Referat fra FMK-datakonsulentmøde Dato: 04.06.15 Vor ref.: IBS Dato: Tirsdag den 26. maj 2015 Sted: Deltagere: MedCom Henrik Nørregaard, Region Hovedstaden Per Veng Jensen, Region Hovedstaden Katrine Willumsen, Region Hovedstaden Thomas Steen Nielsen, Region Sjælland Lenike Gilhøj Vemmelund, Region Syddanmark Susanne Fransen, Region Syddanmark Annie Høgh Nielsen, Region Midtjylland Hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Lars Ole Larsen, Region Nordjylland Helle Balle, NSI (via video) Marianne Nielsen, MedCom Karina Hasager Hedevang, MedCom Alice Kristensen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Finn Roth Hansen, Region Hovedstaden Jeanette Jonna Andersen, Region Sjælland Bo Christensen, Region Syddanmark Ken Wacker, MedCom Referat: 1. Velkomst og baggrund for mødet v. Alice Kristensen Alice byder velkommen. Kort præsentationsrunde. Kort gennemgang af dagsordenen. Der er ændret lidt på rækkefølgen af punkterne i forhold til den udsendte dagsorden. 2. Roadmap fra NSI, herunder nyudviklinger v. Helle Balle a. Nye versioner, herunder forskelle på versionerne samt lukning af gamle versioner, plan og proces Helle gennemgår udkast til roadmap. Det diskuteres stadig og skal bl.a. vendes endnu engang på it-5, før det bliver endeligt godkendt. Version 1.2.2 og 1.2.4 er lukket. Version 1.2.6 er planlagt til at lukke med årets udgang. Der er blevet foreslået, at man evt. ville kunne få dispensation, hvis man går direkte til version
1.4.4., men dette er ikke endelig vedtaget. Version 1.4.0 er lavet specifikt til hjemmeplejen. Det forventes, at der lukkes for yderligere certificeringer af Version 1.4.2 i løbet af 2015. NSI vil gerne have så mange som muligt til at gå direkte på version 1.4.4, som man evt. vil kunne gå på via 3 forskellige modeller: Basis inkl. suspendering (svarende til 1.4.0), basis + doseringsperioder (svarende til 1.4.2) eller basis + doseringsperioder + AK (svarende til 1.4.4). Dog vil der formentlig blive krav om at funktionalitetskravene følger roadmappet. Herudover er der en version 1.4.6 fase 1, som er en måde at få apotekerne på, så det, de ser i dag, kommer til at ligge på FMK. Efterfølgende er der en 1.4.6 fase 2, hvor dosisdispensering kommer med. Hvis en part tager en ny version i brug med flere funktionaliteter, vil disse funktionaliteter godt kunne ses i ældre versioner, men blot som en lang tekststreng og ikke struktureret. FMK-online er ikke nødvendigvis på nyeste version. Det er et spørgsmål om økonomi, hvornår de kommer på nyeste version. Der har været kørt en proces omkring beslutningsstøtte og CAVE, men der er ikke taget nogen endelig beslutning herom. Der arbejdes ligeledes med at få tilknyttet behandlingsrelationsservice, så man får hjælp til at verificere, hvorvidt opslag er o.k. eller ej. Roadmap bliver sendt ud sammen med referatet. Bemærk, at det ikke er endeligt godkendt endnu! 3. Strukturerede doseringsenheder og -forslag v. Helle Balle a. Proces og status Vi skal have en opdateret version af doseringsenheder. NSI har netop modtaget udkast fra SST. Ud af de ca. 6000 lægemidler, der fremgår af Medicinpriser, vil der være doseringsenheder på ca. 5000. Inden sommerferien vil de sidste 1000 komme med. Herefter skal der tales om doseringsforslag. Det er ikke besluttet, hvem der skal lave dem. NSI håber at komme i dialog med SST omkring dette. Lenike: Før FMK tog lægesystemerne udgangspunkt i Medicinpriser, som blev opdateret automatisk, og det var forholdsvis simpelt og fungerede godt. Nu kan