N O TAT Opsamling fra workshop om Initiativ 9.4, Fælles overblik over it-arkitekturen Workshoppen blev afholdt d. 14. september 2012. Ansvarlig: Michael Bang Kjeldgaard, Digitaliseringsstyrelsen (MK) David Graff Nielsen, Digitaliseringsstyrelsen (DN) Deltagere: Jesper Osbøl, KOMBIT (JO) Martin Scheil Corneliussen, Hjørring Kommune (MC) Søren Kvist, Københavns Kommune (SK) Peter Hauge, Odense Kommune (PH) Søren Tams, Københavns Kommune (ST) Erik Helweg-Larsen, KL (EH) Heidi Christiansen, KL (HC) Den 14. september 2012 Jnr 01.04.02 O01 Sagsid 000236465 Ref HCR hcr@kl.dk Dir 3370 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/9 Referat (ved Heidi) Der er en forventning om, at et sådant projekt som initiativ 9.4 kan bidrage med en form for filtrering, så man kan finde dét, man skal bruge uden at blive konfronteret med alt det andet. (PH) Én mulighed for filtrering er at skabe overblik over muligheder for konsolidering og genbrug (EH) Hvornår har man overblik nok? En reel risiko for at man arbejder sig ihjel med at kortlægge samt at kortlægningen går for langsomt, således at den ikke modsvarer en virkelighed, der har ændret sig. Behov for at drøfte, hvor meget, der er nok, og hvornår det bliver for meget. (MC)
Vigtigt at 9.4 bliver relateret til de tilsvarende aktiviteter, der foregår ude i kommunerne. Kunne være et selling point for initiativet, hvis det kan erstatte og ikke bare supplere noget af kommunernes eget arbejde, fx systemdatabaser o.lign. (PH) Det skal være muligt at videndele, så man kan nyde godt af andres erfaring med og viden om de enkelte systemer (fx) samt deres samspil (JO) Et overblik og en opmærkning er guld værd, men det skal vedligeholdes hele tiden. (EH) Potentiale i at involvere leverandører i at vedligeholde oplysninger om de forskellige løsninger i overblikket. Det forudsætter et ordentligt system, der bl.a. kan være Organisation-servicen. (EH) Vigtigt at finde det rigtige detaljeringsniveau det kan bl.a. imødegås ved at have forskellige views på overblikket for de forskellige interessentgrupper/typer (EH) Det kunne være godt at have en tjeneste, man kan forespørge, hvorvidt der allerede findes en dims, som den man i projektet er ved at give sig i kast med eller én, der kan det samme. (MC) Brug for et overblik og evt. anbefalinger af værktøjer til at skabe sig overblik ude i kommunerne der bruges utroligt mange ressourcer i hver enkelt kommune på denne del. (SK) Måske mulighed for en løsning a la Trustpilot eller en wiki, hvor både kommuner og leverandører kan viden- og erfaringsdele. (JO) Guld værd med en fællesoffentlig oversigt over forretningsobjekter og forretningstjenester. Det vil bl.a. medføre langt større respekt for ejerskab af objekter, således man bedre undgår replikering af centrale forretningsobjekter i andre forretningstjenester end den centrale. Det vil også forbedre mulighederne for genbrug af forretningstjenester (EH) Relevant at have overblik og videndeling om tværgående processer (JO) Vigtigt, at det kommer ud og kan bruges så hurtigt som overhovedet muligt, ellers dør det, fordi billedet ikke modsvarer virkeligheden. (JO) 2
Dynamisk og professionel opmærkning er afgørende. Klassifikationssystemerne bør kunne situationsbestemme, således man fx ikke skal tage stilling til hele FORM hver gang. (EH) En mulighed at inkludere en pasus i statens projektmodel, der dikterer, at man på ét eller andet stadie i processen skal orientere sig i det fælles overblik. Samtidig skal det være et krav, at projekter registrerer sig i overblikket. På den måde vil projektet også have en vis sikkerhed for, at hvis man har kigget i overblikket og ikke fundet noget, så er der ikke noget, at tage stilling til en form for rygdækning. (PH) Klassifikation og opmærkning skal være en naturlig del af processen, således at ting ikke eksisterer før de har fået fx et KLE-nr. (EH) Erfaringen fra MOX-projektet er, at alt, hvad man sidder og arbejder med har en identitet ellers