Halsnæs Kommune Notat om det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2014/2015 for det offentligt støttede boligbyggeri 1. Lejerbo, Frederiksværk 2. Hundested almennyttige Boligselskab 3. Halsnæs Ny Boligselskab PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Toldbuen 1, 4700 Næstved T: 5575 8686, F: 5575 8787, www..dk
Halsnæs Kommune Notat om det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2014/2015 for det offentligt støttede boligbyggeri Indhold Afsnitsnr. Indledning 1-2 Grundlaget for tilsynet 3-5 Redegørelse for det udførte arbejde 6-12 Strukturering af gennemgang af de enkelte boligorganisationer og ældreboliger 13 16 Konklusion 17-20 Afslutning 21 Bilag i Lejerbo, Frederiksværk, regnskabsmæssigt tilsyn for 2014/2015 Bilag 2 - Hundested almennyttige Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2014/2015 Bilag 3 Halsnæs Ny Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2014/2015 Indledning 1 I henhold til almenboligloven skal kommunalbestyrelsen føre tilsyn med de almene boligorganisationer, der er beliggende i kommunen. 2 Efter aftale har vi varetaget det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2014/2015 for almene boligorganisationer i Halsnæs Kommune. Vi har foretaget gennemgang af forelagte regnskaber og andet regnskabsmateriale for følgende boligorganisationer: Lejerbo, Frederiksværk boligorganisation og 8 afdelinger Hundested almennyttige Boligselskab boligorganisation og 8 afdelinger samt afdeling for sideaktivitet Halsnæs Ny Boligselskab boligorganisation og 10 afdelinger Grundlaget for tilsynet 3 Kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med almene boligorganisationer i henhold til følgende regelgrundlag: Bekendtgørelse nr. 1278 af 18. november 2015 OM 10V om almene boliger m.v. Bekendtgørelse nr. 1540 af 16. december 2013 om drift af almene boliger m.v. Vejledning nr. 4130 af 27. december 1996 om drift af almene boliger m.v.
4 Tilsynet føres gennem et årligt regnskabstilsyn, kommunens lovbestemte godkendelse af en række økonomiske enkeltdispositioner, samt et teknisk tilsyn af den vedligeholdelsesmæssige tilstand. 5 Nærværende notat omfatter alene det årlige regnskabstilsyn. Vi bemærker, at vi ikke har foretaget revision af foreliggende regnskaber, men har foretaget en gennemgang og vurdering i henhold til gældende bestemmelser om tilsynets udførelse. Redegørelse for det udførte arbejde 6 Det fremgår af kapitel 19 i bekendtgørelse om drift af almene boliger, at revisionen af en almen boligorganisation skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og i henhold til gældende revisionsinstruks. 7 Det fremgår specifikt, at revisor straks skal foretage indberetning til bestyrelse og kommunalbestyrelsen, hvis revisor konstaterer uregelmæssigheder af væsentlig betydning for boligorganisationens eller en afdelings økonomiske drift, eller hvis revisor bliver opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning. Revisor skal ligeledes foretage indberetning til boligorganisationens bestyrelse og kommunalbestyrelsen, hvis der opstår usikkerhed om, hvorvidt boligorganisationen eller en afdeling kan overholde sine økonomiske forpligtelser. 8 Vi bemærker også, at der er krav om, at revisor skal føre revisionsprotokol, hvor det skal anføres, hvilke revisionsarbejder der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger, herunder forhold, hvor der er usikkerhed om, hvorvidt boligorganisationen har handlet i overensstemmelse med gældende regler. Specielt oplyses om revisors undersøgelse samt vurdering og konklusioner vedrørende boligorganisationens interne kontrol og registreringssystemer, boligorganisationens formål (navnlig om dispositioner udenfor formålet), sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. 9 Vores gennemgang har taget udgangspunktet i boligorganisationernes regnskaber for 2014/2015, inklusive revisionspåtegningen og de lovkrævede spørgeskemaer, samt foreliggende revisionsprotokollater for regnskabsåret. Samtidig har vi gennemgået bestyrelsens beretning for 2014/2015 og senest foreliggende styringsrapporter og referater fra styringsdialogmøder for de 3 boligorganisationer. 10 Ved vores gennemgang har vi indledningsvis haft fokus på eventuelle forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen på regnskaberne og eventuelle væsentlige bemærkninger i revisionsprotokollatet. ii Samtidig har vi ved gennemgang af regnskaber og det øvrige materiale foretaget vurdering af, om boligorganisationerne overholder faktuelle og lovgivningsmæssige regler, herunder konstatering af eventuelle væsentlige forhold i spørgeskemaet, organisationens henlæggelse til dispositionsfond og arbejdskapital, afdelingerne regnskabsmæssige behandling af underskud og størrelsen af henlæggelser. I forbindelse med vores gennemgang har vi også foretaget sammenholdelse med de registrerede oplysninger i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. 2