lægesystemerne vælge mellem flere forskellige ting forslag fra Medicinpriser eller doseringsforslag fra NSP en. Helle pointerer, at de doseringsforslag, der er lavet, stadig kun er forslag, og lægen skal stadig tænke sig om og skrive noget andet, hvis han ikke synes, at forslaget passer. NSI har ikke noget overblik over, hvilke lægesystemer der bruger hvad. 4. Status på udbredelse og anvendelse af FMK i alm. og speciallægepraksis v. ALK Alice præsenterer nyeste statistik på antal praksis og speciallægepraksis på FMK. Her til morgen er der 5 praktiserende læger i Region Hovedstaden og 1 i Region Midtjylland, der ikke er på FMK. Det kan være en problematik i forhold til, hvilket CVR-nummer de benytter. Thomas fremhæver en problematik omkring opdatering af SOR-oplysninger, og hvem har opgaven med at opdatere? Det er i princippet lægerne selv, der skal sikre, at deres oplysninger står rigtigt i SOR, men mange lægesystemleverandører sørger for det. Der er nogle speciallægespecialer, der ifølge FAPS ikke har pligt til at anvende FMK speciale 1, 3, 5 og 22. Der er 60 speciallægepraksis, der ikke er på, og af dem er der 33, som burde være på. Nogle af dem har ikke et ydernummer, men derfor skal de anvende FMK alligevel. Lenike spørger i den 2
anledning, om de så må anvende FMK-online, hvis de skulle have behov for at ordinere. Alice fortæller, at der er kommet ny overenskomst for speciallægerne pr. 1. april 2015, og heraf fremgår det, at speciallægerne er forpligtet til at anvende FMK i henhold til bekendtgørelsen. Det fremgår dog ikke længere, at det skal foregå via eget lægesystem, hvorfor det nu er accepteret at anvende FMK-online. Man behøver ikke at have et lægesystem, der kan FMK. Man skal dog blot overholde sin journaliseringspligt i øvrigt. a. Datakonsulentudtræk nye kolonner Alice fortæller om nye kolonner i datakonsulentudtrækket, herunder FMK-konsultationer, som bliver dannet ud fra Opret lægemiddelordination, Pausering af lægemiddelordination, Ophæv pausering af lægemiddelordination, Opdater lægemiddelordination, Seponer lægemiddelordination og Afseponer lægemiddelordination. Præsenterer herefter oversigt over procentvis ajourføring på borgere tilsluttet medicinadministration. Statistikken er endnu ikke lagt på nogen hjemmeside, da det ikke helt er faldet på plads i FMK-styregruppen, hvad og hvordan den skal præsenteres. Det er også lidt sjovere at vise noget statistik, hvor der er nogle flere måneder at præsentere. Hanne fortæller, at hun har fået rigtig mange opkald fra praktiserende læger, der spørger, hvor ajourføringsknappen sidder, efter at PLO-aftalen er underskrevet. Hos lægerne hedder det jo stadig afstemt. b. Kan nogle kolonner slettes? Alice præsenterer datakonsulentudtrækket. MedCom foreslår, at man fjerner kolonne F (titelpost) og kolonne L (Amt (nr.)). Datakonsulenterne foreslår, at man fjerner kolonne P (Email), kolonne O (Telefonnr_1), kolonne (på SENTINEL) samt kolonne W (tilmeldt hos DAK-E). I forhold til SENTINEL og DAK-E er det blot vigtigt, at vingen ikke bliver fjernet inde i databasen, så man stadig kan slå op og se, om lægen er på SENTINEL og DAK-E. 5. Status på udbredelse og anvendelse af FMK i kommunerne v. KHS Der har været rigtig meget diskussion omkring PLO-aftalen. Region Sjælland, Region Nordjylland og Region Midtjylland tiltrådte den nationale aftale. Region Syddanmark og Region Hovedstaden har underskrevet en lokal aftale, hvor de har pillet en masse ud omkring ansvar. Det gør dog ikke noget, idet lægernes ansvar