H2020 FOR AU PROJEKTØKONOMER

H2020 FOR AU PROJEKTØKONOMER

KOPI AF SLIDES Bliver tilgængelig som pdf-fil på: http://medarbejdere.au.dk/administration/forskningtalent/forskningsstoetteenheden/forskningsstoette-projektadministration/partnerprojektadministrationsteamet/ under punktet Nyttige links samlet nederst på siden.

KONTAKTINFORMATION Jesper Juel Holst jjh@au.dk - tlf. 3058 7943 Morten Hollænder Beeck mhbe@au.dk - tlf. 4087 7019 Forskningsstøtteenheden - www.au.dk/fse servicerer forskerne og projektøkonomer, ledelse, ministerier, revisorer og EU.

PROJEKTØKONOMENS ROLLE Henvis så tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser, som godkender ansøgningsbudget. Institutleder skal sige ok. Teamleder eller forsker oplyser navn på projektøkonom. Afrapportering: NS-EU, indtastning af Financial Statement samt underliggende Use of Ressources, tildeling af roller i PP, upload af revisionserklæring mv. udarbejdes af projektøkonom. Projektøkonom afklarer interne spørgsmål med Regnskab, HR, Institut mv. FSE hjælper med svære spørgsmål og skal godkende inden afsendelse. FSE er hjælp til selvhjælp

AFRAPPORTERING - SAGSGANG NS-EU udfyldes Arket hentes fra O:\FA_AU- Okonomi\H2020 Under samme link ligger vejledninger mv. til arket. Send materiale til FSE godkendelse Der sendes en email eller linkes til materialet i Workzone. FSE skal have følgende: NS-EU ark AURAP rapport R-00012 + R-00013 Timesedler NS-EU godkendt Lav draft Financial Statement og tryk på Lock for Review, hvilket sender en besked til FSE. Herefter underskriver FSE Financial Statement.

HORIZON 2020 OPBYGNING (2014-2020) En struktur med lignende regler for alle programmer (dog specielle regler for ERC, Marie Skłodowska-Curie actions samt SME actions) Én enkelt refusionsrate: 100% direkte omkostninger + 25% flat rate til indirekte omkostninger (overhead) dog overhead speciel ved Marie Curie projekter. Læs mere om H2020 opbygning her: https://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/en/h2020-sections (engelsk) http://ufm.dk/forskning-og-innovation/tilskud-til-forskning-og-innovation/eu-oginternationale-programmer/eus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020 (dansk)

HORIZON 2020 BUDGET 592 MIA. DKK

H2020 ACTIONS (PROJEKTTYPER) Projekttype Hvem kan søge Hvad yder EU i støtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA): Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre års varighed til store integrerede, multidisciplinære projekter. Konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead Innovationsprojekter (IA): Projekter med særligt fokus på aktiviteter tættere på markedet f.eks. udvikling af prototyper, test og demonstration. Konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. For non-profit institutioner/organisationer er satsen 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 % for andre organisationer) 25 % overhead Koordinerings- og støtteaktioner (CSA): Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring. SMV-instrumentet (SME på engelsk): Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere små- og mellemstore virksomheder (SMV er). Enkeltpersoner eller konsortier bestående af partnere fra forskellige lande og sektorer. En SMV eller konsortier bestående af SMV'er fra EU-medlemslande eller associerede lande. 100 % af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 % overhead Fase 1: Op til 50.000 euro til feasibility study Fase 2: 0,5-2,5 mio. euro til forskning, udvikling og demonstration Fase 3: Gratis rådgivning

DET EUROPÆISKE FORSKNINGSRÅD (ERC) Under Det Europæiske Forskningsråd (ERC) kan forskere søge om følgende fem bevillingstyper: Bevillingstype Varighed Beløb Starting Grant Op til fem år Op til 1,5 mio. euro Consolidator Grant Op til fem år Op til 2 mio. euro Advanced Grant Op til fem år Op til 2,5 mio. euro Proof of Concept Op til 1 ½ år Op til 150.000 euro Synergy Grant (SyG) Op til seks år Op til 10 mio. euro + 4 mio.

MARIE SKŁODOWSKA-CURIE ACTIONS - 1/2 Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse, også kendt som Marie Skłodowska- Curie Actions, kan man søge om følgende projekttyper: Projekttype Projektets varighed Forskermåneder for den enkelte forsker ITN Fælles forskertrænings- og/eller ph.d. programmer på tværs af lande. IF Træning og international, intersektoriel mobilitet for erfarne forskere. 48 måneder 3 36 måneder 12-36 måneder 12-36 måneder

MARIE SKŁODOWSKA-CURIE ACTIONS - 2/2 Projekttype Projektets varighed Forskermåneder for den enkelte forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende, regionale og nationale programmer til at omfavne international, intersektoriel og interdisciplinær forskertræning og transnational samt tværsektoriel mobilitet. 36-60 måneder min. 3 måneder NIGHT Gennemførelse af arrangementet 'European Researchers Night' om formidling af forskning og innovation. NCP Aktiviteter der styrker netværket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska- Curie Actions. RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og idéer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde. 24 måneder Følger satserne for 'Koordineringsog Supportaktioner" 36 måneder Følger satserne for 'Koordineringsog Supportaktioner" 48 måneder 1-12 måneder

