Redegørelse for styringsdialog 2010 mellem Egedal Kommune og de almene boligorganisationer Med virkning for 2010 skal det kommunale tilsyn efter Almenboligloven ske ved afholdelse af regelmæssige møder mellem kommunen og boligorganisationen. På møderne skal man drøfte boligorganisationernes virksomhed, herunder udviklingsbehov i de enkelte boligområder. Efter afholdelse af møderne skal kommunalbestyrelsen offentliggøre en redegørelse for den gennemførte dialog på Egedal Kommunes hjemmeside. Den 25.05.2011 Sagsnummer: 11/ Udarbejdet af: Hanne Rossen Administrationen afholdte i marts 2011 det første styringsdialogmøde med alle boligorganisationerne. Der bliv i overensstemmelse med loven afholdt et møde med hver enkelt boligorganisation. Denne redegørelse omhandler Egedal Kommunes implementering af styringsdialogen med den almene boligsektor. I Egedal Kommune er der p.t. 8 boligorganisationer: Ledøje-Smørum boligselskab Stenløse-Ølstykke Boligforening Egedal Boligselskab De Vanføres Boligselskab Stenløse De Vanføres Boligselskab Ølstykke Venbo Stenløse Ølstykke Alm. Boligselskab Boligselskabet Sjælland Den gennemførte proces Møderne har været afholdt på Ølstykke Rådhus og mødernes varighed har varieret mellem 1 og 2 timer. Egedal Kommunes har været repræsenteret ved Centerchef Mona Date Jørgensen, afdelingsleder Hanne Rossen, Souchef for Borgerservice Karen Vibeke Andersen, administrativ medarbejder fra Ældrecenteret Tine Guldfeldt og ved et enkelt dialogmøde deltog Centerchef Jacob Andrup. På baggrund af de indsendte dokumentationspakker har administrationen vurderet, hvilke dele af kommunens administration der evt. skulle indkaldes til at deltage i det enkelte møde. Fra boligorganisationernes side har det for hovedpartens vedkommende både været administrative ledelsesrepræsentanter fra administrations-
organisationerne og politiske ledelsesrepræsentanter fra forenings- og organisationsbestyrelserne der har deltaget. Hver boligorganisation har indsendt en samlet dokumentationspakke, som har dannet grundlag for styringsdialogen. Dokumentationspakken har som minimum indeholdt styringsrapport, regnskab, årsberetning og revisionsprotokol. Udover dokumentationspakken har følgende væsentlige punkter været på dialogmøderne: Udkast til model for styringsdialog: Alle boligorganisationer tilkendegav at de var enige i Egedal Kommunes forslag til model for styringsdialog Udkast til forretningsorden for dialogmøderne: Alle boligorganisationer tilkendegav at de var enige i Egedal Kommunes forslag til forretningsorden for dialogmøderne. Tidligere indgået rammeaftale med boligorganisationerne Bedre anvisning i Egedal Kommune! : Det blev besluttet på hver enkelt dialogmøde med boligorganisationerne, at den indgåede Rammeaftale forlænges frem til foråret 2012, hvor aftalen evalueres på ny, og hvor der foreligger resultat vedr. den ændrede procedure ved anvisning af boliger. Kommunens brug af anvisningsretten: blev drøftet under den indgået rammeaftale hvor der blev redegjort for, hvorfor der var så mange lejemål som blev sendt retur. Nedsættelsen af visitationsudvalget i 2010 vil hjælpe til, at der bliver en bedre koordinering internt mellem centrene, således at der kan anvises boliger til flere, f.eks. til bedre fungerende handicappede eller til unge ældre, som ønsker en anden bolig, men er for velfungerende til en ældrebolig. Det er hensigten at der handles indenfor en 5-dages frist, og at udvalget vil lave en positivliste for1-, 2- og 3 værelses lejligheder. Mulighed for aftale om fortrinsret for bestemt gruppe af beboere i Ledøje-Smørum Boligselskab, boligselskabet