Forord Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001. For første gang er journal- og arkivplanen udkommet elektronisk, så planen eksisterer både i elektronisk form og i en trykt udgave. Den trykte udgave er i to bind. Bind 1 indeholder stikordsregister, journal- og arkivplanens opbygning, samt journal- og arkivplan (sagsklassifikation). Bind 2 er en vejledning i journal- og arkivarbejde senest redigeret i 1986. Den elektroniske udgave eksisterer i en udgave som svarer til bind 1 i den trykte udgave. En tredje publikation der vedrører journalisering og arkivering er Bestemmelserne om opbevaring og kassation af arkivalier hos de grønlandske kommuner. Publikationen er udkommet i 1991 og kan rekvireres hos Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Ændringer og tilføjelser i journal og arkivplanen er begrænset til det mest nødvendige, og giver ikke problemer i forhold til den hidtidige plan. Stikordsregistret er revideret og udvidet med en række emner og begreber, der ikke er selvstændigt nævnt i planen. Journal- og arkivplanens opbygning er beskrevet i det efterfølgende sammen med nogle brugsregler. Vejledningen er kortfattet og den egentlige vejledning i journal- og arkivsystem er beskrevet i Journal- og arkivvejledning for de grønlandske kommuner, hvor en beskrivelse af alle kommunens opgaver fra et brev bliver modtaget til sagen endelig arkiveres eller kasseres. Publikationen er fra 1986, og kan rekvireres i kopi fra KANUKOKA. Skulle der være spørgsmål som ikke kan løses ved hjælp af vejledningen, er kommunen velkommen til at kontakte os. KANUKOKA Postboks 10 3900 Nuuk Tlf. 362100 Fax 324036 E-mail: kanukoka@kanukoka.gl KALAALLIT NUNAATA KATERSUGAASIVIA ALLAGAATEQARFIALU Postboks 1090 3900 Nuuk Tlf. 362330 Fax 362331 E-mail: arkiv@arkiv.gl
Journal- og arkivplanens opbygning Journal- og arkivplanen er opbygget som et centimalsystem. Det indebærer at hver gruppe/trin har en mulighed for opbygning i 100 numre, fra 00 til 99; hvert af disse numre kan herefter opdeles i yderligere 100 numre. Denne opdeling kan foretages i det antal trin der ønskes. Princippet er illustreret i figur 1. 00 00 00 00 01 01 01 01 02 02 02 71 03 03 03 72 04 04 04 73 05 05 05 06 06 06 98 99 99 99 99 1. trin 2. trin 3. trin 4. trin Figur 1 Som det fremgår af figur 1 kan der benyttes op til 4 trin i de grønlandske kommuners Journal- og arkivsystem. Hvert trin har en opdeling med 100 numre (00-99). Et nummer med 4 trin skrives for eksempel som 72.01.03.01 (Dispensation for hvalfangst uden harpunkanon (sildepisker fangst)). Hvert trin adskilles med et punktum. 00.00.00.00 Hovedgruppe Undergruppering 1 Undergruppering 2 Undergruppering 3 Hvert trin angiver en gruppe, hvor første trin er hovedgruppen som inddeler kommunens opgaver i en række overordnede emner. De tre efterfølgende trin benyttes til at underopdele de enkelte emner i under grupperinger efter behov. De to første trin benyttes altid, mens kommunen selv kan vælge hvorvidt 3 og 4 trin skal benyttes. Planens opdeling på første trin er: Fejl! Ugyldig kæde.tabel 1 oversigt på hovedgrupper. Opdelingen følger emnet og ikke forvaltningen. De enkelte forvaltninger skal derfor bruge numre fra hele planen, hvorfor flere forvaltninger kan bruge samme nummer. Det gælder især indenfor hovedgruppe 00-14. I journalplanen er der plads til tilføjelser af nye numre på hvert trin. Dette er nødvendigt f.eks. i forbindelse med ny lovgivning. Nye numre bliver fastlagt af KANUKOKA i samarbejde med Grønlands Arkiv. Skulle kommunerne have brug for selv at tilføje emnenumre til journal- og arkivplanen kan de enkelte kommuner selv oprette nye numre på 3. og 4. trin og kun på cifrene 50-99.
