Vejlederens opgaver. Brugervejledning Optagelse.dk

Vejlederens opgaver Brugervejledning Optagelse.dk

Vejlederens opgaver Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Ulrik Sølgaard-Nielsen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

Indhold 1 Indledning... 5 2 Elevoversigten... 6 2.1 Opdatering af elever... 8 3 Udfyldelse af uddannelsesplanen... 9 3.1 Personlige oplysninger... 9 3.2 Karakterer... 9 3.3 Grundlag... 10 3.4 Uddannelsesønsker... 11 3.4.1 Optagelseskrav... 11 3.4.2 Støtteforanstaltninger... 12 3.4.3 Kommentarfelt... 12 3.5 Parathedsvurdering... 13 3.5.1 8. klasse... 13 3.5.2 9. klasse... 13 3.5.3 10. klasse... 13 3.5.4 Omgøre parathedsvurdering... 13 3.5.5 Parathedsvurdering for 10. klasse... 15 3.6 Underskrifter og bilag... 16 3.6.1 Digitale bilag... 17 3.6.2 Signér Klar til forældremyndighedsindehaver... 19 3.6.3 Forældremyndighedsindehaver... 20 3.6.4 Godkende uddannelsesplanen... 21 3.6.5 Afsende uddannelsesplanen... 21 3.6.6 Afhentet af modtagende institution... 22 3.7 Oplåsning af uddannelsesplan... 23 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 3

1 Indledning Denne vejledning beskriver vejlederens opgaver på Optagelse.dk. Ved vejleder forstås vejleder ved frie skoler samt vejledere, der er tilknyttet Ungdommens Uddannelsesvejledninger (UU). Vejlederen er den person, der i samarbejde med eleven udarbejder uddannelsesplanen og i første omgang vurderer elevens personlige og sociale forudsætninger. Hvis eleven vurderes ikke-uddannelsesparat, og forældrene ønsker vurderingen afprøvet, er det vejlederen, der sender uddannelsesplanen til UU-centret i eleven hjemkommune. Det er nødvendigt at have rettigheden vejleder på Optagelse.dk. Du kan læse mere om rettigheder i vejledning om brugeroprettelse på skole eller brugeroprettelse på UUcenter. Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 5

2 Elevoversigten 2 Elevoversigten Log ind fra http://www.optagelse.dk/medarbejder.html. Vælg institution fra listen. Hvis du kun er tilknyttet som vejleder på én skole, vil du kun se denne skole på listen. UU-centret har flere skoler tilknyttet. Du har som UU-vejleder adgang til alle disse institutioner. Hvis der mangler institutioner fra de kommuner, som UU betjener, kan administrator selv tilknytte disse institutioner. Se i vejledningen om skoletilknytning. Det er ikke muligt for UU at tilknytte en skole, der ikke geografisk ligger i en kommune UU betjener. Når du har valgt institution, trykker du på Elevoversigt. Du kommer nu til elevoversigten for skolen. 6 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

2.1 Opdatering af elever Vælg den klasse, du vil arbejde med. Du kan også søge direkte på en elevs CPR-nummer. Vælg den elev, du ønsker at arbejde med ved at trykke på elevens CPR-nummer. Der er 10 status-felter ud for hver elev, som indikerer, hvor langt eleven er i forløbet. Du kan se, hvad de forskellige status-felter betyder i feltet Beskrivelse af statusser. Når du har valgt en elev, kommer du til Personlige oplysninger for eleven. Du kan skifte mellem elever i den valgte klasse ved at trykke på Vis klassefilter. Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 7

2 Elevoversigten Du kan nu skifte mellem eleverne i klassen. Når du skifter elev via klassefiltret, bliver du på det faneblad, du står på. 2.1 Opdatering af elever Hvis du ikke kan se status-felterne for en elev, og du ikke kan trykke på elevens CPRnummer, skal elevens oplysninger opdateres fra Info Tjenesten. Det kan enten gøres ved at trykke på Opdater ud for eleven, eller du kan opdatere for hele klassen ved at trykke på 8 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

3.1 Personlige oplysninger 3 Udfyldelse af uddannelsesplanen 3.1 Personlige oplysninger De personlige oplysninger for eleven vedligeholdes i skolens administrative system. Du kan dog indtaste e-mail og telefonnummer på eleven og forældrene direkte på Optagelse.dk. Husk at trykke Gem, hvis du tilføjer E-mail eller Telefon/Mobil. 3.2 Karakterer Karaktererne udfyldes af skolemedarbejderen og kan ikke udfyldes af vejleder. Du kan dog se karaktererne ved at vælge fanen Karakterer. Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 9