ønskede en aftale om, at afdelingen Hindbærvangens beboere får fortrinsret til de 17 boliger i 1 plan, som er mere velegnede for ældre beboere, som ønsker at blive boende i afdelingen og som har en 2-plans bolig i forvejen. Efter de nugældende kriterier for bolig tildeling kommer en intern flytning bagest i køen, idet anvisningsretten og andre aftaler om fortrinsret går forud herfor. Selskabet ønskede enten, at disse beboere kan komme før anvisningsretten eller, at der kan laves en særskilt aftale om fortrinsret for disse tilfælde. Det blev fremhævet, at ved intern flytning vil der stadig blive frigivet et ledigt lejemål til brug for kommunens anvisning. Det vil i givet fald være lejligheder i 2 plan, der bliver ledige. Egedal Kommune accepterede den nye aftale om fortrinsret, selvom kommunen som udgangspunkt helst ønsker at få tildelt de mindre boliger med en lavere husleje. Aftalen blev tidsbegrænset til 1 år, hvorefter forløbet skal evalueres. Det side 2 af 5
aftaltes at aftalen tages op i forbindelse med evaluering af rammeaftalen i foråret 2012. Som afslutning på hvert dialogmøde er der udarbejdet et referat som er det fælles aftaledokument for styringsdialogen dette år. Egedal Kommunes politiske involvering i styringsdialogen er ikke foregået på styringsdialogmøderne (dialogmøder), men vil ske på det årlige møde mellem politikere, embedsmænd fra kommunen og Direktører for boligorganisationernes administration eller lign. samt formændene fra boligafdelingerne (dialogforum). Mødehyppighed: Ifølge almenboligloven skal der afholdes et årligt møde med hver enkelt boligorganisation. Efter at have afholdt møde med de 8 boligorganisationer, som er repræsenteret i Egedal Kommune, har det vist sig, at 1 årligt møde som udgangspunkt dækker det generelle behov godt. Der kan være behov for at afholde møde oftere med enkelte boligorganisationer om konkrete emner. Egedal Kommune vurdere, at efteråret er et godt tidspunkt at afholde møderne, da alle boligorganisationer har indsendt årsregnskab på dette tidspunkt. Det er en fordel at afholde alle 8 møder inden for en kortere tidsperiode, da boligorganisationerne kan have de samme ønsker til ting, der skal arbejdes på i den efterfølgende periode. Hvis dette er tilfældet er det optimalt at arbejde med disse ting samlet for alle boligorganisationer på en gang. Som eksempel kan nævnes den fremtidige udnyttelse af anvisningsretten. Den videre proces Boligorganisationerne skal udarbejde og indsende deres årlige rapport til kommunalbestyrelsen via hjemmesiden www.almenstyringsdialogen.dk. Denne indberetning skal danne grundlag for dialogen på de årlige møder. Ved dialogmøderne tages der udgangspunkt både i indberetningen og hvad dagsorden som minimum skal indeholde i henhold til forretningsorden for dialogmøderne. I almenboligloven står der, at kommunalbestyrelsen offentliggør en redegørelse for den gennemførte dialog på kommunens hjemmeside. Det er en del af målsætningen for styringsdialogen, at styringen så vidt muligt sker ved brug af aftaler mellem kommunalbestyrelsen og boligorganisationerne. Aftalerne er udtryk for det gensidigt forpligtende samarbejde. Der er metodefrihed og det er frivilligt at indgå aftaler, men der side 3 af 5
