Signe Sommerset (sekretær), Direktoratet. Dagsorden

REFERAT Møde i Det Centrale Arbejdsmiljøudvalg 28. marts 2014 kl. 10-12 Direktoratet Mødedeltagere: Ole Hansen, (formand), Direktoratet Dion Christensen, Statsfængslet i Østjylland Ina Rasmussen, som observatør for organisationerne Peter Wiinberg Karbo, Statsfængslet Midtjylland Peter Kempf Pedersen, Statsfængslet ved Søndre Omme Signe Sommerset (sekretær), Direktoratet. Dagsorden Opfølgning på sidste møde Status på Arbejdstilsynets indsats risikobaseret tilsyn og særlige tilsyn med fokus på psykisk arbejdsmiljø Uddannelsesdage om arbejdsmiljø ved Fængselsforbundet Forebyggelsespakker Vold og Trusler Sygefravær Gennemgang af indkomne informationer til Det Centrale Arbejdsmiljøudvalg fra de øvrige arbejdsmiljøudvalg i Kriminalforsorgen Eventuelt Næste møde Generel orientering Ole Hansen bød velkommen til årets første ordinære møde i det centrale arbejdsmiljøudvalg (CAU), og indledte med, at orientere om et nyt tiltag i Kriminalforsorgens nye sundhedsordning. Sundhedsdoktor har færdiggjort en internetbaseret sundhedsportal til samtlige af Kriminalforsorgens medarbejdere. Sundhedsportalen indeholder alverdens muligheder for at teste sin sundhed og personlige BodyAge, søge konkret råd og vejledning samt lave træningsprogrammer med sine kollegaer. Den nye sundhedsportal er blevet testet af arbejdsmiljøorganisationens ca. 414 arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere mhp. at få finjusteret portalen inden at samtlige ansatte fik adgang til sundhedsportalen. Formålet med sundhedsportalen er, at understøtte arbejdet med at forebygge fysisk og psykisk nedslidning samt bidrage til at skabe sundere medarbejdere og større trivsel på samtlige arbejdspladser i Kriminalforsorgen. 1

Ole Hansen orienterende desuden om, at CSU har besluttet, at udskyde trivselsundersøgelsen til 2015. CSU vurderer, at det giver mere mening, at måle på medarbejdernes trivsel på den anden side af reorganiseringen. Her vil målingen afspejle trivslen i den forestående hverdag. Ina Rasmussen medgav, at det giver mening at udskyde trivselsmålingen, men refererede dog til en undersøgelse, af den anerkende forsker ved Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø, Tage Søndergård Kristensen, der peger på, at den generelle trivsel stort set ikke ændre sig under en reorganisering. Peter Kempf Pedersen: Vi oplever også, at mange faktisk finder reorganiseringen spændende og rig på nye muligheder og det virker befordrende på trivslen. Ole Hansen refererede desuden til en drøftelse i CSU regi vedr. Fængselsforbundets undersøgelse om klienters chikane af ansatte i fritiden. Temaet er ligeledes interessant i et arbejdsmiljøperspektiv, og status er, at man i øjeblikket søger at afdække, hvordan man kan blive bedre til at sikre registrering af tilfældene. 1) Opfølgning på sidste møde Opfølgning fra CAU i januar 2014. Oprydning på intranettets AMO site er påbegyndt, men eftersom intranettet også er under reorganisering, afventer man lige endelige retningslinjer vedr. layout og placering. Lokale repræsentanter skal således bruge mapperne, som de plejer. Ved sidste møde besluttede CAU, at der i løbet af 2014 skal afholdes valg til B-siden. Man vurderede samtidigt, at dette først skal afvikles i 3. eller 4. kvartal, således at den nye organisation kan komme på plads, og således at de lokale AMU/AMG der har benyttet sig af muligheden for at udskyde valg kan nå at afholde deres lokale valg. I mellemtiden har arbejdsmiljørepræsentant Erik