Mødedato: Torsdag d. 2. maj 2013, kl.: 18.00 Mødested: Per, Mimosevej 13, derefter bestyrelsesmøde hos Zetnye Deltagere i mødet: Per Aagaard Flemming Toft Bent Holm Zenia Rasmussen Ditte Walther Jensen Kurt Larsen (suppleant) Godkendelse af dagsorden: Mødt: Alle. Dagsordensemner: 1. Vejsyn 2. Foreningens økonomi 3. Snerydning 4. Veje i Rose Huses udstykning 5. Generalforsamling 1
1. Vejsyn Det forud for mødet gennemførte vejsyn skal vurderes med henblik på oplistning af reparationsopgaver i prioritetsorden. Der foretages en oplistning mellem 1. prioritetsopgaver, som bedømmes at være nødvendige at udføre inden for et år for at undgå større skader 2. prioritetsopgaver, som er opgaver der er under observation og til mulig udbedring inden for de næste 2 år. På baggrund af vejsynet skal Bestyrelsen tage stilling til om der er, og i givet fald hvilke opgave der skal udføres. I år skal der især være OBS på skader, som kan være forvoldt af frost og sne. Efter vejsynet holdes bestyrelsesmødet hos Zetnye, der ikke deltager i vejsynet. Bestyrelsen mødes derfor på Mimosevej 13 kl. 18.00. Beslutning: Efter besigtigelse af veje og stier vedtoges følgende: a) Mimosevej nr. 16, rodskæring på fortov og udbedring af revne i asfalst. b) Valmuevej nr. 7, vejbed, sænkning opfyldes. c) Violvej, revner i asfalt ordnes og ødelagt asfalt pga. oliespild udbedres. d) Erantisvej, ved nr 13 opskæres rod og ny asfalt ilægges e) Hjørnet Blomstervej/Hyacintvej nr. 2, fliselunke udbedres. f) Krokusvej, vejbed ved vendeplads, bevoksning fjernes. De omkringliggende beboere orienteres (Ditte). g) Irisvej nr. 3, ejeren pålægges at fjerne bilen uden nummerplade. Hvis intet sker, da politianmeldelse. h) Bellisvej, jordbunke ved vejbedet ud for nr. 2 fjernes; kan anvendes i bed på Valmuevej ad pkt.b). i) Generelt: Alle bevoksninger i vejbede beskæres ind til kanterne. Arbejdet overgives til foreningens gartner, der hvert år foretager nødvendig beskæring. j) Stien fra Anemonevej til Skolestien: Jf. generalforsamlingens henstilling i 2012 vurderes behovet for en omlægning af stien. Spørgsmålet er om der skal foretage en pletvis udbedring eller en total renovering. Tilbud på total renovering indhentes og forelægges generalforsamlingen til stillingtagen. 2. Foreningens økonomi Kassereren fremlægger oplysninger om foreningens økonomiske situation herunder kontingentindbetalinger. Beslutning: Kasseren fremlagde resultatopgørelse pr. d.d. Der er anvendt 18.118 kr. af budgetsummen på 32.500 kr. til administrative funktioner. Der forventes et mindre forbrug i 2012-2013 regnskabet. Der er en obligationsbeholdning på 95.531 kr., som har givet en 2
renteindtægt på 26.000 kr. Kontingenter er betalt med undtagelse af 1 snerydningskontingent. 3. Snerydning Sæson 2012-2013 er afsluttet, og i denne sæson har der været mange snerydningsdage. Der er indkommet nogle klager, som alle er sendt til entreprenøren til hans orientering og evt. kommentering. De fleste klager går på manglende snerydning foran indkørsler og på indkørsler ud til vejebede og vendepladser. Sneploven kræver en afstand på 4 m. for at kunne komme rundt i hjørnerne, og den afstand er der ikke ved alle vejbede. Snerydning har også nogle steder været forhindret ved parkerede biler. Snerydningsaftalen er mundtligt indgået for en 3-årig periode, og 3. og sidste sæson er 2013-2014 inden for den nugældende afale. Der er uopfordret fremkommet snerydningstilbud fra andet firma. Dette tilbud er 12.000 kr. billigere end nugældende aftale. Entreprenøren med hvem Bestyrelsen har indgået aftale, har telefonisk oplyst, at han forventer vi fastholder den 3-årige aftale, med mindre utilfredsheden med snerydningen er så stor, at samarbejde ikke er muligt. Formanden foreslår, at den mundtlige indgåede 3-årige aftale fastholdes, idet de indkomne klager ikke kan karakteriseres om aftalebrud fra entreprenørens side. Beslutning: Formandens forslag godkendt. 