Inge Prip, direktør, tilforordnet for skolen Glenn Christensen, økonomichef, tilforordnet for skolen Astrid Berg, referent, tilforordnet for skolen

Transkript

1 BESTYRELSESPROTOKOL Bestyrelsesmøde nr. 4 Referat Kl Møde indkaldt af: Inge Prip på vegne af formandskabet Sted: Peder Oxes Allé 4, 3400 Hillerød mødelokale Afbud: Deltagere: Kim Simonsen Marianne Thellersen Søren Brøchner-Hansen Allan Thomsen Anders Taarnby Thomsen Jens-Olav Pedersen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Mogens Larsen Mads Melchiorsen Marianne Mensal Ole Jacobsen Per Gotfredsen Svend Pedersen Inge Prip, direktør, tilforordnet for skolen Glenn Christensen, økonomichef, tilforordnet for skolen Astrid Berg, referent, tilforordnet for skolen Bilag: Pkt. 3 Købsaftalen vedr. Milnersvej Pkt. 4 Ledelsesrapport 3. kvartal 2014 Pkt. 5 Budget 2015 Pkt. 6 Organisationsdiagram Pkt. 6 Oversigt over strategiprocessen Pkt. 6 Udkast til ny vision, mission og værdier Pkt. 7 Udkast til direktørens resultatkontrakt for 2015 Pkt. 8 AMU-udbudspolitik Pkt. 10 VEU-afrapportering Pkt. 11 Kommissorium for Udviklingsforum Esnord Pkt. 13 Ledelses- og bestyrelsesansvarsforsikring - Side 1 af 7 -

2 Punkt 1 Velkomst og konstatering af, om bestyrelsen er beslutningsdygtig Formand Per Gotfredsen bød velkommen og konstaterede, at bestyrelsen var beslutningsdygtig. Punkt 2 Godkendelse af dagsorden Skolen har udarbejdet dagsordenen i samarbejde med formandskabet. Beslutning: Mogens Larsen bad om en orientering om status på kloakrørlæggeruddannelsen. Det blev lagt ind under pkt. 8. Punkt 3 Status på salg af MIL44-46 Inge orienterer bestyrelsen om indgåelse af betinget købsaftale med Alterna om Milnersvej Indstilling: Bestyrelsen godkender den betingede købsaftale. Beslutning: Bestyrelsen godkendte købsaftalen. Punkt 4 Ledelsesrapport 3. kvartal 2014 Glenn præsenterer hovedlinjerne i ledelsesrapporten for 3. kvartal Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ledelsesrapporten og tager den til efterretning. Beslutning: Der blev fra medarbejderrepræsentanten i bestyrelsen ytret ønske om, at der gives mere information om årsager til fx fald i årselever, så analysen fremgår af notatet. Derefter blev ledelsesrapporten taget til efterretning. Punkt 5 Budget 2015 Glenn præsenterer hovedlinjerne i budget 2015, herunder hvordan EUDreformens konsekvenser forventes at slå igennem frem til 2017, samt hvilke foranstaltninger ledelsen foreslår for at imødekomme de deraf følgende udfordringer for skolens økonomi. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet. Beslutning: Per indledte med at fortælle, hvorfor der indgår en post, der hedder udmøntning af effektiviseringstiltag. Det har formandskabet bedt om, så det bliver tydeligt for bestyrelsen, hvilke udfordringer skolen står overfor. Bestyrelsen drøftede budgetudkastet, og der blev spurgt til, hvordan effektiviseringen skal udmøntes, om det vil føre til fyringer etc. Inge fortalte, hvordan ana- - Side 2 af 7 -

3 lyserne, der ligger bag budgettet, er udarbejdet, og slog fast, at det er et konservativt budget. Anders Taarnby Thomsen opfordrede til, at der tænkes i omskoling af medarbejderne, fordi der måske er tale om en midlertidig nedgang. Dette blev bakket op af Marianne Mensal. Inge Prip pegede på, hvor vigtigt det er at kapacitetstilpasse, sådan som hun har haft fokus på det i de tre år, hun har været der, og det vil hun holde fast i. Behandlingen af budgettet gav endvidere anledning til en diskussion af detaljeringsgraden i afrapporteringen. Beslutning: Budgettet godkendtes under forudsætning af, at ledelsen ser nøje på omskoling og opkvalificering, inden der skrides til afskedigelser som følge af indtægtsnedgangen. Hvad angår detaljeringsgraden af den økonomiske afrapportering afrundede formanden og næstformanden med at understrege vigtigheden af en åben dialog og transparens, men at bestyrelsen skal holde fokus på det strategiske niveau og overlade den meget detaljerede gennemgang af fx budget og regnskab til skolens ledelsesfora. Punkt 6 Strategiproces og organisationsændring Inge præsenterer en status på skolens strategiproces og organisationsændringen og gennemgår det udsendte udkast til ny mission, vision og værdier for Esnord. Udkastet er lavet med udgangspunkt i bestyrelsens ønsker til mission, vision og værdier fra bestyrelsesseminaret den 22. august. Inge fortalte om processen siden 2. oktober Det er lykkedes at placere de nuværende chefer i nye funktioner nu i en kombination af folk udefra og indefra. Inge gennemgik organisationsdiagrammet og processerne. Beslutning: Bestyrelsen tog statusaflægningen til efterretning og diskuterede derefter det udsendte udkast til ny mission, vision og værdier i grupper og fremlagde deres input. Bestyrelsens indholdsmæssige input indarbejdes i dokumentet, som derefter er vedtaget som grundlag for det videre arbejde. Punkt 7 Direktørens resultatkontrakt Bestyrelsen diskuterer et udkast til resultatkontrakt 2015 for Inge Prip. Udkastet er udarbejdet med afsæt i de strategiske fokusområder, som bestyrelsen har udpeget, samt Undervisningsministeriets krav til skolen. - Side 3 af 7 -