Klitgård fra Københavns Fængsler orienteret CAU om, at han har valgt at indstille sit virke, som medarbejderrepræsentant i CAU. CAU drøftede således om der pga. den nye situation skal igangsættes en valgproces allerede i 2. kvartal. Udvalget blev enige om at fastholde planen og vente, netop pga. CAUs tidligere udmelding om, at de lokale udvalg kunne udskyde valg til trods for at arbejdsmiljø-årshjulet tilskriver, at valg til AMO skulle have fundet sted i februar 2014. Udvalget understreger, at både civile og uniformeret arbejdsmiljørepræsentanter kan stille op til CAU. Selvom udvalget varetager alle medarbejdergruppers arbejdsmiljø, så kan det være befordrende med variation i perspektivet. Udvalget besluttede desuden at invitere konsulenten Pia Dreyer fra Cowi med til CAU mødet i juni 2014. Pia Dreyer bistod processen i 2012 med at udvikle og tilrettelægge arbejdsmiljø-årshjulet og hensigten med hendes deltagelse er at få input til regulering af årshjuls-modellen. 2

2) Status på Arbejdstilsynets indsats risikobaseret tilsyn og særlige tilsyn med fokus på psykisk arbejdsmiljø Ole Hansen: Vi har kigget på tallene og der kommer færre grønne smileys og flere påbud. Det er en bekymrende udvikling. En udvikling der igen berettiger til en opfordring om at benytte sig af de forebyggelsespakker, som vi endnu har til gode. Forebyggelsespakker kan ikke gøre det alene, men har man først fået et påbud i henhold til et konkret område eller problem, kan man ikke ansøge om en pakke til at løse udfordringen. Risikobaseret tilsyn i 2012 2013-2014 47 risikobaserede tilsynsbesøg gennemført 11 risikobaserede tilsynsbesøg varslet Der er givet: 19 grønne smileys og 1 afsluttes uden bemærkninger 14 påbud 2 rådgivnings-påbud 2 strakspåbud Hertil er der givet en hel del Afgørelse uden påbud overvejende i forhold til høje følelsesmæssige krav, psykiske belastninger, tidspres (mobning og sexchikane) mv. En hel del Vejledninger om indsatser fx risikovurderinger, forebyggelse af arbejdsulykker, forebyggelse af sundhedsskadelige belastninger, som følge af stor arbejdsmængde og tidspres. Et par sager er endnu ikke afgjort. Ole Hansen refererede til en forespørgsel på ledermødet i februar vedrørende arten af påbud fra Arbejdstilsynet. Man opfordrede til at kigge på, om der tegner sig et generelt billede i årsagerne til påbud, således at man evt. kunne bygge bro til den samlede arbejdsmiljøindsats i Kriminalforsorgen. Denne analyse vil man kigge nærmere på. Peter Kempf Pedersen: Byrden af mer-arbejde og den nulløsning som regeringen har lagt ud presser personalet. Det er de høje følelsesmæssige krav, at det går ud over, fordi der ikke er overskud. Når en værkmester afskediges, ansættes der ikke en ny. Der efterlades blot flere opgaver til den resterende medarbejdergruppe. Vi mangler ressourcer (hænder) og økonomi og det præger dagligdagen. Men økonomien og ressourcerne kan vi ikke gøre noget ved og det kan direktoratet heller ikke. Vi kan dog forsøge at gøre vores bedste på arbejdsmiljøområdet for de midler vi har og fokusere på de forhold vi kan ændre på. Ina Rasmussen: Frustrationer er ok. Men der er tjenestesteder, hvor det lader til, at man ikke vil prioritere arbejdsmiljøet og fx fravælger at søge forebyggelsespakker. Dion Christensen: Forebyggelsespakker kan kun anbefales, men de løser ikke alt. Ina Rasmussen: Det er et prioriteringsspørgsmål. Det handler om, at fokusere indsatsen og opmærksomheden også i en travl hverdag. Se blot hvad det har gjort ved sygefraværsniveauet, da man valgte at fokusere indsatsen og håndteringen af fravær. Forebyggelsespakkerne kan jo søges nu 3

