Mellem Egnshistorisk Forening i Gundsø og Kultur- og Idrætsudvalget er indgået aftale om driftstilskud og vilkår for tilskud

Transkript

1 Kultur og Idræt Rådhusbuen 1 Postboks Roskilde Tlf.: kommunen@roskilde.dk sikkerpost@roskilde.dk Driftsaftale Egnshistorisk forening i Gundsø 1. oktober 2015 Mellem Egnshistorisk Forening i Gundsø og Kultur- og Idrætsudvalget er indgået aftale om driftstilskud og vilkår for tilskud Lovgrundlag: Der er ikke et lovmæssigt grundlag, der forpligter Roskilde Kommune til at yde tilskud til kulturelle foreninger. Kriterier: Sagsnr Brevid Ref. VDH Dir. tlf vibekedh@roskilde.dk EAN-nr Kultur- og Idrætsudvalget har opstillet en række kriterier som foreninger skal opfylde for at blive godkendt som kulturel forening og modtage tilskud: 1. Den kulturelle forening skal bidrage til at styrke Roskilde kommunes kulturelle profil. 2. Den kulturelle forening skal have fokus på udvikling og samarbejdsmuligheder 3. Den kulturelle forening skal være organiseret som en ikke kommerciel forening med vedtægter. Der skal være tale om medlemskab med kontingent. Foreningen skal have en bestyrelse, som er ansvarlig for tilskud samt regnskab og dokumentation for aktiviteter 4. Den kulturelle forening skal udarbejde budget og regnskab til forvaltningen. Foreningen skal i budgettet anvise andre indtægter end det kommunale tilskud. 5. Den kulturelle forenings aktiviteter skal blandt andet tilbyde aktiviteter, der er åbne for alle Roskildes borgere. 6. Den kulturelle forening skal synliggøre sine arrangementer, f.eks. på Kulturbasen 1. Vedtægter - formål: Det er foreningens formål at stimulere interessen for egnens historie, arkæologi og hjemstavnsforskning ved udarbejdelse af skrifter, gruppearbejde samt møder og udflugter. Åbningstider Mandag-torsdag Fredag Telefontider Mandag-onsdag Torsdag Fredag 08-14

2 2. Aktiviteter: Side2/5 Foreningens mål er at gennemføre følgende aktiviteter: Angiv hvilke arrangementer, der er åbne for alle Roskildes borgere. Gennemførelse af 6-8 årlige foredrag af skiftende kulturhistorisk indhold. Foredragene er normalt gratis og åbne for foreningens medlemmer og alle øvrige borgere i Roskilde Kommune i det omfang, pladsen tillader det. En årlig sommerudflugt for foreningens medlemmer i bus til kulturhistoriske mål i Danmark og Sydsverige. Deltagerne i udflugten afholder omkostningerne, og der tilstræbes et nulresultat for hver udflugt. 4-5 årlige vandringer i Gundsøegnens forskellige bysamfund under ledelse af lokale guider. Disse byvandringer er åbne for alle kommunens borgere. Udarbejdelse og udsendelse til foreningens medlemmer af kvartalsvise nyhedsbreve 'Egnshistorisk NYT' med kortere artikler, orientering om foreningens aktiviteter og information om Gundsøegnens Lokalhistoriske Arkiv og Roskilde Museum. Bladet sendes til alle aviser i Roskilde Kommune, biblioteker og lokalhistoriske naboforeninger. Udarbejdelse og udsendelse til medlemmerne af et årsskrift på normalt 48 sider med tekster og billeder af lokalhistorisk indhold for Gundsøegnen og tilstødende områder. Årsskriftet kan erhverves til kostpris af alle kommunens borgere. 3. Markedsføring: Foreningen vil markedsføre foreningens arbejde og aktiviteter sådan: Alle mødeaktiviteter og byvandringer bliver annonceret gennem kommunens dagblad(e) og lokalaviser. Endvidere annonceres samtlige aktiviteter på Kulturbasen samt foreningens hjemmeside: Møder og byvandringer kommunikeres også via plakater. 4. Samarbejdsrelationer: Foreningen samarbejder med: Lokalhistorisk Arkiv i Roskilde (Stadsarkivet), og et særligt samarbejde er indgået med Gundsøegnens Lokalhistoriske Arkiv, hvor foreningens bestyrelse kan afholde møder og arrangere medlemsmøder af begrænset

