Notat Ansøgningsvejledning for innovationsnetværk - fase 2 Ansøgningsfrist mandag den 30. september 2013, kl. 12.00 Styrelsen for forskning og innovation har fået et elektronisk ansøgningssystem, (eansøgning) som alle ansøgninger til styrelsen fremover skal fremsendes i. Det betyder, at ansøgningen om innovationsnetværk dels består dels af en elektronisk ansøgningsblanket, som udfyldes direkte på internettet, dels af en række bilag, som skal vedhæftes. Den vigtigste del af ansøgningen er bilag 1 hovedansøgning. Det er her selve ansøgningen skal skrives, dvs. beskrivelse af innovationsnetværkets rationale, mål, aktiviteter mv. Det er vigtigt, at du læser retningslinjer for innovationsnetværk af 29. april 2013, inden du går i gang med at udarbejde hovedansøgningen. I retningslinjerne finder du de krav, der stilles til innovationsnetværk samt de kriterier, som ansøgningerne vil blive vurderet på. Nedenfor findes en vedledning både til et elektroniske ansøgningssystem og til udarbejdelse af hovedansøgning og øvrige bilag. 29. april 2013 Bredgade 40 1260 København K Telefon 3544 6200 Telefax 3544 6201 E-post fi@fi.dk Netsted www.fivu.dk CVR-nr. 1991 8440 Sagsbehandler Tina Rud Mogensen Telefon 72318415 E-post trm@fi.dk Ref.-nr. Dokument nr. 1. Sådan kommer du i gang Opret dig som bruger Før e-ansøgningssystemet kan anvendes, skal du oprette dig som bruger. Det gør du ved at klikke på linket: Opret ny bruger. Hurtigt efter oprettelsen vil du modtage en e-mail med password, der skal bruges for at komme ind i systemet. Hvis du har flere e-mailadresser, så vær opmærksom på, at den e-mailadresse, der benyttes som brugernavn, vil være den adresse, vi i styrelsen, vil benytte til kommunikation i ansøgningsforløbet. F.eks. til fremsendelse af ansøgningskvittering. Vælg den rigtige e-ansøgningsblanket Du finder den rigtige e-ansøgningsblanket under opslaget for innovationsnetværk. Opslaget finder du under Aktuelle opslag ved at på ind på Find e-ansøgningsblanket for aktuelle opslag. Du finder også blanketten gennem linket Gå videre til e-ansøgning i opslaget. Side 1/7
Læs den introducerende tekst i blanketten Øverst i blanketten er der en introtekst med en række oplysninger om e-ansøgning. Læs den grundigt inden du går i gang. Her er vigtig information ikke mindst om behovet for løbende at gemme ansøgningen for ikke at miste indtastede data. Du kan finde flere informationer omkring e-ansøgning i boksen Tips og oplysninger om e-ansøgning her i vejledningen. Opret ansøgningen i biblioteket mine ansøgninger For at oprette ansøgningen i e-ansøgningssystemet skal du starte med at indtaste ansøgningens titel i blankettens sektion 1 og herefter gemme. Dermed lægges ansøgningen i biblioteket, Mine ansøgninger. Kun ansøger selv har adgang til biblioteket, og til de endnu ikke indsendte e-ansøgningsblanketter og bilag. Man kan på et vilkårligt tidspunkt afbryde arbejdet med en ansøgning for at genoptage det senere. Det sker i så fald via linket Rediger din ansøgning på www.fi.dk/e-ansoegning. Tips og oplysninger om e-ansøgning 1. Der er kun plads til et bestemt antal karakterer i blankettens felter Hvert felt i blanketten kan kun rumme et begrænset antal karakterer. Overskrides dette maksimum, vil det pågældende felt, når du forsøger at gemme eller indsende, blive markeret med en rød ramme og en meddelelse om, at teksten er for lang og er blevet afkortet. Du skal selv tilpasse teksten indtil den røde markering forsvinder. Vær særligt opmærksom på dette forhold, hvis der indsættes tekst i blanketten ved at kopiere tekst fra et andet dokument. 2. Det er med vilje, at numrene i blanketten springer i rækkefølgen Bemærk, at nummereringen af de enkelte sektioner i e-ansøgningsblanketten springer i rækkefølge. Det er tilsigtet og skyldes, at den samme grundlæggende blanket benyttes på tværs af alle opslag i Forsknings- og sstyrelsen. Ikke alle sektioner er relevante for opslag om innovationskonsortier. De overflødige sektioner er derfor fjernet i blanketten. 