12 Vi bemærker, at vi har fået oplyst, at revisorerne for pågældende almene boligorganisationer ikke har foretaget indberetning udover den ordinære kommunikation i revisionsprotokollaterne. Strukturering af gennemgang af de enkelte boligorganisationer 13 Redegørelsen for det regnskabsmæssige tilsyn for de anførte almene boligorganisationer fremgår af vedlagte bilag 1-3. 14 Redegørelsen er struktureret på følgende vis: Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Øvrige forhold Forslag til rating Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen 15 Efter aftale med kommunens administration, og i lighed med sidste år, har vi for hver enkelt bemærkning anført en given rating, der angiver vores vurdering af graden af væsentlighed af de givne forhold: A Der er konstateret et eller flere forhold, som byrådet bør reagere på ved at indkalde boligorganisationens bestyrelse til et snarligt møde for uddybning og redegørelse for nævnte forhold B Der er konstateret et eller flere forhold, som byrådet bør reagere på ved at kræve yderligere skriftlig redegørelse fra boligorganisationens bestyrelse C Boligorganisationens regnskaber kan tages til umiddelbar efterretning. De forhold, der måtte være, berettiger alene til optagelse på agendaen for næste styringsdialogmøde 16 Vi henviser til bilag 1-3 for vores bemærkninger til de nævnte boligorganisationer. Konklusion 17 Som det fremgår af bilag 1-3 foreslår vi, at kommunen tager regnskaberne og revisionsprotokollaterne for 2014/2015 til efterretning. 18 Vi har konstateret følgende væsentlige forhold, der rubriceres som rating A: Hundested almennyttige Boligselskab: Bemærkninger om dispositionsfondens finansielle beredskab Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling 28-11 Degnebakken: Bemærkninger om fortsat drift Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling 28-5 Høje Tøpholm I: Bemærkninger om opsamlet underskud 3
19 Vi har konstateret følgende forhold, der rubriceres som rating B: Lejerbo, Frederiksværk: Udvikling i dispositionsfond Lejerbo, Frederiksværk: Tilgodehavende i boligorganisationen Lejerbo, Frederiksværk: Forbrug af årets henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser 20 Vi har konstateret følgende forhold, der rubriceres som rating C: Lejerbo, Frederiksværk: Revisionspåtegning om ikke tilstrækkelige henlæggelser Hundested almennyttige Boligselskab: Eneprokura til afdelingsbestyrelser Hundested almennyttige Boligselskab, begrænsede/utilstrækkelige henlæggelser Hundested almennyttige Boligselskab, illikvide henlæggelser Halsnæs Ny Boligselskab: Tilgodehavende i henhold til antenneregnskab Halsnæs Ny Boligselskab: Indtægter i selskabslokaler Halsnæs Ny Boligselskab: Rettidig opkrævning af husleje Halsnæs Ny Boligselskab: Bemærkninger om utilstrækkelige henlæggelser Afslutning 21 I henhold til revisorloven skal vi oplyse, at vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. Næstved, den 16. august 2016 PricewaterhouseCoopers Statsaut ret Revisionspartnerselskab Lars Anke statsautoriseret revisor 4
Bilag i Lejerbo, Frederiksværk, regnskabsmæssigt tilsyn for 2014/2015 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning, budgetter: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: "Boligorganisationen/afdelingen har i overensstemmelse med god regnskabsskik for almene boligorganisationer som sammenligningstal i resultatopgørelsen for regnskabsåret 2014/2015 medtaget de godkendte resultatbudgetter for 2014/2015 og 2015/2016. Resultatbudgetterne har, som det fremgår af regnskabet, ikke været underlagt revision" Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklæringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Revisionspåtegning, ikke tilstrækkelige henlæggelser - rating C Revisionspåtegningen for 6 afdelinger indeholder følgende supplerende oplysninger vedrørende forhold i regnskabet: Afdeling 024-0, Prøvestenen "Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspåvirkningen udgør kr. 88.547." Afdeling 025-0, Kregme "Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspåvirkningen udgør kr. 17.058." Afdeling 126-0, Sandskåret "Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspåvirkningen udgør kr. 396.980. Ifølge langtidsbudgettet for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse vil der i 2015/2016 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelses arbejder m.v." 5
