Udbud af markedsføringsindsats for Grøn Boligkontrakt

Transkript

1 Udbud af markedsføringsindsats for Grøn Boligkontrakt Besvarelse af spørgsmål til udbudsbekendtgørelse 2013/S Energistyrelsen har modtaget en række spørgsmål til udbud af markedsføringsindsats for Grøn Boligkontrakt, og disse er besvaret nedenfor i anonymiseret form. De besvarede spørgsmål vil blive offentliggjort på Energistyrelsen hjemmeside, under: Følgende 6 spørgsmål er modtaget skriftligt d. 18. november 2013: Spørgsmål 1: Referencer: skal det kun være offentlige referencer? Svar 1: Energistyrelsen forstår begrebet offentlige referencer, som referencer for opgaver udført for offentlige ordregivere. Ansøgers referencer er ikke begrænset til kun, at omfatte referencer for opgaver udført for offentlige ordregivere. Spørgsmål 2: Referencer: er det et krav, at det er danske referencer, og må det være regionale danske referencer (dvs. ikke landsdækkende)? Svar 2: Energistyrelsen stiller ikke krav om, at det er danske referencer eller at disse skal være landsdækkende. Ansøger skal dog være opmærksom på, at det økonomiske omfang af de udførte opgaver som referencerne omfatter, bør være svarende til den udbudte opgave, jf. Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.3.

2 Spørgsmål 3: Referencer: er der et krav om at minimum en af referencerne skal være relateret til energi kommunikation? Svar 3: Energistyrelsen stiller ikke krav om, at én eller flere af referencerne skal være relateret til energi kommunikation. Ansøger skal være opmærksom på Energistyrelsens forventninger til de 3 udvalgte referencer, jf. Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.3: De 3 referencer bør samlet set illustrere bureauets erfaring med kreativ og strategisk kampagnemedieplanlægning, samt erfaring med tilrettelæggelse og eksekvering af forankringsindsatser og netværksopbygning. Spørgsmål 4: Skal der leveres en serviceattest? Svar 4: Energistyrelsen stiller ikke krav om at ansøgningen er vedlagt en serviceattest, men det er et krav, at ansøger udfylder, underskriver og daterer, de i udbudsbekendtgørelsen anførte erklæringer, samt vedlægger disse til ansøgningen. Erklæringerne kan hentes på: Spørgsmål 5: I forbindelse med at benytte underleverandører (enheder - fx. mediebureau), er det et krav at enheden stiller økonomisk/ finansiel kapacitet til rådighed, hvis bureauet selv lever op til de økonomiske/ finansielle krav? Dvs må bureauet nøjes med kun at benytte teknisk- og faglig kapacitet fra mediebureauet. Svar 5: Såfremt ansøgers virksomhed selv opfylder kravene til økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.2, og ønsker at benytte underleverandører til supplering af teknisk- og faglig kapacitet, skal der ikke vedlægges oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet for underleverandører. Energistyrelsen kan supplerende anføre, at såfremt ansøger udgøres af et konsortium eller anden sammenslutning, skal ansøgningen indeholde alle de krævede oplysninger i Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.1 og III.2.2, for alle deltagere. Energistyrelsen henviser i øvrigt til Udbudsbekendtgørelsens ordlyd, vedrørende krav til ansøgninger fra konsortier og sammenslutninger af virksomheder.

3 Spørgsmål 6: I forbindelse med at benytte et mediebureau som underleverandør, skal vi byde ind som et konsortium, hvis mediebureau underskriver erklæring om at stille teknisk og faglig kapacitet til rådighed? Svar 6: Det er ikke nødvendigt at ansøger indgår i konsortium med andre bureauer, som vil fungere som underleverandører. Ansøger skal sikre sig at udfylde erklæring om andre enheders formåen og vedlægge denne til ansøgningen. Erklæringen kan hentes her: Følgende spørgsmål er modtaget skriftligt d. 27. november 2013: Spørgsmål 7: Er det tilladt at være part i flere tilbud til Energistyrelsen. Eksempelvis ved at indgå i flere konsortier end et eller være med i et konsortie og samtidig fungere som underleverandør i et andet tilbud? Svar 7: Ja. Energistyrelsen kan svare bekræftende. I øvrigt henvises til Udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3 Yderligere oplysninger, hvor følgende står anført vedrørende ansøgers deltagelse i flere konsortier: Energistyrelsen gør opmærksom på følgende forhold vedrørende deltagelse fra samme juridiske enhed som en del af flere ansøgere: Hver ansøger kan alene indsende 1 ansøgning. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere ansøgere, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivere tilbud. Følgende spørgsmål er modtaget skriftligt d. 3. og 4. december 2013: Spørgsmål 8: Kan opgaver som nuværende medarbejdere har været hovedansvarlige for på andre bureauer indgå som bureauets referenceopgaver, såfremt man har bekræftelse fra bemeldte kunder? Svar 8: Ja. Energistyrelsen kan svare bekræftende.

