Greve Golfklub Bestyrelsen Referat fra bestyrelsesmøde Deltagere Frede Kruse-Christiansen Inge Larsen Stig Person Frank Adrian Tino Petersen Claus Lindqvist Roland Pedersen Jørgen Gotfredsen Fraværende Ingen. Referat nr. 01, møde den 21. januar 2014 1. Mødets åbning kl. 17.00. Velkommen fra formanden til bestyrelsen. 2. Siden sidst. Referat fra bestyrelsesmøde nr. 8 den 13. december 2013 godkendt uden bemærkninger. 3. Intern drøftelse. Der er ansat ny medarbejder i Receptionen med 10 timer om ugen. De generelle aftaler fra 2013 fortsætter uændrede også bestyrelsens praktiske aftaler. Ny lejeaftale på plads. Den er løbende, men kan opsiges med 1 års varsel. Kan genforhandles når som helst senest 2016. Skal dog fornys i 2016. Klubhuset. Man forventer kommunen godkender tilbygningen og
udsteder byggetilladelse på møde i Teknik og Miljøudvalget den 6. marts 2014. Bestyrelsen drøfter hvorledes klubbens nødvendige faciliteter kan indpasses. Fremtidsmødet den 09. januar 2014. Referatet gennemgået og accepteret. Foreløbig status på organisatorisk (ny)opbygning: Der arbejdes videre med forslaget til ændring af ledelsesstrukturen med oprettelse af et Forretningsudvalg som daglig ledelse under Bestyrelsen. Udvalget kunne bestå af 4 personer: Formanden for Greve Golfklub, næstformanden, kassereren samt et medlem fra Bestyrelsen valgt af bestyrelsen. Der overvejes ændring i antallet af bestyrelsesmedlemmer fra 7 til 10 (nuværende 7 + 2 suppl) og udeladelse af valg af suppleanter. Endvidere drøftedes muligheden af, at formanden og kassereren kunne vælges direkte på Generalforsamlingen, hver for en forskudt 3 årig periode. Bestyrelsen konstituerer sig selv med en næstformand, ligesom bestyrelsen fortsat vil være selvsupplerende ved frafald af valgte bestyrelses medlemmer. Det foreslås at der fremadrettet kunne være 7 eller flere faste udvalg med reference til Forretningsudvalget. Administration, økonomi m.m. tilføjes Forretningsudvalget som en stabsfunktion Som direkte funktioner til Bestyrelsen udover Forretningsudvalget tilføjes Samarbejdsudvalget og Driftsudvalget. De faste udvalg i. t. v. : Turneringsudvalget med Tino Pedersen som formand Regel og Handicapudvalget med Roland Pedersen som formand Begynderudvalget med Frank Adrian som formand Juniorudvalget med Claus Lindqvist som formand Eliteudvalget med Jesper Carstensen som ny formand Bane og Miljøudvalget med Lars Hartig som ny formand PR og Infoudvalget med Inge Larsen som ny formand (Det tidligere ad hoc PR udvalg fungerer i. t. v. som en del af det nu nedsatte faste udvalg for området). Det tilsigtes at formanden i udvalgene er medlem af bestyrelsen eller som minimum, at et af bestyrelsesmedlemmerne er medlem af udvalget, således at Bestyrelsen er repræsenteret i alle udvalg.
Hjemmesiden varetages som hidtil af Inge og Stine med hjælp fra Roland, men henføres til det nye PR og Infoudvalg sammen med arbejdsområderne, Facebook, Klubnyt, presseinformation m.v. Der skal aktuelt udfærdiges brochurer til Karlslunde og Greve Idrætsforeninger samt udformes/redigeres tekster til brug på skærmene i hallerne i Karlslunde. Der arbejdes på en administrations aftale mellem Klubben og Golfmanagerens sekretariat, så der er klarhed over, hvem har ansvar, kompetence, siger og foretager sig hvad. Der skal findes en organisatorisk placering af vore frivillige konsulenter, f. eks. vedr. Jura. IT, Miljø Bestyrelsen ønsker en ny frivilligpost oprettet med ansvar på hele området vedr. vore frivillige og deres muligheder og vilkår jfr. i øvrigt DIF s artikler herom. Det besluttes derfor at søge en Frivilligkoordinator på hjemmesiden til at koordinere klubbens krav og behov samt varetage de frivillige lederes tilbud om uddannelse og samordning af kurser, der kræver speciel viden for at varetage den pågældendes funktion. Der påtænkes oprettet en HR / Frivillig funktion ( evt. med 1 medlem ) hvorunder en kommende Frivilligbørs tillige kunne varetages. Helt generelt beslutter bestyrelsen, at der tilskrives og etableres kontakt til de emner, der har reflekteret på tidligere udsendt spørgeskema med tilbud om frivilligt klubarbejde. Det næste forslag til diagram jfr. disse drøftelser og beslutninger udfærdiges af Inge og Frede til næste møde den 19. februar 2014. 4. Faste udvalg. A. Samarbejdsudvalget. Referat fra møde 17. december 2013 samt orientering taget til efterretning. B. Driftsudvalget. Orientering godkendt. C. Turneringsudvalget. Der er ikke siden sidst afholdt møde i udvalget, men der er indkaldt til møde primo februar. Der skal udarbejdes en arbejdsbeskrivelse for udvalget, samt forberedes
