Spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikation på begrænset EU-udbud af håndværkerydelser for Professionshøjskolen Metropol, udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S 067-116264. 06.07.2016 Bemærk! Ordregivers tilføjelser til udbudsmaterialet sidst i dokumentet. Ansøger skal være opmærksom på, at nedenstående har juridisk forrang i forhold til det øvrige prækvalifikationsmateriale. Der er indkommet nedenstående spørgsmål til ovenstående EU-udbud: Nr. Spørgsmål: Svar: Besvaret 1. Der er på side 9 i materialet anført hvorledes, man som ansøger skal tilgå den elektroniske version af ESPD'en. XML-filen er Prækvalifikationsbilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument Ansøger kan downloade XML-filen i Prækvalifikationsbilag 1 ved at højreklikke på linket. Herefter vælges Gem destination som som illustreret nedenfor. 14.04.16 I vejledningen hertil er skrevet: "Herefter uploader man den xml-fil, som udgør ordregiverens eespd, og som ansøgeren eller tilbudsgiveren har downloadet sammen med det øvrige udbudsmateriale" Spørgsmål: Hvor findes den omtalte "xml-fil" og hvordan indhentes denne til ens egen pc? Side 1 af 15
Herefter vælges den ønskede placering, hvor XML filen skal gemmes på computeren som illustreret nedenfor. Side 2 af 15
XML filen skal nu åbnes i programmet https://ec.europa.eu/growth/toolsdatabases/espd/filter. Der henvises til Prækvalifikationsbilag 8, der beskrives proceduren for at udfylde Prækvalifikationsbilag 1 - Det fælles europæiske udbudsdokument. Vejledningen er vist i Internet Explorer. Anvender ansøger en anden browser, kan dette medvirke til, at illustrationer og funktioner ser anderledes ud. 2. Jeg ønsker mere information om hvordan man kommer i ind ESPD et. Jeg har set vejledningen, men forstår ikke hvordan man kommer ind i applikationen. 3. Hvordan får jeg downloadet ESPD dokumentet så det er muligt at taste i det. Se svar på spørgsmål 1. 14.04.16 Se svar på spørgsmål 1. 14.04.16 På udbud og Prækvalifikationsbilag 1 synes ikke at være denne mulighed? http://www.phmetropol.dk/om+metropol/udbud /EU-udbud Side 3 af 15
Prækvalifikationsbilag 1 - Det fælles europæiske udbudsdokument 4. Fra jeres hjemmeside http://www.phmetropol.dk/om+metropol/udbud /EU-udbud Linket virker. Se svar på spørgsmål 1 for information om vejledning. 14.04.16 virker dette link ikke: Prækvalifikationsbilag 1 - Det fælles europæiske udbudsdokument 5. Kan man rette i ESPD en indtil afleveringsdatoen eller er den spærret, hvis man trykker på afslut? 6. Det oplyses at ansøger skal udfylde ESPD del III, punkt C 4, 5 og 8. Men der er ikke numre på punkterne i III.C? 7. Del III C sidste punkt. Det er uklart om der her skal svares ja eller nej? Hvis ansøger trykker på afslut, vil der blive dannet en ESPD på baggrund af indtastede oplysninger. Såfremt ansøger ønsker at ændre i ESPD en, skal ansøger udfylde en ny onlineformular til at erstatte den tidligere udgave. Af udbudslovens 136 fremgår, at ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, når ordregiveren kan påvise, at: 1) En interessekonflikt, [..] 2) En konkurrencefordrejning, [..] 3) Ansøgeren eller tilbudsgiveren har givet groft urigtige oplysninger, [..] (den fulde ordlyd af punkterne 1-3 kan læses i udbudslovens 136.) Ansøger bedes imidlertid se bort fra henvisningerne til punkt C 4, 5 og 8. I stedet henledes opmærksomheden til at følgende bedes udfyldt i henhold til Udbudslovens 136: Se Supplement til svar på spørgsmål 6. Udbudsbetingelsernes pkt. 6.2 er opdateret med præcisering af ovenstående. Ansøger svarer Nej, såfremt ansøger kan bekræfte ikke at være skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdte oplysninger, ude af stand til at Side 4 af 15
