Instruks nr. 1 Håndtering af varsler og alarmer Opgave: Iværksættelse af informationer til relevante chefer og nøglepersoner hurtigst muligt efter at varslet / alarmen er modtaget. Modtagelsen af et varsel eller en alarm: Tilgår normalt ved at beskeden tilgår vagthavende indsatsleder (ISL) fra Politiets alarmcentral 112 eller fra Midt- og Vestjyllands Politi. Vagthavende ISL skal straks kontakte Beredskabschefen, der kontakter Borgmesteren eller dennes stedfortræder. Kommer et varsel /alarm direkte til en forvaltning, kontaktes Beredskabschefen, der herefter Kontakter Borgmesteren eller dennes stedfortræder. Beredskabsniveauet vurderes og ud fra denne vurdering iværksættes varsel, tilkaldelse af fagchefer og nøglepersoner. Politiets Alarmcentral Falcks vagtcentral Vagthavende Indsatsleder Beredskabschefen Borgmester eller stedfortræder Kommunaldirektøren Revideret: 14. november 2017
Ledelse / ansvar udførelsen af opgaven: Inden for den normal arbejdstid: Iværksættes alarmering jf egne instrukser i Delplanerne Fagchefer og nøglepersoner klargør sig til første stabsmøde, der udsendes mødeindkaldelse, Se Instruks 8 - mødeindkaldelse. Udenfor normal arbejdstid: Beredskabschefen sikrer sig der sker en kontakt til relevante fagchefer og nøglepersoner Se Bilag 3 + bilag 4 - kontakt-intern. Den enkelte fagchef søger hurtigst muligt at skaffe et overblik over ressourcer og igangværende opgaver. Ikke livsvigtige opgaver igangsættes ikke. Organisation: Forvaltningens normal organisation kan klare forvaltningens normale opgaver. Ikke behov for ekstern forstærkning Forvaltningens normale organisation kan ikke klare de normale opgaver samtidig med de nye opgaver (der sker en prioritering af opgaverne) Behov for eksterne ressourcer. Bemanding; Beredskabsniveau I og II Forvaltningens normale bemanding søger at løse opgaverne. (evt. efter en prioritering ) Beredskabsniveau III Forvaltningens samlede personel tilkaldes og orienteres om situationen. Bemandingen kan efter vurdering af krisestaben blive forøget eller formindsket. Indgående kontakter sker til tlf. 12345678 skal afklares hvor der er døgnbemanding 2
Instruks nr. 2 Instruks for log og journalføring Opgave: Instruks for logføring og journalisering + vejledning Instruksen aktiveres, når staben aktiveres. Ledelse/ansvar udførelsen af opgaven: Sekretariatschefen for Byråds- og direktionssekretariatet Organisation: Beredskabsniveau II og III er iværksat Bemanding: Til logføring, journalisering og modtagelse at indgående kommunikation til krisestaben benyttes personale fra Rådhusets stabsfunktioner Procedurer/foranstaltninger a. Opstart af log Loggen opstartes af krisestabschefen når det er besluttet at en krisestab skal aktiveres. b. Byråds- og direktionssekretariatet Starter loggen herunder en fortegnelse over interne og eksterne kontakter. c. I loggen skal der ske en kort beskrivelse ud fra: Tid hvem hvor hvad - 3
Instruks nr. 3 Aktivering af beredskabsniveau I Informationsberedskabet Opgave: Aktivering af informationsberedskab. Iværksættes når en hændelse vurderes til at kunne få så alvorlige konsekvenser for kommunen, at der skal etableres en koordinerende styringsgruppe. Sammensætning af styregruppe fremgår specifikt af indsatsplanerne for de respektive fagområder. Styringsgruppen ledes af beredskabschefen. Beredskabschefen tager initiativet til at etablere beredskabsniveau I. Borgmester og kommunaldirektør holdes løbende orienteret om situationen. Ledelse/ansvar udførelsen af opgaven: Beredskabschefen eller dennes stedfortræder Organisation: Beredskabschef Politisk niveau (udvalgsformand) Ekstern rådgiver Direktør (for fagområdet) Styringsgruppe Repræsentant for fagområdet Ekstern rådgiver 4
