Kursus i drift og økonomi 2019
April 19 DRIFT Sekr. Pia Mortensen Sussi Høiagaard OMC Henrik Nielsen Driftsteknik Vibeke Klysner H. C. Stolten DC Carsten Klausen DC Kåre Andresen DC Stefan Sørensen DC Ditte Sundman DC Ditte Sundman ØST MIDT VEST NIVÅ SYD 1 SYD 2 NORD FAB 1 HK 4 EM 3 EMA 9 EA 3 EM 4 EMA 4 EA 1,25 EA X 1 HK 1 EM 2 EMA 2 EA 2 EA X 1 HK 1 EM 3 EMA 6 EA 1 HK 2 EM 3 EMA 9 EA 1 EM 1 EMA 1 EA 0,5 EA X 0,8 HK 2 EM 2,2 EA X 3 EM Afd. 106,107,108, 115,118,123, 127,142,147, 173,175,179, 802,820,827 Antal afd.: 15 Antal lejemål: 1322 + Østerled: 29 Afd. 104,105,109, 117,119,120, 129,155,159, 177,187,199, 812 Antal afd.: 3 Antal lejemål: 752 Afd. 121,135, 141,830 Antal afd.: 13 Antal lejemål: 913 Afd. 101,102, 103 Antal afd.: 4 Antal lejemål: 518 Afd. 110,111,112, 113,114,116, 133,140,153, 810, 819 Antal afd.: 11 Antal lejemål: 1156 Afd. 122,134, 137 Antal afd.: 3 Antal lejemål: 233 Afd. 210,211,212, 213,214,216, 225,238,265, 266,267,268, 270,293,301, 306,350,395,397 Antal afd.: 21 Antal lejemål: 572 Afd. 401,403, 405,406 Antal afd.: 4 Antal lejemål: 349
Ejendomskontoret - Kontorassistent Ejendomsmester Frontpersonale Beboerhenvendelser Daglig drift (konto 115) mindre Planlagt Periodiske Vedligeholdelsesarbejder (PPV) Budgetopfølgning Arbejdstilrettelæggelse for ejendomsfunktionærerne Flyttelejligheder Administration Samarbejdspartner for afdelingsbestyrelsen
Driftschefer Personaleledelse Større arbejder byggesager PPV Budgetopfølgning Årsgennemgang afdelingsmøde Byggesager Individuel modernisering og råderet andre ansøgninger Samarbejde med afdelingsbestyrelser Områdechef Personaleledelse Procedure og instrukser Byggesager Samarbejde med afdelingsbestyrelser
Forum for samarbejde med afdelingsbestyrelsen Daglig kontakt Årsgennemgang Driftsmøder/samarbejdsmøder Uformelle drøftelser www.vibo.dk Niveau for inddragelse Fra alt til intet
WWW.VIBO.DK
BYGNINGSGENNEMGANG Hvorfor? Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. BEK nr 1368 af 28/11/2018 Kapitel 14 Henlæggelser og vedligeholdelse 62. I afdelinger, der ikke er omfattet af Byggeskadefonden, jf. 151 i lov om almene boliger m.v., skal der én gang årligt foretages en gennemgang af ejendommens vedligeholdelsestilstand. Gennemgangen omfatter ikke de enkelte lejemål indvendigt. På baggrund af gennemgangen udarbejdes en rapport om ejendommens vedligeholdelsestilstand.
63. Boligorganisationens afdelinger skal årligt henlægge passende beløb til følgende: 1) Fornyelse af tekniske installationer. 2) 2) Hovedistandsættelse af afdelingernes ejendomme Stk. 3. Henlæggelsernes størrelse efter stk. 1 og 2 fastsættes på baggrund af en vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der pr. 1. januar 2018 omfatter mindst de kommende 15 år, pr. 1. januar 2020 omfatter mindst de kommende 20 år, pr. 1. januar 2022 omfatter mindst de kommende 25 år og pr. 1. januar 2024 omfatter mindst de kommende 30 år. Beløbsstørrelsen fastsættes efter en vurdering af bygningsdelens og installationernes anskaffelsespris på tidspunktet for genanskaffelsen.
