Idræt i forandring Bedre kapacitetsudnyttelse Forslag til nye regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og anlæg
Bedre kapacitetsudnyttelse Indhold 1. Indledning 3 1.1. Hvorfor ønskes reglerne ændret/justeret 3 1.2. De eksisterende retningslinjer og væsentlige forslag til ændringer 4 1.3. Læsevejledning 4 2. Regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og anlæg 5 3. Regler for udlån og benyttelse af Birkerød Squashhal 22 4. Retningslinjer for brug af Rundforbi Klatretårn 27 5. Retningslinjer for benyttelse af idrætsanlæg ved arrangementer og stævner 29 6. Andre anbefalinger 30 2
1. Indledning I 2012 bestilte Rudersdal Kommune en Idrætsanalyse hos Idrættens Analyseinstitut (Idan) og center for forskning i idræt, Sundhed og Civilsamfund (CISC) ved Syddansk Universitet. Idrætsanalysen var klar i marts 2013 og anbefalede 4 indsatsområder: 1. Børn, Unge og Folkeoplysning 2. Nye brugergrupper 3. Bedre kapacitetsudnyttelse 4. Udearealer Som opfølgning på indsatsområderne blev der efterfølgende nedsat en arbejdsgruppe, der mere konkret og med megen brugerinvolvering skulle komme med anbefalinger til indsatsområde 2 (nye brugergrupper) og 3 (bedre kapacitetsudnyttelse). Anbefalingerne og konklusionen på dette arbejde er beskrevet i Idræt i forandring faciliteter for fremtiden et resumé. Kultur- og Fritidsudvalget godkendte på mødet den 6. maj 2015 procesplan og anbefalingerne i resumeet for det fortsatte arbejde med den konkrete udarbejdelse af nye regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og anlæg. I forbindelse med udarbejdelsen af nye retningslinjer har det været naturligt at opdatere og revidere de eksisterende retningslinjer, hvorfor disse er medtaget. Forslagene til en bedre kapacitetsudnyttelse er målrettet idrætten, især idrætten i de store haller, men vil også i nogle tilfælde kunne berøre andre brugere af kommunes lokaler og anlæg. De nye regler skal være klar til sæsonfordeling 2016/17, der udbydes i december 2015. Nogle af anbefalingerne kan implementeres i regelsættet for udlån og benyttelse af lokaler og udendørs anlæg, mens andre vil være anbefalinger til administrationen med formålet at sikre en bedre kapacitetsudnyttelse. 1.1. Hvorfor ønskes reglerne ændret/justeret Begrundelsen for at ændre reglerne for tildeling af tider er et ønske om, at flere borgere får mulighed for at benytte de kommunale lokaler og anlæg, og at kapaciteten udnyttes bedre. Idrætsanalysen peger på, at der eksisterer en del ledig kapacitet og anbefaler, at denne søges udnyttet inden, det evt. overvejes at anlægge flere faciliteter. Idrætsanalysen viser at 30 % af tiden i tidsrummet kl.16-22 ikke udnyttes i de store haller. Det er vigtigt at påpege, at den ledige tid både består af anvist tid der ikke benyttes, og af tid der ikke er anvist. Faktisk udgør den anviste tid der ikke benyttes langt den største del med 24 %, mens det kun er 6 % af tiden fra 16-22 der er ledig og ikke er anvist. En væsentlig mulighed for en bedre udnyttelse af faciliteterne er derfor en ændring/justering af retningslinjerne for tildelingen af tid på de forskellige faciliteter og et øget tilsyn af, om de tildelte tider anvendes. Samtidig med at der er en del ledig kapacitet, opleves et stort pres for, at børn og unge kan få træningstid i tidsrummet kl. 16-20. Det kan ændrede retningslinjer være med til at ændre, ved at 3
børn og unge prioriteres i dette tidsrum. Udover en ændring af retningslinjerne forsøges brugerne ved dialog påvirket, så de bruger den anviste tid og flytter aktiviteten til steder, hvor der er ledig kapacitet. Sidstnævnte er især ønskværdigt for voksne udøvere, der lettere kan transportere sig væk fra det nære lokalområde, end børnene kan. I forhold til ændrede regler er der især fokus på de store idrætshaller (40x20m), idet disse ifølge idrætsanalysen har et stort potentiale for bedre udnyttelse. Man kunne vælge også at fokusere på de 8 mellemstore idrætssale (300-799m2), eller på de 22 mindre idrætssale, men i første omgang fokuseres der primært på de store idrætshaller over 800m2. 1.2. De eksisterende retningslinjer og væsentlige forslag til ændringer I forhold til idrætsanalysen og en bedre kapacitetsudnyttelse af idrætsfaciliteterne er vurderingen at de regelsæt, der vedrører private og kommercielle arrangementer (socialt samvær, fester, receptioner m.v.), ikke er relevante at medtage. De regler, der medtages i denne revision, er derfor regelsættene: Regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og anlæg (hovedreglerne) Regler for udlån af benyttelse af Birkerød Squashhal Retningslinjer for brug af Rundforbi Klatretårn Retningslinjer for benyttelse af idrætsanlæg i Rudersdal Kommune til arrangementer og stævner Udover forslag til konkrete regler er der også anbefalinger til administrativ praksis. Væsentlige forslag til nye regler og administrativ praksis er indenfor: - Kriterier for tildeling af tider - Afmeldekultur - Samling af aktiviteter - Fordelingsskema - Nøglekort 1.3. Læsevejledning I det følgende er eksisterende regler at finde i venstre spalte og forslag til ændringer i højre spalte. Forslag til ændringer er skrevet med fed og i kursiv i den højre spalte. Hvis der ikke er forslag til ændringer, skrives dette i højre spalte. Overskrifterne ved de enkelte regler er tænkt som gældende overskrifter i den endelige version. Ved nogle af regelforslagene er der lavet bemærkninger som forklaring/information til læseren. Bemærkningerne medtages ikke i det endelige regelgrundlag. 4
2. Regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og anlæg Eksisterende Målsætning for anvendelse af lokaler og udendørs anlæg Lokaler og udendørs anlæg skal være tilgængelige for borgere og foreninger i Rudersdal Kommune efter nærmere bestemmelser. Der skal ske en optimal udnyttelse af alle lokaler og udendørs anlæg. Der kan principielt ikke tildeles faste lokaler og udendørs anlæg. Det betyder, at foreninger ikke kan lægge beslag på et lokale eller et udendørs anlæg i fuldt omfang. Kun i særlige tilfælde - hvor indretning eller speciel brug giver begrænsninger - kan der gives dispensation for den generelle målsætning. Hvem kan låne lokaler og udendørs anlæg gratis Forslag Målsætning for anvendelse af lokaler og udendørs anlæg Lokaler og udendørs anlæg skal være tilgængelige for borgere og foreninger i Rudersdal Kommune efter nærmere bestemmelser. Tilgængeligheden til lokaler og udendørs anlæg gælder for foreninger, selvorganiserede eller andre, der ønsker at bruge faciliteterne. Der skal ske en optimal udnyttelse af alle lokaler og udendørs anlæg sådan, at der tilgodeses så mange målgrupper som muligt, og således at der er så lidt ubenyttet tid som muligt. Der kan principielt ikke tildeles faste lokaler og udendørs anlæg. Det betyder, at foreninger ikke kan lægge beslag på et lokale eller et udendørs anlæg i fuldt omfang, men som udgangspunkt kun i den tildelte tid ved den enkelte fordeling. Kun i særlige tilfælde - hvor indretning eller speciel brug giver begrænsninger - kan der gives dispensation for den generelle målsætning. Hvem kan låne lokaler og udendørs anlæg gratis Foreninger, hvis vedtægter er godkendt efter reglerne i 3-5 i Folkeoplysningsloven Kommunens egne institutioner Foreninger, hvis vedtægter er godkendt efter reglerne i 3-5 i Folkeoplysningsloven. Kommunen, herunder kommunens egne institutioner, projekter mv. Hvilke lokaler og udendørs anlæg kan lånes gratis Hvilke lokaler og udendørs anlæg kan lånes gratis Kommunens skoler. Gymnastiksale, idrætshaller, svømmehaller og boldbaner på kommunens skoler. Birkerød Badmintonhal. Birkerød Idrætscenter. Gl. Præstegård. Havarthigaarden (kun udvalgte lokaler). Hestkøbgårds mødelokaler (udvalgte tidspunkter). Kommunens skoler. Gymnastiksale, idrætshaller, svømmehaller og boldbaner på kommunens skoler. Birkerød Badmintonhal. Birkerød Idrætscenter. Gl. Præstegård. Havarthigaarden (kun udvalgte lokaler og udvalgte tidspunkter). Hestkøbgårds mødelokaler (udvalgte tidspunkter). 5
Høsterkøb Forsamlingshus. Kulturcenter Mantziusgården. Kulturcenter Mariehøj. Mødelokaler ved biblioteket i Birkerød. Nærum Biblioteks mødelokale (kun i bibliotekets åbningstid). Nærum Gymnasium: Dramasal og idrætshal (udvalgte tidspunkter). Pilehuset (kulturelt samlingssted). Rudegaard Idrætsanlæg. Rundforbi Idrætsanlæg. Sjælsøhallen. Søndervangshallen. Tennis- og squashanlægget i Birkerød. Vedbæk Idrætsanlæg. Høsterkøb Forsamlingshus. Kulturcenter Mantziusgården. Kulturcenter Mariehøj. Mødelokaler ved Hovedbiblioteket i Birkerød Mødelokale i Holte Bibliotek Mødelokale i Nærum Bibliotek Nærum Biblioteks mødelokale (kun i bibliotekets åbningstid). Nærum Gymnasium: Dramasal og idrætshal (udvalgte tidspunkter). Pilehuset (kulturelt samlingssted) Rudegaard Idrætsanlæg. Rundforbi Idrætsanlæg. Sjælsøhallen. Søndervangshallen Tennis- og squashanlægget i Birkerød. Vedbæk Idrætsanlæg. Bemærkninger: Pilehuset er sat til salg. Særlige regler for brancheforeninger Brancheforeninger og tilsvarende foreninger kan få stillet lokaler gratis til rådighed til enkeltstående møder på følgende betingelser: Foreningen skal have et tilknytningsforhold til kommunen. Foreningens vedtægter skal kunne godkendes af kommunen ud fra bestemmelserne i Folkeoplysningsloven. Der stilles ikke lokaler gratis til rådighed for medlemsmøder, fester, messer, udstillinger m.m., der kan sidestilles med anden kommerciel virksomhed. I sådanne tilfælde træder betalingsreglerne i kraft. Børneattester Foreninger skal i forbindelse med anvisning af lokaler afgive erklæring på tro og love om, at foreningen indhenter børneattester i det omfang, foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der som et led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Kultur kan fratage foreningen retten til at benytte allerede anviste lokaler, hvis Kultur bliver opmærksom på, at en forening ikke indhenter børneattester og foreningen er forpligtet hertil. Særlige regler for brancheforeninger, grundejerforeninger, landsorganisationer, specialforbund m.fl. Brancheforeninger, grundejerforeninger, landsorganisationer, specialforbund m.fl., kan uden betaling låne lokaler 1-2 gange årligt afhængigt af arrangementets karakter og på følgende betingelser: Foreningen skal have et tilknytningsforhold til kommunen. Foreningens vedtægter skal kunne godkendes af kommunen ud fra bestemmelserne i Folkeoplysningsloven. Der stilles ikke lokaler gratis til rådighed for medlemsmøder, fester, messer, udstillinger m.m., der kan sidestilles med anden kommerciel virksomhed. I sådanne tilfælde træder betalingsreglerne i kraft. Børneattester Foreninger skal i forbindelse med anvisning af lokaler og anlæg, hvert år afgive erklæring på tro og love om, at foreningen indhenter børneattester i det omfang, foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der som et led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Tro og love erklæringen er en forudsætning for, at få anvist lokaler eller udendørsanlæg, og gælder hele det kalenderår den er udfyldt for. Kultur kan fratage foreningen retten til at benytte allerede anviste lokaler, hvis en forening ikke indhenter 6
Større stævner og arrangementer Ved større stævner og arrangementer kan det være nødvendigt, at foreningen indleder et tættere samarbejde med Kultur og personalet på idrætsanlæggene eller skolerne. Kultur sørger for videreformidling og kontakt til idrætsanlæg og skoler. Hvem kan leje kommunens lokaler mod betaling børneattester og foreningen er forpligtet hertil. Større stævner og arrangementer Ingen forslag til ændringer. Hvem kan leje kommunens lokaler mod betaling Borgere der er fyldt 25 år med bopæl i Rudersdal Kommune. Foreninger. Virksomheder. Brancheforeninger og specialforbund. Personer der ønsker at indspille i salen på Mantziusgården. Borgere der er fyldt 18 år med bopæl i Rudersdal Kommune (bemærk der er særlige regler ved afholdelse af private fester, se s. 8). Foreninger. Virksomheder. Brancheforeninger, grundejerforeninger, landsorganisationer, specialforbund m.fl. Personer der ønsker at indspille i salen på Mantziusgården. Hvilke lokaler kan lejes mod betaling Hvor kan der lejes lokaler eller udendørs anlæg mod betaling Birkerød Idrætscenter. Dronninggårdskolens festsal. Gl. Præstegård (kun til receptioner af 2 timers varighed). Høsterkøb Forsamlingshus. Kulturcenter Mantziusgården. Kulturcenter Mariehøj. Rudegaard Idrætsanlæg. Rundforbi Idrætsanlæg. Søndervangshallen og tilhørende sal. Birkerød Idrætscenter (lokaler, svømmehal/varmtvandsbassin, udendørsanlæg) Birkerød Tennis og Squashanlæg (tennis og squash) Gl. Præstegård (lokaler, kun til receptioner af 2 timers varighed). Høsterkøb Forsamlingshus (lokaler) Kommunens biblioteker (lokaler) Kommunens skoler (lokaler, enkelte skoler har også kantiner, der kan lejes). Skovlyskolen og Trørødskolen har også svømmehal. Kulturcenter Mantziusgården (lokaler) Kulturcenter Mariehøj (lokaler) Nordvangsparken (tennis) Rudegaard Idrætsanlæg (lokaler, udendørsanlæg) Rundforbi Idrætsanlæg (lokaler, svømmehal, udendørsanlæg) Søndervangshallen og tilhørende sal. For den aktuelle leje henvises til BILAG 2 TIL REGLER Betalingstakster årstal. Bilaget findes i foreningsportalen Regler og skemaer under lokaler. 7