SUBCONTRACTING Regelgrundlag: H2020: AGA artikel 13 Definition: En underleverandør, der mod betaling, udfører centrale projektopgaver ( action tasks ) på vegne af en projektdeltager ( beneficiary ). Krav: Nødvendigt for implementering af projektet Kun omfatte en begrænset del af en projektdeltagers projektopgaver. Skal godkendes af EU for at være tilskudsberettiget. Behovet for subcontracting skal være oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen. Modif: simplied approval procedure. Best value for money laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Udbudsreglerne skal følges.

SUBCONTRACTING Hvad er karakteristisk for subcontracting? Et forhold baseret på forretnings-/markedsvilkår Ingen instruktionsbeføjelser underleverandøren udfører arbejdet uden projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol En underleverandør er en selvstændig tredjepart, hvilket betyder; at underleverandøren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager at underleverandøren ikke selv underskriver GA, og er derfor ikke bundet heraf. at underleverandøren bliver betalt direkte af projektparterne som efterfølgende får støtte fra EU at underleverandøren kun kan gøre krav gældende overfor projektdeltageren ikke overfor EU.

SUBCONTRACTING Underleverandøraftale Skal indgås før underleverandørens udførelse af projektopgaverne Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO Aftalen skal have en IPR-regulering projektdeltageren skal sikres ejerskab over resultaterne EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv. af underleverandør (GA art. 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art. 23) Underleverandøren skal pålægges visse forpligtelser som projektdeltageren selv er pålagt under GA Interessekonflikt (GA art. 35) Fortrolighed (GA art. 36) Markedsføring af projektet og synliggørelse af EU-støtten (GA art. 38) Erstatningsansvar (GA art. 46) Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020: https://dreambroker.com/channel/yiwi34a5/icbr9y11

H2020 NOTATER FRA FSE Følgende H2020-notater er clearet med PwC og ligger på FSE s hjemmeside: https://medarbejdere.au.dk/administration/forskningtalent/forskningsstoetteenheden/forskningsstoette-projektadministration/partnerprojektadministrationsteamet/ under punktet Nyttige links samlet. H2020 Moms H2020 Overhead H2020 Revision H2020 Løn (og timesedler) Øvrige vejledninger lokalt?

PROJEKTOPRETTELSE Ved projektoprettelse følges AU s interne procedurer. https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/institutter/au_oekon omi/oekonomimanual/eksterne_projekter/projektoprettelse/vejledning_til_projektopre ttelse_af_eu_h2020-projekter_20.12.2017.pdf NB! Når I modtager det delvist præudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE, skal I huske at omregne bevillingsbeløb til DKK. Projektakronymet skal stadig fremgå samt GAnummer. H2020 ændringer (periode, bevillingsbeløb, projekthaver og økonom etc.) vil også i fremtiden blive tjekket af FSE bl.a. af statistik-hensyn. Dette har høj prioritering i FSE, så forsinkelser undgås.

FUNDING & TENDER OPPORTUNITIES PORTAL Adgang til rammeprogramprojekter opnås gennem EU s Funding & Tender Opportunities Portal: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home. Det kræves at man er oprettet i EU Login. EU anvender online indtastning af Financial Statement. Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse, Financial Statement inkl. Use of resources og videnskabelige rapporter. Researcher Declaration indtastes også heri (MSCA ITN projekter). Mange ændringer i portalen, så kontakt FSE med spørgsmål.

ROLLETILDELING I PORTALEN Ved tildeling af roller klikkes på Actions knappen og Project consortium. Herefter findes Aarhus Universitet i listen. Tryk på Edit Roles. I det nye skærmbillede klikkes på Add Roles. Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact. Der kan også tildeles FSIGN og LSIGN roller. Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang, hvis Participant contact) Morten og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont. giver rollen) Underskriver kontrakter, Financial Statement mv.

NS-EU REGNEARK NS-EU = broen fra Navision til EU s Financial Statement. Revisionssporet fra Navision til Financial Statement er tydeligt. Eventuelle ændringer er forklaret og indskrevet i ét dokument. Revisionssporet bevares i hele den periode, hvor NS-EU gemmes elektronisk, fx i Workzone/på tilgængelige drev. EU kan ønske at se revisionssporet i op til 5 år efter projektslut kan være fx 10 år eller mere efter projektstart! Projektøkonom, FSE og revisor arbejder i og afslutter samme dokument, som ligger til grund for Financial Statement. NS-EU er således et arbejdsredskab og en del af dokumentationen. Skabelonen tilpasses løbende efter behov -> find nyeste her: O:\FA_AU-Okonomi\H2020 Pt er nyeste skabelon version 7.0

NS-EU H2020 MARIE CURIE NS-EU skabelon har 2 selvstændige ark beregnet for Marie Curie-projekter der er svært tilgængelig pga. særlig lønafrapportering. PØ udfylder NS-EU som normalt og herefter laver FSE faneblad EU s rater (engangsvederlag). FSE udarbejder udkast til indstilling til engangsvederlag, som sendes til PØ. PØ udfylder kontostreng og sender indstilling til AU HR (Jens Kristian Birthin). H2020 Marie Curie projekter skal aldrig revideres af AU s revisor, da det hele bygger på unit costs. Kan dog blive udtrukket til revision af EU.

