Introduktion til Støttesystem Sags- og Dokumentindeks 1. Om dokumentet Dette dokument formidler et overblik over støttesystemet Sags- og Dokumentindeks i den fælleskommunale infrastruktur. Formålet er at give læseren en forståelse af hvilke komponenter, der er i spil, deres respektive funktioner, og hvordan de interagerer med hinanden i forskellige scenarier. Målgruppen er primært tekniskorienterede personer, der har behov for at danne sig et overblik på arkitekturniveau. 2. Formål med Sags- og Dokumentindeks Med etablering af Den Fælles Kommunale Rammearkitektur, hvoraf Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks er en af de centrale dele, ønskes skabt en arkitektur, der giver mulighed for en konkurrenceudsættelse af monopolsystemer. Fagsystemer skal således kunne leveres af forskellige leverandører samtidig med, at sammenhæng i arbejdsgange på tværs af fagområder og Fagsystemer tilgodeses og forbedres. Sags- og Dokumentindekset sikrer en mere smidig og effektiv dataudveksling af data om sager og dokumenter mellem er fx ESDH- og Fagsystemer til udstilling i eget brugervendt system. Sags- og Dokumentindekset stiller et fælles datagrundlag til rådighed for er ved at stille funktionalitet til rådighed til at opsamle data om sager og dokumenter fra en lang række Afsendersystemer og opbevarer den nyeste forekomst af oplysninger om sager og dokumenter i Sags- og Dokumentindekset. Modtagersystemer får derved via Sags- og Dokumentindekset en enkel adgang til at hente sags- og dokumentdata fra en lang række Fagsystemer og andre systemer, der håndterer sager og dokumenter. Via Sags- og Dokumentindekset kan Anvender dermed i eget brugervendt system udstille data om sager og dokumenter for sine brugere for at give dem et helt eller delvist overblik over hvilke sager og dokumenter, der findes med relation til den enkelte borger eller virksomhed, uden at skulle foretage en stor mængde opslag i diverse fag- og ESDH systemer. Sags- og Dokumentindekset forventes bl.a. benyttet af det fælleskommunale overblikssystem SAPA. SAPA vil agere som Modtagersystem, for at brugeren via SAPAs brugergrænseflade kan få et overblik over borgeren eller virksomhedens sager, som Sags- og Dokumentindekset får tilsendt fra en lang række Afsendersystemer, fx ESDH- og Fagsystemer (fx de nye fælleskommunale systemer KY og KSD). Uden Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks vil alle Modtagersystemer skulle hente data om sager og dokumenter fra en række forskellige Fagsystemer og andre systemer der håndterer sagsbehandling. Det ville øge den tekniske kompleksitet og afhængigheden mellem systemerne og vil være en bekostelig affære for kommunerne og Udbetaling Danmark at få udviklet og ikke mindst vedligeholdt. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/26
Sags- og Dokumentindeksets formål er dermed at give Afsender- og Modtagersystemerne mulighed for at udveksle data om sager og dokumenter på en nemmere og smidigere måde, og Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks bliver dermed den fælles indgang som opsamler, opbevarer og videregiver data om sager og dokumenter fra Afsender- til Modtagersystem. Derved vil det fremover kun være nødvendigt med én Integration til at aflevere data og én Integration til at hente data om sager og dokumenter. Afsendersystemerne vil have ansvaret for løbende at holde Sags- og Dokumentindekset opdateret med nye og ændrede data om sager og dokumenter, og Modtagersystemet vil have ansvaret for løbende at forespørge på data i Sagsog Dokumentindekset for at præsentere de aktuelle data i Modtagersystemet. Sags- og Dokumentindekset er ikke ansvarlig for kvaliteten og aktualiteten af data, og dermed om de afsendte data fra Sags- og Dokumentindekset er den nyeste version af sags- og dokumentdata, men sender udelukkende de data der er modtaget fra Afsendersystemet til Modtagersystemet. Støttesystemet Sags- og Dokumentindekset behandler eller forarbejder heller ikke de data, der modtages fra Afsendersystemerne, men opbevarer dem udelukkende, således at Modtagersystemet kan hente og udstille data i egne systemer. Al sagsbehandling og ejerskab af sager og dokumenter er dermed fortsat forankret og foregår i Afsendersystemer og eventuel behandling af data til præsentation foregår i Modtagersystemet. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks tager sit afsæt i OIO specifikationen for Sags- og Dokumentindeks. 