Idræt i forandring faciliteter for fremtiden. Et et resumé

Transkript

1 Idræt i forandring faciliteter for fremtiden Et et resumé

2 1. INDLEDNING I 2012 bestilte Rudersdal Kommune Idrættens Analyseinstitut (Idan) og Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund (CISC) ved Syddansk Universitet, til at lave en analyse af idrætsliv og faciliteter i Rudersdal Kommune (Idrætsanalysen). Idrætsanalysen var klar i marts 2013 og anbefalede 4 indsatsområder: 1. Børn, Unge og Folkeoplysning 2. Nye brugergrupper 3. Kapacitetsudnyttelse 4. Udearealer Som opfølgning på Idrætsanalysens anbefalinger om indsatsområder blev der efterfølgende nedsat en arbejdsgruppe, der mere konkret og med en høj brugerinvolvering skulle komme med anbefalinger til indsatsområde 2 (nye brugergrupper) og 3 (kapacitetsudnyttelse). 2. FORMÅL I forbindelse med konkretiseringen af indsatsområde 2 og 3 blev følgende formål vedtaget: Det igangværende projekt omfatter udlån og anvendelse af idrætsfaciliteter og har til formål at skabe en udvikling, der vil medføre en bedre kapacitetsudnyttelse og fleksibilitet. Det er desuden hensigten at skabe et fundament og et administrationsgrundlag, som kan danne grundlag for udvikling af et digitaliseringsprojekt, som kan komplimentere borgernes behov for anvisning til og booking af kommunale faciliteter. Opgaven bestod således, i at komme med anbefalinger til retningslinjer for bedre kapacitetsudnyttelse, anbefalinger til hvordan nye brugergrupper i højere grad anvender de kommunale anlæg og anbefalinger til hvilke funktioner der bør være i et omfattende kommende nyt digitaliseringssystem i forhold til booking af lokaler/faciliteter. I forhold til en bedre kapacitetsudnyttelse vil regler og retningslinjer spille en væsentlig rolle. 2

3 3. METODE Arbejdets organisering Nedenstående figur viser, hvordan arbejdet har været organiseret. Organiseringen afspejler ønsket om input fra brugere og en politisk behandling. Figur 1. Organiseringen af projektet. Afgrænsning af faciliteter og brugergrupper Arbejdsgruppen og koordinationsgruppen definerede indledningsvis faciliteter og brugergrupper. Faciliteter: Faciliteterne blev inddelt i 8 grupper som også var gældende i Idrætsanalysen: 1. Store Idrætshaller (minimum 800 m2, størrelsen på en håndboldbane fx Holtehallerne) 2. Små idrætshaller ( m2, fx Sjælsøhallen) 3. Idrætslokaler (op til 299 m2, fx en gymnastiksal med 1 badmintonbane) 4. Svømmehaller (minimum 25m bassin) 5. Specialidrætsfaciliteter (fx squashbane eller udendørs tennisbane) 6. Motionscentre (typisk et fitnesscenter med fleksibilitet i forhold til åbningstid og aktiviteter) 7. Klublokaler (fx fælles klublokaler på idrætsanlæg eller en forenings eget lokale) 8. Naturen (fx RudersdalRuten og aktivitetsoaser, men kan også være mere ubearbejdede områder, som parker, skove og grønne arealer) 3