8. Hvorfor er nogle af punkterne forud udfyldt med nej f.eks. III.D, som ikke står på listen over de punkter vi skal udfylde? 9. Er det korrekt forstået, at der med ansøgningen udelukkende skal afleveres udfyldt ESPD (A) og referencer (C)? Der er ikke angivet et "B", hvorfor ovenstående forståes at være fyldestgørende i forhold til udvælgelseskriterier. 10. Jeg har udfyldt ESPD som skal bruges. Skal ESPD printes ud og sendes på papir med det andet materiale?? Eller skal den kun indgå elektronisk?? Har aldrig prøvet at udfylde en ESPD før, så vil gerne lige være helt sikker. 11. Angående referencer som man skal udfylde i ESPD. Jeg synes det er lidt svært at skrive så meget i den lille tekst boks der ligger i ESPD. Må man godt bare udfylde den med kundens navn og kontakt oplysninger og så lave et bilag ved fremlægge de dokumenter, der anmodes om, og indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure. Udelukkelsesgrundene er i udgangspunktet udfyldt med et nej, således at de økonomiske aktører ikke behøver at udfylde noget til denne del af eespd et, medmindre aktøren er omfattet af en udelukkelsesgrund. ESPD skal udfyldes i henhold til udbudsbetingelsernes pkt. 6.2 Dvs. A. Oplysninger om ansøger, herunder nr. 1-5 og C. Teknisk og/eller faglig formåen, herunder nr. 1. Ansøgningsmaterialet bedes afleveret i et skriftligt eksemplar og et digitalt eksemplar (USB-stik). Dette betyder, at ansøger således i relation til ESPD et bedes aflevere både en skriftlig og elektronisk udgave af ESPD et. Ansøger trykker på Udskriv sidst i ESPD et for at få en skriftligt udgave, der kan vedlægges ansøgningen. Ansøger kan alternativt udfylde de efterspurgte referencer i bilag som vedlægges ansøgningsmaterialet. Der gøres i den forbindelse udtrykkeligt opmærksom på, at det er ansøgers ansvar, at ordregiver kan identificere de referencer der henvises til fra ESPD et til et vedlagt bilag. Side 5 af 15
siden af der beskriver hvad man har lavet for de forskellige kunder?? 12. Vedr. 6.3 Ansøgnings- og formkrav Ønsker Metropol, at ansøgninger afleveres til adressen?: Professionshøjskolen Metropol Tagensvej 186 2200 København N Att.: Bygningschef Søren Bagge 13. Vedr. ESPD: Spørgsmål til del II: 1.1 Såfremt den økonomiske aktør er etableret som et ApS og dermed registreret i Erhvervsstyrelsen, skal der så svares ja til spørgsmålet Er den økonomiske aktør optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, eller har denne et tilsvarende certifikat? 1.2 Såfremt der svares ja til spørgsmål 1.1, kan underspørgsmål a udfyldes med cvr. nr. og underspørgsmål b-d udelades? Nej. Ansøgninger skal leveres til følgende adresse: Professionshøjskolen Metropol Tagensvej 18 2200 København N Att.: Bygningschef Søren Bagge Dvs. Tagensvej nr. 18 og IKKE nr. 186. Ad 1.1: Der svares ikke relevant (Not applicable). Erhvervs- og vækstministeren har i 156 i udbudsloven hjemmel til at fastsætte nærmere regler herom, men har ikke udnyttet denne hjemmel. Feltet ikke relevant skal derfor som udgangspunkt udfyldes for virksomheder etableret i Danmark. Ad 1.2: Ansøger bedes besvare a, samt b-d såfremt dette er relevant for ansøgers forhold i forbindelse med ansøgers ansøgning. Ansøger gøres opmærksom på, at følgende punkt udfyldes: Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter, som den økonomiske aktør ønsker at afgive 18.04.16 Side 6 af 15