3. Sags- og Dokumentindeks integration til andre systemer NemLog-in Adgangsstyring Context Handler Brugervendte systemer & er (eks. fagsystemer og støttesystemer) Myndighed Identity Provider (eks. kommunalt AD) Administrationsmodulet Brugeradministrationsløsning Beskedfordeler Services Serviceplatformen SFTP Gateway Kildesystemer (eks. grunddata) Security Token Service Serviceudbyder (eks. fælleskommunalt støttesystem) Klassifikation Organisation Ydelsesindeks Sags- og Dokumentindeks Yderligere datakilder Figur 1 Oversigt over Sags- og Dokumentindeks, der er vist med fremhævelse af pile, som illustrerer Eksterne Snitflader og Integrationer Som det vises på Figur 1 indeholder Sags- og Dokumentindekset integrationer til Security Token Service, Administrationsmodulet, Støttesystemet Beskedfordeler og KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/26
Serviceplatformen, samt Eksterne Snitflader, der skal bruges fra erne. Snitfladerne anvendes desuden fra Støttesystemet Ydelsesindeks. De øvrige Støttesystemer, samt nødvendig funktionalitet i Serviceplatformen og Administrationsmodulet, er ikke er en del af Sags- og Dokumentindeks. 4. Aktører i Sags- og Dokumentindeks Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks indgår i en kontekst af it-systemer og brugere og interagerer med en række forskellige aktører. I dette afsnit præciseres aktørernes ansvar særligt med hensyn til Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks. Aktørerne for Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks er opdelt i: Brugeraktører, dvs. brugere, som via brugergrænsefladen arbejder med Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks aktører, dvs. andre it-systemer eller services, som skal interagere med Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks De konkrete aktører vises på følgende aktørdiagram. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/26
Beskedfordeler Serviceplatformen Sags- og dokumentindeks administrator Støttesystem Security Token Service Tilslutningspart Administrationsmodul Afsendersystem Modtagersystem Figur 2 Aktører der interagerer med Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks er et it-system, hvis formål er at støtte er, herunder Støttesystemer, i den kommunale it-infrastruktur. Foruden er, der læser objekter i Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks, har Støttesystemet administrative brugere, hvis formål er at vedligeholde systemet og dets indhold. er kommunikerer systemteknisk med Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks via dennes Eksterne Snitflade. Administrative brugere benytter en administrativ brugergrænseflade. Det administrative personales opgaver består af: Igangsætte masseindlæsninger af data Igangsætte udtræk af data Igangsætte sletninger Se status på masseindlæsninger. 4.1 aktører Nedenstående afsnit beskriver særlige forhold vedrørende visse systemaktører. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/26
Bemærk at begrebet dækker over alle systemer, der anvender Sags- og Dokumentindekset, uanset om det er som Afsendersystem og/eller som Modtagersystem. 4.1.1 Afsendersystem Et Afsendersystem afleverer data til Sags- og Dokumentindekset. Afsendersystemet er ansvarligt for at: Afsende data om nye og opdaterede sager og dokumenter til Sags- og Dokumentindekset Sikre, at de overførte data til Sags- og Dokumentindekset er korrekte, således at Sags- og Dokumentindekset er opdateret med de informationer, som beskrevet i informationsmodellen. Det forventes at der på sigt vil være i størrelsesordenen 200-300 Afsendersystemer til Sags- og Dokumentindekset. 4.1.2 Modtagersystem Et Modtagersystem søger og fremviser data om sager og dokumenter fra Sags- og Dokumentindekset. Modtagersystemet er ansvarligt for at: Fremsøge og vise data om sager og dokumenter fra Sags- og Dokumentindekset Orkestrere visningen af de data, der fremsøges i Sags- og Dokumentindekset. 4.1.3 Støttesystemet Beskedfordeler Støttesystemet Beskedfordeler afleverer beskeder til Sags- og Dokumentindekset. Støttesystemet Beskedfordeler er ansvarligt for at: Sende beskeder til Sags- og Dokumentindekset indeholdende data, der skal oprettes eller opdateres i Sags- og Dokumentindekset. Bemærk at i transitionsperioden kan Sags- og Dokumentindeks ikke opdateres via Beskedfordeler. 4.2 Brugeraktører Nedenstående afsnit beskriver særlige forhold vedrørende visse brugeraktører. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/26