64. Den rapport om ejendommens tilstand, der er nævnt i 62, stk. 1, og den vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der er nævnt i 63, stk. 3, skal hvert 5. år granskes af en ekstern uvildig byggesagkyndig med henblik på at vurdere, om rapport og plan er retvisende og omfatter de nødvendige aktiviteter. 65. Boligorganisationens afdelinger skal årligt henlægge passende beløb til følgende: 1) Istandsættelse af lejlighederne ved fraflytning eller betaling af et normalistandsættelsesbeløb, i det omfang udgifterne hertil ikke påhviler fraflyttende lejere i afdelinger med vedligeholdelsesordning efter 26 i lov om leje af almene boliger. 2) Indvendig vedligeholdelse af lejlighederne i afdelinger med vedligeholdelsesordning efter 27 i lov om leje af almene boliger. 3) Istandsættelse af lejlighederne ved fraflytning i afdelinger med vedligeholdelsesordning efter 27 i lov om leje af almene boliger. 4) Tab ved lejeledighed og fraflytninger i det omfang, tabet skal dækkes af afdelingen
66. De afdelinger, som er nævnt i 24, stk. 4, foretager årligt passende henlæggelser til konsolidering af afdelingens økonomi. 16 67. Henlagte midler kan ikke anvendes til andre formål end dem, de er henlagt til, medmindre formålet er bortfaldet. Midlerne kan dog udlånes efter reglerne i 51. Stk. 2. Der kan ikke henlægges til moderniserings- og forbedringsarbejder. 68. Bestemmelserne i 62-65 og 67 anvendes tilsvarende på almene ældreboliger og almene ungdomsboliger, som ejes af selvejende institutioner
ÅRSHJUL BYGNINGSGENNEMGANG
Sidste torsdag i november 1/7 15/9 30/3 Udarbejdelse af budget 15/10
Årshjulet for bygningsgennemgangen og budgetudarbejdelse: Medio juni til medio august: Driftschef udsender indkaldelse til bygnings-gennemgang. August, september og oktober: Afholdelse af bygningsgennemgang samt udarbejdelse af 10-års plan. Medio september til medio november: Udarbejdelse af budgetter. Oktober og november: Afholdelse af budgetmøder med afdelingsbestyrelsen. Januar, februar og marts: Afholdelse af ordinært afdelingsmøde, hvor budgetter skal godkendes. 30. marts er deadline for varsling af evt. huslejestigning for det kommende budgetår.
Før årsgennemgang huskeliste
Bygningsgennemgang med afdelingsbestyrelsen Dagsorden Gennemgang af konto 115 Opfølgning på bygningsgennemgang 20 Opfølgning på beslutninger på afdelingsmødet 20 Aktivitet i indeværende budgetår inkl. overførsler fra 20/ Effektiv drift og målsætningstal for afdelingen Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) konto 116, herunder afdelingsbestyrelsens ønsker Gennemgang af ejendommen: Afdelingens renholdelse Afdelingens energiforbrug / Keepfocus Hvidevaretyper Råderetskatalog, husorden, vedligeholdelsesreglement, individuel modernisering Fraflytningsprocent Evt. lokale emner fx serviceaftaler (vaskeri etc.) Vandmålere (KUN HVOR DET ER AKTUELT)
Afdelingsbestyrelses web Link fra www.vibo.dk (kodeord bestilles hos it-afdelingen lj@vibo.dk eller lh@vibo.dk)
Løbende informationer: Konto 115 - Afdelingsbestyrelse web Konto 116 - AB-web + 3 gange pr. år Keep Focus - https://app.keepfocus.dk/users/sign_in (kodeord Vibeke Klysner vk@vibo.dk) www.vibo.dk
Regnskab og budget
Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning Tidsplan fremsendes til afdelingsformændene i august sammen med en årsagsforklaring til regnskab og budget samt information om en af 3 muligheder. 1. Årsagsarket er tilstrækkelig til bestyrelsen 2. Årsagsarket suppleres med et telefonmøde 3. Årsagsarket suppleres med et traditionelt budgetmøde
Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning VIBOs økonomiafdeling påbegynder udarbejdelsen af årsregnskaber ultimo august, hvorefter årsregnskaberne overdrages til revision. Umiddelbart i forlængelse af årsregnskabsafslutning udarbejder VIBOs økonomiafdeling forslag til kommende huslejebudget.
Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning Årsregnskab, forslag til kommende huslejebudget, vedligeholdelses plan, specifikationer af kontiene 118 og 119, skema over resultatafvikling samt et årsagsark hvor der kort beskrives om resultatet af årsregnskabet og bemærkninger til budget herunder en årsagsforklaring til eventuel huslejestigning, fremsendes til afdelingsbestyrelsen. Budgetforslaget gennemgås med afdelingsbestyrelsen, enten telefonisk eller ved det traditionelle regnskab- og budgetmøde.
Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning Årsregnskabet godkendes af afdelingsbestyrelsen, når beboermødet har besluttet dette. Har beboermødet besluttet ovennævnte, underskrives årsregnskabet af afdelingsbestyrelsen.
Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning I de tilfælde, hvor beboerne selv vil godkende både regnskab og budget, skal der afholdes 2 beboermøder på et år. 1. Et beboermøde for godkendelse af årsregnskabet (beboermødet skal være afholdt inden 30. november). 2. Et beboermøde for godkendelse af det kommende huslejebudget (beboermødet skal afholdes i foråret og inden 15. marts).
Årshjul for regnskabsudarbejdelse, revision og budgetlægning Det kommende huslejebudget omdeles ca. 2 uger før afdelingsmødet. Beboermødet afholdes primært i januar kvartal og skal være afholdt inden udgangen af marts.
Budgettets opbygning Budgettet er et redskab, der danner grundlag for den nødvendige huslejeindtægt i afdelingen. Budgettet udarbejdes efter der såkaldte balanceprincip Det er primært de variable udgifter og dele af de ordinære indtægter, som afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet reelt har indflydelse på
Budgettets opbygning Årsregnskab 2017/2018, samt forslag til driftsbudget 2019/2020 Afdeling 105 - Havekildegård Budget Regnskab budget nyt budget UDGIFTER 2017/2018 2017/2018 2018/2019 2019/2020 KontoSpecifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Nettokapitaludgif 105.9ter 4.546.000 4.776.488 4.039.000 4.796.000 Offentlige og andre faste udgifter 106Ejendomsskatter 1.451.000 1.240.684 1.309.000 1.272.000 107Vandafgift 43.000 12.739 30.000 30.000 109Renovation 497.000 452.532 482.000 482.000 110Forsikringer 232.000 227.287 234.000 234.000 111Afdelingens energiforbrug: 1. El til fællesarealer 325.000 242.620 304.000 304.000 2. målerpasning m.v. 59.000 64.118 65.000 67.000 112Bidrag til boligorganisationen 1. Bidrag pr. lejemålsenhed 629.000 730.170 757.340 777.000 113.9Offentlige og andre faste udgifter i alt 3.236.000 2.970.150 3.181.340 3.166.000
Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget UDGIFTER 2017/2018 2017/2018 2018/2019 2019/2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Variable udgifter 114 Renholdelse 1.727.000 1.840.031 1.805.000 1.882.000 115Almindelig vedligeholdelse 600.000 561.866 600.000 600.000 116 Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser 1. Afholdte udgifter 2.500.000 817.661 2.385.400 1.851.400 2. Heraf dækket af tidligere hensættelser -2.500.000-817.661-2.385.400-1.851.400 0 0 0 0 117 Istandsættelse ved fraflytning m.v. (A/B-ordning) 1. Afholdte udgifter 0 244.886 333.000 298.000 2. Heraf dækket af tidligere hensættelser 0-244.886-333.000-298.000 0 0 0 0 118Særlige aktiviteter 1: Drift af fællesvaskeri 54.000 42.933 51.000 62.000 2. Andel af fællesfaciliteters drift 150.000 146.919 157.000 181.000 3. Drift af møde- og selskabslokaler 30.000 32.023 15.000 15.000 119 Diverse udgifter Kontingent BL 22.000 22.401 23.000 23.000 Afdelingsbestyrelse m.v. 14.000 0 14.000 14.000 Andre bestyrelsesudgifter 66.000 59.418 65.000 65.000 Afdelings aktiviteter 25.000 2.948 40.000 40.000 Diverse 10.000 143 5.000 5.000 137.000 84.910 147.000 147.000 119.9 Variable udgifter i alt 2.698.000 2.708.682 2.775.000 2.887.000
Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget UDGIFTER 2017/2018 2017/2018 2018/2019 2019/2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Henlæggelser 120 Planlagt og periodisk vedligeholdelse 1.727.000 1.727.000 3.075.800 2.132.000 120 Ekstraordinær henlæggelse t/vedligehold.plan 500.000 500.000 0 0 121 Istandsættelse ved fraflytning. A-ordning 375.000 375.000 44.203 40.000 123 Tab ved fraflytninger 61.000 61.000 62.890 64.000 124.8 Henlæggelser i alt 2.663.000 2.663.000 3.182.893 2.236.000
Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget UDGIFTER 2017/2018 2017/2018 2018/2019 2019/2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Ekstraordinære udgifter Vindues udskiftning 125 Ydelse vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. 1. Afdrag (konto 303.1) 1.869.000 972.497 1.862.000 1.002.000 2. Renter m.v. 0 825.453 0 801.000 3. Administrationsbidrag 0 87.572 0 88.000 4. Heraf dækket ved løbende offentlige tilskud 0-45.688 0-40.000 1.869.000 1.839.834 1.862.000 1.851.000 125 Ydelse vedr. lån til individuel modernisering 1. Afdrag - individuel modernisering 0 19.689 0 20.000 0 19.689 0 20.000 130 1. Tab ved fraflytninger 0 125.058 0 0 2. Dækket af tidligere henlæggelser 0-61.940 0 0 3. Dækket af dispositionsfonden 0-63.118 0 0 0 0 0 0 132 Ydelser vedr. driftsstøtte 5. Andre driftsstøttelån, hjemfaldslån 648.000 642.733 652.000 652.000 648.000 642.733 652.000 652.000 134 Korrektion tidligere år, korrigeret rentesikring 0 828.950 0 0 0 828.950 0 0 137 Ekstraordinære udgifter i alt 2.517.000 3.331.206 2.514.000 2.523.000
Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget INDTÆGTER 2017/2018 2017/2018 2018/2019 2019/2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Ordinære indtægter 201 Boligafgifter og leje 1. Almene familieboliger 14.063.000 14.063.016 14.063.000 14.420.000 1. Hjemfald 64.000 64.032 64.000 64.000 1. Individuel Modernisering 0 19.689 0 20.000 202 Renter 224.000 368.676 193.000 261.000 203 Andre ordinære indtægter 1. Tilskud fra boligorganisationen 0 101.270 115.900 119.000 2. Drift af fællesvaskeri 203.000 224.073 220.000 220.000 3. Fællesfaciliteters drift, genåbning af vaskekort 0 75 0 0 6. Overført fra opsamlet resultat 608.000 608.000 537.333 0 203.9 Ordinære indtægter 15.162.000 15.448.831 15.193.233 15.104.000
Budgettets opbygning Budget Regnskab budget nyt budget INDTÆGTER 2017/2018 2017/2018 2018/2019 2019/2020 Konto Specifikation i hele kr. i hele kr. i hele kr. i hele kr. Ekstraordinære indtægter 204 Driftsikring, dispositionsfonds tilskud - hjemfaldslån 450.000 449.913 451.000 456.000 206 Korrektion tidligere år 0 17.603 0 0 206.1 Antenne-/mobilmast 48.000 47.500 48.000 48.000 208 Ekstraordinære indtægter i alt 450.000 515.016 451.000 504.000
Effektivitetstal Hvert år modtager VIBO rapport fra Trafik, - Bygge- og Boligstyrelsen over effektivitetstal fra det seneste aflagte årsregnskab Rapportens indhold er opdelt på: 1. Hovedkonklusion 2. Om datagrundlaget 3. Om benchmarkmetoden
Benchmarking Afdelinger i Københavns Kommune - Etage byggeri xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx TOTAL Ibrugtagelsesår 1977 1978 1983 1983 1981 1989 1994 Antal afdelinger der sammenlignes med 15 32 30 29 20 20 45 LM 32 190 60 30 24 16 22 374 m2 2.827,40 14.695,9 0 4.994,70 2.435,30 1.938,00 1.276,90 1.454,20 29.622,40 Effektivitetsresultat - Regnskab 16/17 64,2 76,9 69,4 70,2 62,7 63,7 61,5 66,94 Effektivitetsresultat - Regnskab 17/18 63 74 71 60 71 77 62 68,29 Konti med størst effektivitetspotentiale 16/17 111,117 115,117 111,117 111,114 111,115 111,115 109,115 Knt 109 pr m2 VIBO 16/17 31,49 31,59 26,55 27,56 28,53 25,57 33,97 30,05 VIBO 17/18 30,05 30,79 24,16 26,32 35,34 26,83 31,49 29,40 Københavns Kommune 17 - Etage byggeri 28 28 28 28 28 28 28 28,00 Region Hovedstaden 17 - Etage byggeri 28 26 29 30 30 30 31 27,71 -kr. Forbrug +/- KK gennemsnit i kr. for afd. 17/18 kr. 5.796 kr. 41.047 19.196 -kr. 4.084 kr. 14.219 -kr. 1.500 kr. 5.068 Alle over Københavns Kommune gennemsnit på 28 er markeret med rødt Afdelinger markeret med rødt både i 16/17 og 17/18, kan vi minimere udgifter til renovation?