4 Brugergrupper: De brugergrupper der er relevante for projektet blev defineret som: 1. Foreninger 2. Kommunens aktiviteter 3. Selvorganiserede 4. Interesseorganisationer 5. Idrætsevents 6. Nye aktiviteter og brugergrupper 7. Virksomheder Hvis der laves en kobling mellem faciliteterne og brugergrupperne, kan der laves 8 (facilitetstyper) x7 (brugergrupper) = 56 handleplaner for brugergruppers anvendelse af faciliteter. Der kan eksempelvis laves handleplaner for idrætsevents og store idrætshaller. Brugerinddragelse 29. september 2014 blev der afholdt en kick off workshop med mere end 60 deltagere fra især idrætsforeninger, men også repræsentanter for kommunale aktiviteter og selvorganiserede. 11 af deltagerne valgte at fortsætte i en brugerreferencegruppe (ekstern referencegruppe) med deltagelse i tre efterfølgende arbejdsmøder. Derudover har koordinationsgruppen haft møde med kommunale medarbejdere tilknyttet idrætsområdet (intern referencegruppe) for også at få input fra denne gruppe. 4. ANBEFALINGER ANGÅENDE NYE BRUGERGRUPPER Traditionelt har foreningerne nærmest haft eneret på brugen af de kommunale idrætsfaciliteter i Danmark og også i Rudersdal. Foreningerne har derfor også reelt været dem der har bestemt udbuddet af aktiviteter i de kommunale faciliteter. Den kommercielle sektor (primært fitness centrene) har de sidste 20 år oplevet en rivende udvikling i Danmark ved at organisere sig andeledes i form af at tilbyde fleksible træningstider og fleksibelt valg af aktivitet. Idrætsorganisationerne har prøvet at imødekomme efterspørgslen på fleksibilitet bl.a. ved at oprette foreningsfitness og nogle kommuner er begyndt selv at tilbyde en række aktiviteter med fleksible træningstider og til enhedspris i stil med fitnesscentrene. Nogle Idrætscentre kan her overgå fitnesscentrene i aktivitetstilbud, eksempelvis Vejen Idrætscenter og Fredericia Idrætscenter, hvor der ofte samarbejdes med foreninger om aktiviteter, og hvor der fx også tilbydes brug af svømmehal. Der er ofte tale om selvejende Idrætscentre der modtager et årligt tilskud fra kommunen og så selv løbende udvikler nye aktiviteter i samarbejde med foreninger eller timelønsansatte efter behov. I Rudersdal er det p.t. muligt at booke Squashbaner og tennisbaner og der har været afholdt åben hal på fredage, rulleskøjtedag, wellness aftener og der har været svømning for overvægtige. P.t er der ingen kommunale aktiviteter og som det påpeges i idrætsanalysen er der basis for åbning for nye brugergrupper. Derfor fremkommer nedenstående anbefalinger. 4

5 1. Anbefaling om åbning af faciliteter for selvorganiserede udøvere og andre ad- hoc brugergrupper (ingen nuværende retningslinjer) Det anbefales at åbne faciliteterne for selvorganiserede udøvere og grupper samt øvrige brugergrupper, under hensyn til de eksisterende brugergrupper (primært foreninger). Det anbefales indledningsvis at skabe aktivitet i ledige tider. Det skal være tydeligt i forbindelse med booking/brugen hvilke regler og retningslinjer der gælder, fx i forhold til betaling. Der kan være tale om forskellige grader af fri tilgængelighed. Nogle faciliteter skal måske være frit tilgængelige i visse perioder og andre skal måske være frit tilgængelig hele tiden. Graden af tilgængelighed afhænger også af en vurdering af om det enkelte anlæg er egnet til fri tilgængelighed, herunder vurderingen af evt. øgede driftsomkostninger fx som følge af hærværk. En anden form for tilgængelighed er forslag 6 under anbefalinger til bedre kapacitetsudnyttelse, hvor tilgængeligheden styres via et nøglekort og hvor man derved ved hvem der bruger anlægget. Eksempel: En gruppe borgere ønsker at benytte et ledigt lokale tirsdag morgen kl Anbefalinger til åbning af muligheder for brugerinnovation (ingen nuværende retningslinjer) Det anbefales at fremme innovationen i et tæt samarbejde med brugergrupper. Det undersøges om de eksisterende brugergrupper ønsker regelmæssig brugerinnovation fx med årlige innovationsmøder, som kan supplere arbejdet i de eksisterende brugerråd. En brugerinvolvering med inddragelse i forhold til nye tiltag understøtter målet om bedre udnyttelse af faciliteter. Eksempel: En gruppe unge ønsker at afprøve en ny idræt med inspiration fra internettet. Gruppen eller repræsentanter indgår i innovationsworkshoppen, og får eventuelt stillet faciliteter til rådighed. 3. Anbefaling til igangsætning af kommunale aktivitetstilbud Det anbefales at kommunen ved initiering og facilitering supplerer de eksisterende aktiviteter. Det kan ske ved at de enkelte anlæg ansætter instruktører der kan stå for forskellige former for aktiviteter målrettet voksne og/eller inaktive grupper. Aktiviteten kan forgå på nogle af de ledige tidspunkter (indendørs), eller der kan laves udendørsaktiviteter hvor det ofte kan foregå uden en booket facilitet. 5. ANBEFALINGER TIL BEDRE KAPACITETSUDNYTTELSE Idrætsanalysen fremkom med en række forslag til hvordan der kan sikres en bedre udnyttelse af idrætsfaciliteterne. Forslagene skal sammen med bestemmelserne i Folkeoplysningsloven sikre en mere hensigtsmæssig udnyttelse af faciliteterne. 5