Afdeling 135-0 Maglehøj: "Ikke henlagt tilstrækkeligt til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspåvirkninger er 75.732 kr." Afdeling 242-0, Sandskåret II "Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspåvirkningen udgør kr. 131.495. Ifølge langtidsbudgettet for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse, vil der i 2015/2016 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv." Afdeling 787-0 Arresøpark "Ifølge langtidsbudgettet for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse vil der i 2016/2017 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelses arbejder m.v." Bestyrelsen har i beretningen følgende supplerende kommentarer til ovenstående for afdelingerne: "Til revisors supplerende oplysning om driftspåvirkning på konto 116, planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse, i afdeling 024-0, 025-0, 126-0, 242-0 kan vi oplyse, at driftspåvirkningen anses for at være ekstraordinær. Langtidsbudgetterne er korrigeret, således at driftspåvirkningen bør kunne undgås". "Til revisors supplerende oplysning om, at der i afdeling 126-0, 242-0, 787-0 i 2015-2016 og 2016-2017 ikke vil være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte periodiske vedligeholdelsesarbejder m.v. kan vi oplyse, at langtidsbudgettet vil blive revideret således at der er tilstrækkelige henlagte midler til at dække de planlagte arbejder". Tilsyn: Vi skal anbefale, at forholdet med tilstrækkelige henlæggelser igen bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde, eventuelt med en summarisk opgørelse af henlæggelserne pr. lejemålsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke målsætningen kan konkretiseres og fastsættes. Vi kan konstatere, at forholdet ligeledes var gældende for årsregnskabet 2013/2014. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 24. februar 2016. Bortset fra ovenstående bemærkninger om forholdene, der fremgår af revisionspåtegningerne giver revisionsprotokollatet ikke anledning til bemærkninger. 6
Øvrige forhold Udvikling dispositionsfond/grundlag for tilgodehavende i boligorganisationens regnskab rating B Boligorganisationens disponible dispositionsfond udgør pr. 30. september 2015 i alt TDKK 1.471.537 svarende til DKK 2.582 pr. lejemålsenhed mod sidste år DKK 1.816 pr. lejemålsenhed. I lighed med sidste års regnskab indgår lån konto 719 på DKK 1.612.000 ikke i den bundne del af dispositionsfonden. Det er vores opfattelse, at beløb anført på konto 719 skal angives som bunden del af dispositionsfonden, hvorved den disponible dispositionsfond udgør DKK 140.463. Beløbet på DKK 1.612.000, som regnskabsmæssigt er opført som en udlån på konto 719, vedrører muligvis boligorganisationens andel af en støtteordning til afdeling 135-0 Maglehøj ydet i overensstemmelse med regulativ om særlig driftsstøtte m.v. fra Landsbyggefonden (landsdispositionsfonden). Jf. regulativets 7, stk. 2 ydes kapitaltilførsel med 1/5 (tilskud) fra boligorganisationen, 1/5 (lån) fra kommunen, 1/5 (lån) fra realkreditinstituttet og 2/5 fra fonden (1/5 lån, 1/5 tilskud). Hvis boligorganisationens egenkapital ikke skønnes at være tilstrækkelig til, at boligorganisationen helt eller delvist kan yde sin andel af kapitaltilførslen, pålægges den manglende andel en eventuel administrationsorganisation. Såfremt der er tale om driftsstøtte jf. ovennævnte regulativ, er beløbet på DKK 1.612.000 ikke et udlån, men et tilskud ydet fra boligorganisationens dispositionsfond. I så fald kan beløbet ikke optræde i årsregnskabet som et tilgodehavende, men skal reducere boligorganisationens dispositionsfond som et ydet tilskud til afdeling 135-0 Maglehøj. Bestyrelsen har i sin årsberetning medtaget en oversigt over udviklingen i dispositionsfondens disponible saldo frem til år 2023/2024. Heraf fremgår, at dispositionsfondens disponible saldo vil stige fra TDKK 1.473 i 2014/2015 til TDKK 1.603 i 2023/2024. Dispositionsfonden vil ikke have tilpas likviditet til, at indfri de af bestyrelsen godkendte tilsagn fra dispositionsfonden til afdelingerne. Bestyrelsen har givet tilsagn om støtte fra dispositionsfonden til afdelingerne på DKK 2.392.000, der vil blive en omkostning i takt med at afdelingernes arbejder forfalder. Tilsyn: Vi skal anbefale, at Halsnæs Kommune påser, at bestyrelsen sikrer en forsvarlig udvikling i dispositionsfonden, da vi vurderer at dispositionsfonden, ud fra bestyrelsens oversigt, ikke vil kunne imødekomme de godkendte tilsagn til afdelingerne. Vi skal anbefale, at Halsnæs Kommune anmoder boligorganisationen om at redegøre for, hvorvidt beløbet på DKK 1.612.000 er et tilgodehavende (som anført i årsregnskabet) eller et tilskud ydet af dispositionsfonden. 7