3. Husk at gemme dine indtastninger løbende (og mindst hvert 30. minut) Vær meget opmærksom på, at du under arbejdet med blanketten løbende skal gemme for ikke at risikere at miste data. Der er gem -knapper flere steder i blanketten de gemmer alle HELE blanketten og ikke kun den sektion, man aktuelt står i. 4. Man kan godt have flere ansøgninger på en gang og man kan slette dem igen En ansøger kan godt have flere ansøgninger under udarbejdelse på samme tid. Ansøger kan slette forkerte ansøgninger i indekset Mine ansøgninger. Indsendte ansøgninger kan dog ikke slettes. 5. Blanketten kan vises med både danske og engelske tekster Blanketten kan vises med både danske og engelske tekster (skift ved klik på knap øverst på blanketten). Om man anvender den danske eller engelske udgave af blanketten har ingen betydning for den endelige ansøgning, og man kan under ansøgningsarbejdet løbende skifte mellem dansk og engelsk visning. Side 2/7
2. Sådan udfylder du e-ansøgningsblanketten om innovationsnetværk E-ansøgningsblanketten er forsynet med hjælpetekster, der forklarer indholdet af de enkelte felter mv. Følg instruktionen nøje. Som supplement til skemaets hjælpetekster beskrives det her i ansøgningsvejledningen, hvordan felterne i de enkelte sektioner skal udfyldes. Sektion 1: Ansøgningen Ansøgningens titel: Se retningslinjerne vedr. krav til innovationsnetværkenes navne. Opslag/program: Der kan kun vælges opslaget innovationsnetværk i feltet om valg af opslag og kun program for innovationsnetværk i feltet omkring valg af program. Bemærk, at hvis der er andre valgmuligheder, har du med al sandsynlighed valgt den forkerte blanket på forsiden af e-ansøgning! Sektion 2: Ansøger Her indtastes hovedansøgers navn, adresse, cvr-nummer mv. Med hovedansøger menes den institution, som er ansvarlig for at indsende ansøgningen på netværkets vegne. Som kontaktperson indtastes oplysninger om den person fra netværket, som styrelsen eventuelt kan kontakte omkring ansøgningen. Sektion 4: Flere partnere Her indtastes navn og cvr-nummer for innovationsnetværkets øvrige parter. Det gælder både universiteter, uddannelsesinstitutioner, GTS er, evt. centrale virksomheder og øvrige parter. Sektion 6: Varighed Her anføres start- og slutdato. Startdato er den 1. juli 2014. Jævnfør retningslinjerne for innovationskonsortier skal netværkene have en varighed på 4 år. Sektion 7: Økonomi Her indtastes oplysninger om det ansøgte beløb og det samlede budget for netværket. Se senere, hvordan budget for innovationsnetværk skal opgøres. Bemærk, at beløb skal anføres i kroner. Bemærk: Der anvendes engelsk notation (eksempel: 2,000,000 svarer til to millioner). Sektion 9: Projektbeskrivelse Her gives et resumé af ansøgningen, dvs. en kort beskrivelse af innovationsnetværket formål og forventede resultater. Beskrivelsen skal være egnet til offentliggørelse. Dvs. beskrivelsen skal skrives på dansk i et klart og ikke-teknisk sprog. Den skal kunne forstås af folk, der ikke er fagkyndige. Vær her opmærksom på begrænsningerne på antallet af anslag. Sektion 16: Bilag Før ansøgningen kan anses for at være gyldig skal der vedhæftes en række bilag. Udkast til alle bilag skal gemmes på din egen computer/netværk (i modsætning til Side 3/7
blanketten). Først når du vedhæfter dem til blanketten gemmes de i e-ansøgningssystemet. Bilagene skal være navngivet på samme måde, som de er i listen over bilag i vejledningens sektion tre nedenfor, inden de vedhæftes endeligt. Også rækkefølgen på bilagene skal i den endelige ansøgning være som anført. Bilagene kan tilføjes blanketten i den takt, de bliver færdige, og deres rækkefølge kan efterfølgende ændres. Desuden vil tidligere vedhæftede bilag kunne slettes og evt. erstattes af nye. Bilagene må hver især maksimalt være på 10 MB. Tilsammen må de endvidere maksimalt fylde 25 MB. Alle bilag skal være i pdf-format og må ikke være passwordbeskyttede eller på anden måde låste. Vi foretrækker, at der er tale om pdffiler genereret på din computer og ikke scannede papirudgaver af bilagene, som kan være svære at læse. Følg