K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T HSU-følgegruppe til implementering af KU s it-strategi M Ø D E R E F E R A T 18. JUNI 2009 Forum HSU-følgegruppe til implementering af KU s it-strategi Møde afholdt: Onsdag d. 17. juni 2009 13.00-14.30 Sted: Udvalgsværelse 1 Referent: Thomas Hartzberg Til stede: Ralf Hemmingsen (formand), Poul Erik Krogshave, Anders Milhøj, Thomas Vils Pedersen, Bo Bendsen, Jørgen Honoré, Arnold Boon, Nils O. Andersen, Søren Hartz, Henrik Dam, Arne Lindahl, Bodil Rosenbeck, Ingrid Kryhlmand, Ditlev Ditlevsen KONCERN-IT NØRREGADE 10 TLF +45 35 32 27 00 DIR + 45 35 32 28 21 MOB + 45 28 75 28 21 thoh@adm.ku.dk http://it.ku.dk Fraværende: John Renner, Ole Bested, Kim Brinkmann, Lilian Nielsen, Henrik Prebensen Dagsorden: Ad 1) Godkendelse af referat og dagsorden Ad 2) Meddelelser Ad 3) Status på implementeringen på fakulteterne og i Koncern-it Ad 4) Status på projektporteføljen Ad 5) Status på styringsmodeller Ad 6) Udviklingen i strategiske rammer Ad 7) Evt.
SIDE 2 AF 5 Ad 1) Ad 2) Ad 3) Godkendelse af referat og dagsorden Dagsorden og referatet blev godkendt uden bemærkninger. Meddelelser Rektor bød alle velkommen. Status på implementeringen på fakulteterne og i Koncern-it Rektor gav ordet til Bo Bendsen. Bo Bendsen gennemgik derefter status for implementering af it-strategien i Koncern-it og på fakulteterne baseret på informationer indsamlet af Koncern-it pr. 10. juni 2009. Bo Bendsen opsummerede, at der på tværs af fakulteterne var en god fremdrift og en positiv stemning. Arnold Boon præciserede, at 11 ud af 15 identificerede it-medarbejdere på SUND s institutter er flyttet eller planlægges at flyttes ansættelsesmæssigt til SUND-it. Søren Hartz påpegede at 0 ud af 17 it-medarbejdere på institutterne på LIFE planlægges flyttet fysisk til fakultet it-centeret på LIFE. Arne Lindahl påpegede, at det var besynderligt at referatet fra FSU mødet på HUM d. 8. november 2008 ikke er tilgængeligt for udenforstående endnu. Niels O. Andersen kommenterede, at man på NAT vil udføre en tilfredshedsundersøgelse før og efter flytningen af medarbejdere. Poul Erik Krogshave påpegede, at alle berørte it-medarbejdere ikke er flyttet endnu og at man derfor ikke kan konkludere på endelige reaktioner fra itmedarbejderne på nuværende tidspunkt, men indtil videre er processen forløbet fornuftigt. Ditlev Ditlevsen fremførte, at det er en vigtig ledelsesopgave at skabe en god kultur og fællesskabsfølelse på de nye fakultetscentre. Arne Lindahl kommenterede, at det fremadrettet er en stor opgave for ledelsen på fakultet it-centrene at motivere medarbejdere under de nye forhold, hvor medarbejderne ikke er så tæt knyttet til instituttet. Bodil Rosenbeck påpegede på baggrund af referatet fra forrige HSUfølgegruppemøde, at Koncern-it ikke har åbent ud over på hverdage og in-
den for normal kontortid. Et af hovedformålene med den nye It-strategi burde netop være at skabe kritisk masse, hvilket skulle gøre det lettere at tilbyde 7/24 service. I den forbindelse skulle man være opmærksom på, at i og med at man flytter it-medarbejdere måske ikke fysisk men referencemæssigt til fakultetet, flytter medarbejderens opmærksomhed og kollegiale tilknytning i samme grad væk fra instituttet. Det betyder, at instituttet ikke som hidtil, hvor man har i nødsituationer /uden for normal arbejdstid (fx op til deadline for ekstern projektsansøgning) har klaret sig med betydelige kulance fra it-medarbejderens side, fremover vil kunne påregne den samme kollegiale fleksibilitet. Rektor kommenterede, at dobbeltreferencen hos den enkelte it-medarbejder til både det lokale forskningsmiljø på institutterne og til det it-faglige miljø på fakultet it-centeret er et sensitivt tema. Til at starte med er det vigtigt, at der opbygges en fælles kultur på de nye fakultet it-centre, men det er samtidigt vigtigt at fakultet it-centrene forbliver tæt knyttet til institutterne og brugerne. Thomas Vils Pedersen spurgte ind til, hvordan rekrutteringen af itmedarbejdere fra de lokale forsknings- og studiemiljøer vil ske fremadrettet, når it-medarbejdere flyttes ind til fakultet it-centre. Bo