Referat af BMI Håndbold bestyrelsesmøde

Referat af BMI Håndbold bestyrelsesmøde Dato: 5/12-2012 Tidspunkt: 20.00 Sted: Ordstyrer: Referent: Til stede: BMI Egelund, mødelokalet ved cafeteriet Jesper Wolgast Kristian Torp Jesper Wolgast, Kristian Torp, Mads Iburg, Mikkel Iversen. Jesper Sørensen mødte senere, og var med fra pkt. 5, men er sat ind i resten af mødet. Fraværende: Kenni Hørmann - sendte pr. mail en liste over sine opgaver, som er medtaget under pkt. 2 for ham Dagsorden: 1. Godkendelse af forrige referat Referatet blev enstemmigt godkendt. 2. Status på vores opgaver (Tjek gerne op på sidste referat. Jeg forventer at folk har klaret de ting som står beskrevet, nu hvor vi har haft så lang tid) Kristian har ordnet sine opgaver siden sidst, jf. seneste referat. Fremadrettet arbejder han videre med sponsorgruppe og festudvalg. Jesper Wolgast har ordnet sponsoropgaver, på nær Beder VVS, som ikke er mødt op. Det er besluttet, at der ikke skal gøres mere i forhold til Beder VVS og skiltet pilles ned i det nye år, hvis vi ikke hører fra dem. Der er ikke taget kontakt til Superbrugsen Malling og Flugger farver. Disse er videregivet til et eventuelt sponsorudvalg. Der er opsat nyt net i Egelundhallen. Derudover fortsætter Jesper kontakten med sportsmaster, for at rette fejl på tøj, samt i forhold til bolde, der let punkterer. Der er skaffet nye bolde, og det er aftalt, at Århus Syd tøjet tilføjes et Mårslet logo, så begge klubber er repræsenteret. Jesper arbejder fortsat på at løse problemer med leveringer fra Sportsmaster Mads har endnu ikke lavet åbne/lukke vejledning, men har lovet snarest at se på den. Mads nåede ikke at sætte sedler op for at løse trænersituationen, men det er aftalt, at der ikke skal gøres mere for dette. Spørgsmålet om fællesbladet er udskilt til særskilt behandling i pkt. 8 BM_20121205_Referat.docx 1/5

Mødet blev herefter sat på pause for at afholde ekstraordinært bestyrelsesmøde, og blev genoptaget med samme medlemmer. Mikkel har ordnet skema for åben/lukke vagt og fortsætter med denne opgave i næste sæson. Spørgsmålet om stævnedeltagelse er udskilt til særskilt behandling i pkt. 6. Jesper Sørensen var ikke til stede Kenni har oplyst at de fleste opgaver er ordnet, dog med mangler i forhold til hjemmesiden og børneattester. Senere eftersendt liste over opgaver, som er vedlagt. Opslagstavle næsten klar Gennemgået alle tidligere indkaldelser samt referater til bestyrelsesmøderne. Ens struktur/skabeloner/på hjemmesiden næsten klar MOMS-refusion, kr. 16.456 sendt til SKAT Rykkere for kontingentbetaling lagt på hjemmesiden samt sendt til alle Scannet trænerkontrakter Scannet sponsorkontrakter Sponsorfakturare udsendt Indsamling af børneattester mangler et par stykker 3. Kontingent Får vores medlemmer betalt? a) Særligt ved herre senior har meget få betalt kontingent. De yngre medlemmer er bedre til det, og det vurderes, at vi blot skal informere bedre, for at løse ungdomsafdelingen. Wolgast rykker personligt trænerne snarest, for at få afklaring. Det er aftalt, at Herre Senior, hvis de ikke betaler d. 1. januar, hverken kan spille eller træne, hvilket håndhæves i samarbejde med Jesper Østergaard Spillere, der har problemer med betaling, kan efter konkret aftale med Kenni få opdelt betalingen. Der skal følges op på problemet ved budgetmødet i januar. b) Spørgsmålet om deltidsordning blev diskuteret, og det er vedtaget, at spillere der kun deltager i en del af sæsonen eller kun i ringe omfang, kan betale et mindre beløb. Ordningen sigter i første omgang på herre senior, og optagelse på ordningen kræver aftale med Jesper Østergaard og Jesper Wolgast. Det er et mål hermed, at give flere mulighed for at spille, samt sikre, at alle spillere faktisk betaler. Spørgsmålet førte til en general diskussion af priserne for at spille herre senior, som er markant højere end øvrige hold i klubben. BM_20121205_Referat.docx 2/5