vejledningen på e-ansøgningsblanketten for vedhæftning af bilag. Det er en god ide at gemme blanketten efter vedhæftning af bilag. Bemærk, at store bilag godt kan tage flere minutter at vedhæfte. Sektion 17: Faglig statistik ønsker at samle statistik omkring de ansøgninger, vi modtager. Spørgsmålene i denne sektion er derfor alene til statistisk brug og indgår ikke i vurderingen. I begge spørgsmål skal tages udgangspunkt i netværkets aktiviteter som helhed. Man kan som udgangspunkt godt antage at alle årsværk i konsortiet (hos både videninstitutioner og virksomheder) er forsknings- og udviklingsårsværk. Svarene skal baseres på det bedste skøn. Sektion 22: Indsendelse af e-ansøgningen Før ansøgningen kan indsendes, skal du bl.a. erklære, at du har læst og accepteret betingelserne for anvendelse af s elektroniske ansøgningssystem. Du kan læse mere om disse betingelser i menupunktet Bag om e-ansøgning www.fi.dk/e-ansoegning/bag-om-e-ansøgning Når e-ansøgningsblanketten er udfyldt, og alle bilagene er vedhæftet, kan du sende din ansøgning til os. Følg anvisningerne på e-ansøgningsblanketten om hvordan du indsender din ansøgning. Når din ansøgning er indsendt kan du ikke længere rette i den eller tilføje eller slette bilag. Du kan heller ikke selv trække din ansøgning tilbage efter indsendelsen. Ønsker du at trække din ansøgning tilbage efter du har indsendt den, skal du tage kontakt til. Der kan være forsinkelser i indsendelsen på grund af kødannelser omkring ansøgningsfristen. Det anbefales derfor at afsætte tilstrækkelig tid til selve indsendelsen, så ansøgningsfristen ikke overskrides. 3. Bilagenes indhold Du skal vedlægge følgende bilag til E-ansøgningsblanketten: Side 4/7
Bilag 1: [navn på snetværk] hovedansøgning Bilag 2: [navn på snetværk] budget Bilag 3: [navn på snetværk] oplysninger om konsortiets deltagere Bilag 4: [navn på snetværk] Performanceregnskabstal 2012 Bilag 5: [navn på innovationsnetværk] Netværkets seneste benchmark-rapport Bilag 6: [navn på innovationsnetværk] Samarbejdsaftale mellem partnere Det er vigtigt, at bilagene navngives som ovenfor og vedlægges i den nævnte rækkefølge. Navnet på snetværket skal svare til den titel, der er givet i e- ansøgningsblanketten. Herunder uddybes, hvilket indhold de forskellige bilag skal have: Bilag 1: Hovedansøgning fase 2 Hovedansøgningen skal indeholde de væsentligste oplysninger i forhold til at vise, hvordan projektet lever op til de krav til snetværk og kriterier for udvælgelse, som er beskrevet i Retningslinjer for snetværk af 29. april 2013. Læs derfor retningslinjerne omhyggeligt inden du går i gang. Først skal følgende fakta om netværket angives: Netværkets navn Netværkets etableringsår Netværkets hjemmeside Netværkets adresse/adresser I retningslinjer er der under hvert punkt i dispositionen nævnt en række punkter, som ansøgningen vil blive vurderet på. Beskrivelsen skal ikke systematisk svare på hvert enkelt spørgsmål/kriterium, men alt i alt vise, hvordan ansøgningen lever op til kriterierne og andre krav, der er beskrevet i retningslinjerne. Hovedansøgningen skal følge nedenstående disposition: 1. snetværkets rationale, strategi og faglige fokus 2. Virksomhedsmålgruppe 3. Netværkets placering i innovationsfremmesystemet 4. Partnersammensætning 5. Virksomhedsdeltagelse og -opbakning 6. Organisering 7. Hidtil opnåede resultater (dokumenteret med tal fra fx performanceregnskab, 8. Fremtidige aktiviteter - Matchmakring- og videnspredningsaktiviteter - Udviklingsprojekter - Internationalisering - Ledelse- og sekretariatsarbejde 9. Økonomi og medfinansiering Under fremtidige aktiviteter skal ansøger overordnet beskrive de aktiviteter, der ønskes gennemført under de fire nævnte hovedoverskrifter. Der skal ikke redegøres i detaljer for aktiviteterne på i ansøgningen. Efter afgørelse af dette opslag, vil aktiviteterne skulle beskrives mere detaljeret. Side 5/7
