8. september 2014 DEFF årsberetning 2013 Forord v/formanden Den nye styregruppe blev udpeget i april 2014, og vi holdt vores første møde d. 12. juni 2013. Med et godt halvt år tilbage af 2013 hastede det med at fastslå fundamentet for Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbiblioteks (DEFF s) arbejde og planlægge indsatsen i resten af 2013. Styregruppen konstaterede, at grundlaget for DEFF s virke var den nuværende DEFF strategi for 2012-2016, samt at DEFF var indskrevet i Regeringens Innovationsstrategi, Danmark Løsningernes land under punkt 17 Styrke kommerciel adgang til viden. Styregruppen ønskede fremover at fokusere DEFF s arbejde gennem færre og større projekter, der skal vælges i et tæt samarbejde med DEFF s interessenter. I relation til de fire eksisterende programgrupper ønskede styregruppen, at de færdiggjorde deres arbejde i 2013, hvorefter gruppernes mandat som aftalt udløb. Grupperne blev bedt om at overvåge og færdiggøre eksisterende projekter i muligt omfang og forberede en afrapportering af den enkelte programgruppes samlede arbejde. For at disponere DEFF s resterende midler for 2013 planlagde styregruppen at behandle en række forslag til indsatsområder og blandt disse udvælge de tre mest effektfulde for DEFF s arbejde. Disse tre indsatsområder skulle danne ramme om et åbent projektkald, hvor institutioner blev opfordret til at ansøge om større projekter inden for indsatsområderne. I november 2013 indbød styregruppen til en konference, hvor nationale og internationale talere præsenterede deres bud på, hvilke udfordringer fag- og forskningsbiblioteksområdet står over for samt diskuterede udfordringerne med DEFF s interessenter. På samme konference fik programgruppeformændene mulighed for at afrapportere programgruppernes samlede arbejde. I forlængelse af konferencen gennemgik og udvalgte styregruppen de bedste ansøgninger og disponerede derved DEFF s resterende midler for 2013. Vi havde travlt, men vi nåede det hele. Børge Obel Indledning DEFF er et organisatorisk og teknologisk samarbejde mellem fag-, forsknings- og uddannelsesbibliotekerne, som samfinansieres af Ministeriet for Uddannelses- og Forskningsministeriet, Undervisningsministeriet og Kulturministeriet. DEFF er opført på finansloven under Kulturministeriet. DEFF henhører organisatorisk og bevillingsmæssigt under Kulturstyrelsen. DEFF har til formål at fremme udviklingen af et netværk af elektroniske biblioteker, der stiller deres elektroniske og andre informationsressourcer til rådighed for brugerne på en sammenhængende og enkel måde. DEFF yder tilskud til fælles udviklingsprojekter, udvikling af infrastrukturen og administrerer fællesindkøb af licenser. DEFF kan yde tilskud til DEFF Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard 2 1553 København V Danmark Telefon +45 3373 3373 Fax +45 3373 3372 E-post deff@kulturstyrelsen.dk www.deff.dk
internationale aktiviteter. DEFF forhandler og indgår kontrakter for elektroniske licenser på fag-, forsknings-, og uddannelsesbibliotekernes vegne. Alle danske fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker kan deltage i samarbejdet om DEFF. Styregruppen kan beslutte at levere services til andre videnbaserede institutioner og virksomheder. Koordinationsudvalget har det overordnede ansvar for DEFF og består af tre medlemmer. DEFF s daglige virksomhed ledes af en styregruppe bestående af en formand og 7 medlemmer med stemmeret. Sekretariatet yder bistand til koordinationsudvalget og styregruppen. Styregruppen kan derudover bede sekretariatet om at yde bistand til eventuelle arbejdsgrupper. Kulturstyrelsen varetager sekretariatsfunktionen for DEFF. Styregruppen indgår aftale med Kulturstyrelsen om drift. Ny DEFF styregruppe Koordinationsudvalget for DEFF udpegede i april 2013 en ny styregruppe og styregruppeformand. Den nye styregruppe bestod af: Formand Centerdirektør