1.3 Såfremt der svares nej til spørgsmål 1.2, kan det oplyses hvilke oplysninger der skal indtastes? 1.3 Såfremt der svares nej til spørgsmål 1.1, kan det oplyses hvad for en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, der menes? 1.4 Såfremt der svares nej til spørgsmål 1.1, oplys da venligst hvilket certifikat der ønskes som dokumentation for betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og skatter og afgifter. 14. Vedr. ESPD: Spørgsmål til del IV: 2.1 Punkt A og B er blanke, kan det bekræftes, at det skyldes at ordregiver ikke har gjort brug af muligheden i artikel 58 for at opstille særlige udvælgelseskriterier? 2.2 Kan det bekræftes, at der i punkt C vedrørende teknisk og faglig formåen ikke er stillet krav om menneskelige ressourcer, herunder antal medarbejdere? 2.3 Punkt D er blank, kan det bekræftes, at det skyldes at ordregiver ikke har gjort brug af muligheden i artikel 62 for at opstille særlige udvælgelseskriterier? tilbud på, til trods for at punktet mangler markeringen e efter ansøger måtte have svaret ikke relevant (not applicable) i pkt. 1.1. Ad 1.3. Se svar på spørgsmål 13, 1.1. Ad 1.4. Se svar på spørgsmål 13, 1.1. Da der ikke er fastsat nærmere regler herom, er det ikke muligt at have et tilsvarende certifikat. Ja. Ja. Ja. Bemærk Udbudsbetingelsernes pkt. 6.2. Ansøgningens indhold. Side 7 af 15
15. Spørgsmål til Del V: 3.1 Kan det bekræftes, at ordregivende enhed ikke har præciseret hvilke objektive og ikkediskriminerende kriterier eller regler der anvendes med henblik på at begrænse antallet af ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud eller til dialog. Samt at der ikke er krav om særlige certifikater, der skal vedlægges ansøgningen? Ad. 3.1 Nej. Ordregiver har præciseret kriterierne i Udbudsbetingelserne pkt. 6.9 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere, hvor følgende fremgår: Blandt de prækvalifikationsansøgere som opfylder ovenstående dokumentationskrav i afsnit 6, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag følgende antal ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages 10 konditionsmæssige ansøgninger på delaftale 1, og 8 ansøgninger på delaftalerne 2-9. Delaftale 1: Maksimalt 10 ansøgere prækvalificeres Delaftaler 2-9: 5-8 ansøgere prækvalificeres Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer i afsnit 6.2, pkt. B (referencer), hvor Ordregiver vil udvælge de ansøgere som skønnes af have fremvist de mest sammenlignelige referencer. 3.2 Såfremt der svares nej til spørgsmål 3.1, oplys da venligst hvilke krav der skal være opfyldt samt hvilke certifikater der skal vedlægges. 16. Hvor i ESPD dokument angives hvilken delaftale man ønsker prækvalifikation til? I udbudsbetingelser fremgår det at det er dette punkt der skal udfyldes: Ad. 3.2. Svar fremgår af ovenstående. Ansøger udfylder dette i ESPD et Del II, punkt A under punktet benævnt: Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter, som den økonomiske aktør ønsker at afgive tilbud på: Se illustrationen nedenfor. Side 8 af 15
3 Oplysninger om hvilke delaftaler (delkontrakter) der ansøges om prækvalifikation på. Del ll, punkt E Men kan ikke finde punktet i ESPD en Side 9 af 15
17. Under punkt C: Teknisk og faglig formåen; I skriver Kun for så vidt angår offentlige bygge- og anlægskontrakter: Betyder det at jeg kun kan give referencer indenfor offentlige kontrakter eller kan jeg også benytte underentrepriser som ikke går under offentlig karakter.? 18. Iflg. sådan som jeg læser materialet kan jeg vælge alene at sende en ansøgning til Professionshøjskolen Metropol Tagensvej 18 2200 København N Att.: Bygningschef Søren Bagge og hvilke dokumenter skal denne ansøgning indeholde? 