Side 1/5 Mødedato: 22-01- Mødested: Videolink Foulum Flakkebjerg Mødeemne: AGRO institutledelsesmøde Deltagere: Mogens H. Greve; Erik Steen Kristensen; Per Kudsk; Jørgen Eriksen; Tommy Dalgaard (deltog fra pkt. 11); Mogens Nicolaisen; Birgit S. Langvad Fraværende: Jørgen E. Olesen; Deltager under punkt 3: Lis W. de Jonge Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat fra mødet 18-12-2017 3. Nyt fra talentområdet 4. Økonomi og bemanding 5. Myndighedsbetjening 6. Status på ansøgninger 7. Strategiopfølgning møde med dekanatet 09-02- 8. Lederseminar i april 9. Statistisk konsultation 10. Kommissorium for udvalget for Markdrift Jylland 11. Personale 12. Meddelelser 13. Eventuelt Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Ad. 2. Opfølgning på referat fra mødet 18-12-2017 Birgit meddelte, at det var lidt småt hvad der var kommet af tilføjelser ansøgningsopfølgningen på EU- og Innovationsfondsrunden til februar. Ad. 3. Nyt fra talentområdet Lis gav en orientering om optaget af PhD-studerende i AGRO i 2017. Vi har optaget 24 i alt. 19 studerende har forsvaret deres afhandlinger i 2017. Derudover refererede Lis fra trivselsundersøgelse i 2017, som opfølgning på den i 2013. Generelt føler vore studerende, at de er blevet mere integreret i forskningsmiljøet og de er glade for den vejledning de får i instituttet. Der er dog stadig plads til forbedringer omkring arbejdsbelastning. Det blev aftalt, at Lis skal prøve om vi kan få arrangeret et 1-dags brush up kursus til vejledere, som har været på vejlederkursus for mange år siden. Gerne i løbet af efteråret, og helst både i Foulum og Flakkebjerg. Derudover opfordres alle nye vejledere til at tage vejlederkurset i Århus. Institut for Agroøkologi Aarhus Universitet Blichers Allé 20 Postboks 50 8830 Tjele Tlf.: +45 8715 6000 Fax: +45 8715 2068 E-mail: agro@au.dk Web: agro.au.dk
Side 2/5 Ad. 4. Økonomi og bemanding Erik meddelte, at det ser ud til at vi kommer ud af 2017 med et underskud på ca. 3 mio. kr. og derfor skal vi i have fokus på bedre styring af økonomien, og det skal gøres i samarbejde med DCA og projektøkonomerne, som konsekvens heraf vil bemandingsplanerne blive lukket for overførsler allerede midt på året. Ad. 5. Myndighedsbetjening Birgit udsendte 09-01- et revideret skema til at indrapportere flerårige interne projekter med fokus på myndighedsbetjening. Det skulle gerne give os et bedre billede af hvad vi har af forpligtigelser til myndighedsrådgivning i årene fremover. Der er stadig nogle sektioner, som ikke har indsendt vigtige opgaver. Derfor vil Birgit i den kommende tid tage kontakt til sektionslederne enkeltvis for at få bemanding korrekt. Der er en absolut sidste frist for indsendelse af forslag 09-02-, så vi har et overblik til næste møde. Workshop om Næringsstofkredsløb, målrettet regulering og virkemidler 18-01- var en succes, hvor vi fik en god dialog på tværs af AGRO, BIOS og styrelserne omkring de vigtigste opgaver i indsatsområderne 3 (Gødningsstoffer, normtal og kvælstofprognose) og 7 (Målrettet arealregulering og virkemidler). 24-01- afholdes følgegruppemøde for Scenarier for Limfjorden i Foulum. Og 25-26. januar afholdes diverse møder omkring minivådområder (MMM-projektet). Ad. 6. Status på ansøgninger Som nævnt under opfølgningen, er det småt med hvad der er kommet ind af mulige ansøgninger til EU og Innovationsfonden her til februar-runden. Derfor sender Birgit den opdaterede liste ud til sektionslederne igen med henblik på at få den opdateret inden mødet med dekanatet i februar. Ad. 7. Strategiopfølgning møde med dekanatet 09-02- Dekanatet har sendt program for strategiopfølgningsmødet, hvor dekanen starter med en indledning og instituttet så tager over med at komme med status for initiativer i instituttets handleplan og KPI er. Erik meddelte, at det overordnet set ser flot ud med vore KPI er og vi har en pæn stigning i forhold til målet på næsten alle områder. Birgit har været i dialog med dekanatets sekretariat omkring de ekstra KPI er som fremgår af tabellen, og fortalt at de ikke indgår i vore KPI er i denne strategiperiode, dette meldes til dekanatet. Der var enighed om at vi inviterer den udvidede ledergruppe med til mødet, og hvis de ikke kan deltage beder vi om en præsentation med status på initiativer fra deres område. Birgit skriver ud til alle og beder om tilbagemelding senest 08-02-.
