Møde den 16. april 2018 Frandsensalen Hovedsamarbejdsudvalgsmøde, møde nr. 2, 2018 Referat Til stede: Brian Bech Nielsen, Berit Eika, Thomas Pallesen, Johnny Laursen, Niels Chr. Nielsen, Lars Bo Nielsen, Olav W. Bertelsen, Lotte Thue Pedersen, John Kapstadt, Helle Colding Seiersen, Bertha B. Mortensen, Peter Kithler, Uffe Pilegaard Larsen, Anders K. Mostrup, Marie Vejrup Nielsen, Helle Hasager Damkier, Marie Louise Pold som suppleant for Caroline Adolphsen, Steen Henrik Møller, Uffe Engberg samt Anne Lindholm Behnk Afbud: Arnold Boon, Caroline Adolphsen og Mimi Mehlsen Referent: Dorrit Wedendahl Gæst: Vicedirektør Niels Jørgen Rasmussen, AU Økonomi og Bygninger under punkt 3 og 4. Dagsorden 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden 2. Ny valgperiode for HSU 3. AU s økonomi 4. AU s udbudsstrategi 5. Akkreditering. Indlæg af Berit Eika 6. Opsamling på MUS og kompetenceudvikling 7. Orientering fra formand og ledelsen 8. Meddelelser fra næstformænd og medarbejderside 9. Kommunikation fra mødet 10. Skriftlig orientering 11. Eventuelt 12. Næste møde Dato: 23. maj 2018 Sags nr.2018-261-000001: Ref: dew Side 1/9 Highlights fra HSU-mødet AU s udbudsstrategi: HSU har drøftet universitetsledelsens udkast til strategi for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. Det er aftalt, at medarbejderrepræsentanterne nedsætter et udvalg, som kommer med input til strategien. Kompetenceudvikling: FUSA (Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser) har bevilget 300.000 kr. til projekt om digital dannelse og parathed hos de administrative medarbejdere på AU. FUSA har også bevilget 330.000 kr. til projekt om digitalisering på ST med titlen Vores digitale arbejdsplads. Løft af det digitale kompetenceniveau gennem uddannelse af udvalgte IT-talenter, fokus på videndeling og digitalt mindset samt fremme af digitaliseringsparatheden på tværs af administrationscenter ST. Næstformænd i HSU: Lotte Thue Pedersen og Olav W. Bertelsen er næstformænd i HSU i valgperioden fra 1. marts 2018 til 29. februar 2020. Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 53 8200 Aarhus N Tlf.: +45 8715 0000 E-mail: hr@au.dk Web: www.au.dk
Side 2/9 Referat 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Ny valgperiode for HSU Brian Bech Nielsen bød velkommen til nyvalgte medlemmer til HSU, som er: Lotte Thue Pedersen Uffe Pilegaard Larsen Uffe Engberg Helle Hasager Damkier Caroline Adolphsen 0g til nyvalgte suppleanter, som er: Esben Hansen Camilla Skovbjerg Paldam Inger Merete Paulsen Simon Bygdin Jesper Jühne Louise Margrethe Pedersen Steffen Junker Lotte Thue Pedersen og Olav W. Bertelsen er næstformænd i valgperioden fra 1. marts 2018 til 29. februar 2020. Brian Bech Nielsen bød velkommen til HSU med ønske om, at fortsætte den gode dialog og godt samarbejde den nye valgperiode. 3. AU s økonomi drøftelse AU s årsresultat 2017 (årsrapport 2017) og status på AU s udviklingskontrakt Brian Bech Nielsen oplyste, at bestyrelsen på møde den 11. april 2018 havde godkendt årsrapport 2017. Brian Bech Nielsen redegjorde for opfyldelsen af e udviklingskontraktens mål. Udviklingskontrakten er afsluttet med udgangen af 2017, og ud af 16 mål er 10 mål opfyldt. Selv om 6 mål ikke er opfyldt, vurderer universitetsledelsen det som tilfredsstillende. Af de 6 mål, som ikke er opfyldt, skyldes den manglende målopfyldelse for 3 af målene (studietilfredshed, andel af udenlandske full-degree studerende samt økonomiske omfang af samarbejdsaftaler med det omgivende samfund) en negativ påvirkning som følge af ændring i de eksterne rammebetingelser, som AU ikke har haft indflydelse på (fremdriftsreform, dimensionering og 2 % besparelse på bevillingen til myndighedsopgaver). Og selv om målet om en øgning af studietilfredsheden ikke er nået, er studietilfredsheden stadig på