3 Udfyldelse af uddannelsesplanen 3.3 Grundlag Eleven udfylder oplysningerne i fanen Grundlag, enten direkte på Optagelse.dk eller oplysningerne er overført fra et eksternt system. Præsentér dig selv Hvad vil du bruge uddannelsen til? Brobygningsaktiviteter Praktik Hvis eleverne udfylder grundlag direkte på Optagelse.dk, er det en god ide først at udfylde en af skabelonerne og så kopiere oplysningerne ind i Optagelse.dk. Alternativt skal der gemmes hvert 5.-10. minut for ikke at miste de informationer, som eleverne har skrevet. 10 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

3.4 Uddannelsesønsker 3.4 Uddannelsesønsker Her vælger eleven sine uddannelsesønsker. Eleven skal være logget ind med sit UNIlogin for at vælge uddannelsesønsker. Det er muligt at vælge op til 5 uddannelsesønsker. 3.4.1 Optagelseskrav Hvis eleven af den ene eller anden grund ikke opfylder de formelle optagelseskrav, skal der sættes flueben ud for Eleven opfylder ikke optagelseskravene. Dette gælder kun for Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 11

3 Udfyldelse af uddannelsesplanen de gymnasiale uddannelsesønsker. Hvis du sætter flueben, skal du gemme. 3.4.2 Støtteforanstaltninger Har eleven brug for støtteforanstaltninger, kan det markeres med et flueben ud for Eleven har behov for støtte til at gennemføre ungdomsuddannelsen. Støtteforanstaltninger kan for eksempel være IT-rygsæk, mentor og lignende. Hvis du sætter flueben, skal du gemme. Hvis grundlaget overføres fra et eksternt vejledersystem, vil eleven i feltet kunne se de oplysninger, der er hentet fra vejledersystemet. Oplysningerne er overført sammen med oplysninger på fanebladet Grundlag. Eleven kan først redigere og skrive i feltet med støtteforanstaltninger, når du har markeret, at eleven har behov for støtte. Overføres oplysninger fra et vejledersystem, kommer oplysninger om støtteforanstaltninger med, hvis uddannelsesønsket tilføjes efter overførslen er sket. Da eleven selv kan redigere disse oplysninger, opdateres feltet ikke ved overførsler fra det eksterne vejledersystem efter, at uddannelsesønsket er tilføjet. Overfører I ikke oplysningerne fra et eksternt vejledersystem, kan eleven skrive i feltet om støtteforanstaltninger, når uddannelsesønsket er tilføjet, og du har angivet, at eleven har behov for støtte. 3.4.3 Kommentarfelt Her kan du som vejleder skrive en eventuel kommentar til uddannelsesønsket. Kommentaren tilknyttes kun det uddannelsesønske, den skrives på. Husk at trykke på Tilføj kommentar, hvis du skriver i kommentarfeltet. 12 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

3.5 Parathedsvurdering 3.5 Parathedsvurdering Uddannelsesparathedsvurdering beregnes for 8. og 9. klasses elever på baggrund af sociale og personlige forudsætninger samt det faglige niveau. Det er skolemedarbejderen der sørger for, at der er indlæst karakterer og forudsætninger på eleverne. Da 10. klasses elever ikke har været parathedsvurderet i 8. klasse, skal de vurderes i forhold til den gamle ordning. Dvs. de skal vurderes af vejleder på baggrund af det konkrete uddannelsesønske. 3.5.1 8. klasse I 8. klasse foretages der en beregning på baggrund af de faglige, personlige og sociale forudsætninger. Karakterer og forudsætninger kan opdateres hele året. 3.5.2 9. klasse I 9. klasse foretages der en beregning på baggrund af de faglige, personlige og sociale forudsætninger. Karakterer og forudsætninger skal være indlæst senest d. 1/12 for UUbetjente skoler og senest d. 1/2 for ikke UU-betjente skoler. Der lukkes for overførsel til Optagelse.dk efter 1/2. Vejleder kan manuelt vurdere eleverne efter denne dato. 3.5.3 10. klasse I 10. klasse skal vejleder foretage en vurdering af eleven, når eleven har valgt uddannelsesønske. Fanen Parathedsvurdering er ikke tilgængelig hvis der ikke er et ønske. Der skal foretages parathedsvurdering, hvis eleven søger Erhvervsuddannelser (EUD) eller gymnasiale uddannelser. Der skal kun laves én vurdering per område, så hvis eleven vurderes uddannelsesparat til for eksempel HHX, er eleven også uddannelsesparat til STX, HTX osv. 3.5.4 Omgøre parathedsvurdering UU-vejledere kan finde de ikke-parat elever på opmærksomhedslisten Særlig vejledningsindsats. Er du lokal vejleder direkte tilknyttet en skole, skal du bruge elevoversigten. Gå til Opmærksomhedslisten Vælg fanen Særlig vejledningsindsats Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 13