Anvendelse af journal- og arkivplanen. Journal- og arkivplanen er grundlag for oprettelse af sager, der igen rummer det enkelte brev. Der kan oprettes sager på alle emner i den kommunale forvaltning. Nogle breve behøver dog ikke emnenumre, da de behandles i sager som er ordnet efter særlige nummersystemer (cpr.-numre, B-nummer m.v.) Endelig er der post som slet ikke behøver journalisering. Se herom under post som ikke behøver journaliseres. Når et brev skal journaliseres skal det ikke journaliseres efter hvem der har skrevet det, men efter det emne brevet indeholder. For eksempel skal et brev fra Direktoratet for Social Anliggender og Arbejdsmarked om beskyttede boliger ikke placeres under 00.03.06 (Direktoratet for Social Anliggender og Arbejdsmarked), men under emnet beskyttede boliger emne nr. 44.08. Der skal altid vælges emne nummer på laveste trin. Hvis en emnegruppe er underinddelt, skal underinddelingen benyttes når der vælges nummer. For eksempel skal et brev om klipning af hundetænder ikke placeres på emne nr. 72.07 (Hundehold), det er kun en overskrift for emner på tredje trin. Brevet skal placeres under klipning af hundetænder emne nr. 72.07.13. 00-14 og andre hovedgrupper: Ved planens første trin, er fælles forhold samlet i hovedgrupperne 00-14. Fællesforhold skelner ikke til emne, hvorfor faglige emner kan komme på tværs af hinanden. De fælles forhold omfatter kommunens interne forhold, som f.eks. politikere, personale, økonomi, indkøb, egne lokaler og forsikring. Kommunens almindelige forhold til andre institutioner og myndigheder er ligeledes samlet under 00-14. Hovedgruppen 00-14 skal derfor benyttes af alle forvaltninger/afdelinger. De enkelte forvaltningers arkiv vil derfor rumme en række sager fra hovedgrupperne 00-14 og sager fra forvaltningens eget område. Det kan for eksempel være Teknisk forvaltnings arkiv. Forvaltningens arkiv vil henhøre under hovedgrupperne 15-29. Men sager om teknisk forvaltnings personaleforhold journaliseres under 03, økonomiske forhold under 06, indkøb af materiale under 10 osv. Almindeligt Ved under opdeling af en emnegruppe anvendes cifrene 00 til de sager som vedrører flere eller alle emner i gruppen.
For eksempel dækker Regler for behandling af klager mod lejere i beboelsesejendomme over både klager over nabostøj, over husdyrhold og andre klager. Alle skal journaliseres Lejekontrakt bestemmelser i almindelighed. 32.01.00. Tilføjelser til stikordsregistret: Man kan altid komme i tvivl om valget af emnenummer er korrekt. Er man i tvivl er det vigtigt at materialet registreres ens hver gang. Hvis man ikke bestræber sig på at registre ens vil sagen hurtigt være fordelt over hele arkivet. For at sikre en ens registrering, skal fortolkningen (svaret), skrives ind i stikordsregistret med de opslagsord man vil vælge at søge efter næste gang. For eksempel kan kommunen ønske en bedre formidling af sine offentlige meddelelser i KNR s udsendelser. Sagen herom kan enten placeres under 12.01.00 (Kommunens informationsvirksomhed i almindelighed) eller under 60.01.01 (KNR s udsendelser). Alt efter hvilket emnenummer der vælges, indføres der tilføjelser KNR, KNR, formidling af kommunens meddelelser, Informationsvirksomhed, kommunen gennem KNR eller lignende. Tilføjelser til journal- og arkivplanen: Journal- og arkivplanen indeholder ikke alle de emner kommunen har brug for. Kommunen kan derfor selv tilføje emner/journalnumre til planen. Det kan f.eks. være at der er