er der jo noget galt. Det skal man være opmærksom på, således man er bevidst om fx et projekts identitet i opmærkningstermer allerede inden projektbeskrivelsen er færdig. (MC og EH) Problematisk at finde det rette niveau af granularitet af klassifikationen ift. dens præcision (JO) I stedet for at overblikket bliver et udstillingsvindue over færdige dimser, kunne man bruge det til at registrere sig, når man går i gang med projekter. (PH) Governancemekanismer af denne art vil hjælpe til at sikre ordentlig opmærkning, idet der så er noget encitament for at opmærke sin dims rigtigt for at den kan blive genbrugt (PH og EH) Rigtigt spændende med det, der ligger nu reolen med en lille beskrivelse etc det bør bare udvides helt vildt. Det ville være fantastisk. Rigtigt godt, at det er på forskellige niveauer, og at man kan læse helt kort om tingene og så efterfølgende bevæge sig dybere (MC) Behov for en eller anden form for link til de fælleskommunale arkitekturprincipper, der er under udarbejdelse på linje med de fællesoffentlige (PH) Overblikket kan bruges til at identificere og belyse pain points, således nogen kan komme i gang med at tage sig af dem (en slags problemportefølje) (EH og MK) Vigtigt at holde fast i, at det her ikke bare skal være en model (jf. En samlet og sammenhængende model -slidet). Det skal være en løsning, hvor der 3
så ligger nogle modeller nedenunder. Det er løsningsoversigten, vi efterspørger. (MC) Det skal være muligt at have kommunernes egen udgave, således at kommunerne kan mappe deres egne løsninger op imod det fælles overblik. Udveksling og udstilling af data bør ske via Organisations- og klassifikationsstandarden (EH) Gerne bruge standarden til at mappe forskellige styrelsers klassifikationer op imod hinanden (EH) Overblikket skal ikke kun være for it-arkitekten. Det skal kunne bruges til at understøtte porteføljestyring og forretningen (EH) Kan være problematisk, hvis man kun får synliggjort de løsninger, der er kendt i forvejen, og ikke får de mere ukendte, men meget interessante løsninger med (PH) Rigtigt godt med højere grad af visualisering. Men det stiller i højere grad krav til en fællesoffentlig datamodel (ST) Potentiale for at lade det være muligt at udbygge overblikket selv i kommunerne, som Ballerup Kommune fx har udvidet STORM (PH) Stort potentiale i at kunne få et overblik over, hvilke mulige leverandører der er til en specifik løsning, fx i Lagerstyring og Logistik-boksen og rigtigt interessant,, når overblikket også kan vise, hvilke andre organisationer, der bruger en bestemt leverandør (PH og EH) Stort potentiale for en kravbank af en art. (PH) God idé, hvis man kan stille krav til leverandører, der er repræsenteret i overblikket, om at de skal demonstrere, at deres løsning lever op til forskellige krav. (MC) Fx certificering for overholdelse af standarder (PH) Det kan blive overflødigt, da man uanset hvad skal i udbud, og derfor ikke kan bruge overblikket til at vælge den bedste leverandør (JO) Sådan noget kan blive et stærkt værktøj ift. at etablere et stærkt konkurrencepræget marked (PH og EH) Videoer er en rigtig god måde at kommunikere (MC) 4
Videoer er gode, men det er et meget, meget dyrt medie. Det kan muligvis afskrække nogen fra at registrere sig på overblikket, hvis det betyder, man skal investere i videoer. (PH) Videoer er et virkelig godt medie især til at forklare/give introduktion til interessenter, der ingen/lidt kendskab har til emnet (EH) Det skal bruges der, hvor det kan bære. (PH) Muligt indhold til TopFORM-reolen - Objekter - Processer - Lovgivning - Strategiske emner For it-arkitekterne vigtigt at kunne se løsningernes indre struktur. (EH) Tænk over, hvordan overblik kan se ud, hvis man udnytter store skærme/projektorer (MC) Nogen sidder på KU sidder og forsker i den slags. Kontakt evt. Erik Frøkkjær (MC) Det vigtige er ikke overblik over fx FORM det vigtige er overblikket over et bestemt problem, som så er opmærket