og professor Børge Obel, Aarhus School of Business, Aarhus Universitet Øvrige medlemmer Professor Marianne Lykke, Institut for Kommunikation, Aalborg Universitet Biblioteksdirektør Mogens Sandfær, DTU Bibliotek, Danmarks Tekniske Informationscenter Vicedirektør Birte Christensen-Dalsgaard, Det Kongelige Bibliotek, Danmarks Nationalbibliotek og Københavns Universitetsbibliotek Direktør Svend Larsen, Statsbiblioteket Rektor Anne-Birgitte Rasmussen, Københavns Åbne Gymnasium Bibliotekschef Peter Flodin, Professionshøjskolen Metropol Områdedirektør Trine Nielsen, Kulturstyrelsen Styregruppen blev udpeget for en fireårig periode fra 2013 til 2016. Nye arbejdsformer og projektkald Med udgangen af 2013 udløb de fire programgruppers mandatperiode. Grupperne var etableret til at implementere DEFF s strategi, og de var følgende: Programgruppe A: Adgang til viden for alle via en optimal digital infrastruktur Programgruppe B: Kompetencer og tjenester til støtte for undervisning, læring og udvikling Programgruppe C: Kompetencer og tjenester til støtte for forskning og udvikling Programgruppe D: Kompetencer og tjenester til støtte for innovation og erhvervsfremme Grupperne blev bedt om at overvåge og færdiggøre eksisterende projekter i muligt omfang i 2013 og forberede en afrapportering af den enkelte programgruppes samlede arbejde. Programgrupperne stod bag en lang række projekter og andre aktiviteter, der støttede biblioteksudviklingen og inddrog mange institutioner i arbejdet. Sekretariatet har deltaget i alle 2
programgrupperne med bl.a. faglig sparring, international koordination og administrativ bistand. Udløbet af mandatperioden, organisationsændringer i sekretariatet samt styregruppens ønske om fremover at fokusere DEFF s arbejde gennem færre og større projekter pegede frem mod nye arbejdsformer. Indsatsområder og projekter blev udvalgt i et samarbejde med DEFF s interessenter, og programgruppernes udvælgelse af projekter i samarbejde med sekretariatet blev afløst af rene projektkald. Her gav programgrupperne input til indsatsområder, styregruppen udvalgte indsatsområderne, og sekretariatet gennemførte projektkaldet. Alle DEFF institutioner kunne ansøge, og styregruppen ville udvælge få, store projekter til slut. Der blev fokuseret på projekter, der på kortere sigt var mest effektfulde for DEFF s arbejde. Sekretariatet modtog 11 projektansøgninger, og som del af udvælgelsesprocessen indbød styregruppen til en konference, der er beskrevet nøjere nedenfor. Til konferencen blev de seks mest lovende projektansøgninger udvalgt og præsenteret på konferencen. Endelig gennemgik og udvalgte styregruppen de tre bedste projekter til tilsagn i forlængelse af konferencen og disponerede hermed DEFF s resterende midler for 2013. De tre projekter var: Aarhus Universitetsbibliotek - E-læring, informationskompetencer og biblioteksservices - hvordan kan det digitale bibliotek bidrage til employability? Det Kongelige Bibliotek - Udbygning af indhold og udvikling af forretningsmodel til tidsskrift.dk DTU Bibliotek - Forskningsdokumentation og kommunikation til støtte for innovation og vækst. DEFF strategikonferencen DEFF s styregruppe inviterede til heldagskonference d. 25. november 2014 i Kosmopol. Titlen på konferencen var Fokus på Fremtidens Forskningsbibliotek Internationale perspektiver og digitale muligheder i styringen af forskningsbaseret viden. Figur 1: Kulturminister Marianne Jelved åbnede DEFF strategikonferencen. Programmet bød bl.a. på tre internationale topprofiler: 3