4 Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen drøfter udkastet og godkender resultatkontrakten med eventuelle tilføjelser. Beslutning: Efter en drøftelse af detaljeringsgrad og omfang blev kontrakten godkendt efter mindre tilretninger af formuleringer. Anmodningen fra Anders Taarnby Thomsen om tilføjelse af et punkt om arbejdsmiljøet blev ikke indarbejdet, da der var en oplevelse af, at kontrakten allerede var for omfangsrig, og at det i forvejen er en del af direktørens arbejde at sikre arbejdsmiljøet. Punkt 8 AMU-udbudspolitik Inge præsenterer et notat om skolens udbudspolitik på AMU-området. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager notatet til efterretning. Beslutning: Notatet blev taget til efterretning med en kommentar fra formanden om, at der ønskes en mere læsevenlig og detaljeret rapport næste år, så det bliver tydeligere hvilke resultater, der er opnået. Punkt 9 Resultaterne af APV/MTU Inge præsenterer APV/MTU-handlingsplanen, som blev udskudt fra mødet den 2. oktober Hun præsenterede Samarbejdsprojektet og de andre tiltag i den store plan. Beslutning: Handlingsplanen blev taget til efterretning. Punkt 10 VEU afrapportering for 2014 Formanden orienterer bestyrelsen om hovedlinjerne i VEU-rapporteringen til Undervisningsministeriet. Rapporten blev opsummeret på 2 slides, som vedhæftes kr. fra VEUcentrets budget videreføres til Beslutning: Bestyrelsen fulgte indstillingen. Punkt 11 Udviklingsforum Esnord Bestyrelsen drøfter et udkast til kommissorium for det rådgivende organ Udviklingsforum Esnord. - Side 4 af 7 -

5 Beslutning: Bestyrelsen tilsluttede sig og tog udkastet til efterretning. Punkt 12 Siden sidst Inge Prip orienterede bestyrelsen om følgende: Koldhallen, som var sidste punkt i genopretningsplanen, står færdig og er i brug. Produktionsskolerne har valgt selv at indsende ansøgning om at drive KUU i Hillerød og Helsingør. Esnord kommer ikke i første omgang til at spille en rolle i dette. Skolen er i dialog med Hillerød Kommune om at flytte Hillerød Ungdomsvejledning HUV ind på MIL48 i administrationsbygningen. Esnord er blevet bedt om at være vært for en Ungeenhed under Region Hovedstaden. Enheden skal arbejde på at skabe bedre overgange mellem uddannelsesniveauer. Projektet løber over 3 år. Dette har skolen accepteret, og der arbejdes på realiseringen. Under Strategisk Uddannelsesforum er der nedsat en gruppe om ledelsesrummet, der skal skabe bedre sammenhæng mellem ungdomsuddannelserne. Skolen har indgået en ny og billigere revisionsaftale med Deloitte. Dette suppleredes af en orientering fra formandskabet. Per Gotfredsen og Jens-Olav Pedersen har deltaget i et formandskabskursus, som har givet gode input til aktiviteter og tilgange. Per Gotfredsen har modtaget et brev fra Regionsrådet om at indgå i et nærmere samarbejde. Dette følger formandskabet op på. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 13 Ledelses- og bestyrelsesansvarsforsikring Der er indhentet tilbud på bestyrelsesansvarsforsikring, og tilbuddene er analyseret i et notat, som er medsendt som grundlag for bestyrelsens beslutning. Indstilling: På baggrund af den foretagne analyse af de indkomne tilbud indstiller skolen, at der tegnes forsikring i Tryg Forsikring. Beslutning: Bestyrelsen fulgte indstillingen og besluttede at tegne forsikring i Tryg Forsikring. Der sendes en oversigt over dækningen med referatet. - Side 5 af 7 -

6 Punkt 14 Eventuelt Formandskabet har besluttet at gennemføre en kort mundtlig evaluering af bestyrelsesmøderne og at sætte en egentlig bestyrelsesevaluering på bestyrelsens årshjul i Indstilling: Det indstilles, at alle fremtidige bestyrelsesmøder afsluttes med en kort mundtlig evaluering. Beslutning: Bestyrelsen tilsluttede sig dette. Følgende punkter blev berørt i evalueringen: Anders Taarnby Thomsen bad om flere detaljer i økonomipapirerne, og Per Gotfredsen replicerede, at det også kan blive for detaljeret. Mogens Larsen roste, at man kan få bilagene ud enkeltvis. Marianne Mensal indstillede til, at bestyrelsen opretholder en god tone i alle diskussioner. Skolens ledelse meddelte, at der vil blive udarbejdet en oversigt over, hvordan afdelingerne er bemandet, både som information internt og til samarbejdspartnere. Formandskabet har formelle møder før hvert bestyrelsesmøde men vil også gennemføre uformelle møder mellem disse. Afslutningsvis understregede næstformand Jens-Olav Pedersen over for medarbejderrepræsentanterne, at de skal huske at adskille deres TR-arbejde fra deres bestyrelsespost. Referent: Astrid Berg Godkendt af: - Side 6 af 7 -

7 Per Gotfredsen Jens-Olav Pedersen Ole Jacobsen Svend Pedersen Allan Thomsen Kim Simonsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Mogens Larsen Anders Taarnby Thomsen Marianne Mensal Mads Melchiorsen Søren Kerschner-Hansen - Side 7 af 7 -