rigtigt. (EH, JO, MC og PH) Supplerende opsamlende noter (ved Michael & David) Disse noter er lidt frit husket og ikke så systematisk, men nok så gode pointer, der er værd at huske: Der er behov for dialogstøtte: Projektlederes scope er ofte for smalt og med skyklapper set i forhold til et bredere EA perspektiv. Og det kan give forkerte beslutninger. Overblik kan hjælpe som et værktøj i dialogen mellem EA/it-arkitekten og projektlederen/beslutningstagere. Overblik handler også om filtrering (right-sizing), så kan man få bedre fokus på det vigtige og på sammenhænge. (EH) KOMBIT arbejder med den kloge as-is der skal give et fælleskommunalet systemlandskab. Med orkesteringsmulighed så det kan erstatte eller supplere den lokale kortlægning og vedligeholdelse af systemlandskabet og så man kan videndele og arbejde videre på det. Udfordringen er vedligehold og det er fx en mulighed at få leverandører til at vedligeholde produktinfo knyttet til standarder, krav o.l.. (JO) 5
Lokalt har man brug for et overblik der både siger noget om hvad der sker hvis man tager en løsning ud med hensyn til det funktionelle og tekniske såvel som det rent kontraktuelle.(mc) I forhold til digitaliser.dk efterlyses mulighed for at filtrere indhold ved hjælp af OIOEA, STORM og FORM. Det er ikke nok med fritekstopmærkning. Det skal ske systematisk ud fra de kontrollerede taksonomier. Det skal ske så automatiseret som muligt, med reference til nøgler så der kan håndteres versionsstyring af opmærkningen, jf. klassifikationsstandarden. (EH) De forskellige principper der er udviklet og er under udvikling bør koordineres og samles i et fælles overblik. De bør være afstemt, så de ikke strider mod hinanden. (PH) Det er et problem, at forskellige styrelser stiller forskellige krav til hvordan kommuner skal registrere forskellige ting, herunder forskellige klassifikationssystemer, metoder og standarder. KL ønsker at alle udstiller på samme måde via klassifikationsstandarden.(eh) Der kan være et behov for en fælles taksonomitjenesteder understøtter en bred anvendelse i dagligdagen og som understøtter S&D standarderne Klassifikation og Organisation.(EH) Det er et problem hvis metamodellen ikke kan blive til et egentligt værktøj. Dvs. at den skal udvikles til en specifikation og gerne bygges ind i et konkret værktøj.(mc) Der er i høj grad brug for en fælles overordnet datamodel (DORM), så man kan se hvilke data de forskellige systemer håndterer. (SK) Statens Arkiver har angiveligt 6.500 it-løsninger indberettet. De kan evt. danne udgangspunkt for en kortlægning til overblik. Foreløbige konklusioner ang. opfølgning DIGST følger op ang. dialog om eventuelt samarbejde vedrørende Indarbejdelse af OIO EA, FORM og STORM på digitaliser.dk Fælles overblik over principper og evt. samordning Indarbejde kommunalt stof i OIO EA tjeklisten Implementering af metamodellen i APOS. Etablering af en fælles taksonomitjeneste Etablering af en kravbank DIGST sender data-struktur til løsningsoverblik ud. 6
Opsamling på afsluttende brainstorm (ved Michael) Nedenstående er opsamling på en lille brainstormøvelse, hvor der dels blev samlet op på en række af ovenstående dels suppleret med yderligere formuleringer. Alle formuleringer gengivet nedenfor i nogle ad hoc opfundne temaer. Temaerne blev tentativt og meget overfladisk prioriteret. Resultatet af prioriteringen skal absolut tages med et gran salt og afspejler nok også deltagerkredsens profiler, men er som følger: 1 Applikationsportefølje (17) 2 Tværgående, offentlige processer og løsninger (14) 3 Information (7) 4 Værktøjer og videndeling (6) 5 Standarder og produkter (5) 6 Forretning (2) 7 Strategi (0) (Tal i parentes er omregnede pointtal) Reelt er konklusionen på workshoppen nok, at der er en meget stor efterspørgsel blandt kommunerne it-arkitekter efter et bedre og mere fælles overblik over it-porteføljen. Et bud på en samlet top-10 liste over de vigtigste behov kunne være (i uprioriteret rækkefølge) 1. Hvilke systemer har vi? 2. Hvordan hænger de sammen med processer 3. Hvordan hænger de sammen med forvaltning af forretningsobjekter? 