DIREKTORATET FOR KRIMINALFORSORGEN NOTAT Dato 17. december 2013 Sagsnr. 12-031-0008 Emne Til Arbejdsmiljødrøftelser i Kriminalforsorgens arbejdsmiljøorganisation 2013/14 Det Centrale Arbejdsmiljøudvalg (CAU) Kopi til Sagsbehandler SSO OHA/MFN Med henvisning til Kriminalforsorgens arbejdsmiljø-årshjul, er det CAUs opgave at afholde en årlig arbejdsmiljødrøftelse af Kriminalforsorgens arbejdsmiljøarbejde. Arbejdsmiljødrøftelsen har til hensigt at gøre status over det forgangne års arbejdsmiljøarbejde samt at identificere og drøfte de mest fremtrædende arbejdsmiljøudfordringer i Kriminalforsorgen igennem 2013. Resultatet af arbejdsmiljødrøftelsen danner afsæt for CAU-mødet i 1. kvartal 2014, hvor fokuspunkter for arbejdsmiljøarbejdet i Kriminalforsorgen i 2014 fastlægges. CAUs arbejdsmiljødrøftelse hviler i vidt omfang på de lokale arbejdsmiljøudvalgs (AMU) gennemførte arbejdsmiljødrøftelser. De lokale arbejdsmiljødrøftelser i AMU regi, beror alene på de lokale tjenestesteders indsatser og udfordringer på arbejdsmiljøområdet, og skal bl.a. indeholde en vurdering af hvilke temaer, man lokalt forventer at prioritere i det kommende års arbejdsmiljømål og handleplaner. Forud for drøftelsen af de mange indsendte arbejdsmiljødrøftelser, skal CAU diskutere hvilke indsatser, at CAU har tilset blive gennemført indenfor de tre valgte fokuspunkter for arbejdsmiljøarbejdet i 2013. Hvad har CAU tilset er blevet gennemført i 2013? 1. Styrkelse af arbejdsmiljøorganisationen De lokale institutioners resultatkontrakter indbefatter fortsat krav om formulering og gennemførelse af mål og handleplaner for arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdstilsynet indledte i 2013 30 særlige tilsyn med fokus på psykisk arbejdsmiljø. På den baggrund har Direktoratet dels sikret, at tjenestestederne og de lokale arbejdsmiljørepræsentanter kan forberede sig tilfredsstillende til disse tilsynsbesøg. Dels har Direktoratets Personalekontor og CAU i foråret afviklet et møde med Arbejdstilsynet mhp. at kvalificere dialogen omkring tilsynsbesøgene.
- 2 - Kriminalforsorgen har iværksat en revitalisering af arbejdsskadeområdet mhp. at centralisere arbejdet hos en forsikringsmæglervirksomhed og derved opkvalificere og ensarte området. Konsulentvirksomheden Kubix er valgt af Arbejdstilsynet til at evaluere effekten af de lovændringer i arbejdsmiljøloven, der blev indført i 2010. Hertil er Kriminalforsorgen én ud af 12 udvalgte virksomheder, som er blevet evalueret i løbet af 2013. Resultaterne fra Kubix vil danne sæt for Kriminalforsorgens egen evaluering af arbejdsmiljø-årshjulets effekter, som udarbejdes i foråret 2014. Direktoratets samarbejde med Videncenter for Arbejdsmiljø, har medvirket til positiv eksponering af den måde Kriminalforsorgen griber arbejdsmiljø an på, og har medført flere lokale ½ dags seminarer omhandlende vold på arbejdspladsen samt temaet fra stress til trivsel. Lokalt ytres der stor tilfredshed med muligheden for at gøre brug af samarbejdet. 2. Nedbringelse af vold og trusler Det centrale fokus på vold og trusler har båret frugt på en række lokale tjenestesteder. I januar blev der afholdt to temadage vedr. vold og trusler i samarbejde med Videncenter for Arbejdsmiljøs rejsehold. Herunder blev dialogspillet Tæt på vold præsenteret, mhp. at inspirere deltagerne til fælles refleksioner og dialog omkring indgangsvinkler til emnet. I november genoptog man de saglige diskussioner på en temadag i Direktoratet mhp. videndeling på tværs og samt fortsat at opkvalificere og understøtte tjenestestedernes arbejde med at forebygge og håndtere vold og trusler. Personalet i