Sådan bruger du ESPD'et i udbud

Sådan bruger du ESPD'et i udbud Maria Haugaard, advokat 14. december 2016

Bird & Bird LLP 2016 Introduktion til ESPD'et

Hvad er ESPD'et? ESPD står for "European Single Procurement Document". Dette følger af udbudsloven og det bagvedliggende udbudsdirektiv fra 2014. Page 3

Hvad er ESPD'et? Det er en standardiseret egen-erklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis, når I som ansøger eller tilbudsgiver skal redegøre for: Ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene. At opfylde de konkret stillede egnethedskrav. Hvorledes de objektive og ikkediskriminerende kriterier ift. udvælgelsen opfyldes. Hvorvidt de baserer sig på andre enheders formåen, herunder oplysninger om denne anden enhed. Page 4

Hvornår skal ESPD'et anvendes? Ordregiver skal kræve, at Europa-Kommissionens standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument benyttes som dokumentation i forbindelse med udbud efter udbudslovens afsnit II om offentlige indkøb over tærskelværdien. Page 5

Hvornår skal ESPD'et anvendes? ESPD'et skal også anvendes ved udbud efter forsyningsvirksomhedsdirektivet: Ordregivende myndigheder skal og ordregivende enheder kan kræve ift. udelukkelsesgrunde Ordregivende enheder skal anvende ift. kravene til egnethed og i forbindelse med udvælgelse. Samt ift. koncessionsdirektivet: Nogle ordregivende myndigheder og ordregivende enheder skal og andre ordregivende enheder kan kræve ift. udelukkelsesgrunde Ordregivende enheder skal anvende ift. kravene til egnethed og i forbindelse med udvælgelse. Page 6

Hvornår skal ESPD'et anvendes? Der er ikke krav om anvendelse ved Udbud af "light"-ydelser efter udbudslovens afsnit III. Annoncering af vare- og tjenesteydelseskontrakter under tærskelværdien i henhold til udbudslovens afsnit IV og V. Tilbudsloven. Fleste tilfælde af udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse Udbud med forhandling om varer fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling mv. Projektkonkurrencer. Page 7

Hvorfor skal ESPD'et anvendes? Ordregiver kan ikke kræve (og ansøger/tilbudsgiver kan ikke anvende) anden dokumentation. Ordregiver må ikke længere kræve, at I også udfylder deres tro- og love erklæringer og skabeloner. På sigt en forenkling ift. grænseoverskridende deltagelse man benytter altid samme dokument. Nemmere at byde på opgaver i andre medlemsstater - tidligere forskellige systemer eller traditioner. Page 8

Hvorfor skal ESPD'et anvendes? På sigt skal selve udbudsprocessen blive nemmere for såvel ordregiver som ansøger/tilbudsgiver. Mulighed for genanvendelse skal begrænse de administrative byrder for begge parter. På sigt hurtigere for ordregiver at skulle forholde sig til dokumentationen. Page 9

Hvordan skal ESPD'et offentliggøres? Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-system giver mulighed for at udarbejde et ESPD på alle EU-sprog og findes på https://ec.europa.eu/growth/toolsdatabases/espd/welcome. Når ESPD'et er udfyldt vælger: Ordregiver at eksportere filen og gemme denne lokalt på computeren. Herefter lægges den offentligt tilgængelig sammen med det øvrige udbudsmateriale. Ansøger/tilbudsgiver at hente filen på ordregivers hjemmeside og gå ind på ovenstående hjemmeside og importere ESPD'et, hvorefter den udfyldes på hjemmesiden. Page 10

Hvordan kommer man i gang? Xml-filen: Filen virker udelukkende sammen eespd og kan kun åbnes via ESPD-hjemmesiden ved hjælp af funktionerne heri, dvs. Importer, Eksporter, Genanvend og Gennemgå. Hvis filen forsøges åbnet ved at dobbeltklikke på filen, virker den ikke. Page 11

Kan ESPD'et genbruges fra udbud til udbud? Ordregiver kan vælge at genanvende et eksisterende ESPD. Har ordregiver tidligere oprettet et ESPD, kan ordregiver ved et nyt udbud importere et tidligere anvendt ESPD og kan således nøjes med at ajourføre visse oplysninger. Ansøger/tilbudsgiver kan vælge at slå to ESPD'er sammen. Ansøger/tilbudsgiver kan dels importere et tidligere udfyldt ESPD og dels det ESPD, som skal udfyldes i det konkrete udbud. Page 12