4.2.1 Sags- og Dokumentindeks administrator (specialisering af Støttesystem administrator) En Sags- og Dokumentindeks administrator er en specialisering af den fælles aktørbeskrivelse Støttesystem administrator, og er ansvarlig for Sags- og Dokumentindeksets opsætning. Sags- og Dokumentindeks administrator har i kontekst af Sags- og Dokumentindekset ansvaret for af: Igangsætte masseindlæsninger af data Igangsætte udtræk af data Igangsætte sletninger Se status på masseindlæsninger. 5. Understøttede use cases Sags- og Dokumentindeksets hovedopgave er, at stille data fra en række Afsendersystemer om sager og dokumenter til rådighed for en række Modtagersystemer. Dette sker alene via aktørerne, uden involvering af Brugeraktørerne. De systemrettede use cases understøtter tilsammen funktionalitet i følgende kategorier: At Afsendersystemer kan opdatere Sags- og Dokumentindekset med data om nye/rettede/slettede sager og dokumenter enten via services eller via Beskeder At Afsendersystemer kan masseindsætte eller masseslette en større mængde data i Sags- og Dokumentindekset At Modtagersystemer kan søge og udstille data om sager og dokumenter fra Sags- og Dokumentindekset At Modtagersystemet kan modtage udtræk af en større mængde data fra Sags- og Dokumentindekset. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/26
Sags- og Dokumentindeks Indsæt Sagsdata UC-2E-01 Indsæt Dokumentdata UC-2E-02 Ret Sagsdata UC-2E-03 Ret Dokumentdata Afsendersystem UC-2E-04 Fjern Sagsdata UC-2E-05 Fjern Dokumentdata UC-2E-06 Beskedfordeler Modtag og behandl besked med opdatering UC-2E-07 Fremsøg data Masseindsæt UC-2E-08 UC-2E-09 Modtagersystem Masseslet UC-2E-10 Udtræk UC-2E-11 Figur 3 Use case diagram for Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks(aktører) Sags- og Dokumentindekset vil endvidere understøtte en række administrative og tekniske arbejdsgange og opgaver via en administrativ brugergrænseflade. Disse arbejdsgange fremgår af Figur 4. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/26
Sags- og dokumentindeks Igangsæt masseindsæt UC-2E-12 Igangsæt udtræk UC-2E-13 Vis status Igangsæt sletning UC-2E-14 Sags- og Dokumentindeks Administrator Tilslutningspart UC-2E-15 Figur 4 Use case diagram for Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks (Brugeraktører) Disse arbejdsgange og opgaver relaterer sig til Brugeraktørerne og giver tilsammen funktionalitet i følgende kategorier, jf. arbejdsgangsbeskrivelserne: At Sags- og Dokumentindeks administrator kan igangsætte en masseindlæsning af data i Sags- og Dokumentindekset At Sags- og Dokumentindeks administrator kan igangsætte et udtræk af data fra Sags- og Dokumentindekset At Sags- og Dokumentindeks administrator kan igangsætte en massesletning i Sags- og Dokumentindekset At Sags- og Dokumentindeks administrator kan se status for masseindlæsninger til Sags- og Dokumentindekset. 6. Arbejdsgange I dette afsnit præsenteres de typiske arbejdsgange, der vil involvere anvendelsen af Sags- og Dokumentindekset. Aktørerne ift. Sags- og Dokumentindekset er primært systemaktører. Afsnittet beskriver derfor de forventede forløb for Afsender- og Modtagersystemers anvendelse af Sags- og Dokumentindekset. Arbejdsgangsbeskrivelsen identificerer en række use cases, der indgår som en væsentlig del af beskrivelsen af de funktionelle krav. Use Case beskrivelser er ikke medtaget i dette dokument, men navn kan ses på Use Case diagrammerne. Use Case diagrammer er beskrevet i kravspecifikationen, der ikke er offentligt tilgængeligt pt. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 8/26
Arbejdsgange, der er relateret til administration af aftaler, rettighedsopsætning mellem er og Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks samt Brugere for tilsluttede systemer, er ikke en del af dette dokuments scope. Samtidig med oprettelse/rettelse/sletning af en Sag/Dokument-instans skal der ske en opdatering af forretningsbegrebet It-, med oplysninger om hvilket Itsystem, der er master for det pågældende data, og hvilket It-system, der er afsender af det pågældende data. Af overskuelighedshensyn er opdatering af It-system ikke medtaget i beskrivelserne af de enkelte arbejdsgange vedr. oprettelse, rettelse og sletning af oplysninger om sager og dokumenter. Generelt gælder det i de følgende arbejdsgange, at generelle egenskaber for de involverede forretningsobjekter, herunder attributlister, relationer og tilstande, skal oprettes/rettes/slettes sammen med de involverede forretningsobjekter. Dette er derfor ikke gentaget eksplicit i hver enkelt arbejdsgangsbeskrivelse. Arbejdsgangene vedr. oprettelse, rettelse og sletning af oplysninger om sager og dokumenter tager udgangspunkt i at opdatering sker via Sags- og Dokumentindeksets services. Oprettelse, rettelse og sletning kan også ske via en besked til Støttesystemet Beskedfordeler, når Transitionsperioden er afsluttet. Arbejdsgang herfor beskrives nedenfor. 