Benchmarking fortsat Der foretages tillige benchmark på nedenstående konti: Konto 110 Forsikringer Konto 111 Fælles el Konto 114 Renholdelse (funktionærløn & trappevask mm.) Konto 115 Almindelig vedligeholdelse Konto 116 planlagt vedligeholdelse Konto 117 Istandsættelse ved fraflytning Konto 121/122 Henlæggelse til istandsættelser ved fraflytninger
Effektiv drift Afdelingsbestyrelsen & driften
A-ordning Normalistandsat ved indflytning på det niveau der er beskrevet i vedligeholdelsesreglementet.. Beboeren har vedligeholdelsespligten i bo perioden (maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling). Beboeren skal betale beløbet til normalistandsættelse ved fraflytning. Beløbet nedskrives over max. 10 år. Efter bo periode på 120 måneder har afdelingen den fulde normalistandsættelses forpligtelse Misligholdelse skal betales af beboeren.
B-ordning Vedligeholdelsesreglement B-ordning Der hensættes beløb på konto for indvendig vedligeholdelse for den enkelte bolig, der dækker hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling. Beløbet opkræves hos den enkelte beboere udover huslejen. (24 kr. pr. m2 om året)
B-ordning Ingen istandsættelse ved indflytning Mindre beløb på istandsættelseskontoen til istandsættelse ved indflytning, generelt set. Løbende opsparing til istandsættelse i bo perioden. Ingen istandsættelse ved fraflytning. Misligholdelse skal betales af beboeren Ulempe at boligstandarden kan falde. Boligerne forfalder generelt set.
B-ordning 3-rums - 80 m 2 Køkken Entre Stue Badevær else Værelse Værelse Henlæggelse pr. år: 80 x 24,00 = 1.920,00 pr. år
Bestyrelsens rådighedsbeløb Hovedregel: 75 kr. pr. lejemål en gang årligt Kaffe, the, vand til afdelingsbestyrelsesmøder og beboermøder Udlæg til telefonudgifter Kørselsudgifter Kontorartikler, porto m.v. Andre småudgifter Regnskab over rådighedsbeløbet skal forelægges af afdelingsbestyrelsen på det ordinære beboermøde til orientering.
Regnskab over beboerlokaler og sociale aktiviteter Beboervalgte skal tillige udarbejde regnskab over udlejning af selskabslokale /beboerlokale/ beboerhus ligesom der skal udarbejdes regnskab over sociale aktivitets midler. Regnskaberne skal også her forelægges til orientering på det ordinære beboermøde.
Forbrugsregnskaber Regnskab og budget for fællesantenner og elektroniske kommunikationstjenester. Varmeregnskaber Vandregnskaber Evt. efterbetaling på varme og vandregnskaber på mere end 1.000 kr. deles over 3 rater uden gebyr. Ny a conto på varme og vand udregnes af VIBO drift Individuel a conto er afhængig af seneste års forbrug
Hvad dækker indskud ved indgåelse af lejekontrakt? Beboerindskud er en del af finansieringen ved afdelingens opførelse. Beboerindskud forrentes ikke, da indskuddet er en del af finansieringen. Beboerindskuddet kan lovmæssigt forhøjes til i alt 237 kr. pr. m2 (2019). Indskuddet forhøjes kun ved genudlejning.