Sags-nr. 2177-001-00 Side 1 / 5 Dato 2017-03-21 Notat Sag Søndergade fra gågade til væregade, projektkonkurrence Emne Notat vedr. dommerhverv Notat nr. Udført af Bettina Mylin Fordeling Lene Stegemejer Horsens Kommune 1 Nedsættelse af dommerkomité Der er ikke krav om, hvor mange medlemmer en bedømmelseskomité skal bestå af. Dog kan man sige at der bør være et ulige antal og højst ni personer i dommerkomiteen. Juridisk gælder det jf. udbudsdirektivet om projektkonkurrencer: Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en konkurrence, skal mindst en trediedel af dommerkomiteens medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer. Det vil sige der skal udpeges fagdommere som f.eks. arkitekt-, landskabs- eller ingeniørfagdommere. Eksempel: 7 lægdommere fra Horsens kommune udløser min. 2 fagdommere. F.eks. arkitekt fagdommer med fokus på byliv og urban planning og landskabsarkitekt fagdommer På spørgsmål fra HK kan ovenstående sammensætning og antal godt anbefales. Bedømmelseskomitéen må kun bestå af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Bedømmelseskomitéen skal være uafhængig i sine afgørelser og udtalelser. Det er dog muligt for ordregiver at udpege egne medarbejdere som medlemmer af bedømmelseskomitéen, men kravet om uafhængighed i afgørelserne skal stadig iagttages, se 4) interne rådgivere. 2 Fagdommere Gottlieb Paludan udpeger, i samråd med udskriver, min. to uvildige fagdommere, mens udskriver udpeger de resterende medlemmer af dommerkomiteen. Godk.af
Side 2 / 5 Fagdommerne udpeges først efter udvælgelsen af konkurrencedeltagerne er sket. Det påhviler den enkelte fagdommer at gøre opmærksom på om vedkommende er inhabil i forhold til deltagerne. 3 Valg af dommerkomiteens formand Dommerkomiteen vælger på sit første møde en formand / mødeleder. I praksis er dette som regel afklaret inden og fremgår evt. allerede af konkurrenceprogrammet hvem der er formand, hvilket typisk er borgmester. Gottlieb Paludan fungerer som dommerkomiteens sekretær, men deltager ikke i bedømmelsen af de indkomne forslag. Konkurrencesekretæren håndterer de formelle konkurrencetekniske procedurer og supplerer formanden således at dagsorden for de enkelte møder overholdes. 4 Rådgivere, interne Endvidere medvirker der en kreds af rådgivere for dommerkomiteen, hovedsageligt bestående af embedsfolk, projektledere eller teknikere der sørger for det videre arbejde med at få vinderprojektet gennemført. Rådgiverne har detaljeret kendskab til alle dele i projektet og skal sikre at forslagene er holdbare f.eks. i forhold til økonomi, produktion osv., gennem en kontrol af forslagene. Rådgiverne skal være uvildige i forhold til deltagerne og har ingen voteringsret. 5 Rådgivere, eksterne Ved eksterne rådgivere tænkes her på f.eks. uvildige beregnere eller juridisk bistand. 6 Tilstedeværelse under bedømmelsen Under bedømmelsen må kun dommerkomiteens medlemmer og konkurrencens sekretær være til stede. Særlige rådgivere for dommerkomiteen kan dog deltage uden stemmeret. Såfremt der er behov for at indkalde rådgivere ud over de i programmet nævnte, skal disse forinden godkendes af den samlede dommerkomité.
Side 3 / 5 7 Grundlag for bedømmelse Konkurrencematerialet, bestående af konkurrenceprogram, inkl. bilag samt evt. rettelsesblade, gælder som grundlag for bedømmelsen. Spørgsmål og svar gælder ligesom det øvrige konkurrencemateriale, som en del af konkurrencegrundlaget. Konkurrenceprogrammet spiller en vigtig rolle under bedømmelsen for det er naturligvis dét som forslagene skal bedømmes ud fra. 8 Bedømmelseskriterier Bedømmelseskriterierne som er angivet i konkurrenceprogrammet er gældende og kan ikke ændres undervejs. 9 Forberedelse forud for bedømmelse Som dommer (og rådgiver) er man forpligtet til at sætte sig grundigt ind i den stillede opgave hvilket indebærer: Besigtigelse af konkurrencegrunden inden bedømmelsen. Grundig læsning af konkurrencematerialet. Studere konkurrenceforslagene i de A3 hæfter deltagerne afleverer, samt evt. bilag. Fagdommerne har den særlige rolle at gennemgå forslagene for den øvrige dommerkomite på bedømmelsesmøderne. 10 Afvisning af forslag Dommerkomiteen skal afvise forslag, som er ukonditionsmæssige i henhold til konkurrenceprogrammets bestemmelser. Erfaringsmæssigt er det yderst sjældent at et forslag erklæres ukonditionsmæssigt og man skal være meget grundig i sine overvejelser inden en sådan beslutning træffes. Konkurrencerådgiveren vil her indgå i tæt dialog med bygherren og komme med en anbefaling.
Side 4 / 5 11 Beslutningsdygtighed Dommerkomiteen er kun beslutningsdygtig, når den er fuldtalligt til stede. Fratræder en dommer på grund af sygdom eller af anden årsag, kan dommerkomiteen først træffe en afgørelse, når der er udpeget en anden dommer, eller når der foreligger skriftlig fuldmagt til et andet medlem af dommerkomiteen. Sidstnævnte er dog kun en mulighed, når bedømmelsen er så fremskreden, at det ikke skønnes hensigtsmæssigt at udpege et nyt medlem af dommerkomiteen. 12 Afgørelse Dommerkomiteen når som regel til enighed ved at forslagene én for én glider ud til der til sidst kun er et forslag der overholder alle parametre. Dommerkomiteens afgørelse træffes om nødvendigt ved en afstemning, hvor simpelt stemmeflertal afgør konkurrencens resultat. Ved eventuel stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 13 Dissens Såfremt en dommer ikke kan tiltræde flertallets afgørelse, skal vedkommende afgive dissens. Fagdommere, skal altid motivere deres eventuelle dissens i dommerkomiteens betænkning. 14 Tavshedspligt Dommerkomiteens medlemmer og rådgivere har tavshedspligt om hvad der foregår under bedømmelsen. 15 Dommerbetænkning Dommerkomiteen skal udarbejde en skriftlig betænkning, der underskrives af alle dommerkomiteens medlemmer. I projektkonkurrencer med anonyme forslag skal dette ske, inden navnekuverterne brydes. Betænkningen skal redegøre for bedømmelsesforløbet og skal indeholde dommerkomiteens generelle og individuelle bemærkninger til de indkomne forslag samt de kriterier, som dommerkomiteen har lagt til grund for udvælgelsen af vinderforslaget.
Side 5 / 5 16 Offentliggørelse Konkurrenceresultatet offentliggøres sammen med Dommerbetænkningen som uploades på hjemmesiden. Alle forslag udstilles som fysiske plancher og / eller digitalt.