3 omfang. Foreningen er behjælpelig med registrering af arkivmaterialer, et samarbejde som vi forventer, fortsat vil udvikle sig de kommende år. Endvidere er foreningen behjælpelig med at stille frivillige medarbejdere ved behov, bl.a. på Gundsøegnens Lokalhistoriske Arkivs åbningsdage. Herudover udvikle samarbejde med lokalbibliotekerne om lokalhistoriske foredrag og spotudstillinger. Side3/5 Ledelsen og personalet på Roskilde museum, og endvidere samarbejdes med museumsforeningerne i Roskilde og Lejre, og ved behov med andre foreninger, institutioner og virksomheder med formål, der er relevante for Egnshistorisk Forening i Gundsø. 5. Udviklingsområder: 1. Foreningens planer for nye initiativer. I forbindelse med foreningens byvandringer i Gundsøområdet foretages systematisk opsamling af både guidernes meddelte oplysninger og fotografisk dokumentation af besøgte steder med henblik på fremtidige udgivelser af kulturhistoriske vejvisere i Gundsøområdet og muligvis en samlet publikation. (De første artikler i dette arbejde indgår i foreningens årsskrifter ). Foreningen agter i samarbejde med Roskilde Kommune at udvælge særlige fortidsminder på Gundsøegnen, hvor foreningens frivillige medlemmer kan bidrage med særlige vedligeholdelsesindsatser efter aftale med berørte parter. 2. Foreningens planer for områder, der skal udvikles. Foreningen ser frem til et fortsat udvidet samarbejde med Gundsøegnens Lokalhistoriske Arkiv. Foreningen er til stadighed opmærksom på muligheden for at udvikle en arkæologisk arbejdsgruppe i samarbejde med Roskilde Museum, andre kulturhistoriske foreninger og andre interesserede i Roskilde Kommune - bl.a. med henblik på at kunne bidrage til et løbende opsyn med kommunens oldtidsminder og rettidige varsler ved opdagelse af eventuelt bevaringsværdige forhold og minder til lands og til vands. Foreningen vil fortsat samarbejde med andre lokalhistoriske foreninger/ arkiver om konkrete initiativer.

4 6. Indsatsområder: Side4/5 Foreningen og Roskilde Kommune er enige om, at foreningen skal arbejde med følgende indsatsområder i aftaleperioden: 1. Udgivelse af årsskrifter i 2016 og 2017 samt fire nyhedsbreve årligt 2. Udvikling af samarbejdet med Roskilde lokalhistoriske Arkiv (Stadsarkivet), Gundsøegnens Lokalhistoriske Arkiv med særlig henblik på lokalhistorisk samling i Herringløse og med de øvrige lokalhistoriske foreninger. 3. Foreningen arbejder på at inddrage børn og unge, eventuelt ved foredrag på skoler og med efterfølgende guidede ture i lokalområdet, samt udarbejde dokumentation for turene. 4. Foreningen vil samarbejde med andre lokalhistoriske foreninger/arkiver om mindst et initiativ, herunder deltage aktivt i Museumsrådets arbejde på Roskilde Museum, for eksempel i form af spotudstillinger vedrørende Gundsø området. 5. Foreningen vil deltage aktivt i Roskilde Kommunes arbejde med identificering af kulturværdier og kulturmiljøer i kommunen og bidrage med stedsspecifikationer til kulturværdier i kommunens nordlige område. 6. Foreningen og Roskilde Kommune samarbejder om løbende tilsyn af registrerede jordfaste fortidsminder om vedligeholdelsesstand og tilgængelighed. 7. Driftstilskud: Foreningen modtager et årligt tilskud på kr i aftaleperioden: Udbetaling sker sådan: 1. rate kr den 1. januar rate kr den 1. januar 2017 Ovenstående tilskud er betinget af, at Roskilde Byråd ikke foretager ændring i budgetbeløbet. 8. Budget, regnskab og evaluering: Foreningen sender hvert år: 1. Budget (herunder finansiering udover kommunens tilskud)

5 2. Regnskab for det foregående regnskabsår 3. Årsberetning for det foregående regnskabsår 4. Status for de aftalte indsatsområder (kan indgå i årsberetningen) Side5/5 Materialet skal sendes, så snart det er godkendt på foreningens generalforsamling. 9. Varighed: Driftsaftalen gælder i perioden 1. januar december Genforhandling/justering i aftaleperioden af vilkårene kan finde sted, hvis der sker væsentlige ændringer i aftalegrundlaget, eller hvis parterne i øvrigt er enige herom. Forhandling af efterfølgende driftsaftale finder sted i 2017, sådan at aftalerne kan blive godkendt, når Roskilde Byråd har godkendt budgettet for På foreningens vegne: Den: På Kultur- og Idrætsudvalgets vegne: Den: Formanden Formanden