Gribvand Spildevand A/S Bestyrelsen 17. april 2013 Referat af bestyrelsesmøde d. 9. april 2013 Mødedato / sted: 9. april 2013 / Holtvej 18c, Græsted kl. 15-19:00 Mødedeltagere: Flemming Møller (FM) Mogens Pedersen (MP) Bo Jul Nielsen (BJN) Birgit Roswall (BR) - fraværende Parmo Nielsen (PN) Henning Holm (HH) Mette Therkildsen (MT) Lynge Skovgaard (LS) og Mai Hartz (MH), revisorer, Deloitte deltog under punkt 4.-7. Peter Prehn-Olesen (PPO) deltog under punkt 8. Referent : Mette Therkildsen (MT) Referatet er udarbejdet i forhold til fremsendt dagsorden. Dagsorden for mødet: 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 11. december 2012, 11. januar 2013 og 26. februar 2013. 2. Meddelelser fra formanden 3. Forelæggelse af eventuelle indførsler i revisionsprotokollen og stillingstagen hertil. 4. Udkast til regnskab, årsrapport og protokollat 2012 til godkendelse (Deloitte) 5. Regnskab for tømningsordning 2012 til godkendelse (Deloitte) 6. Revisionserklæring prisloft 2014 (Deloitte) 7. Revisionserklæring intern overvågning 2012 (Deloitte) 8. Valg forbrugerrepræsentanter (Horten deltager under dette pkt.) Valgregulativ
Vedtægter Kommunikation 9. Orientering fra ledelsen om selskabets virksomhed i den forløbne periode. 10. Balancen og likviditetsoversigt for perioden 1. januar 28. februar 2013 til orientering 11. Kommunikation 12. Fastsættelse af mødedato for næste bestyrelsesmøde 13. Eventuelt 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøder d. 11. december 2012, 11. januar 2013 og 26. februar 2013. Referatet blev godkendt og underskrevet af FM, BJN, MP, BR (underskrev referater d. 10. april 2013), PN og HH. 2. Meddelelser fra formanden FM meddelte følgende: I forbindelse med KL s landsmøde er vejbidrag blevet diskuteret. FL henviste til to artikler, som fremsendes til bestyrelsen. Her fremgår det bl.a., at Kommuner bebuder retssag mod staten. Der har været et møde med Danvas formandskab, hvor FM og MT deltog. På mødet blev der givet en generel orientering. Der ud over blev Danvas nye vedtægter gennemgået. Med henblik på at få medlemmernes forslag til eventuelle ændringer. D. 29. juli 2013 afholdes der reception i Gribvand A/S i forbindelse med at MT fylder 50 år. Receptionen vil blive afholdt på selskabets adresse fra kl. 14-16. Bestyrelsesformanden vil invitere på vegne af Gribvand. 3. Forelæggelse af eventuelle indførsler i revisionsprotokollen og stillingtagen hertil Revisionen nævnte i forbindelse med deres gennemgang af årsrapporten, at der er fuldt op på management letter udarbejdet i 4. kvartal 2012. 4. Regnskab og årsrapport 2012 til godkendelse FM bød velkommen til LS og MH og orienterede bestyrelsen om, at LS og MH ville deltage under punkt 4-7. LS præsenterede kort de punkter, der ville blive gennemgået: Årsrapporter for 2012 Revisionskonklusion og protokoller for 2012 Skatteforhold: Hvorfor er der en supplerende oplysning? Hvad er de mulige konsekvenser? Erklæringer 2012:
Investerings- og reguleringsregnskaber Ansøgning om fordeling af indtægter over flere år (senest 15.4) Tilknyttede aktiviteter Internt overvågningsprogram Indledningsvis fremhævede MH, at der har været en besparelse på driftsomkostninger i forhold til budget på 1,5 mio. kr. Vejafvandingsbidrag indgår i 2012- regnskabet således: 2007-2010 = 8.809 t.kr. 2011 (regulering) = 3.486 t.kr. 2012 = 7.729 t.kr. Påvirker dog ikke resultatet idet beløbet via overdækningen skal tilbage til forbrugerne. Resultatet i Gribvand alene er 83.000, koncernen 7.574 t.kr. og Gribvand Spildevand 7.620 t.kr. t.kr. Resultat Egenkapital Korrektion EK primo Balancesum Gribvand A/S Gribvand Spildevand A/S 7.574** 1.784.556-1.803.012 7.620 1.784.481 +11.955* 2.019.360 Koncernen 7.574 1.784.556 +11.955* 2.024.328 Over- og underdækninger er pr 31.12.2012 opskrevet til de reguleringsmæssige værdier i henhold til Forsyningssekretariatet således (t.kr.): t.kr. Værdi 1.1.2012 Afregnet for tidligere år Årets regulering Værdi 31.12.2012 Gribvand Spildevand A/S 47.819 (5.261) 9.363 51.921 Årets regulering er væsentligt påvirket af vejafvandingsbidrag for tidligere år, som skal indgå i årets reguleringsregnskab til regulering i prisloft 2014.