og sættes i gang fx i december 2014, hvis det synes uoverskueligt pt. hvor reorganiseringen fylder. Fonden for forebyggelse og fastholdelse spørger, hvorfor at Kriminalforsorgen endnu ikke har brugt midlerne. Peter Wiinberg Karbo: Alene fokus på emnet fra flere niveauet har en konstruktiv effekt. Udvalget drøftede de omorganiseringer og besparelser som Kriminalforsorgen i øjeblikket gennemgår og konsekvenserne heraf. Udvalget fokuserede bl.a. på den stressreaktion, som nogle oplever pga. usikkerhed omkring forandringernes betydning for den enkelte. Ole Hansen påpegede, at interessetilkendegivelsessamtalerne bl.a. har til hensigt at skabe ro og understrege den lydhørhed, der er overfor den enkeltes ønsker til fremtidig arbejdsforhold mv. Som et supplement til samtalerne drøftede udvalget muligheden for, at ansøge Fonden for Forebyggelse og Fastholdelse om en forebyggelsespakke til de af direktoratets medarbejdere, hvis opgaver hovedsagelig bliver berørt af omstruktureringerne. Måske én eller flere forebyggelsespakker kan forebygge de potentielle arbejdsmiljø- og trivselsbelastninger som forandringerne kan medføre blandt medarbejderne i direktoratet. Denne mulighed vil blive fremlagt for PSK og direktoratets lokale AMU. Afsluttet indsats vedr. Særlige tilsyn med fokus på psykisk arbejdsmiljø i 2013 20 særlige tilsynsbesøg er gennemført (heraf er en del ikke afgjort endnu, så nedenstående er ikke et endeligt billede). 9 er varslet (således udebliver tilsyneladende 1 besøg ud af de 30 varslede tilsyn). Heraf er givet: 17 påbud 4 rådgivningspåbud 2 strakspåbud Dertil er der givet en hel del Afgørelse uden påbud overvejende i forhold til uklare krav og stor arbejdsmængde, belastninger ved høje følelsesmæssige krav i arbejdet med indsatte, krav om at forebygge risiko for vold og trusler om vold mv. Desuden en hel del Vejledninger om indsatser overvejende i forhold til at forebygge stor arbejdsmængde og tidspres, forebygge voldsrisiko. Møde i Arbejdstilsynet 7. maj 2014 Ole Hansen orienterede om, at der 7. maj 2014 afholdes et møde i Arbejdstilsynet (AT), hvortil repræsentanter fra hhv. PSK, Fængselsforbundet og BAR service er inviteret. Hensigten med mødet er gensidigt at evaluere på den indsats, der er forløbet i 2013 med de særlige tilsyn med fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Desuden vil Kriminalforsorgen og Arbejdstilsynet efter formiddagens temamøde afholde en generel drøftelse af hhv. samarbejdet, metoder og konkrete sager. 4

CAUs input til mødet i AT Udvalget diskuterede emner og konkrete bidrag, som kan fremlægges ved mødet. Peter Kempf Pedersen refererede til en lidt voldsom og meget atypisk episode i Søndre Omme med en enkelt frustreret klient. Episoden skete tilfældigvis mens AT var på tilsynsbesøg. Det er et øjebliksbillede de får og det er misvisende i forhold til hverdagen. Derfor er afgørelserne også til tider misvisende. De skal selvfølgelig beskrive, hvad de ser, men det er et fængsel, at de befinder sig på og det må vel være medarbejdernes oplevelse heraf, der danner grundlag for afgørelserne og ikke de tilsynsførendes oplevelse. Dion Christensen: AT har varslet om, at Østjylland må forvente et risikobaseret besøg indenfor én til fire måneder. Men nu er der gået langt over de fire måneder, så i teorien skal de fremsende en ny varsling, da den fremsendte ikke længere er gældende. Troværdigheden falmer, når tidsfristerne ikke