Anvendelse af henlæggelsesmidler rating B: Jf. vejledning nr. 4130 af 27. december 1996 afsnit 26.1.1, konto 116 kan midler henlagt i året til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser ikke forbruges i samme år. I afdeling 787-0 Arresøparken er der i strid hermed anvendt DKK 143.788. Tilsyn: Vi skal foreslå, at forholdet korrigeres ved udarbejdelsen af afdelingens årsregnskab for 2015/16, således at saldoen på konto 401 planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser forøges med DKK 143.788 og saldoen på konto 407 resultatkonto reduceres med samme beløb. Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligorganisationens bestyrelse meddeles følgende: I forbindelse med det økonomiske tilsyn med Lejerbo Frederiksværk, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2014/2015, har byrådet taget regnskaberne for selskabet og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning med følgende bemærkninger: At boligorganisationen skal orientere kommunen i relation til udvikling i dispositionsfonden. At boligorganisationen skal redegøre for, hvorvidt tilgodehavende på DKK 1.612.000 i boligorganisationens regnskab er behandlet korrekt regnskabsmæssigt. At beløb anført under konto 719 angives som bunden del af dispositionsfonden. At bestyrelsen for boligorganisationen skal sikre, at der fremadrettet bliver budgetteret med tilstrækkelige henlæggelser. At der i årsregnskabet for 2014/15 for afdeling 787-0 Arresøparken foretages korrektion for anvendelse af henlæggelsesmidler. 8
Bilag 2 Hundested almennyttige Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2014/2015 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning, budgetter: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: "Boligorganisationen/afdelingen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationer regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgår af regnskabet, ikke været underlagt revision" Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklæringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende forbehold: Revisionspåtegning afdeling 28-11, Degnebakken rating A "Afdelingen har for 2014/15 realiseret et underskud på 1.980.177 kr., hvorefter afdelingens akkumulerede underskud andrager 3.079.890 kr. Underskuddet kan primært henføres til, at afdelingen har fået dispensation for overholdelse af balancelejeprincippet indebærende, at opkrævede og indtægtsførte huslejeindtægter ikke kan inddække de faktiske forventede udgifter. På vores forespørgsel oplyser administrator, at den relative store fraflytningsfrekvens, og de dermed afledede tab i væsentlig grad skyldes kombinationen af afdelingens beliggenhed og det aktuelle lejeniveau. Med baggrund i foranstående oplyser administrator på vores forespørgsel, at det i regnskabet anførte budget for 2015/2016 ikke er realistisk. Administrator vurderer, at et realistisk omkostningsbudget vil indebære en huslejestigning på ca. 54 procent. Da afdelingens økonomiske situation jf. foranstående er uholdbar oplyser administrator supplerende, at afdelingen forventes omfattet af driftsstøttesag, hvor indgår lejenedsættelse. Hertil kommer, at afdelingens bygningsmæssige situationif. det oplyste er uholdbar, hvorfor administrator i samarbejde med boligorganisationen i tilknytning til driftsstøttesagen har udarbejdet en tilstandsrapport for afdelingen med henblik på ansøgning om byggeskadefinansiering. Landsbyggefonden har efter det oplyste endnu ikke realitetsbehandlet ansøgningerne om økonomisk støtte. JIL 9