Private fester Der kan udlejes til private fester i Høsterkøb Forsamlingshus, Mantziussalen og Galleriet på Kulturcenter Mantziusgården samt i Søndervangshallen Lokaler til private fester Der kan udlejes til private fester følgende steder: Høsterkøb Forsamlingshus, Mantziussalen og Galleriet på Kulturcenter Mantziusgården Søndervangshallen Ved leje af festlokaler til private fester skal lejeren være minimum 25 år og have bopæl i Rudersdal Kommune. Betalingsregler Foreningsarrangementer med aftalt benyttelse ud over de generelle åbningstider jfr. afsnittet om lokalernes åbningstid, kommercielle arrangementer og private personer skal betale for lån af kommunens lokaler og udendørs anlæg jfr. satserne i bilag 2. I visse tilfælde opkræves betaling for: Brug af lokaler efter kl. 22:30. Brug af lokaler ud over tildelt tid. Manglende oprydning og ekstra rengøring. Brug af koncertsalens tekniske udstyr på Kulturcenter Mantziusgården. Ved længerevarende lejeforhold kan der indgås konkrete aftaler med individuel prisfastsættelse. Ved særligt store arrangementer og ved arrangementer med indtægtsgivende virksomhed i Betalingsregler Foreningsarrangementer med aftalt benyttelse ud over de generelle åbningstider jfr. afsnittet om lokalernes åbningstid, kommercielle arrangementer og private personer skal betale for lån af kommunens lokaler og udendørs anlæg jfr. gældende satser (bilag 2). Der opkræves betaling for: Brug af koncertsalens tekniske udstyr på Kulturcenter Mantziusgården. Brug af lokaler alle ugens dage, Sjælsøhallen, Søndervangshallen, Birkerød Idrætscenter, Rudegaard Idrætsanlæg og Rundforbi Idrætsanlæg udover de fastsatte åbningstider. Brug af lokaler generelt, hverdage efter kl. 22:30. Brug af lokaler hverdage på Mantziusgården, efter kl. 23.00. Brug af lokaler ud over tildelt tid. Kommunale udgifter i forbindelse med hærværk, tyveri eller lignende grundet manglende aflåsning. Manglende oprydning og ekstra rengøring. Mistet nøgle eller manglende aflevering af nøgle efter brug. Udløst tyverialarm eller brandsikringsanlæg. Manglende aflåsning af lokale efter endt brug. Opsætning og brug af professionelt lyd- og lysudstyr på Kulturcenter Mariehøj og Kulturcenter Mantziusgården udover standardopstilling. Vedrørende weekendbrug af lokaler, haller mv. henvises til tider og satser i gældende takstregulativ (bilag 2). Ved længerevarende lejeforhold kan der indgås konkrete aftaler med individuel prisfastsættelse. Betaling ved større arrangementer eller stævner (overskrift) Ved særligt store arrangementer og ved arrangementer 8
idrætshallerne på Birkerød Idrætscenter samt Rudegaard og Rundforbi Idrætsanlæg, forhandles arrangørens egen indsats og eventuel yderligere betaling for særlig ressourcekrævende indsats fra kommunens side (f.eks. opstilling, nedtagning, tilsyn, rengøring m.m.). Nedenstående retningslinjer er i dag et selvstændigt regelsæt (se Retningslinier for benyttelse af idrætsanlæg ved arrangementer og stævner s.37-38) I tilfælde af at arrangementet eller stævnet kræver ekstra mandskab i forhold til den normale normering afholdes ekstraudgiften af arrangøren. Ved ekstra ydelser i form af f.eks. opsætning / nedtagning af borde og stole m.v. afholdes ekstraudgiften af arrangøren. Dog kan det aftales at arrangørerne bidrager med hjælpere og hermed sparer ekstraudgiften. Idrætsanlægget sørger for rengøring indenfor normal standard. Dog kan arrangørerne blive pålagt at afholde denne udgift efter aftale. Idrætsanlægget sørger for godkendelse af pladsfordelingsplaner, hvis det er påkrævet. I tilfælde af at Rudersdal Kommune kan drage en PR- mæssig fordel af et arrangement, kan der eventuelt ske en reduktion af de udgifter som arrangørerne skal betale til idrætsanlægget. Beslutningen tages af Idrætsinspektøren. med indtægtsgivende virksomhed i idrætshallerne på Birkerød Idrætscenter samt Rudegaard og Rundforbi Idrætsanlæg, forhandles arrangørens egen indsats og eventuel yderligere betaling for særlig ressourcekrævende indsats fra kommunens side (f.eks. opstilling, nedtagning, tilsyn, rengøring m.m.). Bemærkning. Nedenstående retningslinjer er i dag et selvstændigt regelsæt (se Retningslinjer for benyttelse af idrætsanlæg ved arrangementer og stævner s. 29), og slettes da ovenstående er dækkende. I tilfælde af at arrangementet eller stævnet kræver ekstra mandskab i forhold til den normale normering afholdes ekstraudgiften af arrangøren. Ved ekstra ydelser i form af f.eks. opsætning / nedtagning af borde og stole m.v. afholdes ekstraudgiften af arrangøren. Dog kan det aftales at arrangørerne bidrager med hjælpere og hermed sparer ekstraudgiften. Idrætsanlægget sørger for rengøring indenfor normal standard. Dog kan arrangørerne blive pålagt at afholde denne udgift efter aftale. Idrætsanlægget sørger for godkendelse af pladsfordelingsplaner, hvis det er påkrævet. I tilfælde af at Rudersdal Kommune kan drage en PR- mæssig fordel af et arrangement, kan der eventuelt ske en reduktion af de udgifter som arrangørerne skal betale til idrætsanlægget. Beslutningen tages af Idrætsinspektøren. Rudersdal Kommune 16. september 2008 Dato ændres til dato for politisk godkendelse Rudersdal Kommune 16. september 2008 Prioritering ved lokaletildeling I tilfælde af at to eller flere foreninger eller andre initiativtagere ønsker at benytte samme lokale eller udendørs anlæg på samme tidspunkt, anvendes følgende prioriteringsrækkefølge ved tildelingen af lokalet eller udendørs anlægget: 1. Kommunens egne aktiviteter. 2. Foreninger med aktiviteter for børn og unge. 3. Foreninger med folkeoplysende undervisning. 4. Foreninger med aktiviteter for voksne. 5. Andre initiativtagere. Prioritering ved lokaletildeling I tilfælde af at to eller flere foreninger eller andre initiativtagere ønsker at benytte samme lokale eller udendørs anlæg på samme tidspunkt, anvendes følgende prioriteringsrækkefølge ved tildelingen af lokalet eller udendørs anlægget: 1. Kommunens egne aktiviteter. 2. Aktiviteter for handicappede (gælder lokaler og anlæg der er særligt egnede for handicappede). 3. Foreninger med aktiviteter for børn og unge. 4. Foreninger med eliteaktiviteter. 9