NS-EU H2020 MARIE CURIE Kategori B1 Research, Training and Networking costs afrapporteres som unit costs -> forbrug alligevel beløbene indenfor projektperioden også a.h.t. lukning i NS Studieafgift kan medtages under Kategori B1, hvis klar beregning (revisorgodkendt) Marie Curie guides på FSE s hjemmeside: ITN: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/user_upload/mc_fellow_itn_guide_-_final.pdf IF: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/user_upload/mc_fellow_if_guide_-_final.pdf

FINANCIAL STATEMENT Klik på Actions knappen og Manage project ud for projektakronymet. Herefter på Financial Statement (FS). Hvis AU er koordinator (multi+erc+msca IF), så skal Periodic Report også udfyldes af AU.

FINANCIAL STATEMENT FS udfyldes. Vi bruger typisk kategorierne a)+e). Som GA budget!

SÆRLIGT OM ERC AFRAPPORTERING Udover Financial Statement skal der udarbejdes en Financial Report. Dette er projekthavers ansvar, som laver den i tæt samarbejde med projektøkonomen. H2020: rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -> Report Core:

Indtast det samlede beløb for direct personnel cost fra NS-EU I linje a) Indtast det samlede beløb for other direct cost fra NS-EU i Linje f) Validate for at se om der er fejl.

Oversigt over mangler inden der kan submittes -> tryk på Validate knap. 1: Der skal specificeres hvor mange PM der er brugt på WP niveau. Click på R iconet i linje a) 2: Vores Other Direct cost overstiger 15% af Personnel cost. Så nogle poster skal forklares. Click på R iconet i linje f)

REVISION FSE koordinerer kontakten til PwC vedr. rammeprogramprojekter Kontakt os så hurtigt som muligt, hvis I har brug for revision PwC langtidsplanlægger (op til ½ år i forvejen) og derfor kommer revisionsforespørgslen fra FSE tidligt besvar den så godt og hurtigt I kan Dog koordinerer RKS og FÅF selv med revisor (indtil videre) Projektøkonom anviser revisionsfaktura i IndFak Projektøkonom modtager revisionserklæring fra PwC i én samlet fil og uploader i Financial statement. Original opbevares i projektmappen i papirform.

REVISION Der er fire typer af revisioner: Revisionserklæring på Financial Statement (CFS certificate on the financial statement), H2020 først til slut når requested amount når 406.250 (PwC) Desk audits: EU anmoder om bilag til Financial Statement (EU) EU-revision af partnere (EU eller Den Europæiske Revisionsret) Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor) Husk timeregistrering, rejseliste og bilag gemmes i 2 år efter payment of the balance. OLAF kan komme op til 5 år efter. Elektroniske revisionsmapper til PwC

NYT FRA REVISOR Angiv ved booking af revisor om i ønsker de kommer ud til jer. For at lette revisors arbejde beder de om at R-00013 - Sagspostering afleveres både i pdf og excel (exporteres fra AURAP ind i NS-EU arket på fanen sagsposteringer) Timesedler: Revisor ønsker at der på timesedlen kort angives hvilke opgaver der er udført. Derved behøver revisor ikke at vende tilbage med spørgsmål omkring arbejdsopgaver hvilket de skal ifølge revisions instruksen. Best value for money der er ingen nedre grænse for hvornår man skal have afsøgt markedet. - Ved restaurations besøg sørg da for at skrive hvorfor den enkelte restauration er valgt. ( eks. Havde plads til 35 personer og lå inden for en rimelig afstand af venue). Vedhæft deltagerliste og dagsordenen for at vise projektrelevansen af udgiften. Midtvejsrevision muligt i H2020 og anbefales da AU derved kan tage højde for evt. afviste omkostninger (samlet pris for alle revisioner må ikke overstige prisen for 1 samlet)

REDUCTIONS Forskere glemmer ofte Grant Agreement, Article 38.1 This project has received funding from the [European Union s Horizon 2020 research and innovation programme][euratom research and training programme 2014-2018] under grant agreement No [number]. Det kan nu blive meget dyrt at glemme acknowledgement minimum 10% af det samlede tilskudsbeløb.

BARSEL H2020 H2020 beregning mere omfattende end FP7

SPØRGSMÅL/ERFARINGSUDVEKSLING