er en forpligtigelse til at kortlægge behovet for aftaler og lave en køreplan herfor. På møderne blev der udover de fastsatte dagsordenspunkter også drøftet konkrete punkter i forhold til den enkelte boligorganisation. Disse punkter er taget til referat og kan ses i det pågældende referat for dialogmødet. Alle referater er godkendt af alle mødedeltagere. Det godkendte referat udgør dette års aftale mellem Egedal Kommune og den enkelte boligorganisation. I stedet for at offentliggøre 8 selvstændige aftaledokumenter på Egedal Kommunes hjemmeside offentliggøres denne redegørelse om baggrund for forløbet og opfølgning på de afholdte styringsdialogmøder. Tilbagemeldingen til boligorganisationerne blev følgende: Der afholdes et årligt møde mellem den enkelte boligorganisation og Egedal kommune, møderne afholdes oktober/november. Egedal Kommune indkalder til møderne og gerne sidst på eftermiddagen. Boligorganisationerne skal have indberettet til www.almenstyringsdialogen.dk senes 1 måned inden dialogmødet afholdes. Det vurderes hvert år, om der er behov for at udfærdige et egentlig aftaledokument mellem Egedal Kommune og den enkelte boligorganisation eller om det godkendte referat er tilstrækkeligt som aftaledokument. Hvis der på dialogmøderne er drøftet indgåelse af aftaler, som kræver Kommunalbestyrelsens godkendelse, fremlægges disse særskilt for Kommunalbestyrelsen. Administrationen i Egedal Kommune vil evaluere den gennemførte styringsdialog med henblik på at kvalitetssikre styringsdialogen for næste drifts år. Styringsdialogen vil blive evalueret på årsmødet (dialogforum) det politiske niveau. Offentliggørelse af redegørelse Denne redegørelse er udarbejdet på baggrund af 8 styringsdialogmøder mellem boligorganisationerne som er repræsenteret i Egedal Kommune og administrationen i Egedal Kommune. Denne måde at føre tilsyn på og samtidig indgå dialog med boligorganisationerne er ny for begge parter. Dette betyder, at der er mange generelle ting, vi ønsker at følge op på i fremtiden. De lovmæssige rammer Den 1. januar 2010 trådte styringsreformen af den almene boligsektor i kraft. Styringsreformen har medført en række lovændringer og regelfor- side 4 af 5
enklinger, som betyder en ændring fra detailstyring til aftalestyring mellem kommuner og boligorganisationer. En af de vigtigste konsekvenser af styringsreformen er, at grundstenen i samarbejdet mellem kommune og boligorganisation fra 2010 er en styringsdialog i form af et årligt dialogmøde. Dialogmøderne skal være udgangspunkt for formulering af aftaler og kontrakter mellem kommunen og boligorganisationen, der sikre kontinuitet og en målrettet indsats i boligområdet. Ifølge lovgivningen( 164, stk. 2 i Lov om almene boliger m.v.) er det kommunen, der sørger for, at der holdes ét årligt dialogmøde med hver boligorganisation, som har hjemsted i kommunen. Det er dermed kommunen, der har ansvaret for at planlægge og organisere processen omkring styringsdialogen. En af forudsætningerne for iværksættelse af styringsreformen har været, at den ikke må medføre øgede offentlige udgifter. I forlængelse heraf har Egedal kommunes tilgang til implementeringen af styringsdialogen været minimalistisk. Det er et lovkrav (jf. 109 stk. 3 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v.), at både de 7 boligorganisationer som har hjemsted i kommunen og den ene boligorganisation som har afdeling beliggende i kommunen, årligt skal indsende en dokumentationspakke til Egedal Kommune. Dokumentationspakken har som minimum indeholdt styringsrapport, regnskab, årsberetning og revisionsprotokol. Følgende forhold indgår i styringsrapporten: En evaluering af boligorganisationens og dens afdelingers virksomhed inden for nærmere angivne områder, herunder oplysninger om større udfordringer og initiativer En redegørelse for centrale regnskabstal og andre nøgletal, hvis de afviger væsentlig fra det normale niveau. Angivelse af et eventuelt behov for at indgå aftaler med kommunalbestyrelsen. side 5 af 5