Ved tildeling af lokaler og udendørs anlæg, der er særligt egnede for handicappede, sker tildelingen af disse lokaler normalt forud for al anden tildeling af lokaler og udendørs anlæg, dog undtaget kommunens egne aktiviteter. 5. Foreninger med folkeoplysende undervisning. 6. Foreninger med aktiviteter for voksne. 7. Andre initiativtagere. Eliteidrætsudøvere kan som udgangspunkt forvente mere tildelt tid end, hvis der ikke er tale om eliteidræt. Eliteidræt placeres fortrinsvis i tidsrummet kl. 16-20, men kan også ligesom andre aktiviteter foregå tidligere, fx i de haller/sale der ikke bruges af skolerne. I tidsrummet frem til kl. 21 prioriteres aktiviteter med instruktion foran aktiviteter uden instruktion. Definition på eliteidræt i forhold til tildeling af lokaler eller udendørs anlæg: Eliteidrætsudøvere er minimum 13 år og konkurrerer i bedste eller næstbedste række i DIF regi indenfor sin årgang til og med voksenrækken. Veteranidræt, herunder senioridræt/superveteran og lignende regnes ikke som eliteidræt i forhold til tildeling af tid. Krav til antal deltagere ved brug af de store idrætshaller (overskrift). Ved fordeling af indendørs haltider i de store idrætshaller (minimum 40x20m) er der krav til antallet af udøvere og aktiviteten for at få tildelt tider. Som udgangspunkt regnes der med følgende antal deltagere pr. træningsgang i tidsrummet kl. 16-21, for at der kan tildeles haltid. Aktivitet Antal 0-12 Antal 13+ år Atletik (1) 16 16 Badminton (2) 14 14 Badminton (3) 16 16 Basketball 16 12 Floorball/hockey 16 12 Fodbold (4) 30 Gymnastik 40 25 Håndbold 18 18 Minisport 20 Minitennis/Skumtennis 14 Volleyball 20 12 Tabel.1. Oversigt over idrætter i Rudersdal Kommune der kan tildeles tid i de store idrætshaller samt krav til antal deltagere indenfor den enkelte idræt. 10
1. Gælder kun Rudegaard Idrætsanlæg 2. Haller med 5 badmintonbaner 3. Haller med 6 badmintonbaner 4. Gælder udvalgte anlæg og tidspunkter og primært 0-10 år Andre idrætter tildeles tider i faciliteter, der er særligt egnede til den enkelte aktivitet. Hvis ansøgningen vedrører en idræt, der ikke er beskrevet, laves en kort beskrivelse af idrætten med henblik på at finde egnet facilitet. Der laves tilsyn af om foreningerne overholder retningslinjerne. En forening skal senest 2 måneder efter opstart af aktivitet have tilstrækkeligt antal deltagere ellers mistes tiden. Foreninger eller andre, der mister tider, anbringes så vidt muligt i andre faciliteter, hvor der er ledig tid. Regler for tidsrummet kl. 16.00-20.00 (primetime) i de store idrætshaller Ingen eksisterende retningslinjer Regler for tidsrummet kl. 16.00-20.00 (primetime) i de store idrætshaller I de store idrætshaller har børn (0-12 år) fortrinsret i tidsrummet mellem kl. 16.00 20.00, efterfulgt af unge 13-18 år, 19-24 år og eliteidrætsudøvere (se også s.9-10). Der er desuden fortrinsret for aktiviteter, hvor der er tilknyttet træner, og der foregår instruktion. Aktiviteter for de 0-12 årige i de store idrætshaller kan maksimalt have en varighed af 60 minutter pr. træningsgang. De store haller er: - Multihallen, bane 1, Birkerød Idrætscenter - Multihallen, bane 2, Birkerød Idrætscenter - Søndervangshallen, Birkerød Idrætscenter - Idrætshallen, Rundforbi Idrætsanlæg - Rudegaard Idrætsanlæg, hal 1 - Rudegaard idrætsanlæg, hal 2 - Vedbækhallen, Vedbæk Skole - Idrætshallen, Sjælsøskolen - Idrætshallen, Nærum Gymnasium - Idrætshallen på Birkerød Skole - Idrætshallen på Nærum skole Der henstilles til at de store haller udnyttes så godt 11
som muligt, ved at der er mange deltagere og evt. afholde flere aktiviteter samtidigt, hvis det er muligt i forhold til indretningen og aktiviteterne. Bemærkninger: Inden for eliteidræt er der et ønske/behov for, at der kan findes træningstider før kl. 20. Det vurderes, at der er plads til eliten og de 0-12 årige i tidsrummet kl. 16-20. I praksis er der p.t. mange foreninger, der har en blok af tid og selv fordeler tiden og dermed længden af træningspassene til de forskellige hold. Dette minimeres fremadrettet væsentligt, idet foreningerne skal angive mere præcist, hvem og hvad de søger tid til se andre anbefalinger s. 30 (fordelingsskema). Idrætsanalysen viser, at en forening i gennemsnit har blokke på 3 timer og 27 minutter, og at det gennemsnitlige træningspas varer 1 time og 25 minutter. Øget fokus på tidsrummet kl. 21-23. Øget fokus på tidsrummet kl. 21-23. Ingen eksisterende retningslinjer. Ved ansøgning om haltider i de store idrætshaller (40x20m) i tidsrummet kl. 21-23, kan der dispenseres fra kravet om antal deltagere (se tabel 1, s.10-11). Aktiviteter uden instruktion prioriteres på lige vilkår med aktiviteter med instruktion. Bemærkninger: Tidsrummet kl. 21-23 er generelt ikke særlig attraktivt, hvorfor der ikke stilles de samme krav til antallet af udøvere som i perioden kl. 16-21. Skolernes udmelding om hvornår eleverne kan forvente at starte fritidsaktiviteter Ingen eksisterende retningslinjer. Skolernes udmelding om, hvornår eleverne kan forvente at starte fritidsaktiviteter Skoleledelsen meddeler hvert år senest dato xx til Kultur, hvornår eleverne har fri på de enkelte årgange det kommende skoleår (evt. fastsættelse af vise tidlige dage) Bemærkninger: Hvis foreningerne ved hvornår børnene har fri, kan de bedre planlægge en god udnyttelse af de kommunale lokaler og anlæg. Der kan derfor ske en bedre udnyttelse af de kommunale lokaler, hvis skolerne på et tidligt tidspunkt kan fortælle, hvornår eleverne har fri det kommende skoleår. Det kunne være at indskolingen får fri kl. 14 om mandag og kl. 15 om onsdagen i hele kommunen, mellemtrinnet får fri kl. 15 tirsdag og torsdag i hele kommunen og udskolingen 12