overholdes. Man forbereder sig jo. Peter Wiinberg Karbo: De særlige tilsynsbesøg med fokus på psykisk arbejdsmiljø var en positiv oplevelse. De var planlagt i forvejen, hvilket gav begge parter mulighed for en konstruktiv forberedelse. Samtalerne var værdifulde, fordi de relevante arbejdsmiljøfaglige personer var til stede mv. Opdateret liste over godkendte tilsynsførende til Kriminalforsorgens tjenestesteder 2014 Til orientering er der nyligt udsendt en opdateret liste over de tilsynsførende medarbejdere fra Arbejdstilsynet, som er sikkerhedsgodkendt i politiets registre, og som således har opnået tilladelse til at få adgang til samtlige tjenestesteder. Listen er oploadet under Arbejdstilsynets risikobaserede tilsyn - vejledning og information på netværket, således at arbejdsmiljørepræsentanter altid har adgang til oplysningerne. Det skal dog nævnes, at listen i øvrigt må betragtes som fortrolig grundet personoplysninger. 3) Uddannelsesdage om arbejdsmiljø ved Fængselsforbundet Ina Rasmussen orienterede om Fængselsforbundets kommende uddannelsesdage om arbejdsmiljø 2014. Uddannelsesdagene er gratis og målrettet hhv. arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter samt ledere i arbejdsmiljøgrupper og udvalg. På temadagene vil nye materialer om arbejdsmiljø blive præsenteret herunder bl.a. dialogspillet giv volden en skalle, som deltagerne får lejlighed til at afprøve. Desuden vil fokus kredse om rollen som arbejdsmiljørepræsentant særligt i henhold til trivslen i Kriminalforsorgen i en forandringstid. Hertil vil erfaringer i forhold til både Arbejdstilsynets særlige tilsynsindsats i 2013 og brugen af Forebyggelsespakker blive drøftet. Endelig vil der blive samlet op på erfaringerne omkring arbejdsmiljø-årshjulet og deltagerne får lejlighed til at give feedback på både den nuværende struktur på arbejdsmiljøarbejdet samt CAUs arbejde. 5

Det er aftalt med Kriminalforsorgen, at Fængselsforbundets uddannelsesdage kan indgå, som en del af den løbende efteruddannelse af arbejdsmiljørepræsentanterne. En repræsentant fra direktoratets personalekontor Signe Due Sommerset, vil således deltage i nogle af temadagene. Dato/sted: Torsdag den 8. maj 2014 Statsfængslet Nyborg Personalehuset Mandag den 12. maj 2014 Anstalten v/ Herstedvester Kirken Mandag den 19. maj 2014 Nr. Snede Lukket afdeling Tirsdag den 20. maj 2014 Statsfængslet Østjylland - Personalehuset Uddannelsesdagene starter kl. 09:30 og forventes afsluttet kl. 16:00. Ole Hansen påpegede, at det naturligvis er det enkelte tjenestesteds valg, om de vil lade AMO deltage i arrangementet. Men CAU skal erindre om, at det er de lokale tjenestesteders opgave at sørge for, at de lokale repræsentanter er uddannet så godt som muligt og at de tilbydes en årlig supplerende arbejdsmiljøuddannelse. 4) Forebyggelsespakker På ledermødet i februar 2014 orienterede direktoratet samtlige tjenestesteder om, at Kriminalforsorgen også i 2014 kan søge forebyggelsespakker fra Fonden for Forebyggelse og Fastholdelse for en samlet sum på 5 mio. kr. Fængselsforbundet har i deres nyhedsmails ligeledes annonceret om muligheden for at ansøge pakker der sigter mod at forbedre arbejdsmiljøet og fremme sundheden på tjenestestederne. Trods det, er der pr. 26.03.2014 kun givet tilsagn til 1 pakke med træning til Statsfængslet Østjylland og Herstedvester regner også med at få tilsagn om den 5. pakke de har ansøgt om her i marts. Således er 28 forebyggelsespakker pt. i spil hele Kriminalforsorgen. Flere millioner er endnu ubrugt og