I henhold til revisionsinstruksen skal revisor påse, at afdelingens indtægter og udgifter er i balance. Med baggrund i foranstående vurderer vi, at afdelingen uden støttetiltag fortsat vil realisere ikke uvæsentlige underskud. Vi vurderer endvidere, at afdelingen ikke ved egen drift vil kunne inddække de forventede underskud, idet en forøget husleje må forventes at resultere i en forøget lejeledighed ligesom det vurderes, at der uden støttetiltag er en betydelig risiko for, at afdelingen fortsat ikke vil være i stand til at indfri sine gældsforpligtelser fuldt ud i takt med, at disse forfalder til betaling. Årsregnskabet er i lighed med sidste år aflagt i henhold til regnskabsprincippet om fortsat drift. Dette forudsætter, at den fornødne likviditet er til stede. Da ansøgningerne om økonomisk støtte endnu ikke er realitetsbehandlet af Landsbyggefonden kan vi ikke vurdere i hvilket omfang økonomisk støtte kan forventes modtaget, hvorfor vi tager forbehold for anvendelse af regnskabsprincippet om fortsat drift." Revisor supplerer i protokollen endvidere, at gennemførsel af en lejestigning anses af administrator for behæftet med betydelig risiko for lejeledighed, en vurdering som efter det oplyste tiltrædes af boligorganisationens bestyrelse samt af tilsynsmyndigheden. Følgelig har tilsynsmyndigheden godkendt en midlertidig fravigelse af balanceprincippet. Revisor anfører, at administrator oplyser, at Landsbyggefonden endnu ikke har kunnet imødekomme afdelingens ansøgning om økonomisk huslejestøtte som følge af fondens begrænsede økonomiske midler. Støttesagen vil efter det oplyste i stedet gennemføres som driftsstøttesag, hvor der fortsat indgår lejenedsættelse samt et delvist frasalg af afdelingens ejendom. Et delvist frasalg af afdelingens ejendom fordrer ministeriel godkendelse, hvilket er modtaget ved skrivelse af 9. september 2014. Det tilknyttede salgsprovenu vedrørende ejendomssalget er tilgået afdelingen efter regnskabsårets udløb, hvor også endeligt skøde foreligger tinglyst. Administrator oplyser, at indarbejdelse af salget i årsregnskabet som følge heraf foretages i 2015/2016. Det vurderes ikke at have betydning for det retvisende billede for afdelingens regnskab, hvorfor revisor ikke har yderligere bemærkninger hertil. Hertil kommer, at afdelingens bygningsmæssige situation, jf. det oplyste, er uholdbar, hvorfor administrator i samarbejde med boligorganisationen i tilknytning til driftsstøttesagen i regnskabsåret 2012/13 har udarbejdet en tilstandsrapport for afdelingen med henblik på ansøgning om byggeskadefinansiering. Landsbyggefonden har efter det oplyste endnu ikke realitetsbehandlet ansøgningerne om økonomisk støtte. Revisor anfører, at afdelingen som følge af den meget stramme økonomi ikke har haft mulighed for at betale prioritetsydelser til kreditforeningen. Afvikling af forfaldne realkreditsydelser og tilhøren- 10
de morarenter er i regnskabsåret ekstraordinært sket via anvendelse af driftsstøttemidler efter særskilt godkendelse heraf fra Landsbyggefonden. Afdelingen vil uden tilkendegivet støtte realisere ikke ubetydelige underskud de kommende år, hvilket ikke vil kunne inddækkes ved egen drift, da dette vil skulle medføre huslejestigninger og deraf større lejeledighed. Revisor tager forbehold for at afdelingen på dette grundlag, ikke vil kunne indfri sine forpligtigelser i takt med de forfalder fuldt ud medmindre, at der vil ske støtte til afdelingen. Revisor omtaler, at regnskabet er aflagt med regnskabsprincippet fortsat drift. Dette forudsætter, at der er den fornødne likviditet til rådighed. Da den økonomiske støtte fra Landsbyggefonden ikke er færdigbehandlet, er det ikke muligt at vurdere i hvilket omfang den økonomiske støtte kan forventes modtaget, hvorfor dette omtales i revisionspåtegningen. Revisor vurderer, at afdelingens henlæggelser til tab ved fraflytninger er utilstrækkelige til at dække afdelingens forpligtigelser pr. 30. juni 2015. Dette forhold vurderes dog ikke at have betydning for afdelingens økonomi. Afdelingens forbedringsarbejder og akkumulerede underskud er finansieret af afdelingens henlagte midler og lånoptagelse i boligorganisationen. Dette gør, at afdelingens henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser delvist er illikvide og ved akutte behov for anvendelse af henlæggelser til deres formål kan nødvendiggøre lånoptagelse. På revisors forespørgsel oplyser administrator, at boligorganisationens udlån til afdelingen er utilsigtet idet det, jf. driftsbekendtgørelsen 49 stk. 3, anføres at: "En afdelings midler kan gennem boligorganisationen udlånes til anvendelse for boligorganisationens andre almene afdelinger. Udlån må ikke ske til afdelinger med opsamlede driftsunderskud, der skyldes udlejningsvanskeligheder, eller til afdelinger, hvor udlejningsvanskeligheder forventes". Tilsyn: Vi er enige i revisors forbehold og vurderer, at afdelingens økonomiske situation er yderst risikobetonet set i forhold til de garantistillelser, som Halsnæs Kommune har overfor afdelingen. Dette vurderes på baggrund af, at ansøgning om økonomisk støtte endnu ikke er realitetsbehandlet af Landsbyggefonden, og der derfor ikke foreligger afklaring af i hvilket omfang, der kan opnås økonomisk støtte. Det er vores vurdering, at det ikke er blevet forbedret siden sidst aflagte regnskab. 11