får fri kl. 15 hver fredag. Et sådant tiltag kan betyde en bedre udnyttelse af idrætsfaciliteterne, fremfor at alle aktiviteter starter kl. 16 (generel udmelding). Generelle bestemmelser Kommunens lokaler og udendørs anlæg stilles til rådighed i det omfang det enkelte lokales eller det enkelte udendørs anlægs formål og indretning kan opfylde foreningens og aktivitetens formål. Haller og sale Idrætshaller, gymnastiksale og øvrige sale tildeles primært til aktiviteter der udøves indendørs, som f.eks. badminton, bordtennis, håndbold, volleyball m.fl. Udendørs anlæg tildeles primært til aktiviteter der udøves udendørs, som f.eks. atletik, fodbold m.fl. Ledig indendørs tid, som ikke disponeres til aktivitet der udøves indendørs, kan tildeles til aktivitet der udøves udendørs, idet det dog forudsættes, at aktiviteterne retter sig mod børn i alderen op til 10 år. Generelle bestemmelser Kommunens lokaler og udendørs anlæg stilles til rådighed i det omfang det enkelte lokales eller det enkelte udendørs anlægs formål og indretning kan opfylde foreningens og aktivitetens formål. Haller og sale Idrætshaller, gymnastiksale og øvrige sale tildeles primært til aktiviteter, der udøves indendørs, som f.eks. badminton, bordtennis, håndbold, volleyball m.fl. Ledig indendørs tid, som ikke disponeres til aktivitet der udøves indendørs, kan tildeles til aktivitet, der udøves udendørs, idet det dog forudsættes, at aktiviteterne retter sig mod børn i alderen op til 10 år. Udendørs anlæg Udendørs anlæg tildeles primært til aktiviteter, der udøves udendørs, som f.eks. atletik, fodbold m.fl. Bemærkninger: Der laves ovenfor 2 overskrifter således at udendørs anlæg ikke blandes med haller og sale. Fredage og weekender i Birkerød Idrætscenters multihal, Nærum Skoles multihal og Rundforbihallen Disse haller vil fredage fra kl. 15-22, samt lørdage fra kl. 08-13 fortrinsvis udlånes til anvendelse for fodbold og skumtennis for børn op til 10 år. Dette er gældende i perioden fra uge 43 til 1. april. Andre foreninger kan søge tiderne fra den 1. april til og med uge 42. Ledig indendørs tid, som ikke disponeres til fodbold, kan tildeles til udlån til andre foreninger. Weekender i idrætscentre og idrætsanlæg Birkerød Idrætscenters multihal, Søndervangshallen, Rundforbihallen, Birkerød Badmintonhal og Rudegaard Idrætsanlægs hal 1 og hal 2 vil i weekenden primært være målrettet turnerings- og kampafvikling fra lørdag kl. 13 til 22 og søndage fra kl. 10 til 22. Disse haller kan derfor Fredage og weekender i Birkerød Idrætscenters multihal, Nærum Skoles multihal og Rundforbihallen Disse haller vil fredage fra kl. 15-22, samt lørdage fra kl. 08-13 fortrinsvis udlånes til anvendelse for fodbold og skumtennis for børn op til 10 år. Dette er gældende i perioden fra uge 43 til 1. april. Andre foreninger kan søge tiderne fra den 1. april til og med uge 42. Ledig indendørs tid, som ikke disponeres til fodbold, kan tildeles til udlån til andre foreninger. Weekender i idrætscentre og idrætsanlæg Birkerød Idrætscenters multihal, Søndervangshallen, Rundforbihallen, Birkerød Badmintonhal og Rudegaard Idrætsanlægs hal 1 og hal 2 vil i weekenden primært være målrettet turnerings- og kampafvikling fra lørdag kl. 13 til 22 og søndage fra kl. 10 til 22. Disse haller kan derfor kun sæsonbookes lørdage 8-13 og søndage fra 13
kun sæsonbookes søndage fra kl. 8 til 10. Foreninger kan anvende hallerne efter ansøgning lørdage efter kl. 13 og søndage, hvis der opstår ledig tid, med det forbehold, at tildelt tid kan aflyses til fordel for turneringer, stævner, kommunale arrangementer og lignende. Aflysning af tildelt tid Aflysninger af tildelt tid til fordel for andre formål kan undtagelsesvis finde sted. I disse tilfælde søges anvendt alternative lokaler. Indretning Lokaler og udendørs anlæg stilles til rådighed med lys, varme, bad, rengøring, inventar, samt det tekniske udstyr og den indretning, der er findes i lokalerne, når de anvendes til deres primære brug. kl. 8 til 10. Foreninger kan anvende hallerne efter ansøgning lørdage efter kl. 13 og søndage, hvis der opstår ledig tid, med det forbehold, at tildelt tid kan aflyses til fordel for turneringer, stævner, kommunale arrangementer og lignende. Aflysning af tildelt tid Aflysninger af tildelt tid til fordel for andre formål kan undtagelsesvis finde sted. I disse tilfælde søges tildelt alternative lokaler. Indretning Lokaler og udendørs anlæg stilles så vidt det er muligt til rådighed med lys, varme, bad, omklædningsrum, rengøring inventar, samt det tekniske udstyr og den indretning, der findes i lokalerne, når de anvendes til deres primære brug. Bemærkninger: Ændringerne skyldes at det ikke er alle steder der eksisterer bad etc. Ved tildeling af lokaler og udendørs anlæg, f.eks. i weekender, kan Kultur samle aktiviteterne på centrale steder i kommunen. Erstatningsansvar Brugere af kommunes lokaler og udendørs anlæg kan pålægges erstatningsansvar ved misligholdelse af lokaler, udendørs anlæg og deres udstyr. Lokalernes åbningstid Kommunens lokaler og udendørs anlæg er åbent for brug på varierende tidspunkter afhængig af ugedag og lokaletype. Åbningstiderne i de enkelte lokaler og på de enkelte udendørs anlæg fremgår af bilag 1. Ved fordeling af tid er omklædning med i den tildelte tid. Ved tildeling af lokaler og udendørs anlæg, f.eks. i weekender, kan Kultur samle aktiviteterne på centrale steder i kommunen. Erstatningsansvar Brugere af kommunes lokaler og udendørs anlæg kan pålægges erstatningsansvar ved misligholdelse af lokaler og udendørs anlæg med tilhørende udstyr. Brugere kan ligeledes pålægges erstatningsansvar ved manglende lukning af vinduer og ved manglende låsning af døre eller forhindring af automatisk dørlåsning (ved kile eller anden obstruktion). Lokalernes åbningstid Kommunens lokaler og udendørs anlæg er åbent for brug på varierende tidspunkter afhængig af ugedag og lokaletype. For de forskellige lokalers åbningstid se bilag 1. Åbningstiderne i de enkelte lokaler og på de enkelte udendørs anlæg fremgår af bilag (se bilag 1). Ved fordeling af tid til idrætsaktiviteter er omklædningsrum med i den tildelte tid i form af rimelig tid til omklædning og bad før og efter den tildelte tid. 14
