Store gevinster ved digital fraflytning A

Foto: Erik Skov Store gevinster ved digital fraflytning A t administrere en lejers fraflytning fra en lejlighed i en boligorganisation var engang en omstændelig proces. Den involverede i alt otte arbejdsgange, som omfattede blandt andet gennemgang af lejemålet og indhentning af tilbud på istandsættelse hos ne, opmåling af arealer og fremsendelse af prisen for arbejdet til lejeren. Sådan er det ikke længere. I hvert fald ikke i boligorganisationen FællesBo i Herning. Her er processen i dag reduceret fra otte til tre arbejdsgange, og det har gjort fraflytningen hurtigere, nemmere og ikke mindst billigere for både lejerne og FællesBo. FællesBo er en almen boligorganisation og administrerer 5.000 boliger i Herning Kommune. Der er over 1.000 fraflytninger om året i organisationens boligmasse, og for 10 år siden fik FællesBos administrerende direktør Kaj Mortensen en idé. Dengang var jeg nogle gange selv ude at lave manuelle fraflytningssyn, og det var en Boligorganisationen FællesBo har gennem de seneste 10 år digitaliseret en række processer. Det har reduceret omkostningerne markant ikke mindst i forbindelse med de over 1.000 fraflytninger, som FællesBo årligt håndterer. Af JAN AAGAARD, journalist lang og omstændelig proces, hvor vi skulle ud at indhente priser på eksempelvis malerarbejde hver gang. Jeg kom til at tænke på, om det ikke var muligt at sende arbejdet ud i et samlet udbud for at få bedre priser til fordel for vores beboere, fortæller Kaj Mortensen. Han gik videre med ideen til virksomheden eseebase, der er udsprunget af Årstiderne Arkitekter, som arbejder med at bidrage til besparelser inden for drift og vedligehold af bygninger gennem digitalisering af bygningsdata. PILOTPROJEKT VAR EN SUCCES FællesBo og eseebase besluttede sammen at gennemføre et pilotprojekt med formålet at teste og udvikle en optimeret proces til fraflytning. For at gøre det muligt at sende maler-, gulv- og rengøringsarbejdet i udbud skulle alle FællesBos lejeboliger måles op i mindste detalje med de præcise mål for gulv-, væg- og loftsarealer. ÅRSKONFERENCEN 2019 21

Dermed kunne man lægge data for hvert lejemål ind i et digtalt system, hvor der kunne udarbejdes 3D-modeller af lejemålene med alle mål. Sammenholdt med det gennemsnitlige antal fraflytninger om året havde man dermed et grundlag for at danne et estimat over de samlede istandsættelsesomkostninger i forbindelse med fraflytning. I første omgang blev 400 af FællesBos lejeboliger opmålt, og siden er systemet udbredt, så alle 5.000 lejeboliger i dag er opmålt og registreret i digitale 3D-modeller (BIM). Tidligere kunne ne nærmest selv bestemme prisen, men ved at sende den samlede opgave i udbud fik vi konkurrence om opgaverne, og det gav os med det samme nogle bedre priser. Samtidig er opgaven også blevet nemmere for ne, da de ikke mere skal ud at måle op i lejemålet, siger Kaj Mortensen. De gennemsnitlige udgifter til istandsættelse pr. fraflytning er dermed i dag mere end halveret i forhold til tidligere. I 2008 var gennemsnitsprisen 15.900 kroner, mens den i 2017 var nede på 7.900 kroner. FællesBo har i dag opdelt de 5.000 boliger i seks puljer med 700-800 boliger i hver, som sendes i udbud hvert fjerde år. Udbuddet gennemføres af eseebase på vegne af FællesBo og håndteres ligeledes via det digitale system eseebase portalen. Den digitale platform bag portalen leveres af en tredjepart, mens eseebase står for opgaven med at implementere de mange data i systemet. NEMT OG HURTIGT FRAFLYTNINGSSYN Digitaliseringen af boligdataene har også betydet, at ejendomsfunktionæren i dag med en tablet i hånden kan gennemføre fraflytningssynet i boligen sammen med beboeren, og give beboeren den samlede pris for fraflytningen med det samme. Beboeren kan med det samme godkende og skrive under, og derefter sender ejendomsfunktionæren via tabletten rekvisitionerne til ne. Dermed sparer FællesBo også administrative ressourcer på fraflytning i organisationen, da man tidligere brugte omkring tre timers administration på en fraflytning. Det svarer på årsplan til to fuldtidsstillinger, som man nu kan anvende til andre opgaver i boligorganisationen. Den digitale fraflytning har givet os en lavere arbejdsmængde i administrationen, men den største besparelse ligger i udgifterne til e. Besparelserne kommer afdelingen og de lejere, der