Referat af Dansk Orienterings-Forbunds Repræsentantskabsmøde 2009 Afviklet lørdag den 28. februar 2009 på Hotel Comwell, Sorø Helge Søgaard, Formand for Dansk Orienterings-Forbund, bød velkommen. Dagsordenen punkt A Valg af dirigent og sekretær På Hovedbestyrelsens vegne foreslog Helge Søgaard Jørn Bertelsen, af Herning OK, som referent. Referenten blev valgt. På HBs vegne foreslog Helge Søgaard Søren Maarup, Kolding OK, som dirigent. Søren Maarup blev valgt. Dirigenten konstaterede, at Repræsentantskabet var blevet indvarslet i overensstemmelse med vedtægterne og at det var beslutningsdygtigt. Der var 66 stemmer repræsenteret. Dagsordenen punkt B Foredrag / teknisk indlæg Teknisk indlæg: Mountain Bike Orientering (MTBO) v/landstræner Jan Eeg. MTBO har haft et rigtig godt år med mange medaljer ved de internationale mesterskaber og en rimelig god eksponering i pressen. DOF har markant få mer i aldersgruppen 20 45 årige, men derimod har MTBO relativt mange i samme aldersgruppe. Med en MTBO forankring i klubberne vil DOF måske bedre kunne rekruttere og fastholde de 20 45 årige. En hurtig forespørgsel til de tilstedeværende klubber med MTBO aktiviteter på programmet gav en respons på 5-6 klubber. Jan påpegede, at betingelserne for at køre MTBO i Danmark er rigtig gode: Der er velegnede terræner, egnede kort, et godt klima med en lang sæson og en god cykelkultur. Den internationale elite besøger gerne Danmark, og sporten må vurderes at være veletableret. Forbundets direktør Mads Ingvardsen forelagde PLAN 2015, forbundets strategiske tiltag, som er ved at blive udviklet. Det er en strategi, der med formålet at tiltrække løbere til bredden, og den vil komme til at involvere mange i forbundet. Dagsordenen punkt C Beretning om forbundets virksomhed Formand Helge Søgaard knyttede nogle kommentarer til den skriftlige beretning. En af årets store opgaver var at finde en ny direktør til forbundet. Preben Schmidt, forbundets generalsekretær har ydet en stor indsats i med en systematisk opbygning af den professionelle forretning, som Dansk Orienterings-Forbund også er. Med vægt på den fortsatte fornyelse og udvikling for øje blev Mads Ingvardsen ansat som forbundets første direktør. I årets løb er forbundet flyttet tilbage til Idrættens hus.
Spørgsmål og kommentarer fra deltagerne: Kai Ø. Laursen, Aalborg OK: Arbejdes der med udvikling af regnskabsfaciliteterne i O-service? HS: videresendes til arbejdsgruppen IT-Support. Poul Erik Birk Jakobsen: Friluftsrådets arbejde er vigtigt. Dette og DIF samarbejdet bør fortsat nyde høj prioritet. Formålet beskyttelse fremfor benyttelse er fremherskende i Friluftsrådet. Forbundet skal benytte chancerne til at blive hørt. Dorthe Hansen, Silkeborg OK: Ros til det strategiarbejdet PLAN 2015, specielt med at komme ud til klubber og løb mv. Lars Sørensen, Horsens OK: Ros til HB og de ansatte med at involvere de unge og køre projekterne på deres præmisser. Ellis Sommer, OK Øst: Arbejdes der på at løsne på begrebet B-skovene (beskyttede skove)? De udgør ca. 10% af statsskovene. Thomas Lindschouw: Der er blevet løsnet på håndteringen. Æresbevisninger: Årets løber v/helge Lang: Kåringen er foregået på hjemmesiden. Der var flere rigtig gode kandidater at vælge imellem, vinderen blev Signe Søes, OK Pan. Signe, der for alvor har placeret sig i verdenseliten, var på træningslejr i Portugal. Årets MTB-o v/jan Eeg: Det var et vanskeligt valg i et år, hvor vi hentede adskillige VM og EM medaljer, heraf 6 guld, fordelt på 5 kørere. Der var dog ikke tvivl om, at årets kører skulle være Lasse Bruun Pedersen, hvis resultater var i en klasse for sig. Årets kortprofil v/john Holm: Steen Frandsen er årets kortprofil. Steen har produceret mange o-kort både som rentegner og som rekognoscør. Årets træner v/åke Jönsson: Årets træner blev Emil Thorsen, OK Pan. En nøgle til fremgang er at holde fokus på ungdommen og nytænkningen, og som eksponent herfor var Emil et nemt valg. Silva blokken v/jørn Simonsen, Østkredsen: Hæderen uddeles til Ib Glud Konradsen for et enestående arbejde i kredsens og forbundets tjeneste. Organisatoren v/helge Søgaard:
