Driftsaftale mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og Lundsbjerg Børnehave
Faaborg-Midtfyn Kommune er organiseret efter principper om decentral ledelse og central styring, som udmøntes gennem dialogbaseret aftalestyring. Den selvejende daginstitution er en selvstændig juridisk enhed, hvor ansvaret og kompetencen ligger hos bestyrelsen. Bestyrelsen er således aftaleholder. Det af kommunen udarbejde koncept for aftalestyring og de udarbejdede spilleregler for dialogbaseret aftalestyring er derfor gældende for den selvejende institution, medmindre andet fremgår af bestemmelserne i driftsaftalen. Driftsaftalen suppleres af den dialogbaserede aftale, som indgås mellem bestyrelsen som aftaleholder og Opvækst og Læring. Dialogen omkring udarbejdelse af aftaler for koncernområdet og for den enkelte aftaleholder foregår bl.a. på ledermøder og i forbindelse med årlige statussamtaler. ----------------- o o 0 o o ------------------ I henhold til dagtilbudsloven indgås følgende driftsaftale mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og bestyrelsen for Lundsbjerg Børnehave. Den selvejende institution er en selvstændig juridisk enhed og bidrager med mangfoldighed, innovation og variation. Dette variationsrum er beskrevet i denne driftsaftale. Der er for institutionen oprettet vedtægter, der er godkendt af Kommunalbestyrelsen. I henhold til dagtilbudsloven har Kommunalbestyrelsen det overordnede ansvar for dagtilbuddene i kommunen. De selvejende institutioner indgår i kommunens dagtilbudsstruktur, og er en integreret del af både kommunens samlede generelle tilbud til børn og af den forebyggende og støttende indsats til børn. Selvejende daginstitutioner er omfattet af kommunens børnepolitik og af de af kommunen fastsatte mål og rammer for dagtilbuddenes arbejde. Side 2
1 Tildeling af pladser Antallet af pladser i institutionen står til rådighed for Faaborg-Midtfyn Kommune. Antallet af pladser fastsættes for et år ad gangen. I foråret aftales normeringen for det kommende år på et møde mellem institutionens leder og pladsanvisningen. Normeringen fastsættes ud fra antallet af børn på venteliste og befolkningsprognosen for hele institutionens nærområde. Ved normeringsmødet tages der hensyn til kapacitetsudnyttelsen for alle institutioner i området. Normeringsprocessen er ens for alle institutioner, hvortil kommunen anviser børn. Hver gang pladsanvisningen sender tilbud til et barn om optagelse i institutionen, er tilbuddet aftalt mellem pladsanvisningen og lederen. Det er bestyrelsens ansvar, at det indskrevne antal børn og det aktuelle personale lovligt kan rummes i institutionens fysiske rammer. 2 Åbningstider Kommunen fastsætter den ugentlige åbningstid samt rammerne for den daglige åbningstid. Bestyrelsen fastsætter inden for disse rammer den konkrete åbningstid. Den af bestyrelsen fastsatte åbningstid meddeles kommunen. Den selvejende institution skal overholde kommunens retningslinjer for lukkedage i dagtilbud. Dog kan den selvejende institution beslutte at holde åbent uanset lavt fremmøde, herunder i sommerferien. 3 Ansættelse og afskedigelse Institutionens bestyrelse ansætter og afskediger personale inden for de rammer, der er fastsat i det af kommunen godkendte budget, jf. 4 og 9. Ansættelse af institutionens leder sker under forudsætning af kommunens forudgående godkendelse. Ansættelse kan derfor ikke meddeles, før kommunens godkendelse foreligger. 4 Løn- og ansættelsesmæssige forhold Løn og andre ansættelsesvilkår for institutionens personale fastsættes i henhold til de af KL efter forhandling med de for institutionens personale forhandlingsberettigede personaleorganisationer indgåede overenskomster og fastsatte bestemmelser. Institutionen er underlagt Kommunernes Lønningsnævns kompetence og løntilsyn. Side 3