Bemærkninger: Omklædningsrummene er p.t. tilknyttet den tildelte tid, hvilket (såfremt det håndhæves) betyder, at man ikke har ret til at klæde om INDEN selve træningen starter, ligesom det heller ikke er muligt at gå i bad efter træningen medmindre det gøres i den tildelte træningstid. Ferielukning Skolerne er lukket i følgende ferier: Efterårsferie, juleferie, vinterferie, påskeferie, Kristi Himmelfartsferie, St. Bededagsferie, pinseferie og sommerferien. Der kan dog disponeres over udendørs anlæg og omklædningsrum i forbindelse med afholdelse af turneringskampe. De enkelte skoler i kommunen har mulighed for at fastlægge egen ferieplan. Forskelle i skoleferiernes start- og sluttidspunkter kan således forekomme. Alle øvrige lokaler er lukket i juli måned og på udvalgte helligdage, på nær mødelokalerne ved biblioteket i Birkerød, Birkerød Idrætscenter, Kulturcenter Mariehøj, Rundforbi Idrætsanlæg, Søndervangshallen samt tennis- og squashanlægget i Birkerød. Begrænsning i brugen Brugere af kommunens lokaler og udendørs anlæg må være indstillet på, at der kan ske lejlighedsvise aflysninger som følge af kommunens (skolens) egen brug, stævne- og turneringsaktiviteter, større arrangementer m.m. Alle lokaler og udendørs anlæg kan lejlighedsvis lukkes som følge af vedligeholdelse og større reparationer. Gymnastiksale og idrætshaller ved skolerne stilles ikke til rådighed for foreningsfester. Afmelding af lokaler og udendørs anlæg Ferielukning Skolerne og deres tilhørende lokaler og anlæg er lukket i følgende ferier: Efterårsferie, juleferie, vinterferie, påskeferie, Kristi Himmelfartsferie, St. Bededagsferie, pinseferie og sommerferien. Der kan dog disponeres over udendørs anlæg og omklædningsrum i forbindelse med afholdelse af turneringskampe. De enkelte skoler i kommunen har mulighed for at fastlægge egen ferieplan. Forskelle i skoleferiernes start- og sluttidspunkter kan således forekomme. Alle øvrige lokaler er lukket i juli måned og på udvalgte helligdage, på nær mødelokalerne ved biblioteket i Birkerød, Birkerød Idrætscenter, Kulturcenter Mariehøj, Rundforbi Idrætsanlæg, Søndervangshallen samt tennis- og squashanlægget i Birkerød. Begrænsning i brugen Brugere af kommunens lokaler og udendørs anlæg må være indstillet på, at der kan ske lejlighedsvise aflysninger som følge af kommunens (skolens) egen brug, stævne- og turneringsaktiviteter, større arrangementer m.m. Aflysning af brugernes tid meddeles altid de berørte foreninger m.fl. og den enkelte facilitet/idrætsanlæg så tidligt som muligt og kun undtagelsesvis med mindre end 4 ugers varsel. Alle lokaler og udendørs anlæg kan lejlighedsvis lukkes som følge af vedligeholdelse og større reparationer. Gymnastiksale og idrætshaller ved skolerne stilles ikke til rådighed for foreningsfester. Afmelding af lokaler og udendørs anlæg Brugere, som er tildelt lokale og udendørs anlæg der ikke benyttes, har pligt til straks at foretage afmelding telefonisk eller pr. mail til Kultur, eller via Foreningsportalen på Brugere, som er tildelt lokale og udendørs anlæg der ikke benyttes, har pligt til straks at foretage afmelding telefonisk eller pr. mail til Kultur, eller via Foreningsportalen på: 15
www.rudersdal.dk/foreningsportalen. Tilladelsen til at benytte lokaler og udendørs anlæg kan efter skriftlig varsel inddrages, hvis det gentagne gange konstateres, at de ikke udnyttes i rimeligt omfang, eller hvis reglerne for brugen ikke overholdes. www.rudersdal.dk/foreningsportalen. Kultur giver herefter hurtigst muligt besked til idrætsanlægget/faciliteten. Tilladelsen til at benytte lokaler og udendørs anlæg vil efter skriftelig varsel inddrages ved 3 udeblivelser fra den samme tildelte tid uden afmelding. Tilladelsen vil ligeledes blive inddraget såfremt faciliteterne ikke udnyttes tilstrækkeligt, eller hvis reglerne for brugen ikke overholdes. Bemærkninger: Der sendes en skriftlig varsel inden en tildelt tid inddrages. Det skriftlige varsel sendes ved 2. udeblivelser i den samme sæson uden afmelding, eller efter at det to gange er konstateret, at der ikke er tilstrækkeligt med deltagere. Eventuelle frigjorte tider, som følge af mistet tid, gøres efterfølgende tilgængelige for andre foreninger eller brugergrupper. Sæsontildeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner En sæson går fra 1. august til 31. juli efterfølgende år. Se dog afsnittene om Ferielukning og Begrænsning i brugen. Kunststofbaner kan benyttes i samme periode, dog afhængig af vejrlig. Tildeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner sker i foråret efter forudgående annoncering i lokalpressen og på kommunens hjemmeside i november. Medio november udsendes ansøgningsskemaer til brug for ansøgning om lokaler og kunstbaner for den kommende sæson. Ansøgningsfristen er normalt 1. februar eller første hverdag umiddelbart efter 1. februar. Kultur kan anmode om at få udleveret en oversigt over foreningernes forventede hold og trænere. Ultimo marts eller primo april holdes følgende fordelingsmøder: 1 møde med fordeling af svømmehallerne i Birkerød Idrætscenter, Rundforbi Idrætsanlæg, Skovlyskolen samt Trørødskolen. 1 møde med fordeling af Rundforbi Idrætsanlæg samt Nærum Skole, Trørødskolen, Vangeboskolen og Vedbæk Skole. 1 møde med fordeling af Rudegaard Sæsontildeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner En sæson går fra 1. august til 30. juni det efterfølgende år. Se dog afsnittene om Ferielukning og Begrænsning i brugen. Kunststofbaner kan benyttes i samme periode, dog afhængig af vejrlig. Tildeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner sker i foråret efter forudgående annoncering i lokalpressen og på kommunens hjemmeside i november. Medio november udsendes ansøgningsskemaer til brug for ansøgning om lokaler og kunstbaner for den kommende sæson. Ansøgningsfristen er normalt 1. februar eller første hverdag umiddelbart efter 1. februar. Ansøgning sker elektronisk og starter normalt 1.december med ansøgningsfrist 1. februar eller første hverdag efter 1. februar. Kultur kan anmode om at få udleveret en oversigt over foreningernes forventede hold og trænere. Ultimo marts eller primo april holdes følgende fordelingsmøder: 1 møde med fordeling af svømmehallerne i Birkerød Idrætscenter, Rundforbi Idrætsanlæg, Skovlyskolen samt Trørødskolen. Slettes da svømmehallerne fordeles under de respektive idrætsanlæg 1 møde med fordeling af Rundforbi Idrætsanlæg samt Nærum Skole, Trørødskolen, 16