19. DEL I: 1.3 Ønskes prækvalifikations-ansøgningen sendt i papirform eller på USB til den anførte adresse. Af C. Teknisk og/eller faglig formåen: fremgår bl.a. følgende: Med sammenlignelige opgaver forstår Ordregiver drifts- og vedligeholdelsesopgaver, der er udført i sammenlignelige miljøer, dvs. hos offentlige kunder, hvor der skal tages særlige hensyn til de daglige brugere, herunder både studerende og ansatte samt andre, der måtte befinde sig på matriklen. Der henvises i øvrigt til prækvalifikationsbilag 6. Med formuleringen menes, at Professionshøjskolen Metropol i forbindelse med evalueringen af de indkomne ansøgninger lægger positiv vægt på, at der kan fremvises sammenlignelige referencer i forhold til den udbudte opgave. Dette udelukker ikke, at der kan anføres referencer, der er udført for ikkeoffentlige ordregivere. Ansøgningen skal indeholde udfyldt ESPD. Endvidere kan der vedlægges udfyldte prækvalifikationsbilag 1, 2 og/eller 3, såfremt dette er relevant for ansøgningen. Ansøgning om prækvalifikation bedes afleveret som 1 skriftligt (papirform) og 1 digitalt (USB-stik) i henhold til Udbudsbetingelser180416 punkt 6.3. Ansøgnings- og formkrav, hvoraf følgende fremgår: Ansøgning bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation på EU-udbud af håndværkerydelser for Professionshøjskolen Metropol. Side 10 af 15
Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den 03.05.2016, kl. 12.00 på følgende adresse: Professionshøjskolen Metropol, Tagensvej 18 2200 København N Att.: Bygningschef Søren Bagge Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. 20. Er godt klar over at spørgerunden er overstået, men har først set nu er at der i ESPD dokumentet, ved print af dokument, dukker et spørgsmål op, man ikke har mulighed for at udfylde. Det omhandler del IV Den økonomiske aktør opfylder alle de krævede udvælgelseskriterier? Ja/nej. Dette spørgsmål fremgår ikke når man udfylder skemaet. Det kommer først frem når man printer! Hvordan kan det være? 21. Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør, spørgsmål e: Hvilke certifikater henvises der til her? Ved personlig aflevering af ansøgning vil det være muligt, at få kvittering for bekræftelse af Metropols modtagelse af tilbud. Ansøger skal ikke udfylde dette, da Ordregiver ikke har aktiveret funktionen. Årsagen til at ESPD et viser spørgsmålet, som Ordregiver har valgt ikke skal besvares, er ukendt for Ordregiver. Det vurderes imidlertid, at det alene er det færdige ESPD-dokument som vises på skærmen efter der er klikket udskriv, og det derfor ikke er muligt for ansøger at udfylde dette. Se svar på spørgsmål 13. Side 11 af 15
22. Del V: Den økonomiske aktør erklærer, at: Igen hvilke certifikater henvises der til her? Tro og love erklæringer? 23. Af udbudsbetingelsernes pkt. 7.7 fremgår, at tilbud skal afleveres Tagensvej 186. Er dette korrekt? De økonomiske aktører skal kun udfylde feltet vedrørende begrænsning af antallet af ansøgere, når ordregiveren i sit udbudsmateriale har anført hvilke objektive og ikke-diskriminerende kriterier, der skal anvendes med henblik på begrænsning af antallet af ansøgere. Dette gør Ordregiver i udbudsbetingelsernes pkt. 6.9. I så fald skal virksomheden svare Ja. Der anmodes ikke om certifikater eller dokumentation for virksomhedens opfyldelse. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d. 09.08.2016, kl. 12.00 på følgende adresse: Professionshøjskolen Metropol Tagensvej 18 2200 København N Att.: Bygningschef Søren Bagge Se reviderede udbudsbetingelser af 05.07.2016 06.07.16 24. hvad er næste skridt??? De prækvalificerede ansøgere skal forholde sig til udbudsbetingelserne, hvoraf processen for det videre forløb er beskrevet. 25. Bliver der sendt mail ud, eller skal man holde øje Alle ansøgere er underrettet samtidig pr. mail. med phmetropol.dk? De prækvalificerede ansøgere forholder sig til udbudsmaterialet, som er Og er der en dato på hvornår i sender noget ud. tilgængeligt på Metropols hjemmeside. Det bemærkes, at spørgsmål og svar udsendes (Bcc) til de prækvalificerede firmaer. 06.07.16 06.07.16 Side 12 af 15