Bestyrelsen har kompetence til at forhandle og indgå aftaler med de faglige organisationer om lokal løndannelse. Bestyrelsen er ansvarlig for, at der er budgetmæssig dækning for sådanne aftalte løn elementer, og at aftalen holder sig inden for de af Kommunalbestyrelsen fastsatte retningslinjer/ lokale aftaler / rammer. Beregning og udbetaling af lønninger sker ved institutionens foranstaltning. 5 Den daglige ledelse Som aftaleholder har bestyrelsen ansvaret for institutionens drift i forhold til kommunen. Den daglige drift og den pædagogiske ledelse varetages af institutionens leder under bestyrelsens ansvar. Ved den daglige leders fravær ved fx ferie eller sygdom er bestyrelsen forpligtet til at sørge for, at det er afklaret og udmeldt til personalet, hvem der har ansvaret for den daglige ledelse i fraværsperioden. I tilfælde af den daglige leders fravær ved fx sygdom er bestyrelsen forpligtet til at forholde sig til en konstituering eller ansætte en vikar for lederen. Der tilføres ikke institutionen ekstra budgetmidler hertil. I perioden fra den daglige leders fravær og frem til konstituering eller ansættelse af en vikar har bestyrelsen ansvaret for institutionens daglige drift og skal således varetage og påtage sig ansvaret for samtlige ledelsesopgaver. Såfremt den konstituerede leder eller ansatte vikar viser sig ikke at kunne løfte opgaven, er det ligeledes bestyrelsen som arbejdsgiver, der har ansvaret herfor. Bestyrelsen forpligter sig til hurtigst muligt og inden for de ansættelsesretlige rammer at afklare vilkårene omkring den fraværende daglige leder, således at den ledende bemanding kan gøres permanent og stabil. 6 Personalepolitik Bestyrelsen skal vedtage en personalepolitik, som skal gælde for institutionen. Personalepolitikken skal som minimum sikre overholdelse af gældende lovgivning, samt gældende regler i henhold til aftaler indgået mellem KL og de forhandlingsberettigede organisationer. Bestyrelsen kan opfylde forpligtigelserne i 6 ved at tilslutte sig kommunens personalepolitik eller dele heraf. Bestyrelsens valg meddeles institutionens medarbejdere og kommunen. Side 4
7 Administration Institutionen har i henhold til dagtilbudsloven valgt at varetage administrationen selv og modtager tilskud hertil fra kommunen. Tilskuddet udgør et beløb svarende til gennemsnittet af de aftalte administrationstilskud pr. barn, som kommunen allerede yder til selvejende daginstitutioner i kommunen, der varetager alle fem administrationsopgaver - løn, bogføring, budget/regnskab, revision og personale juridisk bistand. Institutionens bogholderi og regnskabsførelse vedrørende personaleudgifter samt øvrig drift, betaling af ejendomsudgifter og husleje, varetages af institutionen eller dennes administrator. Regnskab indsendes til kommunen inden en af denne fastsat frist. Bestyrelsen har ansvaret for regnskabsaflæggelsen. Institutionen kan ændre sit valg med 3 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår. Ændringen træder i kraft pr. 1. januar det efterfølgende år. 8 Indkøbspolitik Institutionen har fravalgt at benytte kommunens indkøbsaftaler. Institutionen forhandler egne indkøbsaftaler, men er desuagtet omfattet af de effektiviseringsgevinster, der måtte udmøntes som følge af kommunens indkøbspolitik. Institutionens valg gælder frem til genforhandling af nærværende kontrakt. 9 Budget og driftsmidler Kommunen afholder institutionens udgifter til driften som daginstitution til børn på grundlag af det af kommunen godkendte årsbudget og i henhold til retningslinjer fastsat af kommunen. Institutionen er således omfattet af de af Kommunalbestyrelsens fastsatte retningslinjer i form af tildelingsmodellen, vippenormering pengene følger barnet, økonomisk selvforvaltning, rammestyring, barselspulje samt andre retningslinjer om anvendelse af driftsmidler, herunder det til enhver tid gældende koncept for aftalestyring. Budget udarbejdes af kommunen på grundlag af oplysninger fra bestyrelsen. Bestyrelsen er forpligtet til på ethvert tidspunkt at meddele kommunen de oplysninger, som forlanges til brug for kommunens tilsyn. Hvor bestyrelsen vælger at lade administrationen, herunder lønudbetaling, varetage af en administrator, er bestyrelsen forpligtet til at sikre, at administrator Side 5