6.1 Overordnet tilgang til Sag- og Dokument indeks Slides er fra kick off onsdag 30.april.2014. Herefter følger i overskrifter de arbejdsgange KOMBIT forestiller sig vil være gældende. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 9/26
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 10/26
6.2 Oprettelse i Sags- og Dokumentindekset af en ny sag Når der er oprettet en sag i et Afsendersystem, skal Afsendersystemet overføre data om sagen til Sags- og Dokumentindekset, svarende til Informationsmodellerne for Sags- og Dokumentindekset. Afsendersystem Sag Oprettet Afsend sagsobjekt Støttesystem Sags- og Dokumentindeks Indsæt Sag Indsæt Attributer Indsæt Journalposter Indsæt Journalnotater Indsæt Relationer Figur 5: Indsættelse af en sag i Sags og Dokumentindeks fra et Afsendersystem. Sammen med indsættelse af journalposter, kan eventuelle relaterede Dokumentinstanser indsættes. 6.3 Rettelse af oplysninger i Sags- og Dokumentindekset om en sag Når der er rettet i oplysningerne om en Sag i et Afsendersystem, skal Afsendersystemet overføre de ændrede data om sagen til Sags- og Dokumentindekset, svarende til Informationsmodellerne for Sags- og Dokumentindekset. Bemærk, at oprettelse, rettelse og sletning af journalposter og journalnotater også kan indgå i rettelse af Sag, idet Journalpost og Journalnotat er en del af forretningsobjektet Sag. Tilsvarende kan også relaterede Dokumentdata opdateres. En rettelse til en sag kan bestå af rettelser af en eller flere attributter, relationer og/eller (dele af) generelle egenskaber. Hvis der rettes i attributter kan den tilhørende generelle egenskab Virkning også opdateres. Det er dog ikke altid at Virkningsperspektivet ændres ved en ny registrering, det afgøres af Afsendersystemet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 11/26
Afsendersystem Sag Rettet Afsend rettelse Støttesystem Sags- og Dokumentindeks Ret Sag Ret Attributter Opret/ret/fjern Journalposter Opret/ret/fjern Journalnotater Opret/ret/fjern Relationer Figur 6: Rettelse af sag i et Afsendersystem. 6.4 Fjernelse af oplysninger i Sags- og Dokumentindekset om en sag Når en sag fjernes i et Afsendersystem, skal Afsendersystemet opdatere Sags- og Dokumentindekset. Er der tale om en logisk sletning, så skal dette markeres på Sagstilstand, hvilket sker gennem en rettelse til Sag. Er der derimod tale om en fysisk sletning i det IT-et, der har originalen (fx ved kassation), benyttes Fjern Sag. Derved fjernes også tilhørende journalposter, journalnotater og relationer. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 12/26
Støttesystem Sag og Dokumentindeks Afsendersystem Permanent Sletning Ja Kald Fjern Sag Sag Fjernet Nej Kald Ret Sag Ret Sag Fjern Sag Figur 7: Sletning af Sag i et Afsendersystem 6.5 Oprettelse af oplysninger i Sags- og Dokumentindekset om et nyt dokument Når data om et dokument oprettes i Afsendersystemet, skal Afsendersystemet opdatere Sags- og Dokumentindekset med et nyt Dokument-objekt, svarende til Informationsmodellen for Sags- og Dokumentindekset. Afsendersystemer kan indsætte dokumenter med eller uden relation til Sag. Indsættelse af Dokumenter uden relation til en sag vil kræve, at der ved indgåelse af tilslutningsaftale mellem er og Støttesystemet Sags og Dokumentindeks er taget stilling til håndhævelse af dataafgrænsning, specielt hvis der ikke er knyttet nogen klassifikation til dokumentet. Afsendersystem Dokument Oprettet Afsend dokumentobjekt Støttesystem Sags- og Dokumentindeks Indsæt Dokument Indsæt Attributer Indsæt Relationer Figur 8 Indsæt Dokument KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 13/26