Michael Keller Director of Academic Information Resources, Founder/Publisher of HighWire Press. & Publisher of the Stanford University Press fra Stanford University Library Wim van der Stelt, EVP Corporate Strategy, Springer, Tyskland Cameron Neylon, Advocacy Director i Public Library Science, Storbritannien Oplægsholderne belyste set fra hver deres synspunkt, hvilke udfordringer og udviklingsmuligheder forskningsbibliotekerne står over for i fremtiden. Efter frokost blev formændene for DEFF s fire programgrupper interviewet om deres arbejde, samt hvilke udfordringer og indsatser de ser i fremtiden for forskningsbibliotekerne, med det formål at opdatere DEFF-strategien. Eftermiddagens program fokuserede på en række her-og-nu-indsatsområder, som var vigtige at fremme på kort sigt. På baggrund af indsendte synopser med projektforslag blev de seks mest lovende forslag præsenteret på konferencen med henblik på at kvalificere forslagene yderligere med hjælp fra publikum. Dagen blev rundet af med et oplæg fra Mendeley UK, der leverer et frit, internetbaseret værktøj, som anvendes til at organisere, dele og finde forskningsresultater. Licensindkøb DEFF gennemførte i perioden en række procesforbedringer for licensarbejdet. Kommunikationen med forlagene blev tilpasset efter en række nye principper, der tog udgangspunkt i introduktionen af årshjul og tavleoversigter med milepæle for forhandlingernes fremdrift. Sammen med disse tiltag samt indførelsen af standardskrivelse og fastlagte opfølgningsprocesser er overblikket over og styringen af de enkelte trin i forhandlingsforløbet blevet væsentligt forbedret. Figur 2: Udviklingen i DEFF s licensomsætning gennem årene De samlede indkøb voksede økonomisk, idet der totalt for 2013 blev gennemfaktureret ca. 173 mio. kr. fra forlagene til bibliotekerne. Heraf tegnede DEFF Indtægtsdækket Virksomhed (DEFF IV) sig for ca. 25 mio. kr. samtidig med opnåelsen af en tilfredsstillende omkostningsdækning. 4
DEFF IV startede på forsøgsbasis en udlicitering af administrationen af de leverede licenser til IV-kunderne. Forsøget evalueres i 2014 og vil ved et positivt resultat blive sendt i EU-udbud med henblik på en permanent ordning for DEFF IV. Den mest omkostningstunge licens blev genforhandlet grundet dens udløb ultimo 2013. Det drejede sig om Elsevier licensen, og denne fornyelse blev gennemført som et forhandlingsprojekt, der i høj grad inddrog og involverede repræsentanter fra institutionerne. Modellen var en succes, og den anvendes i optimeret form i 2014. DEFF s centrale licensorganisation har gennem året fået en række nye medarbejdere, da en række tidligere medarbejdere valgte at søge nye udfordringer i eller uden for Kulturstyrelsen. DeIC og DEFF samarbejde om datamanagement Forskningsdata er i stigende grad et vigtigt aktiv for såvel universiteterne som for samfundet, samtidigt med at mængden af digitale forskningsdata er stor og hurtigt voksende. På baggrund af dette etablerede DeIC og DEFF et samarbejde, og en inviteret interessentgruppe med repræsentation fra universiteterne, bibliotekerne og arkiverne opstillede en række principper for en data management strategi og pegede på centrale indsatsområder. Dette oplæg til National strategi og proces for data management blev behandlet i DeIC s bestyrelse og DEFF s styregruppe og herefter forelagt Rektorkollegiet. Der var behov for de danske rektorers opbakning til oplægget til strategi og proces, såfremt udfordringerne skal kunne imødegås med tilfredsstillende økonomisk, politisk og organisatorisk beslutningskompetence. Rektorkollegiet behandlede d. 11. november 2013 DeIC s og DEFF s oplæg til National strategi og proces for data management, der indstiller til at der udarbejdes strategi, handlingsplaner og økonomiske estimater for et antal strategiske indsatsområder. Styregruppen for National Data Management skal nedsættes for at tilse, at dette sker. Afsluttede projekter En række DEFF projekter blev afsluttet i 2013. Slutrapporter og andet fagligt materiale er placeret i projektbanken på http://projekter.bibliotekogmedier.dk. Internationalt samarbejde DEFF indgår i en række internationale samarbejder, hvor de vigtigste skal nævnes her. Knowledge Exchange er et partnerskab, der