6 Arbejdsgruppen anbefaler følgende: 1. Afmeldekultur (skærpelse af eksisterende regler) Det anbefales at brugere ved gentagne fravær (fx 3 gange) af bookede tider mister den tildelte tid (indendørs og udendørs). Efter anden udeblivelse tilsendes en skriftlig advarsel. Eventuelt frigjorte tider som konsekvens af ovenstående tilbydes andre brugere. Eksempel: En forening er udeblevet fra en tildelt træningstid 3 gange (skriftlig advarsel efter 2. udeblivelse) og mister sin tid. 2. Kriterier for tildeling af tider (skærpelse af eksisterende regler) For at sikre en bedre udnyttelse af faciliteterne anbefales det at revidere de gældende retningslinjer for tildeling af tider. Nogle af tildelingskriterierne skal medtages ifølge Folkeoplysningsloven og andre kan medtages. Tildelingen af tid kan eksempelvis afhænge af: alder, elite/bredde, normalidræt/handicap, antal udøvere og antal turneringshold. Alder: I forhold til tildeling af tider fremgår det af Folkeoplysningsloven at børn prioriteres før voksne. Der findes i Rudersdal eksempler på at børn/unge træner forholdsvis sent og for at undgå/minimere dette anbefales det at prioritere eftermiddagstider til børn/unge. Elite: Inden for idrætsområdet er der stor forskel på hvor ofte der trænes afhængigt af idrætsgren, niveau og traditioner. Det anbefales at det fortsat skal være muligt at træne meget, hvis man tilhører et elitemiljø eller er eliteidrætsudøver. Det anbefales at der i forbindelse med udarbejdelsen af de endelige retningslinjer for tildeling af tid, laves en definition på hvem der vil have mulighed for at få mere tid. Et elitebegreb kan fx være at man deltager på højeste niveau (øverste række) indenfor senior eller ungdomsidræt. Handicappede: Handicappede har ifølge Folkeoplysningsloven fortrinsret til lokaler der er egnede for aktiviteter for handicappede. Der er ikke kendskab til at der er udfordringer i Rudersdal i forhold til dette, også fordi der er tale om en forholdsvis lille gruppe. Antal udøvere: I forhold til for hvor mange deltagere en given aktivitet skal have for at det berettiger til at kunne bruge en facilitet anbefales det at lave retningslinjer for dette. Det synes især relevant for de faciliteter der oplever en stor efterspørgsel, mens det er mindre relevant hvis der er megen ledig kapacitet. Det kan fx være sådan at der skal være et forholdsvis stort antal deltagere på de attraktive tider, mens der er i ydertiderne tillades et mindre antal. Det kan også være at der skal være forskel på kravet om antal deltagere i forhold til den enkelte aktivitet. Der er tale om en svær balance, hvor man på den ene side gerne vil have at så mange brugere som muligt får glæde af faciliteterne, på den anden side skal undgå at der opstår tomme lokaler fordi en brugergruppe formelt er for lille til at få tildelt tiden. Det anbefales især at lave minimumskrav for brugen af de store idrætshaller 40x20 haller, men også andre faciliteter/tider hvor der er stor søgning. 6

7 Antal turneringshold: De foreninger/idrætter der har turneringshold vil have et større behov for tider end andre hold, idet der også skal bruges tid til afvikling af turneringer. Det anbefales at der tages hensyn til dette i forbindelse med tildeling af tider. Testfase Det anbefales at der i samarbejde med udvalgte foreninger/foreningstyper gennemføres en testfase varende 1 år, for herigennem at få optimeret kriterierne for tildeling af tider. I testfasen anbefales det at retningslinjerne afprøves indenfor få idrætsgrene sådan at der kan komme tilbagemelding i forhold til de parametre der tænkes at have indflydelse på tildeling af tider. Efter 1 år evalueres forsøgsordningen. Eksempel (elite): En forening med status af eliteidrætsforening kan tildeles flere tider end hvis der ikke var tale om elite, da eliteudøvere har behov for mere træning for at kunne konkurrere på eliteniveau. P.t. har Rudersdal følgende elitehold (senior): Holte IF (volleyball), Sigma Swim, Birkerød Squashklub, Søllerød Golddiggers (Amerikansk Fodbold) og Birkerød Tennisklub. Eksempel (antal deltagere): Hvis en håndboldklub skal have en 40x20 hal kl , skal der minimum være 20 aktive. 3. Anbefalinger til samling af aktiviteter Det anbefales at samle udvalgte aktiviteter på bestemte faciliteter, hvor dette samlet set kan frigøre mere plads til idrætten, og hvor faciliteten er egnet til de pågældende aktiviteter. En samling af aktiviteter kan dels betyde at der fyldes op, hvor der er ledig kapacitet og de foreninger der samles et nyt sted vil i nogle tilfælde efterlade attraktive tider for andre aktivitetsudbydere - primært foreninger. Der findes foreninger der gerne vil flytte, men der er også nogle som ikke vil flytte fx fordi medlemmerne får længere transport, det bliver sværere at opretholde et klubliv eller de nye faciliteter er dårligere. Eksempel (kampsport): boksning, karate, jiu-jitsu og kickboksning samles i Sjælsøhallen. En sådan samling vil gøre at mange redskaber/rekvisitter kan blive fremme og bruges af næste forening (fx måtter og sandsække). Herved sparer foreningerne tid til at opsætte og nedtage rekvisitter og derved frigøres der mere tid til selve træningen, ligesom deres oprindelige træningssted kan bruges af andre. Eksempel (badminton): Der er ledig kapacitet i Birkerød Badmintonhal. Hvis motionsbadminton fra Rudegaard og Rundforbi Idrætsanlæg flyttes til Birkerød Badmintonhal kan der frigives timer på Rudegaard og Rundforbi. 7