fremgår af andre love og aftaler. Mange kommuner har været på standby pga. den manglende aftale. Det betyder, at implementeringen nu kan genoptages nogen venter dog stadig pga. den forestående sommerferie. Alle kommuner skulle have implementeret FMK inden 30/6-2015, og det bliver svært for mange kommuner at nå. Det forventes, at deadline rykkes i økonomiaftalen 2016. Ligeledes forventes det, at deadline for lukning af PEM rykkes. Kommunerne har en udfordring i at forstå økonomien i forhold til finansieringsdelen i PLO-aftalen. Har ligeledes tekniske udfordringer. Og så har de udfordringer, fordi lægerne ikke kender deres system godt nok, og det virker ulogisk, at det er kommunerne, der skal undervise lægerne. Datakonsulenterne opfordrer til, at vi fortæller kommunerne, at de gerne må henvise lægerne til dem. Lenike opfordrer til, at MedCom giver datakonsulenterne besked, hvis de vælger at sende de 3
vejledninger ud, som Thomas har indhentet hos lægesystemleverandørerne vedr. receptfornyelser. Karina præsenterer status på organisatorisk implementering i kommunerne pr. 1. maj 2015. PLOaftalen gælder til og med 31.12.2015, hvorefter lægerne ikke får betaling for en 1. oprydning mere. Region Hovedstaden har desværre mange kommuner, som endnu ikke har hul igennem til hverken test- eller produktionsmiljø. Fokus fremadrettet er netværksmøder med kommunerne. Datakonsulenterne må rigtig gerne deltage i disse møder. På næste møde i Region Syddanmark er de regionale projektledere fra hospitalerne inviteret med. Der afholdes koordineringsgruppemøder mellem regioner, PLO, Apotekerforeningen og KL (10 kommunale repræsentanter). Der afholdes klinikerforum, hvor 4 kommunale repræsentanter sidder med (i regi af Danske Regioner). Der er nedsat en ERFA-gruppe med de deltagende kommuner fra Tour de FMK. Tekniske fejl/nye versioner i FMK. Og så har vi selvfølgelig fokus på at nå i mål. 6. Status fra de 5 regioner v. deltagerne a. FMK-aktiviteter Region Hovedstaden: Har afholdt 22 hands-on-kurser et enkelt for speciallægerne, og for speciallægerne skal der holdes flere. Der er holdt for alle leverandører undtagen ClinicCare. Der har været en udfordring for MedWin, hvor de har været nødt til at aflyse kurserne pga. tekniske problemer. Lægerne har været rigtig glade for det. Nogle læger deltager flere gange. Der er stadig penge til at afholde flere kurser hen over efteråret. På alle kurser har der deltaget en praktiserende læge, som har lagt ud med at fortælle om FMK, og at det er en god idé at afstemme/ajourføre. Region Syddanmark: Har først lige indgået PLO-aftalen, hvilket har gjort, at kommunerne har været afventende, men det betyder også, at der kommer tryk på indenfor kort tid. Region Sjælland: Tilbyder stadig at tage ud til lægepraksis og undervise i brug af FMK. Har idé om at holde større undervisningsseancer, men her vil de gerne tage det tværsektorielle med. Ikke alle hospitaler arbejder ens. Fx har Roskilde Sygehus kørt en kampagne, hvor man ved udskrivelse af en patient medgiver en lille folder, hvor de kan hive nogle sider ud vedr. FMK, som de kan udlevere til henholdsvis hjemmepleje og egen læge, men man havde lige glemt at afstemme med PLO. Men med lidt få rettelser kan det måske blive et regionalt projekt. Region Nordjylland: NordKAP har det sidste ½ år ikke haft en opgave med FMK, men i løbet af efteråret vil man afholde nogle systemspecifikke møder. Føler sig lidt inspireret af Region Hovedstadens hands-on-kurser. Vil nok tage fat i datakonsulenterne der og bede om gode råd og fif. Hvis lægerne ringer til NordKAP, stiller Lars Ole videre til Andrea, som er regional projektleder 4