Ved indsættelse af nyt dokumentobjekt, oprettes samtidig tilhørende dokumentvarianter, dokument versioner, relationer til andre forretningsobjekter, samt generelle egenskaber. Også for Dokumenter gemmes kun den seneste registrering af Dokumentet. Det er muligt samtidig med indsættelse af et Dokumentobjekt at indsætte en tilhørende Journalpost. Bemærk, at det alternativt til ovenstående arbejdsgang er muligt at oprette et dokument sammen med en sag. 6.6 Rettelse af oplysninger i Sags- og Dokumentindekset om et dokument Når et dokuments data ændres i et Afsendersystem, fx ved ny version eller ændring i varianter af dokumentet, skal de tilsvarende data i Sags- og Dokumentindekset opdateres, svarende til Informationsmodellen for Sags- og Dokumentindekset. Bemærk, at oprettelse, rettelse og sletning af journalposter og journalnotater også kan indgå i rettelse af Sag, idet Journalpost og Journalnotat er en del af forretningsobjektet Sag. Tilsvarende gælder for relationer til Dokument, idet dette sker via Journalpost. En rettelse til et dokumentobjekt kan bestå af rettelser af en eller flere attributter (herunder også vedrørende dokumentversioner og dokumentvarianter), relationer og/eller (dele af) generelle egenskaber. Hvis der rettes i attributter kan den tilhørende generelle egenskab Virkning også opdateres. Det er dog ikke altid at Virkningsperspektivet ændres ved en ny registrering, det afgøres af Afsendersystemet. Afsendersystem Dokument Rettet Afsend rettelse Støttesystem Sags- og Dokumentindeks Ret Dokument Ret Attributter Opret/ret/fjern Relationer Figur 9 Ret Dokument KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 14/26
Det er muligt sammen med dokumentobjektet også at få rettet oplysninger i den tilhørende Journalpost. Bemærk, at det alternativt til ovenstående arbejdsgang er muligt at rette data om et dokument sammen med en sag. 6.7 Fjernelse af oplysninger i Sags- og Dokumentindekset om et dokument Når et dokuments data fjernes i et Afsendersystem, skal Afsendersystemet opdatere Sags- og Dokumentindekset. Er der tale om en logisk sletning, så skal dette markeres på Sagstilstand, hvilket sker gennem en rettelse til Dokument. Er der derimod tale om en fysisk sletning i det IT-, der har originalen (fx hvis et dokument ikke har nogen tilknytning til en Sag), benyttes use case Fjern Dokument (UC-2E-06). Derved fjernes alle dokumentversioner og dokumentvarianter. Permanent Sletning Afsendersystem Dokument fjernet Nej Ja Kald Fjern Dokument Kald Ret Dokument Støttesystem Sags- og Dokumentindeks Ret Dokument Fjern Dokument Figur 10 Fjern Dokument Det er muligt sammen med dokumentet også at få fjernet oplysninger om en tilhørende Journalpost. Bemærk, at det alternativt til ovenstående arbejdsgang er muligt fysisk at slette data om et dokument sammen med en sag. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 15/26
6.8 Opdater Sags- og Dokumentindekset via Støttesystemet Beskedfordeler I stedet for at bruge services til at opdatere (oprette/rette/slette) objekter i Sags- og Dokumentindekset kan Afsendersystemet (jf. dog tilslutningsaftale og integrationsvilkår) vælge at sende opdateringerne afsted til Sags- og Dokumentindekset via Støttesystemet Beskedfordeler: Figur 11 Opdater Sags- og Dokumentindekset via Beskedfordeler 6.9 Masseindsættelser af sags- og dokumentoplysninger i Sags- og Dokumentindekset Hvis et Afsendersystem har foretaget en større mængde opdateringer af Sager og Dokumenter, eller skal levere et initelt load til Sags- og Dokumentindekset, og det fx af driftseffektivitetsmæssige årsager skønnes uhensigtsmæssigt at opdatere disse Sager og Dokumenter enkeltvis i Sags- og Dokumentindekset efter arbejdsgangene beskrevet i afsnit 6.5, kan Afsendersystemet i stedet benytte Sags- og Dokumentindeksets funktionalitet til masseindsættelse. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 16/26
Kald Masseindsæt Afsendersystem Start Støttesystem Sags og Dokumentindeks Masseindsæt Figur 12: Masseindsæt 6.10 Massesletninger af sags- og dokumentoplysninger i Sags- og Dokumentindekset Hvis et Afsendersystem har foretaget en større mængde "fysiske" sletninger (i OIOforstand) af Sager og Dokumenter, og det fx af driftseffektivitetsmæssige årsager skønnes uhensigtsmæssigt at slette disse Sager og Dokumenter enkeltvis i Sagsog Dokumentindekset efter arbejdsgangene beskrevet i afsnit 6.7, kan Afsendersystemet i stedet benytte Sags- og Dokumentindeksets funktionalitet til massesletning. Kald Masseslet Afsendersystem Start Støttesystem Sags og Dokumentindeks Masseslet Figur 13: Masseslet 6.11 Fremsøgning af data fra Sags- og Dokumentindekset Når et Modtagersystem har behov for at danne sig et overblik over data om sager og/eller deres tilknyttede dokumenter og notater, benyttes Sags og Dokumentindeksets Vis Status funktionalitet som det fremgår af Figur 4. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 17/26