hvem der udarbejder turnerings-betingelserne for 2014 turneringerne. Synoptik turneringerne er nu fastlagt på Aktivitetsplanen, Tino sørger for tilmeldelse. Der har været mange positive tilkendegivelser på juleturneringen. Annonceres tidligere i 2014. Der er forslag om genetablering af en parturnering, skal være løbende. Der kan ikke etableres flere lukkedage. 9 er tilmeldt til kursus i Golfbox nye turneringsmodul den 24. februar. D. Juniorudvalget. Der er siden sidst ikke afholdt møder, der ventes bl.a. på nyt vedr. træneransættelse. Modtaget mail fra DGU vedr. kursus for Juniorudvalgsmedlemmer som hjælpetræner for juniorer. Udvalget har p.t. 5 medlemmer - ønskes forøget til 7. Når træneren er på plads afholdes forældremøde med træneren. Claus kontakter Peter Thomsen vedr. den modtagne bevilling fra kommunens puljeordning. E. Begynderudvalget. Det fra Frank udsendte materiale vedr. Begynderudvalgets arbejde gennemgået. Kommentarer sendes til Bruno asap. Det færdige materiale printes ud som pdf og udleveres i Administrationen. Lars kontaktes for et evt. tryk af materialet. Faddere til begynderudvalgets planlagte arbejde skal ikke aflevere børneattest. Flere medlemmer af udvalget har børneattest. Udvalget ønskes suppleret med 1 medlem. F. Eliteudvalget. 1: Generelt: Intet nyt siden sidste møde. 2: Dame: Træning og information for mulige deltagere på det kommende hold i Kvalifikationsrækken er under planlægning. 3: Herre: Der har været afholdt møde d.d. Der skal bruges 28 elitespillere til de 3 hold i Danmarksturneringen. Spillere med hcp op til 10,5 bliver indbudt til at spille 4 slagspilsrunder, hvoraf resultaterne fra de 3 bedste runder kvalificerer til de 3 herrehold. 4: Regionsgolf Klubtilmelding, samt medlemstilmelding via Golfbox februar / marts. Der skal eftersøges holdledere, samt hjælpere til afvikling af kampene i Danmarksturneringen. 5: Træningskoordination møde den 4. februar om 2014- planerne.
G. Regel og Handicapudvalget. Årsrevisionen gennemført og en del hcp blev reguleret. Husk at reguleringen skal ske i hjemmeklubben. Tekst på hjemmesiden om reguleringen. H. Økonomiudvalg. Arbejdsmængden har siden starten og i 2013 været stor for de frivillige i økonomiudvalget. Der udarbejdes senest 1. oktober en plan for arbejdet i 2015 og fremefter herunder om-, i hvilket omfang- og i givet fald hvornår, dele heraf skal løses af betalt arbejdskraft.. 5. Sæson planer og forløb. Der tales om etablering af en Banekontrol, som placeres under Bane og Miljøudvalget med samtidig ledelse med Sekretariatet. Infomødet den 27. februar arbejdsplan godkendt. Der nedsættes en overordnet styregruppe til planlægning af Links ugen bestående af Stine, Tino, Inge og Frede. Klubberne i klubben skal aktiveres og fremkomme med deres forslag til afholdelse af aktiviteter i deres regi. Golfens Dag den 27. april under PR og Infoudvalget - Inge og Stine sørger for materialer. Begynderudvalget og Dameklubben ønsker egen stand. 6. PR udvalget. Referat fra sidste møde den 10. december 2013 fremsendt. Gentagelse af Ta med ud og spil, Stine giver Inge datoer til hjemmesiden. Der skal tillige findes datoer til Golfkørekortet. Begynderudvalget etablerer åbent hus 2 gange. Datoer inden den 4. februar. Tilbudsformulering til begyndere og de forskellige medlemskategorier drøftes med DGU om brugen af Value for Money, ligesom der stadig arbejdes på Leasing af udstyr Inge overtager formandsposten fra Frede, der bliver i udvalget. Nyhedsbreve p.t. på stand by. 7. Økonomi. Medlemsstatus pr. 1. januar 2014 er 781 medlemmer. Budget opfølgninger 2013 / 2014 samt økonomisk oversigt pr. 31. december 2013 fremsendt til og taget til efterretning af bestyrelsen. Stig gav endvidere en orientering om det forventede 2013 regnskab. Revision den 22. januar 2014. 8. Greve Kommune. Skolereformen / Temamødet den 18. januar med deltagelse af Claus L. og Frede godt og lærerigt. Frede deltog i Kontaktudvalgsmødet ( Idrættens Kontakt Forum ) den 20. januar 2014 med div. emner om samarbejde i fremtiden herunder
planer om evt. etablering af Team Greve (Erhvervsklub). Hos os hører dette område under er under ApS. Ansøgning til Greve ordningen for medlemmer under 25 afsendt - Greve Golfklub har fordoblet antallet af unge siden sidste ansøgningsrunde. 9. Logo. Ingen bemærkninger. 10. Hjemmesiden. Inge redigerer på livet løs og vil meget gerne have respons og aktuelle indlæg. Frivilligbørsen etableres. 11. Lokaleforhold. Cafeen er indskrænket til drikkevarer, da køkkenet er nedrevet. Udvidelsen af klubhuset er omtalt under pkt. 3. 12. DGU. Der henvises til DGU s klubnyt nr. 23, 24 og 25. Tema og Repræsentantskabsmøde den 21. og 22. marts 2014 i Korsør med deltagelse af Inge og Frede. DGU kursus Golfspilleren i centrum den 27. februar 2014 i Trelleborg og den 1. marts 2014 i Brøndby. Deltagelse skal besluttes (Fkc) 13. Klubber i klubben. Dameklubben har infomøde den 16. marts 2014. Herreklubben har Generalforsamling den 27. januar 2014. 14. Næste møder. Bestyrelsesmøde nr. 2 den 19. februar 2014 kl. 17.00. 15. Mødets afslutning. Mødet sluttede kl. 21.00 med tak fra formanden for god ro og orden. Frede Kruse-Christiansen Formand Jørgen Gotfredsen Referent