Jyderup, Maribo, Næstved og Nykøbing F har deltaget i temadage om håndtering af særligt krævende indsatte som led i et arbejdsmiljøforløb foranstaltet af Personalekontoret, KUC og COWI. 3. Forbedring af psykisk arbejdsmiljø Kriminalforsorgen har benyttet et tocifret millionbeløb på Forebyggelsespakker, som Beskæftigelsesministeriet har stillet til rådighed for Kriminalforsorgen i 2013. mhp. at støtte til projekter, som styrker arbejdsmiljøet først og fremmest projekter, der kan forebygge fysisk og psykisk nedslidning. Læringen fra projekt Aktiv Arbejdsmedicin, vedr. håndtering af medarbejdere med langvarigt eller hyppigt sygefravær, er gennem 2013 blevet bredt ud i organisationen. Ledelsesmæssigt engagement, systematik og tidlig indsats virker positivt på længden af fraværsperioden og er afgørende for en varig reduktion af sygefraværet i Kriminalforsorgen. Direktoratets Sygefraværsenhed har besøgt samtlige fængsler og arrestembeder samt været i dialog med KiF og pensionsområdet mhp. at styrke den lokale sygefraværshåndtering og indsats for at forebygge nedslidning. Enheden har herunder medvirket til gennemførelsen af en hel del lokale kurser og seminarer omhandlende sygefraværshåndtering, arbejdsmiljø og trivsel. Indsatsen har fået anerkendende tilbagemeldinger og fortsættes i 2014. Direktoratets Udviklings- og Controllerenhed har igen i år haft fokus på at styrke den sociale kapital på de lokale tjenestesteder. Der har været gennemført 20 kurser i kollegial
- 3 - feedback. Igen med gode og konstruktive resultater. Derudover har der været afholdt 3 kurser i social kapital på tre tjenestesteder (for ledergrupperne og SU/AMSU). Begge kurser kommer til at køre igen i 2014, muligvis i en ny kombination med social kapital og forandringer, mhp. at understøtte reorganiseringen. Som en del af indsatsen for at forbedre det psykiske arbejdsmiljø på Kif og pensionsområdet, har PSK faciliteret et særligt stressreducerende projekt (Projekt RO), der nu er ved at blive evalueret i samarbejde med konsulentfirmaet TeamArbejdsliv mhp. at integrere den viden og de værktøjer, som projektet har tilført Kriminalforsorgen. De lokale AMU arbejdsmiljødrøftelser 2013 CAU udsendte et brev henvendt til de lokale AMU den 20. november 2013 med anmodning om, at resultaterne af de årlige arbejdsmiljødrøftelser i AMU regi, blev fremsendt i kort skriftlig form til CAU inden 09.12.2013. Således at de lokale input kunne blive behandlet ved CAUs møde den 17. december 2013. I alt 22 tjenesteder/arrestembeder/koordinerende AMU er forpligtet til at afholde årlige arbejdsmiljødrøftelser. CAU havde ved mødet den 17. december modtaget resultater fra 17 af de 22 institutioner. De 17 institutioner dækker over de koordinerende AMU på KiF og pensionsområdet, Direktoratet samt de tre Arrestembeder. På fængselsområdet havde CAU modtaget 11 ud af 15 arbejdsmiljødrøftelser og fokuspunkter. KUC og de resterende 4 fængsler blev mindet om lovkravet vedrørende den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og 3 af de 5 institutioner har efterfølgende hhv. afholdt og oploadet den lokale drøftelse samt fokuspunkter for kommende års arbejdsmiljøarbejde. Disse er ligeledes taget i betragtning i nedenstående. De mest fremtrædende temaer fra de lokale arbejdsmiljødrøftelser PSK har gennemgået de 20 indkomne arbejdsmiljødrøftelser, mhp. at få et billede af året 2013 samt at få tematiseret de forskellige arbejdsmiljøudfordringer og de deraf lokalt fastsatte fokuspunkter for arbejdsmiljøarbejdet 2014. Gennemgående er arbejdsmiljøorganisationens arbejde i høj grad blevet opprioriteret og sat i system lokalt. Hertil fremgår