Bendsen kommenterede, at Koncern-it i dag allerede benytter disse rekrutteringsmuligheder og at indtrykket er, at fakultet it-centrene benytter dem i endnu højere grad pga. deres tætte tilknytning til de lokale miljøer. Ingrid Kryhlmand fremførte, at kommunikationen til brugerne omkring omlægningerne på it-området også er meget vigtig, da det er brugernes adgang til service fra it-organisationen, som omlægges. Rektor svarede, at det er et fakultetsledelsesansvar at denne kommunikation er tilrettelagt ordentligt. Thomas Vils Pedersen foreslog, at kommunikation omkring processen på hvert fakultet tages med som et punkt på næste statusrapportering fra fakultet it-cheferne. Rektor tilsluttede sig, at medtage kommunikation i statusrapportering. Rektor opsummerede herefter, at der er en kraftig bevægelse i processen på hvert fakultet siden sidste møde i HSU-følgegruppen. Det er vigtigt, at der fortsat er fokus på dialog med de enkelte berørte medarbejdere og den en- SIDE 3 AF 5
kelte medarbejder skal modtage klare tidsplaner om tidshorisonten for omlægningerne, selv om omlægningerne ikke er sket endnu. SIDE 4 AF 5 Ad 4) Status på projektporteføljen Bo Bendsen fortalte, at status for projektporteføljen ikke er opdateret siden sidste møde i HSU-følgegruppen, da der ikke har været nogen ny rapportering. Jørgen Honore orienterede om at STADS-projektet arbejder på at fastlægge en ny ibrugtagningsdato, hvor april og august 2010 overvejes som alternativer. Valget af ibrugtagelsestidspunkt kræver at mange forhold skal gå op i en højere enhed f.eks. ressourcer hos leverandøren. Jørgen Honore orienterede derudover omkring arbejdet med at forbedre itunderstøttelsen af KU s økonomiprocesser. Der undersøges to valgmuligheder, enten at opgradere og videreudvikle ØSS eller at skifte til Navision STAT. Foranalysen er ved at være udarbejdet og projektet vil tage sin endelige form hen over sommeren 2009. Ingrid Kryhlmand pointerede, at det er vigtigt, at ledelsen ikke taler alt for negativt om de medarbejdere, som på nuværende tidspunkt arbejder med KU s økonomiprocesser. Jørgen Honore svarede, at det både er kompetencerne hos de enkelte økonomimedarbejdere og den generelle it-understøttelse, der skal udvikles. Arnold Boon påpegede, at stort set alle projekter i statusoversigten har en samlet vurdering som tilfredsstillende, men at brugerne for mange projekter har en hel anden opfattelse. Eksempelvis fungerer det nye debitorsystem ikke på flere institutter på SUND. Disse institutter kan derfor ikke sende faktura. Bo Bendsen svarede, at Koncern-økonomi og Koncern-it arbejder på at løse udfordringerne med debitorsystemet på SUND. Poul Erik Krogshave sagde, at farvelægningen af projekter kan virke lidt for positivt for brugerne ude i KU s organisation. Bo Bendsen påpegede, at farven på hvert projekt i projektporteføljen indikerede status på det konkrete projekt, men ikke hvordan it-understøttelsen af det konkrete område generelt er vurderet.
Thomas Vils Pedersen fremførte, at den nye portal er meget vigtig. LIFE har oplevet problemer med overgang til Absalon og punkt.ku, og det er vigtigt at it-understøttelsen af studieprocesser er strømlinet og sammenhængende. Søren Hartz svarede, at Absalon er blevet tilpasset til LIFE s specielle krav. Bodil Rosenbeck foreslog, at Koncern-IT løbende udsender et nyhedsbrev til ansatte og studerende om ændringerne på it-området. Rektor påpegede, at kommunikationen i et fælles brev ikke ville kunne være specifik nok, til at det ville være relevant for den enkelte studerende eller ansatte. Kommunikation til de ansatte og studerende på hvert fakultet er sat på dagsordenen for næste møde i HSU-følgegruppen og her vil der være mulighed for at drøfte emnet mere uddybende. SIDE 5 AF 5 Ad 5) Ad 6) Ad 7) Status på styringsmodeller Ingen ændringer. Udviklingen i strategiske rammer Ingen ændringer. Eventuelt Bo Bendsen orienterede om, at opdatering af KU s it-strategi ville være på dagsordenen for næste møde i HSU-følgegruppen. Rektor orienterede om, at næste møde var d. 23/9 fra 13:00 til 14:30 og sluttede derefter af med at takke for en god drøftelse.