Idrætsanlæg samt Bistrupskolen, Dronninggårdskolen, Havarthigården, Ny Holte Skole, Pilehuset, og Skovlyskolen. 1 møde med fordeling af Birkerød Idrætscenter samt Høsterkøb Skole, Høsterkøb Forsamlingshus, Kajerødskolen, Parkvejskolen, Sjælsøhallen, Sjælsøskolen, Søndervangshallen og Toftevangskolen. 1 møde med fordeling af squashanlægget i Birkerød. 1 brugerrådsmøde med fordeling af Birkerød Badmintonhal. 1 brugerrådsmøde senest primo april med fordeling af lokaler på Kulturcenter Mantziusgården. Koncertsalen på Kulturcenter Mantziusgården indgår ikke i sæsonfordelingen. 1 brugerrådsmøde senest primo april med fordeling af lokaler på Kulturcenter Mariehøj. Vangeboskolen, Vedbækhallen og Vedbæk Skole. 1 møde med fordeling af Rudegaard Idrætsanlæg samt Bistrupskolen, Dronninggårdskolen, Havarthigården, Ny Holte Skole, og Skovlyskolen, Pilehuset. 1 møde med fordeling af Birkerød Idrætscenter samt, Birkerød Badmintonhal, Birkerød Tennisog Squashanlæg, Høsterkøb Skole, Høsterkøb Forsamlingshus, Kajerødskolen, Parkvejskolen, Sjælsøhallen, Sjælsøskolen, Søndervangshallen og Toftevangskolen. 1 møde med fordeling af squashanlægget i Birkerød. 1 brugerrådsmøde med fordeling af Birkerød Badmintonhal 1 brugerrådsmøde senest primo april med fordeling af lokaler på Kulturcenter Mantziusgården. Koncertsalen på Kulturcenter Mantziusgården indgår ikke i sæsonfordelingen. 1 brugerrådsmøde senest primo april med fordeling af lokaler på Kulturcenter Mariehøj. Kultur fremlægger løbende de færdige forslag til fordeling ud fra de indkomne ansøgninger. Forslagene lægges frem i Foreningsportalen på www.rudersdal.dk/foreningsportalen. Se under Regler og skemaer > Lokalefordeling for sæsonen. Opnås enighed på fordelingsmødet om et forslag til fordeling af de enkelte lokaler og kunststofbaner, vil forslaget blive fremlagt for Folkeoplysningsudvalget til afgørelse. Opnås der ikke enighed på fordelingsmøderne om et eller flere lokaler eller kunststofbaner, fremlægges forslag og de berørte foreningers udtalelser herom til Folkeoplysningsudvalgets afgørelse. Forinden Folkeoplysningsudvalgets behandling af forslag til fordeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner for den kommende sæson, har nedsatte brugerråd mulighed for at afgive en udtalelse om forslaget til fordeling. Ultimo april træffer Folkeoplysningsudvalget afgørelse om forslag til kommende sæsons fordeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner. Udsendelse af besked om lokale- Kultur fremlægger løbende de færdige forslag til fordeling ud fra de indkomne ansøgninger. Forslagene lægges frem i Foreningsportalen på www.rudersdal.dk/foreningsportalen. Se under Regler og skemaer > Lokalefordeling for sæsonen. Opnås enighed på fordelingsmødet om et forslag til fordeling af de enkelte lokaler og kunststofbaner, vil forslaget blive fremlagt for Folkeoplysningsudvalget til afgørelse. Opnås der ikke enighed på fordelingsmøderne om et eller flere lokaler eller kunststofbaner, fremlægges forslag og de berørte foreningers udtalelser herom til Folkeoplysningsudvalgets afgørelse. Forinden Folkeoplysningsudvalgets behandling af forslag til fordeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner for den kommende sæson, har nedsatte brugerråd mulighed for at afgive en udtalelse om forslaget til fordeling. Ultimo april træffer Folkeoplysningsudvalget afgørelse om forslag til kommende sæsons fordeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner. Udsendelse af besked om lokale- og banetildeling sker i perioden 17
og banetildeling sker i perioden ultimo april til medio juni. Sæsontildeling af udendørs anlæg En udendørs sæson går fra 1. april til 1. november. Sæsonens start- og sluttidspunkt kan variere afhængig af vejrlig. Tildeling af udendørs anlæg sker i efteråret efter forudgående annoncering i lokalpressen og på kommunens hjemmeside i september. Primo september udsendes ansøgningsskemaer til brug for ansøgning om lokaler for den kommende sæson. Ansøgningsfristen er normalt 1. oktober eller første hverdag umiddelbart efter 1. oktober. Kultur kan anmode om at få udleveret en oversigt over foreningernes forventede hold og trænere. Ultimo oktober holdes følgende fordelingsmøder med fordeling af Birkerød Idrætscenter, Dronninggårdskolen, Kajerødskolen, Ny Holte Skole, Parkvejskolen, Rudegaard Idrætsanlæg, Rundforbi Idrætsanlæg, Sjælsøskolen, Skovlyskolen, Sporten i Høsterkøb, Trørødskolen, Vedbæk Skole og Vedbæk Idrætsanlæg. ultimo april til medio juni. Bemærkning: Pilehuset er sat til salg og bruges ikke længere. Sæsontildeling af udendørs anlæg En udendørs sæson går fra 1. april til 1. november. Sæsonens start- og sluttidspunkt kan variere afhængig af vejrlig. Tildeling af udendørs anlæg sker i efteråret efter forudgående annoncering i lokalpressen og på kommunens hjemmeside i september. Primo september udsendes ansøgningsskemaer til brug for ansøgning om lokaler for den kommende sæson. Ansøgningsfristen er normalt 1. oktober eller første hverdag umiddelbart efter 1. oktober. Kultur kan anmode om at få udleveret en oversigt over foreningernes forventede hold og trænere. Ultimo oktober holdes følgende fordelingsmøder med fordeling af Birkerød Idrætscenter, Birkerød Tennisanlæg, Dronninggårdskolen, Kajerødskolen, Nordvangsparkens Tennisbane, Ny Holte Skole, Parkvejskolen, Rudegaard Idrætsanlæg, Rundforbi Idrætsanlæg, Sjælsøskolen, Skovlyskolen, Sporten i Høsterkøb, Trørødskolen, Vedbæk Skole og Vedbæk Idrætsanlæg. Kultur fremlægger løbende de færdige forslag til fordeling ud fra de indkomne ansøgninger. Forslagene lægges frem i Foreningsportalen på www.rudersdal.dk/foreningsportalen. Se under Regler og skemaer > Udendørs anlæg for året. Opnås enighed på fordelingsmøderne om et forslag til fordeling af de enkelte udendørs anlæg, vil forslaget blive fremlagt for Folkeoplysningsudvalget til afgørelse. Opnås der ikke enighed på fordelingsmøderne om et eller flere udendørs anlæg, fremlægges forslag og de berørte foreningers udtalelser herom til Folkeoplysningsudvalgets afgørelse. Forinden Folkeoplysningsudvalgets behandling af Kultur fremlægger løbende de færdige forslag til fordeling ud fra de indkomne ansøgninger. Forslagene lægges frem i Foreningsportalen på www.rudersdal.dk/foreningsportalen. Se under Regler og skemaer > Udendørs anlæg for året. Opnås enighed på fordelingsmøderne om et forslag til fordeling af de enkelte udendørs anlæg, vil forslaget blive fremlagt for Folkeoplysningsudvalget til afgørelse. Opnås der ikke enighed på fordelingsmøderne om et eller flere udendørs anlæg, fremlægges forslag og de berørte foreningers udtalelser herom til Folkeoplysningsudvalgets afgørelse. Forinden Folkeoplysningsudvalgets behandling af 18