Brugen af ESPD er stadig nyt I december 2015 kom en bekendtgørelse om pligtig brug af ESPD. Samtidig offentliggjorde Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen en foreløbig PDF-version, som skulle benyttes frem til 25. januar 2016. Endelig PDF-version trådte i kraft 25. januar 2016. eespd blev 18. marts 2016 gjort tilgængelig fra oktober 2018 benyttes alene den elektroniske. Page 13

I kan fremadrettet møde eespd i andre følgende steder: Gennem den gratis eespd-tjeneste fra Europa- Kommissionen, som vi har gennemgået i dag Ved at anvende ESPD-datamodellen, der gør det muligt at integrere eespd-tjenesten med et e-udbudssystem Brug af en open source-version af eespd-tjenesten, som er kompatibel med ESPD-datamodellen visse elementer kan tilpasses for at tage hensyn til nationale behov Kode på Joinup og på GitHub Page 14

Hvordan udfylder du ESPD'et rigtigt?

Husk at have ordregivers krav i udbudsmaterialet ved siden af jer, når I udfylder ESPD'et. Det er ordregivers krav som er afgørende for, hvilke dele og hvordan ESPD'et skal udfyldes. Page 16

Første step: Mulighed for at genanvende et eksisterende ESPD. Mulighed for at lave løbende tilretninger af samme dokument. Page 19

Del I: Oplysninger om udbudsproceduren og den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

Udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.5

Er ansøger/tilbudsgiver en mikro-virksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed? Disse oplysninger anvendes udelukkende til statistiske formål. Mikro-virksomheder: Beskæftiger under 10 personer og har en årlig omsætning og/eller en samlet årlig balance på ikke over 2 mio. EUR (14,88 mio. DKK). Små virksomheder: Beskæftiger under 50 personer og har en årlig omsætning og/eller en samlet årlig balance på ikke under 10 mio. EUR (74,41 mio. DKK). Mellemstore virksomheder: Er hverken mikrovirksomheder eller små virksomheder og beskæftiger under 250 personer og har en årlig omsætning på højst 50 mio. EUR (372 mio. DKK) og/eller en samlet årlig balance på højst 43 mio. EUR (319,96 mio. DKK). Page 26

Leder eller ansvarlig for specifikke opgaver En sammenslutning som et konsortium, joint venture eller lign. Husk at alle skal udfylde en individuel ESPD. Page 28

Hvem kan binde tilbudsgiver i en kontrakt har kontakt til ordregiver og som opnår stillingsfuldmagt. Har personen en begrænset fuldmagt til at repræsentere tilbudsgiver? Page 29

Skal opfylde relevante udelukkelsesgrunde og minimumskrav til egnethed. Ved vurdering af minimumskrav lægges værdier sammen. Misvisende oversættelse Hvis det har betydning for vurdering af, om ansøger/tilbuds giver opfylder minimumskrav til egnethed eller udvælgelse. Page 30

Alene hensigt derfor som udgangspunkt ikke en forpligtelse ordregiver kan dog fastsætte krav i udbudsmaterialet, som medfører forpligtelse til at benytte de oplyste. Page 31

Del III: Udelukkelsesgrunde

Afsnittet indeholder samtlige obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde fra udbudsdirektivet. Der anvendes teksten fra udbudsdirektivet, men ved udbud iværksat af danske ordregivere, er det udbudslovens bestemmelser der gælder ved vurderingen af, om en ansøger/tilbudsgiver skal udelukkes. Page 33

Oplysninger vedrørende virksomheden eller et medlem af bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Ansøger/tilbudsgiver skal angive "ja" eller "nej" til de obligatoriske udelukkelsesgrundene og de frivillige, som ordregiver har valgt. Udgangspunktet er altid "nej" Hvis en ansøger/tilbudsgiver markerer "ja", skal nærmere oplysninger indtastes med henblik på mulig "self-cleaning". Page 34