Bemanding: Indenfor normal arbejdstid varetages opgave af medarbejderne Uden for normal arbejdstid varetages opgaven af: Udfyldes Procedurer/foranstaltninger a. Modtagelse of ordre om aktivering af informationsberedskabet. Receptionen, vagthavende modtager ordre om aktivering af informationsberedskabet fra b. Varsling af chefer og nøglepersoner. Receptionen, kontakter chefer/nøglepersoner efter instrukser via telefon. c. Igangsætning af LOG Der skal igangsættes LOG d. Ændrede rutiner. Skærpet overvågning af kommunens mail, telefoner og telefax iværksættes e. Klargøring af Krisekommunikationsteamet (KKT) Relevant informationsmateriale klargøres. Kommunens hjemmeside opdateres. f. Indkaldelse af Beredskabsniveau II og III Indkaldelse af Beredskabsniveau II og / eller III forberedes. 5
Instruks nr. 4 Aktivering af beredskabsniveau II Stabsberedskab Opgave: Aktivering af Stabsberedskab. Iværksættes når der er behov for at indkalde chefer og nøglepersoner. Anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse. Der orienteres om fremgangsmåde for etablering af en krisestab under ledelse af Borgmesteren eller dennes stedfortræder. Ledelse/ansvar udførelsen af opgaven: Beredskabschefen eller dennes stedfortræder Organisation: Borgmesteren Direktionen Nøglepersoner Krisestaben Beredskabschef Sekretariat Relevante Fagchefer 6
Bemanding: Indenfor normal arbejdstid varetages opgave af medarbejderne Uden for normal arbejdstid varetages opgaven af: Udfyldes Procedurer/foranstaltninger a. Modtagelse of ordre om aktivering af Stabsberedskabet. Receptionen, vagthavende modtager ordre om aktivering af stabsberedskab fra Borgmesteren eller dennes stedfortræder eller Beredskabschefen. b. Varsling af chefer og nøglepersoner. Receptionen, kontakter chefer/nøglepersoner efter instrukser via telefon. c. Igangsætning af LOG Der skal igangsættes LOG d. Ændrede rutiner. Skærpet overvågning af kommunens mail, telefoner og telefax iværksættes Planlægger for forplejning og overnatning samt reserverer biler til brug for staben. e. Klargøring af Krisekommunikationsteamet (KKT) Relevant informationsmateriale klargøres. Kommunens hjemmeside opdateres. f. Indkaldelse af Beredskabsniveau II og III Indkaldelse af Beredskabsniveau II og / eller III forberedes. 7
Instruks nr. 5 Aktivering af beredskabsniveau II Operationsberedskab Opgave: Aktivering af Operationsberedskab. Iværksættes af Borgmesteren eller dennes stedfortræder ved større ulykker og katastrofer indenfor kommunens område når der kræves samarbejde, koordination og fordeling af ressourcer imellem kommunens fagområder samt eksterne myndigheder. Der etableres en krisestab under ledelse af Borgmesteren eller dennes stedfortræder. Ledelse/ansvar udførelsen af opgaven: Beredskabschefen eller dennes stedfortræder Organisation: Borgmesteren Direktionen Politiet Krisestaben Beredskabschef Andre myndigheder Fagchefer (ad hoc) Sekretariat 8
Bemanding: Indenfor normal arbejdstid varetages opgave af medarbejderne Uden for normal arbejdstid varetages opgaven af: Udfyldes Procedurer/foranstaltninger a. Modtagelse of ordre om aktivering af Operationsberedskabet. Receptionen, vagthavende modtager ordre om aktivering af stabsberedskab fra Borgmesteren eller dennes stedfortræder eller Beredskabschefen. b. Varsling af chefer og nøglepersoner. Receptionen, kontakter chefer/nøglepersoner efter instrukser via telefon. c. Igangsætning af LOG Der skal igangsættes LOG d. Ændrede rutiner. Skærpet overvågning af kommunens mail, telefoner og telefax iværksættes Planlægger for forplejning og overnatning samt reserverer biler til brug for staben. e. Klargøring af Krisekommunikationsteamet (KKT) Relevant informationsmateriale klargøres. Kommunens hjemmeside opdateres. f. Indkaldelse af Beredskabsniveau II og III Indkaldelse af Beredskabsniveau II og / eller III forberedes. 9