et højt niveau. To mål forskningsproduktion ved BFI-publikationspoint og antallet af studerende på frivillige talentspor har begge udviklet sig positivt, men ikke så meget som målsat. Fremadrettet vil der være fokus på fortsat forbedring. Målet om forskningsimpact er ikke indfriet. Der er sket et fald i impact de seneste to år. Det er ikke tilfredsstillende. Der er sat fokus på at styrke rekrutteringen af forskere og internationalisering, som forventes at forbedre forskningsimpact. Men der vil gå et stykke tid, inden der kan ses en effekt. Forskningsimpact måles over en 4-årig periode, og er således en måling på fortiden. Side 3/9 Niels Jørgen Rasmussen oplyste, at årsrapporten 2017 viser et positivt årsresultat på 68 mio. kr. Det svarer til ca. 1 % af AU s omsætning. AU s økonomi er sund og i balance, og årsresultatet betyder, at AU s egenkapital udgør 14 % af omsætningen. En række nye strategiske satsninger er budgetteret, og årsresultatet giver alene anledning til mindre justeringer i budgettet i forhold til det allerede planlagte. Målet er fortsat, at egenkapitalen udgør 10 % af omsætningen i 2021. Der er i 2017 sket en vækst i forbruget af eksterne forskningsmidler, og der er hjemtaget flere forskningsmidler fra danske private fonde. Begge dele er en positiv udvikling. HSU s drøftelse: Uffe Engberg spurgte, om de strategiske satsninger indebærer økonomiske forpligtigelser i forlængelse af satsningsperioden. Brian Bech Nielsen svarede, at der er tale om investeringer, som resulterer i en drift på området. Den indarbejdes i budgettet fremadrettet på det enkelte fakultet. Anders K. Mostrup fandt det svært at forstå, at der samtidig med overskud både i 2016 og 2017 også skulle finde afskedigelser sted på AU begrundet med manglende økonomi. Brian Bech Nielsen sagde hertil, at reduktionen på 2 % i bevillingerne til uddannelse og myndighedsopgaver betyder, at der også reduceres med 2 % årligt på de administrative udgifter. Endvidere udgør en del af overskuddet et positivt afkast på de finansielle poster, som er vanskeligt at forudsige. Brian Bech Nielsen sagde videre, at der bliver god brug for de opsparede midler i forbindelse med flytningen til den nye universitetscampus de kommende år. Olav W. Bertelsen fandt det vigtigt, at der er en vis buffer i egenkapitalen, således at små økonomiske udsving kan klares, men det var Olav W. Bertelsens opfattelse, at nogle af de gennemførte afskedigelser kunne have været undgået ved rettidig omhu, og han fandt også, at der kunne have været anvendt strategiske midler for at klare økonomiske problemer i en kortere periode på
berørte institutter. Side 4/9 Johnny Laursen bemærkede, at på ARTS er overskuddet udtryk for forberedelse af en fremtid med faldende uddannelsesindtægter. Niels Chr. Nielsen bemærkede, at det er vigtigt med sikkerhed og bæredygtighed i økonomien fremadrettet. Lars Bo Nielsen udtrykte forståelse for frustration over afskedigelser, men på HE havde det ikke været muligt at afvente situationen, da der ikke var sikkerhed for, at man kunne komme i mål økonomisk, og derfor havde afskedigelser været nødvendige. 4. AU s udbudsstrategi - drøftelse Thomas Pallesen s indledning: Det er ikke nyt, at AU bruger eksterne leverandører til forskellige ydelser. Det har AU gjort i mange år, og det vil også fortsætte. Men AU s ledelse og HSU har ikke tidligere drøftet hvilke forhold, der skal indgå i en vurdering af hvilke opgaver, der er egnet til konkurrenceudsættelse. Derfor har universitetsledelsen udarbejdet første udkast til en strategi for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. Konkurrenceudsættelse er ikke alene et spørgsmål om, en given ydelse kan udføres bedst og billigst, der kan også være andre hensyn at tage, når det skal vurderes om en opgave skal løses internt eller eksternt. Det kan f.eks. være økonomi i et langsigtet perspektiv, eller styrkelse af ledelsesressourcer til løsning af kerneopgaverne; forskning, uddannelse og myndighedsbetjening. HSU s drøftelse: Peter Kithler efterlyste en beskrivelse af erfaringer med udlicitering af opgaver. Olav W. Bertelsen takkede for strategiudkastet og muligheden for at medarbejderne kan komme med input. Han fandt, at