Det blev vedtaget, at herre senior reduceres til 1.500 kr. og at deltidskontingentet sættes til 900 kr. Der er beregnet, at nedsættelsen for herre senior vil koste 4.500 kr., hvilket modsvares af forventet 5.400 kr. for deltidsmedlemmer. Den samlede ændring bliver derfor en nettoindtægt på 900 kr. for klubben. Ændringerne er betinget af godkendelse fra Kenni 4. Sponsorgruppe Hvordan står det til? Der er sendt følere ud i det daglige i hallen, men uden held. Der er for nuværende tidspunkt sat en artikel i nyhedsbrevet. Hvis ikke der kommer tilmeldinger på denne artikel, sættes projektet på standby indtil ordinær generalforsamling i foråret, hvor den sættes på dagsorden. Der er fortsat håb om samarbejde mellem afdelinger. Hvis det etableres, deltager Kristian Torp fra håndbold. Det er aftalt, at holde muligheden for professionel hjælp åben. Hvis ikke vi finder hjælp ved ordinær generalforsamling medfører det, at vi tager kontakt til professionelle sponsorformidlere. 5. U8 og U10 piger Der er store problemer for denne gruppe og da de udgør fundamentet for vores kvindeafdeling, er det en prioritet for bestyrelsen, at løse problemet. Vi har brug for en stor gruppe i denne alder, og har pt. Ingen hold Drengene kører hensigtsmæssigt, og vi skal derfor nu lede efter 20-30 spillere i denne alder, som vi kan bygge videre på. Den foreslåede ordning er U 10 projekt på Malling skole eller hallen en dag om ugen (evt. weekend), som køres af en enkelt træner med forældreopbakning. Der startes i små armbevægelser, men det skal lede frem mod egentlige hold til næste år. Det er aftalt at tage kontakt til en række tidligere BMI ere for at trække på deres kontakter. Jesper Wolgast kontakter Hammer, Bent, Hannah og Troels kone Kristian kontakter Gummi, Jørgen Elkjær og Kate Jesper Sørensen kontakter Thomas Ross Mads kontakter Erik og Karin, samt tager kontakt til fritidsordningerne, for at høre, om deres pædagoger kan overtales til at deltage. Det er desuden aftalt, at Wolgast kontakter andre klubber for at høre, hvordan de løser problemet. 6. Påskecup/afslutningsstævneudvalg Hvor langt er vi? Der skal se noget. BM_20121205_Referat.docx 3/5