Ansøger skal desuden foretage i opdeling en opdeling af det ansøgte beløb under de fire hovedoverskrifter. I vurderingen af kriteriet økonomi og finansiering indgår særligt oplysningerne fra bilag 2 budget. Under punkt 9 i bilag 1 kan anføres ansøgers eventuelle bemærkninger til budget og finansiering. Hovedansøgningen må maksimalt fylde 25 sider. Bilag 2: Budget Bilag 2 skal indeholde et overordnet budget for innovationsnetværket. Bemærk, at der skal anvendes en forud defineret skabelon til dette bilag. Du finder skabelonen gennem linket Skabeloner til bilag i ansøgningsblankettens sektion 15. Vælg først mappen dansk, vælg derefter mappen Rådet for Teknologi og, og derefter mappen snetværk. Skabelonen er inddelt i tre forskellige dele: 1. Budget for innovationsnetværket Den øverste del af skabelonen omhandler det budget, der søges medfinansiering til her. Skabelonen skal udfyldes i henhold til de definitioner og regler, som er beskrevet i retningslinjerne under finansiering samt i bilag 3 til retningslinjerne, omkostningstyper. I skabelonen skal kun anføres udgifter til sekretariat samt udgifter til diverse faglige projekter år 1. Projektmidlerne for år 2 4 anføres under budgetlinjen projektpulje 2-4. Projektmidlerne for år 2 4 budgetteres efterhånden som projektet skrider frem. I budgetskabelonen skelnes der mellem løn til partnere for sekretariatsarbejde, og løn til partnere for faglige aktiviteter. Skabelonen kan udvides med flere linjer, hvis nødvendigt. Det kan være nødvendigt at justere i budgettet, hvis netværket ikke opnår den finansiering, som der ansøges om. 2. Budget for medfinansiering af innovationsnetværket Her anføres budget for medfinansiering. Udgifter i alt skal være samme tal under budget for udgifter og finansieringsbudget. Vær opmærksom på, at den statslige medfinansiering maksimalt kan udgøre 50 procent af det samlede budget, og at den private medfinansiering (privat kontakt, medgået tid og rejser) skal udgøre 40 50 procent. Udgør den mindre end 50 procent skal restbeløbet finansieres gennem parternes egenfinansiering eller tilskud fra fx regioner, kommuner eller andre offentlige sponsorer. Hvis tilskud fra andre offentlige sponsorer udgør mere end 10 procent anføres indtægterne under punkt 3 Oplysninger om evt. andre finansieringskilder. Hvis den Side 6/7
private medfinansiering er større end 50 procent anføres dette ligeledes under punkt 3. 3. Oplysninger om evt. andre finansieringskilder Det er vigtigt, at innovationsnetværket synliggør eventuelle andre indtægter og finansieringskilder, end dem der vedrører denne bevilling. Det skyldes, at det er et vigtigt formål med innovationsnetværket, at generere nye projekter mellem de deltagende parter. Derfor skal der under dette punkt i budgettet anføres, hvilke andre finansieringskilder netværket har. Det kan være finansiering gennem deltagelse i EU-projekter, bevillinger fra regioner, kommuner, andre ministerier, fonde, ekstra privat medfinansiering fra fx brancheorganisationer, medgået tid, der overstiger minimumskravene mv. Bilag 3: Oplysninger om innovationsnetværkets vigtigste deltagere Bilag 3 skal indeholde en oversigt med navn, titel, tidligere ansættelser og vigtigst korte kompetenceprofiler på alle vigtige netværksdeltager. Det gælder særligt netværksleder, sekretariatsmedarbejdere og nøglemedarbejdere fra de øvrige netværkspartnere. Der skal altså ikke vedlægges fulde CV er for disse netværksdeltagere, men korte kompetenceprofiler, der beskriver de kompetencer, der er relevante i sammenhæng med opgaverne i innovationsnetværket. Det kunne fx være ledelseskompetencer, netværkskompetencer, kompetencer vedr. kommunikation, administration eller lign. Bilag 4: Performanceregnskabstal 2012 Her vedlægges en kopi af de tal for 2012, som netværket har indleveret til det fælles performanceregnskab for innovationsnetværk Bilag 5: Netværkets seneste benchmark-rapport Her vedlægges kopi af netværkets seneste benchmark-rapport. For de fleste netværk vil det være de tal fra benchmark 2013. For andre vil det være tal fra benchmark gennemført i 2011-12. Bilag 6: Samarbejdsaftale Her vedlægges partnerkredsens samarbejdsaftale. Side 7/7