udkastet mangler en beskrivelse af hvilken organisatorisk udvikling, man gerne vil have på AU og udtrykte bekymring for, at hvis enkeltopgaver formaliseres og løses af ekstern leverandører, så tabes blikket for synergi i opgaveløsningen. Olav W. Bertelsen pegede også på muligheden for strategiske partnerskaber med andre offentlige institutioner. Han fandt, at et fokus alene på private leverandører er for snævert. Det er måske også muligt at lave effektiviseringer med en fladere struktur, hvor der er færre ledelseslag. Olav W. Bertelsen fandt, at der er andre måder, at indfri målsætningerne i strategien på end konkurrenceudsættelse. Han fandt endvidere, at udkastet undervurderer værdien at have kompetencer inhouse. Dygtige driftsmedarbejdere spiller f.eks. væsentligt ind i udviklingen af forskningsfaciliteter. TP bemærkede, at AU løbende justerer i forhold til de erfaringer, der gøres
med udbud, og at strategien netop er udtryk for en pragmatisk tilgang til konkurrenceudsættelse og ikke udtryk for en ideologi. Strategien er en beskrivelse af de forskellige målsætninger og andre flere forskellige hensyn, der skal medtages i overvejelserne om en eventuel konkurrenceudsættelse af en given opgave. Side 5/9 Bertha Beck Mortensen gjorde opmærksom på, at det for mange medarbejdere er en ære at arbejde på universitetet, og at de har stor loyalitet, som måske ikke findes tilsvarende hos en ekstern leverandør. Uffe Pilegaard Larsen bad om, at der blev set på udkastets beskrivelse af beslutningskompetencen vedr. udbud af opgaver. Han kunne ikke støtte den beskrevne grænse for lokal beslutningskompetence (universitetsdirektør og dekan) på 10 omfattede medarbejdere. Peter Kithler m.fl. medarbejderrepræsentanter gav udtryk for, at nærhed og fleksibilitet er vigtigt, når der skal leveres service, og at dette kan være vanskeligt at opfylde for en ekstern leverandør. Lotte Thue Pedersen efterlyste med henvisning til udkastets beskrivelse af målsætningen om at konkurrenceudsættelse kan være et blandt flere redskaber til at levere endnu bedre ydelser, hvilke andre redskaber, der tænkes på. Thomas Pallesen oplyste hertil, at det f.eks. kan være samling af serviceopgaver, der bliver varetaget på instituttet i f.eks. administrationscenteret eller andre organisatoriske ændringer. Marie Vejrup Nielsen gjorde opmærksom på, at det er afgørende for de videnskabelige medarbejdere at de, der skal levere service, forstår hvad et universitet er. Det gør AU s medarbejdere. Marie Vejrup anmodede om, at der er tid til at lytte på medarbejderne og oplyste, at medarbejderrepræsentanterne gerne vil nedsætte et udvalg, som kommer med input til strategien. Olav W. Bertelsen lagde vægt på muligheden for at nedsætte dette udvalg. TP nævnte HAMU-HSU s APV-følgegruppe som et godt eksempel på, hvordan medarbejderne inddrages konkret i forhold til en ekstern leverandør. Brian Bech Nielsen samlede op på HSU s drøftelse således: - konkurrenceudsættelse skal ses i en helhedsbetragtning - der er ønske om at få indhentet erfaringer med udlicitering - loyaliteten for AU spiller en rolle - nærhed og fleksibilitet i serviceydelserne er vigtig - fastlæggelse af beslutningskompetencen ønskes diskuteret. Beslutning om konkurrenceudsættelse er i sidste ende en ledelsesbeslutning. - AU løser ikke alle opgaver bedst selv - konkurrenceudsættelse/udlicitering sker for helhedens/universitetets skyld
- medarbejderinddragelse er vigtig i forbindelse med konkurrenceudsættelse af konkrete opgaver - medarbejderrepræsentanterne nedsætter et udvalg, som kommer med indspil til strategien. Side 6/9 5. Akkreditering. Indlæg af Berit Eika: Berit Eikas præsentation vedlægges til HSU-medlemmerne. Her nævnes nogle udvalgte hovedpunkter: - AU arbejde med ét fælles kvalitetssystem for uddannelserne - Akkrediteringsprocessen blev påbegyndt i 2015 - Dokumentationen til akkrediteringen blev indsendt marts 2016 - Juni 2017 gav Akkrediteringsrådet en betinget positiv akkreditering til AU - Akkrediteringspanelet