Modtageren er en person eller en klub, der gennem en årrække har taget ansvar for en større organisatorisk opgave i klub, kreds- eller på forbundsplan, eller personer, der har leveret et unikt resultat. Årets modtager har til fulde fortjent netop Organisatoren, for ingen har som ham arbejdet for en ordentlig organisering af forbundet. Han fortjener ubetinghet æren for, at Dansk Orienterings- Forbund har udviklet sig fra en frivillig interesseorganisation til en moderne og professionel virksomhedsorganisation. Preben Schmidt modtog Organisatoren. Forbundets ærestegn v/helge Søgaard: Forbundets ærestegn er et synligt bevis for en særdeles ærefuld indsats for orienteringsidrætten gennem mange års uegennyttig indsats for forbundet eller dets kredse. Det er en lille eksklusiv kreds, som har modtaget ærestegnet. Ærestegn # 52 blev tildelt Gert Pedersen, OK Melfar. Der var bemærkninger til beretningerne fra følgende udvalg/kredse: Sydkredsen v/thomas Uhlemann, Kolding OK: Det er svært at få besat posterne i kredsens udvalg, blandt andet er formandsposten ikke besat. Kortudvalget v/john Holm: Der lød en opfordring til at bruge kortkonsulenterne både får at løse og at undgå problemer, herunder at sikre kvaliteten i kortene ved et større mål af ensartethed. Breddeudvalget v/lisa Tantholt: Efterlyser nogle ildsjæle til at involvere sig i breddeudvalget på forbundsplan. Spørgsmål og kommentarer fra deltagerne: Mogens Jørgensen, Søllerød OK: Savner en proces med henblik på udvikling af O-Service. HS: Der er nedsat en IT-gruppe og initiativer er undervejs Beretningerne blev godkendt. Dagsordenens punkt D: Forelæggelse og godkendelse af regnskabet for 2008 og forelæggelse af budgettet for 2009. Regnskabet blev forelagt af Lars Olsen, som supplerede med følgende oplysninger: Forbundet har i året 2008 gennemført et større projekt med henblik på at flytte regnskabsfunktionen fra lokaliteten i Esbjerg til DIF i Brøndby. Overflytningen er gennemført og DOFs regnskab kører nu på Dansk Idræts Forbunds systemer. Det har åbnet nye muligheder for den daglige drift. Både indtægter og udgifter i det aflagte regnskab er mindre end i de foregående år. Nettoresultatet blev et underskud på 10 tkr. mod et budgetteret overskud på 9 tkr. Der er stillet to underskudsgarantier i forbindelse med vores arrangementer af internationale mesterskaber: MTB-O i 2009 med 100 tkr. og JWOC i 2010 med 200 tkr.
Egenkapitalen ved årets udgang er 875 tkr. Regnskabet er revideret og forsynet med en blank revisionspåtegning. Overgangen til DIFs regnskabssystemer medfører et revisorskifte. Der var enkelte kommentarer fra deltagerne til regnskabet. Regnskabet blev godkendt. Budgettet blev forelagt af Lars Olsen. Budgettet er udarbejdet i en proces med start før sommerferien og med afslutning i november. Lars oplyste, at der i budgettet er sat fokus på tre områder: 1 Retablering af egenkapitalen med et estimeret overskud på 100 tkr. 2 Integrering af MTB-O 3 Indarbejdelse af en udviklingspulje til brug hen over året, i alt 150 tkr. De samlede omkostninger til de ansatte er reduceret med 300 tkr. Dagsordenen punkt E: Behandling af indkomne forslag Der var indkommet et beslutningsforslag fra Østkredsen, Vedrørende ny budgetproces og regnskabsstatus i DOF. Jørn Simonsen forelagde og motiverede forslaget på Østkredsens vegne. Lars Olsen takkede på DOFs vegne for forslaget, hilste det velkommen og tilsluttede sig tankegangene. HB havde haft lejlighed til gennemgå forslaget og havde selv nogle forslag at supplere med. Med hensyn til udarbejdelse af regnskabsstatus foreslog HB at rapporteringsomfanget indskrænkes til den 30. april og 31. august med hensyn til balancen over DOFS økonomiske udvikling, samt at det offentliggøres på DOFs hjemmeside når materialet er udarbejdet. Jørn Simonsen tilsluttede sig HBs ændringsforslag på Østkredsens vegne. Bemærkning og kommentarer til forslaget: Jens Aaris Thisted, Søllerød OK: Processen bliver bedre med HBs ændringsforslag. Herefter blev Østkredsens forslag og med HBs ændringsforslag indarbejdet sat til afstemning. Resultatet af afstemningen blev 62 stemmer for forslaget, ingen stemmer imod og 4 stemmer hverken for eller imod. Forslaget vedtaget.