Side 3/5 Ad. 8. Lederseminar i april Der var udsendt et forslag til program for lederseminaret, som blev gennemgået. Der er foreslået, at vi får en ekstern konsulent til at komme og give et oplæg. Det blev godkendt at Erik går videre med forslaget om Mette Vestager, og at hendes bog købes ind til institutledelsen. Det overvejes, hvem der skal deltage i denne del. Derudover vil vi arbejde videre med Styring af bemanding og økonomi, lave opfølgning på Onboarding, arbejde med kommunikation, lave videre opfølgning på strategien samt i institutledelsen inkl. driftslederne arbejde med lønforbedringer. Det blev aftalt, at der arbejdes videre med det program og hvem der evt. skal komme med oplæg til de enkelte punkter. Ad. 9. Statistisk konsultation Der var fremsendt opgørelse over hvor mange statistiske konsultationer der er gennemført i aftalen for 2017. Det drejer sig om 131 i Foulum og 47 i Flakkebjerg. Derudover var der forslag til aftale for og 2019. Der var enighed om at vi vil indgå aftale på samme niveau som det tidligere, med løn i 6 måneder til en seniorvip og svarende til 12 måneder til postdoc, plus 20% OH. Der planlægges ansat en lektor ved MATH, som delvis aflønnes af de 12 postdoc-måneder. Derudover vil der komme en aftale omkring undervisning på matematikkurser på vores uddannelser. Ad. 10. Kommissorium for udvalget for Markdrift Jylland Birgit orienterede om, at kommissoriet er udvidet til at dække markdrift i hele Jylland i stedet for kun Foulum. Kommissoriet blev godkendt og Birgit orienterer udvalget om at de godt kan påbegynde deres arbejde. Ad. 11. Personale a. Status på igangværende VIP ansættelser blev gennemgået. Der blev aftalt hvem der skal indgå i ansættelsesudvalg for stillingen Professor in Soil Physics, og Birgit spørger i dekanatet, om de ønsker at have en med i ansættelsesudvalget, som følgen af de 7 normer for fastansættelse af videnskabeligt personale. b. Form og indhold af GRUS/MUS blev diskuteret. Der køres lidt forskellige former i de enkelte forskningssektioner. Der udarbejdes et kort beslutningsreferat som kan munde ud i en aftale, der er baseret på en fælles vurdering af de behov, gruppen som helhed og den enkelte medarbejder har for ændringer, udvikling og uddannelse, og på mulighederne for at gruppen og arbejdspladsen kan indfri disse behov. Se beskrivelse af hvad GRUS er på intranettet http://agro.medarbejdere.au.dk/aktuelt/alle-meddelelser/nyhed/artikel/strategi-for-arbejdet-med-kompetenceudviklilng/, hvor der også er en engelsk version af teksten. c. Listen over igangværende personalesager var udsendt til orientering.
Side 4/5 Ad. 12. Meddelelser Birgit spurgte om der var nogle forslag til priser på de to områder som dekanatet havde efterlyst kandidater på. Der var ikke umiddelbart forslag om nogen, derfor kommer der ikke indstilling fra AGRO. Ad. 13. Eventuelt Mogens G orienterede om, at han via KU var blevet bedt om at indgå i en gruppe som skal lave en synteserapport om Grønlandsk landbrug. Der vil formentlig blive involveret flere fra AGRO. Der er bevilget 300.000 til hele arbejdet, som det forventes, at AGRO får en del af.
Side 5/5 To-do-liste 22-01- Pkt. Opgave Ansvarlig Deadline 3 Arrangere brush up kursus i PhD vejledning for vejledere som har deltaget i kursus for flere år siden 5 Indberetning af ønsker om interne projekter med fokus på myndighedsbetjeningen til Birgit 6 Opdatering af listen med potentielle ansøgninger til EU og Innovationsfonden send disse til Birgit 7 Indsende præsentationer om opfølgning på strategiens handleplaner til Birgit 10 Udsende kommissorium for udvalget til udvalgets medlemmer 11 Spørge i dekanatet efter medlem til ansættelsesudvalg Lis April Alle 09-02- Alle 08-02- Tovholdere på strategikort 08-02- Erik 23-02- Birgit 23-01- Birgit 22-01- 8 Arbejde videre med program for lederseminar Møder Dato Kl. Ekstra Bemærkninger deltagere Lokalitet 23-02- 9-12 Foulum A14 Flakkebjerg A131 23-03- 9-12 Foulum A14 Flakkebjerg A131 17-18. april Udvidet ledergruppe Lederseminar Vejle 09-05- 9-12 Foulum A14 Flakkebjerg A131 06-07- 9-12 Foulum A14 Flakkebjerg A131 15-08 9-12 Foulum A14 Flakkebjerg A131 18-19. september dergruppe Udvidet le- Lederseminar 25-10- 9-12 Foulum A14 Flakkebjerg A131 30-31. oktober seniorvip Flakkebjerg 21-11- 9-12 Foulum A14 Flakkebjerg A131 19-12- 9-12 Foulum A14 Flakkebjerg A131