4 Ansøger skal være opmærksom, at referencen skal indeholde de krævede oplysninger, jf. Udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.3 Teknisk kapacitet. Spørgsmål 9: I betingelsen for at deltage, skal ansøger tilkendegive at være uafhængig af markedsaktører, som aktivt modarbejder Energistyrelsens initiativer indenfor energieffektivisering. Kan disse markedsaktører specificeres yderligere? Svar 9: Nej. Energistyrelsen agter ikke at specificere disse markedsaktører yderligere. Kravet om den skriftlige tilkendegivelse understøtter Energistyrelsens målsætning om, at den valgte leverandør bliver en tæt samarbejds- og sparringspartner omkring Grøn Boligkontrakt. Bureauet skal derfor kunne agere uafhængigt af modstridende interesser. Spørgsmål 10: Det er ikke alle kunder som ønsker at oplyse de samlede økonomiske rammer for deres kampagner eller at de ikke skal videregives til tredje part. Skal man i disse tilfælde skrive et anslået beløb som indikation eller at det ikke ønskes oplyst? Svar 10: Ansøger skal i referencen angive det økonomiske omfang af udførte opgaver svarende til den udbudte opgave. Angivelsen skal ske i det omfang dette ikke strider mod forpligtelser som ansøger har overfor tredjepart. Det økonomiske omfang kan eventuelt angives som et interval. Følgende spørgsmål er modtaget skriftligt d. 9. december 2013: Spørgsmål 12: I udbudsmaterialet III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet skriver i: Ansøger kan basere sig på underleverandørers økonomiske kapacitet, til opfyldelse af mindstekrav. I sådanne tilfælde skal erklæringen om andre enheders formåen udfyldes og vedlægges anmodningen om deltagelse. I støtteerklæringen skal vi skrive under på følgende: Undertegnede stiller økonomisk og finansiel kapacitet til rådighed. Når vi er underleverandør til en virksomhed, der ikke opfylder mindstekrav til nettoomsætning er vi jævnfør udbudsbetingelserne forpligtede til at underskrive støtteerklæringen.

5 Vi er dog bekymrede for ordlyden af støtteerklæringen, da vi mener, at vi ved at underskrive den forpligter os til, at være økonomisk ansvarlig for lead-bureauet. Spørgsmål 1: Kan i uddybe hvad det er vi som underleverandør skriver under på ved at stille økonomisk og finansiel kapacitet til rådighed.? Spørgsmål 2: Er det muligt, at ændre i teksten på støtteerklæringen, så denne i stedet lyder: Undertegnede stiller økonomisk kapacitet til rådighed.? Svar 12: Ad 1) Erklæringens formål er at sikre, at I som underleverandør stiller økonomisk og finansiel kapacitet til rådighed for hovedleverandørens opfyldelse af udbuddets minimumskrav vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet. Det er lead-bureauet der som hovedleverandør er ansvarlig for levering af opgaven til Energistyrelsen. I svarer således for de dele af opgaven som I har udført overfor hovedleverandøren. Ved at underskrive erklæringen påtager I jer således ikke solidarisk hæftelse for opgavens udførelse, men har ansvar for de dele af opgaven som I har udført overfor hovedleverandøren. Ad 2) Nej. Energistyrelsen finder ikke anledning til at ændre i formuleringen i støtteerklæringen vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet. Spørgsmål 13: Det fremgår ikke nogen steder hvor man skal fremsende sin anmodning om at blive prækvalificeret, hvor mange eksemplarer, elektronisk eller fysisk fremsendelse. Svar 13: Energistyrelsen skal præcisere, at anmodningen om deltagelse skal afleveres hos Energistyrelsen i 1 fysisk og/eller 1 elektronisk eksemplar på USB-stick. Ansøgningen bør ikke fremsendes på . Afleveringsadressen er: Energistyrelsen Amaliegade København K Att: Martine Reinholdt Kildeby Anmodningen bedes mærket: "Prækvalifikation vedr. udbud af markedsføringsindsats for Grøn Boligkontrakt" Ansøger kan henvende sig i receptionen, hvor der vil blive udleveret en kvittering for rettidig aflevering. Energistyrelsen gør opmærksom på, at ansøgningsfristen er onsdag d. 11. december 2013, kl

6 Spørgsmål 14: Jeg har en færdig ansøgning liggende til jer, men kan ikke læse mig til afleveringsformatet. Kan du hjælpe mig? - Hvor mange fysiske kopier? - Alle elementer på en USB i PDF format? eller - Elektronisk via i PDF format? Svar 14: Energistyrelsen henviser til svar på spørgsmål 13.