4. Veje i Rose Huse-udstykningen Grundejerforeningen er dannet af 131 parceller, som er udstykket fra 2 landbrugsejendomme, Sognegården og Humlehavegård. Humlehavegårds jorde blev købt af Rose Huse, der forestod udstykning af parcellerne på Erantisvej, Tulipanvej, Hyacintvej, Irisvej, Krokusvej og Liljevej. Advokatfirma Advodan, Næstved, oplyser i brev af 12. april 2013, at Rose Huse er under tvangsopløsning, og at man i den forbindelse konstaterer, at Rose Huse står som ejer af 7 ejendomme omhandlende ovennævnte 6 veje samt stien fra enden af Anemonevej til skolestien, i alt 7 matrikler. Advokatfirmaet, som er likvidator i Rose Huse, har pligt til at afvikle Rose Huses aktiver bedst muligt. I telefonsamtale har advokaten oplyst, at han er villig til at tilskøde Grundejerforeningen ejendommene mod betaling af omkostningerne, omkring 10.000 kr. Vejene Mimosevej, Valmuevej, Violvej, Lupinvej, Lotusvej, Anemonevej og Bellisvej ligger i det udstykkede areal, som Sognegården solgte. Alle disse veje med stier er 2. april 1986 tilskødet Grundejerforeningen vederlagsfrit, hvilket udstykkeren er forpligtet til, når parcellerne i det udstykkede område er solgt. Ejerne af parcellerne har købt på ejendom og andel af vejen. 3
Det må således bero på en fejl fra Rose Huses side, at dette firma ikke rettidigt har overdraget de 6 veje og stien til Grundejerforeningen. Men Grundejerforeningen har ej heller været opmærksom på dette problem og selv søgt at få ejendommene overdraget; der foreligger ikke oplysninger i foreningens arkivalier om disse veje + stien. Bestyrelserne gennem årene har handlet i den tro, at vejene + stien tilhørte foreningen. Formanden har udarbejdet et telefonnotat af 23. april 2013 samt et brev af 24. april 2013 til likvidator. Disse vedhæftes dagsordenen. Advokaten har tilbagemeldt, at han ikke vil kræve særskilt betaling for arealerne og tilbyder, at arealterne kan tilskødes Grundejerforeningen mod at dække likvidationsboets omkostninger med 10.000 kr. + moms + tinglysningsafgift på 1.400 kr. Formanden foreslår, a) at sagen drøftes b) at der engageres advokat (samme advokat som nævnt i pkt. 6), for vurdering af om overdragelse af ejendommene kan ske på anden vis end nævnt i Advodans tilbagemelding. Beslutning: Formandens forslag ad a) og b) godkendt. 5. Generalforsamling afholdes torsdag d. 26. september 2013. Tidplan: a) juni; formanden udarbejder årsberetning og udsender den til Bestyrelsen b) 1. august; kassereren afleverer regnskab til revisor c) 22. august; bestyrelsesmøde hos Flemming d) 2. september; indkaldelsen udsendes f) 26. september; generalforsamlingen gennemføres. Der er ikke kommet reaktioner på efterlysning af kandidater til formandsposten og 2 bestyrelsesmedlemmer. Der skal derfor udsendes INFORMA-2 meget snart med oplysning om konsekvenserne, såfremt der ikke er en funktionsdygtig bestyrelse, hvilket vil sige, at der ingen er til at varetage Grundejerforeningens interesser. Dette er et kommunalt tinglyst krav. Kommunen vil anmelde sagen til Politiet, der kan idømme hver enkelt grundejer dagbøder, indtil man retter sig ind efter kravet. Formanden foreslår, a) at ovenstående tidsplan godkendes b) at drøfter strategien for generalforsamlingens afvikling. Beslutning: Formandens forslag ad a) og b) godkendt. Formanden udleverede - forslag til indkaldelse. Suppleanten ønsker ikke genvalg. Det afgøres senere om nogle bestyrelsesmedlemmer er villig til genvalg, 4
-foreløbigt udkast til årsberetning til medlemmernes supplering og evt. justering, - budgetforslag 2013-2014. Budgetsummer uændret i forhold til 2012-2013, dog forhøjes udgift til revisor med 300 kr. som modregnes i udgift til generalforsamling. Det afgøres senere, hvorledes udgifter til vejfond opgøres. Formanden fremsender til Bestyrelsen sit udkast til Informa om formandsvalg og mulige konsekvenser, såfremt der ikke opstilles kandidat til formandsposten. Forslaget vurderes nøje med henblik på kommentering/justering. Informa forventes udsendt primo juni 2013. UNDERSFRIFTSBLAD Findes i protokollen Per Aagaard Zetnye Rasmussen Bent Holm Flemming Toft Ditte Walther Jensen 5