endnu har ingen KiF og Pensioner ansøgt. Dion Christensen orienterede om, at pakken med fysisk træning, som Østjylland har fået tilsagn om i 2014, netop er målrettet fængslets gruppe af socialrådgivere. Udvalget ser frem til at høre, hvordan den forløber og vil samtidigt opfordre KiF afdelinger og pensioner til at tage kontakt til Østjylland, såfremt at muligheden for at ansøge en pakke overvejes. CAU opfordrer ligeledes fængsler og arrester, der endnu ikke har ansøgt, til igen at overveje at bruge forebyggelsespakkerne til fx at sætte fokus på det ene af de to temaer for Kriminalforsorgens overordnede arbejdsmiljøarbejde: nemlig psykisk arbejdsmiljø i en forandringstid. Fonden for forebyggelse og fastholdelse gør opmærksom på, at de midler man kan få refunderet fra Fonden først tildeles, når hele arbejdet med forebyggelsespakkerne er afsluttet og der er gennemført en tilfredsstillende evaluering. 6

Pakker udmøntet i 2013, men først afsluttet i 2014, får således først de berettigede midler i 2014, ganske som at pakker udmøntet i 2014, men først afsluttet i 2015, får således først de berettigede midler i 2015. 5) Vold og Trusler Seneste statistik Den seneste statistik over vold og trusler er stort set magen til data frembragt på CAU mødet slut december 2013, blot suppleret med de sene registreringer. Der er i 2013 blevet registreret 355 episoder med vold og trusler mod personalet begået af indsatte. Det er en stigning på ca. 15 % i forhold til 2012 (306 episoder), når data korrigeres for forskelle i belæg mellem 2012 og 2013. Stigningen skyldes primært en stigning i antallet af trusler, særligt i de åbne fængsler og arresthuse. Det skal dog bemærkes, at der er sket et mindre fald i de registrerede tilfælde af vold i de åbne institutioner (8 tilfælde i 2012 og kun 4 tilfælde i 2013). Ole Hansen betonede, at det er vigtigt, at samtlige af de episoder, der vurderes at have karakter af vold, politianmeldes. Ina Rasmussen: Hvordan er nultolerancen meldt ud? Ole Hansen meddelte, at der er en politik på vej. Beskeden er givet i ledelsesregi, men politikken skal formaliseres. Et skærpede fokus på registrerings- og anmeldelsespraksis har dels til hensigt at sende et signal om konsekvens overfor klienterne. Desuden er det et beskyttelseshensyn overfor kollegaerne, der vil have bedre mulighed for at tackle en klient, hvis der er viden om tidligere episoders karakter. Fokus på og øget dialog omkring episoder kan endvidere skabe større tryghed i medarbejdergruppen, og sende et signal om respekten for medarbejderens oplevelse af episoden. Det ledelsesmæssige ansvar består i at handle på episoderne (registrere/anmelde) og varetage den efterfølgende dialog. På den måde har det skærpede fokus (nultolerancen) forhåbentlig også en forebyggende effekt ved at reducere risikoen for psykiske belastninger/nedslidning. Der bliver i 2014 fulgt kvalitativt op på de enkelte institutioners evt. forskelle mellem antallet af episoder og antallet af anmeldelser. Arbejdsmiljøtemadag for Arrestområdet Syd-, Sønderjylland og Fyn I lyset af, at det ene af de to fokuspunkter for arbejdsmiljøarbejdet i 2014 er sikkerhed og forebyggelse af vold og trusler, fremhævede udvalget et lokalt eksempel på, hvordan man kan styrke dialogen omkring tryghed og sikkerhed i dagligdagen. På en arbejdsmiljøtemadag i Arrestområdet Syd-, Sønderjylland og Fyn, afholdt d. 3. april 2014, forsøgte arbejdsmiljøorganisationen at gå i fælles dialog omkring identifikation, forebyggelse og håndtering af vold og trusler. Denne dialog tog udgangspunkt i et dialogspil: Giv volden en skalle samt nogle dilemmaspørgsmål, som arrestembedet har udviklet i samarbejde med en ekstern 7

