Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1. Sidste referat Markedsføringsudvalg Eventuelt Regnskab og budgetter Bestyrelsen Sponsorudvalg

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 23. marts 2015 kl. 17:30 21:00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Henrik Østerbye (HØ) Jesper Wedersøe (JW) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Michael Thorvaldsson (MT) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: MØ Referent: MB Næste møder: Mandag den 11. maj og 08. juni og 13. juli kl Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter 4. Bestyrelsen Vision Velkommen til den nye bestyrelse Konstituering af bestyrelsen Ekstraordinær generalforsamling Forventninger til bestyrelsen 5. Golfspilleren i Centrum (GiC) Overdragelse af GiC 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg Husudvalg Rekruttering til baneudvalg Redningskranse Ny ovn. DGU konference Gæsteservice Pasning af blomster krukker 8. Markedsføringsudvalg Medlemmer til markedsføringsudvalget Markedsføring Gavekort/bonus til nye medlemmer Nyhedsbrev 9. Sponsorudvalg Erhvervsklub Fondsansøgninger Tilbud til skoler Sponsorreklame på tee-stederne 10. IT udvalg Hjemmesiden 11. Sportsudvalg Møder i sportsudvalget 12. Klubberne i klubben Møde i KiK 13. Administration 14. Eventuelt 15. Næste møde Side 1

2 1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Ingen bemærkninger, da Kasserer var forhindret i at deltage i mødet. 4. Bestyrelsen Vision DGU involveres i det fortsatte arbejde med opdatering af vision og langsigtede planer for klubbens udvikling. Velkommen til den nye bestyrelse HRL startede med at byde velkommen til den nye bestyrelse. Derefter oplyste HRL kort om frekvensen for afholdelse af møderne, samt opbygningen af strukturen i referaterne. Hvert enkelt bestyrelsesmedlem er ansvarlige for referater fra deres udvalg og ca. en uge inden hvert bestyrelsesmøde skal orientering fra udvalg udsendes til bestyrelsen, så vi får mere effektive møder. HRL orienterede også om at der foregår en del mailudveksling mellem møderne, og at man forventes at reagere inden for en uges tid på mails. HRL har udsendt vagtplan for bestyrelsens fælles mailkonto. Konstituering af bestyrelsen Efter generalforsamlingen den 17. marts har bestyrelsen konstitueret sig således: Formand Henning Larsen Personale, IT, Hcp, Regel- og Etikette-udvalg. Næstformand Jesper Wedersøe Sportsudvalg Henrik Østerbye - Baneudvalg, Husudvalg og Forpagtning Kasserer Michael Østerbye Økonomi Bestyrelsesmedlem Mads Bjørn Hansen Golfspilleren i Centrum (GiC) og klubber i klubben (KiK). Bestyrelsesmedlem Flemming Skovlund Sponsorudvalg Bestyrelsesmedlem Michael Thorvaldsson - Markedsføringsudvalg Ekstraordinær generalforsamling Afholdes mandag den 30. marts kl i klubhuset. Indkaldelse er udsendt. Forventninger til bestyrelsen Nogle medlemmer efterlyser synlighed af bestyrelsesmedlemmer. Side 2

3 HRL ønskede at afstemme hvilke forventninger bestyrelsesmedlemmerne har til hinanden. Bestyrelsen vedtog, at repræsentanter fra bestyrelsen vil deltage i: Hjælperturneringen Sponsormatchen Golfens Dag og Klubhuslaugsmatchen Derudover opfordrer HRL bestyrelsen til at deltage i de arrangementer de har mulighed for. Sportsudvalget koordinerer repræsentation til klubmesterskaber m.v. De udvalg der har behov for at bestyrelsen deltager til et arrangement, bedes henvende sig til bestyrelsen. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC) Overdragelse af GiC JW overdrager GiC til MH, men ønsker stadigvæk at blive orienteret om rapporterne, hvilket i øvrigt hele bestyrelsen ønsker. 6. Regel- og etiketteudvalg Ingen bemærkninger 7. Baneudvalg Husudvalg Husudvalget holder flyttedag og vil i fremtiden blive behandlet under baneudvalget og kaldes forpagtning. Rekruttering til baneudvalg Der efterlyses udvalgsmedlemmer til baneudvalget. HØ udarbejder opgavebeskrivelse. Redningskranse Der skal indkøbes og hænges en redningskrans op ved søen på hul 18. Ny ovn. Forpagter ønsker at klubben køber en ny ovn. HØ undersøger om ønsket er med i budgettet. DGU konference DGU afholdt konference i frivillighedens tegn, lørdag den Steen Pedersen, Flemming Skovlund og Birgit Mindegaard deltog i konferencen. Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde. Gæsteservice Side 3