Vi er endvidere enig i revisors bemærkning om, at der ikke må ske udlån til afdelinger med opsamlede driftsunderskud, der skyldes udlejningsvanskeligheder, eller til afdelinger, hvor udlejningsvanskeligheder forventes. Vi bemærker, at forholdet også var gældende de foregående regnskabsår. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Vi gør opmærksom på, at det modtagne revisionsprotokollatet dateret den 16. oktober 2015 ikke er underskrevet af revisor eller boligorganisationens bestyrelse. Protokollatet giver anledning til følgende bemærkninger. Boligorganisation rating A "Boligorganisationens egenkapital er indregnet med 6,0 mio. kr. Heraf er 3,7 mio. kr. bundet i indskud i Landsbyggefonden samt udlån til afdeling Høje Tøpholm I. Som følge heraf er i regnskabets note 803 og 805 om Dispositionsfondens og Arbejdskapitalens disponible del anført med i alt 2,3 mio.kr. Udviklingen i den disponible egenkapital kan sammenholdt med sidste år primært henføres boligorganisationens indtægter vedrørende afdelingernes pligtmæssige bidrag angående udamortiserede ydelse, i alt 1,2 mio. kr." Revisor supplerer i protokollen, at boligorganisationen tidligere har optaget et lån hos DAB med henblik på blandt andet finansiering af boligorganisationens arbejdskapital. Lånets restsaldo fremgår af regnskabets konto 812. DAB har vedrørende lånemellemværendet afgivet tilbagetrædelseserklæring over for boligorganisationens gæld til afdelinger (afdelingsmidler). På den baggrund vurderer revisor, at der er den fornødne sikkerhed for afdelingens midler. Tilsyn: Vi er enig i revisors forbehold for dispositionsfondens finansielle beredskab. Afdeling Høje Tøpholm I rating A Revisor anfører i protokollen, at afdelingens resultat udgør et underskud på 1.262.831 kr. Underskuddet kan i væsentligt omfang henføres til afdelingen har fået dispensation til at opretholde balancelejeprincippet, hvorfor opkrævede indtægter ikke kan dække afdelingens samlede udgifter. Derudover har der været store tab på fraflyttere. På vores revisors forespørgsel oplyser administrator, at afdelingen har en relativ stor fraflytningsfrekvens, og de dermed afledte tab i væsentlig grad skyldes kombinationen af afdelingens beliggenhed og det aktuelle lejeniveau. I henhold til revisionsinstruksen skal revisor påse, at afdelingens indtægter og udgifter er i balance. Med baggrund i foranstående oplyser administrator på revisors forespørgsel, at det i regnskabet anførte budget for 2015/16 ikke er realistisk. Administrator vurderer, at et realistisk omkostnings- 12
budget vil indebære en huslejestigning på mindst 19 procent. Gennemførsel af en lejestigning i dette omfang anses af administrator for behæftet med betydelig risiko for lejeledighed, en vurdering som efter det oplyste tiltrædes af boligorganisationens bestyrelse samt af tilsynsmyndigheden. Følgelig har tilsynsmyndigheden godkendt en midlertidig fravigelse af balancelejeprincippet. Revisor anfører, at da afdelingens økonomiske situation, jf. foranstående, er uholdbar har administrator i samarbejde med boligorganisationen udarbejdet en helhedsplan for afdelingen, der har dannet grundlag for ansøgning om økonomisk støtte til genopretning af afdelingens økonomi samt bygningsmæssige renoveringer omfattende blandt andet delvis nedrivning af afdelingens bygninger. Landsbyggefonden har påbegyndt udbetalingen af økonomisk støtte. Afdelingen har i henhold til Helhedsplanens bestemmelser indregnet de modtagne støttemidler under årsregnskabets konto 406, i alt 7.075.273 kr. Realiserede udgifter, som kan henføres til Helhedsplanens gennemførsel, er indregnet i regnskabet under konto 303.1. Udgifterne udgør primært manglende lejeindtægter relateret til lejemål omfattet af den planlagte nedrivning, udgifter til genhusning samt udgifter til nedbringelse af prioritetslån, der kan henføres til den del af afdelingens ejendom, hvor bygningsnedrivningen realiseres. Forbedringsarbejder samt afdelingens akkumulerede underskud er ved årets udgang blandt andet finansieret af afdelingens henlagte midler. Dette indebærer, at afdelingens henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser er illikvide, hvorfor akutte behov for anvendelse af henlæggelsesmidler kan nødvendiggøre supplerende lånefinansiering. Øvrige forhold i revisionsprotokollat Henlæggelse rating C: Afdeling 28-5 Høje