Til stede: Afbud: Andre deltagere: Bjarne Wahlgren, Thorkild Baltzer, Peter Kay Mortensen, Nedim Yasar (kursistrepræsentant), Jonas Reinwald Sørensen (kursistrådsrepræsentant) Niels Humble (medarbejderrepræsentant), Birthe Hougaard- Andersen (suppleant for medarbejderrepræsentant), Rasmus Rifsdal, Inge Voller (vicerektor), René Bamberger (HR-chef) og Anne Sørensen (rektor) Leif Luxhøj Pedersen, Gregers Christensen, Anette Holm (medarbejderrepræsentant), Søren Møller (BRF Kredit a/s) og Jesper Berg Christensen (Jyske Bank) deltog i starten af mødet Jens Bernhart (referent) 5. Finansiering af ejendom, herunder oplæg ved Søren Møller BRF Kredit a/s Rasmus Rifsdal orienterede indledningsvist omkring valg af finansieringspartner. Søren Møller gennemgik oplæg om realkreditfinansiering ved BRF Kredit a/s ud fra uddelt materiale, herunder sammensætning og prissætning af realkreditlån samt konsekvenser af forskellige lånesammensætninger (scenarier). Jesper Berg Christensen gennemgik oplæg med tilbud om kassekredit med udgangspunkt i uddelt materiale. Bestyrelsen takkede for præsentationen. Repræsentanterne fra hhv. BRF Kredit a/s og Jyske Bank forlod mødet. Rasmus Rifsdal gennemgik derefter kort scenarier for finansiering som opfølgning på oplæg på sidste møde. Anne Sørensen foreslog, at den næste del af processen er, at den daglige ledelse udarbejder en analyse af likviditetsbehov med udgangspunkt i en opdateret version 3. Derefter udarbejdes det endelige oplæg til finansiering, som udsendes til høring i bestyrelsen. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet af mødet torsdag den 20. oktober 2015 er godkendt. 3. Referatopfølgning Intet at bemærke, ud over at punktet resultatlønskontrakt er punkt 10 også på dette møde. 07.12.2015 JBE Side 1 af 5
4. Meddelelser Anne Sørensen orienterede på baggrund af de udsendte meddelelser, herunder om besøget på Kolding HF & VUC. Anne Sørensen henviste desuden til en virtuel gennemgang af nybyggeriet, som er at finde på Kolding HF & VUCs hjemmeside. Bjarne Wahlgren spurgte til tildelingen af det sociale taxameter, herunder definitionen af frafaldstruede kursister. Anne Sørensen fortalte, at det er baseret på UVMs statistik, der bl.a. vægter kursisternes forældres uddannelsesbaggrund, og at VUC Lyngby faktisk er overrasket over, at så mange som 48 % falder inden for definitionen. Peter Kay Mortensen orienterede kort om deltagelse i VEU-center Nordsjællands advisory board på vegne af VUC Lyngby. 5. Finansiering af ejendom, herunder oplæg ved Søren Møller BRF Kredit a/s Punktet rykket frem som første punkt på mødet. 6. Løn- og personalepolitik Inge Voller orienterede ud fra det omdelte bilag, som viser retningslinjerne for lokal løndannelse på baggrund af drøftelser i Samarbejdsudvalget. Inge Voller fortalte desuden, at de lokale lønmidler er fordelt ud fra drøftelser mellem ledelse og tillidsrepræsentanter på baggrund af netop de principper, som fremgår af bilaget Retningslinjer for lokal løndannelse. Birthe Hougaard-Andersen og Niels Humble meddelte, at der blandt medarbejderne synes at være tilfredshed med processen, herunder at der i retningslinjerne er variation mellem kriterierne, alt efter om man som medarbejder er lærer eller har en administrativ funktion. Bestyrelsen takkede for orienteringen 7. Vedtagelse af budget 2016 Anne Sørensen fortalte, at der i det foreliggende budgetforslag er taget udgangspunkt i en finansieringsmodel på 3 % fastforrentet lån. Budgetforslaget indeholder et budgetteret overskud på 2 %. Birthe Hougaard-Andersen tilkendegav, at det fra GL-side ikke opfattes som et godt signal at budgettere med en overskudsgrad på 2 %, så man som institution viser politikerne, at man godt kan spare og effektivisere. Institutionsbestyrelser, ledelser og tillidsrepræsentanter vil således modtage en opfordring fra Gymnasieskolernes Lærerforening. 07.12.2015 JBE Side 2 af 5