har fremhævet Under besøgene mødte akkrediteringspanelet ledelse, medarbejdere og studerende, som udviste stort engagement i og opbakning til kvalitetssikringsarbejdet og institutionens kvalitetssikringssystem, som de forskellige niveauer i organisationen finder velegnet til at sikre kvaliteten af universitetets uddannelser. Det er således panelets overbevisning, at alle niveauer på AU fra de studerende til den øverste ledelse ønsker at sikre kvaliteten og gerne deltager aktivt i udviklingen af kvalitetsprocesserne, hvilket ifølge panelet vidner om en levende kvalitetskultur - Kvalitetssystemet indeholder tre elementer: data; processer/dialog og opfølgning - Kvalitetsarbejdet har 3 niveauer: det løbende kvalitetsarbejde, helhedsvurderinger f.eks. med ekstern uddannelsesevaluering hvert 5. år, samt opsamling på tværs f.eks. vedrørende frafald - siden den betingede positive akkreditering har AU arbejdet med at supplere akkrediteringsmaterialet på Akkrediteringsrådets kritikpunkter med henblik på en reakkreditering - Kritikpunkterne er: dokumentation for uddannelsernes forskningsbasering, mangel på retningslinjer som sikrer, at de eksterne evalueringseksperter har de rette kompetencer - Supplerende dokumentation indsendes 26. april 2018 - Akkrediteringsbesøg 31. maj og 1. juni 2018 - Akkrediteringsrapporten sendes i høring i september 2018 - Akkrediteringsrådet træffer afgørelse i november 2018 - Universitetsledelsen forventer en positiv akkreditering HSU s bemærkninger: Olav W. Bertelsen nævnte, at der er behov for tydeliggørelse af hvilke dokumenter, der kommer til at ligge i undervisningsmiljøet, behov for enkelhed, og at dokumentationen også er brugbar lokalt. Berit Eika var enig heri, og nævnte at noget mere skabelonagtigt kunne være en forenkling. Johnny Laursen fremhævede, at akkrediteringsarbejdet fungerer godt mellem medarbejderne, og at der bliver samarbejdet godt om de nødvendige handlin-
ger i hverdagen. Side 7/9 6. Opsamling på MUS og Kompetenceudvikling - drøftelse Anne Lindholm Behnks indledning: Opsamlingen fra enhederne viser, at der finder gode dialoger sted mellem medarbejdere og leder. Denne forventningsafstemning er med til at sikre både præstation, udvikling og trivsel for den enkelte. Det er også indtrykket, at form og metode udvikles og tilpasses, og at kvaliteten øges ved at den årlige samtale suppleres med løbende dialog og forventningsafstemning. HSU s drøftelse: Lotte Thue Pedersen kvitterede for den skriftlige opsamling og beskrivelsen af gode eksempler fra institutterne. Det var også Lotte Thue Pedersens indtryk, at der finder gode dialoger sted i MUS. Peter Kithler roste ST for at give oplysninger om økonomi, og han så gerne, at der bliver givet økonomioplysninger på alle områder. Olav W. Berthelsen nævnte, at det fremadrettet kunne være ønskeligt at vide noget mere om kvaliteten af MUS. Oplever den enkelte, at man får noget ud af MUS? Vedr. økonomi oplyste JL, at der på ARTS s årligt afsættes 1,5 mio. kr. af de strategiske midler til kompetenceudvikling, og at der er modtaget 700.000 kr. til projekt om Digital literacy fra SCKK (Statens Center og Kvalitets- og Kompetenceudvikling). Lars Bo Nielsen advarede mod, at der skal udarbejdes tal efter en fælles standard. Drøftelsen af økonomi knyttet til kompetenceudvikling er en decentral opgave. Brian Bech Nielsen afsluttede drøftelsen med at konkludere, at den årlige opsamling på MUS fortsat skal være skriftlig,som tidligere aftalt i HSU, gerne indeholdende oplysning om økonomi og med mere ensartethed i beskrivelserne. Der ønskes også en opsamling på kvalitet i MUS. Brian Bech Nielsen nævnte også, at AU bør anvende fælles systemer, hvorfor hensigtsmæssigheden i at anvende flere forskellige systemer til understøttelse af MUS kan overvejes. 7. Orientering fra formand og ledelsesside - orientering Orientering om dagsorden for bestyrelsesmøde 11. april 2018 Brian Bech Nielsen fremhævede følgende fra bestyrelsesmødet den 11. april 2018: Ændring af AU s vedtægt: Bestyrelsen har godkendt ændring af AU s vedtægter med implementering af