LS oplyste, at Deloitte har givet en blank påtegning uden forbehold, men med supplerende oplysning om: Uden at modificere vores konklusion gør vi opmærksom på, at der som beskrevet i note 1 er usikkerhed vedrørende opgørelse af udskudt skat. Forholdet gælder for Gribvand Spildevand - og er som følge heraf medtaget i Koncernen. LS oplyste endvidere, at der er mange skattesager i branchen pt. - en række afgørelser er anket til Landsskatteretten. Indtil videre er der ikke rettet forespørgsel til Gribvand Spildevand A/S. SKAT arbejder med en DCF-model, hvor aktivernes værdi reelt er tæt på 0 kr. pga. hvile-i-sig-selv princippet. Branchens påstand er POLKA-værdierne. Der er set nedsættelser på helt op til 70-80% af værdierne. Risikoen er, at der skal betales skat (pga. manglende afskrivningsgrundlag) men det kan dog dækkes af taksten. Det forventes, at det varer lang tid inden de ankede sager afgøres og der kommer yderligere sager i selskaber, hvortil SKAT endnu ikke har rettet forespørgsel. De første afgørelser i Landsskatteretten får afgørende og principiel betydning Bestyrelsen godkendte regnskabet for 2012 og udtrykke stor tilfredshed med resultatet. 5. Regnskab for tømningsordning 2012 til godkendelse MH gennemgik regnskabet for tømningsordningen, der er indregnet i årsrapporten for Gribvand Spildevand A/S. Detailregnskabet, der er fremsendt til bestyrelsen består både af et regnskab for samletanke og et for bundfældningstanke. For 2012 er der et overskud på hhv. 17.608 kr. indenfor bundfældningstanke og et overskud på 17.979 kr. indenfor samletanke. Det betyder, at taksten i 2013 reduceres tilsvarende. Bestyrelsen godkendte regnskabet. 6. Revisionserklæring prisloft 2014 MH gennemgik principperne for prisloftet, der består af 5 delelementer: Driftsomkostninger Omkostninger til miljø- og servicemål 1:1-omkostninger Finansielle poster Udgifter til investeringer Prisloftet er en ramme for de primære indtægter, der fastsætter et loft og bestemmer derved, hvad der må opkræves hos forbrugerne. Der må ikke opkræves omkostninger, som ikke er godkendt i prisloftet.
Reglerne giver bl.a. grundlag for: At stille krav om effektivisering af driftsomkostninger At overskud investeres eller bruges til takstnedsættelse At anlæg (i et vist omfang) kan kontantfinansieres MH understregede, at prisloftet skal overholdes indenfor de forskellige elementer og ikke ses som et samlet hele. Den driftsmæssige del af prisloftet er opdelt i: Driftsomkostninger omfattet af effektiviseringskrav (almindelige driftsomkostninger til drift og vedligeholdelse) Øvrige omkostninger, som ikke er omfattet af effektiviseringskrav (1:1- omkostninger, finansielle poster og omkostninger til miljø- og servicemål) Det er vigtigt, at få klassificeret omkostningerne korrekt. Finansiering: Der er ikke finansieringsmuligheder ved overskridelse af det driftsmæssige prisloft (kan ikke finansieres med lån eller andre elementer i prisloftet) Overskridelse af driftsmæssigt prisloft = udfordringer med likviditeten, da omkostninger afholdes uden takstindtægter Manglende udnyttelse af driftsmæssigt prisloft = ekstraordinær effektiviseringsgevinst kan kun anvendes til investeringer eller takstnedsættelse Det investeringsmæssige prisloft skal dække udgifterne til: Investeringer uden låneoptagelse (kontantfinansierede investeringer) Igangværende anlægsarbejder uden låneoptagelse Afdrag på lån Køb af grunde Udgifter til bortskaffelse af aktiver taget ud af drift Tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved etablering af alternativ tag- og overfladevand I ovenstående elementer modregnes indtægter vedrørende investeringer f.eks. Tilslutningsbidrag Her fremhævede MH, Er udgifter til investeringer (jf. ovenfor) større end prisloftet = lånefinansiering af resterende del Er udgifter til investeringer (jf. ovenfor) større end det der er opkrævet via taksterne = lånefinansiering af resterende del Investeringstillægget er en ramme, som skal udnyttes årligt der kan altså ikke overføres til efterfølgende år Efter gennemgangen af prisloftet gennemgik MH kort reguleringsregnskabet, der indeholder Indtægter fra primære aktiviteter 1:1-omkostninger Miljø- og servicemål Nettofinansielle poster Effektiviseringsgevinster anvendt til investeringer