Nedim Yasar bemærkede, at et eventuelt overskud kan anvendes til fx et økonomisk sikkerhedsnet og en mulighed for at investere i de bygninger, som VUC Lyngby overtager i 2016. Rasmus Rifsdal bekræftede, at et eventuelt overskud kan bringes i anvendelse til begge dele. Anne Sørensen og Rasmus Rifsdal mente, at et overskud på 2 % er en meget lille margen, blandt andet på baggrund af de seneste to års uforudsete og ekstraordinære udgifter og set i forholdt til VUC Lyngbys samlede omsætning. Bestyrelsen var enig i dette synspunkt. Formanden understregede, at det er vigtigt at føre en konsoliderende økonomisk politik, som i de foregående år. Det har vist sig hensigtsmæssigt i forbindelse med overtagelsen af bygningerne. Bestyrelsen vedtog budget for 2016 som forelagt. 8. IT-strategi Inge Voller gennemgik oplæg om pædagogisk it-strategi (udsendt som bilag). Oplægget har ikke endnu været drøftet i it-udvalget eller i samarbejdsudvalget, så det er ikke det færdige oplæg til pædagogisk it-strategi. Bjarne Wahlgren fandt, at oplægget har et godt indhold, men at han savner det overordnede mål med pædagogisk it-strategi. Inge Voller svarede, at det er hendes bud, at målet er, at kursisterne opnår digital dannelse samt en bedre, mere differentieret og mere effektiv undervisning. Rasmus Rifsdal tog derefter tråden op ud fra notat vedrørende udvikling af it (også udsendt om bilag), som bygger videre på oplæg på sidste bestyrelsesmøde og bestyrelsens kommentarer til dette. Rasmus Rifsdal præsenterede et oplæg om mulighederne ved, at VUC Lyngby i fremtiden indgår i et administrativt it-fællesskab samt en trinvis udviklingsproces. Bestyrelsen drøftede oplægget. Thorkild Baltzer spurgte til, hvor store VUC Lyngby ville være i hver af de tre beskrevne modeller for it-fællesskaber. Rasmus Rifsdal svarede uddybende på dette. Peter Kay Mortensen spurgte til baggrunden for, at det ikke er lykkedes i 2015 at etablere et itfællesskab mellem VUC erne i Københavnsområdet. Anne Sørensen forklarede, at der ikke har været interesse for dette, formentlig fordi den model også tidligere har været forsøgt, hvor det endte med, at enkelte VUC er trak sig ud og indgik i andre it-fællesskaber. Bestyrelsen takkede for et godt oplæg og bemyndigede den daglige ledelse til at gå videre med de fortsatte forhandlinger med Eniga.. 9. Strategi 2020 proces og pejlemærker René Bamberger orienterede om processen med at udarbejde oplæg til strategi 2020, herunder afholdelse af strategidag med deltagelse af medarbejderrepræsentanter fra, samarbejdsudvalg, pædagogisk udvalg, ledelsen og konsulenter/koordinatorer. Det er der kommet en række gode forslag ud af mht. formuleringen af vision, mission, værdigrundlag, strategiske mål og delmål. Disse forslag bliver der nu arbejdet videre ud fra. Ligeledes vil der blive udarbejdet handleplaner for de enkelte kursusår på baggrund af den endelige strategi 2020, når den foreligger. 07.12.2015 JBE Side 3 af 5
Peter Kay Mortensen spurgte ind til, om VUC Lyngby i højere grad end tidligere på strategisk niveau ser sig selv som en del af en samlet hovedstadsregion og leverandør af uddannelse for at sikre en fremtidig arbejdskraft med de rette kompetencer? Dette punkt vil blive inddraget i det videre arbejde med strategiplanen. Bestyrelsen ser frem til et oplæg på det kommende møde. 10. Resultatkontrakt Bjarne Wahlgren meldte tilbage til bestyrelsen om ønsket om at afskaffe resultatlønskontrakten for rektor. Det kan ikke lade sig gøre. På den baggrund har formandskabet sammen med rektor udarbejdet et nyt forslag til resultatlønskontrakt, hvor der er kun tre mål og mere konkrete målepunkter under hver enkelt mål. Birthe Hougaard-Andersen efterspurgte endnu mere konkrete målepunkter. Peter Kay Mortensen efterspurgte, at der fortsat er en fortolkningsmulighed under hvert målepunkt, så det ikke bare bliver et ja eller nej, men også mulighed for at drøfte en grad af målopfyldelse. Bjarne Wahlgren gennemgik herefter de enkelte målepunkter og spurgte bestyrelsen, om der er alternative formuleringer eller alternative målepunkter under hvert delmål. Bestyrelsen godkendte forslag til resultatlønskontrakt med de to ændringer, som er bragt frem og drøftet på mødet. 11. Eventuelt Anne Sørensen uddelte brev fra Rigsrevisionen til institutionens bestyrelse om undersøgelse af VUC s administrationsomkostninger på særlige konti. Anne Sørensen fremsender gerne kopi af VUC Lyngbys besvarelse af de fremsendte spørgsmål, hvis det ønskes. Thorkild Baltzer bad om, at et punkt på næste bestyrelsesmøde er besøg i bygningen Nybrovej 112. Anne Sørensen bifaldt forslaget og orienterede om muligheden for at fremskynde overtagelse af bygningen. Kommende møder: Torsdag den 10. marts 2016 kl. 17-19 Torsdag den 26. maj 2016 kl. 17-19 07.12.2015 JBE Side 4 af 5
dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift 07.12.2015 JBE Side 5 af 5