Dagsordenen punkt F: Fastsættelse af klubkontingent - pristalsreguleres Medlemsbidrag for hele 2009: KLUBKONTINGENT UDGØR Grundbeløb Fylder i året 21 år eller mere Aktiv Fylder i året 8 20 år og er Aktiv Fylder i året 0-7 år eller er Passiv Fuldgyldigt 2009 1.040 kr. pr. klub 244 kr. pr. 104 kr. pr. 0 kr. pr. 2008 1.000 kr. pr. klub 235 kr. pr. 100 kr. pr. 0 kr. pr. Associeret 2009 mindst 1.040 kr. pr. klub 2008 mindst 1.000 kr. pr. klub Efter aftale Efter aftale Efter aftale Efter aftale Efter aftale Efter aftale Med virkning fra den 1. juli 2009 LØBSAFGIFTEN UDGØR Deltager i klasse/bane eller på hold tilmeldt i H/D 21- Deltager i klasse/bane eller på hold tilmeldt i H/D -20 Løbsafgift 2009 16,00 kr. pr. deltager 16,00 kr. pr. deltager 2008 15,00 kr. pr. deltager 15,00 kr. pr. deltager Forhøjet løbsafgift 2009 15,00 kr. pr. deltager 15,00 kr. pr. deltager 2008 31,00 kr. pr. deltager 26,00 kr. pr. deltager Spørgsmål / kommentarer: På Jørn Simonsens spørgsmål oplyste Lars Olsen, at klubkontingenter og løbsafgifter i budgettet for 2010 er beregnet med samme satser som gældende for 2009.
Dagsordenens punkt G Valg for en to-årig periode: 1 Formand Helge Søgaard, ikke på valg 2 Næstformand Kim Folmann Jørgensen, genvalgt for 2 år 3 Næstformand Lars Olsen, ikke på valg 4 Formand for Planudvalget Thomas Lindschouw, ikke på valg 5 Formand for Kortudvalget John Holm, genvalgt for 2 år 6 Formand for Breddeudvalget Lisa Tantholdt, genvalgt for 2 år 7 Formand for Børne- og Ungdomsudvalget Jette Kreiberg, ikke på valg 8 Formand for Eliteudvalget, Dorthe Hansen nyvalgt for 2 år Dagsordenens punkt H Valg af revisorer Valg af 3 revisorer, heraf 1 statsautoriseret: KPMG, statsautoriserede revisorer, blev valgt Palle Møller Nielsen blev genvalgt Knud Erik Pedersen blev genvalgt 1 revisorsuppleant: Kjeld Simonsen blev genvalgt Dagsordenens punkt I Valg til Appeludvalget 1 Formand for Appeludvalget Søren Hviid blev genvalgt 2 2 mer til Appeludvalget Karl Johan Clemmensen blev genvalgt Gunnar Tamberg blev genvalgt 3 2 suppleanter til Appeludvalget Jens Jørgen Lyngaa blev genvalgt Torben Kristensen blev nyvalgt Dagsordenens punkt J Orientering om klubledermødernes valg af kredsudvalgsformænd og stedfortrædere samt eventuelle mer af fagudvalgene Nordkredsen: Mangler en eliterepræsentant Sydkredsen: Mangler en formand Østkredsen: Mangler en eliterepræsentant
Dagsordenens punkt K Eventuelt Det kommende års repræsentantskabsmøde bliver den 6. 7. marts 2010, - et sted i Jylland. Helge Søgård takkede for et godt repræsentantskabsmøde. Jørn Bertelsen Referent