MH orienterede bestyrelsen om, at Deloitte har afgivet erklæring uden forbehold om selskabets indberetning I forbindelse med revisionspåtegningen skal revisor revidere selskabets investeringsregnskab. Erklæringen er ligeledes afgivet uden forbehold. Erklæring om investeringsregnskab indeholder: Samlede investeringer (beløb for anskaffelser) Faktiske udgifter til investeringer (egentlige betalinger ud af kassen) Faktiske indtægter vedr. investeringer (typisk tilslutningsbidrag) MH fremhævede, at revisionen skal erklære sig om, at der ikke er ændret regnskabspraksis siden 2003-2005. Da der ikke var selskabsgjort på det tidspunkt kender Deloitte ikke regnskabspraksis fra kommunens tid, hvorfor der er et forbehold. Det er helt standard og ikke et specifikt forhold for Gribvand Spildevand A/S. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Revisionserklæring intern overvågning 2012 MH gennemgik kort processen for intern overvågning. Erklæring om internt overvågningsprogram indeholder: Selskabet skal efter reglerne etablere et internt overvågningsprogram Skal sikre, at aftaler indgås på markedsvilkår og er skriftlige på aftaletidspunktet Selskabet skal offentliggøre en årsberetning hvert år inden 1. maj Revisor skal undersøge: Om programmet har været etableret og fungerende i hele året Om de beskrevne kontroller er gennemført og dokumenteret Om programmet indholdsmæssigt lever op til loven Deloitte har afgivet erklæring med forbehold: Der er ikke indhentet erklæring fra kommunens revisor på, at ydelser fra kommunen er prissat korrekt. Et typisk forbehold pga. omkostningerne ved at indhente en sådan erklæring. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. I forlængelse af denne erklæring gennemgik revisionen erklæring om tilknyttede aktiviteter (deltagelse i anden virksomhed), der indeholder: Oplysninger om selskabets indtægter fra andet end primære aktiviteter Der skal oplyses om beløb og om, at der sker særskilt bogføring Deloitte skal desuden erklære, at der ikke er aktiviteter, som skal udskilles i særskilt selskab (indtægter over 2 mio.kr.) Selskabets aktiviteter består af: Tømningsordning (over 2 mio. kr. men omfattet af undtagelserne) Lokaleudlejning (16 t.kr.)
Deloitte har afgivet erklæring uden forbehold. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 8. Valg forbrugerrepræsentanter PPO gennemgik valgdirektivet. Herunder diskuterede bestyrelsen kriterier for valgbarhed, afgivelse af stemmer mv. Det blev aftalt, at PPO retter valgdirektivet, der efterfølgende fremsendes til bestyrelsen til kommentering. Bestyrelsen besluttede, at valgdirektivet skal godkendes på bestyrelsesmødet d.30 maj 2013. Bestyrelsen godkendte endvidere, at medarbejderrepræsentanterne deltager i Gribvand Spildevands bestyrelsesmøder som observatører. I den forbindelse udarbejder Horten et tillæg til forretningsorden. Det blev endvidere aftalt, at ledelsen forbereder annoncer i forbindelse med forbrugervalg. Det er vigtigt, at der er fuld overensstemmelse mellem valgdirektiv og annoncetekst. Mødet d. 9. september i Gribskov hallen bliver flyttet til d. 5. september. Bestyrelsen tog orienteringen fra Horten og ledelsen til efterretning. 9. Orientering fra ledelsen om selskabets virksomhed i den forløbne periode Under ledelsens beretning omtalte MT bl.a. at selskabet i samarbejde med Gribskov Kommune har forberedt tillæg til strategien, hvor strukturen med 3 anlæg erstattes med et blivende anlæg (Helsinge) og et nyt anlæg ved Højelt. Endvidere har selskabet indgået fastforrentet serie lån 40 år, hvor renten låses de første 25 år. Bestyrelsen tog ledelsens beretning til efterretning. 10. Balance og likviditetsoversigt for perioden 1. januar 28. februar 2013 til orientering MT gennemgik kort balancen pr. 28. februar 2013. I forbindelse med ejer rapporten bliver der pr. 31. marts 2013 udarbejdet likviditetsanalyse og kommenteret kvartalsrapport. Bestyrelsen tog punktet til efterretning. 11. Kommunikation
Det blev besluttet, at selskabet orienterer om de væsentligste punkter fra ledelsens beretning, godkendelse af regnskab og proces for valg af forbrugerrepræsentanter til bestyrelsen. 12. Fastsættelse af mødedatoer for kommende bestyrelsesmøder Næste bestyrelsesmøde er d. 30. maj. Mødet forventes afholdt på Helsinge rådhus. Mødet d. 26. november aflyses. I stedet booker MT et møde til d. 22. oktober kl. 7-8:00, hvor takster 2014 er til behandling. I henhold til bekendtgørelsen modtager Gribvand Spildevand deres prisloft d. 15. oktober 2013 13. Eventuelt Godkendt d. 30. maj 2013 Flemming Møller Bo Jul Nielsen Birgit Roswall Mogens Pedersen Parmo Nielsen Henning Holm