på FMK eller til supporten hos de enkelte lægepraksissystemer. Region Midtjylland: Har fået underskrevet PLO-aftale, og der er meldt kontaktpunkt og lokationsnummer på hospitalerne ud til lægerne. Kontaktpunktet gælder kun for lægerne i forhold til patienter, der er tilknyttet kommunal medicinadministration. Har tilbud til praksis om, at de kommer ud på besøg og underviser i FMK samt kan tage en medicinkonsulent med. Har overvejet at lave postkort til alle borgerne om FMK, hvor de kan se det, hvad de kan gøre, hvis noget er forkert m.m., men det er ikke endeligt besluttet. Det overvejes at afholde koordinerende ibrugtagningsmøder, når MidtEPJ tager ny version i brug til efteråret. b. Nye tiltag ift. korrekt anvendelse af FMK Region Syddanmark: Tilbyder besøg hos lægerne, hvor de vil indføre lægerne i korrekt anvendelse. Tilbyder også at tage digtteam-konsulent med ud. Har fået etableret et kontaktpunkt på hvert sygehus, som gælder for lægerne. Det er indtil videre i afprøvning blandt 15-20 læger og endnu ikke meldt ud til lægerne. I modellen er datakonsulenterne også nævnt, men de skal ikke overtage systemhusenes hotline. Har længe ønsket at afholde hands-on-kurser ligesom Region Hovedstaden, men det falder lidt på ressourcer og økonomi. På Lægedag Syd holdt de informationsmøde, men det var kun for sygeplejersker og lægesekretærer og ikke systemspecifikt. Der var 90 deltagere. c. FMK-udfordringer Region Hovedstaden: Det er som om, ikke alle kommuner tager opgaven i forhold til praksis alvorligt, fx i forhold til, hvornår de går i gang, og at få lavet nogle ordentlige aftaler med lægerne. MedCom gør rigtig meget ud af at orientere kommunerne om dette. MedCom opfordrer til, at hvis bestemte kommuner ikke samarbejder hensigtsmæssigt med lægerne, vil MedCom rigtig gerne høre om det. Lægerne oplever, at hospitalerne konsekvent masseseponerer, og sådan er det bare. Dosisdispensering er for bøvlet. Region Syddanmark: XMO har lavet et lille flueben, så man kan se, hvilke patienter der er på dosisdispensering, men det er kun XMO-brugere, der kan se det og ikke sygehusene. Alle sygehuse i Region Syddanmark har nu samme EPJ-system. Der har været afholdt workshop omkring problemer med FMK, og efter 3 dages workshop konkluderede man, at det var deres eget medicinmodul i deres EPJ, der fungerede uhensigtsmæssigt. Region Midtjylland: Hører meget i forhold til tryghedskassen. Findes ikke i lægernes lister. De skal lave en magistrel recept til apoteket, og den skal ikke sendes elektronisk. Ifølge vejledningen på 5
sundhed.dk skal recept oprettes med Tryghedskasse og i dosering skrives Symptomlindring efter ordinationsskema. Apoteket har brug for, at recept er oprettet som en magistrel recept, som iflg. receptbekendtgørelsen ikke må sendes elektronisk. Det giver nogle udfordringer rent praktisk. Den måde det rent praktisk kan gøres på lige nu, er, at lægen opretter en magistrel ordination på FMK med tekst tryghedskasse og i dosering skriver Symptomlindring efter ordinationsskema. Ringer recept ind eller printer recepten ud og faxer/sender til apotek og bagefter ringer sit CPR-nr. ind, netop fordi der er præparater i tryghedskassen, som er narko. Kommunen må håndtere det lokalt og skrive efter skema. Hanne efterlyser tips og tricks på MedComs hjemmeside omkring sådanne ting. Alice synes, den i stedet bør ligge under NSI s FAQ. Annie spørger til, hvordan man håndterer bivirkningsindberetningen. Alice fortæller, at det gør man, som man altid har gjort via Sundhedsstyrelsens hjemmeside. Alice orienterer om, at PLO s nye næstformand, Niels Ulrik Holm er trådt ind i FMKstyregruppen. Han kunne på sidste FMK-styregruppemøde orientere om, at der er afsat regionale midler til systematiseret efteruddannelse af de praktiserende læger, dog tidligst fra 1. kvartal 2016. Planen for pengene er, at de skal gå til FMK, akkreditering og kræftpakker. 