Der kan søges på alle data i informationsmodellerne for Sags- og Dokumentindekset, og samtlige objekter i Sags- og Dokumentindekset kan i princippet fremsøges. Dog kan det være en del af serviceaftalen mellem Sags- og Dokumentindekset og Modtagersystemet, at det er krævet, at Modtagersystemet skal angive bestemte parametre (sædvanligvis KLE, Anvenderens CVR-nummer og Følsomhed) og/eller foretage ekstra dataafgrænsninger mv. udover hvad støttesystemernes generelle sikkerhedsmodel foreskriver. Der kan opsættes filtre for hvilke dele af de fremsøgte data om sager, dokumenter og journalnotater, der ønskes overført til Modtagersystemet. Modtagersystem Start Angiv søgekriterie Angiv filtre Medsend Autorisationsoplysninger Vis metadata Støttesystem Sags og Dokumentindeks Udstil data Figur 14: Fremsøg data. 6.12 Masseudtræk af sags- og dokumentoplysninger fra Sags- og Dokumentindekset Hvis et Modtagersystem har behov for at modtage og eventuelt i en periode opbevare et større udtræk af Sager og Dokumenter, og det fx af driftseffektivitetsmæssige årsager skønnes uhensigtsmæssigt at lade dette foregå som en synkron søgning, kan Modtagersystemet i stedet benytte Sags- og Dokumentindeksets funktionalitet til udtræk. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 18/26
Modtagersystem Start Kald Udtræk Modtag udtræk Støttesystem Sags- og Dokumentindeks Udtræk Figur 15: Udtræk 6.13 Arbejdsgange for brugerrettet anvendelse af Sags- og Dokumentindekset Sags- og Dokumentindeks administrator kan have behov for at igangsætte masseindsættelser, udtræk af større datamængder, samt i forbindelse med oprydninger at slette større datamængder. Såvel Sags- og Dokumentindeks administrator som Tilslutningsparter kan endvidere have behov for at kunne se status for overførsler til/fra er. Dette gøres ved at anvende Sags- og Dokumentindeks Vis Status funktionalitet. Nej Start Behandling Ja Log ind og se mulige handlinger Behandling afsluttet Ja Log Ud Støttesystem Sags- og dokumentindeks Sags- og Dokumentindeks administrator Se status på overførsel Igangsæt Masseindsæt Igangsæt Udtræk Igangsæt sletning Figur 16: Løs systemadministrativ opgave KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 19/26
7. Arkitekturprincipper, arkitektur og komponenter 7.1 Arkitekturprincipper Det er centralt for Sags- og Dokumentindeks, at arkitekturen tilgodeser og forankrer de fælleskommunale arkitekturprincipper. Arkitekturprincipperne fastholder egenskaber, der skal sikres for kommunale IT-systemer. For Sags- og Dokumentindeks fremhæves nogle af arkitekturprincipperne som særligt relevante for at understøtte Sags- og Dokumentindeksets rolle som central komponent i Rammearkitekturen. I denne forbindelse fokuseres især på at sikre robusthed og pålidelighed, samt stabilitet overfor ændringer således at erne ikke løbende skal vedligeholdes for at kunne anvende Sagsog Dokumentindeks. Sags- og Dokumentindeks arkitektur og design udarbejdes under generel hensyntagen til de fælleskommunale arkitekturprincipper, og med særlig fokus på følgende arkitekturprincipper: Fælleskommunale principper A3 It-sikkerhed tænkes ind i løsningen fra starten. B9 - Forandringsrobust arkitektur. C4 - It-løsninger er skalerbare efter formål. B5 - Der anvendes altid vedtagne begreber. Sags- og Dokument implikation I Sags- og Dokumentindeks kontekst er det væsentligt, at løsningen understøtter sikkerhed, eftersom Sags- og Dokumentindeks kan indeholde oplysninger, som har stor fortrolighed. I Sags- og Dokumentindeksets kontekst er det væsentligt at arkitektur og design understøtter og godtgør at ændringer og udvidelser kan foretages på en fleksibel og enkel måde. I Sags- og Dokumentindeksets kontekst er det væsentligt at arkitektur og design understøtter og godtgør at udvidelser til kapaciteten kan foretages på en fleksibel og enkel måde. I Sags- og Dokumentindeks kontekst er det væsentligt at de begreber, som er defineret for Sags- og Dokumentindeks konsekvent anvendes på brugergrænseflader, beskrivelser og dokumentation. C1 - Data udstilles via åbne snitflader og I Sags- og Dokument kontekst er det kan genbruges. væsentligt at tilslutningsparter og andre relevante interessenter kan orientere sig om al relevant information i indekset vha. åbne snitflader, der kan genbruges. Tabel 1: Arkitekturprincipper med særligt fokus i forhold til de fælleskommunale arkitekturprincipper for Sags- og Dokumentindeks. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 20/26