fraflytter, til gode. Det har også medvirket til, at vi har kunnet holde vores administrationsbidrag uændret i 10 år, siger Kaj Mortensen. Lejerne har da også taget godt imod systemet, og siden digitaliseringen har FællesBo ikke haft en eneste sag i beboerklage nævnet på grund af istand sættelses-omkostninger. Systemet giver på stedet overblik og forståelse for fraflytningsprisen for lejerne, og samtidig kender lejerne langt tidligere deres del af udgiften til istandsættelsen. Det er en stor tilfredsstillelse for lejerne, siger Kaj Mortensen. DIGITAL REGISTRERING AF UDEAREALER Ifølge Per Klitte, direktør i eseebase, har de største udfordringer ved at implementere systemet været at få integreret alle informationer i 3D-modellerne, så de virker intuitive for de ejendomsfunktionærer, der gennemfører fraflytningssyn via tablets, samt at koble informationerne til de udbud, hvor mængderne bliver beregnet ud fra modellen. På baggrund af de positive erfaringer med den digitale fraflytning indgik FællesBo i 2012 en aftale med eseebase om at digitalisere boligorganisationens udearealer. Ligesom indvendigt i boligerne betød det også en minutiøs digital registrering, hvor alt blev målt op lige fra græsplæner, hække, bede, antallet af buske og træer, flisearealer og helt ned til løbende meter kantsten. Efter den digitale registrering af udearealerne gennemførte FællesBo et fælles udbud på opgaverne med at vedligeholde udearealerne, men der viste sig at være modstand mod dette blandt beboerne, som ikke brød sig om tanken om, at de måske ville få en ny ejendomsfunktionær efter udbuddet, selv om man samtidig ville kunne nedsætte huslejen med 800 kr. pr. lejemål pr. år. Det blev derfor vedtaget i stedet at bruge det samlede overblik til at skabe en ny og mere effektiv intern struktur over drift og vedligehold af udearealerne. Det har blandt andet betydet, at ejendomsfunktionærer i hele organisationen i dag samarbejder på tværs af afdelinger om opgaverne, og man har kunnet reducere antallet af medarbejdere. Desuden er FællesBos maskinpark opdateret med ny teknologi som blandt andet robotklippere og droner. Samlet set har digitaliseringen, organisationsændringerne og ny teknologi til opgaverne med udearealer skabt effektiviseringer, besparelser og en øget gennemsigtighed for beboerne. Hvis en afdeling for eksempel ønsker snerydning af større eller mindre arealer, hyppigere græsslåning eller lignende, kan FællesBo med det samme oplyse den nøjagtige pris for opgaven. NÆSTE SKRIDT: FACADE- OG TAGAREALER Som det næste skridt i digitaliseringen er FællesBo gået i gang med at registrere og lagre samtlige facade- og tagarealer digitalt. Det skal give FællesBo mulighed for at lave samlede udbud på alle udvendige opgaver og dermed opnå besparelser på drift, vedligehold og istandsættelse på samme måde som ved fraflytning. Vi er godt i gang med registreringen af facader og tag og forventer at kunne sende opgaverne i udbud en gang efter sommerferien næste år, fortæller Kaj Mortensen. FællesBos digitaliseringsstrategi skal overordnet sikre sammenhæng på tværs af systemer med fokus på data og automatisering af processer, og det samlede overblik over bygningsmassen får FællesBo via eesebase portalen, hvor de mange data løbende opdateres. Med vores strategi er vi kommet et stort skridt foran det generelle niveau for digitalisering i den almene boligsektor. Det har også betydet, at vi i dag matcher det private marked i forhold til effektiv drift og vedligehold, billigere udbud og kommunikation, siger Kaj Mortensen. 22 ÅRSKONFERENCEN 2019

ÅRSKONFERENCEN 2019FællesBo Foto: FællesBo KANDIDAT TIL FM PRISEN KANDIDATENS EGEN PRÆSENTATION Fakta om FællesBo Virksomhed: FællesBo (Kaj Mortensen) og eseebase (Per Klitte) Strategi udfoldet i årene: 2008 2018 og videre. FællesBo er en almen boligorganisation, der administrerer almene boliger, bofællesskaber og andelsboligforeninger i Herning Kommune. Vores vigtigste opgave er at tilbyde attraktive og konkurrencedygtige lejeboliger. Og at skabe den bedst mulige løsning for hver eneste beboer. Vi tilbyder 5.000 boliger fordelt over hele Herning Kommune. Der er både familie-, studie- og seniorboliger. De fleste boliger er i etagebyggeri, men vi kan også tilbyde rækkehuse og mindre parcelhuse. FællesBo beskæftiger ca. 90 medarbejdere, hvoraf de 30 er ansat i administrationen. FællesBo