3 Udfyldelse af uddannelsesplanen Søg og vælg den skole du vil arbejde med Vælg den elev du vil arbejde med, ved at trykke på elevens CPR-nummer Du kan nu omgøre parathedsvurderingen i feltet Vejleders vurdering. Når du ændrer en parathedsvurdering, bliver du afkrævet en kommentar. Kommentaren er obligatorisk. 14 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

3.5 Parathedsvurdering Indtast din kommentar og tryk på Ok. Kommentarerne ses nederst. Vær opmærksom på, at både elev, forældre og modtagende institution kan se kommentarerne. Kommentarer kan ikke slettes eller redigeres. 3.5.5 Parathedsvurdering for 10. klasse I skoleåret 15/16 skal 10. klasses elever vurderes efter den gamle ordning. For at vurdere en elev, skal der være et uddannelsesønske. Når eleven har valgt uddannelsesønske, aktiveres fanen Parathedsvurdering, hvis det er relevant for ønsket. Vælg eleven fra elevoversigten, og gå til fanen Parathedsvurdering Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 15

3 Udfyldelse af uddannelsesplanen Vurder eleven. I nedenstående eksempel har eleven valgt en gymnasial uddannelse Vurderer du eleven ikke-parat, skal du skrive en kommentar. Kommentaren er obligatorisk Vær opmærksom på, at både elev, forældre og modtagende institution kan se kommentarerne. Kommentarer kan ikke slettes eller redigeres. 3.6 Underskrifter og bilag Her kan bilag uploades, og vejleder, elev og forældre kan godkende uddannelsesplanen. Vælg fanebladet Underskrifter og bilag. 16 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

3.6 Underskrifter og bilag For 10. klasses elever skal vejleder signere uddannelsesplanen klar til forældremyndighedsindehaver. For 9. klasses elever skal vejleder kun behandle ikke-parate elever. 3.6.1 Digitale bilag Personfølsomme oplysninger må ikke vedhæftes som elektroniske bilag. Det er for eksempel SSP-vurdering, psykologudtalelser og lignede, der ikke må vedhæftes. Personfølsomme oplysninger skal stadig sendes på papir med posten. Du kan kun tilføje bilag i PDF-format. Der kan kun tilføjes bilag på 10. klasses elever før uddannelsesplanen er underskrevet, så den er klar til forældreunderskrift. For 9. klasses elever kan der tilføjes bilag indtil forældrene har underskrevet. Klik på knappen Tilføj bilag. Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 17

3 Udfyldelse af uddannelsesplanen Tryk på knappen Tilføj for at finde det bilag, der skal uploades. Find det bilag, du vil uploade og tryk på Åbn. Giv bilaget et navn og tryk på OK. Hvis du trykker på Luk, annullerer du uden at gemme bilaget. Når du har trykket på OK, får du en meddelelse om, at bilaget er uploadet, og du kan se det på listen. 18 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

3.6 Underskrifter og bilag Tryk på det røde kryds, hvis du ønsker at slette et bilag. 3.6.2 Signér Klar til forældremyndighedsindehaver Dette gælder kun for 10. klasses elever. Elever i 9. klasse skal ikke signeres klar til forældremyndighedsindehaver. Når 10. klasses eleven har valgt sine uddannelsesønsker, og uddannelsesplanen er klar til afsendelse, skal du som vejleder underskrive den og dermed låse den og gøre den klar til forældremyndighedsindehaver. I feltet Underskrifter skal du trykke på Signér i feltet Klar til forældremyndighedsindehaver. Hvis eleven har tilføjet et gymnasialt uddannelsesønske men ikke har tilføjet tre uddannelsesønsker, bliver du advaret, når du underskriver. Der kan være gyldige grunde til, at eleven ikke har valgt tre uddannelsesønsker. Du kan læse mere i reglerne i aftalen. Hvis eleven ikke har tre ønsker, skal du angive en kom- Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 19

