion har som minimum tilsvarende funktionelle og sundhedsmæssige egenskaber, er af samme kvalitet, hører under samme CPV kode, som opfylder mindstekravene i kravspecifikationen, som gælder for den ældre version, jf. Rammeaftalebilag D Tilbudslisten. a. Den nye produktversion tilbydes til en pris, der aldrig må overstige Rammeaftalehavers officielle listepris. Officiel prisliste skal fremlægges inden underskrivelse af aftale / fremsendes på forlangende. 4) Den nye produktserie leveres under de samme vilkår, der er aftalt i Rammeaftalen. 39.2 Processen for tilføjelser I forbindelse med tilføjelser af nye produktversioner, skal Rammeaftalehaver fremsende dokumentation for det nye produkt, i overensstemmelse med Ordregivers krav og beskrivelser: 1) Beskrivelse, produktnavn, varenummer, producent, producent varenummer, pakkestørrelse, pris pr. pakkestørrelse, link til produkt/datablad på hjemmeside. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 17 af 20
2) Erklæring, samt dokumentation efter Ordregivers anmodning om at den nye produktversion overholder kravene ovenfor i pkt. 39.1. 3) Danske produktdatablade/patientvejledning på den nye produktversion eventuelt med letforståelige illustrationer med beskrivelse af de tilbudte produkternes funktioner. De skal være identiske med produktdatablad/patientvejledning, der overdrages til endelige borger. 4) Vareprøve på den nye produktversion til eventuel test testpakker til den enkelte borger (lancetter, penkanyler). 5) Beskrivelse samt dokumentation for hvilken ældre version, det nye produkt er en forbedret version af. Ovenstående sendes til Ordregivers kontaktperson jf. pkt. 12 senest 45 dage før ikrafttræden og skal skriftligt accepteres af Ordregiver. En opdateret prisliste fremsendes derefter pr. e-mail til Ordregiver senest 30 dage inden ændringens ikrafttræden. 36. Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til lovgivningens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden rammeaftalepart, skal godkendes af modparten, inden udtalelsen foretages. Brug af rammeaftalen i markedsføringsmæssige sammenhænge skal ligeledes godkendes af modparten. Rammeaftalehaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Rammeaftalehaver og dennes medarbejdere og andre personer under rammeaftalehavers ledelsesret, der udfører opgaver under rammeaftalen har tavshedspligt jf. Forvaltningslovens 27 og Straffelovens 152a jf. 152. Tavshedspligten er tidsubegrænset og gælder også efter rammeaftalens ophør. Tavshedspligten gælder i forhold til oplysninger om enkeltpersoners private forhold eller andre fortrolige oplysninger, som rammeaftalehaver og dennes medarbejdere og andre personer under rammeaftalehavers ledelsesret får kendskab til under udførelse af opgaver under rammeaftalen. Rammeaftalehaver er forpligtet til at sikre, at alle medarbejdere eller andre personer, der er underlagt rammeaftalehavers ledelsesret er gjort bekendt med tavshedspligten. Det er ligeledes rammeaftalehavers ansvar at sikre dokumentation herfor. Ordregiver kan til enhver tid kræve dokumentation for, at medarbejdere og andre personer under rammeaftalehavers ledelsesret er gjort bekendt med tavshedspligten. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 18 af 20
37. Personoplysninger Såfremt Rammeaftalehavers udførelse af ydelser under rammeaftalen indebærer behandling af personhenførbare oplysninger, er Rammeaftalehaver forpligtet til at sikre, at den til enhver tid gældende persondatalovgivning i Danmark overholdes, for nuværende særligt persondataloven (lov nr. 421 af 31. maj 2000 med senere ændringer), sikkerhedsbekendtgørelsen (bekendtgørelse 528/2000 med senere ændringer), og fra den 25. maj 2018 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse). Personoplysninger, som Rammeaftalehaver kommer i besiddelse af i forbindelse med udførelsen af ydelser under Rammeaftalen, må ikke benyttes til markedsføring eller brugerundersøgelser uden særskilt tilladelse fra Ordregiver. 38. Ophør I forbindelse med rammeaftalens ophør er Rammeaftalehaver forpligtet til på anmodning og uden beregning at overdrage bevillingsoplysninger i forhold til borgere, produkter og anden relevant data til brug for genudbud af aftalen. Oversigten skal vise aktuelle bevillingshavere, hvoraf bevillige produkter fremgår for hver enkelt borger. Rammeaftalehaver må ikke hindre en eventuel ny leverandør i sine forberedelser på at overtage den udbudte rammeaftale, men skal i det omfang, det er relevant - medvirke til, at overgangen til den nye leverandør ikke giver anledning til væsentlige gener for aftalens borgere. 39. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 40. Offentlige påbud Rammeaftalehaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. edoc sagsnr. 2018-012393 Side 19 af 20
41. Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Rammeaftalehaver og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Rammeaftalehaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention samt overholder de 10 principper i FN s Global Compact. 42. Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver [Indsæt navn] Dato: Rammeaftalehaver [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Navn med blokbogstaver under underskriften] edoc sagsnr. 2018-012393 Side 20 af 20