7.2 Målarkitektur Sags- og Dokumentindeks skal stille data om Sager og Dokumenter til rådighed for Modtagersystemer. Data anvendes af Modtagersystemer til eksempelvis at skabe et tværgående sagsoverblik for Modtagersystemet. På Figur 17 er denne Integration mellem Modtagersystemer og Sags- og Dokumentindeks vist ved pilen mellem de to. De data der stilles til rådighed for Modtagersystemer udstilles af Sags- og Dokumentindeks forretningsservices. Data leveres til Sags- og Dokumentindeks af de enkelte Afsendersystemer som illustreret på Figur 17 ved pilen mellem Afsendersystemer og Sags- og Dokumentindeks. Modtagersystemer Serviceplatform Fagsystem (f.eks. SAPA) Fagsystem (f.eks. KY) Fagsystem (...) Afregningsmodul Sags- og Dokumentindeks Logningsmodul Brugerrettede use cases UC-2E-12 Igangsæt masseindsæt UC-2E-13 Igangsæt udtræk UC-2E-14 Igangsæt sletning UC-2E-15 Se status Støttesystem Beskedfordeler Logiske komponenter rettede use cases Sikkerhed Logning Persistering UC-2E-01 Indsæt Sag UC-2E-02 Indsæt Dokument UC-2E-03 Ret Sag UC-2E-04 Ret Dokument Integrationer SFTP Server UC-2E-05 Fjern Sag UC-2E-09 Masseindsæt UC-2E-06 Fjern Dokument UC-2E-10 Masseslet UC-2E-07 Modtag og behandl besked UC-2E-11 Udtræk UC-2E-08 Fremsøg data Adgangsstyring Administration Administrationsmodul Security Token Service Afsendersystemer Fagsystem (f.eks. KMD Sag) Fagsystem (f.eks. KY) Fagsystem (f.eks. ESDH) Fagsystem (...) Context Handler Figur 17 Målarkitektur Figur 17 viser målarkitekturen for Sags- og Dokumentindekset. Sags- og Dokumentindeks modtager data fra Afsendersystemer og opbevarer disse, så det enkelte Modtagersystem kan læse data, når de ønsker. Målarkitekturen udgøres af følgende lag: Et use case lag, som understøtter det funktionelle aspekt af Sags- og Dokumentindekset Et logisk komponentlag, som definerer Sags- og Dokumentindeksets grundlæggende struktur i form af en række logiske komponenter. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 21/26
Integration til Serviceplatformen, hvor Sags- og Dokumentindeks services udstilles og desuden findes Integration til afregningsmodul og logningsmodul. Integration til adgangsstyring (Context Handler, Security Token Service og Administrationsmodulet). Integration til er i form af Afsendersystemer og Modtagersystemer. 7.2.1 Logning Støttesystem Sags- og Dokumentindeks foretager logning jf. de generelle retningslinjer for og krav til logning. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks vil desuden levere informationer fra logs til konsolidering i Serviceplatformen. 7.2.2 Persistering Den logiske komponent Persistering er den komponent i Sags- og Dokumentindeks, der implementerer de krav, der stilles til persistering. Sags- og Dokumentindeks persisterer alle data der modtages, således at Data ikke mistes og kan returneres til Modtagersystemer. 7.2.3 Administration Den logiske komponent Administration er den komponent i Sags- og Dokumentindeks, der implementerer de krav, der stilles til administration af er og Sags- og Dokumentindeks egen opsætning. Det gøres i den brugergrænseflade som Sags- og Dokumentindeks udstiller, der understøtter de beskrevne use cases, som er beskrevet i afsnit 5. Brugergrænsefladen anvender Administrationsmodulet til autentifikation og autorisation af Brugere. For at sikre en ensartet brugergrænseflade, skal Administrationsmodulet i Adgangsstyring, anvendes som indgang til den administrative funktionalitet for Sags- og Dokumentindeks. 8. Integrationer Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks integrerer til følgende Støttesystemer og infrastrukturkomponenter: Serviceplatformen stiller Sags- og Dokumentindeks Snitflade til rådighed for Modtagersystemer. Afregningslog konsolideres på Serviceplatformen, og en SFTP server stilles til rådighed, hvor Sags- og Dokumentindeks kan placere og afhente filer KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 22/26