3 Udfyldelse af uddannelsesplanen mentar på det første uddannelsesønske. Hvis det er tilfældet, skal du trykke på Ok. Hvis eleven skal have tre uddannelsesønsker, skal du trykke på Annuller. Du kan stadig skrive kommentaren, selv om du trykker Ok. Du får beskeden uanset, om du har skrevet kommentaren eller ej, da det blot er en reminder om, at du skal huske at skrive en kommentar. Du skal nu underskrive med dit NemID til erhverv. Når du har underskrevet, låses uddannelsesplanen, og den er klar til forældremyndighedsindehaveren. 3.6.3 Forældremyndighedsindehaver Forældremyndighedsindehaver kan underskrive med NemID. Derudover kan forældremyndighedsindehaveren i stedet underskrive en printet version af uddannelsesplanen. Underskriver forældrene på papir, skal du som vejleder underskrive digitalt på forældrenes vegne. Du skal have en underskrevet papirudgave af uddannelsesplanen, før du må underskrive på forældrenes vegne. Hvis eleven er vurderet ikke-parat, skal forældrene angive, om de ønsker revurdering, før de underskriver. Er eleven vurderet parat, sendes uddannelsesplanen, når forældrene har underskrevet. Sæt flueben i Signer for forældremyndighedsindehaver for at underskrive på forældrenes vegne. Hvis du ikke har mulighed for at underskrive for forældrene, kan det være fordi de ikke har angivet, om de ønsker parathedsvurderingen revurderet. Det skal de gøre på fanebladet Parathedsvurdering. 20 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

3.6 Underskrifter og bilag 3.6.4 Godkende uddannelsesplanen Er eleven vurderet uddannelsesparat, sendes uddannelsesplanen til modtagende institution, når forældrene har underskrevet, og du skal som vejleder ikke foretage dig noget. Er eleven vurderet ikke-uddannelsesparat, skal uddannelsesplanen godkendes og afsendes. Du skal godkende uddannelsesplanen på fanen Underskrifter og bilag ved at sætte flueben i feltet Afsendelse af uddannelsesplanen. Når uddannelsesplanen er godkendt, skal den underskrives og afsendes. 3.6.5 Afsende uddannelsesplanen På fanen Underskrifter og bilag underskriver og afsender du uddannelsesplanen ved at trykke på Signér. Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 21

3 Udfyldelse af uddannelsesplanen Du kan også afsende fra uddannelsesplaner fra elevoversigten. Sæt flueben ud for de elever, som du ønsker at afsende og tryk på Afsend uddannelsesplaner. På den måde behøver du kun underskrive med dit medarbejder NemID én gang for de valgte elever i stedet for én gang per elev. Når du har underskrevet, er uddannelsesplanerne afsendt. 3.6.6 Afhentet af modtagende institution Der kommer flueben i punkt 10, når elevens uddannelsesplan er afhentet af den modtagende institution. Uddannelsesplanen kan ikke længere låses op, og eventuelle ændringer må ske ved kontakt til den modtagende institution. 22 Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015

3.7 Oplåsning af uddannelsesplan 3.7 Oplåsning af uddannelsesplan Er du ansat på en af de frie skoler, der ikke er tilknyttet et UU-center, skal du kontakte supporten for at få uddannelsesplanen låst op efter afsendelse. I mailen skal du oplyse elevens navn, CPR-nummer og UNI-login. Supporten kan kun låse op, hvis uddannelsesplanen ikke er afhentet af modtagende institution. Der er fire mulige tilstande, uddannelsesplanen kan være i. Eleven kan være ved at lave sin uddannelsesplan, uddannelsesplanen er ikke låst. Uddannelsesplanen kan være låst til forældre. En vejleder kan låse uddannelsesplanen op. Uddannelsesplanen kan være afsendt. Kun en UU-medarbejder med vejleder- og administrator-rettigheder kan låse uddannelsesplanen op. Uddannelsesplanen kan være afhentet af den modtagende institution, uddannelsesplanen kan ikke låses op. Eventuelle omprioriteringer må ske ved at kontakte modtagende institution, og eleven skal lave en ny ansøgning uden UNI-login. For at låse op, trykkes der på hængelåsen ud for eleven. Du får en advarsel, når du låser en uddannelsesplan op. Styrelsen for It og Læring, 08.12.2015 23