4 Det er rigtig vigtigt for Skovbo Golfklub, at vores gæster føler sig velkommen og godt modtaget i klubben. En vigtig opgave er at der er et gæsteservice der er behjælpelig med at tage imod vores gæster, hjælpe med indskrivningen, betalingen på betalingsstanderen, samt udlejning af golfbiler. Da det ikke har været muligt for bestyrelsen at rekruttere ad frivillighedens vej, vil bestyrelsen stille krav til klubber i klubben og eliten om at de skal stille med frivillige, der kan dække ca dage i sæson Det mest optimale er, at en frivillig tager 2 til 3 dage (fra kl til 13.00) i en sæson, for at blive fortrolig med procedurerne. HØ udarbejder opgavebeskrivelse. Pasning af blomster krukker Helle Storm har i 2014 købt, plantet, vandet og passet alle blomster krukkerne omkring klubhuset. Helle har i sidste uge sat blomsterkrukker frem til sæson Helle har gennem 2014 også stået for dekorationer til bordene både på terrassen og i klubhuset (for egen regning). Helle ønsker ikke at passe krukkerne i 2015, og en afløser bør findes. Hvis der er en eller to der ønsker at give en hånd med, kan de henvende sig til HØ. HØ udarbejder en opgavebeskrivelse. 8. Markedsføringsudvalg Medlemmer til markedsføringsudvalget Som ny i bestyrelsen og i markedsføringsudvalget skal MT sætte sit nyehold af udvalgsmedlemmer. Hvis der er nogle der ønsker at yde en frivillig indsats, kan de henvende sig til MT. MT henvender sig til tidligere medlemmer af udvalget: Steen Pedersen, Kristoffer Fabricius og Erik Kaaber (presseansvarlig). MT udarbejder en opgavebeskrivelse. Markedsføring HRL ønsker at få vores mål for klubben til at hænge sammen med den fremtidige markedsføring. HRL vil kontakte DGU for at få etableret et møde ligesom det vi afholdte i forbindelse med etablering af GIC. Vores nye markedsføring bør indeholde tilbud af Company Day på par-3 banen samt sponsorarrangementer. Desuden bør markedsføringen henvende sig til golfspillere der ikke er medlemmer af en golfklub. MT indarbejder ønskerne i sit oplæg til markedsføringsplanen. Gavekort/bonus til nye medlemmer Bestyrelsen ønsker at give en bonus til de medlemmer der skaffer et nyt fuldtidsmedlem. Medlemmet kan vælge mellem 3 træningslektioner eller 3 greenfee billetter. Bestyrelsen forbeholder sig retten til jævnlig at ændre på den bonus, der ydes. Nyhedsbrev Side 4

5 Nyhedsbrevet holder flyttedag og vil i fremtiden høre under markedsføring. 9. Sponsorudvalg Erhvervsklub Sponsorudvalget har et ønske om at etablere en erhvervsklub. I 2014 har der været forsøgt at afholde et arrangement, som desværre blev aflyst på grund af manglende tilmelding. Til etablering af erhvervsklubben har Steen Fugmann, Erik Kaaber og Steen Pedersen givet deres tilsagn til FS om at være behjælpelig. JW oplyser, at Torben Saugmann vil også gerne være behjælpelig, hvis der er yderligere behov. Fondsansøgninger Sponsorudvalget søger efter en person, der kan være behjælpelig med at søge fonds midler til klubben. JW har en forældre, der gerne vil være udvalget behjælpelig med fondsansøgningerne, som kan henvende sig til FS. Tilbud til skoler JW vil kontakte to skoler i nærheden af Skovbo Golfklub for at tilbyde eleverne et motionstilbud et par timer om ugen. Sponsorreklame på tee-stederne De sponsorskilte vi har på teestederne er meget små og ikke særlig synlige, hvorfor sponsorudvalget har svært ved at få hulsponsorer. Skovbo Golfklub er underlagt hårde regler for reklame i åbent land, men vi har nu funder ud af, at der findes reklameskilte der kan lægges vandret ned ved teestederne. FS undersøger priserne ved golfleverandør. 10. IT udvalg Hjemmesiden Vores facelift af hjemmesiden er gået online, og ud fra de kommentarer klubben har modtaget og fra debatforummet er hjemmesiden blevet taget rigtig godt imod af vores medlemmer. Der udestår stadigvæk en mangelliste, som der arbejdes på at få implementeret hurtigst muligt. Hus- klubblads- og visions-udvalget skal nedlægges og fjernes fra hjemmesiden. MB fjerner. 11. Sportsudvalg Møder i sportsudvalget JW overvejer strukturen, indhold og formålet med møderne i udvalget. 12. Klubberne i klubben Møde i KiK Side 5

6 Indkaldelse til KiK møde i april måned. MH udarbejder skrivelse med krav til at Kik skal stille med hjælpere til gæste- og baneservice.. JW efterlyser hjælpere til uge 27 hvor ungdomsudvalg inviterer til Åben DGU Klub Camp 2015 i Skovbo Golfklub. 13. Administration Ingen bemærkninger. 14. Eventuelt Ingen bemærkninger. 15. Næste møde Mandag den 11. maj og 08. juni og 13. juli kl Side 6