A: Grunde vedrørende straffedomme: Punkterne i afsnit III.A vil altid skulle besvares, da ordregiver ikke kan fravælge, at ansøger/tilbudsgiver skal opfylde disse. Ansøger/tilbudsgiver skal overholde de 6 obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. 135, stk.1 og 2, om at ansøger/tilbudsgiver ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for: Begået handling som led i kriminel organisation, jf. stk. 1, nr. 1. Bestikkelse, jf. stk. 1, nr. 2. Svig, jf. stk. 1, nr. 3. Terrorhandlinger eller strafbare handlinger ifm. terroraktivitet, jf. stk. 1, nr. 4. Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, jf. stk. 1, nr. 5. Børnearbejde eller andre former for menneskehandel, jf. stk. 1, nr. 6. Page 35

B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Punkterne i afsnit III.B vil også altid skulle besvares, da ordregiver ikke kan fravælge, at ansøger/tilbudsgiver skal opfylde disse. Ansøger/tilbudsgiver bekræfter som udgangspunkt, at denne ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 3, om ikke at måtte have en ubetalt forfalden gæld på 100.000 DKK eller derover til offentlige myndigheder vedr. 1) skatter og afgifter eller 2) betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor ansøger/tilbudsgiver er etableret. Ordregiver vælger, om der også kan ske udelukkelse ved gæld på under 100.000 kr. -> Dette skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen. Page 40

C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: Ved punkterne i afsnit III.C kan ordregiver frit til- eller fravælge de ønskede udelukkelsesgrunde, men nogle af felterne er i Danmark gjort obligatoriske, hvorfor disse udelukkelsesgrunde altid er omfattet af danske udbud. For overblikkets skyld gennemgår vi hvert enkelt felt. Page 44

C: (fortsat) Tilsidesættelse af forpligtelser på miljølovgivningsområdet. Tilsidesættelse af forpligtelser på sociallovgivningsområdet. Tilsidesættelse af forpligtelser på det arbejdsretlige område. Alle tre er frivillige udelukkelsesgrunde, jf. 137, nr. 1 det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen, hvis dette skal medføre udelukkelse. Page 45

C: (fortsat) Konkurs. Insolvens. Tvangsakkord uden for konkurs. En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret. Aktiver, der administreres af en kurator. Erhvervsvirksomheden er indstillet. Alle er frivillige udelukkelsesgrunde, jf. 137, nr. 2 det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen, hvis dette skal medføre udelukkelse. Page 48

C: (fortsat) Aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning. Frivillig, jf. 137, nr. 4 det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen, hvis dette skal medføre udelukkelse. Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Frivillig, jf. 137, nr. 3 det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen, hvis dette skal medføre udelukkelse. Page 51

C: (fortsat) Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren. Obligatorisk, jf. 136, nr. 1. Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure. Obligatorisk, jf. 136, nr. 2, såfremt konkurrencefordrejning som følge heraf ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger. Page 53

OBS: I øjeblikket ikke muligt at besvare Er ansøger/tilbudsgiver opmærksom på en interessekonflikt, som følge af sin deltagelse i udbudsproceduren? Ordregiver skønner, om foranstaltninger er tilstrækkelige samt om interessekonflikten kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger end udelukkelse. Page 54

Ansøger/tilbudsgiver skal alene beskrive involveringen. Ordregiver vurderer, om denne involvering medfører konkurrencefordrejning, der ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger. Page 55

C: (fortsat) Ophævelse eller en lignende sanktion. Frivillig, jf. 137, nr. 5 det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen, hvis dette skal medføre udelukkelse. Page 56

C: (fortsat) Skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger, ude af stand til at fremlægge de dokumenter, der anmodes om, og indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure. A) Groft urigtige oplysninger, B) tilbageholdelse af oplysninger eller C) ude af stand til at fremsende supplerende dokumenter - obligatoriske, jf. 136, nr. 3. D) Forsøg på at påvirke ordregivers beslutningsproces eller fået fortrolige oplysninger, der kan give fordele eller givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse frivillige, jf. 137, stk. 1, nr. 6. Page 57

C: (fortsat) For alle udelukkelsesgrunde i 135-137 (både de obligatoriske og frivillige) kan ansøger/tilbudsgiver ikke udelukkes, før der har været mulighed for at dokumentere pålidelighed (self cleaning). Vi vender tilbage hertil. Page 59

D: Rent nationale udelukkelsesgrunde "Finder de rent nationale udelukkelsesgrunde, der er anført i den relevante meddelelse eller i udbudsdokumenterne, anvendelse?" I Danmark er der ikke indført nogen rent nationale udelukkelsesgrunde, og ordregiver skal derfor ikke medtage feltet. Page 60