Skolemedarbejder. Brugervejledning Optagelse.dk

Transkript

1 Skolemedarbejder Brugervejledning Optagelse.dk

2 Skolemedarbejder Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Ulrik Sølgaard-Nielsen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring,

3 Indhold 1 Indledning Målgruppe Generel information Rettigheder Elevoversigten Personlige oplysninger Telefonnummer og adresse Skoler med et elevadministrativt system Skoler uden et elevadministrativt system Karakterer Generelt om karakterer Elever der får karakterer Elever, der ikke får karakterer Styrelsen for It og Læring,

4

5 1 Indledning Denne vejledning beskriver skolemedarbejderes arbejdsopgaver på Optagelse.dk. Det er skolemedarbejderes opgave at sørge for, at kontaktoplysningerne på eleverne er opdateret, og at det er indlæst karakterer for eleverne. Vejledningen er overordnet, men der henvises til de vejledninger, der er relevante for opgaverne. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til medarbejdere på skolen, som skal sørge for, at elevernes kontaktoplysninger er korrekte, og at der bliver tilføjet karakterer på elevens uddannelsesplan. Styrelsen for It og Læring,

6

7 2 Generel information 2 Generel information 2.1 Rettigheder For at kunne tilføje karakterer til elevernes uddannelsesplan på Optagelse.dk, skal du have rettigheden skolemedarbejder. Din brugeradministrator på Optagelse.dk kan tildele dig rettigheder. Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af dem i vejledningen om oprettelse af en medarbejder på en skole. 2.2 Elevoversigten Du skal først finde de elever, du vil arbejde med. Log ind fra Gå til Elevoversigten. Hvis du er tilknyttet flere skoler, skal du først vælge den skole du vil arbejde med fra drop-down-menuen under Vælg institution. Styrelsen for It og Læring,

8 2 Generel information Vælg den klasse du vil arbejde med fra drop-down-menuen. Alternativt kan du søge på CPR-nummer. Du får nu en liste over elever i klassen, eller en enkelt elev hvis du har søgt på CPRnummer. Tryk på CPR-nummeret for den elev, du ønsker at arbejde med. Hvis du ikke kan trykke på CPR-nummeret, skal eleven opdateres fra Info Tjenesten. For at opdatere alle elever i klassen skal du trykke på knappen Opdater fra Info Tjenesten. 8 Styrelsen for It og Læring,

9 2.2 Elevoversigten Du vil få en advarsel, da det kan tage noget tid at opdatere alle elever i en klasse. Hvis du vil opdatere en enkelt elev, skal du trykke på Opdater ud for eleven. Hvis der mangler elever i elevoversigten skyldes det formentligt, at eleven ikke har primær institution på jeres skole. Dette skal rettes i UNI Login administrationen af en administrator af UNI Login. Hvis der mangler CPR-nummer ud for eleven, skyldes det formentligt, at eleven ikke var med i sidste import fra skolens elevadministrative system. Løsningen er at foretage en ny import hvor eleven er med. Hvis du får en fejlmeddelelse, når du trykker på elevens CPR-nummer, skyldes det formentlig, at der ikke er registret forældre-/værgeoplysninger på eleven i den sidste im- Styrelsen for It og Læring,

10 2 Generel information port fra skolens elevadministrative system. Det løses med en ny import med oplysningerne i. Generelt kan du tjekke om dine elever er klar til Optagelse.dk på selvbetjeningen, hvis du er brugeradministrator af UNI Login. Hvis der er elever i oversigten, der ikke længere går på skolen, kan det skyldes en af disse to ting: Eleverne var med i den sidste import fra skolens elevadministrative system. Det løses ved en ny import uden eleverne. Elevernes UNI Login er stadig aktive og primært tilknyttet skolen i UNI Login administrationen. Dette skal rettes af en administrator af UNI Login, ved at slette brugeren fra institutionen. Du skal være opmærksom på, at der kan gå 1-2 døgn fra oprettelse af eleverne i skolens elevadministrative system, til de er synlige i Optagelse.dk. Ligeledes kan det tage 1-2 døgn, før rettelser slår igennem på Optagelse.dk. Når du er kommet ind på en elev, vil du i toppen og bunden af hver side have knappen Vis/Skjul klassefilter, som gør at du kan skifte mellem elever uden at gå tilbage til elevoversigten. Når du skifter elev via klassefiltret, bliver du på den fane, du står på. 10 Styrelsen for It og Læring,