konsulent. Ambitionen er, at dialogspillet fremadrettet skal bruges i samtlige af arresthusene i området. Dialogpladen er tilgængelig på arbejdsmiljøportalen forebyg vold (http://www.forebygvold.dk/hvad-kan-i-goere/vaerktoejer/giv-volden-en-skalle-dialogplade). Såfremt at andre tjenestesteder skulle have interesse i at forsøge sig med denne type dilemmaspil, er de velkomne til at kontakte viceinspektør Eva Worm mhp. information om praktik og betingelser. Inspirationsfolder CAU vil hertil nævne en ny folder med 10 gode råd til, hvordan man kan forebygge og håndtere vold på arbejdspladsen. De gode råd er udarbejdet i fællesskab af arbejdsmarkedets parter og Arbejdstilsynet. Rådene bygger på parternes erfaringer og den seneste arbejdsmiljøviden om forebyggelse af vold på arbejdspladsen. Folderen er oploadet på arbejdsmiljønetværket. Ole Hansen: Folderen er rigtig fin og skal sendes med referatet rundt til AMO. 6) Sygefravær Kriminalforsorgens ansatte har ifølge den nyeste statistik fra februar 2014 i gennemsnit 15,7 dages sygefravær, hvilket er et fald sammenlignet med året før, hvor sygefraværet i gennemsnit var 17,6 dage. Omregnet i årsværk svarer dette fald til mere end 40 årsværk mindre fravær end baselinen i 2011. Det er især langtidssygefraværet, som er faldet. Personalekontoret fortæller, at der i øjeblikket er stor interesse for de aktiviteter, som Statsfængslet i Østjylland har haft positiv succes med. 7) Gennemgang af indkomne informationer til Det Centrale Arbejdsmiljøudvalg fra de øvrige arbejdsmiljøudvalg i Kriminalforsorgen Nogle tjenestesteder har afholdt valg til arbejdsmiljøgrupper og udvalg i februar 2014, selvom de havde muligheden for at udskyde denne aktivitet. På den baggrund har der været en del forespørgsler om hvorvidt, at man fra centralt hold arrangerer den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse med en autoriseret arbejdsmiljørådgiver for de nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter. Denne aktivitet står man lokalt for at facilitere. Arresthuse henvender sig til arrestembederne, KiF og Pensioner kan evt. gå via det koordinerende udvalg og RSK og fængslerne kører det selv. CAU skal gøre opmærksom på, at der er oprettet en mappe på arbejdsmiljønetværkssitet til AMU ernes arbejdsmiljøhandleplaner for det lokale arbejdsmiljøarbejde 2014. Hvis man allerede har oploadet handleplanerne i en anden mappe på sitet, må de lokale udvalg meget gerne selv omplacere handleplanen til rette mappe: Arbejdsmiljøudvalgenes Handleplaner for arbejdsmiljøarbejdet 2014 8

8) Eventuelt Dion Christensen videreformidlede en anmodning fra Statsfængslet i Ringe: Opmærksomheden er omkring et par uniformssko, mærket GRISPORT, med antistatisk sål. Medarbejderne på Ringe har konstateret, at den nævnte sko, der er bestilt via Hoffmann, er meget glat, hvis underlaget er vådt. Dette er meget uhensigtsmæssigt, når personalet eksempelvis kommer udefra (fra vådt føre), og går ind på afdelingerne, og ikke har optimal fodfæste. Statsfængslet i Ringe anmoder således CAU om at undersøge, om der er grundlag for at erstatte den konkrete sko med en andel model. CAU har sendt anmodningen videre til de uniformsansvarlige i PSK, der pt. er i dialog med Hoffmann omkring det nuværende uniformsudbud herunder skoene. Der kan ikke meldes noget endeligt ud pt. 9) Næste møde Mandag d. 16. juni 2014 9