Skanderborg Forsyningsvirksomhed A/S. Protokol af bestyrelsesmøde 6. maj 2015 kl på Døjsøvej 1, Skanderborg

Transkript

1 Skanderborg Forsyningsvirksomhed A/S Protokol af bestyrelsesmøde 6. maj 2015 kl på Døjsøvej 1, Skanderborg

2 Bestyrelsesmøde den 6. maj 2015 Deltagere: Henrik Müller (formand og mødeleder) Martin Frausing Poulsen (næstformand) Jens Szabo Kurt Myhlert Olsen Malene Stub Selmer Palle Langkjær Stig Jonassen Jens F. Bastrup (adm. direktør) Christina Søndergaard (afdelingschef) (referent) Sara Funch (økonomichef), deltager under punkterne 1-4 Bengt Fromholt-Iversen (Business Developer), deltager under punkterne 5-7 Claus Dalager (revisor), deltager under punkt 1. Dagsorden (med forventede cirkatider): 0. Godkendelse af dagsordenen ( ) 1. Årsrapport 2014 og revision (Lukket punkt) ( ) Pause ( ) 2. Forberedelse til Generalforsamling 2015 ( ) 3. Regnskab 1Q 2015 og budgetopfølgning ( ) 4. Overordnede principper for den prioriterede saneringsplan ( ) Spisning ( ) 5. Plan for byggeri og masterplan ( ) 6. Plan for nye forretningsområder (Lukket punkt) ( ) 7. Plan for udnyttelse af passive ressourcer (Lukket punkt) ( ) Pause ( ) 8. Bestyrelsens selvevaluering ( ) 9. Rapport om virksomhedens drift og udvikling 1Q ( ) 10. Eventuelt ( ) 11. Gennemgang og underskrivelse af protokollen ( ) Der vil være spisning i forbindelse med mødet. Evt. afbud gives inden mødet til Jens Bastrup. 2

3 0. Godkendelse af dagsordenen Dagens bestyrelsesmøde indeholder behandling af Årsrapport 2014 og revisionsprotokollat med deltagelse af Selskabets revisor Claus Dalager. Årsrapporten skal forelægges Generalforsamlingen, der er planlagt den Evt. fokusområder kan afstemmes. Første Budgetopfølgning sker med behandling af regnskab for 1. kvartal. 3 strategiske områder er til behandling på dagens møde: Prioriterede saneringsplaner, Nye forretningsområder og Plan for passive ressourcer. Plan for byggeri og masterplan for området på og om Døjsøvej forelægges af styregruppen til beslutning af det videre forløb. Bestyrelsens selvevaluering er udskudt fra sidste møde til dette. Første kvartalsstatusrapport om virksomhedens drift og udvikling er afrapporteret og forelægges bestyrelsen. Bestyrelsen godkender dagsordenen. Godkendt. 1. Årsrapport 2014(lukket punkt) 2. Forberedelse af Generalforsamling 2015 Den ordinære Generalforsamling afholdes den hos Skanderborg Forsyningsvirksomhed A/S. Her deltager formand og næstformand for økonomiudvalget som Generalforsamling. Formand og næstformand for Selskabet samt direktør og økonomichef, mens Selskabets advokat vil forestå dirigent hvervet. Af vedtægternes punkt 6.1 skal Generalforsamlingen indkaldes skriftligt med mindst 14 dages og højst 4 ugers varsel. Af vedtægterne fremgår selskabets vedtægters punkt 6.3, at Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal som minimum omfatte: 1. Valg af dirigent. 2. Forelæggelse af årsrapport til godkendelse. 3. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til den godkendte årsrapport. 4. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 5. Valg af revisor. 6. Eventuelt. 3

4 Bestyrelsen skal forholde sig til, om der er yderligere punkterne samt om der er yderligere punkter, der ønskes behandlet på Generalforsamlingen. Direktør Jens Bastrup indstiller at, Bestyrelsen fastlægger oplæg til indhold til Generalforsamlingen og bemyndiger direktøren til at forestå planlægning af Generalforsamlingen i samarbejde med kommunens administration. Det blev besluttet at Henrik og Martin repræsenterer Selskabets bestyrelse på Generalforsamlingen. Det blev besluttet at Selskabet skal fokuser på følgende til Generalforsamlingen: Den nye strategi Det gode samarbejde ifm. klimatilpasningsprojekterne Asfaltsamarbejdet Samarbejdet med de private vandværker Byggeriet og Masterplanen Det blev desuden besluttet, at Selskabet skal fortælle om udfordringerne med: Særbidrag Vejbidrag 3. Regnskab Q og budgetopfølgning Selskabet regnskab for 1 Q 2015 forelægges til bestyrelsens kommentering og godkendelse. Selskabet regnskab for 1 Q 2015 viser, at omsætningen og de primære omkostninger følger det godkendte budget. Der indstilles til, at selskabets budgetterede afskrivninger korrigeres efter afslutning og opgørelse af afsluttede projekter for Bestyrelsen orienteres omkring problemer med bortskaffelse af slam fra Skanderborg Renseanlæg, der i 1 Q er kørt direkte til forbrænding. Disse ekstra omkostninger kan betyde en korrektion af omkostningsniveauet ved 2 Q regnskab. Bestyrelsen godkender budgetkorrektionerne vedrørende afskrivninger Bestyrelsen godkender budgetkorrektionerne vedrørende afskrivninger. 3.1 Økonomi Q Overordnede principper for den prioriterede saneringsplan 4