Tøpholm I forbedringsarbejder samt afdelingens akkumulerede underskud er ved årets udgang blandt andet finansieret af afdelingens henlagte midler. Dette indebærer, at afdelingens henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser er illikvide, hvorfor akutte behov for anvendelse af henlæggelsesmidler kan nødvendiggøre supplerende lånefinansiering. Afdelingen 28-11 Degnebakken forbedringsarbejder samt akkumulerede underskud er ved årets udgang finansieret blandt andet af afdelingens henlagte midler samt lånoptagelse i boligorganisationen. Dette indebærer, at afdelingens henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser er delvist illikvide, hvorfor akutte behov for anvendelse af henlæggelsesmidler efter deres formål kan nødvendiggøre lånefinansiering. _111. 13
Vi har noteret os, at henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser i afdeling 28-5 Høje Tøpholm I samt afdeling 28-11 Degnebakken er begrænset. Årsagen skyldes at afdelingernes akkumulerede underskud delvist er finansieret med afdelingens henlagte midler, hvilket er gennemgået tidligere. Afdeling 28-5 Høje Tøpholm og 28-11 Degnebakken er i spørgeskemaet anført med utilstrækkelige henlæggelser ved istandsættelse ved fraflytning. Tilsyn: Vi skal i lighed med tidligere år anbefale, at forholdet særskilt bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde, eventuelt med en summarisk opgørelse af henlæggelserne pr. lejemålsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke målsætningen kan konkretiseres og fastsættes. I relation til afdelingens illikvide henlæggelser skal bemærkes, at i henhold vejledning om drift af almene bolig mv. er det, af hensyn til midlernes likviditet, en ufravigelig forudsætning, at der en modsvarende trækningsret i bank, sparekasse eller lignende, eller at den fornødne likviditet er sikret på anden vis. Vi skal anbefale, at bestyrelse og revisor påser, at den fornødne likviditet er sikret, samt at forholdet beskrives i deres rapportering. Eneprokura bankkonto, rådighedsbeholdninger Rating C: Revisor har konstateret, at de enkelte afdelingsbestyrelsers udgifter vedrørende blandt andet beboeraktiviteter i et vist omfang betales via master card tilknyttet en bankkonto lydende på pågældende afdelings navn. Administrator oplyser supplerende, at administrator følgelig overfører a conto beløb 1-2 gange årligt til afdelingernes bankkonti. I samme forbindelse dokumenteres afholdte udgifter, som indarbejdes i afdelingernes årsregnskab. I overensstemmelse med god revisorskik skal vi i den anledning oplyse, at der til nævnte bankkonti qua master card ordningen er registreret eneprokura til bankkontoen, hvilket jf. administrator er i overensstemmelse med afdelingsbestyrelsernes beslutning. Tilsyn: Af hensyn til risikoen for besvigelser er det ikke hensigtsmæssigt, at der forefindes eneprokura. Det kan i konkrete situationer som den omtalte være nødvendigt med eneprokura for at sikre en smidig forretningsgang. I den konkrete situation kan risikoen for besvigelser reduceres ved, at der alene overføres mindre beløb til afdelingsbestyrelserne, samt at en fornyet overførsel af penge er betinget af, at der er aflagt regnskab for den foregående overførsel af penge. Den beskrevne forretningsgang synes at være i overensstemmelse hermed. JLT 14
Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligorganisationens bestyrelse meddeles følgende: I forbindelse med det økonomiske tilsyn med Hundested almennyttige Boligselskab, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2014/2015, har byrådet taget regnskabet for organisationen og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning med følgende bemærkninger: At der grundet de forbehold, som revisor tager omkring afdeling 28-11 Degnebakken, til stadighed skal føres en udvidet dialog mellem boligorganisation og byrådet, og at enhver væsentlig ændring i nuværende forhold meddeles Halsnæs Kommune i umiddelbar forlængelse af hændelse, herunder også udviklingen i forhold til Landsbyggefondens behandling af indsendte ansøgninger omkring støttemuligheder. At der grundet de bemærkninger, som revisor anfører omkring afdeling 28-5, Høje Tøpholm I, til stadighed skal føres en udvidet dialog mellem boligorganisationen og byrådet, herunder udvikling i den stramme økonomi i forhold til betaling af forfaldne prioritetsydelser samt følger udviklingen helhedsplanen i forhold til afvikling af underskud. At bestyrelsen for boligorganisationen sikrer: o At der fremadrettet bliver budgetteret med tilstrækkelige henlæggelser. o At den fornødne likviditet er sikret i relation til afdelingernes illikvide henlæggelser o At forholdet omkring udlån til afdelinger med udlejningsvanskeligheder afklares JIL 15