det, at løbende APV-målinger er en fast procedure og bestanddel blandt de lokale AMO, for at holde sig ajour med trivslen i de enkelte afdelinger. Arbejdstilsynets besøg og følger heraf fylder desuden en del i flere af de evaluerende drøftelser af arbejdsmiljøarbejdet i 2013. Der er endvidere et øget fokus på voldsforebyggelsespolitikken samt vigtigheden af praksis vedrørende registreringer. Der bliver lokalt arbejdet på at udbrede kendskabet til hvordan og hvornår episoder registreres, og man forsøger at reducere tilfældene af vold og trusler ved at analysere episoderne og dertil udarbejde forslag til forebyggende indsatser. Det overskyggende tema omhandler reorganiseringen og de forestående forandringer i hverdagen vedr. optimering af kvaliteten i opgavevaretagelsen, stigende krav om
- 4 - effektivisering og digitalisering, der på flere områder giver en særlig arbejdsmiljømæssig udfordring. Udfordringer omkring uhensigtsmæssig kommunikation, uklarhed i forhold til roller og ansvarsområder samt manglende tolerancen mellem medarbejdere og mellem ledelse og medarbejdere, forsøger man på konstruktiv vis at imødegå med hhv. forebyggelsespakker, øget fokus på åben og ærlig kommunikation, kollegial feedback kurser mv. Nedenfor oplistes de mest udbredte temaer i forhold til de arbejdsmiljøudfordringer, som man lokalt vil arbejde videre med i 2014. 1. Skærpet fokus på arbejdsmiljø i en forandringstid (12 af 20 tjenestesteder) 8 fængsler, 1 arrestembede, de koordinerende AMU for Kif og pensionsområdet samt Direktoratet vurderer, at den forestående reorganisering af Kriminalforsorgen, vil give udfordringer på arbejdsmiljøorganisationens område. Man ønsker således at deltage konstruktivt i processen, ved bl.a. at sætte fokus på kommunikation og tolerance samt den usikkerhed, som udsigten til forandringen medfører. Dertil vil man lokalt prioritere konkrete indsatser, der øger kompetenceniveauet og det tværfaglige samarbejde. 2. Styrkelse af arbejdsmiljøorganisationen (10 af 20 tjenestesteder) 6 fængsler, 1 arrestembede, de koordinerende AMU for Kif og pensionsområdet samt Direktoratet vurderer, at arbejdsmiljøorganisationen fortsat kræver prioritering og opmærksomhed. Nogle steder skal den styrkes yderligere grundet lokale ønsker om at øge indsats og prioritering af arbejdsmiljøområdet samt udvalgenes arbejde mhp. at sikre den enkeltes, såvel som gruppens trivsel i en forandringstid. Andre steder er fokus på valg i udvalgsgrupperne og opgradering af AMO-medlemmernes kompetencer. 3. Sikkerhed og forebyggelse af vold og trusler (11 af 20 tjenestesteder) 7 fængsler, 2 arrestembeder og de koordinerende AMU for Kif og pensionsområdet vurderer, at vold og trusler er en central arbejdsmiljøudfordring. Temaet inkluderer bedre konfliktnedtrapning og et fortsat fokus på nedbringelse af antallet af episoder med vold og trusler om vold mod personalet. Herunder vil man skærpe indsatsen for en hurtig, korrekt og nærværende opfølgning overfor de berørte medarbejdere, og generelt sørger for at udbrede kendskabet til vold og trusselspolitik samt afdækkede risikofaktorer. Desuden vil man blive bedre til at analysere episoderne og komme med forslag til forebyggende indsatser. 4. Forbedre det psykiske arbejdsmiljø (10 af 20 tjenestesteder) 6 fængsler, 1. arrestembede, de koordinerende AMU for Kif og pensionsområdet og Direktoratet vurderer, at en fortsat udvikling og forbedring af det psykiske arbejdsmiljø er et afgørende fokuspunkt. Herunder understøtte håndteringen af de påvirkninger af det psykiske arbejdsmiljø, som de kommende forandringer af Kriminalforsorgen vil medføre. Temaet indeholder desuden et ønske om at skærpe fokus på håndteringen af sygefravær og mobning. 5. Styrke relationen og kommunikationen (ansat-indsat, medarbejdere imellem, ledermedarbejder) (7 af 20 tjenestesteder) 5 fængsler og 2 arrestembeder vurderer, at kommunikation og relation på flere niveau er centralt for arbejdsmiljøarbejdet i 2014. Temaet handler dels om at styrke relationen og