Adgangsstyring som varetager sikkerhedsopgaver Afsendersystemer, som indeholder data der skal kopieres til Sags- og Dokumentindeks Modtagersystemer, som anvender data fra Sags- og Dokumentindeks Beskedfordeler, der skal kunne pushe beskeder til Sags- og Dokumentindeks når transitionsperioden er udløbet. 9. Sikkerhed Sags- og Dokumentindeks skal, som brugervendt system og som serviceudbyder overholde krav om sikring af forbindelser og adgangskontrol. Der henvises til modelpapiret for Adgangsstyring for en uddybende beskrivelse af hvordan adgangsstyring generelt håndteres i Rammearkitekturen. Herunder gives en beskrivelse af hvordan Sag- og Dokumentindeks implementerer denne adgangsstyringsmodel. Når et integrerer til Sags- og Dokumentindeks, vil et præsentere sine beføjelser for Sags- og Dokumentindeks, der som serviceudbyder skal overholde krav om at kontrollere beføjelser og håndhæve disse. Når en tilslutningspart eller en Sags- og Dokumentindeks administrator interagerer med Sags- og Dokumentindeks administrative brugergrænseflade, skal Sags- og Dokumentindeks, som brugervendt system, overholde krav om kontrol af Brugerens beføjelser og håndhæve disse. Sags- og Dokumentindeks definerer bestemte servicesystemroller og brugersystemroller, der giver beføjelser i Sags- og Dokumentindeks, til henholdsvis er (Afsendersystemer og Modtagersystemer) og personer (tilslutningspart, Sags- og Dokumentindeks administrator). For hver af disse roller tilknytter Sags- og Dokumentindeks dataafgrænsninger, der begrænser hvilke data, der må behandles. 9.1 Servicesystemroller og dataafgrænsninger grænsefladen i Sags- og Dokumentindekset skal som serviceudbyder udføre adgangskontrol på kald fra er. Sags- og Dokumentindeks understøtter følgende handlinger med tilhørende dataafgrænsninger der kan udføres af er. Servicesystemrolle Handling Dataafgrænsning Beskrivelse Udstil Fremsøg data Anvenderkontekst fremsøger data fra KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 23/26
Servicesystemrolle Handling Dataafgrænsning Beskrivelse Følsomhed Klassifikation, herunder KLE Organisation (OrgEnhed) indeks, jf. use case UC-2E-08 Rediger Indsæt Sagsdata Anvenderkontekst Rediger Indsæt Dokumentdata Anvenderkontekst Rediger Ret Sagsdata Anvenderkontekst Rediger Ret Dokumentdata Anvenderkontekst Rediger Fjern Sagsdata Anvenderkontekst Rediger Rediger Fjern Dokumentdata Modtag og behandl besked med opdatering Anvenderkontekst Anvenderkontekst Rediger Masseindsæt Anvenderkontekst Rediger Masseslet Anvenderkontekst indsætter eller retter data for en sag, jf. use case UC-2E-01 indsætter eller retter data om dokument, jf. use case UC-2E-02 retter data om en sag, jf. use case UC-2E-03 retter data for et dokument, jf. use case UC-2E-04 sletter data for en sag, jf. use case UC-2E-05 sletter data for et dokument, jf. use case UC-2E-06 opdaterer data i Sags- og Dokumentindeks vha. Støttesystemet Beskedfordeler, jf. SD 500. indsætter en stor mængde data i Sags- og Dokumentindeks, jf. use case UC-2E- 09. sletter en stor mængde data i KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 24/26
Servicesystemrolle Handling Dataafgrænsning Beskrivelse Sags- og Dokumentindeks, jf. use case UC-2E- 10. Udstil Udtræk Anvenderkontekst Følsomhed Klassifikation, herunder KLE Periode Organisation (OrgEnhed) udtrækker stor mængde data fra Sags- og Dokumentindeks, jf. use case UC-2E- 11. Tabel 2 Tabel over servicesystemroller i Sags- og Dokumentindeks med tilknyttede handlinger og dataafgrænsninger 9.2 Brugersystemroller og dataafgrænsninger Brugergrænsefladen i Sags- og Dokumentindeks skal som brugervendt system udføre adgangskontrol ved adgang fra Brugere. Sags- og Dokumentindeks understøtter som brugervendt system følgende aktiviteter, en bruger kan gennemføre. Brugersystemrolle Handling Dataafgrænsning Beskrivelse Anvender Igangsæt masseindsæt Anvenderkontekst Brugeraktør indlæser en stor mængde data i Sags- og Dokumentindeks, jf. use case UC-2E-12. Anvender Igangsæt udtræk Anvenderkontekst Klassifikation Følsomhed Periode Organisation (OrgEnhed) Anvender Igangsæt sletning Anvenderkontekst Anvender Vis status Anvenderkontekst Brugeraktør laver udtræk af stor mængde data fra Sags- og Dokumentindeks, jf. use case UC-2E-13. Brugeraktør sletter data i Sags- og Dokumentindeks, jf. use case UC-2E-14. Brugeraktør ser status på overførsler KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 25/26
til/fra Sags- og Dokumentindeks, jf. use case UC-2E-15 Tabel 3 Tabel over brugersystemroller i Sags- og Dokumentindeks med tilknyttede handlinger og dataafgrænsninger KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 26/26