8 Eksempel (Håndbold): Aktiviteten håndbold (fra U14), hvor der benyttes harpiks til træning, kan samles i Birkerød Idrætscenter (multihallen) og medføre, at der frigives timer på Rudegaard Idrætsanlæg. Den eksisterende kapacitet udnyttes derved bedre, idet den ledige kapacitet i Birkerød Idrætscenter udnyttes hvorved der frigøres tid på Rudegaard, samtidig frigøres der mere tid på Rudegaard, idet der ikke længere skal vaskes med harpiksfjerner inden andre aktiviteter som badminton og volleyball kan komme til. 4. Anbefalinger til nyt fordelingsskema (Ansøgningsskema for tildeling af tider) Til brug for fordeling af tider skal foreninger der ønsker at låne kommunale faciliteter udfylde et ansøgningsskema. For at sikre en bedre/nemmere fordeling er der et ønske om ændringer i ansøgningsskemaet. Det anbefales at ansøgningsskemaet skal indeholde følgende oplysninger: Foreningens navn Foreningens kundenummer (kommunalt tildelt nummer) Kontaktperson Adresse Kontaktoplysninger ( og telefonnummer) Angivelse af ansøgningsfrist Angivelse af sæsonens varighed Navn på skole eller anlæg hvor der søges om tid Navn på det ansøgte lokale eller den ansøgte bane Ønsket ugedag Ønsket klokkesæt (fra og til / nye varianter) Ønskede datoer (startdato og slutdato) Aktivitet Aldersinddeling 0-12, 13-18, 19-24, 25-59, 60+ Handicapaktivitet Henvisning til: Regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og udendørs anlæg. Er der tale om et turneringshold 5. Anbefalinger til tidsrummet kl Folkeoplysningsloven indeholder nogle anvisninger/vejledninger i forhold til anvisning af lokaler og udendørsanlæg. I forbindelse med denne rapport er det kommet frem at flere børn/unge har træningstider ret sent om aftenen, mens de voksne træner om eftermiddagen. Det er ikke nødvendigvis fordi foreningen ikke har en tidlig tid, men fordi foreningen prioriterer de voksne så børnene må træne sent. Folkeskolereformen har betydet at børn generelt får senere fri fra skole og det betyder typisk at tiden fra som flere foreninger benyttede til ungdomstræning nu ikke længere kan anvendes. 8