er en ung virksomhed fra 1. januar 2010, men har alligevel omkring 78 års erfaring. FællesBo er nemlig en sammenlægning af Herning Andels Boligforening, Herning Boligselskab og det tidligere administrationsselskab FællesBo. Erfaringen giver os en stor viden, faglighed og overblik til at skabe løsninger, der gavner vores beboere og samarbejdspartnere. eseebase udsprang i 2008 af Årstiderne Arkitekter. Målet var at bidrage til besparelser inden for drift og vedligehold af bygninger, og midlet var at samle og digitalisere alle bygningsdata. I første omgang var det de høje udgifter forbundet med fraflytninger, der mærkede sparekniven. Siden greb besparelserne om sig. I dag siger vi med stolthed, at vi er vokset i takt med vores kunders besparelser. eseebase har i dag godt 170 medarbejdere, som sidder fordelt på kontorer i Danmark, Bangladesh, Indien, Sverige og Tyskland. 23

Fraflytningsprocessen før digitalisering Gennemgang af lejemål Synsrapport sendes til 14 dage til indhentning af tilbud Opmåling foretages af Tilbud sendes til FællesBo fra Pris fremsendes fra FællesBo til lejer FællesBo sender rekvisition til Arbejdet udføres Fraflytningsproces med digital fraflytning Gennemgang af lejemål elektronisk Ejendomsfunktionær sender rekvisition til Arbejdet udføres eseebase A/S PROJEKTET KORT FORTALT DER ER BESPARELSER AT HENTE FOR ALLE MED DIGITALISEREDE SYSTEMER Efter godt ti år med digitale mængder, driftsudbud og IT rådgivning fra eseebase har FællesBo i Herning opnået imponerende store besparelser økonomisk og ressourcemæssigt. På omkostningerne til fraflytninger runder den årlige besparelse i dag mere end 50 %. I år tager FællesBo hul på digitalisering af endnu et område: Udvendig drift og vedligehold. DIGITALISERING, UDBUD OG ELEKTRO- NISK FRAFLYTNING Der er sket meget siden dengang, den administrative side af en fraflytning var en lang og omstændelig proces. Hvor en maler målte rummene i lejligheden op ved hver fraflytning og gav et tilbud, som FællesBo pr. brev meddelte som overslag til beboeren, der skulle flytte. Vi var klar over, at processen krævede revision og effektivisering. For eksempel i forhold til at have malerarbejdet sendt ud i et samlet udbud for at få bedre priser til fordel for vores beboere, siger Kaj Mortensen, administrerende direktør i FællesBo. Derfor var han og organisationen særdeles positivt indstillet, da eseebase i 2008 sammen med FællesBo gennemførte et pilotprojekt med formålet at teste og udvikle en optimeret proces til fraflytning. I den forbindelse blev ca. 400 af FællesBos i alt 5.000 lejeboliger opmålt helt ned til fodliste-niveau og den samlede opgave sendt i udbud. På trods af børnesygdomme, som løbende blev tacklet og udryddet, blev pilotprojektet en stor succes. Et samlet udbud gav bedre priser, og derfor blev istandsættelsesomkostningerne lavere. Samtidig betød digitaliseringen, at ejendomsfunktionæren, med en tablet i hånden, på stedet ved fraflytningssynet kunne give beboeren den samlede pris for fraflytningen. Dermed sparede FællesBo også administrative ressourcer på fraflytning i organisationen. Eseebase s digitalisering af fraflytning blev efter de første besparelser implementeret i hele FællesBos ejendomsportefølje. INGEN KLAGESAGER SIDEN DIGITALISE- RINGEN Siden digitaliseringen har FællesBo ikke haft en eneste sag i Beboerklagenævnet på grund af istandsættelsesomkostninger. Systemet giver på stedet overblik og fuld forståelse for fraflytningsprisen for lejerne, som samtidig langt tidligere kender deres del af udgiften til istandsættelsen. Det er en stor tilfredsstillelse for lejerne. Med de mange positive erfaringer indgik FællesBo i 2012 aftale med eseebase om digitalisering af boligorganisationens udearealer. Som indenfor i boligerne betød det en minutiøs digital registrering af alt fra arealet af græsplæner, hække, bede, antallet af buske og træer, over flisearealer helt ned til løbende meter kantsten. Det blev vedtaget at bruge det samlede overblik til at skabe en ny intern og mere effektiv struktur over drift og vedligehold af udearealerne. Ejendomsfunktionærer i hele organisationen samarbejder i dag på tværs af afdelinger om opgaverne. Desuden er FællesBos maskinpark opdateret, så den matcher og effektiviserer opgaverne. Det har samlet set skabt effektiviseringer, besparelser og øget beboerdemokrati: Man kender den nøjagtige pris