Referat af bestyrelsesmøde på SOPU (forkortet version til hjemmesidebrug) 28. marts kl. 17.30-19.00 i Vognmagergade 8 Tilstede: Knud Henning Andersen, Ingo Østerskov, Jens Christensen, Camilla Woller Nielsen, Marianne Jensen, Pia Ludvigsen, Lisa Dahl Christensen, Vivi Nielsen, Jakob Lange Afbud: Nina Thomsen, Lene Sillasen, Nana Kjær Tilforordnede: Inger Margrethe Jensen, Charlotte Poulsen, Carina Starostka Villadsen (ref.) Nr. Punkt Bilag 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Næstformanden bød velkommen til mødet og dagsordnen blev godkendt. Beslutning vedr. godkendelse af referat: når referatet fremsendes til bestyrelsen skal tilbagemeldinger og kommentarer meldes tilbage til referent inden næste bestyrelsesmøde. Er der ingen kommentarer eller tilføjelser til fremsendte referat betragtes referatet som godkendt ved næste bestyrelsesmødes start. Referat af mødet 27. februar 2012 Derefter blev referatet godkendt. Forretningsordenen blev underskrevet. 2. Orientering v. formanden a) Oplæg til Resultatlønskontrakt 2012 Indstilling til beslutning om, hvilke områder der skal indgå i direktørens resultatlønskontrakt for 2012. Det foreslås at være: Eksternt samarbejde Organisation Uddannelser a) Præsentation af punkterne 1
Det indstilles at bestyrelsen vedtager områderne, og formandskabet indgår kontrakten. b) Bygningssituationen Grundet udviklingen i byggesagen er det ikke muligt at fremlægge en tidsplan for byggeri. Der er fremkommet nye muligheder, som de involverede eksterne parter pt. ikke ønsker offentliggjort, men som bestyrelsen vil blive orienteret om. a) Resultatlønskontrakt 2012 Direktøren redegjorde for nye retningslinjer for resultatlønskontraktens basis- og ekstraramme. Resultatlønnen skal afspejle skolens mål og strategi. Bestyrelsen skal være bekendt med hovedindsatsområderne i direktørens resultatlønskontrakt. Beslutning: Bestyrelsen tilsluttede sig indsatsområderne og at begge rammer medtages. Det vedtages, at formandskabet indgår direktørens resultatlønskontrakt. b) Bygningssituationen Hillerød: Vicedirektøren orienterede om, at direktionen er i den undersøgende fase ift. muligheder for etablering af campus i Hillerød. Opbakning fra bestyrelsen til at gå videre med planerne i Hillerød. København: Direktøren forklarede, at en skriftlig redegørelse ikke har kunnet udarbejdes da sagen behandles i fortrolighed, grundet ønske fra ejere af nye mulige bygninger/grunde. Formandskabet er orienteret om nuværende status. SOPUs advokat er inddraget for vurdering i forhold til økonomi og jura. Bestyrelsen forberedes på, at der kan blive behov for et ekstraordinært bestyrelsesmøde. Ved referatet vedlægges en kopi af avisartikler vedr. Milnersvej 40 og den mediedebat overvejelserne omkring SOPUs fraflytning har givet. 2
3. Regnskab v. økonomichef Hans B. Møller a) Årsrapport 2011 b) Revisionsprotokollat til årsrapport 2011 Revisor Lars Jacobsen, Deloitte deltager i mødet Økonomichef Hans B. Møller gennemgik årsregnskabet 2011. Årsresultatet viseret overskud på 12,3 mio.kr. En væsentlig årsag til overskuddet er et stigende antal årselever og færdiggjorte i 2. halvår 2011 i forhold til budgetteret. Lønudgifterne, herunder merarbejdet, er steget i takt med den stigende elevaktivitet, samt afledt af fusionsåret. Målt på antal ansatte årsværk pr. 100 årselever er formålsgruppen Uddannelser, dvs. løn til undervisningsrelaterede aktiviteter, herunder undervisningspersonale, steget, mens antal ansatte årsværk i administrationen har håndteret flere årselever end tidl. år. Stigningen i antal årsværk i kategorien Uddannelser skyldes som anført tillige, at der er brugt personaleressourcer på fusioneringen af de to tidl. skoler, og ikke alene i undervisningen. Varekøb & tjenesteydelser er tillige steget, dels pga. udgifter til fusionsarbejdet, dels pga. overtagelse af bygninger samt nye lejemål. Formandskabet vurderer, at overskuddet er for højt. Selvom det er positivt, at flere i 2011 har søgt skolens uddannelser, og at overskuddet er en indikator for hvor uforudsigeligt SOSU-området er, skal skolens prognoseredskab forbedres; også for at imødegå den situation, hvor skolen skal reagere hurtigt på et fald i antal årselever. a) Årsrapport 2011 b) Revisionsprotokollat til årsrapport 2012 Revisor Lars Jacobsen, Deloitte, anførte ved gennemgang af revisionsprotokollatet, at der både er argumenter for og imod et for stort overskud. Af argumenter for kan fremføres de bygningsmæssige udfordringer og ønsker hertil, både i København og i Hillerød. Modsat øvrige SOSU-skoler ejer SOPU en relativt lille andel af egen bygningsmasse. Endvidere er det væsentligt, at uddannelserne imødegår den taxameternedgang, der vil være tilfældet, givet globaliseringsmidlerne bortfalder helt i 2013/2014; et bortfald som i.flg. revisors vurdering vil betyde en nedgang i taxameterindtægterne på ca. 8 mio.kr. for SOPU. I sin gennemgang anbefalede revisor på det kraftigste, at SOPU udfærdiger retningslinjer for kvalitetssikring af og iværksætter egentlige kvalitetskontrolbesøg hos udliciteringspartnere vedr. gennemførelse af AMU aktivitet i disses regi. Jf. Ministeriet for Børn og Undervisning påhviler det skolerne at besøge og kvalitetssikre underleverandørerne. Formanden anførte, at formandsskabet ønsker en procedure, et regelsæt eller en trinmodel/checkliste for krav og betingelser, der skal være opfyldt ved udliciteringsaftaler. 3
Revisor anførte, at skolens kvalitetsarbejde og -udvikling tilsyneladende er bibeholdt på et tilfredsstillende niveau, til trods for at mange ressourcer har været bundet i fusionsarbejdet. I forlængelse heraf anbefalede revisor, at skolen fortsat handler på ratingen af elevernes tilfredshed/loyalitet, sammenlignet med SOSU-skolernes gennemsnit. Bestyrelsen gav udtryk for, at det er godt at erfare, at skolen har haft fokus på at sikre kvaliteten. Næstformanden kvitterede for revisors gennemgang. Det er centralt, at der kommer procedure, og at bestyrelsen er opmærksom og har fokus på et evt. bortfald af globaliseringsmidlerne. Næstformanden henstillede til, at bestyrelsen allerede nu drøfter evt. konsekvenser af nedskæringer på taxameteret. Beslutning: Årsregnskab 2011 og revisionsprotokollat blev godkendt. 4. Evaluering af mødet: Bestyrelsen var enig om, at man var kommet igennem punkterne på en fin måde. Kommentar: bestyrelsen ser frem til nærmere drøftelse omkring AMU vigtigt i forhold til VEU centrene. Ønskes som pkt. på næste bestyrelsesmøde. c) 4
5. Evt. Referat Formanden noterede at et overskud på omkring 4% af skolens budget vil være acceptabelt. 5