9 For at imødegå ovenstående anbefales at tidsrummet mellem kl og forbeholdes børn under 13 år. Såfremt der ikke er ansøgere inden for denne aldersgruppe kan tiderne tildeles andre ansøgere. Konkret anbefales: Børn 0-12 år har fortrinsret i tidsrummet mellem kl , efterfulgt af unge år, og seniorelite. Det anbefales også at overveje kortere træningspas, eksempelvis 45 minutter for mindre børn, for derved at skabe mulighed for flere aktive. Endelig kan der nogle steder etableres rumadskillelser for flere samtidige aktiviteter. Eksempel: Foreningerne skal sørge for at alle medlemmer over 24 år som udgangspunkt først kan træne efter kl. 19. Foreninger der søger, og bliver tildelt tid til børn og unge, kan ikke bruge denne til ældre medlemmer. 6. Anbefalinger vedrørende implementering af nøglekort i udvalgte faciliteter Der har eksisteret flere nøglekort systemer i kommunen og det er besluttet at benytte ét system for at gøre det lettere for brugere og administratorer. Der anbefales en fortsat anvendelse og udbygning af nøglekort på udvalgte faciliteter i forhold til de muligheder der er og måtte opstå i forbindelse med de reviderede regler for tildeling af tid. Adgangen bør tage udgangspunkt i en aftale der indeholder rettigheder og pligter, herunder forhold omkring ankomst, brug, aflevering, pris og forsikringsforhold. Eksempel: Birkerød Gymnastik- og Trampolin Forening indgår en aftale om brug af nøglekort i forbindelse med træning på Birkerød Skole. Nøglekortet gælder til hal, omklædning, musikanlæg og depot. 7. Anbefalinger i forhold til skolereformen og kapacitetsudnyttelsen Rudersdal Kommune har kortlagt at folkeskolereformen indtil videre, har betydet en nedgang i antal ungdomsmedlemmer for en del foreninger. Det skyldes primært at de tidlige eftermiddagstimer ikke længere kan bruges samt at en del børn/unge er mere trætte end tidligere når de kommer fra skole. Skolereformen kan også på anden måde være en udfordring i forhold til ønsket om en bedre udnyttelse af kapaciteten. Når foreningerne søger om indendørs tid, er det ukendt hvornår de enkelte årgange får fri de enkelte dage, og der kan være forskel fra skole til skole og fra år til år. Måske vælger nogle skoler at have lange og korte dage, og hvis ikke foreningerne har kendskab til dette når de ansøger om tid, kan det betyde at der opstår ledig tid og at kapaciteten ikke udnyttes optimalt. Det anbefales at skolelederne eller den centrale skoleledelse i god tid inden foreningerne søger om tider meddeler, hvornår de enkelte årgange kan forventes at have fri det kommende skoleår. 9

10 Såfremt skolerne beslutter faste sluttidspunkter for forskellige årgange behøves der naturligvis ikke en årlig udmelding. Det anbefales at skolerne koordinerer, således at eksempelvis indskoling, mellemtrin og udskoling har fri på samme tidspunkt, idet foreningerne så kan planlægge efter dette. 6. ANBEFALINGER VEDRØRENDE IMPLEMENTERING AF ONLINEBOOKING OG EFTERFØLGENDE DIGITALISERINGSPROJEKT Rudersdal Kommune vil gerne optimere brugen af digitalisering for at gøre det nemmere for foreninger og andre brugere at benytte kommunens faciliteter. Digitale løsninger kan både understøtte rekruttering af nye brugergrupper (fx selvorganiseredes booking af faciliteter) og en bedre udnyttelse af kapaciteten (ledig tid synliggøres og kan bookes). Det vil være hensigtsmæssigt hvis kommunen har så få systemer som muligt (gerne et) som kan anvendes til en række forskellige funktioner i forbindelse med de kontaktflader der er mellem foreninger og andre brugere på den ene side og kommunen på den anden. Onlinebooking vil være en del af et større digitaliseringsprojekt. Det anbefales at et kommende digitaliseringsprojekt bør indeholde følgende muligheder i forbindelse med onlinebooking: Nem adgang til bookingportal Nem oprettelse, booking, betaling og bekræftelse Nem søgning på ledige faciliteter, aktiviteter, lokaler m.m. Fakta om kommunens lokaler, herunder størrelse, egnethed til forskellige aktiviteter, udstyr, evt. billeder af lokalet Kontakt til foreninger. Hvis brugeren søger en aktivitet bør der fremkomme en liste med foreninger der tilbyder aktiviteten Kontaktoplysninger til anlæggenes personale med træffetider Kompatibilitet med kommunens andre IT-løsninger Mulighed for vedhæftede filer. Fx børneattester ved booking (foreninger) Administratorernes værktøjskasse. Administrator skal oprette, slette og ændre bookinger og føre statistik over brugen af systemet og anlæggene Godkendelse af bookinger. Bookingansøgninger over en periode skal godkendes af Administratorerne Koder. Der kan være kodelås på visse anlæg hvor brugeren ved booking kan få tilsendt en kode (via mobil) og låse sig ind 10

11 RUDERSDAL KOMMUNE KULTUR Øverødvej 246 B 2840 Holte Tlf Fax kultur@rudersdal.dk Åbningstid Mandag-onsdag kl Torsdag kl Fredag kl