og kan straks oplyse den, hvis en afdeling for eksempel ønsker snerydning af større eller mindre arealer, græsset slået oftere eller lignende. Det vælger de enkelte afdelinger selv til og fra. HVOR LANGT ER PROJEKTET NÅET OG HVAD ER NÆSTE SKRIDT I FællesBo er prisen for fraflytning i dag i gennemsnit faldet med mere end 50 %. Systemet har givet overblik og indsigt i fraflytnings-processen. NÆSTE SKRIDT: De foreløbige succesfulde digitaliseringsprocesser følges op med endnu et projekt: Al udvendig drift og vedligehold skal effektiviseres. Her bliver samtlige facade- og tagarealer registreret og lagret digitalt. Det giver FællesBo mulighed for samlede udbud på alle udvendige opgaver og dermed besparelser på drift, vedligehold og istandsættelse. 24 ÅRSKONFERENCEN 2019

ASE-Portalen Integration og web Model-ændringer 2D og 3D tegninger FM data eseebase A/S Undervisning Yderligere vil FællesBo også gøre brug af eseebase portalløsning, som kan give overblik over bygningsmassen. Det er også her, den vigtige opgave med vedligehold og opdatering af data foregår. Derved øges værdien af data løbende ved tilførsel af opdaterede informationer til modellerne. HVORDAN ER PROJEKTET INTEGRERET I FM-STRATEGI ORGANISATIONENS DIGITALISERINGSSTRATEGI. ORGANISATIONENS OVERORDNEDE STRATEGI Bygningsmodellen BIM efter eseebase struktur, har været grundlaget for Fælles- Bos digitaliseringsstrategi tilbage i 2008. Det har vist sig at være den rigtige vej at gå, da IKT-bekendtgørelsen har nogle særlige tiltag omkring 30-årig vedligeholdelses- og fornyelsesplan og netop anvendelsen af BIM modeller i driften og ikke kun ved ny- og ombygninger. 3D model og data Hosting FællesBos overordnede digitaliseringsstrategi skal sikre sammenhæng på tværs af systemer med fokus på data og automatisering af processer. Grundlæggende vil en høj grad af digitaliserede oplysninger give os mere effektiv drift, da vi har nøjagtige Elektronisk syn oplysninger på det, der skal serviceres, mulighed for 3D-præsentation for fremtidige og nuværende beboere samt mere effektive og dermed billigere udbud. HVILKEN VÆRDI SKABES FOR DEM VIRKSOMHEDEN ER TIL FOR Beboerne nyder godt af besparelsen på fraflytninger. Besparelserne er bl.a. med til at holde huslejen nede FællesBos administrationsbidrag har været uændret i 10 år og beboerne har opnået billigere fraflytning. Det har resulteret i, at FællesBo ikke har haft en eneste sag i Beboerklagenævnet på grund af istandsættelsesomkostninger. Der er sparet store summer på drift af de grønne arealer, og det er forventningen, at det samme bliver tilfældet i forbindelse med optimering af drift udvendigt på bygningerne. Udbud Indkøb KAN PROJEKTET BRUGES ANDRE STEDER I ORGANISATIONEN AF ANDRE IRKSOMHEDER I ANDRE LANDE Ja, da FællesBo var fremsynet tilbage i 2008 og fik optegnet alle bygninger i en fuld BIM, har de nu udgangspunktet eller grundmodellen klar til at udarbejde de udvendige data til drift og vedligeholdelsen. Projektet, som man er i fuld gang med på nuværende tidspunkt, vil bidrage til at give FællesBo det komplette overblik over drift og vedligeholdelse af deres bygningsmasse. HVORDAN HAR PROJEKTET PÅVIRKET JERES PROCESSER? Det er blevet nemt, intuitivt og effektivt at arbejde med ind og fraflytningssyn. FællesBos synsmedarbejdere har alle informationer ved hånden. Alt registreres ét sted via en tablet, ligesom synsmedarbejderne også hurtigt kan klare efterbehandling i form af automatisk oprettelse af rekvisitioner og evt. indhentning af tilbud. Digitaliseringen af udearealerne har betydet en effektivisering af drift og vedligehold af udearealerne (som tidligere nævnt) og samtidig kan mængde, levetid og pris nemt overføres direkte til afdelingernes driftsbudget. HVAD ER DE VIGTIGSTE LÆRINGSPUNKTER, SOM EVENTUELT KAN BRUGES I ANDRE VIRKSOMHEDER? Afsæt tid og forvent internt ressourcetræk tag højde for i jeres planlægning, at involvering og ny læring tager tid. Involver medarbejderne undervejs i processen træk på deres viden og afsæt tid til at svare på spørgsmål. Gradvis udrulning ændringerne skal fungere i en hverdag med mange opgaver, så tag dem i skridt. God træning og effektiv support uddan eksempelvis superbrugere, så det altid er nemt at få hjælp Tal mindre om effektivisering fokuser på fordele som eksempelvis hurtigere bestilling af opgaver og mindre papirarbejde. ÅRSKONFERENCEN 2019 25