forslag til fordeling af udendørs anlæg for det kommende år, har nedsatte brugerråd mulighed for at afgive en udtalelse om forslaget til fordeling. Medio november træffer Folkeoplysningsudvalget afgørelse om forslag til kommende års fordeling af udendørs anlæg. Udsendelse af besked om banetildeling sker i perioden ultimo november til medio december. Enkeltstående tildeling Enkeltstående tildeling af lokaler og udendørs anlæg foretages hele året. Ansøgning rettes til Kultur. forslag til fordeling af udendørs anlæg for det kommende år, har nedsatte brugerråd mulighed for at afgive en udtalelse om forslaget til fordeling. Medio november træffer Folkeoplysningsudvalget afgørelse om forslag til kommende års fordeling af udendørs anlæg. Udsendelse af besked om banetildeling sker i perioden ultimo november til medio december. Enkeltstående tildeling Ingen forslag til ændringer. Der kan normalt ikke ske tildeling af lokaler og udendørs anlæg mindre end 5 kalenderdage før mødet, arrangementet eller aktiviteten skal finde sted. Ønsker om enkeltstående tildeling af lokaler og udendørs anlæg, der rækker ind i kommende sæson, vil normalt ikke kunne godkendes før sæsontildelingen er tilendebragt. Særlige regler for offentlige ungdomsfester og - koncerter Til denne type arrangementer er der offentlig, annonceret adgang enten gratis eller mod betaling. Særlige regler for offentlige ungdomsfester og - koncerter Til denne type arrangementer er der offentlig, annonceret adgang enten gratis eller mod betaling. Der skal være minimum 8 voksne over 25 år til stede. Der skal være dørkontrol. Ud- og indgangstrafik er ikke acceptabelt. Der skal foretages udendørs runderinger af voksne før, under og efter arrangementet. Alkohol må kun udskænkes af og til personer over 18 år legitimation skal fremvises på forlangende. Alle nødvendige tilladelser fra offentlige myndigheder, især fra politiet, skal være indhentet og i orden. Tilladelserne skal være i den ansvarlige kontaktpersons besiddelse under hele arrangementet. SSP skal senest 14 dage før orienteres om arrangementet. Der skal være minimum 8 voksne over 25 år til stede. Der skal være dørkontrol. Ud- og indgangstrafik er ikke acceptabelt. Der skal foretages udendørs runderinger af voksne før, under og efter arrangementet. Alkohol må kun udskænkes af og til personer over 18 år legitimation skal fremvises på forlangende. Alle nødvendige tilladelser fra offentlige myndigheder, især fra politiet, skal være indhentet og i orden. Tilladelserne skal være i den ansvarlige kontaktpersons besiddelse under hele arrangementet. SSP skal senest 14 dage før afholdelse orienteres om arrangementet. Den ansvarlige kontaktperson for arrangementet skal underskrive en tro og love erklæring om, at ovenstående regler overholdes. 19
Livredder udenfor offentlig svømmetid Ingen eksisterende tekst i regelsættet. Særlige regler for midlertidig overnatning Midlertidig overnatning i kommunens lokaler kan tillades i dertil egnede lokaler. Overnatningen skal være godkendt af Rudersdal Kommunes Beredskab senest en uge før det ansøgte starttidspunkt for overnatningen. Beredskabet skal kontaktes af foreningen på denne hjemmeside: http://www.rhbrand.dk/selvbetjening/ansoegningom-midlertidig-overnatning/ Hvis der er 25 personer eller flere der overnatter, skal Beredskabet rekvireres til at foretage brandvagt. Livredder udenfor offentlig svømmetid Udenfor offentlig svømmetid er brugere af svømmehaller i Rudersdal Kommune forpligtet til selv at sørge for, at der er en uddannet livredder til stede under hele forløbet, ligesom dette er en forudsætning for at få tildelt svømmetid. Livredder skal på forlangende dokumentere sin uddannelse som livredder. Særlige regler for midlertidig overnatning Midlertidig overnatning i kommunens lokaler kan tillades i dertil egnede lokaler. Tilladelse til midlertidig overnatning skal være godkendt af Nordsjællands Brandvæsen inden overnatning og være ansøgt senest 3 arbejdsdage før første overnatning. Hurtigst muligt efter en godkendelse af overnatning skal ansøger maile godkendelsen til stedet for den midlertidige overnatning. Ansøgning om tilladelse til midlertidig overnatning skal ske til beredskabet på hjemmesiden: http://www.rhbrand.dk/selvbetjening/ansoegningom-midlertidig-overna/ Hvis der er 25 personer eller flere der overnatter, skal Beredskabet rekvireres til at foretage brandvagt. Bemærkninger: Nordsjællands Brandvæsen har en frist for ansøgning på midlertidig overnatning på 3 arbejdsdage. Nordsjællands Brandvæsen kender ikke noget til en 25 personers regel, men kan stille krav om brandvagt ved over 150 overnattende det vil altid være arrangøren, der stiller brandvagt. Såfremt Beredskabets nye hjemmeside er oppe at køre ved godkendelse af regelsættet anvendes denne i stedet. www.nsbv.dk. Hvordan kan kommunens lokaler lånes eller lejes Tildeling af lokaler og udendørs anlæg foretages af: Hvordan kan kommunens lokaler lånes eller lejes Frie tider og faciliteter kan bookes af private mod betaling via http://rudersdal.halbooking.dk/. Det er muligt at foretage en forespørgsel på booking af lokaler og udendørs anlæg via Foreningsportalen på www.rudersdal.dk/foreningsportalen, dog ikke den 20
årlige sæsontildeling. Du kan også låne eller leje lokaler ved at kontakte: Rudersdal Kommune Kultur Øverødvej 246 B (rød indgang, 1. sal) 2840 Holte 4611 5613 lokalebooking@rudersdal.dk www.rudersdal.dk Rudersdal Kommune Kultur Øverødvej 246 B (rød indgang, 1. sal) 2840 Holte 4611 5613 lokalebooking@rudersdal.dk www.rudersdal.dk Det er muligt at foretage booking af lokaler og udendørs anlæg via Foreningsportalen på www.rudersdal.dk/foreningsportalen, dog ikke den årlige sæsontildeling. Disse regler med tilhørende bilag og ansøgningsskemaer kan også hentes i Foreningsportalen. Se under Regler og skemaer > Lokaler. Det er muligt at foretage booking af lokaler og udendørs anlæg via Foreningsportalen på www.rudersdal.dk/foreningsportalen, dog ikke den årlige sæsontildeling (ændres og flyttes til ovenfor) Disse regler med tilhørende bilag og ansøgningsskemaer kan også hentes i Foreningsportalen. Se under Regler og skemaer > Lokaler Ikrafttræden Ikrafttræden Disse regler træder i kraft den xx dato. Samtidig med disse reglers ikrafttræden bortfalder den hidtidige version af disse regler. 21