4. Hvilke integrationer har de? 5. Hvilke standarder anvender de? 6. Hvilke genbrugelige komponenter / løsninger findes der? 7. Hvilke løsningsrelaterede projekter er i gang? 8. Hvilke krav er der til løsninger? 9. Hvilke produkter lever op til krav? 10. Hvor kan vi dele viden om det? Den følgende bruttoliste er sorteret lidt mere grundigt og der er derfor oprettet nogle lidt andre temaer som er mappet til OIO Eas hovedområder. Bruttolisten: Strategi Information til politisk og administrativ ledelse Sammesmeltning af tværoffentlige og kommunale principper 7
Forretning FORM overblik over processer Understøttelse af tværgående forretningsbehov Landskab for forretningsservices i rammearkitekturen. Logisk niveau (beskrivelse) og fysisk niveau (org/servere) Information FORM overblik over objekter Overblik over data/objekter: Dataejere, systemer/services der bearbejder, sikkerhedsklassifikation, datakvalitet Overblik fra objekter/beskeder og ud: i forhold til forretning og ifht itsystemer Sikkerhed: Hvad skal man for at måtte tilgå objekt/data? Applikation: Forretningsanvendelse af it-løsninger Overblik specifikt for domæner og organisationer Hvilke applikationer understøtter et bestemt FORM-område/nr. Overblik over applikationer indenfor et FORM-område, inkl. bindinger/integrationer og driftsudgifter Sammenhænge mellem hovedprocesser og applikationer og data Hvilke it-systemer understøtter en given forretningsproces? Hvilke applikationer bruges i de forskellige myndigheder (er-udveksling) Hvilke systemer benyttes indenfor de bestemte fagområder, Teknik & Miljø? Hvilke applikationer administrerer tilskudspulje for vedvarende energi (Finanslovsindgang) Hvilke selvbetjeningsapplikationer findes overfor virksomheder? Hvilke applikationer håndterer et konkret forretningsobjekt (fx kontrakt) Applikation: Integrationer / bindinger Hvilke applikationer bruger en bestemt it-service (afhængighed) Snitflader. Flere alternativer - fordele og ulemper Hvem bruger systemet? Hvem bruger løsningen? Bruges løsningen? Overblik over integrationer og standarder mhp mere sammenhænge i tværoffentlig it Hvad er sammenhængen mellem løsninger? Hvilke snitflader afhænger af et specifikt system? Hvilke systemer benytter en bestemt snitflade? Hvilke integrationer findes mellem to applikationer? Applikationer: Genbrug & konsolidering Use cae og vejledning: Anvendelse af 9.4 til konsolidering Applikationskonsolidering Overblik over systemer med identiske formål 8
Hvor mange har vi af en type løsninger? Har vi sådan en løsning i forvejen? Findes der allerede en "dims" i forretningen som kan løse mit problem? Hvilke fællesoffentlige "dimser" findes der, og hvilke anvendes i min kommune? Genbrug i To-be applikation / service fordrer overblik over As-is services Applikation & Teknologi: Standarder og produkter Kravbank STORM overblik over krav og tekniske standarder Skelne mellem autorativ og "resten" Hvilke standarder benytter mine eksisterende systemer Hvilke ikke-funktionelle krav er væsentlige at beskrive for bestemt type af system? Hvilke systemer/leverandører har opnået certificering i forhold til overholdelse af standarder, fx S&D, rammearkitekturen, tekniske (fx SAML), leverancer (COBIT) Hvilke applikationer findes der på markedet indenfor et FORM-område / indenfor et STORM-område (systemtype)? Styring Overblik før projekter sømmes fast EA- værkstøj (SW) liste / sparring / anbefaling / QLM etc Flere konkrete eksempler på brug af værktøjer Hvilke værktøjer understøtter bedst behov? Hvordan får man mere at vide: Kontaktperson / organisation, hjemmeside Et sted hvor vi kan dele information Vigtigt at holde fokus+scope skarpt på det tværoffentlige it- og forretningsintegration/samarbejde. Må ikke blive for "statslig" Use-case og vejledning. Anvendelse af 9.4 til "afdækning af nye behov". 9