behov for at et emnenummer skal opdeles efter institutioner, lokaliteter eller bygder. Skulle der være brug for en sådanne opdeling oprettes der nye numre for hver enkelt. Når kommunen opretter nye numre skal der anvendes cifrene fra 50 til 99, og numre må kun oprettes på 3. og 4. trin. For eksempel er emnet børnehaver (44.03) underopdelt i Børnehaver i almindelighed (44.03.00), Visitation til børnehaver (44.03.01), Betaling (44.03.02) m.v. Kommunen har 3 børnehaver, og der er brug for særlige sager til hver enkelt børnehaves vedtægter, bestyrelser og lignende almindelige forhold. Der oprettes derfor nye numre til hver af de børnehaver, så børnehaven Meeqqat får nr. 44.03.50, børnehaven Kuuk får nr. 44.03.60 og børnehaven Qeqertat får nr. 44.03.70. Der bør kun oprettes nye numre, hvis der virkeligt er brug for det. Husk at et emne nummer som hovedregel bør underopdeles i enkeltsager med hver sit undernummer. Dette er nærmere beskrevet i bind 2 vejledningen. Ændringer i journal og arkivplanen:
De emnebetegnelser og emnenumre der er fastsat i journal- og arkivplanen må ikke ændres. Det er kun KANUKOKA der må foretage ændringer. Kommunen kan der imod undlade at bruge et bestemt emnenummer, og i stede oprette sig eget på 3. eller 4. trin indenfor cifrene 50-99. Forenklet brug af journal- og arkivplanen: Kommunen kan udvide journal- og arkivplanen gennem tilføjelser, hvis der er brug for det. Men kommunen kan også indskrænke planen, hvis der ikke er brug for den trykte underopdeling. Kommunen kan vælge at undlade brugen af emnenumre, der ikke er brug for. Kommunen kan ligeledes vælge at slette en underopdeling af et emne. Hvis man vælger at slette underopdelinger skal alle underopdelinger på samme trin slettes. For eksempel har kommunen ikke brug for en underopdeling af emnet Kommunens informationsvirksomhed. Kommunens informationsvirksomhed 12.01 Kommunens informationsvirksomhed i almindelighed 12.01.00 Offentliggørelse i henhold til lovgivningen 12.01.01 Vejviser (Velkommen til...")" 12.01.02 Kommunens PR 12.01.03 Turistorientering, film, publikationer m.m. 12.01.04 Pressemeddelelser/udtalelser 12.01.05 Borgermøder 12.01.06 Fremlæggelse af budget og regnskab 12.01.07 Bogudgivelser 12.01.08 Underopdelingen på 3. trin slettes, og alle sager om kommunen information får emnenummeret 12.01, både når det drejer sig om kommunens PR, vejviser, turistorientering borgermøder m.v. Post som ikke behøver journaliseres. Meget af den post kommunerne modtager behøver ikke at blive journaliseret eller registreret på anden måde. Det gælder først og fremmest det materiale som kommunerne modtager til orientering uden at det medfører nogen sagsbehandling. Hvis det skal bevares til gennemsyn, må det henlægges udenfor journal- og arkivsystemet. Som eksempler kan nævnes: - brochurer, reklamer og lignende.
- Aviser, tidsskrifter, bøger og andre publikationer. Skal de bevares, må de opstilles biblioteksmæssigt. - Mangfoldiggjorte (trykte) beretninger og betænkninger, der modtages til almindelig orientering, og som ikke medfører nogen sagsbehandling. Skal de bevares, må de opstilles biblioteksmæssigt. - trykte love, landstingslove, forordninger, bekendgørelser og cirkulærer. Disse er meget vigtige, men skal ikke journaliseres. De skal samles i sæt, der altid holdes ajour. - andet informationsmateriale, der kan henlægges i særlige samlinger. Det kan for eksempel være tekniske vejledninger, erhvervsvejlednings materiale og lignende.