7. Kendte udfordringer og problemstillinger v. MNI a. Receptfornyelsesanmodninger MedCom har fået en del tilbagemeldinger fra kommunerne på, at lægerne ikke har kunnet finde bestillinger i eget system. For XMO ligger FMK-genbestillingerne i en anden indbakke end deres EDI-indbakke. Der har ligeledes været et problem med bestillinger fra bl.a. KMD, hvor bestillingen går i fejl. Kommunen tror, at alle præparater er gået i fejl og genbestiller, men det viser sig, at fx et af præparaterne er gået igennem til lægen, hvilket betyder, at lægen får det dobbelt. Nogle lægesystemer kan ikke slette bestillingerne. b. Leveringsoplysninger på recepter Leveringsoplysninger, som hjemmeplejen har sat på en genbestilling, går ikke automatisk med over på recepten i alle lægesystemer, når lægen bestiller på apoteket. Han skal manuelt gøre det. KMD-kommuner kan ikke umiddelbart se, om en genbestilling ryger af sted til apoteket eller til lægen, første gang de genbestiller, men det vil de kunne efterfølgende. I Avaleo og CSC kan man godt se det. Når en CSC-kommune laver en genbestilling, selv om de endnu ikke har taget FMK i brug, konverteres genbestillingen automatisk til en FMK-bestilling, hvis der er en åben recept. Hvis det er en løs recept, kommer den stadig som en EDI-recept. Dette kan give noget forvirring hos de praktiserende læger, idet de så tror, at kommunen har taget FMK i brug. I XMO har der været en problematik med, at de ikke kan slette de anmodninger fra 6
kommunerne, som de har håndteret, men det skulle de kunne i den nye version, de er ved at rulle ud. Thomas har hos alle lægesystemerne indhentet vejledning om, hvor man finder genbestillinger fra kommunerne. Disse har han sendt ud til alle kommunerne i Region Sjælland. Der er enighed om, at vi deler disse vejledninger. c. Dosisdispensering og datoer Det er vigtigt, at lægerne anvender behandlingsslutdato rigtigt, idet medicinen forsvinder fra FMK, når behandlingsslutdato er nået, hvilket betyder, at bl.a. kommunen ikke kan se det. Nogle læger bruger behandlingsslutdato som reminder til, at patienten skal til årskontrol, eller at patienten ikke selv må genbestille Morfin fx Det er ligeledes en udfordring i forhold til antibiotika, som man fx skal tage i 10 dage. Lægen skriver 10 dage fra d.d., men patienten får først hentet medicinen dagen efter, hvilket betyder at medicinen forsvinder fra FMK efter 10 dage, men patienten skal have medicinen en dag mere det giver problemer i hjemmeplejen. Lenike mener, at det bliver rigtig svært at få lægerne til at bruge dosisslutdato på dosisdispensering. De ser det ikke som et felt, de skal bruge. Når lægerne oplever, at det er for besværligt med dosisdispensering, har vi erfaret et par steder, at de vælger ringe til apoteket og forny den. d. Generelt om datoer i FMK e. Sekretærer og receptfornyelse Marianne har talt med nogle apoteker, som oplever, at der står nogle frustrerede borgere, som kommer for at hente deres medicin, men apoteket har ikke modtaget det. Det