Referat fra bestyrelsesmøde nr. 152, onsdag den 9. oktober 2013 kl. 16.00. Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Erik Boyschau (EB) Driftschef eb@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: bilag Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 151 af 9. september 2013. 2. Revisionsprotokollat side 617. 3. Indkomne punkter (delvist lukket punkt) Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen (delvist lukket punkt) 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter (delvist lukket punkt) 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Finansiering af udgifter til opmåling af lejemål m.m. er placeret under debatpunkter (pkt. ad 5). Punktet ændres, således det behandles som et beslutningspunkt. Hertil var der ingen kommentarer. Ad 1 Godkendelse af referat nr. 151 af 9. september 2013 Referat blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 617. Fremlagt og taget til efterretning. Ad 3 Indkomne punkter (delvist lukket punkt) Afkastrapport. Årsafkastrapport Nordea 0,89% p.a. og Alm. Brand 1,3% p.a. Ingen porteføljeændringer. Forslag til udvalg og honorarudbetaling. Hovedbestyrelsen udgør byggeudvalget (ikke kun 2 best. medlemmer.) Byggesagshonorar til bestyrelsen udgør 0,1% og er til deling mellem alle bestyrelsesmedlemmer. EL og PS udarbejder rapporteringsskema. Projektchefen afrapporter overfor bestyrelsen på de ordinære best. møder. På et senere tidspunkt træffer bestyrelsen beslutning om, der skal nedsættes et byggeudvalg med et færre antal medlemmer. Beslutning: Godkendt. Forslag til julegaver: Købmandskurv, vin og kroophold. Værdi kr. 700,-. Kroophold er et hotelophold for 2 personer incl. morgenmad. Beslutning: Godkendt. side 2
Debatpunkter: Ad 4 Evaluering af studietur. Udgifter til afholdelse af turen er væsentlig under budgettet. Udsagn om turen: Rigtig spændende, god oplevelse, god stemning og inspirerende. Alle var enige i, at turen og de fremviste projekter/boligområder, kan bruges i forbindelse med det fremtidige strategiarbejde for. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterede: Tovværksbyggeri. Elementer er ved at blive rejst. Smedefirmaet har meddelt at de benytter udenlandsk arbejdskraft - det kører fint. Altaner i afd. 32. Projektet kører efter planen. Afdeling 9. Der afholdes licitation på nye badeværelser i november 2013. De foreløbige priser indikerer p.t., at projektet bliver dyrere end forventet. Status på opmåling/optegning af boliger. Forslag til finansiering blev fremlagt. Investeringen finansieres ved tilskud til afdelingerne fra foreningens arbejdskapital. Projektet omhandler udvikling af synsrapporter der skal anvendes af alle afdelinger kr. 71.250 og opmåling/optegning af lejemål i afdeling 8,13,14 og 18 (785 lejemål) i alt kr. 702.875. På sigt forventes alle lejemål i optegnet/opmålt. Investeringen beløber sig i alt til kr. 3-4 mio., som finanseres via tilskud fra arbejdskapitalen. Beslutning: Godkendt. Fremadrettet monteres der igen logoskilte på vores byggerier. Stand på de nuværende og forslag til nye vil blive fremlagt bestyrelsen på et senere tidspunkt. side 3
Ad 6 Udlejningssituationen (delvist lukket punkt) PS orienterede Tomgang generelt. Tab ved tomgang i regnskabsåret 2012/13 udgør i alt kr. 428.064. Kr. 273.262 har baggrund i Kvaglundparken 4 (erhverv). Seneste indberetning til LBF udviste, at der var en ledig ungdomsbolig på Fanø (afdeling 28/posthuset) og en ledig familiebolig i afdeling 8 (Stengårdsvej). Status på mageskifte af Kridthusgrunden og Cirkusgrunden. Kommunen har meddelt at de gerne vil overtage grunden i 2014 og halvdelen af de økonomiske midler er tilstede. Udleje af Kvaglundparken 4. Der er kontakt til en mulig lejer. Affaldshåndtering og kommunalt samarbejde på Stengårdsvej pågår. Ad 7 Økonomi Lene orienterede Budget 2013/14 for afd. 19, 25 og 33 blev underskrevet. Kort orientering om den forestående regnskabsafslutning. Processen er lige startet, yderligere information forventes på næste best. møde. Ad 8 Drift Erik B. orienterede Hovedpunkter fra netop afholdt APV. Positive tilbagemeldinger er overvejende. Der pågår nu et stykke arbejde med at iværksætte tiltag der kan afhjæpe problemområder. Elektronisk syn afprøves fra den 1.12 2013. side 4
Ad 9 Indkomne punkter (delvist lukket punkt) og Esbjerg Kommune har fastlagt kriterier for boliggarantien. PS omtalte beskrivelsen som var vedlagt som bilag. Årskalender for blev udleveret på mødet i A3 format. Vi har haft besøg af et konsulentfirma som er dygtige til at hjælpe med kommunikation ifm. beboerinddragelse og helhedsplaner. Der blev udleveret materiale på mødet til senere drøftelse. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Trappenyt udkommer næste gang i november 2013. Nyt fra Fritidsudvalget. IT omtalte alle tiders tur til Fur. Næste møde den 11/11 2013. Nyt fra Kunstudvalget. Medlemsmøde afholdes den 22/10 2013. Nyt fra Målsætningsudvalget. Intet. Ad 11 Afdelinger Afd. 46 har indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 24. oktober 2013 for valg af ny afdelingsbestyrelse. SE og PS deltager. Afd. 21 har valgt ny formand på et ekstraordinært afdelingsmøde. Dette blev bestyrelsen orienteret om på sidste best. møde. Indvielse af Street workout på Stengårdsvej fredag den 25. oktober kl. 16.00. EB oplyste at der er stor interesse for projektet fra idrætsforeninger i hele byen. Ad 12 Personale Udlevering af personalehåndbog til senere drøftelse. Bestyrelsen roste administrationens arbejde for at undgå udsættelser. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Ingen emner. Ad 14 FF og FU samarbejde Der blev afholdt udvidet FU tirsdag den 1. oktober. Referat sendes til bestyrelsen. Fælles hjemmeside er under udarbejdelse. indgår i samarbejdet. side 5
Ad 15 Evt. Ingen emner. BS forespurgte om problemstillinger med SKAT s ejendomsvurderinger udkast fra BL afventes. EB orienterede omkring en sag med et ødelagt køkken som er blevet behandlet af beboerklagenævnet og senere Boligretten. Udkast til s nye hjemmeside blev fremvist. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2013. Hovedbestyrelse: Mandag den 11. november 2013. Onsdag den 11. december 2013. Fælles arrangementer: 8. 9. november 2013. Kredsweekend i Billund. Køreplan udarbejdes af PS. Torsdag den 27. februar 2014 afholdes repræsentantskabsmødet på UC Syd. Jubilardag tirsdag den 3. december kl. 14.30-16.00. Julestue onsdag den 11. december kl. 14.00-15.30. FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Tirsdag den 3. december 2013 kl. 17. Lokal. 3 i 1 (CPA, BS og PS): xx Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) xx side 6