Foruden ovenstående spørgsmål og svar har Ordregiver følgende tilføjelser til udbudsmaterialet. Nr. Afsnit: Tilføjelse Besvaret 1. Udbudsbetingelser, pkt. 6.1 Vedr. A. Oplysninger om ansøger, pkt. 4, Oplysninger om, hvorvidt ansøger eller tilbudsgiver ikke er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 136. Det bemærkes, at Ordregiver har udarbejdet revideret udbudsbetingelser, som er tilgængelig ved udbudsmaterialet: Udbudsbeingelser_15.04.2016 (Ændres fra) Udfyldes i ESPD i afsnit: ESPD del III, punkt C, nr. 4, 5 og 8 2. Udbudsbetingelser 6.3 Ansøgnings- og formkrav (Ændres til) Udfyldes i ESPD i afsnit: ESPD del III, punkt C 1) en interessekonflikt, jf. 24, nr. 18, i forhold til det pågældende udbud ikke kan afhjælpes effektivt med mindre indgribende foranstaltninger, 2) en konkurrencefordrejning som omhandlet i 39 som følge af den forudgående inddragelse af de økonomiske aktører i forberedelsen af udbudsproceduren i forhold til det pågældende udbud ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger eller 3) ansøgeren eller tilbudsgiveren i det pågældende udbud har givet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1 eller 3, og, hvis det er relevant, i 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, de fastsatte minimumskrav til egnethed i 140-144 eller udvælgelsen i 145. (Ændres fra) Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den 03.05.2016, kl. 12.00 på følgende adresse: Professionshøjskolen Metropol 18.04.16 Side 13 af 15
3. Ordregiver har tilpasset følgende formulering i Bilag 1 Rammeaftale: Tagensvej 186 2200 København N Att.: Bygningschef Søren Bagge (Ændres til) Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den 03.05.2016, kl. 12.00 på følgende adresse: Professionshøjskolen Metropol Tagensvej 18 2200 København N Att.: Bygningschef Søren Bagge Pkt. 12: Fra: For anvendte materialer gælder det, at der udelukkende må faktureres for engrosprisen uden tillæg. Engrospris skal forstås som underleverandørs officielle tilgængelige listepris, alternativt den pris der fremgår specifikt af underleverandørens faktura. 06.07.16 Til: For anvendte materialer gælder det, at der udelukkende må faktureres for kostprisen uden tillæg. Kostpris skal forstås som underleverandørs pris der fremgår specifikt af underleverandørens faktura. Revideret bilag 1 Rammeaftale er datomarkeret og offentliggjort ved det øvrige udbudsmateriale på ordregivers hjemmeside. Side 14 af 15
4. Ordregiver har tilpasset følgende formulering i Udbudsbetingelserne: Pkt. 4.2: Fra: For anvendte materialer gælder det, at der udelukkende må faktureres for engrosprisen uden tillæg. Engrospris skal forstås som underleverandørs officielle tilgængelige listepris, alternativt den pris der fremgår specifikt af underleverandørens faktura. 06.07.16 Til: For anvendte materialer gælder det, at der udelukkende må faktureres for kostprisen uden tillæg. Kostpris skal forstås som underleverandørs pris der fremgår specifikt af underleverandørens faktura. Revideret Udbudsbetingelser er datomarkeret og offentliggjort ved det øvrige udbudsmateriale på ordregivers hjemmeside. Revideret udbudsmateriale er udarbejdet og datomarkeret. Side 15 af 15