- 5 - forbedre kommunikationen mellem ansatte og indsatte med henblik på at sikre et godt afsæt personalets udførelse af kerneopgaven, og derved være med til at sikre et trygt arbejdsmiljø. Hertil nævnes også et skærpet fokus på de følelsesmæssige krav i forhold til de indsatte, håndtering af negativt stærke indsatte, samt håndtering af indsatte med psykiske problemer. Der er dels behov for at forbedre involveringen af ansatte, styrke kommunikationen og relationerne mellem de ansatte og mellem de ansatte og lokale ledere. Temaet indeholder desuden et ønske om kaste lys over arbejdskulturen, den gode tone og respekten for hinanden i hverdagen. Temaer af begrænset omfang fra de lokale arbejdsmiljødrøftelser - 3 af 20 tjenestesteder (KF, Renbæk, Sdr. Omme) har fundet Arbejdstilsynssager som en udfordring og et indsatsområde for arbejdsmiljøet. - 3 af 20 tjenestesteder (Vridsløse, Arrestembedet Midt- og Nordjylland, Østjylland) har valgt arbejdet med Forebyggelsespakker, som et indsatsområde for at styrke arbejdsmiljøet. - 2 af 20 tjenestesteder (Direktoratet, KF) har fundet Støj og forurening som en udfordring for arbejdsmiljøet. - 2 af 20 tjenestesteder (Arrestembedet Midt- og Nordjylland, Arrestembedet Sjælland, Lolland, Falster og Bornholm) har valgt arbejdet med Førstehjælpskurser som et indsatsområde for at styrke arbejdsmiljøet. - 2 af 20 tjenestesteder (Direktoratet og Møgelkær) har Mobning som et fokuspunkt. - 1 af 20 tjenestesteder (Direktoratet) fremhæver miljøet som en arbejdsmiljøudfordring. - 1 af 20 tjenestesteder (Arrestembedet Midt- og Nordjylland) fremhæver manglende samarbejde på tværs af tjenesteder som en arbejdsmiljøudfordring. Inden mødet den 23. januar 2014 skal CAU have gjort sig overvejelser om hvilke 3 af ovenstående 5 input fra de lokale AMU, at der skal fokuseres på i 2014. Eventuelt Forespørgsler fra AMU I forbindelse med indsendelse af de lokale arbejdsmiljødrøftelser har CAU modtaget forespørgsler fra to uafhængige tjenestesteder omhandlende, muligheden for at man fra centralt hold vil arrangere et stormøde engang efter nyvalget i februar 2014. Stormødet kunne dels fungere, som den lovpligtige 1½ dags supplerende arbejdsmiljøuddannelse, og dels fungere som mulighed for videndeling på tværs af AMO og danne afsæt for fælles fodslag indenfor arbejdsmiljøarbejdet i en forandringstid. CAUs overvejelser CAU drøftede mulighederne for et sådan arrangement. Oplagte temaer kunnet som arbejdsmiljø og forebyggelse af mistrivsel i en forandringsperiode samt årshjulet i en ny struktur.
- 6 - Alectia, der er en af Danmarks førende rådgivningsvirksomheder og er autoriseret arbejdsmiljørådgiver, har tidligere tilbudt deres kompetencer til CAU og hertil en model, hvor programmet kan skæres til så det varer 1 dag efterfulgt af en ½ dags opgaveløsning i de organisatoriske enheder. Alternativt kunne man benytte Orbicon, der ligeledes er et af de førende rådgivningsfirmaer inden for arbejdsmiljø, og er dem som CAU pt. har kig på som leverandør af et fælles IAPV værktøj til Kriminalforsorgen i 2014. CAU tager overvejelsen op igen ved et af de førstkommende møder i 2014. Næste møde Fastsættelse af fokuspunkter for arbejdsmiljøarbejdet 2014: torsdag den 23. januar 2014 kl. 10:00-12:00