skyldes, at sekretærerne hos de praktiserende læger tror, at receptfornyelsen allerede ligger på FMK, selv om lægen endnu ikke har godkendt den. Det gør den ikke. Lenike spørger til håndkøbsmedicin, og om lægen er forpligtet til at lægge det på FMK. Lægen har ikke pligt til det, men Lenike kunne godt tænke sig en paragraf at henvise til. Helle har haft problematikken oppe i forhold til embedslægen i SST. Helle synes, vi skal appellere til lægens fornuft, men han har ikke pligt til at lægge det ind i FMK. Lægen er forpligtet til at registrere de lægemiddelordinationer i FMK, som vedkommende ordinerer. Der er ligeledes en problematik omkring udlevering af dosisdispenseret medicin, hvor apoteket ikke har den ordinerede dosis. Det betyder, at antallet af piller i dosispakningen ikke stemmer overens med det ordinerede. EOJ-leverandørerne kan på forskellig vis manuelt gøre, så tællelisten bliver rigtig, men det vil ikke fremgå af FMK. 8. End-2-end test v. ALK a. MedComs rolle MedCom sidder med i end-2-end-test som observatør. 7
b. Opfølgning, referater Det er regionen, der står for at skrive referat fra testen og sende det til Mette Vaabensted fra Region Hovedstaden. Referaterne bliver lagt på en hjemmeside for regionerne, som MedCom ikke har adgang til. MedCom har heller ikke ansvar for at følge op på fejl, men er selvfølgelig meget interesseret i, at der bliver fulgt op. Katrine mener, at når man retter én fejl, opstår der ofte en ny, og får man så fulgt op på det? På https://www.spop.dk/display/pfn/velkommen+til+udstillingspatienter kan alle leverandører oprette udstillingspatienter (5 patienter). Alle leverandører opretter 5 patienter med samme sygdomme og samme medicin, og så kan man hente hinandens patienter og se, hvordan det ser ud i eget system. Siden er ikke helt færdig, idet det ikke er alle systemer, der har oprettet patienterne endnu. 9. Opsamlingsfunktion for ukorrekt anvendelse af FMK v. MNI a. Præcisering af funktion, hvem må bruge den og hvornår, hvordan kan funktionen bruges samt forskel på de regionale kontaktpunkter og opsamlingsfunktionen Danske Regioner har valgt at nedsætte en opsamlingsfunktion i forhold til ukorrekt anvendelse af FMK. Funktionen kommer til at sidde i MedComs FMK-team. Det er Marianne, der har fået stillingen, som er gældende i 1 år fra 1. maj 2015. Hun skal samle op på ukorrekt anvendelse og måle på antal for at finde ud af, om det er en reel problemstilling eller blot en myte. Det er ikke slutbrugerne, der kan melde ind til funktionen. Det er leverandørerne, de regionale projektledere, de kommunale projektledere og datakonsulenterne. Der er forskel på de regionale kontaktpunkter og opsamlingsfunktionen. Marianne skal melde ind til FMKstyregruppen, datakonsulenterne og Danske Regioner. Datakonsulenterne må internt aftale med de regionale projektledere, hvem der melder problemstillinger ind. Tekniske problemer er stadig via egen leverandør eller NSI. Per spørger, om ikke det kunne være en idé at kontakte dem, der sidder med UTH er. Lenike foreslår, at datakonsulenterne deler deres sager på MedWare med Marianne. 10. Eventuelt. Per spørger, hvad man skal svare en speciallæge, når han spørger, om han skal ajourføre FMK, når han har ordineret ny medicin. Hvis kortet var ajourført, da patienten kom, bør lægen ajourføre det, når han har ændret i det. a. Skal vi mødes igen? Datakonsulenterne synes, at det har været meget givtigt at mødes. Vi aftaler at mødes ultimo september. MedCom finder en dato og sender en booking. 8