5 I henhold til Forretningsudviklingsplan 2015 skal bestyrelsen have forelagt og drøftet de overordnede principper for den prioriterede saneringsplan. Der er udarbejdet et oplæg til behandling i bestyrelsen. Bestyrelsen behandler oplæg til de overordnede principper for den prioriterede saneringsplan, og godkender oplægget, idet den herefter kan være grundlaget for selskabets arbejde på området. Oplægget blev godkendt, herunder vægtningsgrundlaget. 4.1 Overordnede principper for den prioriterede saneringsplan 5. Byggeri og masterplan Der er afholdt møder i styregruppen for masterplan og tilbygning i januar og april. Her er planer for byggeriet og masterplanen gennemgået og en proces besluttet. Der er efter styregruppen anbefalinger udarbejdet et oplæg til behandling i bestyrelsen. Af bilagene fremgår status, planer samt oplæg for byggeri og masterplanen. Bestyrelsen behandler planen for tilbygning og masterplan for Skanderborg Forsyningsvirksomhed A/S, og godkender planen, idet den herefter udstikker rammerne for aktiviteter i relation til projektet. Det blev besluttet at forlænge processen for identifikation og forventningsafstemning med potentielle partnere / interessenter med tre måneder. 5.1 Status tilbygning og masterplan Døjsøvej 5.2 Tilbygning Masterplan_Status 5.3 Mappe tilbygning_ver_ Mappe Masterplan_ver_02 6. Plan for nye forretningsområder (lukket punkt) 7. Plan for udnyttelse af passive ressourcer (lukket punkt) 5

6 8. Bestyrelsens selvevaluering Bestyrelsen har foretaget en selvevaluering ud fra en skabelon, der blev besluttet på bestyrelsesmøde den Der har været rundsendt en spørgeskemaundersøgelse elektronisk. Resultaterne fra rundspørgen fremgår af bilaget, og kan danne grundlag for bestyrelsens drøftelse. Bestyrelsen foretager en selvevaluering, og fastlægger evt. initiativer Mindre bilagsmateriale til gennemlæsning inden mødet er at foretrække. Det skal tilstræbes at der skal være en weekend mellem fremsending af materiale til gennemlæsning og bestyrelsesmødet. Alle i bestyrelsen ønsker at modtage månedsrapporten tilsendt på mail eller på dropbox. 8.1 Bestyrelsens selvevaluering primo Orientering om virksomhedens drift og udvikling Der er udarbejdet en rapport om virksomhedens drift og udvikling. Heri fremgår status for virksomhedens drift og udvikling, herunder status for opfyldelse af mål 2015 samt gennemførelse af Forretningsudviklingsplan 2015 og kommunikation i 1. kvartal. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning af bestyrelsen. 9.1 Status for drift og udvikling 1. kvartal Eventuelt Teknisk tur og strategievaluering Det overordnede program for den 10. juni blev aftalt. 11. Gennemgang og underskrivning af protokollen 6

7 Bilagsliste: 1.1 Årsrapport Revisionsprotokollat 3.1 Økonomi Q Overordnede principper for den prioriterede saneringsplan 5.1 Status tilbygning og masterplan Døjsøvej 5.2 Tilbygning Masterplan_Status 5.3 Mappe tilbygning_ver_ Mappe Masterplan_ver_ Notat om Forretningsområder 6.2 Præsentation Forretningsområder 7.1 Notat om passive ressourcer 7.2 Præsentation om Passive Ressourcer 8.1 Bestyrelsens selvevaluering primo Status for drift og udvikling 1. kvartal

8 Skanderborg, den 6. maj 2015 Godkendelse af protokol: Henrik Müller Martin Frausing Poulsen Jens Szabo Kurt Myhlert Olsen Malene Stub Selmer Palle Langkjær Stig Jonassen Jens F. Bastrup 8