11 3.1 Telefonnummer og adresse 3 Personlige oplysninger På den første fane finder du elevens personlige oplysninger. Her kan du se adresse og forældre-/værgeoplysninger overført fra et elevadministrativt system. Optagelse.dk henter de personlige oplysninger på eleverne fra den import, der sker til UNI Login-administrationen. For at en elev har adgang til Optagelse.dk kræver det, at eleven har et UNI Login, at dette UNI Login er knyttet til elevens CPR-nummer og forældre-/værgeoplysninger, samt at eleven har primær tilknytning til skolen. 3.1 Telefonnummer og adresse Du kan indtaste telefonnummer og adresse på elev og forældre/værge på Optagelse.dk. Gå til eleven fra elevoversigten ved at trykke på CPR-nummeret eller fra klassefiltret. Skriv oplysningerne ind i felterne og tryk på Gem. Vær opmærksom på, at når elevens uddannelsesplan er godkendt af vejleder (punkt 6 på oversigten), kan der ikke foretages ændringer i elevens personlige oplysninger. Du kan kun angive og telefonnummer på forældre/værge, der er overført fra det elevadministrative system. Du skal også være opmærksom på, at og telefonnummer ikke følger med, hvis der foretages ændringer i det elevadministrative system, Styrelsen for It og Læring,

12 3 Personlige oplysninger som medfører, at forældre/værge bytter plads. Dette kan ske, hvis du fjerner eller tilføjer en forældre/værge i det elevadministrative system. 3.2 Skoler med et elevadministrativt system Skoler med et elevadministrativt system benytter dette til at opdatere elevernes personlige oplysninger. Hvis der er fejl i oplysningerne, skal de rettes til i det elevadministrative system og der skal foretages en ny import. Det kan tage 1-2 døgn før rettelserne slår igennem på Optagelse.dk. 3.3 Skoler uden et elevadministrativt system Skoler uden et elevadministrativt system kan få adgang til at bruge Optagelse.dk som elevadministrativt system. Elevadministrationsmodulet på Optagelse.dk er et selvstændigt modul, der fungerer lige som alle andre elevadministrative systemer. Du kan læse mere i vejledningen til elevadministrationsmodulet. Retten til at bruge elevadministrationsmodulet gør ikke, at du som skolemedarbejder kan rette direkte i adresse og forældre-/værgeoplysninger i elevens uddannelsesplan. Hvis skolen har brug for at anvende Optagelse.dk, som administrativt system, skal I sende en til supporten hos STIL, hvor I beder om at få Optagelse.dk som administrativt system. Ligeledes skal du sende en , hvis I får et elevadministrativt system og ikke længere ønsker at bruge Optagelse.dk som elevadministrativt system. 12 Styrelsen for It og Læring,

13 4.1 Generelt om karakterer 4 Karakterer På fanebladet Karakterer, skal der angives karakterer og antal år, eleven har modtaget prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk. 4.1 Generelt om karakterer Siden til karakterer indeholder fire kolonner: 8. klasse standpunktskarakterer, 9. klasse standpunktskarakterer, 9. klasse prøvekarakterer og 10. klasse standpunktskarakterer. 8. klasses elever skal have 8. klasses standpunktskarakterer 9. klasses elever skal have 9. klasses standpunktskarakterer. 10. klasses elever skal have 9. klasses prøvekarakterer og 10. klasses standpunktskarakterer. Der kan tilføjes og rettes karakterer i elevens uddannelsesplan, indtil uddannelsesplanen skal sendes. Det vil sige, at der også kan tilføjes karakterer efter vejleder har låst uddannelsesplanen indtil forældrene har underskrevet, men at uddannelsesplanen ikke kan afsendes, før der er karakterer på eleven. 4.2 Elever der får karakterer Der er to muligheder i forbindelse med de elever, der får karakterer. Skolen kan via sit elevadministrative system importere karaktererne for derefter at håndtere dem på Optagelse.dk, eller du kan indtaste karaktererne manuelt på Optagelse.dk. Du kan læse mere om import af karakterer på Optagelse.dk. Når karaktererne er importeret, skal de overføres til den enkelte elevs uddannelsesplan. Læs mere i vejledning til karakterer. Bruger I Optagelse.dk som elevadministrativt system, skal du indtaste dem manuelt på Optagelse.dk. Lær mere i vejledning til karakterer. 4.3 Elever, der ikke får karakterer Hvis en elev ikke får karakterer, skal det angives på Optagelse.dk. Gå til eleven fra Elevoversigten ved at trykke på CPR-nummeret. Tryk på fanen Karakterer. Styrelsen for It og Læring,

14 4 Karakterer Øverst skal du markere for Ingen karakterer. Nederst skal du angive hvor mange år, eleven har fået prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk. Tryk Gem. Har eleven ikke fået prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk, eller har du glemt at indtaste det, vil du få en advarsel. Hvis du trykker Ja, gemmes dine ændringer. Trykker du Nej, kommer du tilbage til fanen Karakterer, uden at gemme, så du kan indtaste Prøveforberedende undervisning. 14 Styrelsen for It og Læring,