holder institutionens driftstilskud adskilt fra andre midler herunder administrators egne midler på en særlig konto. Bestyrelsen skal overholde de af Indenrigsministeriet fastsatte regler om budget og kasse- /regnskabsspørgsmål. Bestyrelsen forpligter sig til nøje at overholde det af kommunen godkendte budget samt til at indhente fornøden tillægsbevilling til dækning af uforudsete udgifter, før disse afholdes. Bestyrelsen foretager en løbende budgetkontrol efter regler, der er fastsat af kommunen. Institutionen må ikke indgå leje- og leasingaftaler uden forudgående rådgivning og godkendelse fra kommunen. Institutionen må ikke indgå aftaler med væsentlige bindinger, som løber længere end perioden for den dialogbaserede aftale, uden kommunens godkendelse. 10 Budgetopfølgning Bestyrelsen har ansvaret for, at budgettet overholdes. Bestyrelsen skal løbende foretage budgetopfølgning som en del af ledelsestilsynet. Budgetopfølgning skal i øvrigt ske i overensstemmelse med de til enhver tid gældende Spilleregler for decentral ledelse og central styring. 11 Udbetaling af driftsmidler Til imødegåelse af institutionens daglige drift udbetaler kommunen efter særlig aftale månedsvis forskud. Den endelige fastsættelse af kommunens betaling af udgifter til institutionens drift sker på grundlag af institutionens årsregnskab, der skal omfatte både driftsregnskab og status, og aflægges i overensstemmelse med budgettets kontoplan. 12 Optagelse af lån Institutionen kan ikke uden kommunens forudgående samtykke træffe beslutning om optagelse eller overtagelse af lån, ej heller ved mellemregning med andre institutioner, eller ændringer i lånevilkår eller forpligte sig ved kaution eller anden økonomisk garanti eller foretage ændring af vilkår for eventuelle eksisterende garantiforpligtelser eller lignende. Institutionen kan ikke påtage sig forpligtelser, der skal finansieres ved optagelse af lån, forinden institutionen har opnået kommunens samtykke til finansiering ved lån. Side 6
13 Bygningen Egne bygninger: Kommunen afholder institutionens udgifter til den faste ejendom svarende til ejerens dokumenterede faktiske udgifter ved ejendommen, såsom eventuelle udgifter til renter og afdrag på prioritetslån optaget med kommunens godkendelse, ejendomsskatter, renovation og forsikring, alt i henhold til det af kommunens godkendte årsbudget jf. 9. Regnskab over ejendommen indgår i institutionens årsregnskab. Pr. 1. januar 2017 tildeles institutionen ikke længere budgetmidler til indvendig vedligeholdelse. Bygningen indgår herefter tilsvarende de kommunale bygninger i kommunens vedligeholdelsesplaner. Indvendig vedligeholdelse varetages af kommunen, og udgifterne hertil afholdes af kommunen. Der tildeles ikke budgetmidler til udvendig vedligeholdelse. Bygningen indgår tilsvarende de kommunale bygninger i kommunens vedligeholdelsesplaner. Udvendig vedligeholdelse varetages af kommunen, og udgifterne hertil afholdes af kommunen. De udgifter, som kommunen måtte udrede til om- eller tilbygning og til ekstraordinær vedligeholdelse og til ekstraordinær anskaffelse af inventar, betragtes som lån og sikres ved pant i den faste ejendom for det faktiske beløb. Vilkår, herunder om nedskrivning, fastsættes i forbindelse med kommunens tilsagn om at yde lån. Lån forfalder til betaling ved driftsaftalens ophør eller tidligere, hvis den faste ejendom overdrages. Institutionen må ikke uden forudgående samtykke fra kommunen afhænde, pantsætte eller udleje institutionens faste ejendom, ligesom ejendommen ikke må benyttes til andet formål end daginstitution. Kommunale bygninger: Pr. 1. januar 2017 tildeles institutionen ikke længere budgetmidler til indvendig vedligeholdelse. Bygningen indgår herefter i kommunens vedligeholdelsesplaner. Indvendig vedligeholdelse varetages af kommunen, og udgifterne hertil afholdes af kommunen. Der tildeles ikke budgetmidler til udvendig vedligeholdelse. Bygningen indgår i kommunens vedligeholdelsesplaner. Udvendig vedligeholdelse varetages af kommunen, og udgifterne hertil afholdes af kommunen. Den selvejende institutions brugsret til de kommunale bygninger ophører samtidig med driftsaftalens ophør. Lejede lokaler: Side 7