Instruks nr. 6 Pressestrategi En pressestrategi skal sikre, at styrelsens budskaber fremstår koordinerede og enslydende. Umiddelbart efter en hændelse kan mange medarbejdere i styrelsen være i tvivl om, hvad styrelsens holdning er til den bestemte sag og om, hvem der skal udtale sig om hvad. Den er derfor vigtigt, at der hurtigst muligt fastlægges, godkendes og udsendes en pressestrategi til alle dele af Beredskabsstyrelsen, og at den løbende opdateres efter behov. Pressestrategien skal som minimum omfatte følgende: - - - - Kort information om, hvilken hændelse det drejer sig om navn på kommunens talsmand eller talsmænd Hovedbudskaber Det skal i forbindelse med større hændelser særligt overvejes, hvad decentrale forvaltninger må udtale sig om, og hvad den centralt udpegede talsmand skal udtale sig om. Eksempel på en pressestrategi, hvor det normale decentrale kommunikationsansvar suspenderes: Sendes pr. mail Til alle forvaltninger mf. DMI har udsendt varsel om en meget kraftig orkan, der ifølge prognosen rammer hele landet i morgen aften kl. 19. Kommunen har forhøjet beredskabet til Beredskabsniveau II I medierne stilles der spørgsmålstegn ved, om myndighedernes beredskab herunder kommunens er tilstrækkeligt. Pressehenvendelser bedes henvist til Kommunikationsteamet For at koordinere presseindsatsen og sikre, at kommunens budskaber fremstår så enslydende som muligt, bedes ALLE pressehenvendelser fra nationale såvel som lokale medier henvist til KKT på tlf. 12345678 (omstilling). Sekretariatschefen for Byråds- og direktionssekretariatet er kommunens talsmand i sagen. Aftaler om alternative talsmænd koordineres af KKT. 10
Instruks nr. 7 Udfærdigelse af situationsmelding Opgave: Instruks nr. 7 aktiveres, når krisestab anmoder herom Ledelse/ansvar udførelsen af opgaven: Stabschefen Organisation: Beredskabsniveau II eller III Bemanding: Den enkelte forvaltning ansvarlig for udførelsen Procedurer/foranstaltninger a. Bilag nr. 7 Situationsmelding og bilag 6 ressourceoversigt udfyldes. Når Forvaltningerne mf. får besked herom, udfylder de ovennævnte skemaer omhandlende den enkelte forvaltnings situation og ressourcer. b. Udfyldelse med bestemt interval. Krisestaben kan vælge at give alle forvaltninger besked om at indsende rapporter med et bestemt interval. Der er herefter stabschefens ansvar at disse tider bliver overholdt. 11
Instruks nr. 8 Mødeindkaldelse Opgave: Bilag nr. 1 aktiveres, når første stabsmøde skal afholdt i krisestaben Ledelse/ansvar udførelsen af opgaven: Stabschefen (Kontaktoplysninger findes i den interne telefonbog.) Organisation: Kriseorganisationen Bemanding: Besluttet alt efter krisetypen Procedurer/foranstaltninger a. Indkaldelse til stabsmøde Ved indkaldelse til stabsmødet sendes bilag 2, dagsorden for stabsmøde, med ud. b. Ved stabsmøde Dagsorden følges og efterfølgende besluttes hvorledes at de efterfølgende dagsordner skal se ud 12
Instruks nr. 9 Dagsorden første stabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Mediebilledet 4. Kommunens opgave 5. Udpegning af stabschef og presseansvarlig 6. Sammensætning af organisationen 7. Bemanding af staben og stabsstøttefunktioner 8. Identifikation af relevante samarbejdspartnere Dagsorden 9. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 10. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsfora 11. Kommunikation 12. Orientering af Kommunens personale 13. Erfaringsopsamling 14. Eventuelt 15. Opsummering af væsentlige beslutninger 16. Næste møde 13
Instruks nr. 10 Dagsorden for stabsmøder Dagsorden Status og opdatering 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgave 4. Opgave 5. Kommunikation Andet 6. Punkter til erfaringsopsamling 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Næste møde 14