Mikkel har ikke behandlet spørgsmålet endnu, men det er indskærpet, at der snart skal ske noget. Der er udlagt retningslinjer, idet vi max ønsker to overnatninger, men herudover står det relativt frit. Kjeld er ansvarligt for eget hold, og Mikkel tager kontakt til trænerne og finder et stævne, for de hold, der ønsker at deltage. 7. BMI Håndbold s nyhedsbrev Det næste nyhedsbrev udkommer om en uge, men Kristian føler, at han står meget alene med det. Det er indskærpet, at bestyrelsesmedlemmer skal gøre mere for at bidrage med artikler hertil, da den samlede bestyrelse mener, at det er et fint setup det giver værdi for sponsorerne og er en god mulighed for kommunikation. 8. Fællesbladet Spørgsmålet har været oppe for hele fællesskabet, og der er enighed om, at det er et glimrende medie, men at det generelt skal udnyttes bedre Fra håndbold har vi de sidste 3 udgaver ikke haft noget med det skal der strammes op på. Vi er gjort opmærksomme på de muligheder, der er i bladet, og vil fremadrettet prøve at bede om at få udmeldt deadline tidligere. Mads beholder ansvaret for, at vi får noget i bladet, og sigter mod, at det fremadrettet fungerer bedre evt. ved at hente artikler i god tid og lave en artikel-bank 9. Økonomi Da Kenni ikke er til stede, er der intet nyt. Det er aftalt, at det faste økonomi punkt skal anvendes bedre. Selvom der måske ikke er noget nyt, bør der gives opdatering på den økonomiske situation hvor står vi pt. I forhold til budget og har vi flere/færre penge at gøre godt med. 10. Evt. Evt. medførte primært uddeling af mindre opgaver, som skal løses: Kristian Torp skal: - Udfærdige ansættelseskontrakt til Wolle på 5.000 kr. for 2. hold og kampe - Udfærdige ansættelseskontrakt til Allan Ottesen på 3.000 kr. for at træne U8 drenge en gang om ugen, samt deltagelse i stævner - Udfærdige kontrakt til Flemming for Århus-syd. Det afventer dog, at Jesper får revideret samarbejdsaftalen - Lave ansættelseskontrakt til Maj på 3.000 kr. for U 14 piger med 2 ugentlige træningr og kampe BM_20121205_Referat.docx 4/5

I forhold til håndbolds midtvejsfest er vedtaget, at bestyrelsen bidrager med 5.000 kr. til musik. Bjarke er underrettet herom. Desuden fastholdes traditionen, hvorefter bestyrelsesmedlemmer og trænere kan deltage gratis. Det skal meldes ud til trænerne. BMI-fest i foråret er der aftalt en øget indsats i forhold til markedsføring. Der skal virkelig gøres opmærksom herpå. Desuden skal der arbejdes på, at finde et ca. tal for, hvor mange frivillige håndbold kan stille med, og hvornår. Kenni har forud for mødet påtaget sig at fylde opslagstavlen. Det sker i løbet af næste uge. Arrangementer i hallen er aftalt, at Mikkel snart skal tage mere ansvar. Den er delt ud, men der er ikke sket noget. Der er brainstormet ideer, som Mikkel selv er ansvarlig for at gå videre med når han har noget konkret, kan han få opbakning fra bestyrelsen. o Hjemmekampe o Januar arrangement med herrekamp og ting i hallen inden (få hjælp af Jan) o Orienteringsløb o Afslutningsstævne for Herre Senior Hjemmesiden har Kenni lovet snarest at have færdig. Der skal konkret ske nogle småændringer. Alderen skal ændres til 6-56, da vi faktisk ikke tilbyder håndbold til 4-5 årige. Desuden skal referater og vedtægter på hjemmesiden snarest. Det er generelt bemærket, at bestyrelsen pt. Bærer for stor en byrde, navnlig i forhold til træning, åbne/lukke-vagter og dommertjans. Det kan ikke fortsætte, og der skal i højere grad flere til. Vi har opbygget goodwill ved faktisk at køre klubben så længe, og nu skal vi snart have inddraget flere. I foråret må tingene falde til jorden, hvis ikke vi får frivillige. Basket skal gøres opmærksomme på, at de skal have afsluttet deres kampe i henhold til program for hallen så de ikke bruger vores tid. Derudover skal de generelt rydde bedre op. Jesper Sørensen kontakter dem for at få styr på tingene Bueskydning har fået tilladelse til at hænge net op i BMI-hallen på prøve Næste møde er d. 2. januar kl. kvart i 8. Mødet er kombineret bestyrelsesmøde og budgetmøde. BM_20121205_Referat.docx 5/5