Kommunen afholder institutionens udgifter til husleje m.v. i henhold til den af kommunen godkendte lejeaftale. Ændringer i lejeaftalen kan kun ske med kommunens godkendelse. Pr. 1. januar 2017 tildeles institutionen ikke længere budgetmidler til indvendig vedligeholdelse. Den indvendige vedligeholdelse, der påhviler institutionen, jf. lejekontrakten, varetages af kommunen, og udgifterne hertil afholdes af kommunen. Lejemålet indgår herefter i kommunens vedligeholdelsesplaner. Der kan henvises til det dokument, der udarbejdes fra kommunale bygninger vedrørende den indvendige vedligeholdelse. De udgifter, som kommunen afholder til om- eller tilbygninger, ekstraordinær vedligeholdelse og ekstraordinære anskaffelser af inventar, betragtes om lån. Sådanne lån sikres i et gældsbrev. Vilkår herfor, herunder om nedskrivning, fastsættes i forbindelse med kommunens tilsagn om at yde lån. Lån forfalder til betaling ved driftsaftalens ophør. Ved alternativ finansiering over en huslejeforhøjelse, jf. erhvervslejeloven, kræves kommunens forudgående godkendelse. 14 Løsøre og inventar Ved driftsaftalens ophør tilfalder alt løsøre og inventar, der er finansieret over kommunens budget, Kommunalbestyrelsen. Dog med respekt af eventuelle bygningsbestanddele og tilbehør, der måtte være omfattet af tinglyst pant i den faste ejendom, jf. tinglysningsloven. 15 Forsikring Institutionen er forpligtet til at sørge for tegning af de nødvendige forsikringer, herunder bygningsforsikring, løsøreforsikring samt ansvars- og arbejdsskadeforsikring. Det er muligt at lade forsikringerne tegne hos kommunen. Er institutionen forsikret hos kommunen, skal kommunens forsikringspolitik følges. Institutionen har samtidig mulighed for at få bistand fra kommunens forsikringskontor samt at deltage i kommunens forebyggende tiltag. Bygninger, der ejes af Faaborg-Midtfyn Kommune, skal bygningsforsikres af Faaborg-Midtfyn Kommune. 16 Formue Side 8
Ved institutionens ophør skal anvendelse af en eventuel formue godkendes af kommunen. Anvendelsen skal ske i henhold til den godkendte vedtægt. Overskud, som er tilvejebragt via det kommunale driftstilskud, betragtes ikke som formue. 17 Opsigelse Overenskomsten kan opsiges af begge parter med 10 måneders varsel til den første i en måned. Overenskomstparterne har til enhver tid ret til genforhandling af nærværende driftsaftale. 18 Tilsyn og pædagogisk kvalitet Kommunen har i henhold til den sociale retssikkerhedslov både ret og pligt til at føre tilsyn med selvejende daginstitutioner. Ved tilsynet anvendes det af Kommunalbestyrelsen godkendte tilsynskoncept. Såvel institutionens leder som bestyrelsesformanden deltager i tilsynet. Bestyrelsen har som aftaleholder ansvaret for at følge op på de tilsynsrapporter, der udarbejdes. Den selvejende institution skal til enhver tid leve op til de af Kommunalbestyrelsen vedtagne kvalitetsstandarder for dagtilbud. Får kommunen indtryk af på baggrund af fx tilsyn, forældreklager eller andet at der er elementer i den pædagogiske kvalitet, som ikke lever op til den forventede kvalitet, iværksættes følgende procedure: Uge 1: Møde med Opvækst og Læring og institutionen v/bestyrelsesformand og daglig leder. På baggrund af mødet får institutionen fra mødedato 2 uger til at udarbejde en procesplan. Uge 3: Institutionen fremsender procesplan, som skal godkendes af fagchefen. Uge 4-7: Uge 8: Opvækst og Læring gennemfører opfølgende tilsyn på baggrund af procesplanen. Møde med Opvækst og Læring og institutionen v/bestyrelsesformand og daglig leder, hvor fagchefen konstaterer, om der er den fornødne fremdrift i genopretning af tilliden til kvaliteten i institutionen. Har tiltagene ikke har medført denne fornødne fremdrift, får institutionen 1 uge til at revidere procesplan og tiltag. Alternativt afsluttes forløbet. Side 9
Uge 9: Institutionen fremsender ny procesplan, som skal godkendes af Koncernchefen. Uge 11-12: Opvækst og Læring gennemfører tilsyn på baggrund af procesplanen. Uge 13: Møde med Opvækst og Læring og institutionen v/ bestyrelsesformand og daglig leder. Fagchefen vurderer på mødet, om den fornødne fremdrift i genopretningen af tilliden til kvaliteten i institutionen nu er til stede. Forældreklager skal altid behandles skriftligt, og Opvækst og Læring skal kopiorienteres om svaret. Forvaltningsretlige principper og regler om klagesagsbehandling skal overholdes. Driftsaftalen træder i kraft 1. december 2016. Dato: / 2017 Borgmester Christian Thygesen Kommunaldirektør Helene Bækmark Dato: / 2017, formand Side 10
Side 11