Bilag 3 Halsnæs Ny Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2014/2015 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning, budgetter: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: "Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi henlede opmærksomheden på, at der i regnskabet for boligorganisationen/afdelingen er medtaget budgettal som sammenligningstal i resultatopgørelsen og noter. Disse budgettal har, som det også fremgår af resultatopgørelsen og noter, ikke været underlagt revision, hvorfor vi ikke udtrykker nogen sikkerhed herom." Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklæringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 2. november 2015. Protokollatet giver anledning til følgende bemærkninger. Antenneregnskab - rating C Revisor har følgende omtale i revisionsprotokollatet vedrørende tilgodehavende hos lejerne via an- tenneregnskabet: "Afdeling 2505 har et samlet tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet på kr. 7.047 pr. 30. juni 2 15. Tilgodehavendet er opstået i 2011/2012 og fremefter. Ifølge antennereglerne skal tilgodehavendet afregnes overfor lejerne inden for en kort årrække." Tilsyn: Vi skal anbefale, at forholdet bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde med en præci- sering af, at tilgodehavendet afregnes i overensstemmelse med reglerne. Øvrige forhold Indtægter selskabslokaler rating C: Vi har noteret os, at der i revisionsprotokollen for afdeling 2508 Elmelygården i Melby ikke har været muligt at foretage kontrol af indtægterne fra selskabslokalerne. 16
Tilsyn: Vi skal anbefale, at forholdet bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde med en præcisering af, at indtægter ved udlejning af selskabslokaler fremover dokumenteres i overensstemmelse med Bogføringslovens bestemmelser. Huslejeregulering ved konvertering af fjernvarme rating C: Der er konstateret, at der har været sket for sen opkrævning/regulering af husleje i forbindelse med konvertering af afdelingens fjernvarme. Dette har resulteret i et underskud i forhold til afdrag på finansieringen. Der er undgået væsentligt underskud i afdelingens regnskab ved at undlade at henlægge til konto 402 og 405 samt ved indtægtsførelse af henlæggelser tidligere år. Tilsyn: Vi skal anbefale, at forholdet bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde med en præci- sering af, at der fremadrettet skal ske rettidig opkrævning overfor lejere. Henlæggelse rating C: Vi har noteret, at der i seneste referat af styringsdialogmøde af 16. juni 2016 fremgår, at henlæggel- sesniveauet i afdeling 2502 Lathyrushaven, 2506 Møllehaven og 2508 Elmegården er lavt. Bestyrelsen omtaler forholdet i årsberetningen og anfører, at økonomien i afdeling 2502 Lathyrushaven bør styrkes gennem huslejestigninger til dækning af øgede udgifter til ejendomsskat og underskudsafvikling økonomien i afdeling 2506 Møllehaven bør styrkes gennem huslejestigninger til dækning af øgede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og istandsættelse ved fraflytning økonomien i afdeling 2508 Elmegården bør styrkes gennem huslejestigninger til dækning af øgede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og istandsættelse ved fraflytning. Tilsyn: Vi er enige i konklusionen fra styringsdialogmødet og skal foreslå, at forholdet særskilt bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde, eventuelt med en summarisk opgørelse af henlæggelserne pr. lejemålsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke målsætningen kan konkretiseres og fastsættes. Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligorganisationens bestyrelse meddeles følgende: 17
I forbindelse med det økonomiske tilsyn af Halsnæs Ny Boligselskab, herunder gennemgang af regnskabet og revisionsprotokollatet for 2014/2015, har byrådet taget regnskabet samt revisionsprotokollatet til efterretning med følgende bemærkninger: At bestyrelsen for boligorganisationen sikrer: o At tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet afregnes overfor lejerne o At indtægter fra selskabslokaler fremadrettet dokumenteres i overensstemmelse med Bogføringslovens bestemmelser o At huslejereguleringer fremadrettet bliver opkrævet rettidigt o At henlæggelserne i afdeling 2502 Lathyrushaven, afdeling 2506 Møllehaven og 2508 Elmegården fremadrettet bliver forøget il. 18