de nye regler i universitetsloven om udpegning af medlemmer til universiteternes bestyrelse. Brian Bech Nielsen oplyste, at der skal nedsættes et såkaldt udpegningsorgan på 10 medlemmer, som skal udpege de eksterne medlemmer og formanden for bestyrelsen efter indstilling fra et indstillingsudvalg. Udpegning af bestyrelsesformanden skal godkendes af uddannelses- og forskningsministeren. Side 8/9 Medlemmerne til udpegningsudvalget udpeges af AU s akademiske råd i fællesskab (2 medlemmer), Beskæftigelsesrådet (3 medlemmer), Danske Gymnasier (1 medlem), Danske Regioner (1 medlem), bestyrelsen ( 1 medlem), Hovedsamarbejdsudvalget ( 1 medlem) studenterorganisationer repræsenteret i bestyrelsen ( 1 medlem). Hovedsamarbejdsudvalget skal udpege en repræsentant for de ansatte på AU. Udpegningsperioden er 4 år. Indstillingsudvalget består af bestyrelsesformanden, 2 medlemmer fra bestyrelsen, 1 repræsentant for Uddannelses- og Forskningsministeriet og 2 medlemmer, som udpeges af udpegningsorganet. Den strategiske rammekontrakt: Forhandling om det strategiske rammekontrakt mellem ministeriet og AU/bestyrelsesformanden forløber efter planen. Rammekontrakten er tættere på AU s strategi, og der søges fastsat mål og indikatorer, som måler på den retning/udvikling, som AU ønsker at bevæge sig i. Strategiopfølgning: Strategiopfølgningen omfatter opfølgning på udviklingskontraktens mål ( se punkt 3) og på AU s egne fastsatte mål. Samlet set er universitets tilstand tilfredsstillende. AU står godt og er godt rustet til fremtiden. Men det betyder ikke, at universitetsledelsen er tilfreds på alle punkter. Campus 2.0: De overordnede rammer for Campus 2.0. (Universitetsbyen) er lagt fast. Der arbejdes fortsat med en masterplan for hele AU, som tegner AU s overordnede udvikling for de næste 10-20 år. Det ventes, at bestyrelsen kan vedtage masterplanen i oktober 2018. Forskerpark Foulum: Forskerpark Foulum omdannes til en erhvervsdrivende fond. AU s samarbejde med forskerparken fortsætter uændret.
8. Orientering fra næstformænd og medarbejderside orientering Lotte Thue Pedersen oplyste, at FUSA (Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser) har bevilget 300.000 kr. til ansøgt projekt om digital dannelse og parathed hos de administrative medarbejdere på AU. Projektet har 3 moduler: fremtidens administration på AU, digitalisering i egen funktion samt nødvendige kompetencer. Projektet omfatter 60 administrative medarbejdere. Side 9/9 Peter Kithler oplyste, at FUSA har bevilget 330.000 kr. til ansøgt projekt om digitalisering på ST med titlen Vores digitale arbejdsplads. Løft af det digitale kompetenceniveau gennem uddannelse af udvalgte IT-talenter, fokus på videndeling og digitalt mindset samt fremme af digitaliseringsparatheden på tværs af administrationscenter ST. 9. Kommunikation fra mødet - beslutning HSU besluttede, at nævne drøftelsen af strategien for konkurrenceudsættelse, og medarbejderrepræsentanternes udvalg, som skal komme med indspil til strategien i highlights fra mødet. Endvidere nævnes valget af næstformænd samt de bevilgede midler fra FUSA. 10. Skriftlig orientering Der var ingen spørgsmål til den udsendte årsplan og medlemsfortegnelsen. 11. Eventuelt Helle Colding Seiersen spurgte om, hvad der skal ske med sparede lønmidler på AU i tilfælde af, at der bliver konflikt. Brian Bech Nielsen svarede, at der ikke er nogen oplysninger herom. Finansministeriet kan tage en dispositionsbegrænsning i anvendelse, hvis lønmidlerne skal tilbageføres. Olav W. Bertelsen nævnte, at der vil skulle anvendes midler til genoprettelse, når en eventuel konflikt er slut. Helle Colding Seiersen bad om, at alle HSU-medlemmer inviteres til AU s årsfest i september. Brian Bech Nielsen gav tilsagn om at overveje anmodningen. 12. Næste møde Næste HSU-møde er 7. juni 2018 kl. 11.00-13.00. Mødet holdes i Nobelsalen i Nobelparken. Der er fælles HAMU-HSU-møde samme dato og sted kl. 13.30-15.00.