understøtter brugen og udviklingen af informations- og kommunikations teknologi (IKT) infrastruktur til højere uddannelse og forskning. Partnerne er: CSC - IT Center for Science i Finland Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (DEFF) i Danmark German Research Foundation (DFG) i Tyskland Jisc i Storbritannien SURF i Holland Yderligere information kan findes på http://www.knowledge-exchange.info/. I 2013 blev der leveret en lang række faglige arrangementer og andre resultater samtidig med, at en ny model for samarbejdet blev forhandlet på plads herunder en flytning af Knowledge Exchange kontoret fra DEFF i København til Jisc i Bristol. 5
I slutningen af året var DEFF vært i København ved den årlige strategikonference for partnernes topledelser. Figur 3: Deltagerne i Knowledge Exchange Strategy Forum i København Ligue des Bibliothégues Européennes de reserche Association of European Research Libraries (LIBER) er det vigtigste netværk for forskningsbiblioteker i Europa. LIBER omfatter mere end 400 national, universitets and andre biblioteker fra mere end 40 lande. LIBER's netværk er ikke begrænset til området for den Europæiske Union og deltagelse af europæiske biblioteker uden for unionen tilskyndes. Yderligere information kan findes på http://libereurope.eu/. DEFF sekretariatet har plads i programkomiteen for årskonferencen, der fandt sted i juni 2013 i München i Tyskland, hvor også DEFF deltog. SCOAP3 er et enestående partnerskab for tusinder af biblioteker, forskningsfonde of forskningscentre i tre dusin lande. I samarbejde med ledende forlag har SCOAP3 konverteret nøgle tidsskrifter på området højenergi fysik til Open Access uden omkostninger for forfattere. CERN leder SCOAP3 aktiviteterne fra Geneve i Schweiz. Yderligere information kan findes på http://scoap3.org/ I 2013 blev Memorandum of Understanding (MoU) for partnerskabet færdiggjort, og DEFF underskrev som den første organisation i verden et MoU med CERN. DEFF sidder i Governing Council for SCOAP3 og er nationalt kontaktpunkt. 6
Figur 4: CERN s generaldirektør Rolf-Dieter Heuer underskrev det danske MoU International Coalition of Library Consortia (ICOLC) er en uformel, selvorganiseret gruppe pt. omfattende omkring 200 bibliotekskonsortier i Nord- og Sydamerika, Europa, Australien, Asien og Afrika. Medlemskonsortierne betjener alle typer og størrelser af biblioteker. ICOLC har eksisteret siden 1996. ICOLC understøtter de deltagende konsortier gennem facilitering af diskussioner om emner af fælles interesse. Yderligere information kan findes på http://icolc.net/ Flere DEFF biblioteker deltog i årskonferencen i oktober 2013 i Vilnius i Lithauen. UKSG eksisterer for at sammenknytte vidensamfundet og opfordre til udveksling af ideer om videnskabelig kommunikation. Yderligere information kan findes på http://www.uksg.org/ DEFF deltog i årskonferencen april 2013 i Harrogate i England. Nationalt samarbejde DEFF er en samarbejdsorganisation for danske forskningsbiblioteker. DEFF støtter nationalt Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker (DFFU), der er en fælles forening for fagog forskningsbiblioteker i Danmark og disses medarbejdere. Foreningen arbejder på at fremme initiativer til gavn for forskningsbibliotekerne og det samlede biblioteksvæsen i Danmark, styrke samarbejdet i sektoren og fungerer som forum for udveksling af ideer og erfaringer. Yderligere information kan findes på http://www.dfdf.dk/ DEFF har støttet DFFU økonomisk i forbindelse med udenlandske keynotes til DFFU konferencer, og sekretariatet deltog i årsmøde og vinterinternat. Regnskab DEFF havde en finanslovsbevilling på 9,6 mio. kr. til drift og 10.4 mio. kr. til tilskud. Der blev tillige anvendt 2,1 mio. yderligere til tilskud grundet afslutning af tidligere projekter med et lavere forbrug end estimeret. Kulturstyrelsen har aflagt regnskab for DEFF i 2013. 7